Prof. Josemar Henrique de MeloAula 5

Gestão de Documentos I

Gestão de Documentos

Objeto: Documento de arquivo

Objetivo:

•Assegurar autentici-dade;•Comprovar fidelida-de dos processos;•Eficiência e eficácia administrativa.

Instrumentos

•Plano de Classifica-ção;•Tabela de Tempora-lidade;•Manuais de rotinas.

Gestão de Informação

Objeto: Informação

Objetivo:

•Dar suporte aos processos internos;•Assegurar qualida-de das operações;•Eficiência e eficácia administrativa

Instrumentos:

•Sistemas de Infor-mação;•Tesauros, •Índices

Programa de Gestão Documental

• Fases e funções que compõem um programa de gestão documental:– Elaboração;– Utilização e – Eliminação.– “A gestão documental deve se ocupar com tudo que

se sucede aos documentos de uma organização atra-vés do seu ciclo de vida.”(Rhoads, 1983)

– Para este autor o programa de gestão desenvolve-se em 4 níveis:

Programa de Gestão

• Nível mínimo:– Estabelece que órgãos devem contar com programas de retenção e

eliminação de documentos e estabelece proce-dimentos para recolher à instituição arquivística os de valor permanente.

• Nível mínimo ampliado:– Completa o primeiro, com a existência de centros de

arquivamentos intermediários.• Nível Intermédio:– Compreende os 2 primeiros com a adoção elaboração de gestão de

formulários e correspondência e implantação de sistemas de arquivos.

• Nível Máximo:– Inclui todas as atividades anteriores complementadas com o

recurso da automação.

Programa de Gestão Documental• Para Rousseau e Couture (1998) o programa

tem 3 fases:– Criação, difusão e acesso à informação orgânica (as

informações consideradas inúteis podem ser elimi-nadas nesta fase);

– Classificação e recuperação da informação;– Proteção e conservação da informação.

Produção Tramitação

Avaliação /Arquivamento

Uso

Gestão de Documentos

Produção• Cada pessoa física ou jurídica produz documen-

tos necessário para o desenvolvimento de suas atividades.

• Esta produção de documentos depende do modo como esta entidade produtora funciona e como dispõe a ordem dos documentos.

• A ordenação dos papéis produzidos dia a dia em uma entidade realiza-se de diversas maneiras e de acordo com os diversos setores.

A Gênese Documental• A Elaboração do documento cumpre etapas:– Identificação jurídico-administrativa do ato (Actio);– Seleção da espécie documental;– Fórmula diplomática (Conscriptio);– Divulgação junto ao(s) público(s) a atingir e/ou tramita-

ção de rotina;– Guarda ou destinação determinada por temporalidade.

• Cada espécie corresponde a uma fórmula diplo-mática, estrutura e disposição semântica das pala-vras dentro do texto de maneira presteabelecidas.

A Gênese Documental• O Documento é resultado

de um procedimento, de um processo de criação.– Tem um ou mais autores,

dirigido a um indivíduo ou a uma coletividade. Está datada de um lugar (data tópica) e tem uma data (cronológica).

• Categorias documentais:Dispositivos

– Documentos normativos: manifestação da autorida-de e que devem ser obri-gatoriamente acatados;

– Documentos de ajuste: representados por acordo de vontade;

– Documentos de corres-pondência : derivam de atos normativos

A Gênese DocumentalTestemunhais

• São os que acontecem depois dos ato disposi-tivo.

• Nesta categoria temos também os comprovati-vos.

Informativos• São opinativos e que es-

clarem questões.Obs: Portanto temos que conhecer os formulários produzidos.

Sopa de Letras

• Lei, decreto, instrução normativa, acórdão, resolução...

• Tratado, convênio, contrato, pacto...

• Alvará, circular, edital, portaria, memorando...

• Ata, auto de infração..• Atestados, certidões ,

cópias certificadas...• Pareceres, relatórios,

votos

• Normativos

• Ajuste

• Correspondência• Testemunhais

• Comprobatórios

• Informativos

Ordenação do Documentos• Na sua totalidade os arquivistas não estão nas

instituições quando são determinadas as ordenação dos documentos.

• Trata-se de um problema das instituições produ-toras e que os arquivistas devem conhecer.

Ordenação de Documentos• Os manuais de Arquivologia indicam comumente

algumas formas de ordenação chamados:– Métodos de ordenação;– Métodos de arquivamento;– Métodos de classificação etc.

• O mais correto será ‘ordenamento’: disposição dos tipos documentais dentro das divisões esta-belecidas no plano de classificação.

• Qual o tipo de ordenação dos documentos?– Depende diretamente da natureza mesma do arquivo

Ordenação • Cronológico:– Consiste em dispor os documentos por ordem de data. A

data a se tomar em consideração é da produção do documento.

• Alfabético:– O mais simples desde que o elemento principal seja o

nome. É um método rápido, barato, porém erros de arquivamento tendem a predominar.

– Seguir regras de alfabetação• Geográfico:– É um sistema preferido quando o principal elemento é o

local.

Ordenação

• Numérico Simples:– Corresponde a atribuição de um número a cada área. Ex:

1 – Educação, 2 – Saúde, etc.• Assunto:– Distribuição dos documentos em assuntos determinados

pelo setor produtor. Pode levar haver algum problema, tendo em vista as possíveis inter-pretações sobre os títulos estabelecidos

– Não confundir assuntos com espécies documentais– Obs: A Arquivística não trabalha por assuntos no

processo de organização dos arquivos, mas deve manter as ordenações criadas pelas instituições.

Ordenação• Decimal: – Desenvolvido para aplicação nas bibliotecas e equi-

vodamente utilizado nos arquivos. São classes que se subdividem em subclasses. Ex. 6 –Ciências Aplica-das, 610 a 619 – Medicina, 611 – anatomia.

• Menmônico:– Utiliza-se dos termos estabelecidos na instituição.Ex: A – Administração, AG – Administração Geral, AP –

Administração de Pessoas.