O PAPEL DA TECNOLOGIA DA INFORMAO NO AMBIENTE ORGANIZACIONAL

O PAPEL DA TECNOLOGIA DA INFORMAO NO AMBIENTE ORGANIZACIONAL

O conceito de tecnologia da informao deve ser compreendido como sendo muito mais amplo do que apenas consider-la como processamento de dados, engenharia de software, informtica ou o conjunto de hardware e software, devendo ser considerados aspectos humanos, administrativos e da organizao.

Para Laudon e Laudon (2001) o termo Tecnologia da Informao se restringe aos aspectos tcnicos como hardware e software. Por outro lado, Stair (1998) utiliza o termo Sistema de Informao baseado em computador para agrupar a coleta, manipulao e processamento de dados em informao, pelos elementos tangveis (hardware) e intangveis (software, banco de dados, telecomunicaes, pessoas e procedimentos), sendo assim responsvel pelo fluxo de trabalho das informaes e pessoas envolvidas.

Neste estudo, ser utilizado o conceito mais amplo para a Tecnologia da Informao, abrangendo os dois conceitos.

Laurindo (2002) considera que o sucesso da gesto da rea de Tecnologia da Informao, seu desenvolvimento, instalao e operao de computadores e sistemas de informao, no depende somente da eficincia (qualidade, exatido e desempenho) dos equipamentos e softwares, obtida pelos analistas e engenheiros de projetos de tecnologia, dependendo tambm da eficcia (efeitos), que compatibiliza os objetivos dos sistemas de informao e do uso dos computadores s necessidades da organizao e dos usurios finais. J a eficcia da Tecnologia da Informao depende de sua organizao estrutural e da empresa, podendo influir na prpria mudana estratgica do negcio.

A Evoluo da TI nas OrganizaesEmbora a TI esteja ocupando uma parte da agenda estratgica das empresas atualmente, este no fato recente. Segundo Laurindo (2002), durante os anos 60 a utilizao da TI era caracterizada por sistemas centralizados, cujo principal objetivo era o de automatizar funes operacionais em larga escala com a finalidade de aumentar a eficincia das operaes, sendo utilizados basicamente para automatizar processos, como contabilidade e folha de pagamentos. No incio dos anos 70, com a reduo no custo e aumento da velocidade de processamento, foi possvel utilizar os computadores para fornecer relatrios gerenciais. Iniciou-se o uso dos dados (de pedidos, clientes, estoques etc.) pelos gerentes de nvel mdio, envolvidos em relatar as excees, resumir as informaes e controlar os recursos monetrios e estoques. Neste momento, a Era dos Sistemas de Informao, a TI comeou a aumentar sua importncia nos nveis intermedirios da organizao, embora a alta gerncia ainda visse a TI como despesa ou como mera utilidade.

Com o advento dos microcomputadores no incio dos anos 80, houve mudana de paradigma na computao empresarial. Os dados, antes centralizados nos mainframes, passaram a ser colocados nas mesas dos usurios e gerentes. Embora a expertise continuasse no departamento de TI, o controle moveu-se, mesmo que marginalmente, em direo aos usurios. Ainda que a TI atingisse os nveis mais altos da organizao, seu foco estava no aumento da eficincia interna e no aumento da produtividade pessoal. A partir do meio da dcada de 80, muitos sistemas de informao, desenvolvidos em empresas, foram reconhecidos como estratgicos por terem apresentado impactos na competitividade de empresas.

Nos anos 90, a TI tomou conta das corporaes, e aspectos como o alinhamento da TI aos negcios e a convergncia da informtica com as telecomunicaes tornaram-se prementes para as empresas. Iniciou-se ento a Era da Tecnologia da Informao. A importncia estratgica da TI foi definitivamente incorporada nas empresas, que procuraram novas maneiras de administr-la, a fim de obter plenamente seus benefcios, com a terceirizao como uma das alternativas. No final da dcada, a Internet reforou essa tendncia, e presenciou-se o nascimento do e-business, que sem dvida marca o incio de nova era na computao empresarial.

A Necessidade de TI nas OrganizaesA partir do histrico de utilizao exposto, pode-se afirmar que o principal motivo pelo qual as empresas utilizam a TI a busca de vantagens competitivas. Desde o princpio de sua utilizao, buscava-se obter essa vantagem pela reduo de custos por meio da automao e aumento da eficincia de processos. Posteriormente, buscou-se a melhoria da qualidade das informaes disponveis para os gerentes mdios, de maneira que pudessem controlar melhor as operaes. Em uma etapa seguinte, buscava-se utilizar a TI para gerar diferenciao competitiva, como a criao de barreiras de entrada ou elevao dos custos de substituio por meio dos ento chamados sistemas estratgicos. A reduo de custos, a melhoria no controle dos processos e a utilizao de sistemas estratgicos esto diretamente ligadas busca pela melhoria da competitividade da empresa. Mais recentemente, a integrao das atividades da empresa por meio da chamada computao em rede busca melhorias na competitividade, beneficiando-se da melhor coordenao entre as diversas atividades da empresa.

Finalmente, em cenrio atual, em que a globalizao, o aumento da competitividade e a interligao de clientes e fornecedores em cadeias de suprimento so preponderantes, a utilizao de Tecnologia da Informao pode ser considerada praticamente como fator de sobrevivncia. John Darwin (2004) destaca que a maioria dos gestores de Tecnologia da Informao executa hoje quatro trabalhos: atuando na liderana das equipes da companhia, planejando (acompanhando as tecnologias, possibilitando a arquitetura e ajustando-a aos oramentos), gerenciando projetos especficos e coordenando as operaes em TI; no entanto, isso s poder ser consolidado, se houver a efetiva integrao dessa rea com o negcio em que ela esteja estabelecida.

A ATUAO DA CONTROLADORIA NAS ORGANIZAESA controladoria surgiu no incio do sculo XX em grandes corporaes norte-americanas, estas fortemente influenciadas por trs fatores que marcaram o desenvolvimento industrial daquela poca: verticalizao, vrias empresas com controle centralizado; diversificao, grupos atuando em segmentos diversos do mercado; e expanso geogrfica, a globalizao dos mercados tinha incio.

Misso da ControladoriaA misso da controladoria dar suporte gesto de negcios da empresa, de modo a assegurar que esta atinja seus objetivos, cumprindo assim sua misso.

Mosimann e Fisch (1999) ressaltam que a Controladoria tem a obrigao de empregar todas as suas foras para certificar-se do cumprimento da misso e da continuidade da empresa. Desse modo, ela permite a coordenao de esforos para chegar-se a um resultado global sinrgico, isto , chegar-se a um efeito acima da soma dos resultados das reas da empresa.

Assim, pode-se dizer que a sua misso a de otimizar os resultados econmicos da empresa, interagindo com as demais reas, visando sempre sua continuidade.

Almeida, Parisi e Pereira in Catelli (1999) tambm destacam como misses da Controladoria: (a) permitir e aperfeioar a aplicao, dentro do ambiente da empresa, dos conceitos de gesto econmica; e, (b) otimizar os resultados da empresa.

O valor agregado pela Controladoria empresa redunda na diferena dos resultados que esta obtm entre ter Controladoria e no t-la.

Portanto a Controladoria, para poder cumprir, de maneira coerente e satisfatria, a sua misso, tem como objetivos: (a) promoo de eficcia organizacional; (b) viabilizao de gesto econmica; e, (c) promoo de integrao das reas de responsabilidades da empresa.

Conseguir estes objetivos obter os resultados econmicos, derivados de metas e condies previamente estabelecidas, advindas de tomadas de decises, provenientes da gesto econmica.

Assim, o objetivo maior da Controladoria, de acordo com Catelli (1999, p. 373), "a gesto econmica, compreendida pelo conjunto de decises e aes orientado por resultados desejados, mensurada segundo conceitos econmicos".

Funes da Controladoria no Contexto da Tecnologia da InformaoAlmeida, Parisi e Pereira in Catelli (1999, p. 375-376) ressaltam que as funes so atos que, quando desempenhados, se referem a objetivos. Refletindo sobre isto, eles continuam focalizando especificamente a Controladoria, cujas funes esto relacionadas ao conjunto de objetivos e estes, por sua vez, atrelados sua misso. Dentre as funes principais da rea, duas so as que mais se destacam dentro do contexto da Tecnologia de Informao, a saber:

a) Subsidiar o processo de gesto e avaliao de desempenho: a Controladoria prov toda a comunidade de gestores de informaes sobre o desempenho e resultado econmico de cada uma das reas. Esta funo tambm absorve a superviso da elaborao de oramentos em TI e sua consolidao com as demais reas da empresa. b) Administrar os sistemas de informaes: estabelece a base de dados para organizar a informao essencial gesto e elabora, para os gestores das reas, modelos de deciso relativos aos mais diversos eventos obtidos destes sistemas, padronizando as informaes econmicas que vm a ser o modelo de deciso da empresa.

A ATUAO DA CONTROLADORIA NA GESTO DA TECNOLOGIA DA INFORMAOPara Mans (2001), a gesto da Tecnologia da Informao constitui a aplicao das tcnicas de gesto em apoio a processos de inovao tecnolgica. Integra princpios e mtodos de gesto (administrao), avaliao, economia, engenharia, informtica e matemtica aplicada. Na Gesto Tecnolgica, identificam-se as necessidades e as oportunidades tecnolgicas; tambm onde as solues tecnolgicas so planejadas, desenhadas, desenvolvidas e implantadas, constituindo-se num processo administrativo das atividades da pesquisa tecnolgica, assim como da transferncia dos seus resultados s unidades produtivas. O que importante para a competitividade (e a produtividade) a capacidade de se demarcar os desenvolvimentos tecnolgicos (inovao, progresso tcnico) dentro de uma estratgia da empresa.

Neste sentido, esta rea integra a viso de estratgia, liderana e empreendedorismo. Estratgia, enquanto obteno da vantagem concorrencial da tecnologia utilizada, em face do desenvolvimento dos Sistemas de Informaes; liderana, aquela que se obtm por meio da influncia nas pessoas do grupo empresarial, no sentido de lev-las a realizar os objetivos estabelecidos, tambm atuando com empreendedorismo necessrio, quando se est introduzindo mudanas nos processos da organizao, ou seja, na implantao de novas tecnologias, por exemplo.

Embora as duas reas - Tecnologia da Informao e Controladoria - possuam objetivos e metodologias distintas, a convergncia de esforos direcionada aos interesses da continuidade do negcio, em que ambas possuem papel decisivo para seu sucesso.

Um registro emprico desta convergncia de interesses pode ser verificada em uma pesquisa realizada no ano de 1996, onde Raghavan Rajaji (ento Controller da BancTec Ind, localizada no Estado americano do Texas) promoveu um debate entre Controllers e Gerentes de Tecnologia da Informao de empresas americanas e canadenses, discutindo suas opinies sobre os problemas normalmente compartilhados pelas reas. No curso da discusso estes executivos apontaram que a rea de Finanas representa mais um modelo para departamentos de Tecnologia da Informao que impedimentos para seu desenvolvimento. Neste sentido, pode-se concluir que os interesses dos gestores da Tecnologia da Informao so, em grande parte, interesses dos gestores de Controladoria das organizaes e, deste modo, tornar-se-ia necessrio estabelecer parmetros de interesse e auxlio entre as duas reas.

Por meio da pesquisa bibliogrfica, relacionamos alguns aspectos da Gesto da Tecnologia da Informao, em que podemos identificar a contribuio da Controladoria no seu desenvolvimento. Estes tpicos so discutidos a seguir.

Gesto das Estratgias de Utilizao da Tecnologia de InformaoA necessidade de alinhamento estratgico da utilizao da Tecnologia da Informao, visando continuidade dos negcios da organizao em face da concorrncia, requer do gestor de TI capacidade de avaliar sua contribuio no resultado global do negcio.

Russ Banham (2003) aponta como principal dificuldade para este alinhamento, a distncia entre o gestor da rea de TI e o principal executivo da empresa (Chief Executive Office - CEO). O autor cita uma pesquisa realizada pela consultoria Maintay Partners com 450 companhias norte-americanas, onde se verifica que estas empresas esto gastando, em geral, 25% a mais com Tecnologia da Informao que seus oramentos indicam. A pesquisa justifica estes nmeros, considerando principalmente a falta do alinhamento dos gastos com as estratgias de cada negcio. Segundo 57% dos entrevistados na pesquisa, isso se deve falta de envolvimento da rea de TI com o planejamento dos negcios; segundo outros 82%, devido s dificuldades de comunicao entre as reas.

Marianne (2002) cita uma pesquisa realizada pelo Grupo Gartner com 1500 Gerentes de TI no ano de 2002, em que apenas 42% dos CIOs entrevistados se reportavam diretamente diretoria das empresas. Isto indica que os fundamentos de integrao da rea com o negcio ainda so fornecidos por outras reas de negcio que no a Direo da empresa.

Neste sentido, a Controladoria deve fornecer ao gestor de TI fundamentos contbeis e econmicos, tais como: custos, oramentos e demais fundamentos de Gesto por Unidades de Negcios, favorecendo a comunicao entre as reas.

Gesto do Banco de DadosSegundo Laudon e Laudon (2001, p. 170), "os sistemas de bancos de dados requerem que a organizao reconhea o papel estratgico da informao e comece a gerenciar e planejar a informao como recurso corporativo". Neste sentido, o gestor de TI, responsvel pela administrao dos dados da empresa, precisa integrar os conceitos para a modelagem, construo e gesto das bases de dados individuais e corporativas com as demais reas da companhia.

Arajo (2003) exemplifica, por meio da proposio de um modelo lgico de banco de dados para uma contabilidade de partida mltipla, o estreito relacionamento entre as necessidades organizacionais e o papel da Tecnologia na concepo de solues que atendam estas necessidades.

Neste sentido, a Controladoria, como unidade centralizadora da informao, deve trabalhar em conjunto com a rea de TI, no planejamento e modelagem destes dados, at mesmo participando no processo de seleo de tecnologias de Data Warehousing e Data Mart, entre outras, devido funo estratgica desses aplicativos.

Gesto de Recursos Humanos e Comportamento OrganizacionalA gesto de recursos humanos requer uma integrao entre as diversas reas de conhecimento da organizao, a fim de alinhar interesses individuais com o retorno do investimento global da empresa.

A administrao, avaliao, treinamento, desenvolvimento e compensao de recursos humanos subordinados rea de TI necessita do acompanhamento da Controladoria, devido ao seu estreito relacionamento com esta unidade administrativa e, principalmente, devido necessidade dos profissionais de TI de assimilarem os processos da organizao compreendidos pela Controladoria, porquanto, segundo Wang (1995), so muitos os executivos que vem a tecnologia da informao como a automao de processos manuais. Isto se deve, principalmente, falta de integrao com as outras reas da empresa.

Oliveira e Riccio (2003) citam tambm a participao da Controladoria na concepo de instrumentos para mensurar a satisfao dos usurios de sistemas de informaes, pois os gestores devem fazer uso destes instrumentos para obter maiores xitos na utilizao destes sistemas (com menores riscos) uma vez que os recursos existentes so escassos.

Mtricas Aplicadas Tecnologia de InformaoAssim como as demais unidades administrativas da organizao, a rea de TI necessita de acompanhamento quanto sua eficincia e eficcia. Para isso, os gestores precisam utilizar modelos de mtricas para avaliar estas reas.

Entre vrios modelos existentes, como o Balanced ScoreCard e Function Points, Laurindo (2002), destaca o benchmarking, obtido por meio de levantamento efetuado em grandes empresas. Neste sentido, cabe Controladoria estabelecer a relao entre as mtricas fsicas e as monetrias das diversas companhias para auxiliar a gesto de TI na escolha, implementao e acompanhamento destas mtricas.

Gesto da SeguranaA segurana e o controle dos sistemas de informaes requerem o comprometimento de todos os envolvidos no processamento de dados. Laundon e Laundon (2001) atribui ao gerente de TI a adoo de metodologias adequadas reduo das contingncias e dos riscos e ameaas s organizaes, combinando medidas manuais e automatizadas que, juntas, correspondem ao efetivo controle.

Neste sentido, a Controladoria, como unidade administrativa responsvel pelo controle dos sistemas de informaes, apia a gesto da TI na implementao de polticas e procedimentos que contribuem para a eficcia do sistema.

Imoninana (2003) sugere, tambm, a estreita relao entre as carreiras de Auditor da Tecnologia de Informao e Finanas, onde, por meio de uma pesquisa realizada em 60 faculdades brasileiras, observou-se maior aptido dos graduandos em Cincias Contbeis para o desenvolvimento de uma carreira como auditor de TI que os graduandos em cincias da computao. O resultado desta pesquisa corrobora a contribuio dos profissionais de Finanas no aspecto de segurana da TI.

Gesto Sistemas IntegradosCada dia surge nova tecnologia voltada para a gesto do negcio. Cabe Controladoria fornecer subsdios para escolha, implantao e acompanhamento de solues voltadas para a gesto do relacionamento com clientes (CRM), a integrao com os sistemas integrados de gesto (ERP) e a gesto da cadeia de suprimentos (SCM), por exemplo.

Segundo Peleias (2000), a implementao de sistemas integrados devem fazer parte do processo de mudana organizacional; portanto a definio sobre a seleo e utilizao destas ferramentas de informtica deve sempre estar subordinada resoluo dos problemas de gesto das empresas que, neste contexto, so levantados pela rea de Controladoria das organizaes.

Gesto de E-Business Alm dos conceitos de mercado eletrnico e de suas categorias, cabe ao gestor da Tecnologia da Informao avaliar o desempenho de um comrcio eletrnico, abrangendo o estudo de modelos de negcio, de comportamento de usurio e de recursos. Neste sentido, os conhecimentos da Controladoria esto voltados para a mensurao e acompanhamento destes investimentos.

Laundon e Laundon (2001) apontam tambm que, no ambiente E-Business, os negcios sofrem interferncias tributrias que podem inviabilizar projetos de implementao de novas tecnologias, e cabe Controladoria acompanhar estes projetos, apontando alternativas que viabilizem o negcio.

Gesto de DocumentosSegundo Cruz (1998), a informtica possibilita a gesto da informao existente sob a forma eletrnica, em termos do seu ciclo de vida dentro das organizaes (Workflow), potenciando a indexao e arquivo da documentao, previamente existente em papel ou em qualquer outro suporte. Caso se alie a esta vertente a publicao desta informao de uma forma global, acessvel por todos dentro da organizao, verifica-se a interferncia da Controladoria na gesto destes processos, uma vez que a necessidade de controle dos documentos fsicos (fiscais) e necessidade de obteno/divulgao de informaes so de sua responsabilidade.

Gesto de ContratosSegundo Jamil (2001), o suporte para a Tecnologia da Informao composto de muitos recursos. Hardwares, softwares e servios so constantemente adquiridos por meio de contrataes de variveis tipos (compra, aluguel, leasing), cobrando do gestor a capacidade de negociao e avaliao destes contratos.

Neste sentido, o empenho e competncia com que se negociam contratos so um grande determinante da sade financeira de qualquer empresa; no entanto a forma como se efetua o acompanhamento da sua execuo pelas partes envolvidas, as suas responsabilidades, as aes que so necessrias de serem executadas e as renovaes e extenses que precisam ser negociadas e controladas pode ainda ser mais importante para a sobrevivncia da organizao.

Os contratos na rea da Tecnologia da Informao, pelos valores que representam, e porque envolvem compras de tecnologia e de servios com muitas fases de implantao, exigem da Controladoria a construo de abordagem de planejamento financeiro muito adequada necessidade da organizao.

Disponvel em http://www.scielo.br/scielo.php?pid=S1415-65552005000400007&script=sci_arttext, acessado em 03.nov.09