ELO Group – Alocação de Força de Trabalho

“Transformando conhecimento em resultados”

Alocação de força de trabalho


Conceitos

O que é alocação de força de trabalho?

“A capacidade de uma organização representa sua habilidade para desempenhar trabalho. Essa capacidade se manifesta de muitas formas incluindo espaço, força de trabalho, equipamento,

tecnologia e materiais.”

YU-LEE, 2002

Sempre que estivermos falando da capacidade ou da força de trabalho

vamos pensar em quantas horas estão disponíveis

Alocação da Capacidade

Espaço Força de

Trabalho

Equipamento

Tecnologia

Materiais

Entendimento da alocação - Quantitativa

A otimização da alocação da força de trabalho de uma organização é fundamental para atingir níveis satisfatórios de produtividade, custos e competitividade.

Dimensionamento Adequado Não pode ser apenas quantitativo mais também ser qualitativo, de forma a estabelecer, além do número de empregados, a qualificação profissional dos mesmos, caso contrário, corre-se o sério risco de contar com empregados superqualificados para o cargo que ocupam e outros com qualificação ou formação insuficiente

Subdimensionamento Poderá acarretar sobrecarga de trabalho dos empregados, excesso de realização de horas-extras, etc..

Superdimensionamento Poderá gerar ociosidade, aumentos desnecessários da folha de pagamento, falta de desafios, perturbação do ambiente de trabalho, etc..


Passos do Estudo de Alocação

Estudo preliminar das

informações da

Organização

ELO Group

Definição das diretrizes

para alocação das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores

Capacitação do método

de alocação da força de

trabalho

Gestores + colaboradores

Preenchimento das

planilhas de alocação

com Coaching da ELO

Group

Gerente + colaboradores

Análise dos dados de

alocação e proposição

de ajustes

ELO Group

Revisão da alocação da

força de trabalho


Elaboração de relatório

final de alocação da

força de trabalho

ELO Group

Homologação da

alocação da força de

trabalho

Gerentes + diretores

Dinâmica da capacitação de alocação da força de trabalho

1 dia 1 dia 14 dias

3 dias 2 dias 4 dias 1 dia

Reuniões quinzenais de acompanhamento

Diretores


informações da

Organização

ELO Group


para alocação das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores



trabalho


Preenchimento das


com Coaching da ELO

Group




de ajustes

ELO Group


força de trabalho




força de trabalho

ELO Group

Homologação da


trabalho


1 dia 1 dia 14 dias


‘

Estudo preliminar das informações da Organização

O que considerar?

Planejamento Estratégico;

Organograma;

Plano de Cargos e Salários com descrição de cargos e atribuições;

Política de Remuneração (Sistema de Avaliação de Desempenho);

Fluxogramas e Manuais dos processos;

Quantitativo de pessoas por cargo e área;

Matriz de Atribuições das áreas;

Acordo Coletivo de Trabalho

Informações sobre férias, recessos, abonos, faltas, afastamentos e

licenças do efetivo em dias úteis dos últimos 3 anos; e,

Informações sobre horas extras pagas e banco de horas por área.


informações da

Organização

ELO Group


para alocação das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores



trabalho


Preenchimento das


com coaching da ELO

Group




de ajustes

ELO Group


força de trabalho




força de trabalho

ELO Group

Homologação da


trabalho


Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho

1 dia 1 dia 14 dias


9

Alinhamento de expectativas com os gestores

Quais os principais problemas enfrentados pela Gerência?

Há sobrecarga ou ociosidade dos colaboradores?

A formação profissional dos atuais colaboradores está

adequada às necessidades da Gerência?

Há sazonalidades que oneram a rotina da Gerência?

Os gestores são muito demandados em atividades

operacionais?

10

Alinhamento com a Estratégica C

rescim

ento

Tempo

Organização

Pessoas

O Crescimento do quadro de pessoas

está alinhado com o Planejamento

Estratégico e com o crescimento do

negócio ao longo do tempo


informações da

Organização

ELO Group


para alocação das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores



trabalho


Preenchimento das


com coaching da ELO

Group




de ajustes

ELO Group


força de trabalho




força de trabalho

ELO Group

Homologação da


trabalho


Capacitação do método de alocação da força de trabalho

1 dia 1 dia 14 dias


12

Exemplo - Dinâmica de alocação

13

Área: GECOM

Horizonte: 1 ano DIRAD

GECOM

COLIC

COGEC

GELOG

COSER

COSUP

Exemplo - Cálculo do FTE

1 Pessoa 8 horas diárias

Conceitos • 1 ano possui 12 meses

• Dos 12 meses, uma pessoa trabalha 11

• 1 mês possui em média 22 dias úteis

• 1 pessoa trabalha 8 horas por dia

Cálculos de 1 FTE (ou 1 pessoa)

11 meses x 22 dias x 8 horas = 1.936 horas/ano

Sem ociosidade

Com folga

1.936 horas – 12,5% = 1.694 horas/ano

FTE normal: 176 h/mês

FTE com folga: 154 h/mês

Exemplo - Verificação da capacidade disponível

15

216 dias úteis no ano

8 horas por dia

12,5% de folga (1 hora/dia)

Cargo Quantidade Disponibilidade

(h)

Diretor 1

Gerente 2

Coordenador 4

Demanda (h)

1.694 h Disponibilidade Média anual por pessoa

Analista 13

Assistente 35

1.694

3.388

6.776

22.022

59.290

A curva de capacidade no tempo

CAPACIDADE (Disponibilidade de horas)

16

Um processo onde a área de compras participa

Ap

rova

do

r C

om

pra

s

Fin

an

ce

iro

Um processo onde a área de compras

participa

17

Cada atividade possui uma frequência e uma duração média

Ap

rova

do

r C

om

pra

s

Fin

an

ce

iro

Atividade X

Perfil: Analista

Frequência mensal: 20

Tempo gasto: 1h

18

Cada atividade possui uma frequência e uma duração média

19

Perfil: Assistente Volume/Freq.: 20 Esforço: 4h

Perfil: Assistente Volume/Freq.: 20 Esforço: 5h

Perfil: Analista Volume/Freq.: 4 Esforço: 2h

Perfil: Diretor Volume/Freq.: 1 Esforço: 2h


Perfil: Gerente Volume/Freq.: 4 Esforço: 1,5h


Ju

ríd

ico

C

om

pra

s

Fin

an

ce

iro

Analisar solicitações de compras

Perfil: Analista

Volume (ou frequência): 4 Esforço (Tempo gasto): 4h

PCS

Uma área participa de diversos processos

PROCESSO

1

PROCESSO

2

PROCESSO

3

TOTAL

20

Co

mp

ras

Fin

an

c

eir

o

A n a l i s t a J r .

G e r e n t e

A n a l i s t a

Coord

enado

r

A n a li s t a

S r.

Frequência

mensal: 20

Tempo gasto:

1h

Frequência

mensal: 30

Tempo gasto:

0,5h

Frequência

mensal: 10

Tempo gasto:

1h

Frequência

mensal: 20

Tempo gasto:

2h

Frequência

mensal: 7

Tempo gasto:

3h

Frequência

mensal: 3

Tempo gasto:

1h

Frequência

mensal: 30

Tempo gasto:

2h

20

Co

mp

ras

Fin

an

c

eir

o


G e r e n t e

A n a l i s t a

Coord

enado

r

A n a li s t a

S r.

Frequência

mensal: 20

Tempo gasto:

1h

Frequência

mensal: 30

Tempo gasto:

0,5h

Frequência

mensal: 10

Tempo gasto:

1h

Frequência

mensal: 20

Tempo gasto:

2h

Frequência

mensal: 7

Tempo gasto:

3h

Frequência

mensal: 3

Tempo gasto:

1h

Frequência

mensal: 30

Tempo gasto:

2h

20

Co

mp

ras

Fin

an

c

eir

o


G e r e n t e

A n a l i s t a

Coord

enado

r

A n a li s t a

S r.

Frequência

mensal: 20

Tempo gasto:

1h

Frequência

mensal: 30

Tempo gasto:

0,5h

Frequência

mensal: 10

Tempo gasto:

1h

Frequência

mensal: 20

Tempo gasto:

2h

Frequência

mensal: 7

Tempo gasto:

3h

Frequência

mensal: 3

Tempo gasto:

1h

Frequência

mensal: 30

Tempo gasto:

2h

Coordenador

Analista

Assistente

20

Demanda por trabalho total de uma área a partir dos processos nos quais ela se envolve

Área: Compras

Cargo Quantidade Disponibilidade

(h)

Operacional 7 10.850

Gerente 2 3.100

Diretor 1 1.550

Demanda (h)

10.900

3.350

1.800

21


informações da

Organização

ELO Group


para alocação das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores



trabalho


Preenchimento das


com Coaching da ELO

Group




de ajustes

ELO Group


força de trabalho




força de trabalho

ELO Group

Homologação da


trabalho


Preenchimento das planilhas de alocação com Coaching da ELO Group

1 dia 1 dia 14 dias


22

Montando as planilhas de dados de alocação

GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos

Pro

ce

ss

o /

Su

bp

roc

es

so

Etapa Principais Atividades Caminhos UnidadePeriodicidade da

Unidade

Esforço unitário

em Horas

Volume da

MÉDIA MENSAL

Cargo

(exigido)

Sazonalidade

(Volume médio)Observações

Tramitar/expedir o documento à

Representação

Documento da

representação

recebido

Tramitar/expedir o documento à Área Externa

Documento da área

demandante externa

recebido

Ferramenta gerencial para melhor tomada de

decisões


Representação

Documento da

representação

recebido


Documento da área

demandante externa

recebido


decisões


Representação

Documento da

representação

recebido


Documento da área

demandante externa

recebido


decisões


Representação

Documento da

representação

recebido


Documento da área

demandante externa

recebido

MATRIZ DE ALOCAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO

Situação Atual

GD

C-0

6/E

xped

icao

e

Tra

mit

ação

de

Do

cum

ento

s

Tramitação/expedição de

documentos recebidos

GD

C-0

6/E

xped

icao

e

Tra

mit

ação

de

Do

cum

ento

s



GD

C-0

6/E

xped

icao

e

Tra

mit

ação

de

Do

cum

ento

s



GD

C-0

6/E

xped

icao

e

Tra

mit

ação

de

Do

cum

ento

s



23

EtapaPeriodicidade da

Unidade

Esforço unitário

em Horas

Volume da

MÉDIA MENSAL

Cargo

(exigido)

Sazonalidade



decisõesGD

C-0

6/E

xped

icao

e

Tra

mit

ação

de

Do

cum

ento

s



Esforço em horas de todos

empregados envolvidos da UTA para realizar 1 ciclo de atividades da unidade. Corresponde ao esforço de todos os colaboradores, exceto coordenadores, gerentes e diretores

Qualquer observações que facilitem o entendimento posterior dos demais dados, inclusive meses ou semanas impactados pelas sazonalidades

Valor relacionado à quantidade de vezes (ciclos) que a unidade ocorre no ano. Em

alguns casos pode representar o volume e em

outros a frequência. Por exemplo: Número de

Novos Associados , Quantidade de Folhas de Pagamento geradas por ano

Cargo do(s) empregado(s) que executam as atividades, de acordo com legenda

Volume total de drivers em períodos de sazonalidade. Preenchidos com números.

24

Sobre o Preenchimento


informações da

Organização

ELO Group


para alocação das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores



trabalho


Preenchimento das


com Coaching da ELO

Group




de ajustes

ELO Group


força de trabalho




força de trabalho

ELO Group

Homologação da


trabalho


Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes

1 dia 1 dia 14 dias


25

Análise dos dados de alocação

Quais atividades podem estar preenchidas incorretamente?

Que atividades podem ser detalhadas / segregadas para

melhor entendimento?

Existem inconsistências nos volumes quando comparadas às

planilhas de outras coordenações / histórico da Organização?

Que sazonalidades podem ser melhor representadas?

O volume está compatível com a realidade da coordenação?

Quais atividades podem estar super/subestimadas?

26

Etapa Principais Atividades Driver CaminhosPeriodicidade da

Unidade

Esforço unitário

em Horas

Volume da

MÉDIA MENSAL

Cargo

(exigido)

Sazonalidade



Representação

Documento da

representação

recebido

A1 Anual 3,00 5,00 A2


Documento da área

demandante externa

recebido

A2 Bimestral 3,00 5,00 A3Ferramenta gerencial para melhor tomada de

decisões


Representação

Documento da

representação

recebido

A3 Semestral 3,00 5,00 A4 10 Maio


Documento da área

demandante externa

recebido

A4 Bimestral 3,00 5,00 A5Ferramenta gerencial para melhor tomada de

decisões


Representação

Documento da

representação

recebido

B1 Diário 3,00 5,00 A6


Documento da área

demandante externa

recebido

B2 Diário 3,00 5,00 A7Ferramenta gerencial para melhor tomada de

decisões


Representação

Documento da

representação

recebido

B3 Semanal 3,00 5,00 A8


Documento da área

demandante externa

recebido

B4 Mensal 3,00 5,00 A9


Representação

Documento da

representação

recebido

B5 Bimestral 3,00 5,00 A10 15 Dezembro


Documento da área

demandante externa

recebido

B6 Demanda 3,00 5,00 A11


Representação

Documento da

representação

recebido

B7 Demanda 3,00 5,00 A12


Documento da área

demandante externa

recebido

B8 Demanda 3,00 5,00 A13

ELO Group © 2012

GD

C-0

6/E

xped

icao

e

Tra

mit

ação

de

Do

cum

ento

s



GD

C-0

6/E

xped

icao

e

Tra

mit

ação

de

Do

cum

ento

s



MATRIZ DE ALOCAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHOG

DC

-06/

Exp

edic

ao e

Tra

mit

ação

de

Do

cum

ento

s



GD

C-0

6/E

xped

icao

e

Tra

mit

ação

de

Do

cum

ento

s



GD

C-0

6/E

xped

icao

e

Tra

mit

ação

de

Do

cum

ento

s



GD

C-0

6/E

xped

icao

e

Tra

mit

ação

de

Do

cum

ento

s



Análise e revisão da alocação de trabalho

27

Demanda por trabalho total de uma área a partir dos processos nos quais ela se envolve

28

Área: GECOM

Cargo Quantidade

1

2

4

Demanda (h)

1.920

2.979

7.567

169 h 12.430h 2.701h

13

35

21.430

62.320

Diretor

Gerente

Coordenador

Analista

Assistente

Disponibilidade

(h)

1.694

3.388

6.776

22.022

59.290

29

Car

go

Quantidade Total atual

(FTE)

Total

necessário

(FTE)

1,13

1,76

4,47

12,65

36,79

1

2

4

13

35

Dir

eto

r G

eren

te

Co

ord

enad

or

An

alis

ta

Ass

iste

nte

20% 30% 30% 10%

0% 0%

20%

40%

Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5

20% 30%

5% 10%

35%

0%

20%

40%


50%

0% 0%

40% 10%

0%

50%


10% 30% 20% 25%

15%

0%

20%

40%


20% 20% 10%

25% 25%

0%

20%

40%



informações da

Organização

ELO Group


para alocação das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores



trabalho


Preenchimento das


com coaching da ELO

Group




de ajustes

ELO Group


força de trabalho




força de trabalho

ELO Group

Homologação da


trabalho


Elaboração de relatório final e Homologação da alocação da força de trabalho

1 dia 1 dia 14 dias


30

EXEMPLOS


hora

s

DEMANDA

tempo

32

Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e capacidade diferentes ações podem ser tomadas


hora

s

DEMANDA

tempo

33

Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e capacidade diferentes ações podem ser tomadas

Diferentes ações podem ser tomadas para se aumentar a capacidade

Motivação de equipe

Contratações

Transferências internas de pessoas

Mudança de responsabilidades

34


hora

s

DEMANDA

tempo

Diferentes ações podem ser tomadas para se reduzir/alterar a demanda


hora

s

DEMANDA

tempo

Sincronização de atividades

Paralelização de atividades

Ferramental de apoio

Treinamentos

Automação de atividades

Eliminação de atividades

35

O ajuste entre capacidade e demanda por trabalho dará o balanço entre sobrecarga e ociosidade


hora

s

DEMANDA

Cansaço/estresse

Afastamentos

Perda de qualidade

Fila

Subdimensionamento (Sobrecarga)

Desmotivação

Baixa produtividade

Baixo desenvolvimento

pessoal

Superdimensionamento (Ociosidade)

tempo

O ideal é que a alocação da força de trabalho esteja entre o subdimensionamento e o

superdimensionamento

36


informações da

Organização

ELO Group


para alocação das

equipes de trabalho

Diretores+ gestores



trabalho


Preenchimento das


com coaching da ELO

Group




de ajustes

ELO Group


força de trabalho




força de trabalho

ELO Group

Homologação da


trabalho


Dinâmica de alocação da força de trabalho: Processo Cíclico

1 dia 1 dia 14 dias


Education

ELO Group – Alocação de Força de Trabalho