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MATÉRIA: ARQUIVOLOGIA

PROFESSR: ANTONIO VICTOR BOTÃO

1ªAULA

ARQUIVOLOGIA

CONCEITOS E PRINCÍPIOS TEÓRICOS

CONCEITOS

INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal

forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe.

SUPORTE: meio no qual a informação é registrada.

DOCUMENTO: qualquer informação registrada em um suporte.

ARQUIVOLOGIA

Disciplina da Ciência da Informação.

Revolução Francesa – a Arquivologia cuida da informação, que tem por objetivo se

tornar evidência, fator de prova de algum evento que ocorreu. Estuda teorias e

métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em

potencial de informação.

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ARQUIVOLOGIA é a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos

documentais, desde a produção do documento, seu trâmite administrativo e sua posterior

destinação, seja ela a eliminação ou recolhimento permanente por valor histórico.

Seu objetivo é a organização e o acesso à informação.

ARQUIVO: a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por

uma instituição/pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução dos

objetivos, visando à utilidade que poderão servir no futuro. Sua finalidade á FUNCIONAL.

ARQUIVO: conjunto de documentos, produzidos ou recebidos por uma instituição pública

ou privada no âmbito de suas atividades e preservados para consecução de seus objetivos,

visando sua utilidade no futuro.

LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados

e dá outras providências.

CAPÍTULO I

DisposiçõesGerais

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de

caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de

atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o

suporte da informação ou a natureza dos documentos.

ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO

BIBLIOTECA

Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto

ordenadamente por estudo, pesquisa, consulta. Sua finalidade é CULTURAL.

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MUSEU

Instituição de interesse público, com finalidade de conservar, estudar e colocar à

disposição do público conjunto de peças e objetos de valor cultural. Finalidade

CULTURAL.

CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

Abrangem algumas atividades próprias de biblioteca e arquivo, sendo seu campo

bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de toda espécie, com

finalidade de coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a

informação. Finalidade PESQUISA ESPECIALIZADA.

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2ªAULA

HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO

Importância dos Arquivos: centro vital de informação; veículo de comunicação;segurança

para defesa de direitos; apoio para tomada de decisões;

Finalidade: servir à administração. Servindo à administração, está constituindo a base do

conhecimento da História.

Função: guarda e conservação dos documentos e recuperação da informação.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Segundo entidades criadas:

Públicos – Federal, Estadual, Distrito Federal e Municipal

Privados

Comerciais – firmas e companhias (com fins lucrativos = bancos, empresas

nacionais e multinacionais)

Institucionais – igrejas, sociedades, associações, instituições educacionais,

instituições filantrópicas (sem fins lucrativos)

Familiares ou Pessoais

Estágios da Evolução:

Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades (Jean Jacques Valette – 1973).

Corresponde às fases pelas quais o documento passa, desde sua criação até sua

destinação, é a distância entre a administração e a história numa seqüência

temporal.

Fases Corrente, Intermediária e Permanente

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Correntes

Também chamados de primeira idade, constituído de documentos em

curso ou de uso freqüente, conservados nos escritórios ou nas repartições

que os receberam e os produziram ou em dependências próximas e de

fácil acesso.

Protocolo: recebimento, classificação, registro e movimentação;

Expedição;

Arquivamento pp dito;

Empréstimo e consulta;

CORRENTE; 1ª Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; Vivo; De movimento;

Em curso; Núcleos de arquivo; 1ª Fase; 1ºCiclo;

Intermediários

Também chamados de segunda idade, constituindo documentos que

deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os

receberam ou produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de

assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não

há necessidade de se conservarem e localizarem próximos aos escritórios.

A permanência nesses arquivos é transitória. Por isso, também são

chamados de “limbo” ou “purgatório”.

INTERMEDIÁRIO; 2ª Idade; Pré-arquivo; Records Center; Semi-ativo;

Limbo; Purgatório; Temporário; Transitório; 2ª Fase; 2ºCiclo;

Permanentes

Conhecidos também como de terceira idade, constituído de documentos

que perderam o valor de natureza administrativa ou jurídica e que se

conservam em virtude de seu valor histórico ou documental e que

constituem os meios para se conhecer o passado e sua evolução. Estes são

os arquivos propriamente ditos.

PERMANENTE; 3ª Idade; Histórico; De Custódia; Inativo/passivo; Morto;

Estático; Definitivo; Final; 3ª Fase; 3ºCiclo;

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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS OU TERIA DAS TRÊS IDADES:

CORRENTE INTERMEDIÁRIA PERMANENTE

>>>>>>>>>> >>>>>>>>>>

Transferência Recolhimento

OBS: pode ocorrer recolhimento da fase corrente para a permanente.

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3ªAULA

VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Valor Primário (IMEDIATO): funcional - administrativo; jurídico ou legal; fiscal;

Valor Secundário (MEDIATO): histórico – probatório; informativo;

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Extensão de sua atuação:

Arquivos gerais ou centrais

Centraliza as atividades de um arquivo corrente.

Arquivos setoriais

Descentraliza as atividades do arquivo corrente - junto aos órgãos

operacionais.

Natureza dos documentos:

Especial

Aquele que tem sob sua guarda documentos em diversos suportes

diferentes, formas físicas diversas: fotografias, discos, fitas, clichês,

microformas, slides e que por esta razão merece tratamento especial não

apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao

registro, acondicionamento, controle, conservação, etc.

Especializado

É o que tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência

humana num campo específico, independente da forma física que se

apresentam, como por exemplo arquivos médicos ou hospitalares,

arquivos de imprensa, de engenharia, etc., esses arquivos também, são

chamados, impropriamente, de arquivos técnicos.

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Quanto ao acesso:

Franqueados

Uso restrito

Confidencial

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Gênero

Textuais (manuscritos, datilografados ou impressos)

Audiovisuais (Filmográficos = filmes e fitas videomagnéticase Sonoros = discos,

fitas audiomagnéticas)

Cartográficos (dimensões e formatos variáveis = mapas, plantas e perfis – ligados

à geografia, engenharia e arquitetura)

Iconográficos(imagens estáticas = fotografias (negativos e ampliações), desenhos,

gravuras, litogravuras (litografia), cartazes, cartões postais, estampas,

diapositivos (slides), partituras.

Micrográficos (rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela)

Informáticos (disquetes, discos rígidos, discos óticos)

Espécie

Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das

informações nele contidas.

Atos normativos= ditam regras e normas expedidas por autoridades

administrativas = cumprimento obrigatório (Medida Provisória, Decreto, Estatuto,

Regimento, Lei, Ordem de Serviço, etc.)

Atos enunciativos = emitem opinião, esclarece sobre certo assunto (Relatório,

Voto, Despacho, Parecer)

Atos de assentamento = formados por registro, firmando fatos ou ocorrência

(Apostila, Ata, Termo, Auto de Infração)

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Atos comprobatórios= comprovam assentamentos, decisões, apontamentos

(Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica)

Atos de ajuste = acordos firmados entre duas ou mais partes representados por

documentos pactuais (Tratado, Convênio, Contrato, Termos)

Atos de correspondência = criados com propósito de os atos normativos serem

executados( Aviso, Carta, Memorando, Mensagem, Edital, Intimação, etc.)

TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS

Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a

gerou.

FUNÇÃO/RAZÃO/ATIVIDADE P/ESPÉCIE

OBS: um contrato de “prestação de serviços” é um tipo documental, pois contratoé

espécie e a “prestação de serviço”é uma tipologia.

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4ªAULA

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Forma

Estágio de preparação: rascunho ou minuta, original ou cópia;

Formato

Aspecto físico independente da informação armazenada: ficha, livro, caderno,

cartão, folder, etc;

Natureza do Assunto:

Ostensivos - Não prejudicam a administração

Sigilosos - Conhecimento restrito – 4 Classificações:

Reservados - Não devem ser do conhecimento do público em geral – 5

ANOS

Confidenciais - Médio grau de sigilosidade – 10 ANOS

Secretos - Alto grau de sigilosidade – 20 ANOS

Ultra-Secreto - Acarreta dano à segurança da sociedade e do estado – 30

ANOS

OBS: RECLASSIFICAÇÃO = MUDA O GRAU DE SIGILO;

DESCLASSIFICAÇÃO = DEIXA DE SER SIGILOSO, TORNA-SE OSTENSIVO

PRINCÍPIOS TEÓRICOS

RESPEITO AOS FUNDOS

Os arquivos de uma instituição deverão ser organizados por FUNDO, que é o

conjunto de documentos produzidos/acumulados/recebidos no exercício de suas

atividades e não poderão ser arranjados com outros documentos de outras

instituições, mesmo que de mesma tipologia ou que lhes sejam afim, pois a

informação se perderá. O documento solto não tem valor arquivístico, somente se

pertencer a uma série documental, a qual acumula um conjunto de documentos

originados em função de uma atividade, uma manifestação de uma ação, uma

vontade, assumindo um caráter orgânico dentro de uma relação hierárquica e

ratificando sua criação em função de um objetivo.

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PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

Está ligado à origem do documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, há que se respeitar a origem do documento – princípio intimamente ligado ao organograma da instituição.

PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE

É o respeito aos conjuntos documentais que guardam relações orgânicas entre si, proporcionando à arquivologia seu perfil único e inconfundível dentre as ciências da informação;

PRINCÍPIO DA INTEGRIDADE

preservaçãosem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida de arquivo.

PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE

Todo documento tem uma relação orgânica com a instituição que o criou, em função de seu propósito;

PRINCÍPIO DA UNICIDADE

O documento é único, mesmo que isso pareça um paradoxo, pois apesar de só ter validade pertencendo a um conjunto de outros documentos da mesma instituição, há que se respeitar o documento como unidade;

PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE

Princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um território, seguem o destino deste último.

É para exprimir o seu direito que o vencedor exige do vencido a deposição dos documentos relativos às terras conquistadas no momento da assinatura de uma rendição ou de um tratado de paz. Além disso, o princípio de territorialidade foi aplicado à restituição de certos fundos de arquivo a instituições ou a centros de arquivo situados perto do local de criação, e que tinham sido deslocados por diversas razões

PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE/NATURALIDADE

formaçãoprogressiva, natural e orgânica.

PRINCÍPIO DA CUSTÓDIA INTACTA OU SANTIDADE/ORDEM ORIGINAL

Respeito à ordem dos papéis na primeira e segunda idade.

Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

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5ªAULA

ARQUIVOLOGIA -

GESTÃO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS

GESTÃO DE INFORMAÇÃO

INFORMAÇÃO E DOCUMENTO – termos polissêmicos = vários significados de acordo com

a área que os utiliza.

INFORMAÇÃO – permeia toda estrutura social. É o conjunto de dados que são

organizados e comunicados.

O Valor da Informação:

A informação pertence a dois domínios: deve atender às necessidades de uma pessoa ou

grupo; organização – papel no processo decisório;

DOCUMENTO – qualquer suporte que registre informações. São produzidos com

finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Documentos de

arquivo- São criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais

da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional.

Divisão de documentação por natureza: comercial; científica; oficial;

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Gestão de documentos: é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei

nº 8.159/91, Art. 3º).

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Fases:

Produção;

Utilização;

Destinação;

Avaliação

Estabelece prazos de retenção para os documentos nas fases corrente e

intermediária e dá a destinação aos documentos = atribui valores aos

documentos;

Realizada por grupo multidisciplinar:

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

Membros efetivos: arquivista, chefes adm, fiscal, jurid;

Membros eventuais: representantes da organização;

Na fase corrente – Gera 2 produtos:

Plano de Classificação de Assuntos

Tabela de Temporalidade e Destinação

Na fase intermediária:

Análise e seleção dos documentos para aplicação da tabela de

temporalidade na determinação da destinação (eliminação ou

recolhimento);

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

Levantamento de dados;

Análise dos dados coletados;

Planejamento;

Implantação e acompanhamento;

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6ªAULA

GESTÃO DE DOCUMENTOS

DIAGNÓSTICO

-É a análisedos aspectos relacionados aos arquivos da instituição, de forma a

identificar, falhas ou lacunas existentes: instalações físicas; condições ambientais;

condições de armazenamento; estado de conservação do documento; espaço

físico ocupado; volume documental; controle de empréstimos; recursos humanos;

acesso à informação; gênero dos documentos; arranjo e classificação dos

documentos; tipo de acondicionamento;

-Possibilita definir as metodologias a serem utilizadas na avaliação.

INDEXAÇÃO

Acervo;

Busca de informação;

Processo pelo qual relacionam-se descritores e palavras-chave que permitam a

recuperação da informação;

OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

Utilização otimizada dos documentos pelo usuário;

Precisão;

Inspeção;

Classificação – determinação da entrada e das referências = interpretação

dos documentos OBS: ordenar alfabeticamente, numericamente ou

alfanumericamente = arranjo nos arquivos correntes.

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PROTOCOLO

É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.

Rotinas de Recebimento e Classificação

Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote ou Correios em mãos;

Separação da correspondência oficial da particular;

Distribuição da correspondência particular;

Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso;

Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários;

Abertura da correspondência ostensiva;

Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existência de antecedentes;

Requisição dos antecedentes ao arquivo;

Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista; Carimbo do documento no canto superior direito;

Elaboração do resumo do assunto tratado no documento;

Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação;

EXPEDIÇÃO

RECOMENDA-SE VERIFICAR SE NÃO FALTAM FOLHAS OU ANEXOS, NUMERAR E DATAR A CORRESPONDÊNCIA NO ORIGINAL E NAS CÓPIAS, PREPARAR ENVELOPES, EXPEDIR O ORIGINAL E ENCAMINHAR AS CÓPIAS PARA O SETOR DE ARQUIVAMENTO;

ANÁLISE, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTO

ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS

Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos onde a documentação por ser de pouco uso à administração, aguarda sua destinação – envio para um arquivo permanente por conta da aquisição de valor secundário (recolhimento) ou sua eliminação. Tem ocorrência nessa fase, a etapa de Avaliação, utilizando uma Tabela de Temporalidade e Destinação.

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7ªAULA

DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento de destinação

Criada pela Comissão Permanente de Avaliação (CPA)

Determina prazos de permanência dos documentos nas fases correntes e intermediária e é

aplicada na avaliação (fase intermediária) e definirá a posterior destinação dos

documentos, estabelece também critérios para microfilmagem e eliminação

Registro esquemático do ciclo de vida dos documentos do órgão

Permite eliminar documentos ainda na fase corrente

Elementos constituintes:

Tipo e/ou assunto

Período

Quantificação

Prazos de retenção (arquivos corrente e intermediário)

Destinação (transferência, recolhimento, microfilmagem ou eliminação)

Campo de observações

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

3 – CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL

010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

020 – PESSOAL

030 – MATERIAL

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040 – PATRIMÔNIO

050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS

060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

070 – COMUNICAÇÕES

080 – (vaga)

090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL

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8ªAULA

DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Eliminação = destruição ou expurgo

Lista de Eliminação = relação dos documentos a serem eliminados em uma única

operação. Precisa ser aprovada pela autoridade competente.

Prazos são estabelecidos em função do conteúdo documental e não da espécie ou

suporte.

Documentos que esgotaram o prazo de vigência nãodevem ser descartados de imediato

Formas de eliminação = fragmentação; maceração; alienação por venda ou doação;

incineração (não recomendável)

ARQUIVOLOGIA -

ARQUIVOS PERMANENTES

ARQUIVO PERMANENTE

Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos onde a documentação

de caráter permanente (valor secundário) é tratada. Tem como atividades: arranjo;

descrição e publicação; conservação e referência;

ARRANJO: ordenação dos documentos em fundos (conjuntos de documentos) – Respect

dês Fonds/Provenance/Respeito aos Fundos, compreende atividade intelectual –

observação do documento quanto à forma, conteúdo e função; atividade físicas–

acondicionamento e localização;

DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO: elaboração de instrumentos de pesquisa para identificar,

rastrear, localizar dados, seja pela via sumária ou pela analítica, facilitando o acesso aos

documentos e a divulgação do acervo.

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CONSERVAÇÃO: medidas de proteção aos documentos e ao local de seu

acondicionamento, visando impedir sua deterioração.

REFERÊNCIA: estabelecer políticas de acesso aos documentos.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

GUIA

o mais genérico, informa a totalidade dos fundos existentes do arquivo, finalidade

de informar sobre a histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a

quantidade de cada fundo integrante do acervo da instituição. Tem endereço,

telefone, horário de funcionamento, condução para o local, regulamento de

consulta, recursos oferecidos, requisitos exigidos do pesquisador.

INVENTÁRIO

sumário, onde as unidades de arquivamento de um fundo ou uma de suas divisões

são identificadas e descritas sucintamente, reflete o arranjo, sua finalidade é

descrever a composição do fundo, possui introdução; analítico, onde as unidades

de arquivamento são descritas pormenorizadamente, proporcionando ao usuário

o conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, através da

descrição minuciosa de seu conteúdo.

CATÁLOGO

critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, inclui todos os

documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma

pormenorizada, sua finalidade é agrupar documentos que versem sobre um

mesmo assunto, produzidos na mesma época, digam respeito a mesma pessoa,

etc.

REPERTÓRIO

trata-se de um catálogo seletivo, descreve pormenorizadamente documentos

previamente selecionados, os documentos têm valor específico sobre

determinados assuntos, intenção de ressaltar documentos individuais.

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ÍNDICE

instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemática, pormenorizada, remete o leitor

ao contexto onde se acha inserido o termo indexado, pode ser parte da obra ou

independente.

TABELA DE EQUIVALÊNCIA

instrumento de pesquisa auxiliar, dá a equivalência de antigas notações,

remetendo ao termo atual que tenha sido empregado em virtude de alterações no

sistema de arranjo.

DICAS COMPLEMENTARES

FUNDO ABERTO – RECEBE NOVOS DOCUMENTOS;

FUNDO FECHADO – NÃO RECEBE, A INSTITUIÇÃO NÃO SE ENCONTRA MAIS EM ATIVIDADE;

DOCUMENTOS DESAPARECIDOS DE UM CONJUNTO, QUANDO REAPARECEM, PODEM

REASSUMIR SEU LUGAR SE FICAR CLARA A SUA ORIGEM;

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9ªAULA

ARQUIVOLOGIA -

TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS

TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO

Anteriormente – tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais

especiais eram encaminhados às bibliotecas e centros de documentação especializados.

Técnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Físicos

Automação da Informação, Microfilmagem e Digitalização de Documentos.

Automação

Arquivos como usuário – computador identifica séries documentais, registra

documentos e controla o acervo.

Arquivos como órgão de guarda e tratamento técnico de informações –

computador é o próprio suporte da informação = bancos de dados.

Recuperação rápida e eficaz – descentralização da informação.

Racionalização da gestão documental.

Microfilmagem

Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica, utilizando graus

de redução. Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica.

Economia com espaços físicos

Instrumento de consulta – preservar os originais do manuseio

Segurança

Racionalização da informação

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Formas: filme, jaqueta, microficha

Possui validade legal

LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/1996

Possuem imagem de abertura e de encerramento

Sempreé feito filme cópia

Digitalização de Documentos

Captura de imagens – scanners

Acesso simultâneo – intranet e internet

Documentos digitalizados = cópias criadas a partir de papel – sem autenticidade.

Não possuem validade legal.

Documentos digitais = criados em meio eletrônico – possuem autenticidade.

Incluem-se as cópias e perdem a validade legal se impressos.

Workflow

GED

METADADOS= descritores de informação

identificam como foi registrada (hardware, software, formato, linguagem,

estrutura de dados)

identificam o documento (autor, data, assunto, hora da transmissão, etc.)

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10ªAULA

Workflow

Localização do documento dentro da organização

Gerenciamento eletrônico de processos de informação através de rotinas e ações

pré-definidas = organização e monitoramento através de departamentos da

organização

Maior produtividade, segurança e controle.

GED

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Conversão de documentos em suporte papel ou microfilme para formato

eletrônico

Representado por figura de uma página e gerenciado por software

Indexados, armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados

Pode converter uma imagem em texto – OCR – Reconhecimento Óptico de

Caracteres

Não assegura à instituição a eliminação dos originais em papel, nem servem como

prova documental

Gerenciamento eletrônico de documento ou GED é “a somatória de todas as tecnologias e

produtos que visam gerenciar informações de forma eletrônica, reforçando então que não

é necessário que os documentos estejam em meio eletrônico, mas sim, que o tratamento

dispensado a estes, ou instrumentos de gestão documental sejam produzidos com o uso

destas tecnologias”.

Então:

Gestão de documentos + tecnologia = GED

Tecnologia = hardware e software

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED

uso de ferramentas eletrônicas para gerenciar documentos em vários suportes.

É diferente de

Gerenciamento Documentos Eletrônicos – GDE

Gerenciar documentos produzidos em meio digital, independente da ferramenta.

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11ªAULA

CERTIFICAÇÃO DIGITAL

Os computadores e a Internet são largamente utilizados para o processamento de dados e

para a troca de mensagens e documentos entre cidadãos, governo e empresas. No

entanto, estas transações eletrônicas necessitam da adoção de mecanismos de segurança

capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade às informações

eletrônicas. A CERTIFICAÇÃO DIGITAL é a tecnologia que provê estes mecanismos.

Certificado digital, um documento eletrônico que contém o nome, um número público

exclusivo denominado chave pública e muitos outros dados que mostram quem somos

para as pessoas e para os sistemas de informação.

A chave pública serve para validar uma assinatura realizada em documentos eletrônicos.

A tecnologia da certificação digital foi desenvolvida graças aos avanços da criptografia.

A palavra criptografia tem origem grega e significa a arte de escrever em códigos deforma

a esconder a informação na forma de um texto incompreensível.

A informação codificada é chamada de texto cifrado.

O processo de codificação ou ocultação é chamado de cifragem, e o processo inverso, ou

seja, obter a informação original a partir do texto cifrado, chama-sedecifragem.

Permitem garantir tanto a confidencialidade quanto a autenticidade das informações por

eles protegidas.

ASSINATURA DIGITAL

Apesar das diferenças em relação à assinatura manuscrita, a técnica de assinatura digital é

uma forma eficaz de garantir autoria de documentos eletrônicos. Em agosto de 2001, a

Medida Provisória 2.200 garantiu a validade jurídica de documentos eletrônicos e a

utilização de certificados digitais para atribuir autenticidade e integridade aos

documentos. Este fato tornou a assinatura digital um instrumento válido juridicamente.

O certificado digital é um documento eletrônico assinado digitalmente e cumpre a função

de associar uma pessoa ou entidade a uma chave pública. As informações públicas

contidas num certificado digital são o que possibilita colocá-lo em repositórios públicos.

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Um exemplo comum do uso de certificados digitaisé o serviço bancário provido via

Internet.

Serviços governamentais também têm sido implantados para suportar transações

eletrônicas utilizando certificação digital, visando proporcionar aos cidadãos benefícios

como agilidade nas transações, redução da burocracia, redução de custos, satisfação do

usuário, entre outros.

GOVERNO FEDERAL: o Presidente da República e Ministros têm utilizado

certificados digitais na tramitação eletrônica de documentos oficiais, que serão

publicados no Diário Oficial da União. Um sistema faz o controle do fluxo dos

documentos deforma automática, desde a origem dos mesmos até sua publicação

e arquivamento.

ARQUIVOLOGIA -

ATIVIDADES DE PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO

Preservação = conservar, armazenar e restaurar;

É o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e

operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do

patrimônio.

Conservação = Estender a vida útil dos documentos;

É o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a

adoção de medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na

preservação.

Restauração = revitalizar a concepção original – legibilidade do documento;

É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos

físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,

intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

Armazenamento

Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em

ambientes bem ventilados.

Os folhetos (documentos soltos sem encadernação) devem ser armazenados em

gavetas na posição horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com

papel neutro ou alcalino, também chamado de papel permanente.

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Os documentos maiores não devem ser colocados em cima de outros menores,

para evitar total deformação do suporte.

O empilhamento deverá ser criterioso, baseado nas condições físicas, do tamanho

e peso de cada obra.

Plano de Emergência

O planejamento para os casos de emergência não deverá acontecer de forma

isolada.

Para funcionar efetivamente, ele terá de ser integrado aos procedimentos

operacionais rotineiros da instituição.

O plano precisará contemplar todos os tipos de emergência e calamidades que a

instituição pode vir a enfrentar. Incluirá ações tanto de curto, quanto de longo

prazo para os esforços de resgate e recuperação.

O plano deverá ser de fácil execução, de modo que instruções concisas e

treinamento são fundamentais para que o êxito seja total.

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12ªAULA

ATIVIDADES DE CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO

São fatores prejudiciais ao papel:

LUZ, AR SECO, UMIDADE (ideal entre 40 e 60%);

TEMPERATURA (ideal entre 20 e 25ºC);

POEIRA, GASES E PRAGAS.

MÉTODOS DE CONSERVAÇÃO

São métodos de CONSERVAÇÃO de documentos:

Desinfestação: combate aos insetos (fumigação);

Limpeza: fase posterior à fumigação, usa-se escova ou aspirador de pó;

Alisamento: documento colocado em câmara e submetido a calor e umidade específicas,

depois passado a ferro com pressão moderada;

MÉTODOS DE RESTAURAÇÃO

São métodos de RESTAURAÇÃO de documentos:

Banho de Gelatina: aumenta resistência, porém não evita ataque de insetos;

Tecido: uso de folhas de tecido fino, conserva melhor, porém não evita ataque de insetos e

prejudica a legibilidade e flexibilidade;

Silking: tecido em crepeline e mousseline de seda, de grande durabilidade, mas com o uso

do adesivo, prejudica flexibilidade e legibilidade, não evita o ataque de insetos, difícil

execução e alto custo;

Laminação: envolvimento com papel de seda e acetato de celulose na prensa hidráulica

sob pressão e temperatura específicas, considerado o método mais próximo do ideal, não

altera legibilidade e flexibilidade e evita ataque de insetos.

Encapsulação: películas de poliéster e fita adesiva, um dos mais modernos processos de

restauração.

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13ªAULA

ARQUIVOLOGIA

METODOS DE ARQUIVAMENTO

2 GRANDES SISTEMAS DE ACESSO

DIRETO – que vai direto ao documento

INDIRETO - que necessita consulta por algum método de pesquisa (fichário, tabela ou

índice).

Elementos a se considerar nos documentos: NOME, LOCAL, DATA, ASSUNTO.

BÁSICOS

Alfabético

É o mais simples, rápido, sistema direto.

Vantagens: rápido, direto, fácil e barato.

Desvantagens: erros de arquivamento, cansaço visual e variedade de grafia dos nomes.

1)Nomes próprios comuns considera-se o último sobrenome seguido de vírgula após o pré-nome

(penúltimo sobrenome em letra maiúscula ou não)

Ex: LuisAntonio Souza – SOUZA, LuisAntonio – 2º

Carmen Ribeiro – RIBEIRO, Carmen – 1º

OBS: quando houver sobrenomes iguais, prevalecerá a ordem dos pré-nomes.

Ex: Arnaldo Gomes – GOMES, Arnaldo – 1º

Pedro Gomes – GOMES, Pedro – 2º

2)Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por um hífen, não se separam.

Ex: Oswlado Monte Negro – MONTE NEGRO, Oswaldo

Heitor Villa-Lobos – VILLA-LOBOS, Heitor

3)Sobrenomes formados com as palavras SANTO, SANTA e SÃO, não se separam.

Ex: Clarisse Santo Cristo – SANTO CRISTO, Clarisse

4)As iniciais derivadas dos pré-nomes precedem à classificação de sobrenomes iguais.

31

Ex: C. SANTORO – SANTORO, C. – 1º

Claudia Santoro – SANTORO, Claudia. 2º

5)Os artigos e preposições como: a, o, os , as, e, de, da, do, d’, não são considerados parte integrante do sobrenome.

Ex: Lucia d’Aguiar – AGUIAR, Lucia d’

Jonas de Lucas – LUCAS, Jonas de

6)As partículas de sobrenomes estrangeiros, podem ou não ser consideradas, o mais comum é considera-las parte integrante quando em maiúscula.

Ex: Pepino di Capri – CAPRI, Pepino di

Margareth O’Brien – O’BRIEN, Margareth

7)Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO, JUNIOR, NETO, SOBRINHO, são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordem alfabética.

Ex: Manuel da Silva Junior – SILVA JUNIOR, Manuel da

Mauro Gonçalves Filho – GONÇALVES FILHO, Mauro

OBS: o grau de parentesco só poderá ser considerado na ordenação alfabética quando servir de elemento de distinção

Ex: Jose Vieira Filho – VIEIRA FILHO, Jose – 1º

Jose Vieira Neto – VIEIRA NETO, Jose – 2º

8)Os títulos não são considerados, são colocados após o nome completo entre parênteses.

Ex: Dr. Fernando Figueira –FIGUEIRA, Fernando (Dr)

General Nelson Teixiera – TEIXEIRA, Nelson (General)

9)Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome que corresponde à família do pai.

Ex: Jose Oviedo Y Baños – OVIEDO Y BAÑOS, Jose

Francisco de Peña de Mello – PEÑA DE MELLO, Francisco de

10)Os nomes orientais não se alteram.

Ex: Farah Diva

Ho Tai Che

11)As firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais, não se alteram. Quando são

precedidas de artigos ou preposições são colocados no final entre parênteses.

Ex: O Planeta Diário – PLANETA DIÁRIO (O)

Companhia Vale Do Rio Doce – COMPANHIA VALE DO RIO DOCE

32

33

14ªAULA

Congressos, Seminários, Conferências, não se alteram, a não ser por um pequeno detalhe, os

números que os compõem aparecem no final entre parênteses. Seguidos dos nomes dos lugares em

que acontecem e as datas.

Ex: II Congresso Brasileiro de Arquivologia em São Paulo 1973.

CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA (II) SÃO PAULO, 1973

Quinta Reunião sobre Meio Ambiente, 1980 no Rio Grande do Sul.

REUNIAO SOBRE MEIO AMBIENTE (QUINTA), RIO GRANDE DO SUL, 1980

Geográfico

O sistema é direto e é utilizado quando o elemento a se considerar é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.

As capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem

alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.

Neste caso, há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações dos nomes dos estados.

EX:

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

AMAZONAS MANAUS (CAPITAL) SOBREIRA, LUIZA

AMAZONAS ITACOTIARA SANTOS, ANTONIO J.

RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO (CAP.) RODRIGUES, ISA

RIO DE JANEIRO CAMPOS ALMEIDA, JOSE DE

SÃO PAULO SÃO PAULO (CAPITAL) CORREA, GILSON

SÃO PAULO LORENA SILVA, ALBERTO

34

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

CAMPOS RIO DE JANEIRO SOBREIRA, LUIZA

ITACOATIARA AMAZONAS SANTOS, ANTONIO J.

LORENA SÃO PAULO RODRIGUES, ISA

MANAUS (CAP.) AMAZONAS ALMEIDA, JOSE DE

RIO DE JANEIRO (CAP.) RIO DE JANEIRO CORREA, GILSON

SÃO PAULO (CAP.) SÃO PAULO SILVA, ALBERTO

Nesse caso não há necessidade do emprego de divisórias correspondentes aos estados, pois as

pastas são guardadas em ordem alfabética pelas cidades. É imprescindível porém que as pastas

tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, pois há cidades com o mesmo nome em estados

diferentes.

Ex: BRASILIA (DISTRITO FEDERAL) – Silva, Jackson

BRASILIA (MINAS GERAIS) – Leite, Edson

ITABAIANA (PARAIBA) – Santos, Therezinha

ITABAIANA (SERGIPE) – Souza, Lourdes da Costa e

Vantagens: direto e de fácil manuseio

Desvantagens: exige duas classificações, local e nome do correspondente

Numéricos

São métodos indiretos, pois há que se consultar índices alfabéticos para fornecer o numero sob o

qual o documento ou a pasta foram arquivados.

A numeração obedece à ordem seqüencial, recaindo a escolha sobre os seguintes métodos:

SIMPLES, CRONOLÓGICO, DÍGITO-TERMINAL.

Simples

Atribuição de um número a cada cliente ou correspondente, pessoa física ou jurídica, obedecendo à

ordem de entrada, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética, já que o método exige

índice alfabético remissivo.

OBS: correspondentes eventuais terão sua documentação numa pasta chamada miscelânea, que

deverá conter de 10 a 20 documentos, constituindo uma série a parte, podendo sua numeração

corresponde a critérios distintos.

35

Cronológico

Método adotado em quase todas as repartições publicas, alem da ordem numérica, observa-se a

data.

Numera-se o documento e não a pasta, devendo ser preparados índices auxiliares para facilitar a

recuperação do documento.

Quando se anula um registro, só se aproveita o número quando for na mesma data.

É o único método que dispensa pastas miscelâneas por causa de sua rigorosa ordem numérica.

Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros e por ser mais fácil lidar com

números do que com letras.

Desvantagens: método indireto, obrigando a duplicidade de pesquisa.

Dígito-terminal

Surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande

volume de documentos cuja principal identificação é o número (INAMPS, INPS, companhias de

seguros, hospitais e bancos).

Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma p peculiaridade

que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos

da direita para a esquerda, formando pares.

Ex: decompondo o número 829.319, temos: 82-93-19. o grupo 19 é primário (numero da gaveta), o

93 secundário (numero da pasta) e o 82 terciário (numero do documento). O arquivamento é feito

levando-se em consideração em primeiro lugar o grupo primário e assim por diante.

NUMERICO SIMPLESDIGITO TERMINAL

56.212 21-87-03

86.212 05-62-12

94.217 08-62-12

218.703 09-42-17

672.789 97-26-89

972.689 67-27-89

Vantagens: redução de erros de arquivamento; rapidez na localização e arquivamento; expansão

equilibrada do arquivo em três grandes grupos; distribuição eqüitativa do trabalho entre os

arquivistas.

Desvantagens: leitura não convencional dos números; disposição dos documentos de acordo com o

sistema utilizado de leitura.

36

Assuntos ou Ideográficos

Aconselhado para grandes massas documentais e variedade de assuntos.

Não existe esquemas de classificação de assuntos como na Biblioteconomia como o CDD –

Classificação Decimal de Dewey e CDU – Classificação Decimal Universal.

Assim, cada instituição deverá, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu próprio plano de

classificação, onde os assuntos devem ser agrupados em títulos principais e subdivididos em títulos

específicos, parindo-se sempre dos termos gerais para os particulares.

37

15ªAULA

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Alfabéticos

Dicionário

Método alfabético simples, obedecendo à seqüência de letras.

Ex: CURSO DE DOUTORADO

CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO

CURSO DE FORMAÇÃO

CURSO DE MESTRADO

CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO

EXPOSIÇÕES DE PUBLICAÇÕES

IMPRESSÃO DE LIVROS

IMPRESSÃO DE PERIÓDICOS

PESQUISAS SOBRE ADMINISTRAÇÃO

PESQUISAS SOBRE CIENCIAS POLITICAS

PESQUISAS SOBRE CUSTO DE VIDA

38

Enciclopédico

Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente.

Ex: CURSOS

Especialização

Ciëncia da Informação

Pós-graduação

Doutorado

PESQUISAS

Administração

Ciência Política

Economia

Custo de vida

Desenvolvimento econômico

Psicologia

Aplicada à educação

Aplicada ao trabalho

Numéricos

É indispensável a elaboração de um índice remissivo.

Duplex

A documentação é dividida em classes partindo-se do geral para a espécie e desta para a minúcia.

Ex: 1. Pesquisas

2. Cursos

3. Publicações

39

0 Administração Geral

1 Pesquisas

1-1 Administração

Empresa Privada

Empresa Publica

Ciência Política

Desenvolvimento econômico

Custo de vida

1-3-1-1 Rio de Janeiro

1-3-1-2 São Paulo

Decimal

Baseado no sistema de Melvil Dewey e é hoje universalmente conhecido, utilizando uma tabela de

1000 assuntos e um índice que permite sua rápida localização.

Ex:

CLASSES SUBDIVISÃO DA CLASSE 6

0 OBRAS GERAIS 600 CIENCIAS APLICADAS

1 FILOSOFIA 610 MEDICINA

2 RELIGIAO 620 ENGENHARIA

3 CIENCIAS SOCIAI S 630 AGRICULTURA

4 FILOLOGIA 640 CIENCIAS E ARTES DOMESTIC

5 CIENCIAS PURAS 650 SERVIÇOS GERENCIAIS

6 CIENCIAS APLICADAS 660 INDUSTRIAS QUIMICAS

7 BELAS ARTES 670 MANUFATURAS

8 LITERATURA 680 MANUFATURA-MISCELANEA

9 HISTORIA E GEOGRAFIA 690 CONTRUÇÃO

SUBDIVISÃO SUBCLASSE 610 OUTRA SUBDIVISÃO

610 MEDICINA 616 CLINICA MEDICA

611 ANATOMIA 616.1 CARDIOLOGIA

40

612 FISIOLOGIA HUMANA 616.2 SISTEMA RESPIRATÓRIO

613 HIGIENE PESSOAL 616.3 SISTEMA DIGESTIVO

614 SAUDE PUBLICA 616.4 SISTEMA ENDOCRINO

615 TERAPEUTICA 616.5 DERMATOLOGIA

616 CLINICA MEDICA 616.6 UROLOGIA

617 CIRURGIA 616.7 SISTEMA MUSCULAR

618 GINECOLOGIA 616.8 NEUROLOGIA

619 PEDIATRIA 616.9 DIVERSAS DOENÇAS

A TÉCNICA DE DEWEY APLICADA A ARQUIVOS

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

100 PESQUISAS

110 PSICOLOGIA

111 APLICADA AO TRABALHO

112 APLICADA A EDUCAÇÃO

140 ECONOMIA

141 DESENVOLVIMENTO ECONOMICO

142 CUSTO DE VIDA

142.1 RIO DE JANEIRO

142.2 SÃO PAULO

142.2.1 CAPITAL

142.2.2 INTERIOR

142.2.2.1 CAÇAPAVA

142.2.2.2 SÃO JOSE DOS CAMPOS

142.2.2.3 LORENA

142.2.2.3.1 AREA URBANA

142.2.2.3.2 AREA RURAL

41

Vantagens: todos os assuntos relacionados com determinado tópico ficam retidos em grupos; os

números classificadores formam verdadeiras nomenclaturas fáceis de reter na memória; expansão

ilimitada para subdivisões dos assuntos.

Desvantagens: limitação de 10 números para classificação; necessidade de se prever o

desenvolvimento das atividades da instituição bem como preparo e muita atenção do arquivista.

UNITERMO (INDEXAÇÃO COORDENADA)

Sua base é a analogia

Fichas em ordem alfabética

10 colunas em casa ficha (0 a 9)

Atribui assuntos (descritores/palavras-chave) de um único termo

ARQUIVOLOGIA

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 44 16 77 19

30 54 36 97

CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

11 32 43 75 68

21

42

PADRONIZADOS

O método mais conhecido é o VARIADEX, o automático e o soundex não têm aplicação nos arquivos

brasileiros, o rôneo e mnemônico são obsoletos.

O Variadex utiliza a variante alfabética introduzindo as cores como elementos auxiliares

Ex: A-B-C-D-LARANJA

E-F-G-H-AMARELO

I-J-K-L-M-N-VERDE

O-P-Q-AZUL

R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-VIOLETA

PEDRO CATUZI – CATUZI, PEDRO – LARANJA

MARIO FELIX – FELIX, MARIO – AMARELO

FLAT E CIA – FLAT E CIA – VERDE

RUI BONALDO – BONALDO, RUI – AZUL

GINO PRATI – PRATI, GINO – VIOLETA

As cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em função da segunda letra do

nome de entrada e não da inicial.

ALFANUMÉRICO

Não é considerado método básico nem padronizado, sua aplicação independe de equipamentos e

acessórios especiais.

Este método trabalha com uma tabela construída com divisões do alfabeto, previamente planejadas

a critério do profissional e numeradas em ordem crescente.

43

16ª AULA

ARQUIVOLOGIA

LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA

LEI 8159/1991

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de

arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e

como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência

do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da

informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à

sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando

a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou

de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo

da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à

segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da

honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei.

Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da

violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II

Dos Arquivos Públicos

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício

de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal

em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de

caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de

suas atividades.

§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento

de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição

sucessora.

44

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,

constituam de consultas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos

produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento

para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e

informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será

realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de

competência.

Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

45

17ª AULA

LEI 8159/1991

CAPÍTULO III

Dos Arquivos Privados

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por

pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público

e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e

desenvolvimento científico nacional.

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser

alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e

social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser

depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência

do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV

Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições

arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder

Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do

Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do

Ministério da Aeronáutica.

§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o

arquivo do Poder Judiciário.

§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo

e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-

jurídica.

46

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e

recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos

sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades

regionais.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos

documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções,

bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos

documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções,

tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso

aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e

vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos,

observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.

CAPÍTULO V

Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos

Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na

classificação dos documentos por eles produzidos.

§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem

como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra

e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.

§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será

restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse

prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por

um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.

Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de

qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou

esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por

qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

Disposições Finais

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em

vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de

interesse público e social.

47

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional,

que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de

Arquivos (Sinar).

§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e

integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em

regulamento.

48

18ª AULA

DECRETO 4.073/2002

Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de

arquivos públicos e privados.

Capítulo I

DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo

Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a

política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando

à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Art. 2o Compete ao CONARQ:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à

gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à

integração sistêmica das atividades arquivísticas;

III - propor ao Ministro de Estado da Justiça normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à

implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;(Redação dada pelo Decreto nº

7.430, de 2011) Vigência

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento

e o acesso aos arquivos públicos;

V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal,

estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções

executiva, legislativa e judiciária;

VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades

da política nacional de arquivos públicos e privados;

VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário

da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;

VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;

IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei

no 8.159, de 1991;

X - propor ao Presidente da República, por intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a

declaração de interesse público e social de arquivos privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430,

de 2011) Vigência

49

XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo

nas instituições integrantes do SINAR;

XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de

arquivos públicos e privados;

XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como

desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;

XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas

ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar

esforços e encadear ações;

XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas

de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática.

Art. 3o São membros conselheiros do CONARQ:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá;

II - dois representantes do Poder Executivo Federal;

III - dois representantes do Poder Judiciário Federal;

IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;

V - um representante do Arquivo Nacional;

VI - dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal;

VII - dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais;

VIII - um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia;

IX - um representante de associações de arquivistas;

X - três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de

ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.

§ 1o Cada Conselheiro terá um suplente.

§ 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo

Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado

Federal, respectivamente.

§ 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da

República, a partir de listas apresentadas pelo Ministro de Estado da Justiça, mediante indicações

dos dirigentes dos órgãos e entidades representados. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de

2011) Vigência

§ 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução.

50

§ 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto

legal no Arquivo Nacional.

Art. 4o Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ.

Art. 5o O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no

mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocação de seu

Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros.

§ 1o O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional.

§ 2o As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional,

por deliberação do Plenário ou ad referendum deste, sempre que razão superior indicar a

conveniência de adoção dessa medida.

Art. 6o O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez

conselheiros.

Art. 7o O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a finalidade de

elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional

de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como câmaras setoriais,

visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na

estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindo com as câmaras

técnicas.

Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidente do

CONARQ, ad referendum do Plenário.

Art. 8o É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercício das

atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões.

Art. 9o A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, é da competência

do Ministro de Estado da Justiça. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência

DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e

privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.

Art. 12. Integram o SINAR:

I - o Arquivo Nacional;

II - os arquivos do Poder Executivo Federal;

III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;

IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;

V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

51

VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

§ 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a

integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais.

§ 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o

SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central.

Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:

I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera

de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;

II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central,

zelando pelo seu cumprimento;

III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade

do ciclo documental;

IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;

V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;

VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;

VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao

aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;

VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;

IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e

social;

X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico

nacional;

XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como

no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;

XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e

comissões especiais constituídas pelo CONARQ;

XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo

constante atualização.

Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem

prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

52

19ª AULA

DECRETO 4.073/2002

DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito

Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;

II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função

ou deles decorrente;

III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;

IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de

15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído

pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991.

Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do

CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público.

Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela

preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.

Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das

empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições

arquivísticas públicas, na sua esfera de competência.

§ 1o O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital nos

processos de desestatização.

§ 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o processo de

desestatização, providenciarão, em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do

CONARQ, a identificação, classificação e avaliação do acervo arquivístico.

§ 3o Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas

mencionadas no § 2o, enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, conforme disposto

em instrução expedida pelo CONARQ.

§ 4o Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos

termos do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991.

§ 5o A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram

o acervo arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas

obedecerão às instruções do CONARQ sobre a matéria.

53

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL

Seção I

Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão

permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o

processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de

atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação

dos destituídos de valor.

§ 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas

Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos

arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida

pelo CONARQ.

§ 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1

o serão

submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades

geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a

serem aprovados pelo Arquivo Nacional.

§ 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou

entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e

destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional

Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal, ao serem transferidos ou

recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e

acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação

e controle.

Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à transferência ou ao

recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades

geradores dos arquivos.

Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os

inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos,

solicitar ao Ministro de Estado da Justiça a assistência técnica do Arquivo Nacional para a

orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado, nos

termos do § 2o do art. 7

o da Lei n

o 8.159, de 1991. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de

2011) Vigência

Art. 21. O Ministro de Estado da Justiça, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução

detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da administração

pública federal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção. (Redação dada pelo

Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência

54

Capítulo V

DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos

relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de

interesse público e social por decreto do Presidente da República.

§ 1o A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a

transferência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a

responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo.

§ 2o São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social:

I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público;

II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei n

o 8.394, de 30 de dezembro de

1991;

III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência

da Lei no 3.071, de 1

o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n

o 8.159, de 1991.

Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação,

acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da Justiça, com vistas à declaração de interesse

público e social de arquivos privados pelo Presidente da República. (Redação dada pelo Decreto nº

7.430, de 2011) Vigência

§ 1o O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão especialmente

constituída pelo CONARQ.

§ 2o A avaliação referida no § 1

o será homologada pelo Presidente do CONARQ.

§ 3o Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Ministro de Estado da Justiça,

na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999 (Redação dada pelo Decreto nº 7.430,

de 2011) Vigência

Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social

deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de

quaisquer de seus documentos, dentro do território nacional.

Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser

precedida de notificação à União, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo

máximo de sessenta dias, interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei

no 8.159, de 1991.

Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e

social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade

penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir

documentos de valor permanente.

55

20ª AULA

DECRETO 4.073/2002

Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e

social poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições, objetivando o

apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação

do acervo.

Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público e

social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ, por seus

proprietários ou detentores.

Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos termos da lei.

Art. 30. O Ministro de Estado da Justiça baixará instruções complementares à execução deste

Decreto. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência

Art. 31. Fica delegada competência ao Ministro de Estado da Justiça, permitida a subdelegação,

para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art. 3

o. (Redação dada pelo Decreto

nº 7.430, de 2011) Vigência

DECRETO 4.915/2003

Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública

federal, e dá outras providências.

Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de

Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e

entidades da administração pública federal.

§ 1o Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arquivo aqueles produzidos e

recebidos por órgãos e entidades da administração pública federal, em decorrência do exercício de

funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos

documentos.

§ 2o Considera-se gestão de documentos, com base no art. 3

o da Lei n

o 8.159, de 8 de janeiro de

1991, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do

suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 2o O SIGA tem por finalidade:

I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e

segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os

aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;

II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos

órgãos setoriais e seccionais que o integram;

III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

56

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística

pública;

VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;

VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da

informação pública federal.

Art. 3o Integram o SIGA:

I - como órgão central, o Arquivo Nacional;

II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de

documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;

III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes.

Art. 4o Compete ao órgão central:

I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à

gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho

relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais;

III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o

aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;

IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins,

nacionais e internacionais;

V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos

servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo.

Art. 5o Compete aos órgãos setoriais:

I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu

âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da

Casa Civil da Presidência da República;

II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de

seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de

produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta,

expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao

acesso e às informações neles contidas;

III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas

funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu

âmbito de atuação e de seus seccionais;

57

IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de

documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública

federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;

V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata

o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo

Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-

fim;

VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins,

nacionais e internacionais;

VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a

capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização.

Art. 6o Fica instituída, junto ao órgão central, a Comissão de Coordenação do SIGA, cabendo-lhe:

I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições;

II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a serem

implantadas nos órgãos e entidades da administração pública federal, após aprovação do Chefe da

Casa Civil da Presidência da República;

III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alterações ou adaptações necessárias ao

aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo;

IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajustamentos que se fizerem

necessários, visando à modernização e ao aprimoramento do SIGA.

Art. 7o Compõem a Comissão de Coordenação do SIGA:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá;

II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação do SIGA, designado pelo

Diretor-Geral do Arquivo Nacional;

III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática -

SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão;

IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do

Planejamento, Orçamento e Gestão;

V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos equivalentes.

§ 1o Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc, por solicitação de seu Presidente,

especialistas e consultores com direito a voz e não a voto, quando julgado necessário pela maioria

absoluta de seus membros.

§ 2o O Arquivo Nacional promoverá, quarenta e cinco dias após a publicação deste Decreto, a

instalação da Comissão de Coordenação do SIGA, em Brasília, para discussão e deliberação, por

maioria absoluta de seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo órgão central

do SIGA para a aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República.

58

Art. 8o Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos órgãos equivalentes, no prazo máximo de

trinta dias após a publicação deste Decreto, subcomissões de coordenação que reúnam

representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com vistas a identificar

necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação do

SIGA.

Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por representante designado pelo respectivo

Ministro.

Art. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos do disposto

neste Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua

posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da administração pública federal.

Art. 10. Fica instituído sistema de informações destinado à operacionalização do SIGA, com a

finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da administração pública

federal.

Parágrafo único. Os órgãos setoriais e seccionais são responsáveis pela alimentação e

processamento dos dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do sistema de que trata

o caput deste artigo.

Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, o encaminhamento, para

aprovação do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidência da República, das normas

complementares a este Decreto, deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA.

59

21ª AULA

Resolução nº 4/1996 CONARQ

Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública:

Atividades-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades

integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR., e aprova os prazos de guarda e a destinação

de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de

Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. (D.O.U. - 30/06/1996). Revogada

pela Resolução nº 14/2001.

Resolução nº 14/2001 CONARQ

Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre

o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-

Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes

do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos

estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo

Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.

Art. 1º - APROVAR a versão revista e ampliada do Código de Classificação de Documentos de

Arquivo para a Administração Pública : Atividades-Meio, como um modelo a ser adotado nos órgãos

e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

§ 1º - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código proceder ao desenvolvimento das

classes relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais deverão ser aprovadas

pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.

§ 2º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização

periódica deste Código.

Art. 2º - Aprovar os prazos de guarda e a destinação dos documentos estabelecidos na versão

revista e ampliada da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos

Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.

§ 1 - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às adaptações necessárias

para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de

suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela definidos.

§ 2º - Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda

e a destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas ou atividades-fim, os quais

deverão ser aprovados pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.

§ 3º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização

periódica desta Tabela.

60

Art. 3º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será

realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de

competência, conforme determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe

sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20

de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de

documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.

Art. 4º - O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública e a

Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata esta Resolução

constitui-se numa publicação editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada Classificação,

Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-meio da

Administração Pública.

LEI 5433/1968

Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e

oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais.

§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias

fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos

originais em juízo ou fora dêle.

§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados

por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua

desintegração.

§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á

mediante lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro próprio.

§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora

do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.

§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á

mediante lavratura de têrmo em livro próprio pela autoridade competente.

§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados

antes de seu arquivamento.

§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser

microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade

competente.

Art 2º Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em

local diverso da repartição detentora dos mesmos.

Art 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as

autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de

traslados e certidões originárias de microfilmagem de documentos oficiais.

61

§ 1º O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos

capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos

que a microfilmagem realizada por aquêles cartórios e órgãos públicos devem preencher para

serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dêle, quer os

microfilmes, quer os seus traslados e certidões originárias.

§ 2º Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir

para a autenticação de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos

contra terceiros.

Art 4º É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos

oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de

microfilmes.

62

22ª AULA

DECRETO 1799/1996

Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de

1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte,

produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da

Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os

documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

Art. 2° A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a

autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é

regulada por este Decreto.

Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução

em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes

graus de redução.

Art. 4° A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das

informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.

Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos

neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada à

titulação, à identificação e à numeração seqüencial, legíveis com a vista desarmada, e fotogramas

destinados à indexação.

Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de

180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de

reprodução.

§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.

§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do

original, como para a extração de cópias.

§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a

qualidade de reprodução.

Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do

campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo

obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se

possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, com

os seguintes elementos:

63

I - identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;

II - número do microfilme, se for o caso;

III - local e data da microfilmagem;

IV - registro no Ministério da Justiça;

V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;

VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é

continuação da série contida em microfilme anterior;

VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;

VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos

documentos a serem microfilmados;

IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou

empresa executora da microfilmagem.

Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento,

imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:

I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;

II - informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;

III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;

IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em

microfilme posterior;

V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou

empresa executora da microfilmagem.

Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da

microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou

por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção

no filme original.

2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização

dos documentos.

3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa

série de documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem

ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.

Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade

competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua

destinação final.

64

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua

inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração

de filme cópia.

Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na

tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação

e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser

eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de

atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos

termos deste Decreto.

Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e

cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer

registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao

cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento

deste Decreto.

65

23ªAULA

RESOLUÇÃO 10 – CONARQ

• Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivísticos seja

realizada dentro dos padrões e normas internacionais, resolve:

• Art. 1º Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, símbolos

constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinaléticas, anexo 2.

• Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Considerando os dispositivos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto nº

1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ nº 58, de 20 de junho de 1996, que tratam da

microfilmagem de documentos arquivísticos;

Considerando os resultados da Comissão Especial criada pela Portaria CONARQ nº 30, de 22 de

fevereiro de 1999, com a finalidade de adequar os símbolos de normas ISO de sinaléticas técnicas à

microfilmagem de documentos arquivísticos;

66

RESOLUÇÃO 10–CONARQ-ANEXO 1

67

RESOLUÇÃO10–CONARQ-ANEXO

68

RESOLUÇÃO 10 – CONARQ- ANEXO 2

69

RESOLUÇÃO 10 – CONARQ

ANEXO 2

70

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais

sigilosos, bem como das áreas e instalações onde tramitam.

Art. 2º São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal classificados, dados ou

informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança

da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da

intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito e condicionado à necessidade

de conhecer.

Art. 3º A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados ou

informações sigilosos observarão medidas especiais de segurança.

Parágrafo único. Toda autoridade responsável pelo trato de dados ou informações sigilosos

providenciará para que o pessoal sob suas ordens conheça integralmente as medidas de segurança

estabelecidas, zelando pelo seu fiel cumprimento.

71

24ªAULA

DECRETO 4553/2002

CAPÍTULO II

DO SIGILO E DA SEGURANÇA

Seção I

Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo

Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos,

confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos.

§ 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informações

referentes à soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às

relações internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico

de interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não-autorizado

possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado.

§ 2º São passíveis de classificação como secretos, dentre outros, dados ou informações referentes a

sistemas, instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a

assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações

estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da

sociedade e do Estado.

§ 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ou informações que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado.

§ 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.

Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de competência das seguintes autoridades:

I - Presidente da República;

II - Vice-Presidente da República;

III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;

IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e

V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior.

§ 1o Excepcionalmente, a competência prevista no caput pode ser delegada pela autoridade

responsável a agente público em missão no exterior.

§ 2o Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo:

I - secreto: as autoridades que exerçam funções de direção, comando, chefia ou

assessoramento, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da

Administração Pública Federal; e

72

II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentação

específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal.

Art. 7o Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data

de produção do dado ou informação e são os seguintes:

I - ultra-secreto: máximo de trinta anos;

II - secreto: máximo de vinte anos;

III - confidencial: máximo de dez anos; e

IV - reservado: máximo de cinco anos.

Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual

período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior

competente para dispor sobre a matéria.

Seção II

Da Reclassificação e da Desclassificação

Art. 8º Dados ou informações classificados no grau de sigilo ultra-secreto somente poderão ser

reclassificados ou desclassificados, mediante decisão da autoridade responsável pela sua

classificação.

Art. 9º Para os graus secreto, confidencial e reservado, poderá a autoridade responsável pela

classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto,

respeitados os interesses da segurança da sociedade e do Estado, alterá-la ou cancelá-la, por meio

de expediente hábil de reclassificação ou desclassificação dirigido ao detentor da custódia do dado

ou informação sigilosos.

Parágrafo único. Na reclassificação, o novo prazo de duração conta-se a partir da data de

produção do dado ou informação.

Art. 10. A desclassificação de dados ou informações nos graus ultra-secreto, confidencial e

reservado será automática após transcorridos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o,

salvo no caso de sua prorrogação, quando então a desclassificação ocorrerá ao final de seu termo.

Art. 11. Dados ou informações sigilosos de guarda permanente que forem objeto de

desclassificação serão encaminhados à instituição arquivística pública competente, ou ao arquivo

permanente do órgão público, entidade pública ou instituição de caráter público, para fins de

organização, preservação e acesso.

Parágrafo único. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informações de valor

histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados.

Art. 12. A indicação da reclassificação ou da desclassificação de dados ou informações sigilosos

deverá constar das capas, se houver, e da primeira página.

73

25ªAULA

DECRETO 4553/2002

CAPÍTULO III

DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES SIGILOSOS

Seção I

Dos Procedimentos para Classificação de Documentos

Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as partes componentes ou os anexos de um

documento sigiloso podem merecer diferentes classificações, mas ao documento, no seu todo, será

atribuído o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.

Art. 14. A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a

mesma atribuída ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo.

Seção IV

Da Expedição e da Comunicação de Documentos Sigilosos

Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação obedecerão às seguintes

prescrições:

I - serão acondicionados em envelopes duplos;

II - no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do

documento;

III - no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo

a serem identificados logo que removido o envelope externo;

IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará,

necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o

documento; e

V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a

palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

Art. 25. A expedição, condução e entrega de documento ultra-secreto, em princípio, será

efetuada pessoalmente, por agente público autorizado, sendo vedada a sua postagem.

Parágrafo único. A comunicação de assunto ultra-secreto de outra forma que não a prescrita

no caput só será permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitação e

solução imediatas, em atendimento ao princípio da oportunidade e considerados os interesses da

segurança da sociedade e do Estado.

74

Art. 26. A expedição de documento secreto, confidencial ou reservado poderá ser feita

mediante serviço postal, com opção de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de

encomendas ou, se for o caso, mala diplomática.

Parágrafo único. A comunicação dos assuntos de que trata este artigo poderá ser feita por

outros meios, desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo do

documento, conforme previsto no art. 42.

Seção V

Do Registro, da Tramitação e da Guarda

Art. 27. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos:

I - verificar a integridade e registrar, se for o caso, indícios de violação ou de qualquer

irregularidade na correspondência recebida, dando ciência do fato ao seu superior hierárquico e ao

destinatário, o qual informará imediatamente ao remetente; e

II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitação.

Art. 28. O envelope interno só será aberto pelo destinatário, seu representante autorizado ou

autoridade competente hierarquicamente superior.

Parágrafo único. Envelopes contendo a marca pessoal só poderão ser abertos pelo próprio

destinatário.

Art. 29. O destinatário de documento sigiloso comunicará imediatamente ao remetente qualquer

indício de violação ou adulteração do documento.

Art. 30. Os documentos sigilosos serão mantidos ou guardados em condições especiais de

segurança, conforme regulamento.

§ 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos é obrigatório o uso de cofre forte

ou estrutura que ofereça segurança equivalente ou superior.

§ 2º Na impossibilidade de se adotar o disposto no § 1º, os documentos ultra-secretos deverão

ser mantidos sob guarda armada.

Art. 31. Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia de documentos sigilosos os

transmitirão a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferência de

responsabilidade.

Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsáveis pela guarda ou custódia de

material sigiloso.

Seção VII

Da Avaliação, da Preservação e da Eliminação

Art. 35. As entidades e órgãos públicos constituirão Comissão Permanente de Avaliação de

Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuições:

75

I - analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa produzida e acumulada no âmbito

de sua atuação;

II - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior

competente para dispor sobre o assunto, renovação dos prazos a que se refere o art. 7º;

III - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior

competente para dispor sobre o assunto, alteração ou cancelamento da classificação sigilosa, em

conformidade com o disposto no art. 9º deste Decreto;

IV - determinar o destino final da documentação tornada ostensiva, selecionando os

documentos para guarda permanente; e

V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39.

Parágrafo único. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições e responsabilidades, a CPADS

poderá ser subdividida em subcomissões.

Art. 36. Os documentos permanentes de valor histórico, probatório e informativo não podem

ser desfigurados ou destruídos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos

termos da legislação em vigor.

DECRETO 4553/2002

CAPÍTULO IV

DO ACESSO

Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e entidades públicos e

instituições de caráter público é admitido:

I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham

necessidade de conhecê-los; e

II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do

interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente.

§ 1º Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica

sujeito às sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos.

§ 2º Os dados ou informações sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem

a instruir também passem a ter grau de sigilo idêntico.

§ 3º Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham informações pessoais,

desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.

DECRETO 4553/2002

Art. 38. O acesso a dados ou informações sigilosos, ressalvado o previsto no inciso II do artigo

anterior, é condicionado à emissão de credencial de segurança no correspondente grau de sigilo,

que pode ser limitada no tempo.

76

Parágrafo único. A credencial de segurança de que trata o caput deste artigo classifica-se nas

categorias de ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.

Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros

países atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes destes instrumentos.

Art. 40. A negativa de autorização de acesso deverá ser justificada.

DECRETO 4553/2002

CAPÍTULO VI

DAS ÁREAS E INSTALAÇÕES SIGILOSAS

Art. 49. A classificação de áreas e instalações será feita em razão dos dados ou informações

sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade

com o art. 5º.

Art. 50. Aos titulares dos órgãos e entidades públicos e das instituições de caráter público

caberá a adoção de medidas que visem à definição, demarcação, sinalização, segurança e

autorização de acesso às áreas sigilosas sob sua responsabilidade.

Art. 51. O acesso de visitas a áreas e instalações sigilosas será disciplinado por meio de instruções

especiais dos órgãos, entidades ou instituições interessados.

Parágrafo único. Para efeito deste artigo, não é considerado visita o agente público ou o

particular que oficialmente execute atividade pública diretamente vinculada à elaboração de estudo

ou trabalho considerado sigiloso no interesse da segurança da sociedade e do Estado.

DECRETO 4553/2002

CAPÍTULO IX

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, área, instalação e sistema de informação

cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Art. 62. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público exigirão termo de

compromisso de manutenção de sigilo dos seus servidores, funcionários e empregados que direta

ou indiretamente tenham acesso a dados ou informações sigilosos.

Parágrafo único. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, após o

desligamento, não revelar ou divulgar dados ou informações sigilosos dos quais tiverem

conhecimento no exercício de cargo, função ou emprego público.

77

26ªAULA

QUESTÃO DE PROVA – ANA 2006

78

79

27ªAULA

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008

QUESTÃO DE PROVA – ANA 2006

80

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008

81

82

28ªAULA

QUESTÕES DE PROVA - PREF. VILA VELHA - ES 2008

QUESTÃO DE PROVA – ANA 2006

83

QUESTÕES DE PROVA - PREF. VILA VELHA - ES 2008

84

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008

85

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

86

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008

87

29ªAULA

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

88

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008

89

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

90

91

30ªAULA

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES – 2008

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

92

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES – 2008

93

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

94

95

31ªAULA

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES - 2008

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

96

QUESTÃO 1

97

QUESTÃO 10

QUESTÕES 20 E 21

98

QUESTÕES 22, 23 E 24

99

32ªAULA

QUESTÕES 42 E 43

TRE-ES – ARQUIVISTA - 2011

No que se refere à gestão de documentos, julgue os itens a seguir. 74 São três as fases de um programa de gestão de documentos: implantação, armazenamento e eliminação. 75 As ações do programa de gestão de documentos voltam-se para o momento em que os documentos apresentam valor primário. 76 A gestão de documentos ainda não é legalmente reconhecida no Brasil. 77 O conceito de ciclo de vida, os programas de ação continuada, o controle da gestão e a especialização do profissional por ela responsável são os pilares da gestão de documentos.

100

A entrada de documentos é um dos momentos mais importantes de todo o processo de tratamento documental. Com relação ao protocolo, julgue os itens que se seguem. 84 Distribuição é o envio do documento do setor de protocolo para o primeiro destinatário do documento. 85 A abertura e a autuação de processos podem ser realizadas por qualquer setor de trabalho de uma organização. 86 A correspondência particular recebida nos serviços de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao destinatário. 87 O registro de documentos arquivísticos no protocolo consiste na vinculação de metadados ao documento que tramitará na organização. 88 O curso de um documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa, denomina-se tramitação. 89 Não são todos os documentos arquivísticos que precisam ser registrados no protocolo; o registro é obrigatório apenas para os documentos que tramitarão por mais de um setor. A respeito das funções arquivísticas, julgue os itens subsequentes. 91 A classificação é uma função matricial de todo o trabalho arquivístico, visto que não é possível avaliar nem descrever os documentos sem antes agrupá-los por semelhanças e separá-los por diferenças. 92 No processo avaliativo, o valor primário divide-se em valor probatório e valor informativo. 94 Transferência é a passagem de documento do arquivo intermediário para o permanente por meio de instrumento de transferência de custódia. 95 A disposição de documentos dentro de uma unidade de classificação é conhecida como ordenação. Acerca das políticas de acesso a documentos de arquivo, julgue os próximos itens. 101 Os documentos considerados sigilosos devem ser abertos no protocolo, registrados nos sistemas de controle e, em seguida, distribuídos aos destinatários. 102 Os documentos considerados ultrassecretos podem, de acordo com a legislação vigente, permanecer indefinidamente fechados, ou seja, com acesso restrito. 103 O acesso a documentos mantidos nos arquivos correntes é aberto a todos os que necessitam das informações contidas nesses documentos. 104 O acesso a documentos mantidos no arquivo intermediário é restrito aos acumuladores ou aos que tenham autorização concedida por quem produziu ou recebeu o documento.

101

33ªAULA

TJ-ES 2011 Acerca dos princípios arquivísticos, julgue os itens a seguir. 51 A aplicação do princípio da ordem original mantém os documentos na ordem física que eles tinham no setor de trabalho. 52 O princípio de respeito aos fundos tem por objetivo controlar a dispersão dos documentos acumulados por uma pessoa física ou jurídica em um arranjo temático. 53 O princípio da ordem original é um desdobramento do princípio da preservação e tem como objetivo agrupar os documentos por assunto. Com relação aos conceitos arquivísticos, julgue os itens seguintes. 55 Um documento arquivístico confiável é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado. 56 Os documentos de arquivo são provas originais das atividades de um órgão ou empresa, porque constituem uma parte real do caso. Essa afirmação refere-se à característica de organicidade que o documento de arquivo apresenta. 57 Constitui característica de autenticidade o fato de os documentos serem criados, mantidos e conservados sob custódia, de acordo com procedimentos regulares que possam ser comprovados. 58 Os documentos de arquivo não são coletados artificialmente como os objetos de um museu, mas acumulados em função dos objetivos práticos da administração, o que constitui característica de unicidade. 59 A organicidade do documento arquivístico encontra-se no elo mantido com os demais documentos do órgão ou empresa e que refletem suas funções e atividades. Julgue os itens a seguir, relativos à gestão de documentos. 74 O arquivo intermediário, que constitui um dos principais elementos do programa de gestão de documentos, foi concebido para armazenar uma grande quantidade de documentos com um baixo custo. 75 A avaliação de documentos, apesar de sua importância em todo o ciclo de processamento do documento arquivístico, não é objeto da gestão de documentos.

102

76 O nível mínimo de um programa de gestão de documentos é identificado quando ocorrem a eliminação de documentos sem valor e o recolhimento de documentos históricos aos arquivos permanentes. 77 Para evitar a criação e o aumento do volume de novos documentos em um órgão ou empresa, o arquivista deve desenvolver a fase de utilização e manutenção de documentos, do programa de gestão de documentos. 78 A proteção de documentos em caso de um sinistro deve ser feita a partir do desenvolvimento de um programa de documentos essenciais ou vitais, um dos elementos do programa de gestão de documentos. 79 A gestão dos arquivos permanentes faz parte dos objetivos e finalidades de um programa de gestão de documentos. Julgue os itens sequentes, referentes ao protocolo e à tramitação de documentos. 84 A expedição de documentos é uma atividade típica do setor de arquivos intermediários, que se responsabiliza pela saída dos documentos após o encerramento de seu trâmite interno. 85 Os metadados são retirados dos documentos de arquivo no momento do registro destes nos sistemas de protocolo e durante a tramitação desses documentos pelos setores de trabalho do órgão ou empresa. 86 O processo pode ser aberto em qualquer setor de trabalho do órgão ou empresa, ou seja, isso não precisa ser feito, necessariamente, no protocolo. 87 A tramitação de um documento deve ocorrer nos setores que possuam permissão para tomar uma decisão sobre esse documento. Com relação às funções arquivísticas, julgue os itens subsequentes. 88 A avaliação funcional dos documentos de arquivo é fundamentada na tipologia documental, ou seja, é uma avaliação realizada peça a peça. 89 Uma das formas de higienizar, de maneira superficial, documentos em suporte papel é aplicar uma borracha macia ou borracha fina em pó sobre o documento. 90 O recolhimento de documentos, uma das atividades da função aquisição, refere-se à passagem de documentos dos arquivos correntes aos arquivos intermediários e deve ser gerenciado por um plano de destinação. 91 A difusão de documentos é uma função arquivística realizada a partir dos elementos desenvolvidos na função descrição.

103

92 O objetivo do processo de avaliação documental é a eliminação dos documentos sem valor primário ou secundário. 93 A descrição é operacionalizada com a elaboração de instrumentos de pesquisa, tais como guia, inventário e catálogo. Com relação à análise tipológica dos documentos de arquivo, julgue os próximos itens. 98 A transformação da espécie documental em tipo documental acontece quando é agregada à espécie documental a atividade/função/razão funcional que gerou o documento. 99 A espécie documental identifica que veículo serve como base jurídica consensualmente válida para que o conteúdo do documento se torne legítimo, fidedigno e confiável. 101 A análise tipológica dispensa um conhecimento prévio da estrutura orgânico-funcional da entidade acumuladora de documentos. Acerca da microfilmagem de documentos de arquivo, julgue os itens subsequentes. 108 O suporte microfílmico por ser extremamente seguro não exige uma cópia de segurança, como no caso dos documentos digitais. 109 A aplicação de microfilmagem em documentos de arquivo é mais adequada em conjuntos documentais com grande quantidade de uso e uso do tipo múltiplo e simultâneo. 110 O custo da microfilmagem pode ser compensado com a economia de espaço na microfilmagem de documentos com longos prazos de guarda e com grande volume, como, por exemplo, os dossiês funcionais.

104

34ªAULA

TER-ES – TECNICO ADMINISTRATIVO- 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos e da legislação arquivística, julgue os itens a seguir. 41 A classificação dos documentos de arquivo não exige um conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos. Isso só é necessário nos arquivos permanentes. 42 Os arquivos estaduais são formados pelos arquivos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário. 43 Todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. 44 Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em exemplares múltiplos, mas em um únicoexemplar ou em um número limitado de cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si. Julgue os itens que se seguem, relativos a gestão de documentos. 45 Os documentos de arquivo devem ser classificados de acordo com um plano de classificação ou código de classificação. 46 O arquivamento é a disposição dos documentos dentro de uma unidade de classificação, e a ordenação é o ato físico de colocar o documento dentro de uma unidade de acondicionamento. 47 A tabela de temporalidade estabelece os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário e a destinação final desses documentos, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. 48 Os documentos ostensivos que chegam ao protocolo não podem ser abertos, devendo, apenas, ser distribuídos aos destinatários. Com relação a acondicionamento, armazenamento e conservação de documentos, julgue os itens seguintes. 49 Os documentos, nas áreas de depósito, devem ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espaço, sem a preocupação de separá-los de acordo com o seu suporte. 50 Os mapas devem ser mantidos em gavetas horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou poliéster.

105

STM – ANALISTA – 2011 Com relação aos fundamentos da arquivologia e à terminologia arquivística, julgue os itens a seguir. 61 Informações orgânicas registradas, produzidas durante o exercício das funções de um órgão ou instituição, são objetos de trabalho dos arquivos e dos estudos da arquivologia. 62 As características dos documentos de arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode ser considerado documento de arquivo aquele que é exemplar único e original. 63 Os conjuntos documentais arquivísticos formados com finalidades científicas, educativas, didáticas e de entretenimento são reunidos e organizados para servir à pesquisa científica e histórica. 66 Somente podem ser considerados documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direito privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de fatos. Acerca do ciclo vital dos documentos e da teoria das três idades, segundo a arquivologia, julgue os itens subsequentes. 68 O ciclo vital dos documentos é composto pelas seguintes fases: criação/aquisição (os documentos surgem no sistema de informação organizacional ao serem criados ou recebidos), captura (os documentos são armazenados no sistema e organizados), uso (os documentos devem estar acessíveis) e eliminação (após cumprirem a vigência, os documentos devem ser eliminados). 69 Arquivo corrente central é um depósito no qual são reunidos documentos ainda ativos. Alguns autores consideram a guarda em arquivo corrente central como mais uma idade documental. 70 Transferência é o conjunto de operações relativas à transmissão da informação, após a fase de geração, que envolvem processamento, difusão e uso. 71 A identificação das fases do ciclo vital baseia-se nos valores dos documentos. Para tal, considera-se o valor intrínseco, ou seja, o valor que um documento possui em razão de seu conteúdo e de elementos de validação; e o valor permanente, ou valor informativo, que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. 72 A operação de entrada de um conjunto de documentos públicos em um arquivo permanente, com competência formalmente estabelecida, é denominada recolhimento. 73 A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos.

106

A respeito de arranjo, classificação e tipologia de documentos, julgue os itens seguintes. 74 Na esfera pública, a atividade de classificação — entendida como identificação do assunto no documento, localização do assunto no código de classificação e anotação do código no documento para posterior recuperação — somente pode ser realizada por arquivistas. 75 A classificação arquivística é uma sequência de operações que visa organizar os documentos de um arquivo ou de uma coleção segundo um plano de classificação. 76 Para alguns autores, o tipo documental é uma divisão da espécie determinada por características da fórmula diplomática, pela natureza do conteúdo ou pela técnica do registro. Para outros, que consideram, além da espécie, a atividade geradora do documento, o tipo é a ampliação da análise diplomática em direção ao contexto arquivístico.

107

35ªAULA

Em relação a gestão de documentos na esfera pública, julgue os itens subsequentes. 77 As atividades do protocolo podem incluir recebimento de documentos, classificação, registro, distribuição e acompanhamento da tramitação. 78 A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e informações. 79 Fatores ligados à preservação devem ser considerados na produção documental. Por exemplo, documentos de valor permanente devem ser produzidos em papel alcalino. 80 Gestão de documentos é o sistema de controle sobre a produção e manutenção de documentos nas fases corrente e intermediária, por meio de registros, listagens, índices e planos de arquivamento. 81 Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos humanos para área arquivística. Em relação ao instrumento de avaliação denominado tabela de temporalidade, julgue os itens seguintes. 96 Os prazos prescricionais e precaucionais aparecem, na tabela de temporalidade, no campo referente à destinação final dos documentos. 97 O ano é a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ. 98 Os prazos de guarda, em uma tabela de temporalidade, são precedidos das unidades de classificação. No que concerne a sistemas e métodos de arquivamento, julgue os itens subsequentes. 99 O método ideográfico ou por assunto é frequentemente confundido com um método que se baseia no tipo físico do documento, isto é, na espécie documental. 100 Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. 101 O método alfanumérico é um método do sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde este se encontra guardado.

108

Julgue os itens a seguir, relativos a preservação, conservação e restauração de documentos. 107 Para favorecer a conservação, deve-se guardar os documentos em estantes com parafusos e bordas de aço e que fiquem menos de 15 cm acima do chão. 108 Tirar a sujeira superficial com uma borracha macia ou borracha fina em pó é uma forma adequada de higienizar documentos em papel. 109 Os papéis modernos possuem níveis elevados de acidez, que os tornam frágeis em termos de conservação. A constituição das colas e das tintas utilizadas nos documentos contribui para conservá-los por mais tempo. 110 A principal causa dos danos que ocorrem nos materiais de um acervo documental é o manuseio indevido, tanto por usuários quanto por funcionários. A respeito de digitalização e microfilmagem aplicada aos arquivos, julgue os itens que se seguem. 111 O processo de microfilmagem de documentos arquivísticos deve adotar símbolos ISO nas sinaléticas. 112 Os documentos arquivísticos digitalizados, quando forem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas, devem estar criptografados. 113 Pode-se eliminar documentos arquivísticos submetidos a processos de digitalização mesmo que a eliminação não esteja prevista na tabela de temporalidade de documentos.

109

36ªAULA

SECRETARIA ESTADUAL DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS – ES - 2011 Acerca dos arquivos correntes e intermediários, julgue os próximos itens. 64 A justificativa para a existência do arquivo intermediário é econômica, isto é, ele existe para armazenar os documentos que, mesmo sem consulta muito frequente, precisam ser mantidos por questões técnicas, fiscais e(ou) legais. 65 Os arquivos correntes são aqueles formados por todos os documentos arquivísticos encontrados nos setores de trabalho com alto valor primário. 66 Os documentos arquivísticos, após cumprirem o prazo nos arquivos correntes, não mais apoiam as atividades cotidianas, razão por que devem ser obrigatoriamente eliminados. 67 O acesso aos documentos na fase corrente é aberto aos públicos interno e externo da organização. 68 O arquivo intermediário armazena documentos com valor informativo decrescente. Julgue os itens a seguir, a respeito do protocolo. 69 O registro de documentos no protocolo é a extração de dados desses documentos para permitir o seu controle e acesso. 70 Os documentos particulares recebidos pelo protocolo devem ser registrados nos sistemas de controle e, em seguida, distribuídos aos destinatários. 71 A sequência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa até seu julgamento ou solução é conhecida como tramitação. 72 Os documentos arquivísticos produzidos por um órgão público do estado do Espírito Santo e que devam ser enviados a outros órgãos desse mesmo estado não precisam ser registrados no protocolo, bastando apenas a guarda da cópia desses documentos. Com referência à avaliação de documentos de arquivo, julgue os itens subsequentes. 73 A tabela de temporalidade de documentos deve ser aplicada a partir do arquivo intermediário, pois ela define a destinação dos documentos de arquivo. 74 O processo de avaliação de documentos de arquivo baseia-se na identificação e aplicação de valores aos documentos. O valor primário é a qualidade inerente às razões de criação de todo documento, enquanto o valor secundário refere-se à qualidade informativa que um documento pode possuir para além de seu valor primário.

110

75 Documento de valor informativo é aquele que possui informações sobre a forma de organização da instituição que o acumulou. 76 O plano de destinação é o instrumento adequado para a avaliação de documentos de uma massa documental acumulada. Julgue os itens a seguir, relativos a tipologias documentais e suportes físicos. 78 Relatório de atividades, ata de reunião de diretoria executiva e plano de ação do triênio são exemplos de tipologias documentais. 79 A tipologia preocupa-se com a estrutura formal do documento e, sendo assim, esse documento deve conter a mesma construção semântica de discurso para o mesmo problema jurídico.

Com respeito ao programa descritivo e aos instrumentos de pesquisa, julgue os itens subsecutivos. 83 O repertório permite a descrição de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de acordo com um critério temático. 84 O instrumento de pesquisa mais geral e voltado para o grande público é o guia de arquivo. Julgue os seguintes itens, referentes à microfilmagem aplicada aos arquivos. 98 É indispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem, e os traslados e certidões originais de microfilmes. 99 Na sinalética visual, são dispostas informações relativas às características físicas e ao teor dos documentos. 100 Adotar a microfilmagem como um instrumento tecnológico auxiliar para a preservação de documentos arquivísticos ou para economizar espaço físico sem priorizar a organização, avaliação e seleção do acervo documental arquivístico não garante que tais objetivos serão alcançados. 101 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem devem ficar arquivados na repartição detentora do arquivo, sendo vedada sua saída sob qualquer pretexto. 102 Ao conjunto de informações técnicas e outros dados considerados úteis, localizado no início de um rolo de microfilme, denomina-se imagem de abertura. 103 O filme vesicular — filme diazo no qual o nitrogênio, liberado durante o tempo de exposição, se expande em decorrência do calor, formando bolhas minúsculas que vão produzir uma imagem pela difusão da luz — é usado para cópias a partir de outros filmes e não dispõe de qualidade arquivística.

104 A critério da autoridade competente, os documentos em tramitação ou em estudo poderão ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

111

37ªAULA

MPU-2010 – TÉCNICO

112

113

114

115

CONCEITOS, CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS E PRINCIPIOS TEÓRIOCS ARQUIVISTICOS

1. (Cespe/MPS/2010) Documento é toda informação registrada em um suporte

material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova

fatos, fenômenos e pensamentos da humanidade nas diferentes épocas e nos

diversos lugares.

2.(Cespe/MPS/2010) Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o serviço que

tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento técnico,

garantir a conservação e promover a utilização dos arquivos.

3.(Cespe/MS/2010/Arquivista) O termo suporte é utilizado em arquivologia para

denominar qualquer material que contém informações registradas. Alguns exemplos,

além do mais comum hoje, que é o papel, são: papiro, pergaminho, filme de acetato, fita

magnética, disco magnético, disco ótico, entre outros.

4.(Cespe/TRE-GO/2009) Entende-se por documento de arquivo qualquer documento

produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica, acumulado naturalmente ao longo

das atividades e preservado como prova de tais atividades.

5.(Cespe/TRE-MA/2009) Os documentos de arquivo são provas de transações

realizadas nas organizações.

6.(Cespe/TRE-MG/2009) Os documentos de arquivo se originam no curso das

atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição.

7.(Cespe/TRE-G0/2009) Entende-se por documento de arquivo a informação textual

gerada oficialmente no decurso de ação administrativa ou judicial de órgão público,

fixada ou não em suporte.

116

38ªAULA

8. (Funiversa/ Adasa/2009) Assinale a alternativa correta que apresenta, de acordo com

a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a definição de arquivo.

a)É qualquer obra manuscrita ou impressa, que facilita o acesso às informações e aos

conhecimentos especializados.

b)São conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições

de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades

específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a

natureza dos documentos.

c)É o documento em que se reproduzem e anotam compromissos, despesas, atividades,

datas e horários.

d)São conjuntos de documentos reproduzidos e recebidos por órgãos públicos,

instituições de caráter não público e entidades privadas, em decorrência do exercício de

atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da

informação ou a natureza dos documentos.

e)São conjuntos de documentos reproduzidos e recebidos por órgãos públicos,

instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de

atividades específicas, bem como por pessoa fisica, qualquer que seja o suporte da

informação ou a natureza dos documentos.

9.(Cespe/Antaq/2009) Os documentos de arquivo não são objeto de coleção, mas

produtos e subprodutos das funções e das atividades de uma organização pública ou

privada e das atividades de uma pessoa física.

10.(Cespe/Antaq/Arquivista/2009) Os arquivos de uma instituição são formados a partir

da informação registrada orgânica, interna ou externa, dessa instituição.

11.(Cespe/TRE-MT/2009) Os documentos de arquivo são produzidos e recebidos com

finalidades históricas, culturais e científicas.

12.(Cespe/TRE-MT/2009) De acordo com o conceito de arquivo, uma coleção de

manuscritos históricos colecionados por uma pessoa fisica não é considerada arquivo.

13.(Cespe/TRE-MT/2009) Os documentos são produzidos em exemplares múltiplos e

inexiste uma significação orgânica entre esses documentos.

14.(Cespe/TRE-MA/2009) Os documentos de arquivo existem em vários exemplares,

não tendo limitação quanto ao número de cópias.

15.(Cespe/TRE-MA/2009) O arquivo é criado e recebido por um órgão, empresa ou

instituição exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades, não sendo

colecionado por motivos culturais.

117

16.(Cespe/TRE-MG/2009) Uma característica do arquivo é a organicidade, que afirma

que um documento se liga a outros do mesmo conjunto.

17.(Cespe/MS/2008) Os documentos acumulados por órgãos públicos e entidades

públicas, em decorrência de suas funções e atividades, são considerados arquivos

públicos.

18.(Cespe/MTE/2008) O conjunto documental produzido e/ou recebido pelo MTE em

decorrência de suas funções administrativas é considerado arquivo público,

diferentemente dos conjuntos documentais produzidos e recebidos por instituições de

caráter público ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos,

que são considerados arquivos privados.

19. (Cespe/Pref. Vila Velha-ES/ Arquivista/2008) São arquivos públicos os conjuntos

documentais acumulados pelos órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito

Federal e murticipal, além daqueles produzidos e recebidos por empresas privadas

encarregadas de serviços públicos no exercício de suas atividades.

20. (Cespe/Sebrae/2008) O arquivo especializado se refere à existência de documentos

de formas físicas diversas, como fotografias, discos, fitas, microfilmes e slides.

21. (Cespe/TJDFT/2008) Quanto à natureza dos documentos, denomina-se arquivo

especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas físicas variadas e que

necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservação sob condições

especiais.

22. (Cespe/ Anac/2009) Os estágios de evolução dos arquivos são conhecidos como

arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.

23. (Cespe/ Ancine/2006) Dá-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de

documentos mantidos sob guarda do arquivo em condições especiais de

armazenamento, acondicionamento ou conservação.

24.(Cespe/Sead/SES/FHS-SE/2009) Os arquivos setoriais são aqueles estabelecidos

junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo permanente.

25. (Cespe/MDIC/2006) Quanto à natureza dos documentos, são classificados como

especializados aqueles arquivos que têm sob sua responsabilidade a guarda de

documentos que requerem tratamento diferenciado no armazenamento, no registro, no

acondicionamento e na conservação, por causa de sua forma física.

26. (Cespe/TRE-MA/2009) Quanto à abrangência da atuação, os arquivos são

classificados em correntes e intermediários.

27. (Cespe/TRT-17ª Região/2009/ Arquivista) A instalação de arquivos setoriais é uma

forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.

118

28. (Cespe/Sebrae/200S) O gênero de documentos é a designação dos documentos de

acordo com o aspecto de sua representação nos diferentes suportes: textuais,

audiovisuais, iconográficos e cartográficos.

29. (Cespe/Sead/FCPTN/2007) Os documentos de arquivo podem, de acordo com suas

características, ser classificados segundo o gênero. São gêneros documentais:

a)textuais, iconográficos e filmográficos.

b)escritos, finalísticos e sonoros.

c)sonoros, informáticos e repertórios.

d)textuais, tipo lógicos e magnéticos.

30. (Cespe/TRE-MA/2009) Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são

gêneros documentais encontrados nos arquivos.

31. (FCC/Câmara Dep./Arquivista/2007) A título de homenagem, um deputado recebe a

placa de prata onde se lê a seguinte inscrição: "Ao ilustre representante dos interesses da

população sul-rio-grandense, o tributo da admiração de seus correligionários. Porto

Alegre, 12 de setembro de 2003. Adalberto Flores. João Crispiniano. José Castelo."

Trata-se, quanto ao gênero, de documento:

a)textual.

b)iconográfico.

c)hagiográfico.

d)figurado.

e)encomiástico.

32. (Cespe/TRE-MA/2009) A documentação escrita ou textual apresenta inúmeras

espécies documentais criadas para produzir determinada ação específica, tais como

relatórios, convênios, formulários e cartas.

33. (Cespe/DFTrans/200S) Ofícios impressos, plantas de quadras residenciais e

fotografias de pistas de circulação de veículos são classificados, quanto ao gênero, como

documentos textuais, cartográficos e filmográficos, respectivamente.

34. (Cespe/Censipam/2006) Os documentos em formato eletrônico (ou digital) não são

considerados documentos de arquivo.

35. (Cespe/MPE-RRl200S) As fotografias em um arquivo são classificadas, quanto ao

gênero, em documentos iconográficos.

36. (Cespe/lnpi/2006) Fotografias, slides, desenhos e gravuras são classificados como

micrográficos.

119

37. (Cespe/MS/2010/Arquivista) Para a arquivística, os vocábulos forma e formato

possuem significados bem distintos. Denomina-se formato a configuração fisica do

material sobre o qual as informações são registradas, de acordo com a natureza e o

modo como foi confeccionado; por exemplo: cartaz, caderno, livro, mapa, rolo de filme,

entre outros. Já a forma refere-se ao estágio de preparação e de transmissão de

documentos; por exemplo: original, cópia, minuta, rascunho.

38. (Cespe/STJ/Arquivista/2004) Quanto ao gênero, na categoria de documentos

iconográficos, inserem-se os desenhos, os negativos, os diapositivos, as fotografias e as

gravuras.

39. (Cespe/Pol.FederaI/Escrivão/2009) Ofícios, memorandos, cartas e telegramas são

tipologias documentais.

120

39ªAULA

40. (Cespe/TRE-AL/2004) Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do

gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico,

filmográfico e sonoro.

41. (Cespe/TRT-17ª Região/2009/ Arquivista) Relatório de atividades, negativo

fotográfico, ata de reunião e cartão de visita são exemplos de tipologias documentais.

42. (NCE/Pref. Serra-ES/2004) De acordo com a classificação por gênero, fotos,

diapositivos, desenhos e gravuras são considerados documentos:

a) Iconográficos

b) Cartográficos

c) Sonoros

d) Micrográficos

e) filmográficos

43. (Cespe/DFTrans/Analista Adm./2008) Ata de reunião, relatório de atividades e

projeto de trabalho são exemplos de categorias documentais.

44. (Cespe/MS/Técnico Sup./2008) Pode-se considerar o relatório, a ata, o projeto, a

carta e o formulário como exemplos de tipologias documentais.

45. (Cespe/MEC/2009) As correspondências consideradas ostensivas são classificadas,

pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas.

46. (Cespe/MCT/2008) A classificação de ostensivo é dada aos documentos de arquivo

cuja divulgação não prejudica o órgão ou o ministério.

47. (Cespe/MPE-AM/2008) Classificam-se como ostensivos os documentos produzidos

pela atividade-meio do órgão público.

48. (Cespe/Antaq/Arquivista/2005) O tipo documental é a configuração que o

documento assume de acordo com a disposição e a natureza de sua informação.

49. (Cespe/MPE-RR/2008) Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento

restrito e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

121

AVALIAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE

50. (Cesgranrio/Bacen/2010) O Banco Central do Brasil, assim como muitos órgãos

públicos, constitui comissões permanentes de avaliação de documentos, visando a

determinar os prazos de retenção de documentos e a destinação após esse prazo.

Elabora-se, portanto, a Tabela de Temporalidade, que vai estabelecer critérios para a

migração do suporte e a destinação final. A destinação final, elemento importante da

Tabela de Temporalidade, apresenta duas possibilidades, que são:

a)eliminação ou recolhimento.

b)digitalização ou microfilmagem.

c)arquivo corrente ou arquivo intermediário.

d)conservação ou restauração.

e)proteção ou sigilo.

51. (Cespe/MS/Arquivista/2010) A Tabela de Temporalidade é um instrumento de

destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação de

documentos.

52. (Cespe/FUB/Arquivista/2009) Os órgãos públicos devem constituir uma comissão

permanente de avaliação de documentos com a responsabilidade de orientar e realizar o

processo de avaliação dos documentos no âmbito de sua atuação.

53. (Cespe/lbram/ Arquivista/2009) Avaliação é o processo de análise de documentos

de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação dos documentos, de

acordo com os valores que são atribuídos a eles.

54. (Cespe/TRE-GO/2009) A destinação dos documentos é indicada

a)pela Tabela de Temporalidade.

b)pela tipologia documental.

c)pelo plano de classificação.

d)pelos instrumentos de pesquisa.

55. (Cespe/TRE-MA/2009) A avaliação de documentos de arquivo resulta na

elaboração do código de classificação.

56. (Cespe/TRE-MA/2009)) As características provisórias do arquivamento

intermediário impedem a aplicação da Tabela de Temporalidade.

57. (Cespe/TRE-MG/2009) Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de

classificação de documentos de arquivo.

58. (Cespe/TRE-MT/2009) O fato de ser uma fase transitória impede a aplicação da

Tabela de Temporal idade nos arquivos intermediários.

122

59. (Cespe/TRT-17ª Região/Arquivista/2009) A Tabela de Temporalidade é um

instrumento de gestão dos prazos de guarda dos documentos aplicada inicialmente no

arquivo intermediário.

60. (Cespe/TRT-17a Região/ Arquivista/2009) Os valores primários e secun-

dáriosdefinem, em uma Tabela de Temporalidade, os prazos nas fases corrente e

intermediária e a destinação final dos documentos.

61. (Cespe/Fundac-PB/2008) As fases do ciclo de vida são definidas pela espécie do

documento.

62. (Cespe/ME/2008) O código de classificação de documentos é o instrumento de

destinação que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos

arquivos correntes.

63. (CespeIME/Arquivistal2008) O Ministério do Esporte deve constituir uma comissão

permanente de avaliação de documentos, que tem como responsabilidade orientar e

realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e

acumulada no seu âmbito de atuação.

64. (Cespe/ME/Arquivista/2008) Na finalização do processo de avaliação de

documentos no Ministério do Esporte, deve ser preparado um índice de destinação, que

é o instrumento que controla o prazo em que os documentos serão eliminados.

65. (Cespe/MS/2008) A aplicação da teoria das três idades documentais permite melhor

fluxo documental na unidade, melhorando as condições de seus arquivos.

66. (Cespe/MS/2008) O arquivo pode, anualmente, eliminar os documentos sem uso,

independentemente de autorização.

67. (Cespe/MTE/2008) A estrutura básica de uma Tabela de Temporalidade deve

necessariamente, contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos, os

prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final - eliminação ou

guarda permanente -, alem de um campo para observações necessárias à sua

compreensão e aplicação.

68. (Cespe/Pref. Vitória-ES/Arquivista/2008) A Tabela de Temporalidade é o

instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda relacionados a

transferência, recolhimento, descarte ou eliminação dos documentos.

69. (Cespe/Secad- TO/2008) Os prazos de prescrição e decadência de direitos, que

podem ser verificados na legislação em vigor, são elementos importantes para o

trabalho de avaliação de documentos.

123

70. (Cespe/Serpro/2008) A avaliação é uma atividade realizada exclusivamente pelo

arquivista, responsável por definir quais os documentos que tem valor para fins

administrativos e probatórios, quais os documentos que tem valor para pesquisa e quais

os documentos que podem ser eliminados.

71. (Cespe/MPS/201O) Protocolo é o serviço encarregado de recebimento, registro,

distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Caso faça parte de um

sistema de arquivos, o protocolo pode, também, identificar os documentos de acordo

com a classificação arquivística.

72. (Cespe/MPS/2010) A legislação determina que cada órgão tenha um protocolo

central, responsável por realizar exclusivamente as rotinas de recebimento e registro de

documentos, e protocolos setoriais encarregados do controle de tramitação e da

expedição de documentos de cada área.

73. (Cespe/MPS/201O) O protocolo do órgão deve manter controle da expedição de

correspondência, de modo a ser capaz de informar sua localização aos usuários em

tempo real.

74. (Cespe/MS/ Arquivista/201O) Nos órgãos ou instituições públicas, protocolo é

geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento, expedição, registro,

distribuição e controle da movimentação de documentos em trâmite.

75. (Cesgranrio/Funasa/2009) Em uma importante instituição pública federal, os

arquivos estão localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de projetos

especiais ou funções específicas e todo o controle da documentação é centralizado,

visando à maior eficácia na tramitação dos documentos. Essa atividade de controle é

conhecida como

a)protocolo.

b)distribuição.

c)registro.

d)expedição.

e)movimentação.

METODOS DE ARQUIVAMENTO

76. (Cespe/FUB/2008) Os documentos constantes em cada uma das pastas organizadas

em ordem alfabética deverão seguir, obrigatoriamente, uma sequência numérica.

77. (Cespe/Secad-TO/2008) O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de

documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.

78. (Cespe/TRE-GO/2008) O método de arquivamento variadexadota cores

preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localização de

documentos.

124

79. (Cespe/MEC/2009) Arquivamento é o conjunto das operações de acondicionamento

e armazenamento de documentos.

80. (Cespe/SGA-DF/2004) O método de arquivamento alfabético considera o nome

como elemento principal.

81. (Cespe/Sead/Cehap-PB/2009) O método de arquivamento alfabético exige a

aplicação das regras de alfabetação. Em cada uma das opções a seguir é apresentado um

nome e um suposto resultado da aplicação das regras de alfabetação. Quanto ao correto

emprego das regras de alfabetação nos nomes apresentados, assinale a opção correta.

a) Roberto Castelo Branco - Branco, Roberto Castelo.

b)Michel São Paulo - Paulo, Michel S.

c) Paulo de Almeida - Almeida, Paulo de

d)Juliano de Lourenço Neto - Neto, Juliano de Lourenço

82. (Cespe/FUB/2008) A opção pelo arquivamento em pastas deve-se ao fato de que o

material armazenado é enquadrado como arquivo descartável.

83. (Cespe/MEC/2009) Quando as pastas que contêm documentos de arquivo de

determinado setor são dispostas pelo nome dos correspondentes, isso caracteriza a

utilização do método de arquivamento do tipo unitermo.

125

40ªAULA

84. (Cespe/Fundac-PB/2008) Além dos códigos numéricos e alfabéticos, outra forma

adicional de organização de arquivos é aquela realizada por meio do uso de cores, de

forma a facilitar a localização dos itens.

85. (Cespe/TRE-MG/2009) Os nomes a seguir estão corretamente ordenados, de acordo

com as regras de alfabetação.

Bezerra, Alberto Luiz

Moreira, Maria Madalena

Santos Cruz, Antônio

86. (Cespe/FUB/2008) A organização de arquivos pela ordem alfabética pressupõe sua

classificação por assunto, dentro de um sistema numérico.

87. (Cespe/TRE-MG/2009) Os nomes a seguir estão corretamente ordenados, de acordo

com as regras de alfabetação.

Torres, Alisson

Torres, A.

Torres, Beatriz

88. (Cespe/TRE-MG/2009) Os nomes a seguir estão corretamente ordenados, de acordo

com as regras de alfabetação.

José, Rogério São

Paulo, Carlos São

Rita, Simone Santa

89. (Cespe/Fundac-PB/2008) Assinale a opção em que a aplicação das regras de

alfabetação está correta.

a)Branco, Roberto Castelo

Lobo, José Santos

Rosa, Carlos Monte

b)Almeida, José de

Andrade, Ronaldo d'

Souto, Arnaldo de

c)Cristo, Alberto Santo

Paulo, Antônio São

Rita, Carlos Santa

d)Primeiro Congresso de Serviço Social

Segundo Congresso de Serviço Social

Terceiro Congresso de Serviço Social

126

90.(Cespe/MCT/2008) Na alfabetação de nomes de espanhóis, o registro é feito pelo

prenome.

91. (Cespe/MCT/2008) Na ordenação alfabética de pastas abertas por nome de

personalidades, os títulos não são considerados na alfabetação, são colocados apos o

nome completo, entre parênteses.

GESTAO DE DOCUMENTOS

92. (Cespe/lbram/Arquivista/2009) Gestão de documentos é o conjunto de

procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à

avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a

sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.

93. (Cespe/MMA/2009) Uma das principais finalidades da gestão de documentos é a

proteção dos documentos de valor permanente para a organização e a sociedade.

94. (Cespe/TRE-G0/2009) Chama-se gestão de documentos o conjunto de

procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que

abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos,

estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento para

guarda permanente.

95. (Cespe/TRE-MA/2009) Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a

produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário.

96. (Cespe/MTE/2008) O programa de gestão de documentos, quando implantado em

um ministério, por exemplo, permite o desenvolvimento de uma série de atividades

arquivísticas, exceto a de avaliação, que são próprias do arquivo permanente.

PRESERVAÇÃO

97. (Cespe/TRE-G0/2009) A luz natural e o calor são prejudiciais aos documentos.

Recomenda-se, para o local de armazenamento, a utilização de lâmpadas fluorescentes,

por não produzirem calor nem radiação ultravioleta (UV), e o uso de condicionadores de

ar para manter a temperatura abaixo de 5 graus durante o dia. Durante a noite, os

aparelhos podem ser desligados, para reduzir os custos e o risco de incêndio.

98. (Cespe/TRE-MA/2009) A conservação compreende os cuidados prestados aos

documentos e não se refere ao local de guarda.

99. (Cespe/TRE-MA/2009) A luz do dia e a umidade são prejudiciais à conservação do

acervo documental.

127

100. (Cespe/TRE-MG/2009) A umidade mais alta e a baixa temperatura são condições ideais

para a preservação dos documentos arquivisticos em papel.

101. (Cespe/TRE-MG/2009) A luz solar é menos nociva que a luz artificial na conservação e na

preservação dos documentos de arquivo.

102. (Cespe/TRE-MT/2009) O ar seco é um elemento que beneficia as condições físicas do

papel.

103. (Cespe/TRE-MT/2009) A temperatura ideal para a conservação dos documentos em um

depósito de arquivo deve ser superior a 24°C.

LEGISLAÇÃO

104. (CespelIbram/Arquivista/2009) São considerados sigilosos os documentos cujas

informações possam representar risco para a segurança da sociedade e do Estado, e os que

possam prejudicar a honra e a imagem de pessoas, ao ferir a inviolabilidade da intimidade.

Entretanto, se o Poder Judiciário considerar que uma informação é indispensável à defesa de

direito ou ao esclarecimento de situação pessoal, pode determinar, em qualquer instância, a

exibição reservada de documentos sigilosos.

105. (Cespe/lbram/Arquivista/2009) Segundo a legislação arquivística brasileira, os documentos

públicos devem ser identificados como correntes ou permanentes. Os documentos correntes são

os que estão em curso ou que, mesmo sem movimentação, podem ser alvo de consultas. Os

documentos permanentes são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, são

considerados importantes do ponto de vista probatório, dotados de valor histórico e, por isso,

devem ser preservados.

106. (Cespe/DFTrans/AnalistaAdm./2008) Os documentos permanentes são inalienáveis, mas

imprescritíveis.

107. (Cespe/TST/Analista Jud./2008) Todo cidadão tem direito de receber do TST informações

de seu interesse, coletivas ou gerais, com exceção das que estejam ligadas à segurança da

sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e

da imagem das pessoas, por serem sigilosas.

108. (Cespe/lbram/Arquivista/2009) A gestão documental e a proteção a documentos de arquivo

são deveres do poder público definidos na legislação brasileira porque tais documentos, além de

úteis como instrumento de apoio à administração, são elementos de prova e informação,

valiosos para a cultura e o desenvolvimento científico.

109. (Cespe/Pref. Rio Branco-AC/2007) A gestão de documentos é ignorada pela legislação

arquivística brasileira.

110. (Cespe/lbram/Arquivista/2009) A eliminação de documentos permanentes produzidos por

instituições públicas e de caráter público somente é possível mediante autorização da instituição

arquivística pública correspondente à esfera de competência do órgão.

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41ªAULA

MPE-PI-2012

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EBC TEC ADM 2011

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