ATA – Assistente Técnico Administrativo

Arquivologia

Alexandre Américo

2012 Copyright. Curso Agora Eu Passo - Todos os direitos reservados ao autor.

TERMINOLOGIAS ARQUIVÍSTICAS

• INFORMAÇÃO: resultado do processamento,manipulação eorganização de dados de tal forma que represente umacréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe.

• SUPORTE: meio no qual a informação é registrada.

• DOCUMENTO: qualquer informação registrada em umsuporte.

CONCEITOS

• ARQUIVOLOGIA

– Disciplina da Ciência da Informação.

– Revolução Francesa – a Arquivologia cuida dainformação, que tem por objetivo se tornar evidência,fator de prova de algum evento que ocorreu. Estudateorias e métodos de organização e tratamento dedocumentos, e sua conversão em potencial deinformação.

CONCEITOS

• ARQUIVOLOGIA é a ciência que se encarrega do

estudo da organização dos acervos documentais,

desde a produção do documento, seu trâmite

administrativo e sua posterior destinação, seja ela a

eliminação ou recolhimento permanente por valor

histórico.

• Seu objetivo é a organização e o acesso à informação.

CONCEITOS

• ARQUIVO: a acumulação ordenada dos documentos, em sua

maioria textuais, criados por uma instituição/pessoa, no curso

de suas atividades, e preservados para a consecução dos

objetivos, visando à utilidade que poderão servir no futuro. Sua

finalidade á FUNCIONAL.

Lei nº 8.159/91 – Dispõe sobre a política nacional de

arquivos público e privados e dá outras providências

• Art. 2º CONCEITO DE ARQUIVO: Consideram-se arquivos,

para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos, produzidos

e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público

e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades

específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o

suporte da informação ou a natureza dos documentos.

CONCEITOS

• LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRODE 1991

–Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos

Públicos e Privados e dá outras providências.

• CAPÍTULO I

– Disposições Gerais

• Art. 2º - Consideram-se ARQUIVOS, para os fins

desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter

público e entidades privadas, em decorrência do

exercício de atividades específicas, bem como por

pessoa física, qualquer que seja o suporte da

informação ou a natureza dos documentos.

CONCEITOS

• CONARQ

• “ designação genérica de um conjunto de

documentos produzidos e recebidos por uma

pessoa física ou jurídica, pública ou privada,

caracterizado pela natureza orgânica de sua

acumulação e conservado por essas pessoas ou

por seus sucessores, para fins de prova ou

informação.”

ATENÇÃO → só existe arquivo quando há idéia de

conjunto, de agrupamento e nesse conjunto o

documento precisa estar ligado aos outros do

mesmo conjunto (Caráter Órgânico)

OBJETIVO DO ARQUIVO → SERVIR À ADMINISTRAÇÃO

FINALIDADES ESPECÍFICAS:

1º) REALIZAR A GUARDA DOS DOCUMENTOS →

UTILIZAÇÃO DE TÉCNICAS VISANDO FACILITAR A

RECUPERABILIDADE DOS MESMOS;

2º) PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS →

ACONDICIONAMENTO ADEQUADO;

3º) ESTAR APTO PARA ATENDER DE FORMA EFICIENTE

CONSULTAS SURGIDAS NOS SETORES DA INSTITUIÇÃO;

Órgãos Arquivísticos

• CONARQ – CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS –

política nacional de arquivos públicos e privados; órgão

vinculado ao Arquivo Nacional;

• SINAR – SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS –

implementa racionalização das atividades arquivísticas –

garante a integridade do ciclo documental;

MUSEU E

BIBLIOTECA SÃO

ARQUIVOS?????

ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO• BIBLIOTECA

– Biblioteca é o conjunto de materiais, em sua maioria impresso,

dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa, consulta. Sua

finalidade é CULTURAL. VALOR PREDOMINANTEMENTE

CULTURAL

• MUSEU

– Instituição de interesse público, com finalidade de conservar,

estudar e colocar à disposição do público conjunto de peças e

objetos de valor cultural. Finalidade CULTURAL.

VALOR PREDOMINANTEMENTE CULTURAL

• CENTROS DE DOCUMENTAÇÃOE INFORMAÇÃO

– Abrangem algumas atividades próprias de biblioteca e arquivo,

sendo seu campo bem maior, exigindo especialização no

aproveitamento de toda espécie, com finalidade de coligir,

armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informação.

Finalidade PESQUISA ESPECIALIZADA.

• ARQUIVOS SÃO FUNCIONAIS, E NÃO CULTURAIS;

• APESAR DE TER ALGUM VALOR CULTURAL, NÃO É

A SUA RAZÃO DE SER, SUA ESSÊNCIA;

• SUA ESSÊNCIA É FUNCIONAL;

• APÓS CERTO PERÍODO DE TEMPO, PODEM

ADQUIRIR CARÁTER CULTURAL (DOCUMENTOS

ARQUIVÍSTICOS PODEM SER CONSIDERADOS

HISTÓRICOS).

• CARÁTER PREDOMINANTE DOS ARQUIVOS →

FINALÍSTICOS;

BIBLIOTECAS → DOCUMENTOS COLECIONADOS EM VÁRIOS

EXEMPLARES;

ARQUIVOS → NÃO HÁ QUALQUER COLEÇÃO; DOCUMENTOS

PRODUZIDOS NO NÚMERO DE EXEMPLARES ESTRITAMENTE

NECESSÁRIO AO CUMPRIMENTO DE SUAS FUNÇÕES.

BIBLIOTECAS → SEUS DOCUMENTOS SÃO COLECIONADOS

DE FONTES DIVERSAS, ADQUIRIDOS POR COMPRA OU

DOAÇÃO

ARQUIVOS → PRODUZIDOS E RECEBIDOS PELAS

INSTITUIÇÕES A QUE PERTENCEM;

BIBLIOTECONOMIA → TRATA DE DOCUMENTOS DE MANEIRA

ISOLADA, INDIVIDUAL;

ARQUIVÍSTICA → TRATA DE CONJUNTO DE DOCUMENTOS.

NUANCES E PARTICULARIDADE DOS ARQUIVOS

1º) Exclusividade de criação e recepção por um órgão, uma

empresa, uma instituição → no arquivo de um órgão há

somente documentos criados ou recebidos diretamente

por ele ;

2º) Origem no curso de suas atividades → originados no

próprio órgão ou estão a ele relacionados;

3º) Caráter orgânico que liga o documento aos outros do

mesmo conjunto → INTERLIGADOS, INTER-

RELACIONADOS, SINCRONIA, MUTUALISMO

HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO

• Importância dos Arquivos: centro vital de informação;

veículo de comunicação;segurança para defesa de direitos;

apoio para tomada de decisões;

• Finalidade: servir à administração. Servindo à

administração, está constituindo a base do conhecimento da

História.

• Função: guarda e conservação dos documentos e

Recuperação da informação.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

• Segundo entidades criadas:

– Públicos – Federal, Estadual, Distrito Federal e

Municipal

– Privados

• Comerciais – firmas e companhias (com fins

lucrativos = bancos, empresas nacionais e

multinacionais)

• Institucionais – igrejas, sociedades, associações,

instituições educacionais, instituições filantrópicas (sem

fins lucrativos)

– Familiares ou Pessoais

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

• Estágios da Evolução:

– Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades

(Jean Jacques Valette – 1973).

– Corresponde às fases pelas quais o documento passa,

desde sua criação até sua destinação, é a distância entre

a administração e a história numa seqüência temporal.

– Fases Corrente, Intermediária e Permanente

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

– Correntes

• Também chamados de primeira idade, constituído de

documentos em curso ou de uso freqüente, conservados

nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os

produziram ou em dependências próximas e de fácil

acesso.

• Protocolo: recebimento, classificação, registro e

movimentação;

• Expedição;

• Arquivamento pp dito;

• Empréstimo e consulta;

• CORRENTE; 1ª Idade; Setorial; Administrativo; Ativo;

Vivo; De movimento; Em curso; Núcleos de arquivo; 1ª

Fase; 1º Ciclo;

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

– Intermediários

• Também chamados de segunda idade, constituindo

documentos que deixaram de ser freqüentemente

consultados, mas cujos órgãos que os receberam ou

produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de

assuntos idênticos ou retomar um problema novamente

focalizado.

Não há necessidade de se conservarem e localizarem

próximos aos escritórios. A permanência nesses arquivos é

transitória. Por isso, também são chamados de “limbo”

ou “purgatório”.

• INTERMEDIÁRIO; 2ª Idade; Pré-arquivo; Records

Center; Semi-ativo; Limbo; Purgatório; Temporário;

Transitório; 2ª Fase; 2º Ciclo;

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

– Permanentes

• Conhecidos também como de TERCEIRA IDADE,

constituído de documentos que perderam o valor de

natureza administrativa ou jurídica e que se conservam

em virtude de seu valor histórico ou documental e que

constituem os meios para se conhecer o passado e sua

evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.

• PERMANENTE; 3ª Idade; Histórico; De Custódia;

Inativo/passivo;Morto; Estático; Definitivo; Final; 3ª Fase;

3º Ciclo;

TEORIA DAS TRÊS IDADES

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

• CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS OU TEORIA DAS

TRÊS IDADES:

CORRENTE INTERMEDIÁRIA PERMANENTE

TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO

INFORMAÇÃO CAPCIOSÍSSIMApode ocorrer recolhimento da fase corrente para a permanente.

VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS

– Valor Primário (IMEDIATO): funcional - administrativo;

jurídico ou legal; fiscal;

– Valor Secundário (MEDIATO): histórico – probatório;

informativo;

CLASSIFICAÇÃODOS ARQUIVOS

• Extensão de sua atuação:

– Arquivos GERAIS OU CENTRAIS

CENTRALIZA as atividades de um arquivo corrente.

– Arquivos SETORIAIS

DESCENTRALIZA as atividades do arquivo corrente

junto aos órgãos operacionais.

CLASSIFICAÇÃODOS ARQUIVOS

• Natureza dos documentos:

– Especial

• Aquele que tem sob sua guarda documentos em diversos suportes

diferentes, formas físicas diversas: fotografias, discos, fitas, clichês,

microformas, slides e que por esta razão merece tratamento especial

não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao

registro, acondicionamento, controle, conservação, etc.

– Especializado

• É o que tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência

humana num campo específico, independente da forma física que se

apresentam, como por exemplo arquivosmédicos ou hospitalares,

arquivos de imprensa, de engenharia, etc., esses arquivos também, são

chamados, impropriamente, de arquivos técnicos.

CLASSIFICAÇÃODOS DOCUMENTOS

• Gênero

– Textuais (manuscritos, datilografados ou impressos)

– Audiovisuais (Filmográficos = filmes e fitas videomagnéticas

e Sonoros = discos, fitas audiomagnéticas)

– Cartográficos (dimensões e formatos variáveis = mapas,

plantas e perfis – ligados à geografia, engenharia e arquitetura)

– Iconográficos (imagens estáticas = fotografias (negativos e

ampliações), desenhos, gravuras, litogravuras (litografia),

cartazes, cartões postais, estampas, diapositivos (slides),

partituras.

– Micrográficos (rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela)

– Informáticos (disquetes, discos rígidos, discos óticos)

CLASSIFICAÇÃODOS DOCUMENTOS

• Espécie

– Atos normativos = ditam regras e normas expedidas por

autoridades administrativas = cumprimento obrigatório

(Medida Provisória, Decreto, Estatuto, Regimento, Lei,

Ordem de Serviço, etc.)

– Atos enunciativos = emitem opinião, esclarece sobre

certo assunto (Relatório, Voto, Despacho, Parecer)

– Atos de assentamento = formados por registro,

firmando fatos ou ocorrência (Apostila, Ata, Termo, Auto

de Infração)

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

– Atos comprobatórios = comprovam assentamentos,

decisões, apontamentos (Traslado, Certidão, Atestado,

Cópia Autêntica)

– Atos de ajuste = acordos firmados entre duas ou mais

partes representados por documentos pactuais (Tratado,

Convênio, Contrato, Termos)

– Atos de correspondência = criados com propósito de os

atos normativos serem executados ( Aviso, Carta,

Memorando, Mensagem, Edital, Intimação, etc.)

TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS

• FUNÇÃO/ATIVIDADE P/ESPÉCIE

• OBS: um contrato de “prestação de serviços” é um tipo

documental, pois contrato é espécie e a “prestação de

serviço”é uma tipologia.

CLASSIFICAÇÃODOS DOCUMENTOS

• Natureza do Assunto

– Ostensivos - Não prejudicam a administração

– Sigilosos - Conhecimento restrito – 4 Classificações:

– Reservados - Não devem ser do conhecimento do

público em geral – 5 ANOS

– Confidenciais -Médio grau de sigilosidade – 10 ANOS

– Secretos - Alto grau de sigilosidade – 20 ANOS

– Ultra-Secreto - Acarreta dano à segurança da sociedade

e do estado – 30 ANOS

OBS: RECLASSIFICAÇÃO = MUDA O GRAU DE SIGILO;

DESCLASSIFICAÇÃO = DEIXA DE SER SIGILOSO,

TORNA-SE OSTENSIVO

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

Forma

– Estágio de preparação: rascunho ou minuta, original ou

cópia;

• Formato

– Aspecto físico independente da informação armazenada:

ficha, livro, caderno, cartão, folder, etc;

PRINCÍPIOS TEÓRICOS

• RESPEITO AOS FUNDOS

– Os arquivos de uma instituição deverão ser organizados por

FUNDO, que é o conjunto de documentos

produzidos/acumulados/recebidos no exercício de suas atividades e

não poderão ser arranjados com outros documentos de outras

instituições, mesmo que de mesma tipologia ou que lhes sejam

afim, pois a informação se perderá.

O documento solto não tem valor arquivístico, somente se pertencer

a uma série documental, a qual acumula um conjunto de

documentos originados em função de uma atividade, uma

manifestação de uma ação, uma vontade, assumindo um caráter

orgânico dentro de uma relação hierárquica e ratificando sua

criação em função de um objetivo.

PRINCÍPIOS TEÓRICOS

• PRINCÍPIODA PROVENIÊNCIA

– Está ligado à origemdo documento, ou seja, mesmo com a

mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, há que se

respeitar a origem do documento – princípio intimamente ligado ao

organograma da instituição.

• PRINCÍPIODA INDIVISIBILIDADE

– É o respeito aos conjuntos documentais que guardam

relações orgânicas entre si, proporcionando à arquivologia seu

perfil único e inconfundível dentre as ciências da informação;

• PRINCÍPIODA INTEGRIDADE

– preservação semdispersão,mutilação, alienação, destruição

não autorizada ou adição indevida de arquivo.

PRINCÍPIOS TEÓRICOS

• PRINCÍPIODA ORGANICIDADE

– Todo documento tem uma relação orgânica coma Instituição

que o criou, em função de seu propósito;

• PRINCÍPIODA UNICIDADE

– O documento é único, mesmo que isso pareça um paradoxo,

pois apesar de só ter validade pertencendo a um conjunto de

outros documentos da mesma instituição, há que se respeitar o

documento como unidade;

PRINCÍPIOS TEÓRICOS

• PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE/NATURALIDADE

– formação progressiva, natural e orgânica.

• PRINCÍPIO DA CUSTÓDIA INTACTA OU

SANTIDADE/ORDEM ORIGINAL

– Respeito à ordem dos papéis na primeira e segunda

idade.