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POLÍTICADE FROTASGUIA DE ELABORAÇÃO DE UMA POLÍTICA DE FROTA

INTRODUÇÃO

A política de frota é o coração de uma boa

gestão. Criar e aplicar normas para o uso dos

carros corporativos é fundamental para o con-

trole de custos e para prover segurança para

motoristas, empresas e para sociedade.

Os condutores e gestores precisam conhecer

os procedimentos e normas a serem seguidos,

e também os benefícios de conduzirem os

veículos de modo adequado. Sem uma política

de frotas não é possível cobrar de seus colabo-

radores a boa utilização dos automóveis e dos

pacotes de benefícios atrelados a ele. O condu-

tor precisa estar ciente do que pode e do que

não pode fazer, atento aos prazos de manuten-

ção preventiva e ter informações sobre como

evitar acidentes, multas e etc. As normas cria-

das para política de frotas contribuem para edu-

cação do motorista.

É a política de frotas que dá aos gestores o

respaldo para cobrar que o condutor se porte

de modo adequado no trânsito, indicar penali-

dades e mais que isso é este documento que

garante tratamento igualitário dentro da organi-

zação. Todos devem segui-lo, independente do

nível hierárquico.

Além do mais a aplicação de regras para o uso

de veículos corporativos permite ao gestor de

frotas transformar o cenário de custos e segu-

rança que envolve as frotas de automóveis

leves das empresas. Vale ressaltar que os

custos com frotas em geral representam a

segunda maior linha de despesa das empre-

sas, perdendo somente para a folha de paga-

mento.

Uma política bem escrita facilita muito o dia-a-

dia do gestor de frota.

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CONTEÚDO

1 Por que você precisa de uma Política de Frotas?

• O que você precisa saber para criar uma Política de Frotas eficiente?

• Identificando as partes interessadas

•

Decidindo os objetivos e planejamento de sua política•

Benchmarking - busque comparativos e melhores práticas•

Coloque um cronograma no processo

2 – A elaboração da Política de Frotas

• Elegibilidade, alocação, escolha do veículo

• Gestão de acidentes

• Comportamento do condutor

• Mantendo o veículo em boas condições

• Meio ambiente

• Alternativas para veículos corporativos

• Mantendo sua política atualizada

3 – Conte com a ALD Automotive

Referências Bibliográficas

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• Responsabilidades do condutor 11

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–

SEÇÃO 1

Por que você precisa de uma Política de Frotas?

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O QUE VOCÊ PRECISA SABER PARA CRIAR UMA POLÍTICA DE FROTAS EFICIENTE?

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• Ninguém faz uma política de frotas sozinho

A política deve atender aos interesses de diver-sos setores da empresa, deve ser conhecida por todos e vivida na prática.

Antes de começar a escrever, identifique todos os interessados. Eles variam de empresa para empresa, mas no geral incluem os times de Operações, Recursos Humanos, Segurança, Financeiro, Administrativo e – não menos impor-tantes – os próprios condutores.

A política só funcionará se tiver o suporte de dentro da organização. Caso contrário ela poderá ser facilmente boicotada. O envolvimen-to faz com que as pessoas se sintam um também donas da política.

• As regras precisam ser claras. Lembra daquela máxima que diz “combinado não sai caro”?

Se a política de frotas é clara, concisa (ninguém lê documentos extensos atentamente) nenhum condutor terá dúvida sobre seus direitos, deve-res e principalmente como se portar quando estiver dirigindo o veículo da empresa. Lembre-se que o condutor representa a imagem da companhia quando está no trânsito.

• Mantenha a Política de Frotas atualizada

A maioria das empresas já possui uma política de frota, geralmente antiga, desatualizada e que não reflete os objetivos da organização. Muitas vezes é genérica, superficial ou omite temas importantes.

Ex.: quais as regras para o uso do carro durante o final de semana ou para fins particulares, procedimento em caso de desligamento, licença saúde/maternidade ou transferência de veículo entre funcionários.

A política pode ter sido elaborada em um deter-minado momento da empresa, mas a estratégia mudou e agora ela não serve mais. Ex.: a empresa estava crescendo muito, estava em expansão e então a política era bem flexível. Agora a empresa busca redução de custos, aumento da eficiência e fará uma redução na motorização dos carros e padronização dos modelos e marcas.

Em casos de políticas existentes e desatualiza-das acreditamos que o melhor a se fazer é começar do zero.

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Para definir os objetivos da política de frotas, você precisa ouvir a todos os interessados.

Cada setor quer uma coisa diferente: financei-ro sempre foca na redução de custo, já o RH se preocupa com os aspectos do beneficio e quase sempre ambos se esquecem que o meio ambiente também precisa ser levado em conta, mas vamos falar disso um pouco mais adiante.

Nessa hora as habilidades políticas e de comunicação são fundamentais para reduzir as tensões e chegar a um acordo. O importan-te é que participando da discussão todos entendam os motivos que levaram o grupo a optar por uma ou outra decisão.

Passada esta etapa, você pode começar a listar os objetivos de sua política de frota. Alguns deles serão compulsórios, tais como o cumprimento da legislação, enquanto outros dependerão muito de sua empresa, do seu segmento de atuação e das suas exigências do dia-a-dia.

Como qualquer grande projeto interno, a elaboração uma política de frota pode facilmente ficar de lado no meio das atividades diárias. Parte de sua preparação inicial deve ser a de colocar um cronograma, estabelecerprazos nos quais você visa concluir o processo de elaboração e implantação da política.

1. Cobrar de seus colaboradores a boa utilização dos veículos, cumprimento dos procedi-mentos, manutenções, multas, caronas, acidentes, economia de combustível.

2. Ações que podem reduzir custos referentes à utilização de veículos e evitar disputas de cunho trabalhista.

Uma política bem estruturada permite:

Defina os objetivos de sua política

Planejamento

Faça benchmarking! Você quer que sua política seja forte e eficaz. Para isso, descubra o que empresas similares à sua – dentro e fora do segmento – estão praticando.

Dicas para fazer benchmarking:

- Participe de eventos do setor, como o Fórum PARAR.- Consulte especialistas, como a ALD Automo-tive ou empresas de consultorias.

Compare

SEÇÃO 2

A elaboração da Política de Frotas

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Depois de discutir os principais pontos e estruturação dos objetivos da Política de Frotas, o próximo passo é avaliar todas as variáveis para escrevê-la.

É importante ter em mente que este documento será amplamente utilizado em toda a empresa, por isso ele precisa ser bem estruturado e conter informações sobre elegibilidade, alocação, responsabilidades legais, exceções, cuidados com o veículo, multas, punições e etc.

Nas próximas páginas você encontrará informa-ções sobre itens que você provavelmente precisará incluir em sua Política de Frotas.

Recomendamos destacar na política como é feita a aquisição dos veículos, qual é o modelo de compra utilizado, quem são os responsáveis por este processo, como são feitos os cadastros de veículos e condutores,

quais são os procedimentos em caso de desligamento e quando os veículos são transferidos de usuário. Estas são questões de extrema importância.

Na maior parte das organizações o direito a veículos da empresa abrange 2 categorias:

1) Usuários que precisam de um veículo para seu trabalho;2) Usuários que recebem o veículo como parte de seu pacote de benefícios.

Elegibilidade

Elegibilidade, alocaçãoe escolha do veículo

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Boa parte das suas responsabilidades legais referentes aos veículos da empresa está ligada a segurança, manutenção do bem e ao seguro. É seu dever cuidar e garantir que os condutores estejam aptos e qualificados para dirigir, que os veículos disponibilizados sejam adequados à finalidade e devidamente mantidos.

O que você precisa considerar para definir a elegibilidade de um funcionário:

Se o funcionário necessita efetivamente do veículo para trabalhar;

Se é necessário oferecer benefícios competitivos no nosso mercado;

Se há ou não um limite de quilometragem para usuário com o veículo corporativo.

Quais as condições básicas que tornam o funcionário elegível:

Estar apto para dirigir e possuir uma Carteira Nacional de Habilitação válida (CNH);

Não possuir doenças ou deficiências que o impeça de dirigir com segurança;

Concordar e aderir a Política de Frotas, assumindo responsabilidade pelo veículo.

Alocação

Responsabilidades legais

Atenção! Você deve ter um plano de auditoria vigente de modo que você possa comprovar, no caso de um possível processo que cumpriu suas responsabilidades legais.

O que você precisa considerar para manter as responsabilidades legais da sua frota:

Criar medida preventiva e/ou corretiva para a melhoria das habilidades e comportamento dos condutores;

Criar uma política, caso o condutor perca a sua habilitação, e sua função exija a condução do veículo;

Manter a frota de sua empresa de acordo com os padrões do fabricante;

Solicitar aos condutores que não realizem jornadas excessivas na condução, ou caso seja necessário, estar descansado, prezando a segurança do condutor;

Conscientizar os condutores que façam a verificação regular das condições de segurança do carro, como pressão dos pneus, nível de água, limpadores de para-brisas entre outros;

Coordenar avaliações periódicas de risco e treinamentos para seus condutores.

Os Condutores só devem ser vistos como elegíveis a um carro da empresa sob certas condições.

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A questão do “valor do reembolso” pode ser especialmente complexa e requerer uma série de detalhes na política de frota para garantir que o veículo usado a serviço da empresa seja adequado e que o valor de compensação oferecido seja justo, tanto do ponto de vista do empregado como do empregador.

A escolha do veículo para a empresa está vinculada a questões financeiras, fiscais e também relacionadas ao meio ambiente e a segurança. Já os condutores têm outras visões que elas não devem ser ignoradas, afinal de contas são eles que utilizarão o carro no dia-a-dia.

A escolha dos veículos deve ser clara, de fácil compreensão e aceita como funcional pelos condutores;

Definir se há a exclusão de determinados modelos de veículos dentre as opções;

Se os condutores têm o poder de escolha do modelo do veículo e seus opcionais ou se isso é definido somente pelo gestor da frota;

Na Política de Frotas, caso houver, definir modelos e opcionais obrigatórios dos veículos;

Para garantir melhor produtividade, considere serviços adicionais como atendimento ao condutor e gestão de sinistros;

Caso o funcionário recuse o carro da empresa, e queira utilizar o veículo próprio mediante a reembolso por quilometragem, é preciso que seja criada uma política para esses casos;

Veículo, escolha e serviços

É preciso estar atento a estas questões e dar ouvidos aos condutores. Confira algumas dicas que podem te auxiliar:

Estas responsabilidades legais podem ser difíceis de serem negociadas e podem ser uma das áreas de uma política de frota onde a assessoria externa de um especialista, como a

ALD Automotive, pode ser benéfica.

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Uma área que necessita de especial atenção é o uso do telefone celular ao volante, mesmo com tecnologias de "mãos livres", como viva-voz e Bluetooth. Muitas empresas optam por proibir todo tipo de uso de telefone celular durante a condução do veículo em função do “fator distração” por parte do condutor.

Os condutores estão cientes de suas responsabilidades legais sobre o uso do tele-fone celular ao volante?

Devemos criar regras para os condutores não fazerem ou receberem chamadas enquanto dirigem, mesmo que haja um sistema de Bluetooth? Haverá punição caso a regra seja desrespeitada?

Quando o funcionário recebe o carro da empresa, junto com o veículo ele está recebendo a responsabilidade de cuidar de um bem de alto valor e mais: assim que passa utilizar este bem, potencialmente ele está correndo riscos de acidentes, lesões ou até mesmo morte, caso não dirija de modo prudente.

É importante não só que o veículo seja tratado de forma responsável, mas também que o condutor esteja consciente das suas responsabilidades. Recomendamos que a política de frotas tenha regras que se infringidas tragam consequências. Pense em punições para cada tipo de multas, qual a postura da organização em relação a carona, que tal premiar os melhores condutores?

O condutor está ciente de suas responsabilida-des gerais em termos de assegurar que o veículo é mantido e reparado de acordo com recomendações do fabricante?

Responsabilidades do Condutor

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Gestão de Acidentes

É de extrema importância colocar na política informações sobre quais são as responsabilidades do condutor em casos de acidente.

Oriente os seus condutores em relação ao que fazer em caso de acidente, quais fatos e documentos o condutor deve reunir e a rapidez com que a comunicação do acidente deve ser feita ao empregador;

Conscientize que sempre façam o controle regular dos principais itens de segurança como pneus, freios, luzes e níveis de fluido;

Inserir algum plano de auditoria ou verificação que possa mostrar se os veículos da empresa são mantidos de acordo com os padrões do fabricante;

Existe um serviço de assistência/auxílio disponível para os condutores? São fornecidas orientações sobre o que fazer em caso de avarias de forma a minimizar os riscos de segurança pessoal?

Deixe sempre seus condutores cientes das restrições quanto a quem pode conduzir o veículo da empresa sob os termos da sua apólice de seguro;

Tenha um processo vigente pós-acidente e, quando aplicável, um processo específico para os casos de reincidência;

Crie um check-list de vistoria no momento de retorno do veículo ou transferência de colaboradores;

Quando os veículos são tratados como ferramenta de trabalho, é comum por parte da empresa de contratar veículo reserva nos casos de sinistro ou paradas para manutenção?

Listar os fornecedores contratados pela empresa para serviços como a gestão de abastecimento, manutenção, telemetria, gestão de multas e documentação, locação e assistência 24 horas. E informar os condutores a quem procurar em caso de problemas com alguns destes serviços.

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Comportamento do condutor

Todos os condutores precisam obedecer as leis vigentes, não há o que questionar. Em caso de infração a empresa poderá descontar da folha de pagamento do empregado, ou ainda das verbas rescisórias, eventuais avarias e multas de trânsitos gerados pelo mau uso do veículo e que não foram voluntariamente pagas no ato da ocorrência do dano ou até a data do vencimento da multa de trânsito.

Os condutores têm ter ciência de que você, como empregador, espera que eles cumpram todas as leis ao dirigir um veículo da empresa;

Se um condutor comete uma infração e recebe uma multa, a mesma deve ser paga imediatamente e sem qualquer tipo de questionamento;

Os pontos adquiridos em função destas infrações têm algum impacto sobre a capacidade do condutor de desempenhar a função/atividade para a qual ele foi contratado na empresa?

Definir políticas sobre a possibilidade de uso dos veículos da empresa para fins de reboque, uso no exterior e caronas;

A empresa deve possuir orientações claras para que os seus condutores não dirijam sob o efeito de álcool ou drogas, e consequências drásticas caso algum condutor for encontrado nestas condi-ções;

Nossa empresa tem algum tipo de exigência quanto às modificações e/ou introdução de acessó-rios no veículo da frota? Os condutores estão cientes?

Criar procedimentos para os casos de perda ou roubo de documentos de nossos veículos, e quanto à reposição de chave reserva e demais itens de segurança eventualmente ausentes no momento de devolução do veículo.

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Mantendo o veículo em boas condições

Os condutores precisam ser esclarecidos sobre os tipos de manutenções (corretiva ou preventiva) contratadas pela empresa. Se possível exemplifique quais são os possíveis tipos de intervenções necessários nos veículos e suas respectivas despesas.

Sobre a importância de verificar regularmente a pressão dos pneus, o nível do óleo e do líquido de refrigeração;

Os impactos, penalidades e/ou cobranças ocorrerão nos casos em que os serviços de Manutenção sejam decorrentes do uso indevido ou diverso da sua utilização própria;

Caso haja algum tipo de reembolso por parte do condutor de custos direta ou indiretamente oriundos do descumprimento das obrigações previstas na Política de Frotas, inclusive os custos de manutenção e perda de garantia.

Deixe claro aos seus condutores:

Além do mais, os colaboradores precisam estar informados sobres as conseqüências em não sub-meter o veículo às manutenções recomendadas pelo fabricante.

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Agora sim, vamos falar sobre o meio ambiente.

Iniciativas que diminuem o impacto das frotas de veículos no meio ambiente variam muito de empresa para empresa, dependendo de sua cultura corporativa e do segmento em que opera. No entanto, todas as frotas deveriam ter a preocupação com as emissões de CO2 e tomar providências para compensá--las. Todos somos responsáveis pela preservação do meio em que vivemos.

A ALD Automotive otimiza sua frota limitando o uso de combustível e de emissões de CO2.

O selo Bluefleet é o compromisso da ALD Automotive com o Meio ambiente. Oferece várias soluções para ajudar a minimizar o impacto da frota de veículos no meio ambiente.

Incentivamos nossos clientes a investir na preservação do meio ambiente por meio deste programa que reúne uma série de serviços que contribuem para este objetivo.

Crie na sua Política de Frotas algum tipo de estratégia de redução de emissões de CO2;

Utilize algum sistema, como um cartão combustível ou controle de quilometragem, que facilita o monitoramento do desempenho da frota e do consumo de combustível;

Incentive o uso de combustíveis mais eficientes como estratégia para a redução de emissão de CO2 (Ex: etanol, carro flex, híbrido).

Seja sustentável !

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Alternativas para veículos corporativosUma política de frota tende, naturalmente, a focar em veículos corporativos, mas também é importante prever algumas alternativas. Em especial nas grandes cidades é preciso conside-rar questões relacionadas a mobilidade urbana também, muitas vezes o colaborador chegará mais rápido ao seu destino se utilizar o transpor-te público, metrô por exemplo. Sua política preci-sa prever situações como esta.

Outro ponto a ser analisado é a existência de grupos de funcionários que não são elegíveis para a utilização de um veículos da empresa ou de um subsídio em dinheiro, mas ocasionalmen-te dirigem seus próprios veículos para fins comerciais. Também devem ser considerados aqueles condutores que recebem um subsídio em dinheiro, ao invés de um carro da empresa.

Em quais ciscunstâncias o funcionário usa o seu próprio veículo para o seu trabalho?

Através de qual mecanismo é que vamos reembolsar os custos para o condutor, e como são esses custos são calculados?

Foi considerado o impacto para a imagem da empresa com relação a funcionários utilizarem seu próprio veículo ao considerar a escolha e a sua aparência em geral?

Como podemos verificar se o condutor é qualificado para dirigir a serviço da empresa?

Consideramos a locação de curto prazo para viagens ocasionais de negócio? Isso poderia ser mais eficiente e mais seguro a partir de uma perspectiva de responsabilidade do veículo por parte do condutor?

Em quais circunstâncias os condutores são incentivados a utilizar metrô, ônibus, etc?

Como gerenciamos os custos destas opções/alternativas de meios de transporte?

Outra área importante é se condutores de veículos da frota desejam utilizar meios alternativos de transporte.

Questione-se sobre os seguintes itens:

Resumindo: você precisa prever normas para as exceções na sua política de frotas.

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Recomendamos que sua política de frotas seja revisada e atualizada pelo menos a cada 6 meses sendo uma revisão mais completa uma vez por ano.

Não existe mágica que faça sua política de frotas funcionar! É preciso engajar as pessoas para que elas não tenham dificuldade em cumprir as normas.Não basta apenas criar a política e não retomá-la de tempos em tempos é preciso mantê-la viva.

Você já tem os objetivos, já escreveu todas as normas, chegou a hora de preparar o documento.

A Política de frotas precisa ser cuidadosamente escrita. Sua linguagem dever ser clara e objetiva para que não suscite dúvidas. O documento deve ser apresentado em um formato simples, que possa ser facilmente visualizado e aberto em qualquer tipo de sistema, preferencialmente, disponi-bilizado na intranet ou em qualquer outro tipo de rede interna para que qualquer colaborador possa encontrar, ler e compreender. Lembre-se, na correria do dia-a-dia, ninguém tem disponibilidade e/ou interesse em ler documentos longos e com linguagem rebuscada.

Antes de divulgar a versão final, compartilhe o documento com todos os envolvidos no processo. Este é o momento de fazer rever questões, críticas e alterações.

A versão final do documento, acordado por todos, deve ser distribuída para todos os funcionários já existentes e com veículos da empresa, deverão assinar e assegurar que leram e compreenderam a política. Os mesmos termos devem ser novamente aplicados aos novos funcionários elegíveis a um veículo da empresa.

• Monitore - colete dados para acompanhar o desempenho de sua frota, considere indicadores como custos com a frota e níveis de retenção de funcionários.

• Compare - o Benchmarking é uma parte fundamental para manter a sua política de frota atualizada.

• Revise - incentive seus condutores e outras partes interessadas a analisar se as necessidades da frota estão mudando ao longo do tempo e como elas podem ser atendidas.

• Comunique - divulgue procedimentos, inclua lembretes, forneça orientações para questões como condições mais seguras de direção ou uma condução do veículo de forma mais econômica.

• Relacione-se - mantenha conversas com montadoras, locadoras e demais forne-cedores de serviços para frotas, para obtenção de informações sobre o surgimen-to de novas tecnologias e áreas importantes como segurança e meio ambiente.

• Conecte-se - troque experiências com outros gestores de frota e acompanhe meios de comunicação do setor para informar-se sobre as últimas tendências e inovações.

Mantendo sua política atualizada.

Considerações finais

Finalização da Política de Frotas

Seguem algumas dicas para manter a política sempre atualizada e viva:

SEÇÃO 3

Conte com a ALD Automotive

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Conte com a ALD Automotive

As fontes a seguir nos ajudaram a escrever esse material.

− Risk Management Policy Checklist – Fleet News 23/02/2010

− MEGT – Company Vehicle Policy

− Global Fleet Guide – Cracking the Code of Global Fleet Management - NAFA Fleet Management Association

− Normas para Motorista e Conduta no Transito – União Engenharia, Fabricação e Montagem

− Sample - Vehicle safety program for small businesses in the construction industry

− “Fleet Management” – Skyline Publishing Company http://www.skylinepublishing.com

− Fleet Vehicle Service Life, Residual Trends and Disposal Strategies, November 2013

− State Budget and Control Board – Division of motor vehicle management South Caroline State

− A Report of Fleet Management of Law Enforcement Vehicles - www.osc.state.ny.us

Referências Bibliográficas:

Presente em 37 países, a ALD Automotive é referência global em terceirização e gestão de frotas de veículos. São mais de 100.000 clien-tes atendidos com excelência e inovação.

No Brasil há oito anos, a ALD Automotive trouxe para América Latina toda expertise que adquiriu em 50 anos de existência, oferecendo serviços de terceirização e gestão completa de frotas de veículos.

Soluções flexíveis, seguras e responsáveis, para maior e melhor mobilidade corporativa,

esse é o diferencial da ALD Brasil. Nossa principal função é de consultoria, ou seja, após conhecer as necessidades e os objetivos de sua empresa, utilizamos nossa experiência para aconselhar as melhores ações na construção de uma política de veículos.

Conte com a ALD Automotive. A sua empresa terá toda a assessoria necessária para uma política de frotas otimizada da maneira que mais lhe for conveniente já que o nosso papel é dar as diretrizes para facilitar seu trabalho.

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ALD Automotive

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