Introduo ao dotProject

ndiceCaractersticas do dotProject .....................................................................................................................2 Um passeio rpido pelo dotProject............................................................................................................ 3 Adicionando e alterando empresas.............................................................................................................5 Adicionando e editando projetos................................................................................................................7 Adicionando e editando usurios............................................................................................................... 8 Entendendo o bsico sobre permisses.................................................................................................... 10 Adicionando e editando tarefas................................................................................................................ 12 Editando e delegando tarefas ...................................................................................................................16 Como encontrar tarefas s quais voc est associado e como adicionar-lhes arquivos ......................... 17

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Caractersticas do dotProjectO dotProject um aplicativo web que gerencia projetos. online, o que significa que todos os membros da sua equipe tm fcil acesso ao que est acontecendo em um projeto. O dotProject unifica:

informaes de empresas informaes de projetos de cada empresa. Todas as tarefas necessrias execuo de cada projeto. Saber quanto de cada tarefa j foi realizado. Grficos de Gantt informao de usurios e colaboradores de cada tarefa. Um modo fcil de informar usurios de suas associaes a tarefas (via email) lembretes popup sobre prazos prximos ao fim uma lista de contatos relacionados calendrios com vises diferentes: mensal, semanal e diria fruns relacionados a projetos. Repositrio de arquivos relacionados a projetos.

O dotProject foi originalmente concebido pela dotmarketing em dezembro de 2000. Desde ento, um grupo internacional de desenvolvedores empregaram seu tempo e esforo na construo do dotProject , fazendo dele um produto robusto e fcil de usar. Antes de conhecer as principais funcionalidades do dotProject a fundo, voc ter uma rpida apresentao do aplicativo e o que ele oferece. Observao: As figuras apresentadas neste documento podem parecer diferentes das pginas do seu dotProject, dependendo dos formatos escolhidos e como a informao foi personalizada para a verso regional do seu dotProject. Alm disso, voc no poder ver partes do sistema para as quais voc no tem permisso.

Figura 1

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Um passeio rpido pelo dotProjectUma boa forma de se tornar familiar com um aplicativo usar seu menu principal como um guia que mostrar suas funcionalidades mais importantes. Ento, d uma olhada nos links no menu do dotProject. No nvel mais alto esto as Empresas. Cada empresa tem seus projetos. Cada projeto tem tarefas que o compem e um usurio responsvel pela sua execuo. Cada tarefa tem usurios que tero participao na sua realizao. Todas as pessoas que forem trabalhar com o dotProject devem ser cadastradas como usurios aos quais sero dadas permisses. Voc pode comear a explorar as funcionalidades do dotProject clicando em Empresas no menu principal. Escolha a aba Todas Empresas e clique em uma empresa. Escolha um projeto da aba Projetos ativos. Uma outra forma de se chegar aos projetos clicando em Projetos no menu principal. Desde j, saiba que h caminhos alternativos para se chegar a uma mesma pgina de informaes. Em cada uma das pginas seguintes ser(o) mostrado(s) o(s) caminho(s) mais prtico(s). Por exemplo, os caminhos mais fceis para se chegar pgina de um projeto so: Por empresas: clique em Empresas no menu principal (Se a empresa que voc procura no estiver aparecendo, certifique-se de que a aba de filtro Todas Empresas esteja selecionada) > clique no nome de uma empresa >Veja os projetos e clique no projeto que desejar. Por projetos: clique em Projetos no menu principal> Na lista de projetos, clique em um projeto de sua escolha. Se o projeto que voc procura no aparecer, certifique-se de que a aba de filtro Todos esteja selecionada. Algumas observaes sobre a aparncia do dotProject: os ttulos das pginas no dotProject so descritivos. A aparncia da pgina de visualizao de empresa diferente da pgina de edio. A linha logo abaixo do ttulo da pgina geralmente mostra links relacionados. Na figura 2, os links circulados levam ou de volta para a lista de empresas (link da esquerda) ou para a pgina de edio da empresa que voc est visualizando (link da direita). A seta mostrada na figura 2 mostra o cone que abre uma pequena janela com uma mensagem de ajuda da pgina em que voc se encontra. O link Ajuda (circulado em vermelho) abaixo do menu principal, do lado direito, leva ao site do dotProject onde se encontram um frum de consulta e outras documentaes. Outra caracterstica til mostrada na figura 3 os filtros. Filtros permitem limitar a informao que mostrada. O filtro de empresas direita, serve para que somente as tarefas da empresa selecionada sejam mostradas. O filtro de tarefas, esquerda, serve para mostrar apenas as tarefas desejadas.

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Figura 2

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Figura 3

Adicionando e alterando empresasClique em Empresas no menu principal > clique em na aba de filtro Todas Empresas > clique em um empresa de sua escolha para visualizar suas informaes > clique em Editar Empresa para alterar os dados da empresa.

A pgina de edio de empresa muito intuitiva (figura 4). O campo Dono da empresa pode ser entendido como presidente ou cargo mais alto da empresa. Caso o nome desejado no esteja na lista de usurios da aplicao, ser preciso cadastr-lo. Voc poder deixar a informao do presidente em branco e gravar as informaes parciais clicando no boto Salvar e depois criar o usurio que ser registrado como presidente, seguindo as instrues deste manual para incluso de usurios que ser explicada mais adiante. Aps a incluso do novo usurio, voc poder retornar pagina de edio da empresa e registrar o novo usurio como seu presidente no campo Dono da empresa e depois clicar no boto Salvar para que a nova informao seja gravada. Para adicinar uma nova empresa, v para a pgina de listagem das empresas. Um boto com o ttulo de Nova Empresa aparecer no canto direito superior. Este boto leva a uma pgina que tem os mesmos itens da pgina de edio de empresas. Uma parte da pgina de incluso de empresas mostrada na figura 5. Para apagar uma empresa, v para a pgina de listagem das empresas (siga o caminho explicado no incio do captulo), clique na empresa que deseja apagar. Voc ir para a pgina de visualizao da empresa (Figura 2), onde aparecer um cone de uma lata de lixo no canto direito superior que diz apagar empresa. Clique no cone apenas se voc tiver absoluta certeza que quer apagar a empresa. Note que se voc no puder ver o cone da lata de lixo, significa que voc no tem permisso para apagar empresas (Veremos permisses mais adiante). 5

Figura 4

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Figura 5

Adicionando e editando projetosPara adicionar um novo projeto em uma empresa: Clique em Empresas no menu principal > clique na aba de filtro Todas Empresas > escolha uma empresa > na pgina de visualizao, clique no botonovo projeto no canto direito superior. Preencha o nome do projeto. O responsvel pelo projeto dever ser escolhido na lista de usurios previamente cadastrados. Se o usurio necessrio no estiver cadastrado ainda, grave as informaes parciais do projeto clicando no boto salvar e cadastre o usurio seguindo as instrues deste manual explicadas na parte que trata de incluso de usurios (explicada mais adiante). Retorne para a pgina do projeto e registre o responsvel pelo projeto. Clique no boto salvar para gravar a nova informao. Escolha a empresa do combo box qual pertence o projeto. Escolha um nome abreviado para o projeto e uma cor para identific-lo. Para escolher uma cor, clique no link alterar cor e uma janela com opes de cores se abrir. Voc pode clicar numa das cores de sua escolha. Defina um status para o seu 7

projeto (em planejamento, em execuo, etc). Voc ainda ter a opo de importar tarefas definidas em outros projetos no campo Import tasks from, que significa: Importar tarefas de (nome do projeto). Preencha uma breve descrio do projeto (Ex: de que consiste, objetivos, etc). Uma vez criado, o projeto poder ser alterado. Para se editar um projeto, simplesmente v para a pgina de edio de projeto (figura 6). O link para a pgina de edio fica na pgina de visualizao do projeto. Portanto, clique no projeto que voc deseja alterar (mesmo procedimento descrito no comeo do captulo) e v para a pgina de visualizao. No canto esquerdo superior, clique em editar projeto. A pgina de bem auto-explicativa, uma vez que voc j conheceu a pgina de incluso.

Figura 6

Adicionando e editando usuriosClique em Admin. de usurios no menu principal. A pgina de gerenciamento de usurios (figura 7) mostra listas de usurios ativos e inativos. O cone do lpis e papel permite que voc edite as informaes do usurio. O cone de cadeado leva pgina de visualizao do usurio, na qual possvel alterar suas permisses, mostradas na parte de baixo da pgina. Agora vejamos como adicionar um usurio: a partir da pgina de gerenciamento de usurios, clique em adicionar usurio. Este cone levar a uma nova pgina mostrada na figura 8. aconselhvel que voc complete pelo menos os nove tens mostrados com flechas vermelhas. Quando voc clicar no boto salvar, o novo usurio ser listado como usurio inativo na pgina de gerenciamento de 8

usurios. Isto significa que embora um usurio tenha sido cadastrado, ele ser impedido de entrar (fazer log in) no sistema at que suas permisses sejam definidas. Para editar a informao de um usurio, clique no lpis esquerda do nome na pgina de gerenciamento de usurios. Voc ser levado a uma pgina que se parece com a pgina de incluso de usurio. A diferena entre um usurio ativo e um inativo que o ativo teve suas permisses definidas, o que significa que algum com um nvel mais alto de permisso definiu o que aquele usurio ativo pode ver, ler, editar e apagar. Novamente importante notar que um usurio que acabou de ser cadastrado ser tratado como inativo at que lhe sejam dadas permisses. Para apagar um usurio, v para a pgina de gerenciamento de usurios e clique no cone da lata de lixo esquerda do nome do usurio.

Figura 7

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Entendendo o bsico sobre permisses.V para: Pgina de gerenciamento de usurios (clique em Admin. de usurios no menu principal) > pgina de visualizao de usurio (clique no nome de login do usurio). Ou Pgina de gerenciamento de usurios > pgina de visualizao de usurios (clique no cone de cadeado esquerda do nome do usurio) Dar permisses a um usurio determina o que ele pode ver, editar ou apagar. importante que se evite dar nveis de permisses muito altos para qualquer usurio, pois algum poderia apagar um projeto ou uma empresa por acidente.

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Figura 9 Na pgina de visualizao de usurio (figura 9), primeiro clique na aba Permisses na parte de baixo da pgina. Escolha um mdulo (entenda mdulo como um link no menu principal) do sistema ao qual o novo usurio ter permisso, escolha um item do mdulo (o item no aplicvel a todos os mdulos. Um item pode ser entendido como um projeto em especfico dentro do mdulo de projetos, por exemplo), escolha o nvel da permisso (read-write = leitura e escrita, deny = negar permisso e read only = apenas leitura) e clique em adicionar. Perceba que a nova permisso aparece no canto esquerdo onde pode ser visto o quadro de permisses do usurio. Para tirar uma permisso, clique na lata de lixo no canto direito do quadro de permisses. Voc tambm poder copiar as permisses de um usurio previamente cadastrado e d-las a um novo usurio. Para isso, basta ir at Copia permisses de um usurio, no canto direito inferior da aba de permisses. Escolha um dos usurios previamente cadastrados e clique no boto Copia de um modelo. Todas as permisses do usurio escolhido sero permisses do novo usurio tambm. Esta funcionalidade indicada para se evitar trabalho ao dar permisses para usurios cujos nveis de acesso sejam iguais.

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Adicionando e editando tarefasPara adicionar uma tarefa a um projeto, v para: Pgina de listagem de empresas (clique em Empresas no menu principal) > Se a empresa desejada no aparecer, certifique-se de que a aba de filtro todas empresas esteja selecionada > Pgina de visualizao de empresas (clique na empresa que voc quer ver) > pgina de visualizao de projeto (clique no projeto que voc quer visualizar). O boto para adicionar uma nova tarefa o que fica no canto direito superior da pgina de visualizao de projeto (mostrado na figura 10). Ele leva para a pgina de incluso de tarefa (figura 11), a qual pede as mesmas informaes da pgina de edio que discutiremos posteriormente.

Figura 10 Na pgina de cadastro de tarefa (figura 11), voc poder fornecer informaes sobre sua durao ou simplesmente suas datas de incio e fim. Se as datas de incio e fim estiverem preenchidas, voc pode calcular a durao em horas ou em dias (baseado na quantidade de horas do expediente de um dia til), clicando no boto Durao. Se voc fornecer apenas a data de incio e a durao em dias ou horas, poder calcular a data final clicando no boto Data de encerramento. Voc poder associar usurios a uma tarefa, ou seja, voc poder escolher usurios na lista Profissionais e coloc-los na lista Associados a tarefa. Os usurios na lista de associados sero as pessoas que estaro responsveis pela execuo da tarefa. Uma outra informao importante da tarefa o seu campo Acesso, que pode ser:

Pblico: a tarefa ser visvel a qualquer usurio.

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Protegido: a tarefa ser visvel aos usurios associados tarefa e aos usurios que esto cadastrados sob a mesma empresa do usurio que est no campo Criador da tarefa. Participante: a tarefa ser visvel apenas aos usurios associados tarefa. Privado: visvel apenas ao criador da tarefa.

Se a tarefa que voc est cadastrando parte de uma tarefa maior, tal associao pode ser feita no campo Tarefa Pai. Convencionaremos que se uma tarefa A pai de uma tarefa B, ento B uma subtarefa ou uma tarefa filha de A. Para os campos Tarefa Pai e Dependncia de tarefas, considere o seguinte exemplo: suponhamos que em seu projeto existam duas tarefas: A e B. A tarefa B, por sua vez, composta de duas sub-tarefas B1 e B2. Portanto, B1 e B2 so filhas da tarefa B. A tarefa A precisa necessariamente terminar antes que a tarefa B comece. Ento, voc ter a ordem de precedncia: A>B Na tarefa B, B1 precede B2, portanto: A > B1 > B2 Usando o exemplo acima, voc dever cadastrar as tarefas quanto a dependncia e relao de pai/filho da seguinte forma: no campo Tarefa Pai de B1 e B2 dever ser escolhida a tarefa B (B1 e B2 so filhas de B). No campo Dependncia das tarefas de B2, dever constar a tarefa B1 (B2 precede B1). E no campo Dependncia das tarefas de B dever estar a tarefa A (A precede B). O campo Tarefa dinmica dever ser marcado na tarefa B, o que significa dizer que as datas de comeo e fim de B sero a data de incio de B1 e a data de trmino de B2, respectivamente. E a mdia dos progressos de execuo das tarefas B1 e B2 ser o progresso da tarefa B. Note que os campos discutidos anteriormente no so obrigatrios. Se no houver a necessidade de tais relacionamentos entre as tarefas, deixe-os em branco. importante notar tambm que as relaes de dependncia e pai/filho so independentes entre si. Note tambm como as tarefas e sub-tarefas ficam organizadas na pgina de visualizao de projeto na lista e no grfico de Gantt (abas no final da pgina de visualizao de projeto na figura 10).

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Figura 11 Para visualizar uma tarefa, v para: pgina de listagem de empresas (Clique em Empresas no menu principal) > se a empresa desejada no estiver aparecendo, certifique-se de que a aba de filtro Todas empresas esteja selecionada > pgina de visualizao de empresa(clique na empresa desejada) > pgina de visualizao de projeto(clique no nome do projeto desejado)> pgina de visualizao de tarefa(clique no nome da tarefa que voc deseja visualizar). Se comparada s pginas de visualizao de empresas e de projetos, a pgina de visualizao de tarefas (figura 12) tratada de forma diferente pelo dotProject. Enquanto que naquelas pginas de 14

visualizao nenhuma edio possvel, nesta existe a possibilidade de se inserir ou alterar registros (explicados no prximo pargrafo) e arquivos relevantes tarefa (abas na parte de baixo da pgina), embora exista uma pgina de edio de tarefas, seguindo o mesmo padro dos outros mdulos da aplicao. Registros so dados do andamento da tarefa, que contm informaes como: porcentagem de progresso, data, horas trabalhadas, etc. Podem ser inseridos quantos registros se desejar em uma tarefa. Note que cada registro inserido pelo clique no boto atualizar tarefas na aba Novo Registro ser apresentado na aba da esquerda: Registros de tarefa. Na pgina de visualizao de tarefas tambm existe o cone da lata de lixo que, servir para apagar a tarefa.

Figura 12

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Editando e delegando tarefasPara alterar uma tarefa, v para: Pgina de listagem de empresas (Clique em Empresas no menu principal) > Se a empresa que voc procura no estiver na lista, certifique-se de que a aba de filtro todas empresas esteja selecionada > pgina de visualizao de empresa (clique na empresa que voc deseja visualizar) > pgina de visualizao de projeto (clique no projeto desejado) > pgina de edio de tarefa (clique no cone do lpis na linha da tarefa que voc deseja editar). A pgina de edio de tarefas (figura 13) permite que voc alm de fornecer informaes tarefa, ainda possa deleg-la a uma ou mais pessoas. Na figura 13, a tarefa est sendo delegada a Tatiane do Carmo Silva. O nome dela selecionado na lista de Profissionais (usurios cadastrados) e clicando na flecha que aponta para a direita, ele se move para a janela Associados tarefa. Se o campo Notificar associados da tarefa por e-mail estiver marcado (veja o crculo vermelho na figura), todos os usurios associados quela tarefa sero notificados por email. Note que mais de um usurio pode ser associado a uma tarefa. Se um usurio estiver envolvido numa tarefa cuja data de de trmino esteja prxima ao fim, no momento em que ele entrar na aplicao, ser exibida uma janela popup para lembr-lo do prazo.

Figura 13 16

Como encontrar tarefas s quais voc est associado e como adicionar-lhes arquivosPara encontrar as tarefas s quais voc est associado, v para: Pgina de listagem de empresas (Clique em Empresas no menu principal) > Se a empresa que voc procura no estiver na lista, certifique-se de que a aba de filtro todas empresas esteja selecionada > pgina de visualizao de empresa (clique na empresa que voc deseja visualizar) > pgina de visualizao de projeto (clique no projeto desejado) > pgina de visualizao de tarefa (clique no nome da tarefa que voc deseja ver e no no cone do lpis). Ou Clique em Tarefas no menu principal e use o filtro minhas tarefas ( direita, no canto direito superior) > Clique no nome da tarefa e no no cone do lpis > Na pgina de visualizao da tarefa, clique no link editar esta tarefa, no canto esquerdo superior. A pgina de visualizao de tarefa (figura 14) permite que voc acompanhe o progresso em porcentagem da tarefa qual voc est associado. A melhor forma de manter todos informados incluir um registro na parte de baixo da pgina. O registro tem informaes especficas de como est o progresso de execuo da tarefa. A pgina de visualizao tambm permite que voc insira qualquer tipo de arquivo a uma tarefa. Clique no link Anexar um arquivo do lado direito da pgina (veja a figura 14). Uma nova pgina aparecer (figura 15). Nela voc poder dar uma breve descrio do arquivo, indicar a qual projeto e tarefa ele estar relacionado e clicando no boto Arquivo... voc pode selecionar um arquivo para anexar tarefa. Para apagar ou visualizar um arquivo, clique no link lista de arquivos, no canto esquerdo superior. Uma lista de arquivos aparecer (veja a figura 16). Para apagar o arquivo, clique no nome do arquivo e depois clique no cone da lata de lixo. Para gravar um novo registro em uma tarefa, v para a pgina de visualizao de tarefa e clique na aba Novo registro, na parte de baixo da pgina. Selecione o quanto de progresso j foi realizado, quantas horas foram gastas e d uma descrio. Clique no boto atualizar tarefas para salvar o novo registro. Os progressos da tarefa e do projeto sero alterados de acordo com o novo registro inserido. Se o campo Notifica o criador estiver marcado, o criador da tarefa ser avisado por email da atualizao do progresso da tarefa. A pgina de edio de tarefa permite que sejam alteradas algumas informaes sobre a realizao da tarefa (figura 13), mas as horas gastas s podem ser inseridas por meio de registros (figura 14).

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Figura 14

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Figura 16

Figura 17

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