(Transformar) Sessão 04 Gestão de Projetos Sociais

Gestão de

Projetos Sociais PMD Pro1

Sessão 04

Respostas aos Riscos (p.117)

Planejamento de resposta aos

riscos

Observe que “ignorar” não é uma estratégia de resposta ao risco aceitável.

Identificação de riscos

Avaliação de riscos

Planejamento de resposta aos

riscos

Controle e monitoramento

de riscos

Evitar

Transferir

Mitigar

Aceitar

REVISANDO

Definição do Projeto (p.43)

1. O estabelecimento da estrutura de governança do projeto.

2. Autorização oficial para o início do projeto.

3. Comunicação para o lançamento do projeto.

Monitoramento, avaliação e controle

Identificação

e design

do projeto

Definição

do projeto

Transição

do projeto

Porta de decisão

REVISANDO

Planejamento do Projeto

- O Planejamento do Projeto

- Gerenciamento do Escopo

- Gerenciamento do Tempo

- Gerenciamento das Partes Interessadas

Como as fases do Ciclo de Vida de Projetos

interagem?

Inicio do projeto Final do projeto

Identificação e

Desenho do projeto

Nív

el d

e t

rab

alho

e In

tera

ção

das

fas

es

Definição do

projeto

Planejamento

do projeto

Implementação /

Execução do projeto

Transição do

projeto

Monitoramento,

avaliação e controle do

projeto

REVISANDO

Como é a “cara” de um planejamento de projeto?

Plano de Implementação X Proposta (p.49)

• Os interessados em um projeto confundem às vezes os propósitos e processos do projeto com os planos para implementar o projeto.

• Os formatos dos doadores para propostas de projeto variam muito em formato, enfoque e no nivel de detalhe que cada um destes exigem.

• É arriscado usá-los como documentos do plano de implementação de um projeto.

Proposta X Plano de Implementação (p.50)

Proposta do Projeto (O quê?) Plano de Implementação do Projeto (Como?)

Objetivo

Formato

Nivel de

Detalhe

Participação

Público

Calendário e

agenda

Em que fase

é elaborado?

Proposta X Plano de Implementação (p.50)

Proposta do Projeto (O quê?) Plano de Implementação do Projeto (Como?)

Objetivo Obter a aprovação e financiamento

p/ projeto (comunicação direta e

clara, com ideias que “vendam”).

Garantir que o projeto ocorra dentro do prazo,

do escopo e do orçamento e de acordo com

os parâmetros de qualidade estabelecidos.

Lógico e completo.

Formato Quase sempre definido pelo doador

ou Agência de investimento.

Definido pela equipe do projeto e principais

interessados.

Nivel de

Detalhe

Limitado em nível de detalhes (frente

ao objetivo, formato e tempo de

preparação da proposta).

Detalhamento desenvolvido pela equipe e

principais interessados.

Participação Escrito por uma pequena equipe

(restrições de tempo).

Processo participativo: técnicos, gerentes,

financeiros, financiadores, beneficiários,

especialistas.

Público Dirigida a doadores e parceiros (ou

agências com potencial financeiro)

Dirigido às necessidades da equipe que

implementa as atividades do projeto.

Calendário e

agenda

Quase sempre escrita com limites de

tempo, e meses ou até anos antes da

sua implementação.

Podem reconsiderar a proposta para

desenvolver, revisar ou atualizar os planos no

início da implementação e nos marcos do ciclo

de vida do projeto.

Em que fase

é elaborado?

Identificação e Desenho Planejamento

O Planejamento de Implementação do Projeto é O

gere

ncia

ment

o d

o p

roje

to é

:

Equilibrado

Abrangente

Integrado

Participativo

Reiterativo R

P

I

A

E

Integrado

Coleta de dados

Árvores de Problema + Objetivos

Marco Lógico Matriz de

Monitoramento e Avaliação

Identificação e Análise das

Partes

Identificação dos Riscos

EAP

Diagrama de Rede +

Estimativas

Diagrama de Gantt

RECI

Orçamento Baseado em Atividades

Análise de Valor Agregado

Quais ferramentas já vimos?

Gerenciamento do Escopo (p.83)

• O conjunto completo de características e funções que caracterizam os resultados do projeto

• Quais serão os resultados/produtos que o projeto irá gerar?

• Que serviços/produtos serão proporcionados?

Escopo do

produto

• O trabalho necessário para entregar os Objetivos do projeto de acordo com suas características e funções especificadas.

• Como se conseguirá o resultado final?

Escopo do

projeto

O que?

• compreensível

• o que é / o que faz

• características do

Produto/Serviço

• dirigido ao interessado

Como?

• dirigido à equipe

• detalha o trabalho

• especificações detalhadas

(do como?)

A

Gerenciamento do Escopo (p.83)

O que é EAP*? A Estrutura Analítica do Projeto é a ferramenta

usada pelos Gerentes de Projeto para planejar o ESCOPO do PROJETO.

DEFINICÃO - EAP é uma divisão

hierárquica do trabalho de um projeto.

A EAP organiza o escopo do projeto

em um resumo ou hierarquia de

“pacotes de trabalho”

*Work Breakdown Structure – Prince2

*Estructura de Desglose del Trabajo

EAP – Formato Gráfico (p.83)

EAP – Formato Gráfico (p.83)

DICAS ÚTEIS:

Agregue colunas à EAP

sempre que necessário.

Muitas vezes no marco

lógico faltam

componentes

importantes do plano de

trabalho, como a gestão

e administração do

projeto. É necessário

agregá-los à EAP para ter

uma estimativa REAL do

plano, orçamento,

cronograma, etc.

Se houver muitas partes

envolvidas, faça um

“contrato de EAP”.

EAP – Formato Identado (p.84)

Projeto do Rio Delta

1. Sistema de gerenciamento de resíduos fecais

1.1. Sistema de monitoramento de nível fecal

1.2. Campanhas de conscientização pública

1.3. Construção de latrinas

1.3.1. Preparativos de pré-construção

1.3.1.1. Plano aprovado pelo ministério

1.3.1.2. Especificações de engenharia aprovadas

1.3.1.3. Estudo de lençóis freáticos

1.3.2. Preparativos dos proprietários

1.3.3. Serviços de suprimento

2. Sistema de gerenciamento de lixo doméstico

2.1. etc.

EAP e Quadro Lógico (p.85)

Descrição do Projeto

Impacto Contribuir com a melhoria da saúde, em particular dos menores de 5 anos

Objetivo 1. Melhor qualidade da água do río

Resultados - Produtos

1.1 Menor volume de dejetos sólidos despejados no río 1.2 Menor volume de dejetos despejados directamente pelas familias no sistema do río

Actividades 1.1.1 Establecer/implementar um sistema de acompanhamento do destino final dos dejetos sólidos. 1.1.2 Preparar e realizar uma campanha de conciencia pública sobre dejetos sólidos 1.1.3 Implementar a iniciativa para a construção de latrinas 1.1.4 Etc.

Mas o quadro lógico não define o escopo do meu projeto?

I

O Planejamento de Implementação do Projeto é

Reiterativo R

Planejamento em

Ondas Sucessivas

EAP – Dúvidas (p.85)

• Que formato usar?

• Quem deve estar envolvido?

• Quantos níveis?

• O que deve ser incluído na EAP?

• Verbos ou substantivos?

•As atividades devem ser escritas em ordem cronológica?

Uma EAP pode se tornar infinita? O que

precisamos fazer para ter uma EAP gerenciável?

EAP – Projeto Legado

EAP Legado – Pacotes de trabalho

Projeto Legado

Legado 2014

Trabalho direto Adm/Gerenciamento

Legado 2015

Processo seletivo Trabalho direto Adm /

Gerenciamento

EAP – Projeto Legado 2014

Maior detalhamento

EAP – Legado – Ondas Sucessivas

EAP – Legado – Ondas Sucessivas

Esta etapa do projeto foi detalhada no início de 2015, para

realização desta edição do projeto.

Como fazer a EAP?

1. Reunir a equipe do projeto e partes interessadas relevantes;

2. Listar os principais pacotes de trabalho em relação ao alcance do objetivo;

3. Abaixo dos pacotes de trabalho, a equipe começa a listar as principais entregas e atividades que devem ser realizadas.

4. Depois, alocar da melhor forma para representar o pacote de trabalho – não necessariamente é a ordem cronológica.

Gerenciamento do Tempo (p.86)

Passo 1

• Definição das atividades – Use a Estrutura Analítica do Projeto para identificar todas as atividades necessárias para completar o projeto.

Passo 2

• Sequenciamento das atividades – Desenvolver um bom diagrama de rede do projeto.

Passo 3

• Estimativa dos recursos para as atividades (alinhado com o processo de elaboração do orçamento)

Passo 4

• Estimativa de duração – Defina a duração de cada tarefa e use a análise de rota crítica para identificar a duração total do projeto.

Passo 5

• Desenvolvimento do cronograma – Desenvolva um diagrama de Gantt baseado nos produtos dos passos 1 a 4.

Gerenciamento do Tempo

Passo 1


Passo 2


Passo 3


Passo 4


Passo 5


Passo 1: Definição das Atividades (p.87)

Projeto Delta River de água/sanidade

Redução do volume de dejetos fecais

descartados no rio

Sistema de acompanhamento do nível de dejetos

Campanha de consciencia pública

Iniciativa para a construção de

latrinas

Atividades de pré-construção

Obter a aprovação do Ministério para o

plano

Desenhar as especificações de

engenharia

Fazer un estudo da água do subsolo

Preparativos do dono/a da casa

Aquisições

Redução do volume de dejetos jogados diretamente pelas

familias no rio

Etc.

A definição das atividades implica revisar a EAP detalhada e suas explicações complementares para entender todo o trabalho a ser realizado, e depois poder fazer uma estimativa realista das atividades requeridas.

Passo 1: Definição das Atividades

Implementação do uso da latrina

1.1 Construir

Latrina

1.1.1 Cavar o poço 1.1.2 Instalar a

tampa

1.1.2.1 Construir a tampa

1.1.3 Construir a estrutura

1.2 Preparar a

Comunidade

1.2.1 Treinar o Comitê

1.2.2. Treinar a Comunidade

1.3 Auditoria

de qualidade


Passo 1


Passo 2


Passo 3


Passo 4


Passo 5


Passo 2: Sequenciamento das Atividades (p.88)

Início

Comitê de

capacitação em

água/sanidade

Cavar o poço

Auditoria de

qualidade Fim

Capacitar a

comunidade

Instalar a tampa

da latrina

Construir a

tampa

da latrina

Construir

a estrutura

Diagrama de rede

Translado da EAP ao Diagrama de Rede

1.1 Fabricar as

latrinas

Construir latrinas

1.1.3 Construir a

estrutura

1.1.2. Instalar a tampa

da latrina 1.1.1 Cavar o

poço

1.1.2.1 Construir a tampa

da latrina

início

Comitê de

capacitação em

água/sanidade

Cavar o poço

Auditoria de

qualidade Fim

Capacitar a

comunidade

Instalar a tampa

da latrina

Construir a

tampa

da latrina

Construir

a estrutura


Passo 1


Passo 2


Passo 3


Passo 4


Passo 5


Passo 3: Estimativa de Recursos (p.89)

Passo 3

• As decisões sobre a estimativa de recursos dependem das restrições de seu projeto.

• Projetos diferentes podem ter restrições diferentes.

• As restrições do projeto determinarão suas opções

em matéria de recursos.

Restrições

Outros fatores (clima,

materiais, logística, RH)

Políticas e regulamentos

Tempo

Orçamento Requisitos de recursos da atividade


Passo 1


Passo 2


Passo 3


Passo 4


Passo 5


Passo 4: Estimativa de Duração das Atividades (p.90)

Início

Comitê de

Capacitação em

água/sanidade

1

Cavar o poço

14

Auditoria

de qualidade

1

Fim

Capacitar a

comunidade

1

Instalar a tampa

da latrina

3

Construir a

tampa da

latrina

6

Construir a

estrutura

7

Diagrama de rede

(tempo estimado em dias)

Passo 4: Estimativa de Duração das Atividades

Início

Comitê de

Capacitação em

água/sanidade

1

Cavar o poço

14

Auditoria

de qualidade

1

Fim

Capacitar a

comunidade

1

Instalar a tampa

da latrina

3

Construir a

tampa da

latrina

6

Construir a

estrutura

7

25 dias

Caminho Crítico

Na elaboração do seu diagrama, evite...

Trabalhei em retrospectiva

desde a data de entrega do

projeto e calculei que

precisaremos do teu trabalho

nesta data...

Segundo isto aqui, devo

terminar 2 semanas antes de

começar... Programemos

1 h para falar

disso...

Claro, que

tal, há 2

semana

atrás...?


Passo 1


Passo 2


Passo 3


Passo 4


Passo 5


Passo 5: Desenvolvimento do Cronograma (p.91)

ATIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1.1. Realizar monitoramento de resíduos fecais

1.1.1 Realizar pesquisas de referência

1.1.2 Realizar pesquisas de qualidade

1.2 Realizar campanhas de conscientização

1.2.1 Preparar material

1.2.1.1 Identificar mensagens

1.2.1.2 Criar materiais

1.2.1.3 Publicar materiais

1.2.2 Implementar campanha

1.3 Construir latrinas

Gráfico de Gantt

Passo 5: Desenvolvimento do Cronograma

• Identificar vínculos entre as dependências do projeto

(resgatar do diagrama de rede)

• Acompanhar atividades ao longo do caminho crítico

• Vincular o gráfico de Gantt do projeto a outros

documentos críticos de gerenciamento do projeto

Gerenciamento do Cronograma (p.93)

Procedimento Acelerado

Início

Comitê de

Capacitação em

água/sanidade

1

Cavar o poço

14

Auditoria

de qualidade

1

Fim

Capacitar a

comunidade

1

Instalar a tampa

da latrina

3

Construir a

tampa da

latrina

6

Instalar a

estrutura

1

Construir a

estrutura

6


Procedimento Acelerado

Início

Comitê de

Capacitação em

água/sanidade

1

Cavar o poço

14

Auditoria

de qualidade

1

Fim

Capacitar a

comunidade

1

Instalar a tampa

da latrina

3

Construir a

tampa da

latrina

6

Instalar a

estrutura

1

Construir a

estrutura

6

19 dias


Comprimir a duração

Início

Comitê de

Capacitação em

água/sanidade

1

Cavar o poço

10

Auditoria

de qualidade

1

Fim

Capacitar a

comunidade

1

Instalar a tampa

da latrina

3

Construir a

tampa da

latrina

6

Construir a

estrutura

7


Comprimir a duração

Início

Comitê de

Capacitação em

água/sanidade

1

Cavar o poço

10

Auditoria

de qualidade

1

Fim

Capacitar a

comunidade

1

Instalar a tampa

da latrina

3

Construir a

tampa da

latrina

6

Construir a

estrutura

7

21 dias

Gerenciamento das Partes Interessadas (p.130)

Identificação Análise Envolvimento Comunicação

Identificação e

Desenho

Planejamento e

Implementação /

Execução

Já vimos!

Envolvimento dos Interessados – Matriz RECI (p.130)

Tipo de participação Quem é do Responsável? Quem é o Encarregado pela

prestação de contas?

Quem precisa ser

Consultado?

Quem precisa ser

Informado?

Tarefa do projeto

Quem está fazendo

acontecer? Fazendo o

trabalho associado com a

tarefa?

Quem aprova a mercadoria

associada à tarefa?

Quem precisa ser

solicitado ativamente

para dar informações?

Quem precisa ser mantido

em dia através de cópias

de relatórios, e-mails, etc.

Observação do

conceito

Líder / Gerente de projetos

Assistente / Organização de

implementação

Gerente de projetos Conselheiro técnico

de saneamento

Funcionários do ministério

da saúde (MS)

Avaliação do design

Análise Estrutura

lógica e M&E



implementação

ONG de implementação

Conselheiro técnico

Gerentes de projetos

Funcionários locais

Participantes do

projeto

Funcionários do MS

Doador

Funcionários do MOH

(nível nacional)

Elaboração e envio

da proposta



implementação


Pessoal técnico / Conselheiro

/ Gerente de projetos /Equipe

comercial da sede

Funcionários do MS

Doador Participantes do projeto

Planejamento do

programa detalhado



implementação


Gerente de projetos

Funcionários locais

Participantes do

projeto / Doador

Funcionários do MS



(nível nacional)

Implementação



implementação

ONG de implementação,

Participantes do projeto,

Gerente de projetos

Funcionário do

Programa Doador

Monitoramento e

avaliação

Líder

Funcionário do Programa

Doador

Participantes do projeto

Funcionário do projeto


regional


(nível nacional)

Comunicação

A comunicação é a forca do ser humano

Comunicação – Plano de Comunicações (p.131)

Comunica-

ção Objetivo

Público-

Alvo Autor Atribuído a

Veículo de

Comunica-

ção

Frequência

• Qual mecanismo ou veículo aumentará a probabilidade de que a mensagem

será realmente recebida, entendida e que providências serão tomadas?

• Quanta informação será incluída e em que nível de detalhe?

• Qual mecanismo é mais adequado para o tipo da mensagem?

• Que mecanismo os interessados preferem?

• Que nível de interação é necessário (uma via ou duas vias)?

Gerenciamento das Partes Interessadas (p. 124)

CONSOLIDANDO

Identificação Análise Envolvimento Comunicação

Identificação e

Desenho – Diagrama

de Venn e Matriz

das Partes

Interessadas

Planejamento e

Implementação /

Execução – Matriz

RECI e Plano de

Comunicação

O que vimos hoje?

• Planejamento do Projeto

• Como as fases interagem

• Plano x Proposta

• Princípios do Gerenciamento

• Gerenciamento do Escopo

• Produto x Projeto

• EAP

• Reiteração: Ondas Sucessivas

• Gerenciamento do Tempo

• Definição das atividades

• Sequenciamento

• Estimativa de Recursos

• Estimativa de Duração

• Cronograma

• Gerenciamento das Partes Interessadas

• RECI

• Plano de Comunicação

Até a próxima!

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