Workshop - Proposta de avaliação de retorno do investimento (ROI) de um PMO

WORKSHOP

Proposta de avaliação de retorno do

investimento (ROI) de um PMO

Colaboradores

Michelly Gonçalves – [email protected]

Joseane Zoghbi – GOV. [email protected]

Juliana Prado – DER [email protected]

Paulo Campos – NOORDEN [email protected]

Davi Cohen – NOORDEN [email protected]

Encerramento

Serviços de um PMO x Problemas de um portfólio

Cenário

Objetivos e Premissas

Agenda

Contexto e Simulação

Encerramento


Cenário


Agenda


Objetivos

• O objetivo principal deste encontro é compartilhar conceitos e visões sobre a avaliação do retorno (ROI), facilitando a tomada de decisão na criação ou expansão de um PMO. Para isso, será necessário responder a qual a configuração traz retorno na hora de investir em um PMO?

• Para isso, vamos analisar variáveis da gestão financeira de um portfólio e do próprio PMO como: • a – Problemas que podem surgir na gestão do portfólio; • b – Serviços que são ou podem ser oferecidos por um PMO; • c – Transformação dos custos e perdas do portólio em

oportunidades de ganhos para a companhia em questão.

Premissas

• Todos nós conhecemos o termo “PMO” (Project Management Office);

• Todos nós conhecemos o termo “ROI” (Return on Investiment);

• Não existem verdades absolutas: todas as percepções são bem-vindas

Encerramento


Cenário


Agenda


1

5

1.Investimento para

projetos

2

3

74

62.Portfólio

4.Expectativa de Retorno

5.Problemas = Perdas

6.PMO7.Serviços/Ferramentas do

PMO

3.Projetos

8

8.ROI do PMO

Cenário

Encerramento


Cenário


Agenda


Possibilidade de serviços aplicados por um PMO

Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.

Possibilidade de serviços aplicados por um PMO

1. Implementar e operar sistemas de informação para projetos

2. Prover Metodologia de Gerenciamento de Projetos

3. Coordenar e integrar projetos de um portfólio

4. Monitorar e controlar o desempenho de projetos

5. Prover mentoring para os gerentes de projetos

6. Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento

7. Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos (project scoreboard)

8. Gerenciar um ou mais portfólios

9. Gerenciar um ou mais programas

10. Informar o status dos projetos a alta gerência

11. Prover um conjunto de ferramentas para o gerenciamento de projetos

12. Identificar, selecionar e priorizar novos projetos

13. Implementar e gerenciar banco de dados de lições aprendidas

14. Alocar recursos entre projetos

15. Prover aconselhamento à alta administração

16. Implementar e gerenciar banco de dados de riscos

17. Mapear o relacionamento e o ambiente de projetos na organização

18. Participar do planejamento estratégico

19. Gerenciar arquivos/acervos de documentação de projetos

20. Conduzir revisões pós-gerenciamento do projeto (lições aprendidas)

21. Promover o gerenciamento de projetos na organização

22. Gerenciar os benefícios de programas

23. Gerenciar interfaces com os clientes dos projetos

24. Conduzir auditorias de projetos

25. Recrutar, selecionar, avaliar e determinar salários dos Gerentes de Projetos

26. Executar tarefas especializadas para os Gerentes de Projetos (Ex: cronogramas, análises de riscos, etc.)

27. Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO

Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.

Possibilidade de problemas de um portfólio

1 Problemas de comunicação

2 Baixo cumprimento de prazos

3 Escopo não definido adequadamente

4 Mudanças de escopo constantes

5 Recursos humanos insuficientes

6 Riscos não avaliados corretamente

7Concorrência entre o dia a dia do projeto na utilização de recursos

8 Mudança ou falta de prioridade

9 Baixa qualidade na estimativa de custos

10 Estimativas incorretas ou sem fundamento

11 Problemas com fornecedores

12Retrabalho em função da qualidade do produto

13 Falta de definição de responsabilidades

14 Falta de apoio da alta administração

15Falta de competência para gerenciar projetos

16 Falta de metodologia de apoio

17 Falta de ferramenta de apoio

18 Insatisfação dos clientes dos projetos

19Falta de conhecimento técnico sobre o negócio

20 Falta de consenso nas decisões

Fonte: Pesquisa com 20 PMOs da turma do PMO Master Class.

Encerramento


Cenário


Agenda


Passo a passo para identificação do ROI do PMO

1 – Com os 27 serviços existentes, e identificar qual deles são realizados ou não pelo PMO (S = 1, N = 0)

Serviços Faz o servico?

Implementar e operar sistemas de informação para projetos 1

Prover Metodologia de Gerenciamento de Projetos 1

Coordenar e integrar projetos de um portfólio 0

Monitorar e controlar o desempenho de projetos 1

Prover mentoring para os gerentes de projetos 0

Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento 0

Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos (project scoreboard) 0

Gerenciar um ou mais portfólios 1

Gerenciar um ou mais programas 0

Informar o status dos projetos a alta gerência 0

Prover um conjunto de ferramentas para o gerenciamento de projetos 0

Identificar, selecionar e priorizar novos projetos 0

Implementar e gerenciar banco de dados de lições aprendidas 0


Alocar recursos entre projetos 0Prover aconselhamento à alta administração 0Implementar e gerenciar banco de dados de riscos 0

Mapear o relacionamento e o ambiente de projetos na organização 0

Participar do planejamento estratégico 0Gerenciar arquivos/acervos de documentação de projetos 0

Conduzir revisões pós-gerenciamento do projeto (lições aprendidas) 0

Promover o gerenciamento de projetos na organização 0Gerenciar os benefícios de programas 0Gerenciar interfaces com os clientes dos projetos 0Conduzir auditorias de projetos 0

Recrutar, selecionar, avaliar e determinar salários dos Gerentes de Projetos 0

Executar tarefas especializadas para os Gerentes de Projetos (Ex: cronogramas, análises de riscos, etc.) 0

Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO 0


2 – Definir os problemas que impactam em seu portfólio, e qual o % de impacto desse problema em relação ao total (obrigatoriamente total 100%)

Problemas

de com

unicação

Baixo

cumprimento de

prazos

Escopo não defini

do adequadamente

Mudanças de

escopo

constantes

Recursos

humanos

insuficientes

Riscos não

avaliados

corretament

e

Concorrência entre

o dia a dia do projeto na

utilização de recurs

os

Mudança ou falta de

prioridade

Baixa qualidade na estimativa de custos

Estimativas

incorretas ou

sem fundamento

Problemas com

fornecedores

Retrabalho em

função da

qualidade do produt

o

Falta de

definição de

responsabilidades

Falta de

apoio da alta administraçã

o

Falta de

competência para

gerenciar

projetos

Falta de

metodologia

de apoio

Falta de

ferramenta de

apoio

Insatisfação dos

clientes dos projet

os

Falta de

conheciment

o técnic

o sobre

o negóci

o

Outros

20% 10% 5% 15% 25% 10% 15%


3 – A planilha utilizará a base de dados de grau de contribuição da aplicação na resolução dos problemas


Problemas de

comunicação

Baixo

cumprimento de

prazos

Escopo não defini

do adequadament

e

Mudanças de

escopo

constantes

Recursos

humanos

insuficiente

s

Riscos não

avaliados

corretamen

te

Concorrênci

a entre o dia a dia

do projeto na

utilização de

recursos

Mudança ou

falta de

prioridade

Baixa qualid

ade na

estimativa

de custos

Estimativas incorretas ou

sem fundament

o

Problemas com

fornecedor

es

Retrabalho

em função da

qualidade do

produto

Falta de

definição de

responsabilidade

s

Falta de

apoio da

alta administração

Falta de

competência para gerenciar

projetos

Falta de

metodologia de

apoio

Falta de

ferramenta de

apoio

Insatisfação dos client

es dos

projetos

Falta de

conhecimen

to técnic

o sobre

o negóc

io

Outros

20% 10% 5% 15% 25% 10% 15%

Implementar e operar sistemas de informação para projetos 175% 25% 0% 25% 0% 100% 75% 25% 0% 25% 0% 0% 0% 0% 100% 25% 50% 50% 25% 0%

Prover Metodologia de Gerenciamento de Projetos 125% 0% 25% 0% 100% 25% 0% 100% 75% 25% 100% 75% 25% 0% 25% 100% 75% 25% 0% 0%

Coordenar e integrar projetos de um portfólio 00% 25% 0% 100% 75% 0% 100% 75% 25% 0% 0% 100% 25% 0% 100% 75% 25% 0% 25% 0%

Monitorar e controlar o desempenho de projetos 125% 0% 100% 75% 25% 100% 75% 25% 0% 25% 100% 75% 25% 0% 100% 0% 25% 0% 25% 0%

Prover mentoring para os gerentes de projetos 00% 25% 0% 100% 75% 0% 100% 75% 25% 0% 75% 25% 75% 25% 0% 25% 0% 25% 25% 0%

Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento 0

25% 0% 25% 0% 100% 25% 0% 100% 75% 25% 100% 75% 100% 75% 25% 25% 0% 25% 0% 0%Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos (project scoreboard) 0

0% 25% 0% 100% 100% 75% 25% 0% 25% 0% 0% 100% 100% 75% 25% 0% 25% 0% 25% 0%

Gerenciar um ou mais portfólios 125% 0% 100% 75% 0% 100% 25% 0% 25% 100% 75% 25% 0% 100% 25% 0% 25% 0% 25% 0%


4 – A planilha utilizará a base de dados de grau de contribuição da aplicação na resolução dos problemas


Problemas de

comunicação

Baixo cumprime

nto de prazos

Escopo não definido

adequadamente

Riscos não avaliados

corretamente

Baixa qualidade

na estimativa de custos

Retrabalho em função

da qualidade

do produto

Falta de apoio da

alta administraç

ão

Outros

20% - 10% 5% 15% 25% 10% 15%

Implementar e operar sistemas de informação para projetos 1 75% 75% 25% 25% 0% 0% 100% 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Prover Metodologia de Gerenciamento de Projetos 1 25% 25% 0% 0% 25% 25% 25% 25% 75% 75% 75% 75% 0% 0% 0% 0%

Coordenar e integrar projetos de um portfólio 0 0% 0% 25% 0% 0% 0% 0% 0% 25% 0% 100% 0% 0% 0% 0% 0%

Monitorar e controlar o desempenho de projetos 1 25% 25% 0% 0% 100% 100% 100% 100% 0% 0% 75% 75% 0% 0% 0% 0%

Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos (project scoreboard) 0 0% 0% 25% 0% 0% 0% 75% 0% 25% 0% 100% 0% 75% 0% 0% 0%

Gerenciar um ou mais portfólios 1 25% 25% 0% 0% 100% 100% 100% 100% 25% 25% 25% 25% 100% 100% 0% 0%

Percentual Máximo dentre os servícos 75% - 100% 100% 75% 75% 100% 0%


5 – Identificar o valor da perda do portfólio, mediante o total financeiro e custo de operação do PMO


Problemas de comunicação

Baixo cumprime

nto de prazos


adequadamente


corretamente

Baixa qualidade na estimativa de

custos

Retrabalho em função da

qualidade do produto

Falta de apoio da alta

administraçãoOutros

20% - 10% 5% 15% 25% 10% 15%







Percentual Máximo dentre os servícos 75% - 100% 100% 75% 75% 100% 0%Valor do portfolio:

20.000.000 Percentual de perda:

20% Perda Total: 4.000.000

Custo do PMO 2.000.000,00


6 – Identificar o total recuperável por peso do problema



Baixo cumprime

nto de prazos


adequadamente


corretamente


custos





20% - 10% 5% 15% 25% 10% 15%









20% Perda Total: 4.000.000


Perda total recuperável por peso do problema: 4.000.000 800.000 400.000 200.000 600.000 1.000.000 400.000 600.000 Perda ajustado recuperável por peso do problema: 2.800.000 600.000 400.000 200.000 450.000 750.000 400.000 -


7 – Ajustar o total recuperável por peso do problema



Baixo cumprime

nto de prazos


adequadamente


corretamente


custos





20% - 10% 5% 15% 25% 10% 15%









20% Perda Total: 4.000.000


Perda total recuperável por peso do problema: 4.000.000 800.000 400.000 200.000 600.000 1.000.000 400.000 600.000 Perda ajustado recuperável por peso do problema: 2.800.000 600.000 400.000 200.000 450.000 750.000 400.000 -


8 – Avaliar o valor do ROI do PMO, de acordo com os passos anteriores.

Valor do portfolio:

20.000.000

Percentual de perda:

20%

Perda Total:

4.000.000

Custo do PMO

2.000.000,00

Perda total recuperável por peso do problema: 4.000.000

Perda ajustado recuperável por peso do problema: 2.800.000

ROI

40%

Perda ajustada – Custo PMO Custo PMO

2.800.000 – 2.000.0002.000.000

ROI40%


1 – Com os 27 serviços existentes, e identificar qual deles são realizados ou

não pelo PMO (S = 1, N = 0)

2 – Definir os problemas que impactam em seu portfólio, e qual o % de

impacto desse problema em relação ao total (obrigatoriamente total 100%)

3 – A planilha utilizará a base de dados de grau de contribuição da

aplicação na resolução dos problemas

4 – A planilha utilizará a base de dados de grau de contribuição da

aplicação na resolução dos problemas

5 – Identificar o valor da perda do portfólio, mediante o total financeiro e

custo de operação do PMO

6 – Identificar o total recuperável por peso do problema

7 – Ajustar o total recuperável por peso do problema

8 – Avaliar o valor do ROI do PMO, de acordo com os passos anteriores

Contexto para avaliar o potencial de ganhos na atuação do PMO

Portfólio

Executado

Potencial de recuperação

Perda inacessível

Executado

Perda

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