Copyright Jan Recker 2008

Modelagem BPMN – Quem, Onde, Como e Porque1

Resumo A BPMN (Business Process Modeling Notation) é um padrão cada vez mais

importante para a modelagem de processos e tem desfrutado de altos níveis de atenção e aceitação na prática de Gestão de Processos de Negócio (BPM – Business

Process Management). Esse documento relata o resultado de uma pesquisa global realizado com modeladores de processos entre Maio a Agosto de 2007. Quinhentos e

noventa modeladores de processos BPMN responderam e forneceram insights sobre quem, onde, como e porquê da modelagem de processos BPMN, assim como para

alguns dos problemas que os usuários experimentam quando modelam com BPMN.

BPMN e seus Usuários – Amigos ou Inimigos?

Finalmente, nós o temos. Um padrão industrial para modelagem de processos. Algo

para todos. Algo com suporte generalizado. A solução um-para-todos para todos os nossos problemas.

Para ser franco, nós estamos felizes. BPMN é de fato uma linguagem rica e nos

possibilita definir uma vasta quantidade de cenários de negócios, variando de coreografias de processos internos para arquitetura de processos inter-

organizacionais, interações de serviços e exceções de fluxo de trabalho. Nada mal mesmo. De forma não surpreendente, A notação BPMN tem desfrutado na prática

por uma adoção generalizada, sendo adotada por exemplo, por vendedores de ferramentas (ex.: Pega, Sparx Systems, Telelogic, Intalio, itp-commerce),

fornecedores de educação (ex.: Widener University, Queensland University of

Technology e Howe School of Technology Management) ou treinadores e consultores de modelagem (ex.: Object Training, BPM-Training.com e BPMInstitute.org).

BPMN foi desenvolvida por um consórcio compreendendo representantes da maioria

dos players do mercado global de BPM. E sim, eles têm feito um bom trabalho. Ainda assim, a única peça do quebra-cabeça que falta nessa imagem agradável do sucesso

do BPM é – o usuário! Nós sabemos muito sobre o que a BPMN pode fazer, como é implementado, e até como nós podemos (finalmente...) construir um código de

Linguagem de Execução de Processos de Negócio (BPEL – Business Process Execution Language) a partir dos nossos modelos de BPMN [1]. O único aspecto,

entretanto, que nós ainda não entendemos muito bem é como BPMN é realmente usado por aqueles previstos para o utilizarem – arquitetos de processos, gerentes de

sistemas, analistas de negócio e consultores.

A Pesquisa

1 Título original em inglês: “BPMN Modeling – Who, Where, How and Why”; 2008. Traduzido para o projeto BPM360° por

Lear Valdares, Allan Sinimbú e Laila Damasceno.

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Somente é justo dizer que, até agora, as organizações procurando adotar BPMN

foram um pouco desleixadas em termos de disponibilidade de relatórios de prática. Apenas poucos casos estão relatados sobre como o BPMN é realmente utilizado na

prática – exceções notáveis incluem [2] e [3]. Nosso grupo de pesquisa na Queensland University of Technology estava deste modo interessado em descobrir o

uso ―real‖ de BPMN na prática em uma escala grande e global. Nós projetamos e administramos uma pesquisa mundial com modeladores de processos BPMN. Ao

longo de quatro meses durante 2007, 590 usuários de BPMN de todo o globo responderam a pesquisa.

Conduzindo a pesquisa, nosso esforço foi generosamente apoiado pela ampla

comunidade de BPM. Nós recebemos patrocínios e ajuda não somente dos fóruns da comunidade (como a ABPMP, BPTrends, BPM-Roundtable.com, BPM-Netzwerk, XING,

Tibco Community, Eclipse Newgroup), mas – como pode ser visto na Figura 1 –

também de vendedores de ferramentas e fornecedores de treinamento, assim como de universidades (ex.: Howe School of Technology Management) e blogs incluindo o

BPMS Watch (http://69.36.189.101/wordpress/), BPM Research (HTTP://bpm-research.com), o blog do Phil Gilbert (HTTP://blog.lombardicto.com), ITRedux

(http://weblog.itredux.com/), Go Flow (http://kswenson.wordpress.com/), ou Column2 (http://www.column2.com). Parecia que todo mundo tinha um profundo

interesse no estudo e em seus resultados. Nesta etapa, nós gostaríamos de agradecer a todos aqueles que nos ajudaram disseminando e anunciando a pesquisa.

Figura 1. Adeptos da Pesquisa

Quem Está Usando BPMN – e Onde No total, foram coletados dados de modeladores de BPMN em mais de trinta países.

A distribuição geográfica desses entrevistados espelha a distribuição geral dos praticantes de BPM em todo o mundo. Não surpreende que, Europa, América do

Norte e Oceania contam como quase três quartos de todas as respostas (veja a Figura 2). Quase 60% dos entrevistados trabalham para o setor privado. Mais de

40% trabalham em grandes organizações com mais de 1000 empregados, enquanto 22,7% e 26,8% dos entrevistados trabalham para médias e pequenas organizações,

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respectivamente. O tamanho da equipe de modelagem de processos, na qual os

entrevistados trabalham como modeladores de processos varia de menos de 10 membros (64,4% dos entrevistados) para mais de 50 membros (3,8% dos

entrevistados). Parece que até em grandes corporações, a equipe de empregados dedicados à modelagem BPMN é pequena.

Além disso, parece que BPMN é popular tanto nas comunidades de negócios como de

TI. Dos entrevistados, 51% afirmaram estar usando BPMN para propósitos de negócios (documentação de processos, melhorias, análise de negócios, comunicação

com stakeholders e assim por diante) enquanto os 49% restantes utilizaram BPMN para propósitos mais técnicos (como simulação de processos, análises de serviços e

engenharia de fluxo de trabalho). A popularidade do BPMN em ambos os campos pode ser analisada checando quais conjuntos de BPMN estão sendo utilizados na

prática: 36% dos entrevistados contam com o conjunto central de BPMN para

desenvolver seus (um tanto básicos) modelos de processos, 37% usam um conjunto estendido de símbolos de BPMN e os 27% restantes usam todas as funcionalidades

que o BPMN tem a oferecer.

Figura 2. Países Participantes e continentes de origem

Também foi pedido aos entrevistados que comentassem sobre os tipos de treinamento recebidos. Apenas 13,6% dos entrevistados receberam treinamento

formal em modelagem de processos com BPMN (ex.: por meio de um fornecedor de treinamento profissional licenciado ou como parte dos estudos da universidade em

cursos relativos à gestão de processos). Daqueles que foram treinados, os cursos

122

106

34 26 18 16 15 14 14 12

12 10 10

10

111

60

14 36

175

133

132

40 60

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certificados através de vendedores e fornecedores de treinamento são as opções

mais populares (9,5%), seguido por treinamentos internos (5,1%). Em contraste, aproximadamente 70% dos entrevistados aprenderam modelagem de processos

BPMN de forma ―auto-didata‖ ou trabalhando no assunto. O que isso nos diz? Nós não somos muito bem treinados em modelagem de processos com uso de BPMN.

Ainda mais, BPMN é indiscutivelmente complexo e difícil de aprender. Apenas leia alguns dos blogs do Bruce Silver sobre treinamento BPMN

(http://69.36.189.101/wordpress/) e você vai concordar (ainda que você não acredite em mim aqui e agora).

O sucesso da modelagem de processos simplesmente depende de pessoas qualificadas fazendo um bom trabalho. Então, profissionais, voltem para a ―escola‖!

Em outras palavras, para alavancar completamente as oportunidades e chances oferecidas por uma linguagem avançada como a BPMN, educação formal é

necessária - e os usuários precisam comparecer a essas aulas. E desde que nós saibamos que simplesmente não há nenhum substituto para especialização de

modelagem, é soberano gastar algum tempo e esforço em educação em BPM (como isso pode funcionar é explicado aqui: [4]).

A respeito de suporte de ferramentas para BPMN, a Tabela 1 lista as ferramentas

mais populares em utilização e também o tipo de funcionalidade que os usuários esperam de uma ferramenta de BPMN. Como pode ser visto, Microsoft Visio com os

stencils de BPMN disponíveis gratuitamente (http://www.bpm-

research.com/downloads/bpmn-stencils/) denota de longe o mais popular meio de modelar BPMN. Mas – deixe-me acentuar esse ponto de novo [5]: Microsoft Visio é

uma boa ferramenta de desenho – não uma estação de trabalho e muito menos um mecanismo de BPM. Não há nenhum gerenciamento de usuários, gerenciamento de

atributos e muito menos um repositório de modelos. Ele até pode ajudar os usuários a se familiarizarem com a idéia básica de modelagem de processos e BPMN – mas

isso é tudo.

E existem outras opções disponíveis: a solução da Itp-Commerce com certeza lucra por ser um plug-in do Visio que estende sua capacidade com um mecanismo de

simulação, atributos adicionais e opções de análise. À parte dessas soluções de

pequena escala, vários nomes familiares aparecem na metade de cima da Tabela 1, por exemplo, Sparx Systems, Telelogic, Intalio, IDS Scheer e Casewise. Esses

vendedores fornecem soluções de BPM avançadas que se estendem bem além de capacidades de modelagem puras.

Tipo de ferramenta utilizada Utilização

Microsoft Visio 18.2%

Itp-Commerce Process Modeler 7.8%

Sparx Systems Enterprise Architect 6.9%

Visual Paradigm Visual Architect 6.2%

Telelogic System Architect 5.7%

Intalio BPMS 5.0%

ILOG Jviews 3.8%

IDS Scheer ARIS 3.3%

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Casewise Corporate Modeler 3.3%

Holocentric Modeler 2.8%

iGrafx FlowCharter 2.4%

MagicDraw 1.9%

Inhouse solution 1.9%

Savvion Process Modeler 1.4%

Tibco BusinessStudio 1.4%

Appian BPM Suite 1.4%

Outros 15.6%

Vários 10.9%

Funcionalidade da ferramenta utilizada Utilização

Repositório integrado para todos os modelos de processos 46.4%

Navegação entre modelos de processos de diferentes níveis 56.2%

Campos adicionais de atributos para símbolos 42.6%

Acesso a outras notações e técnicas de modelagem 31.7%

Acesso a novos símbolos em adição aos símbolos de BPMN 26.4%

Acesso ou hyperlinks para outros documentos de dentro

dos modelos de processos

41.9%

Filtro de métodos para restringir e especificar o conjunto de símbolos a ser utilizado

21.1%

Tabela 1. Suporte às ferramentas de BPMN

Como por funcionalidade da ferramenta, parece que usuários de BPMN normalmente usam repositórios de modelos e funcionalidades similares implementadas nas

ferramentas de modelagem para apoiar a navegação entre grandes números de modelos BPMN – funcionalidade que o Visio não pode fornecer, a propósito.

Também, muitas vezes os modelos BPMN são estendidos com símbolos adicionais (ex.: para articular riscos relativos a processos, informação organizacional,

indicadores de desempenho e assim por diante) ou até mesmo outros modelos (ex.: organogramas, especificações de regras de negócio, informação de dados ou

descrições de serviços). Isso se refere de volta à BPMN sendo uma linguagem de

modelagem de processos que faz exatamente isso – modela processos. Várias tarefas organizacionais, no entanto, requerem informações adicionais, seja por

especificações de fluxo de trabalho (recursos, dados, objetos, etc.) ou gerenciamento de compliance (riscos, estratégias de mitigação, donos de processos,

etc.).

Problemas de Usuários com BPMN – Espaço para Aprimoramento Então o que os usuários finais pensam sobre BPMN? Claro, eles a usam bastante.

Eles podem ainda não serem muito familiarizados ou maduros com a linguagem, mas BPMN é de fato bastante popular. Os usuários gostam de BPMN por causa de

sua instrumentalidade – ele simplesmente tem bom desempenho em projetos de modelagem de processos. Os usuários também ficam satisfeitos quando é fácil

modelar diagramas de BPMN – o que, obviamente, nem sempre é o caso. Como qualquer outra linguagem, algumas coisas são mais fáceis de dizer (ou no caso,

modelar) do que outras. E BPMN, vamos admitir, é rico em informações - o que

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também significa que não é a linguagem mais fácil para se trabalhar. Você já tentou

compilar a lista de vinte e poucos tipos de eventos para descobrir aquele que é mais adequado? Ou (de minha própria experiência), você já tentou explicar o conceito de

mensagem para um grupo de novatos em modelagem de processos? Bem difícil, de fato.

Mas, é claro, isso não significa que BPMN não pode ser modificado ou aprimorado de

forma que seria mais fácil para nós. Sendo um padrão do Object Management Group (www.omg.org), a BPMN é constantemente submetido a revisões e extensões.

Alguns de vocês podem já ter ouvido falar de BPMN 1.1, que está para ser lançado;

e alguns de vocês também podem ter ouvido rumores sobre BPMN 2.0, que irá sair em alguns anos.

Nosso esforço era, portanto, coletar alguns feedbacks dos usuários finais – não

necessariamente das forças do BPMN, mas de suas fraquezas - onde futuros lançamentos de BPMN poderiam ser aprimorados. A seguinte coletânea livre é uma

lista sobre os problemas da modelagem com BPMN consolidada a partir das respostas dos usuários. Esperançosamente, essas questões dos usuários servem

como um ponto de início, não apenas para os desenvolvedores de BPMN, mas também para vendedores de ferramentas, consultores, instrutores de modelagem e

todos aqueles que querem identificar – e evitar - obstáculos quando usarem BPMN para modelagem de processos.

1) Apoio para Especificação de Regras de Negócio Mais notavelmente, nosso estudo destacou uma deficiência da BPMN em apoiar a

articulação de regras de negócio (como o cenário apresentado na Figura 3). A modelagem de processos e as linguagens de regras de modelagem são ambas

usadas em organizações para documentar políticas e procedimentos organizacionais. No entanto, pouco esforço tem sido feito para compreender e muito menos para

alavancar suas sinergias e sobreposição. A especificação de regras é de fato uma tarefa essencial para compreender processos de negócio, e seria bom ver que

soluções de modelagem de processos reconhecem isso um pouco melhor e fornecem maior (ou mais integrado) apoio para essas tarefas. Melhor apoio poderia, como um

entrevistado relata, ser tão simples como um símbolo adicional:

[...] Um símbolo que diz algo especificamente é uma regra de negócio para que você possa, no futuro, ao olhar para ele reconhecer uma regra de negócio, talvez não

fosse má ideia.

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Figura 3. Modelagem de processos e regras de Negócios

2) Apoio para Decomposição de Processos Uma situação semelhante foi encontrada no que diz respeito à articulação da

estrutura e decomposição do processo. Os modeladores normalmente precisam definir precisamente o escopo e fronteiras do que eles modelam, mas falham em

fazê-los adequadamente com as abordagens de modelagem existentes. BPMN claramente carece de alguns conceitos avançados para apoiar essa tarefa – ao

menos da perspectiva do usuário. O que pode ser feito? Talvez símbolos dedicados à alocação de um processo dentro de seu contexto organizacional e hierárquico

poderiam ajudar. Ou talvez nossa descoberta seja uma motivação para realizar

maior esforço no entendimento da decomposição em modelagem de processos e para desenvolver melhor linguagem e suporte às ferramentas.

3) Apoio para Modelagem Organizacional

―Piscinas‖ (Pools) e ―raias‖ (Lanes) normalmente apresentam um fardo para usuários de BPMN. Claramente, eles têm sido previstos pelos projetistas de BPMN para serem

flexíveis em interpretação e uso. No entanto, a ambiguidade que vem com suas semânticas flexíveis é contraditória à facilidade com que Lanes e Pools podem ser

usadas para modelagem BPMN. Nossas respostas mostram que o esforço extra exigido para especificar o significado de uma Lane ou Pool diminui a facilidade com

que nós construímos modelos BPMN. Um conselho colocado poderia ser fornecer melhor apoio para diferenciar os múltiplos propósitos pelos quais Lanes e Pools

podem ser utilizadas (ex.: adicionando diferentes marcadores gráficos para sistemas, papéis, departamentos, etc.)

4) Decisões, Conectores fora de página e Grupos

Outra questão em que nós estávamos interessados era descobrir se todos os

símbolos de BPMN são realmente utilizados. BPMN tem vários símbolos que nós achamos serem simplesmente supérfluos e desnecessários. Porque você precisa de

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um conector fora de página? O símbolo de Grupo? As pessoas deveriam usar

símbolos superiores de decisão ou de evento vazios quando existem tantos subtipos? O conceito de Múltiplas Instâncias é importante para a prática de modelagem de

processos? E, realmente, os gateways são mesmo necessários para a modelagem de processos? Em uma série de entrevistas nós perguntamos a vinte usuários de BPMN

se eles usavam certos símbolos ou não. A Figura 4 mostra os resultados.

Figura 4. Uso dos símbolos da notação BPMN

Os símbolos: Conector fora de página, Grupo, e Múltiplas Instâncias foram classificadas por mais de 50% como sendo ‗não usual‘, ‗não compreendido‘ ou ‗não

ciente‘. Em contraste, alguns dos outros símbolos na Tabela 2 foram classificados como essenciais para a modelagem de processos, por exemplo, Fluxos Normais,

Conectores ou Anotações de Texto. Esses símbolos podem fazer pouco em adicionar

poder expressivo para o modelo de processo, mas eles podem auxiliar a clarear alguns cenários ou oferecer mais ajuda para o usuário final do modelo. Por exemplo,

foi percebido que o uso de blocos de anotações de texto por uma necessidade de clareamento para usuários de modelos inexperientes:

[...] Eu acho eles úteis. Eles são essenciais, você precisa de alguma forma de

clareamento. Talvez não no futuro quando todo mundo estiver acostumado com esses mapas, mas neste momento é muito limitado.

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5) Eventos, Eventos, Eventos, Eventos

A última área de interesse com o BPMN nessa compilação é relativa à abundância pura de diferentes símbolos de evento no BPMN. A diferenciação dos eventos de

negócio em vários tempos e dimensões de tipos cria uma lista longa de diferentes símbolos que poderiam achar seu caminho nos modelos de processos. E – da

perspectiva do usuário – isso é simplesmente demais. Parece ser outro exemplo em que a facilidade de uso da modelagem de processos é sacrificada para puro poder

expressivo. As respostas negativas coletadas acerca da complexidade da seleção do símbolo de evento ‗certo‘ a se usar parecem dizer: quanto mais simples melhor.

Seria importante reconhecer essa resposta do usuário – especialmente em luz do atual rascunho do BPMN 1.1 – dizem por aí que ainda mais símbolos de BPMN são

planejados. Realmente, isso é necessário? Já não existem suficientes?

O Caminho Adiante

Nosso objetivo foi coletar alguns feedbacks dos usuários na utilização de BPMN. Isso

nós fizemos. No entanto, o próximo desafio é comunicar esse feedback de volta para aqueles responsáveis pelo desenvolvimento de BPMN, implementação de

ferramentas, consultoria e educação. Então o que está na caixa? O desenvolvimento do BPMN 1.1 está a caminho, com a intenção de consertar erros de especificação e

inconsistências. O grupo de trabalho do OMG é aberto para comentários e nós vamos procurar usar nossa pesquisa como entrada para o esforço deles.

Isso não vai parar lá. A BPMN 2.0 está na agenda [6], com vários itens de trabalho:

alinhar BPPM com a meta modelo de definição de processos de negócio BPDM (http://en.wikipedia.org/wiki/Business Process Definition Metamodel)

incluir algumas extensões, como reforço para coreografia de processos dispor o BPMN em série e fornecer esquemas de XML para transformação de

modelos

estender o BPMN através da modelagem de negócios e apoio à decisão executiva

Então, BPMN ainda tem um longo caminho a seguir. Esperamos que no futuro nós

possamos ver maior interação de BPMN com sua base de usuários, para ter certeza de que todas as versões futuras farão uma coisa realmente bem: apoiar os usuários

finais em suas modelagens de processo. Porque é isso que todo mundo está procurando. Realmente.

P.S. Aqueles interessados em aprender mais sobre a pesquisa estão convidados a

checar a página da web http://www.bpm.fit.qut.edu.au/projects/acceptance/ para atualizações.

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Referências

[1] Ouyang, C., Dumas, M., ter Hofstede, A.H.M., van der Aalst, W.M.P.: Pattern-

based Translation of BPMN Process Models to BPEL Web Services. International

Journal of Web Services Research, 5 (2008), pp. 42-61

[2] Recker, J., Indulska, M., Rosemann, M., Green, P.: How Good is BPMN Really?

Insights from Theory and Practice. Proceedings of the 14th European Conference on

Information Systems. Goeteborg, Sweden (2006), pp. 1582-1593

[3] zur Muehlen, M., Ho, D.T.-Y.: Service Process Innovation: A Case Study of BPMN

in Practice. Proceedings of the 41th Annual Hawaii International Conference on

System Sciences. Waikoloa, Hawaii (2008)

[4] zur Muehlen, M.: Class Notes: BPM Research and Education—A Little Knowledge

is a Dangerous Thing. BPTrends, January (2008) 1-5

[5] Recker, J.: Process Modeling in the 21st Century. BPTrends, May (2006), pp. 1-8

[6] White, S. A.: BPMN Fundamentals. OMG PM ABSIG Meeting Notes. Burlinggame,

California (2005), http://www.omg.org/docs/pm/05-12-06.ppt

Reconhecimentos

Essa pesquisa não poderia ter sido conduzida sem o tremendo apoio que recebemos das organizações, vendedores, comunidades e fóruns mencionados acima. Sua

ajuda, avidez para responder e apoio geral para nossa pesquisa tem sido inestimável.

Eu também estou bastante grato pelo feedback detalhado que recebi do Dr Michael zur Muehlen, Dr Marta Indulska e Dr Michael Rosemann, em versões anteriores

deste documento.