Ged ecm bpm aliado a melhoria de processos

O GED - Gerenciamento Eletrônico de

Documentos como aliado na melhoria

contínua de processos.

Introdução

Métodos obsoletos de trabalho

Inércia Organizacional

Arquivo o depósito de papéis

Ausência de integração – Atividade x Informação

Falta Motivação

Problemas com a formação

Nossa razão de existir - Agradecimentos

Excesso de tarefas

Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade)

Baixa auto-estima

Foco na produção em detrimento ao relacionamento

com o cliente.

Luta contra o tempo

Ferramentas inadequadas

Nossa razão de existir - Agradecimentos

Métodos alternativos

de

Gestão do Conhecimento,

Informação e Documento.

Busca da informação comprometendo a produtividade:

Projetos

Trabalho braçalBando de Dados

X

Banco de Dados

Processos Produtos Relacionamentos

Nossa razão de existir - Agradecimentos

+ + +

Ausência de Integração

TecnológicaTecnologia sem

Metodologia fica

comprometida

Tecnologia distante da

realidade do usuário

Linguagem a ser

Decifrada.

Nossa razão de existir - Agradecimentos

Levantamento

&

Diagnóstico

Entrevista

Questionário

Documentos

Organizacionais

Gerimos Informações e Conhecimento para...

Análise Integrada de Processos com Informação

Hardware + Software + Peopleware

Projeto Informacional

Gestão de Projeto - PMI

Processo

Informacional

“Uma série de passos repetíveis adotados por uma organização para

produzir um resultado desejável.”

BPM - Processos vs Eventos de Negócio

Empresa = Coleção de Processos

Redesenho do Processo Informacional

Gestão de Acervo

Matriz Classificação do Documental

TERMOS

SINONIMOS

CONCEITOS

TAXONOMIA

RELAÇÕES

AXIOMASTEXTO

TEMA

TÍTULO

THESAURUS

VOCÁBULARIO

CONTROLADO

ESPÉCIE

DOCUMENTO

CATEGORIA

INFORMAÇÃO

CONHECIMENTO

TTL

TVDTVD TRDTRD

TAD

Matriz de Utilidade Documental

Tecnologia + Metodologia

Legal

Atualização

ValidaçãoResponsabilidade

TMS

Mídia &

Suporte

Matriz Temporal

Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.

Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD

Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.

Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD

Para elaborar e aplicar a TTD, não podemos esquecer:

Verificação de processos na justiça;

Verificação junto a Entidades de Classe e Regulamentação:

CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC – Contabilidade etc;

ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia, Aneel – Energia etc;

Bancen – Instituições Financeiras.

Educação – Órgãos Educacionais, Municipais etc.

Empresas de capital estrangeiro

Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD

Tratamento integral do fluxo informacional – Do inicio ao fim

Acervo Ativo

=

Atividades

Acervo Passivo

=

Arquivo

E

Gestão Documental – Ciclo de Tratamento Documental

23

COMERCIAL CLIENTE

JURÍDICOFINANCEIRO

CONTABILIDADE

AUDITORIADIRETORIA

CÓPIA

CÓPIA

CÓPIA

ORIGINAL

CÓPIA

ORIGINAL ORIGINAL

ACERVO REGISTRADO EM MÉDIA 6 (SEIS) VEZES

Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos

como resultado o caos!

Gestão Documental – Fim da Duplicidade

Bando de Dados Banco de Dados

1 m linear

40 cm

duplicidade

Contempla:

Diversas fases do ciclo vital da informação.

Múltiplas operações da cadeia arquivística.

GED sem Organização é Ilusão!

Gestão Documental – Resultado - Estruturação do Acervo

Alguns

Produtos Entregues

Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos

CDI / Diretório

/Sub diretório

/ Imagem

CDI 1 ABR 2009 A1 220

Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos

Tabela de Temporalidade

MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO

CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade

Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho

TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL

NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA

CVD INDEX

TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR

ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11

anos

CC

Nome

Período

Setor / Área

RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO

_MEDICO

02

anos

Nome

Período

Setor / Área

NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11

anos

CC

Fornecedor

CNPJ

Valor

RELATORIO DE_EXAMES_DO_PE

RIODO

02

anos

Nome

Período

Setor / Área

EXAME MÉDICO Per

man

ente

CRM

Empregado

Período

Silva & Silva S.A

Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED

Modulo GED

Solicitação

Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação)

Remessa de Documento

Empréstimo de Documento

Autorização

Expurgo de Documento

Visualização

Documento

Modulo GED

Cadastro

Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários)

Remessa de Documento

Empréstimo de Documento

Execução

Tabela de Temporalidade

Expurgo de Documento

Visualizações

Expurgo de Documento

Gestão

Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa)

Visualização dos Documentos

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

Espécie documental inclusão ou exclusão

Todo documento pertence a uma espécie documental.

Toda espécie documental possui campos indexadores.

O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e,

os respectivos campos indexadores da mesma.

O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário

“Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”,

segundo o seguinte modelo:

FICHA DE CADASTRO DE ACERVO - FCA

ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL

( A) (B)

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

Os campos indexadores se dividem em dois grupos:

Indexadores

Universais Específicos

Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da

Silva e Silva S.A possui os seguintes campos

indexadores universais:

Toda Espécie Documental possui campos indexadores

específicos. Como exemplificado abaixo:

Exemplo de espécie documental: Nota fiscal.

Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos]

Data / Período: dd/mm/aa Valor

Responsável: [Nome do setor / profissional

Silva e Silva S.A]

Origem: “Gerador da Espécie

Documental”, quando for interno

Silva e Silva S.A será o mesmo

que responsável.

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

Termo de Expurgo

Os documentos relacionados neste documento denominado

“Termo de Expurgo Documental”

estão com o ciclo de vida prescrito.

E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na

“Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A.

Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte.

Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados

novamente para descarte.

Termo de abertura:

DOCUMENTO DATA DE

ESPURGO

CONFIRMA

EXPURGO

NOVA DATA

PARA

EXPURGO

JUSTIFICATIVA PARA NOVA

DATA DE EXPURGO

[nome do

documento]

__/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

Nome:

UNO:

Nome:

UNO

Encerramos o termo de expurgo com assinatura

dos responsáveis:

Termo de encerramento:

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

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Skype: romoaldo.zacarias

Em memória de

Rubens Zacarias