Readação OficialEm uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder

Público redige atos normativos e comunicações.

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37:

“A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”.

Nesse quadro, fica claro também que as comunicações oficiais são necessariamente uniformes, pois há sempre um único comunicador (o Serviço Público) e o receptor dessas comunicações ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) – ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).

A redação oficial não é, portanto, necessariamente árida e infensa à evolução da língua. É que sua finalidade básica – comunicar com impessoalidade e máxima clareza – impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular, etc.

A ImpessoalidadeA finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicação,

são necessários: alguém que comunique, algo a ser comunicado, e alguém que receba essa comunicação. No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o Serviço Público (Ministério,

Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; o destinatário dessa comunicação ou é o público, o conjunto dos cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo ou dos outros Poderes da União.

Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre:

da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável padronização, que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade;

da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão, sempre concebido como público, ou a outro órgão público. Nos dois casos, temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal;

do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal.

Desta forma, não há lugar na redação oficial para impressões pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário. A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade que a elabora.

A Linguagem dos Atos e Comunicações OficiaisA necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expedientes oficiais

decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade. Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter normativo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos públicos, o que só é alcançado se em sua elaboração for empregada a linguagem adequada.

A língua escrita, como a falada, compreende diferentes níveis, de acordo com o uso que dela se faça. Por exemplo, em uma carta a um amigo, podemos nos valer de determinado padrão de linguagem que incorpore expressões extremamente pessoais ou coloquiais; em um parecer jurídico, não se há de estranhar a presença do vocabulário técnico correspondente. Nos dois casos, há um padrão de linguagem que atende ao uso que se faz da língua, a finalidade com que a empregamos.

O mesmo ocorre com os textos oficiais: por seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, eles requerem o uso do padrão culto da língua. Há consenso de que o padrão culto é aquele em que

se observam as regras da gramática formal; se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.

É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias lingüísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos.

Pode-se concluir, então, que não existe propriamente um “padrão oficial de linguagem”; o que há é o uso do padrão culto nos atos e comunicações oficiais. É claro que haverá preferência pelo uso de determinadas expressões, ou será obedecida certa tradição no emprego das formas sintáticas, mas isso não implica, necessariamente, que se consagre a utilização de uma forma de linguagem burocrática. O jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada.

A linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a exijam, sendo de evitar o seu uso indiscriminado. Certos rebuscamentos acadêmicos, e mesmo o vocabulário próprio à determinada área, são de difícil entendimento por quem não esteja com eles familiarizado. Deve-se ter o cuidado, portanto, de explicitá-los em comunicações encaminhadas a outros órgãos da administração e em expedientes dirigidos aos cidadãos.

Formalidade e PadronizaçãoAs comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma:

além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível; mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.

A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização.

Concisão e ClarezaA concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. É o texto que

transmite as informações procedentes com poucas palavras. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias.

Procure perceber certa hierarquia de idéias que existe em todo texto de alguma complexidade: idéias fundamentais e idéias secundárias. Estas últimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também idéias secundárias que não acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior relação com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.

Na revisão de um expediente, deve-se avaliar, ainda, se ele será de fácil compreensão por seu destinatário. O que nos parece óbvio pode ser desconhecido por terceiros. O domínio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrência de nossa experiência profissional muitas vezes faz com que os tomemos como de conhecimento geral, o que nem sempre é verdade. Explicite, desenvolva, esclareça, precise os termos técnicos, o significado das siglas e abreviações e os conceitos específicos que não possam ser dispensados.

A revisão atenta exige tempo. A pressa quase sempre compromete a clareza. Não se deve proceder à redação de um texto que não seja seguida por sua revisão.

As formas de TRATAMENTOO emprego dos pronomes de tratamento obedece à secular tradição. São de uso consagrado:

Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:

a) do Poder Executivo;Presidente da República;Vice-Presidente da República;Ministros de Estado;Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;Oficiais-Generais das Forças Armadas;Embaixadores;Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;Secretários de Estado dos Governos Estaduais;Prefeitos Municipais.

b) do Poder Legislativo:Deputados Federais e Senadores;

“Não há assuntos urgentes, há assuntos atrasados”

Ministro do Tribunal de Contas da União;Deputados Estaduais e Distritais;Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.

c) do Poder Judiciário:Ministros dos Tribunais Superiores;Membros de Tribunais;Juízes;Auditores da Justiça Militar.

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Exemplos:Excelentíssimo Senhor Presidente da República,Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:Exemplos:

Senhor Senador,Senhor Juiz,Senhor Ministro,Senhor Governador

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:

A Sua Excelência o SenhorFulano de TalMinistro de Estado da Justiça70.064-900 – Brasília. DF

A Sua Excelência o Senhor Senador Fulano de TalSenador Federal 70.165-900 – Brasília. DF

A Sua Excelência o Senhor Fulano de TalJuiz de Direito da 10ª Vara CívelRua ABC, no 12301.010-000 – São Paulo. SP

Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento Digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é:Senhor Fulano de Tal,(...)

No envelope, deve constar do endereçamento:Ao SenhorFulano de TalRua ABC, no 123.70.123 – Curitiba. PR

Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo Ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

Acrescente-se que Doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.

Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:Magnífico Reitor,(...)

Tratamentos EclesiásticosVossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é:Santíssimo Padre,(...)

Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:Eminentíssimo Senhor Cardeal, ouEminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,(...)

Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

Concordância com os Pronomes de TratamentoOs pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta), embora se refiram à segunda pessoa

gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa, pois o verbo concorda com o substantivo-núcleo que integra a locução: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o assunto”.

Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa... vosso...”).

Em documentos oficiais, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”; se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada”.

Sua (Excelência, Senhoria, etc.) é usado para se falar dele(a); Vossa, para se falar diretamente com ele(a).

Textos Oficiais

Ofício

1 – Conceito – documento utilizado por órgãos do governo ou autarquias para correspondência externa e com fim precípuo de tratar de assuntos oficiais.

1.2 – ModeloUm ofício deve conter em sua estrutura:

I. timbre representado por um símbolo e o nome da unidade impressa no alto da folha e a numeração, dentro do ano, que o ofício recebe, em ordem cronológica de feitura, seguido da sigla de indicação do órgão eminente. Este, por sua vez, faz-se anteceder o nome da correspondência escrito por extenso ou abreviado. II. Acompanhando estes elementos virá o local e data (dia, mês e ano) que devem ser escritos a sete espaços duplos ou a 6,5cm. da borda superior. O mês é escrito por extenso. III. Entre o espaço e a centena se deixa um algarismo do ano, deve ser feito o ponto final e o término da data deve coincidir com a margem direita, que é de cinco espaços duplos ou de 5cm. IV. A seguir virá o vocativo que deve ser escrito a dez espaços duplos ou 10cm da borda superior, na linha do parágrafo, a dez espaços ou 2,5cm da margem e, por fim, um texto, em forma de parágrafo expondo o assunto, que se inicia a 1,5cm do vocativo. V. Os parágrafos são enumerados rente à margem, com exceção do 1º e do fecho.

A apresentação do ofício é feita no primeiro parágrafo. No decorrer do texto aprecia-se e se ilustra o assunto com os devidos esclarecimentos e informações pertinentes. Na conclusão faz-se a reafirmação da posição recomendada pelo emitente do ofício sobre o assunto.

Quanto ao fecho este deve estar localizado a um espaço duplo (ou 1cm) do último parágrafo do texto, centrado à direita e seguido de vírgula. Seguindo este elemento virá o nome do signatário datilografado em maiúsculas, do cargo só com as iniciais maiúsculas, escritas sob o nome, a assinatura que deverá ser feita imediatamente acima do nome.

Estes dados devem estar centralizados à direita na direção vertical do fecho, a três espaços duplos ou 2,5cm deste.

A identificação do destinatário deverá conter um pronome de tratamento, acima da designação da função exercida pelo mesmo, seguido do nome deste e, após, o endereço.

Caso o ofício seja constituído por mais de uma folha, o endereço do destinatário deve constar da primeira.

Na diagramação dos dados, o último deve estar a dois espaços duplos ou 2cm. da borda inferior do papel, e todas as linhas devem coincidir com o texto, rentes a margem esquerda.

Entre os parágrafos do ofício deve ser deixado um espaço duplo ou 1cm. O espaço entre as linhas também é duplo; nas transcrições e citações é um ou um e meio; estes, preferencialmente, devem vir salientados por aspas e, se ultrapassarem cinco linhas, devem distar cinco espaços da margem esquerda.

Se o ofício tem por objetivo transmitir um assunto do interesse de diversos setores, é necessário que sejam tiradas tantas cópias forem preciso. Nesse caso, o ofício passará a se chamar de ofício circular, grafado com inicial maiúscula, antes do número de ordem.

Textos de Padrão Ofício usam a fonte Times New Roman 12.

Circular1 – Conceito – correspondência multidirecional que possibilita que uma instituição dirija-se a várias repartições ou pessoas simultaneamente.

1.2 – Modelo Uma circular deve conter o nome do órgão ou empresa e a data localizada à direita da

folha. Seguindo estes elementos vêm o número precedido de CIRCULAR, o assunto, o texto, a assinatura, o cargo e, por último, a data de publicação.

Este documento não deve conter nem destinatário nem endereçamento, pois não é unidirecional.

Comunicado

1 – Conceito – um comunicado, também chamado de comunicação, constitui-se num aviso de caráter externo ou interno.

1.2 – Modelo – um comunicado de caráter externo deve ser dotado de um título que indique tratar-se de uma comunicação, o nome da instituição comunicante e o texto com as informações a serem comunicadas. Pode conter, de acordo com o que cada comunicante desejar, o nome do responsável, juntamente com o seu cargo na entidade e a data.

Já a comunicação interna, além desses itens, deve conter Comunicado Interno, uma identificação e o número do documento, juntamente com o ano e por fim as assinaturas.

AVISO1 - Conceito

Um aviso constitui-se em um tipo de comunicação, direta ou indireta, afixada em local público ou privado, com características amplas e variadas.

1.2 - ModeloUm aviso deve apresentar um timbre e um símbolo referentes à instituição que o utiliza,

seguidos de um número que identifique o documento e de um título. O texto deve ser estruturado em forma de parágrafo, o local e a data devem estar localizados à direita, alinhados com o texto e, por último, devem vir a assinatura e o cargo do responsável pelo aviso, ambos centralizados na página.

Vejamos o seguinte exemplo:

Símbolo da FURGFundação Universidade Federal do Rio Grande

Aviso N 10223/00

Concurso Vestibular 2001

A Comissão Permanente do Vestibular (Coperve), da FURG, solicita que os fiscais estejam em seus prédios 1 hora antes do início das provas.

Rio Grande, 22 de outubro de 2000

Fulano de talPresidente da Comissão

Memorando1 – Conceito – memorando é um instrumento utilizado como meio de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. Este instrumento é também usado para encaminhar projetos e inovações de serviço. Ele permite que o despacho seja feito no próprio formulário, agilizando a sua tramitação.

1.2 – Modelo – de acordo com o manual de redação da Presidência da República, um memorando deve conter os elementos abaixo relacionados:

I. Número e sigla de identificação da origem, antecedidos pelo nome memorando: devem ser escritos no alto da folha, á margem esquerda. Ex.: Memorando n.º 04/ SRObs.: 04 - indica que é o 4º memorando escrito no ano corrente.

II. SR - sigla do órgão expedidor, Setor de Revisão.

III. Data: não precisa vir antes do nome da localidade, uma vez que esta é uma informação obvia, pois memorando é um documento de circulação interna.

IV. Destinatário: Deve aparecer na margem esquerda, sob o número e a sigla.

V. Assunto: Deve estar grafado abaixo da indicação do destinatário, devidamente alinhada.

VI. Texto: Inicia 4 cm. Ou 4 espaços duplos abaixo do item anterior. Deve ser digitado em espaços duplos. O texto pode se dividir em parágrafos que são numerados nos modelos do ofício.

VII. Fecho: Semelhante ao ofício, como por exemplo, atenciosamente ou respeitosamente - centralizado á direita, 1 cm. Abaixo do texto.

VIII. Nome e cargo do emitente: Semelhante ao ofício. São grafados a 4 cm. Ou 4 espaços duplos do fecho, alinhados verticalmente àquele dado.

IX. O texto deve possuir uma linguagem simples, concisa e clara.

X. Se o texto possuir mais de uma folha , escreve-se ao pé da primeira folha, a palavra “continua” e no alto da próxima, “continuação”. No cabeçalho da folha de continuação escreve-se o número do memorando.

Tipos de MemorandosMemorando Circular: em memorandos do tipo “circular”, escreve-se, no rodapé CC –

com cópia – seguido de p/ e da abreviatura dos setores que receberam a cópia.

Memorando Sigiloso: deve constar, abaixo do cabeçalho, a palavra RESERVADO, ser enviado em envelope lacrado e rubricado pelo emitente na aba do fecho, onde também deve conter a palavra RESERVADO seguida do número do memorando, da indicação do emissor e do nome da autoridade a quem é dirigido.

Fixação do Conteúdo1. “Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão” (Manual de redação da presidência da República, 2ª. ed. 2002).Segundo esse segmento, o item abaixo que NÃO colabora para a obscuridade de uma mensagem é:a) a ambigüidade de certos termos; d) a excessiva inversão de termos;b) a troca de uma palavra por um sinônimo; e) o emprego de vocabulário incomum.c) a confusão entre parônimos;

2. Numa mensagem administrativa deve(m) evitar-se:a) as marcas de pessoalidade; d) a concisão da expressão;b) a transparência semântica dos vocábulos; e) a clareza expositiva.c) a inteligibilidade do que é veiculado;

3. Entre as autoridades abaixo citadas, aquela para a qual NÃO deve ser empregado o tratamento de Vossa Excelência é:a) Oficiais Generais; d) Cardeais;b) Ministros de Estado; e) Secretários de Estado.c) Embaixadores;

4. Num expediente aparece escrito o seguinte: Of.28/2006-SG; esses elementos indicam:a) o tipo e o número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede;b) o tipo e a data do expediente, seguido das iniciais da pessoa responsável;c) o modelo do expediente, seguido do dia do mês, ano e sigla do órgão expedidor;d) o modelo do expediente, o número do documento e ano de sua expedição, seguido das iniciais da autoridade responsável;e) o tipo e o número do expediente, acompanhado das iniciais do digitador.

5. O local e a data de um ofício, aviso ou memorando deve aparecer:a) de forma abreviada, ao final do documento;b) de forma extensa, com alinhamento à direita, na parte inicial do documento;c) de forma extensa, com alinhamento à esquerda, no início do documento;d) de forma abreviada, à esquerda, ao final do documento;e) no envelope de correspondência e não no corpo do documento.

6. A fonte gráfica e o corpo utilizados na apresentação dos documentos do Padrão Ofício são, respectivamente:a) Times New Roman, 14; d) Times New Roman, 12;b) Courier, 12; e) Courier, 10.c) Verdana, 10;

7. Informação ERRADA sobre a apresentação dos documentos do Padrão Ofício é:a) a partir da segunda, as páginas devem ser numeradas;b) os documentos devem ser impressos dos dois lados da folha;c) o campo lateral esquerdo deve ter no máximo 3 centímetros de largura;d) deve haver espaçamento simples entre as linhas;e) o papel do documento deve ser do tipo A-4.

8. O AVISO é um tipo de expediente:a) expedido por Ministros de Estado; b) expedido por chefes de seção a subordinados; c) entre unidades administrativas de um mesmo órgão; d) em mensagens urgentes, de forma privada; e) acompanhado obrigatoriamente de documentos.

9. Em relação à redação de correspondências oficiais, considere as afirmações abaixo. Não está(ão) correta(s) a(s) afirmação(ões):I – As comunicações oficiais, incluindo as assinadas pelo Presidente da República, devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local da assinatura.II – No ofício, além do nome e do cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação, deve-se incluir também o endereço.III – No memorando, o destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.a) I, apenas. d) I e III, apenas.b) III, apenas. e) II e III, apenas.c) I e II, apenas.

10. Se o destinatário da carta acima fosse um dos nossos senadores, qual deveria ser o tratamento empregado, de forma abreviada?a) S.Sª. d) V.A.b) V.Exª. e) V. Excia.c) V.Sª.

Gabarito: B A D D B D C B A B