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GESTÃO DE PROJETOS
Luiz Leão – [email protected]
http://www.luizleao.com
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
Conteúdo Programático
• Introdução a aquisições
• Tipos de contratos
• Avaliação de riscos nos contratos
• Modalidades de licitação
• Planejamento de aquisições
• Condução do processo de contratação
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
• Inclui os processos necessários para comprar ou adquirir
produtos, serviços ou resultados externos à equipe do
projeto.
• A organização pode ser tanto o comprador quanto o
vendedor dos produtos, serviços ou resultados de um
projeto.
Definição
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
• É uma das áreas de conhecimento mais importantes dentro
das organizações, principalmente, devido ao aumento
constante da terceirização de serviços.
• As empresas precisam trabalhar no que elas fazem de
melhor e deixar as demais áreas para empresas
especializadas.
• Como afirmou sabiamente Tom Peters: "Do what you do
best and outsource the rest.“ – Faça o que você de faz
melhor, terceirize o resto.
Definição
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
• Seus principais envolvidos são:
– Vendedor: Fornecedor, contratada, subcontratada,
prestador de serviços ou fornecedor.
– Comprador: Cliente, contratante, organização
compradora, órgão governamental, solicitante do
serviço.
Definição
Processos do Gerenciamento de
Aquisições
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
• Planejar o Gerenciamento das Aquisições;
• Conduzir as Aquisições;
• Controlar as Aquisições;
• Encerrar as Aquisições;
Processos
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições
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GESTÃO DE PROJETOS
Planejar o Gerenciamento das Aquisições
• É o processo de documentação das decisões de compras
do projeto, especificando a abordagem e identificando
fornecedores em potencial.
• O principal benefício deste processo é que ele determina
se deve-se adquirir ou não apoio externo e, se for o caso, o
que adquirir, como fazer a aquisição, a quantidade
necessária, e quando efetuar a aquisição
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
Planejar o Gerenciamento das Aquisições
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
Planejar o Gerenciamento das Aquisições
Ferramentas e Técnicas
• Análise de Fazer ou Comprar
• Opinião Especializada
• Pesquisa de Mercado
• Reuniões
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GESTÃO DE PROJETOS
Planejar o Gerenciamento das Aquisições
Análise de Fazer ou Comprar
• É uma técnica geral de gerenciamento usada para
determinar se um trabalho específico pode ser melhor
realizado pela equipe do projeto ou se deve ser comprado
de fontes externas.
• Às vezes o recurso existe na organização do projeto, mas
pode estar alocado para outros projetos; nesse caso, pode
ser necessário obter recursos fora da organização a fim de
cumprir os compromissos do cronograma.
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
Planejar o Gerenciamento das Aquisições
Pesquisa de Mercado
• A pesquisa de mercado inclui a análise das capacidades
dos setores e vendedores específicos.
• As equipes de aquisições podem se basear em
informações obtidas em conferências, críticas online, e em
uma variedade de fontes para identificar capacidades de
mercado.
Conduzir as Aquisições
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
Conduzir as Aquisições
• É o processo de obtenção de respostas de fornecedores,
seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.
• O principal benefício desse processo é prover o
alinhamento das expectativas internas e externas das
partes interessadas através de acordos estabelecidos.
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GESTÃO DE PROJETOS
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GESTÃO DE PROJETOS
Conduzir as Aquisições
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
• Reunião com Licitantes
• Técnicas de Avaliação de Propostas
• Estimativas independentes
• Opinião especializada
• Publicidade
• Técnicas Analíticas
• Negociações das Aquisições
Conduzir as Aquisições
Ferramentas e Técnicas
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Conduzir as Aquisições
Reunião com Licitantes
• As reuniões com licitantes devem ser planejadas com
antecedência de modo a garantir entendimento claro e
comum e que nenhum licitante tenha tratamento
preferencial.
• O gerente de projeto é o responsável para planejar a
reunião, coordená-la e transcrever a ata e divulgá-la.
• A ata com as respostas as dúvidas individuais devem ser
divulgadas para todos participantes.
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GESTÃO DE PROJETOS
Conduzir as Aquisições
Técnicas de Avaliação de Propostas
• As técnicas de avaliação de propostas definem o processo
formal de revisão da avaliação conforme políticas de
aquisição do comprador.
• Uma dessas técnicas, é o uso de um comitê, o que
proporciona qualidade e transparência na avaliação.
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GESTÃO DE PROJETOS
Conduzir as Aquisições
Técnicas de Avaliação de Propostas (Cont.)
• Uma das técnicas mais comuns é o uso de critérios
eliminatórios e classificatórios:
– Eliminar fornecedores quem não atendem pelo menos um dos
critérios obrigatórios ou eliminatórios.
– Aplica os critérios classificatórios para ordenar as melhores
propostas.
• Em caso de empate ou pontuação próximas, segue abaixo
algumas das técnicas usadas para o desempate:
– SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threat)
– Desempate através do Requisitos Prioritários, ...
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GESTÃO DE PROJETOS
Conduzir as Aquisições
Estimativas Independentes
• As estimativas independentes são usadas para verificar as
respostas propostas.
• Caso existam grandes diferenças entre as propostas,
provavelmente, a Declaração de Trabalho da aquisição
está deficiente e/ou ambígua.
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GESTÃO DE PROJETOS
Conduzir as Aquisições
Publicidade
• A publicidade é usada principalmente para atrair novos
fornecedores qualificados no processo de Conduzir as
Aquisições.
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GESTÃO DE PROJETOS
Conduzir as Aquisições
Técnicas Analíticas
• As técnicas analíticas são usadas em gerenciamento de
projeto para prever possíveis resultados simulando
cenários e valores das variáveis do projeto.
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GESTÃO DE PROJETOS
Conduzir as Aquisições
Negociações das Aquisições
• Podem ser com a empresa de melhor proposta ou com as
duas ou três melhores classificadas.
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GESTÃO DE PROJETOS
Conduzir as Aquisições
Negociações das Aquisições (Cont.)
• Elas são necessárias para obter acordo mútuo antes da assinatura o
contrato e para detalhar os requisitos e outros termos como:
– Responsabilidades
– Ajustes de cláusulas do contrato
– Multas e penalidades para as partes
– Autoridade para fazer mudanças
– Legislação e termos aplicáveis
– Abordagens de gerenciamento
– Direitos de propriedade
– Soluções técnicas
– Cronograma
– Pagamentos
– Preços
Controlar as Aquisições
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GESTÃO DE PROJETOS
Controlar as Aquisições
• É o processo de gerenciamento das relações de
aquisições, monitoramento do desempenho do contrato e
realizações de mudanças e correções nos contratos,
conforme necessário.
• O principal benefício desse processo é a garantia de que o
desempenho tanto do fornecedor quanto do comprador
cumprem os requisitos de aquisição, de acordo com os
termos do acordo legal.
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GESTÃO DE PROJETOS
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
Controlar as Aquisições
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
• Sistema de controle de mudanças no contrato
• Análise de desempenho das aquisições
• Inspeções e Auditorias
• Relatórios de desempenho
• Sistemas de pagamento
• Administração de reivindicações
• Sistema de gerenciamento de registros
Controlar as Aquisições
Ferramentas e Técnicas
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GESTÃO DE PROJETOS
Controlar as Aquisições
Sistema de controle de mudanças no contrato
• O sistema de controle de mudanças no contrato define
como a aquisição pode ser alterada caso necessário.
• É composto de fluxo de trabalho para aprovação,
documentos e seus respectivos modelos, alçadas e toda
informação necessária para aprovar a mudança.
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GESTÃO DE PROJETOS
Controlar as Aquisições
Análise de desempenho das aquisições
• A análise de desempenho das aquisições é uma avaliação
estruturada do progresso do fornecedor.
Tem como objetivo:
– Identificar êxitos e fracassos do desempenho, progresso em relação
à declaração do trabalho e não-cumprimento do contrato;
– Quantificar a capacidade demonstrada pelo fornecedor para
executar o trabalho.
• Recomenda-se, sempre que possível, fazer inspeções
(controle de qualidade) e auditorias (garantia de qualidade)
para analisar a documentação enviada pelo fornecedor.
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GESTÃO DE PROJETOS
Controlar as Aquisições
Inspeções e Auditorias
• É uma análise estruturada de todos processos de
aquisições, que inicia com as decisões de comprar e
finaliza com o encerramento das aquisições.
• Seu principal objetivo é identificar os êxitos e fracassos que
possam ser usados na preparação ou na administração de
contratos futuros.
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GESTÃO DE PROJETOS
Controlar as Aquisições
Relatórios de Desempenho
• Reportar o desempenho é o processo de coleta e
distribuição de informações sobre o desempenho, inclusive
os relatórios de andamento, medições do progresso e
previsões.
• Envolve a coleta e análise periódica do andamento real do
projeto x sua linha de base (Baseline).
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GESTÃO DE PROJETOS
Controlar as Aquisições
Sistemas de Pagamento
• Algumas boas práticas em relação ao sistema de
pagamento:
– Pagamento feito = trabalho realizado;
– Pago após certificação de trabalho satisfatório por pessoa
autorizada;
– Devem ser feitos e documentados em concordância com termos do
contrato;
– Sempre que possível, atrele seus pagamentos com as entregas do
projeto.
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
Controlar as Aquisições
Administração de Reivindicações
• Administração de reivindicações tem como objetivo
solucionar as reinvindicações de forma adequada e justa
para ambas as partes.
• A reinvindicação é uma mudança solicitada que não houve
acordo entre as partes.
• Todas as reinvindicações devem ser documentadas,
processadas, monitoradas e gerenciadas em todo o ciclo
de vida do contrato conforme os termos do contrato.
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
Controlar as Aquisições
Sistema de Gerenciamento de Registros
• Pode ser um dos módulos ou funcionalidade do sistema de
gerenciamento de projetos.
• Ele é usado para armazenar e recuperar a documentação
do contrato.
Encerrar as Aquisições
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
Encerrar as Aquisições
• É o processo de finalizar todas as aquisições do projeto.
• O principal benefício deste processo é a documentação
dos acordos e outros documentos relacionados, para
consultas futuras.
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
Encerrar as Aquisições
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
Encerrar as Aquisições
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
• Auditorias de Aquisições
• Negociações das Aquisições
• Sistema de Gerenciamento de Registros
Encerrar as Aquisições
Ferramentas e Técnicas
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
• A auditoria de aquisições é uma avaliação estruturada do
processo de aquisições, desde o processo Planejar o
gerenciamento das Aquisições até o processo Controlar
as Aquisições.
• O objetivo da auditoria de aquisições é identificar êxitos e
fracassos que possam ser identificados na preparação ou
na administração de outros contratos de aquisições no
projeto, ou em outros projetos dentro da organização
executora.
Encerrar as Aquisições
Auditorias de Aquisições
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
• Em todas as relações de aquisição, o acerto final justo de
todas as questões, reivindicações e disputas pendentes por
meio de negociação é o objetivo principal.
• Sempre que não se conseguir o acordo por meio de
negociação direta, deve-se explorar alguma forma de
resolução alternativa de disputas, incluindo mediação ou
arbitragem.
• Quando todas as demais alternativas falharem, o processo
judicial nos tribunais é a última opção e a menos desejada.
Encerrar as Aquisições
Negociações das Aquisições
Unidade 10 – Gerenciando Aquisições do Projeto
GESTÃO DE PROJETOS
• Usado no processo Controlar as Aquisições, o sistema
de gerenciamento de registros é usado pelo gerente de
projetos para gerenciar os registros e a documentação do
contrato e da aquisição.
• Os documentos e correspondência do contrato são
arquivados através do sistema de gerenciamento de
registros como parte do processo Encerrar as Aquisições.
Encerrar as Aquisições
Sistema de Gerenciamento de Registros