Apostila Gestão da Comunicação - MBA Gestão de Projetos

8/19/2019 Apostila Gestão da Comunicação - MBA Gestão de Projetos

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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

ricardo. [email protected]

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Gerenciamentodas

Comunicações


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Mestre em Ciências Empresariais, Pós-Graduado emDocência do Ensino Superior, especialista em GestãoEstratégica; graduado em Administração de Empresas;atua como Consultor, Coach Empresarial e Prof. emProgramas de graduação e pós-graduação.Conferencista e facilitador em cursos sobre GestãoEstratégica, Gestão de Projetos, Jogos e Produtividade.

Consultor Empresarial em Planejamento Estratégico,Gestão e Produtividade. Diretor de Marketing da IPMABrasil. Diretor executivo da Pitágoras do Brasil e daP&D Consulting.

Prof. Ricardo Soares

Comunicações


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Objetivos da Disciplina

Capacitar o participante a: conectar os diversos stakeholders apesar de seus diferentes interesses e culturas para atenderos objetivos do projeto, fornecer as ligações críticas entre

pessoas e informações necessárias para comunicações bemsucedidas, garantir a geração, disseminação, armazenamento,recuperação e descarte de informações do projeto assimcomo manter as partes interessadas “alinhadas”.


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Mapa de Trajeto

• Comunicações e a geração de valor em projetos;• A influência da comunicação sobre os elementos de

competência para a gestão de projetos;

• A comunicação do gerente de projeto;• O gerenciamento das comunicações em projetos;• Uma análise detalhada dos fatores críticos de sucesso das

comunicações em projetos: comportamento, estrutura,conteúdo, forma e ferramentas.


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Realidade de captura de benefícios

• “ Deficiência em capturar benefícios disperdiça

cerca de 50% de projetos governamentais” . (OGC)

• Maioria dos grandes empreendimentos atrasa eestoura orçamento e nunca atende aexpectativas.( Daniel Kahneman)

• “Mais de 70% de iniciativas de mudança falha ementregar os benefícios pretendidos.” ( John Kotter )

® 2013 Farhad Abdollahyan 6


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Integração de Projeto

•Planejamento•Controle de MudançaIntegrado

Escopo do Projeto

• Planejamento•Definição•Verificação•Controle de Mudança

Tempo do Projeto

• Definição,Seqüenciamento, estimaçãoe controle de atividades

Custo do Projeto

• Planejamento deRecursos, Estimativas econtrole de custo

Qualidade do Projeto

• Planejamento, garantia econtrole da qualidade

Recursos Humanos doProjeto

• Planejar, adqüirir edesenvolver times deprojeto

Riscos do Projeto

• Planejar e gerenciar•Monitorar e controlar

Aquisições do Projeto

•Planejar aquisições;•Planejar solicitações;

Comunicações do Projeto

• Planejar comunicação edistribuição de informações•Reportar desempenho

Áreas de Conhecimento

RECURSOS HUMANOS

AQUISIÇÕES

CUSTO

COMUNICAÇÕES

TEMPO

ESCOPOQUALIDADE

INTEGRAÇÃO

RISCOS


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Integração de Projeto

– Planejamento – Controle de Mudança

Integrado

Escopo do Projeto

– Planejamento – Definição – Verificação

– Controle de Mudança

Tempo do Projeto

– Definição,Sequenciamento,

estimação econtrole de atividades

Custo do Projeto

– Planejamento deRecursos, Estimativas e

controle de custo

Qualidade do Projeto

– Planejamento, garantia econtrole da qualidade

Recursos Humanosdo Projeto

– Planejar, adquirir edesenvolver timesde projeto

Riscos do Projeto

– Planejar e gerenciar

– Monitorar e controlar

Aquisições do Projeto

– Planejar aquisições; – Planejar solicitações;

Comunicações do Projeto

– Planejar comunicação edistribuição deinformações

– Reportar desempenho

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Áreas de Conhecimento


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Olho da Compêtencia


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Dando um zoom

no olho da competência


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Habilidades Gerenciais

Comunicação

Resolução deproblemas

Influência naorganização

NegociaçãoLiderança

HABILIDADES


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• A informação deve ser clara, não ambígua, integra,entendível

• Deve levar em consideração o que, como, quando, de que

forma, e para quem informar desempenho de projeto• A Comunicação pode ser:

– escrita ou oral, escutada ou falada;

– interna (c0laboradores) ou externa (cliente, mídia,

público); – formal (relatórios) e informal (reuniões e bate papos);

– vertical e/ou horizontal.

Comunicar

Habilidades Gerenciais


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• Para tal torna- se importante:

– A escolha do melhor canal de comunicação;

– Adequar o estilo ao público alvo;

– Capacitar-se em Técnicas de Apresentação;

– Saber utilizar adequadamente a linguagem corporal;

– Conhecer técnicas de persuasão e de gestão deconflito;

– Etc.

ComunicaçãoHabilidades Gerenciais


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Absenteísmo

(CLT) ART. 473 - O EMPREGADO PODERÁ DEIXAR DE COMPARECER AO SERVIÇO SEM PREJUÍZO DO SALÁRIO:I - ATÉ 2 (DOIS) DIAS CONSECUTIVOS, EM CASO DE FALECIMENTO DO CÔNJUGE, ASCENDENTE, DESCENDENTE, IRMÃO OU PESSOA QUE,DECLARADA EM SUA CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL, VIVA SOB SUA DEPENDÊNCIA ECONÔMICA;II - ATÉ 3 (TRÊS) DIAS CONSECUTIVOS, EM VIRTUDE DE CASAMENTO;III - POR UM DIA, EM CASO DE NASCIMENTO DE FILHO NO DECORRER DA PRIMEIRA SEMANA;

IV - POR UM DIA, EM CADA 12 (DOZE) MESES DE TRABALHO, EM CASO DE DOAÇÃO VOLUNTÁRIA DE SANGUE DEVIDAMENTECOMPROVADA;V - ATÉ 2 (DOIS) DIAS CONSECUTIVOS OU NÃO, PARA O FIM DE SE ALISTAR ELEITOR, NOS TERMOS DA LEI RESPECTIVA.VI - NO PERÍODO DE TEMPO EM QUE TIVER DE CUMPRIR AS EXIGÊNCIAS DO SERVIÇO MILITAR REFERIDAS NA LETRA "C" DO

VIII - PELO TEMPO QUE SE FIZER NECESSÁRIO, QUANDO TIVER QUE COMPARECER A JUÍZO.IX - PELO TEMPO QUE SE FIZER NECESSÁRIO, QUANDO, NA QUALIDADE DE REPRESENTANTE DE ENTIDADE SINDICAL, ESTIVER

PARTICIPANDO DE REUNIÃO OFICIAL DE ORGANISMO INTERNACIONAL DO QUAL O BRASIL SEJA MEMBRO. ART. 65 DA LEI Nº 4.375, DE17 DE AGOSTO DE 1964 (LEI DO SERVIÇO MILITAR).VII - NOS DIAS EM QUE ESTIVER COMPROVADAMENTE REALIZANDO PROVAS DE EXAME VESTIBULAR PARA INGRESSO EMESTABELECIMENTO DE ENSINO SUPERIOR.“A prática reiterada de faltas injustificadas ao serviço configura o comportamento desidioso. Com efeito, a desídia do empregadoprejudica a empresa, e, se ele, mesmo sendo advertido, continuar demonstrando a mesma falta de interesse pelo trabalho, pode oempregador fazer uso da pena máxima, despedindo-o por justa causa, nos termos das alíneas a e b do art. 482 da CLT.”

ATENÇÃO


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Processos do Gerenciamento das Comunicações

Identificar aspartes

interessadas

Gerenciar asexpectativasdas partes

interessadas

Planejar asComunicações

Distribuir asinformações

Reportar odesempenho

Monitoramentoe controleExecuçãoPlanejamentoIniciação


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Responsabilidades do Gerente de Projeto

• Iniciação• Identificar as partes interessadas• Garantir o entendimento da demanda

• Planejamento

• Definir as atividades e atribuir responsabilidades• Comunicar a apresentação do plano

• Execução• Coordenar as atividades• Manter a equipe informada gerenciando a comunicação

• Controle• Aferir o cumprimento do plano, agir corretivamente se necessárioreportando o desempenho

• Encerramento• Apresentar a documentação o projeto• Compilar, documentar e disseminar as lições aprendidas


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Processos do gerenciamento das comunicações do projeto:

http://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-das-comunicacoes-do-projeto.aspx


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Dando um zoom nos processos do gerenciamento das comunicações do projeto:

Segundo o Guia PMBOK®, planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de determinar as necessidades de informaçãodas partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.

Com esse intuito, o GP deve:Conectar as partes interessadas respondendo suas necessidades de informação, gerando confiança e entusiasmo pelo projeto eestimulando trabalho em equipe e cooperação;

Agilizar a tomada de decisão disponibilizando a informação certa na hora certa para as pessoas certas;

Garantir o alinhamento entre as pessoas disponibilizando uma documentação resumida e eficiente, o que implicará em menosdiscussões e conflitos.

Abaixo algumas das melhores práticas do processo:Usar método 5W2H ;Adaptar a cultura e estrutura organizacional;Considerar os interesses individuais e de grupo, seus conflitos e repertórios;Validar o plano com os interessados;Determinar mecanismos de feedback e resolução de conflitos;Garantir meios adequados para resolução de problemas, distribuição de informações e controle de mudanças;Usar modelos e boas práticas já validadas pelo PMO;Preparar plano de comunicações já no kick-off e revisar sempre.


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What? O que? Qual informaçãoWhy? Por que? com qual propósito

Who? Quem é o responsável?Who? Para quem? Quem precisa da informação

When?Quando serão necessárias e qualperiodicidade

Where? Onde ocorrerão ou serão armazenadasHow?

Como? Template, Procedimento, BestPractice

Modelo de análise 5W2H adaptado (6W2H)

http://escritoriodeprojetos.com.br/planejar-o-gerenciamento-das-comunicacoes.aspx


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Gerenciar as comunicações, chamado de distribuir as informações na quarta edição do Guia PMBOK®, é oprocesso de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto conformeplanejado.

Envolve todo o ciclo de vida da informação descrito no plano de gerenciamento da comunicação iniciando pelageração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação, até o descarte final da informação.Atenção especial nesse processo, pois, não adianta um bom planejamento sem uma boa execução.

O GP deve:

Manter todos na mesma página motivando a equipe, agilizando as decisões e minimizando os conflitos;Preocupar-se em responder as solicitações de informações não previstas;Garantir que ninguém alegue falta de conhecimento.


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Controlar as comunicações é o novo processo do Guia PMBOK® quinta edição e tem como

objetivo controlar e monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades deinformação das partes interessadas sejam atendidas.

EntradasPlano de gerenciamento do projeto Comunicações do projeto Registro das questões Dados sobre o desempenho do trabalho

Ativos de processos organizacionais

Ferramentas

Sistemas de gerenciamento da informação Opinião Especializada Reuniões Saídas

Informações sobre o desempenho do trabalho Solicitações de mudançaAtualizações do Plano de gerenciamento do projeto Atualizações dos Documentos do projeto Atualizações dos Ativos de processos organizacionais

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 10.3 Controlar as comunicações (Guia PMBOK®)

http://escritoriodeprojetos.com.br/plano-de-gerenciamento-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/comunicacoes-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/registro-das-questoes.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/dados-sobre-o-desempenho-do-trabalho.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/ativos-de-processos-organizacionais.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/sistemas-de-gerenciamento-da-informacao.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/opiniao-especializada.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/reunioes.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/informacoes-sobre-o-desempenho-do-trabalho.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/solicitacoes-de-mudanca.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/plano-de-gerenciamento-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/documentos-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/ativos-de-processos-organizacionais.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/ativos-de-processos-organizacionais.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/documentos-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/plano-de-gerenciamento-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/solicitacoes-de-mudanca.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/solicitacoes-de-mudanca.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/informacoes-sobre-o-desempenho-do-trabalho.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/reunioes.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/opiniao-especializada.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/sistemas-de-gerenciamento-da-informacao.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/ativos-de-processos-organizacionais.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/dados-sobre-o-desempenho-do-trabalho.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/registro-das-questoes.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/comunicacoes-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/plano-de-gerenciamento-do-projeto.aspx


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Tipo deinformação Objetivo Periodicidade Responsável Destinatário Meio

Matriz de Comunicações (exemplo)

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Plano de Gerenciamento das Comunicações (cont.)


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Uma análise detalhada dos fatorescríticos de sucesso das comunicações

em projetos: comportamento,estrutura, conteúdo, forma e

ferramentas.


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Para reflexão O que significacomunicação equais são seus

principaiselementos?


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O QUE É COMUNICAÇÃO (ETIMOLOGIA1)?

Comunicação[Do lat. communicatione.]

Ato ou efeito de emitir, transmitir e receber mensagens por meio

de métodos e/ou processos convencionados, quer através da

linguagem falada ou escrita, quer de outros sinais, signos ou

símbolos, quer de aparelhamento técnico especializado, sonoro

e/ou visual.

1. Fonte: Dicionário Aurélio Eletrônico Século XXI.

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MODELO DE COMUNICAÇÃO

Passos entre um emissor e um receptor, que resultam na transferência ecompreensão de um significado.

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Quem são osreceptores ecomo devemos

tratá-los?

Para reflexão


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Banco Bradesco queridoQuisto por mim e os meus

Tens sua morada paulistaBem na Cidade de Deus Vejam que bela homenagemO próprio Deus concebeuPara a sua cidadeO vosso Banco escolheuEu até que me poria

Em alta colina à bradarPeito banhado em verdadeBradesco em primeiro lugarMas venho por outro motivoO que findou meu sorrirPara por fim ao martírioUm favor vou lhes pedir

Plena falta de cuidadoDigna de um jabutiFazendo compras no mercadoO meu cartão eu perdi Antes que eu passe fomeFaço a solicitação Ao meu Banco preferido

PRECISO DE OUTRO CARTÃO!

Resposta da Central de Relacionamento

O internauta Mauro Junior publicou no perfil dobanco no Facebook:

Linguagem sintonizada


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• Linguagem dos resultadosEstratégico

• Linguagem dosresultados + Linguagemda execução

Tático

• Linguagem da

execuçãoOperacional

Linguagem em projetos


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Em todo projeto existem algumas partes envolvidasprincipais:

• Gerência do projeto - indivíduo responsável pelagerência do projeto

• Cliente - indivíduo ou organização que fará uso doproduto do projeto.

• Organização executora - empresa cujos funcionários

estão mais diretamente envolvidos na execução .• Patrocinador - Indivíduo ou grupo, dentro da

organização executora, que provê os recursosfinanceiros para o projeto

PARTES ENVOLVIDAS NO PROJETO


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VISÃO AMPLIADA DOS STAKEHOLDERS

Gerente de projeto

Concorrentes

Fornecedores

Agencias de financiamento

Orgãos do governo

Grupos de consumidores

Comunidades locais

Acionistas

Proprietários

Cliente

Gerentes funcionais

Consultores

Colaboradores

Ó


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Que mensagensqueremos

transmitir e comotransmiti-las

corretamente?

Para reflexão

Ó Ã


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COMUNICAÇÃO & EMOÇÃO

Comunicação

Ó Ã


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O ato de comunicar requer responsabilidade e cuidado, pois

no momento em que transmitimos uma mensagem, já nãosomos mais donos das nossas palavras e expressões...

Ó Ã


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Albert Meharabian destaca que os aspectos não-verbais da comunicação interpessoal,

geralmente, têm maior influência no impacto total da mensagem do que os fatores verbais.

Fonte: UCLA – Universidade da Califórnia

LINGUAGEM CORPORAL (COMUNICAÇÃO NÃO-VERBAL)

43

Obs.:Comunicação Telefônica18% palavras usadas82% tom de voz

Incongruência na comunicação

Ó Ã


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INFLUÊNCIAATENÇÃO + FLEXIBILIDADE

Capacidade de “ler”uma

outra pessoa, situação eevidências subjacentes.

É um sistema de radarhumano – uma

sensibilidade tanto àcomunicação verbal,quanto à comunicaçãonão-verbal.

Capacidade para mudarpara um outrocomportamento,dependendo do quãoatento você é em relaçãoàs evidências verbais e

não-verbais que a outrapessoa está lhe dando.

Influência Elaina Zuker

=

PÓS GRADUAÇÃO EM


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Para reflexão Quais são oscanais disponíveise como devemos

utilizá-los?

PÓS GRADUAÇÃO EM


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VISUAL

AUDITIVO

CINESTÉSICO

PNL

O Processo de comunicação começa com nossas percepções.Coletamos sensações, tanto externas (sentidos) como internas(sensações e emoções).

As pessoas utilizam 3 sistemas de representaçãoou canais de comunicação:

PÓS GRADUAÇÃO EM


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Para ser mais eficiente na comunicação com as outras pessoas,é fundamental que voce transmita as suas mensagens pelocanal predominante ou de mais fácil recepção do interlocutor.

Para se obter essa comunicação perfeita é necessário que sedescubra qual sistema representacional é o predominante naoutra pessoa.

Até você descobrir o predominante procure usar todos.Ou seja, sua apresentação pessoal, seu perfume, seus gestos,sua fala e linguajar..

A identificação e a escolha de canais preferenciais

de comunicação

PÓS GRADUAÇÃO EM


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A atenção maior para um folheto, indica a predominância visual.

A emissão de sons rítimicos, como bater da caneta na mesa, indica auditivo;

Manipulação de objetos e utilização de perfumes acentuados indica

cinestésicos, etc...

Observando os predicados utilizados na linguagem, na maioria dos casos haveráum paralelo com o sistema representacional predominante:

Visual: embaçado, filme, mapa,visível....

Auditivo: harmonioso, afinar, gritante, pausado,Rítmo, ...

Cinestésico: áspero, perfumado, doce vs. salgado, concreto, arranhar, ...

PNL e os canais preferenciais de comunicação

PÓS GRADUAÇÃO EM


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Se impressiona com imagens

Necessita visualizar algo

Sua fala apresenta imagens

A idéia não está clara para mim.

Eu enxergo este problema assim.

Visual

Preza as palavras

Se impressiona com o vocabulário

Sua fala apresenta sons

AuditivoIsto me soou muito bem.

Algo me diz para ter cuidado.

Se impressiona com gestos

Busca o contato corporal

Sua fala apresenta sensações

Você sentiu qual é o problema.

Tenho a sensação de que isto é bom.

Cinestésico

PNL e os canais preferenciais de comunicação

PÓS GRADUAÇÃO EM


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Os movimentos oculares são os indicadores maiseficientes para descobrirmos o sistemarepresentacional que o nosso interlocutor estáutilizando;“Estimuladas” as pessoas movem seus olhos na

direção onde encontrarão as informações

necessárias para representarem interiormente omundo exterior e produzirem as respostas e seu“mapa” da realidade.

PNL e pistas de acesso

PÓS GRADUAÇÃO EM


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O CÉREBRO

Raciocínio

Lógica

Memória

Dedução

Intuição

Fantasias

Criatividade

SonhosT

Lado Direito Lado Esquerdo

PNL

PÓS GRADUAÇÃO EM


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Para a direita

ConstruindoImagens Novas

Visual :olhos para cimaPara a esquerda

RecordandoMemóriasVisuais

Para a direita

SensaçõesCorporais e

Emocionais

Cinestésico: olhos para baixo

Para a esquerda

ConversandoConsigo Mesmo

Para a direita

ConstruindoNovosSons

Auditivo:Olhos para o ladoPara a esquerda

RecordandoMemóriasAuditivas


PÓS GRADUAÇÃO EM


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Identificação do canal de acesso:

1. Faça perguntas e observe as pistas que a outra parte apresenta;

2. Escute as frases que a outra parte fala ou gera;

3. Identifique os verbos, advérbios e adjetivos que usa;

4. Identifique qual sistema representacional está sendo sugerido poresses predicados;

5. O sistema indicado pela maioria dos predicados é o sistemapredominante.


PÓS-GRADUAÇÃO EM


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Rapport é o mesmo que sintonia,

ou seja, criar empatia instantânea com seu interlocutor.

É para se encontrar no mapa e não no território.

Objetivo criar o Rapport

PÓS-GRADUAÇÃO EM


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•A melhor comunicação é a que envolve informações sensoriais.

•As pessoas percebem semelhanças mais inconscientemente.

•Desarmonias e diferenças são percebidas mais conscientemente.

•Semelhanças aproximam as pessoas e estabelecem um ambientede concordância.

•Todo comportamento tem uma intenção positiva.

•Acompanhe, acompanhe, acompanhe e só então conduza. E asportas da influências se abrirão.

•Você pode fazer mais amigos em dois meses prestando atençãonos outros, do que em dois anos tentando fazer que os outrosprestem atenção em você.

O Rapport


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PÓS-GRADUAÇÃO EM


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PÓS GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

PÓS-GRADUAÇÃO EM


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PÓS-GRADUAÇÃO EM


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PÓS-GRADUAÇÃO EM


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Para reflexão Para queutilizamos os

códigos?


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PÓS-GRADUAÇÃO EM


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ÇGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS


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PÓS-GRADUAÇÃO EM


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ÇGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

PÓS-GRADUAÇÃO EM


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GESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Para reflexão O que precisamosfazer paramelhorar a

comunicação?

PÓS-GRADUAÇÃO EM


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PÓS-GRADUAÇÃO EMÃ


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A maioria dos autores concorda que para sereficaz (útil e construtivo), o feedback deve ser:

•aplicável pelo receptor•neutro•específico•oportuno•direto e•objetivo

Gerenciamento do Feedback

PÓS-GRADUAÇÃO EMÃ


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Receita:

P -Uma fatia de pão(comentário Positivo).

N- Recheio, o ConteúdoNegativo que deve sercomunicado.

P- Palavras de incentivo àmelhoria . (fechamento

positivo)Ressaltar os pontos positivos, tende a causar um efeito agradável,

facilitando a aceitação da “correção”. A palavra final de estímulotem o poder curativo da ferida que o feedback corretivo deixa.

A técnica PNP do feedback



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Para reflexão Como devemosgerenciar ascomunicações em

runiões?



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A gestão das comunicação

em reuniões



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O Planejamento das comunicações em reuniões • Comunique o agendamento a tempo: evite reuniões intempestivas;• Avaliar a necessidade: só realize reuniões relevantes: nada de "cumprir

tabela“; • Defina e comunique o tipo e os objetivos da reunião: técnica, operacional,

deliberativa;

• Defina e comunique antecipadamente a pauta: preliminar e definitiva;• Defina os comunique os participantes: quem participa e quem apoia;• Escolha e comunique antecipadamente o local da reunião: ambiente

neutro e construtivo e conhecido de todos;• Escolha e comunique o lugar de cada participante: escolha relacional

estratégica;• Programe os recursos e o secretariado.



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Mantenha a reunião sob controle!

- O presidente da reunião deve seguir uma agenda. Ascomunicações devem ser controladas para que o objetivo sejacumprido.

Seja assertivo - As reuniões devem resultar em decisões epontos de ação determinados. Em cada decisão comunique:

* O que deve ser feito.

* Quem deve fazer.* Como e quando e deve ser feito.

A comunicação no desenvolvimento da reunião



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• Comunique-se de forma a exercer a autoridade sem serautoritário!

• Coloque a pauta em um flip chart ou quadro na sala de

reuniões, e vá marcando os pontos discutidos e aconclusão sobre eles.

A comunicação no desenvolvimento da reunião (cont.)


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O secretariado

• Designe um secretariado para fazer os registros de forma a preservara memória das comunicações em um laptop durante a reunião. Éindicado que os participantes tenham ciência do que foi registrado e

possam opinar e fazer as correções necessárias antes do término dareunião.

• Para tanto, antes de encerrar a reunião o secretário deve serconvidado a ler suas anotações sobre as decisões tomadas, paracertificar-se de que todos os presentes têm o mesmo entendimentoe, se concordam com os registros da ata antes de sua divulgação.

A comunicação no desenvolvimento da reunião (cont.)



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Registro das comunicações: modelo de ata de reunião

Alguns itens mínimos que devem constar de uma ata ou registro dereunião:

• Tema da reunião;

• Motivo da sua realização;

• Data, horário, duração e local em que se realizou;

• Quem a conduziu (se for o caso), quem secretariou e quem estevepresente;

• Tópicos discutidos e decisões tomadas

• Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será apróxima ação e quem entre os presentes é o responsável por ela.

A comunicação no desenvolvimento da reunião


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Comunicação no encerramento da reunião. (Cont.)

Comunique a próxima reunião: mesmo que já esteja agendada,volte a anunciá-la.

Comunique sobre a ata: informe quando estará disponível, comoserá enviada ou disponibilizada.

Abra a palavra para considerações finais: verifique se alguémtem comentários adicionais sobre os temas que estiveram empauta.

Encerre com uma mensagem positiva: Pouca gente gosta de

reuniões. Agradeça a todos por sua participação, deixe claro ovalor do da presença e do comprometimento de cada um,reforçando a importância do que foi discutido.



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Para reflexão O que devemosfazer pararegistrar nossas

mensagens?


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Gerência das Comunicações do ProjetoDeterminar as informações ecomunicações necessárias paraas partes interessadas: quem,qual, quando e comoela será fornecida.

Disponibilizar as informaçõesnecessárias para as partesinteressadas de uma maneira

conveniente.

Coletar e disseminar asinformações de desempenho,incluindo relatórios de situação,medição de progresso e previsões.

Gerar, reunir e disseminarinformações para formalizar aconclusão de uma faseou de todo o projeto.

Encerramento Administrativo

Relato de Desempenho

Distribuição das Informações

Processos necessários para assegurar que ageração, captura, distribuição, armazenamentoe apresentação das informações do projetosejam feitas de forma adequada e no tempo certo.

Planejamento das Comunicações



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Relatório de lições aprendidas

O relatório de lições aprendidas deve abordar questões significativas como:

• Que experiências importantes ocorreram durante o projeto?• Que expectativas foram cumpridas e quais não?

• Aonde fomos bem sucedidos e por que? (perspectiva interna, do negócio)

• Aonde fomos bem sucedidos e por que? (perspectiva externa, do cliente)

• Aonde falhamos, por que e quais foram as consequências? (perspectiva interna,do negócio)

• Aonde falhamos, por que e quais foram as consequências? (perspectiva externa,do cliente)

• Houve imprevistos ou surpresa negativas / positivas?

Formaliza todo o conhecimento adquirido durante a realização doprojeto, consolidando um processo de aprendizagem. Contemplam tanto as experiências bemsucedidas, bem como aquelas passíveis de aperfeiçoamento e envolvendo a equipe do projetoe demais stakeholders.



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Referências• Livros

– IPMA Brasil, Referencial Brasileiro de Competências, IPMA, 2012

– PMI, Guia PMBoK, 5ª edição, PMI.

– Turner, Rodney, The Handbook of Project-Based Management,Mc.GrawHill, 2009.

– Hurtado, M.V. da S., Gerenciamento das partes interessadas emprojetos, 1ª ed., Rio de Janeiro, Elsevier, 2014.

– Chaves, L.E., Neto, F.H.S., Pech, G., Carneiro, M.F.S., Gerenciamento daComunicação em Projetos, 2º ed., Rio de Janeiro, FGV Editora, 2010.

– Xavier, C.M. da S., Metodologia de Gerenciamento de Projetos, 3ª ed.,Rio de Janeiro, Brasport, 2014.

• Artigos & Estudos

– PMI, Estudo de Benchmarking Brasil, 2011, www.pmsurvey.org


http://www.pmsurvey.org/http://www.pmsurvey.org/


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Muito sucesso no gerenciamento dascomunicaçãoes nos projetos e na vida

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Documents

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