Projeto SA

DIAGNÓSTICO DOS SERVIÇOS DE ADMINISTRAÇÃO DAS SECEX NOS

ESTADOS

Março/2009

Objetivo

Apresentação de informações para subsidiar a discussão do tema “estruturação da atividade administrativa do TCU”.

Fontes de informação• dados dos sistemas Sinergia, Processus, Radar, Gerenciamento de Recursos Humanos (GRH) e Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI)

• relatórios dos Encontros de SAs de 2006 e 2008

• achados da Corregedoria

• entrevistas com chefes de SAs na sede e em estados (Serviço de Administração da 1ª Secex, da Secex-MT e da Secex-RN)

• percepção dos secretários de áreas-chave do TCU (Segecex, Seplan, 7ª Secex)

• trabalhos de modelagem e reorganização de SAs na Secretaria Geral de Administração (Segedam) e Secretaria Geral de Controle Externo (Segecex)

• relatórios de auto-avaliação de gestão

• oficina de gestão na Secex-SP

Etapas do trabalho

Atividades desenvolvidas pelos SAs

SEDE E SECEX NOS ESTADOS SECEX NOS ESTADOS

Problemas e possíveis causas

Detalhamento de possíveis causas

Detalhamento de Possíveis Causas

ConstataçõesUT OB NL NS EMPEN Total

MovimentaçõesMovimentações /

HDL

Total Valores Movimentados

(R$)AC 206 31 275 189 701 2,2 378.333 AL 260 48 312 249 869 1,0 547.382 AM 195 18 303 190 706 1,1 524.042 AP 201 29 262 149 641 0,6 223.767 BA 274 58 339 176 847 0,3 495.813 CE 261 43 347 195 846 1,5 723.527 ES 290 35 290 185 800 0,6 490.199 GO 239 28 305 200 772 0,7 791.779 MA 235 19 247 131 632 0,6 449.598 MG 353 70 495 279 1.197 1,6 724.909 MS 190 38 271 164 663 0,8 285.968 MT 310 33 424 322 1.089 1,2 457.285 PA 296 45 324 179 844 0,9 564.604 PB 294 29 359 250 932 1,0 327.440 PE 245 30 305 140 720 0,6 406.138 PI 223 66 240 181 710 0,4 341.806 PR 196 25 256 267 744 0,7 402.374 RJ 188 31 263 160 642 0,4 370.503 RN 443 47 437 320 1.247 1,0 537.830 RO 191 18 173 131 513 0,7 285.290 RR 227 44 349 194 814 1,1 279.828 RS 265 19 336 171 791 0,5 356.968 SC 284 36 299 174 793 0,7 370.859 SE 275 35 358 167 835 0,8 390.341 SP 195 30 293 215 733 1,4 1.900.607 TO 339 30 403 218 990 0,6 697.655

TOTAL 6.675 935 8.265 5.196 21.071 0,8 13.324.843

Movimentações no SIAFI - 2008

Obs.: - OB, NL, NS, Empenho = movimentações no SIAFI; - HDL = HDT – Licenças; - HDT = Homem-Dia Total (Qtd Servidores * 195 du); - Total Valores Movimentados: despesas executadas (Dotação Autorizada, Movimentada, Liquidada, Indisponível e Saldo de Empenho); - Fonte: SIAFI; Dados fornecidos por Dicon/Secof/Segedam.

A quantidade de operações registradas no SIAFI em 2008 não parece representar um impacto significativo de trabalho nos SAs das Secex nos estados.

A média geral foi de 1 movimentação/HDL, enquanto a unidade com maior quantidade de movimentações fica com 2,2 movimentações/HDL.

A dificuldade parece estar relacionada à deficiência de capacitação para executar tais atividades.

ConstataçõesRelação quantidade de documentos / Lotação nos SAs em 2008

Obs.: - HDT = Homem/Dia Total (Qtd Servidores * 195 dias úteis); - HDL = HDT – Licenças; - Peças = comunicação, citação, comunicação de prorrogação de prazo etc (fonte: sistema Processus); - Ações = apensamento, descarte, separação de processos etc (Fonte: Sinergia); - Ofícios = Fonte: Radar Comunicações; dados fornecidos por Disao/Adsup/Segecex.

UT Qtd Servidores HDL Qtd Peças /

HDLQtd Ações /

HDL Qtd Ofícios

/ HDL

Qtd peças, ações e

oficios / HDL

MG 10 730 7,1 3,1 3,4 13,7 RN 7 1.299 11,8 1,0 0,8 13,6 SP 7 525 7,1 4,9 0,3 12,2 CE 8 564 5,9 3,1 2,3 11,3 AC 4 314 7,8 1,2 1,1 10,2 PB 6 948 6,6 1,2 1,4 9,2 PR 6 1.033 5,5 1,1 1,0 7,6 AM 6 632 4,4 2,1 0,9 7,4 RO 4 703 4,7 0,9 1,5 7,0 TO 6 1.530 5,5 0,6 0,9 7,0 MS 4 800 4,4 0,9 1,6 6,9 RS 5 1.448 4,8 0,8 1,2 6,8 RJ 17 1.773 3,6 1,3 1,3 6,2 MA 6 1.142 3,5 1,5 1,0 5,9 GO 8 1.113 3,5 1,1 1,0 5,5 SE 5 1.092 3,1 0,6 1,1 4,8 PE 8 1.160 3,4 1,1 0,4 4,8 PA 6 966 2,7 1,6 0,5 4,8 BA 7 2.599 3,1 0,8 0,6 4,5 SC 7 1.148 2,4 0,6 1,1 4,1 AL 5 829 2,8 0,9 0,3 4,1 RR 3 737 2,4 0,6 0,6 3,6 AP 4 1.009 1,9 0,8 0,7 3,5 PI 10 1.671 2,0 0,6 0,7 3,2 ES 7 1.233 2,0 0,5 0,6 3,1 MT 4 885 1,8 0,7 0,6 3,0

TOTAL 169,5 27.881 4,4 1,3 1,03 6,7

A lotação dos SAs deve ser avaliada não só pela quantidade de pessoas alocadas em cada estado, mas principalmente pelas competências técnicas e pelos resultados de cada membro da equipe.

Os números levantados denotam que, se por um lado há uma percepção de baixa qualidade, tempestividade e produtividade dos serviços de administração, por outro o volume de documentos, por si só, não justifica esse problema.

Se considerarmos o HDL de cada SA das Secex nos estados, teríamos uma média geral de pouco mais de 1 ofício/HDL, sendo que a unidade com a relação mais significativa chega a 3,4 Ofícios/HDL.

Somando todas as peças (comunicação, citação, comunicação de prorrogação de prazo etc.), ações (apensamento, descarte, separação de processos etc.) e ofícios, teríamos uma média geral de 6,7 documentos/HDL, onde a Secex com a relação mais significativa chega a 14 documentos/HDL.

ConstataçõesRelação Principais Tipos de Peças / HDL em 2008

Obs.: - HDT = Homem/Dia Total (Qtd Servidores * 195 dias úteis); - HDL = HDT – Licenças; - Peças = comunicação, citação, comunicação de prorrogação de prazo etc (fonte: sistema Processus);.

UT ComunicaçãoComunicação

não padronizada

NotificaçãoNotificação

ctas Irregulares

Notificação ctas

regulares

Solic prorrog prazo

TOTAL QTD PEÇAS / HDL

MG 298 1.241 298 1 125 1.963 2,69 AC 153 175 32 14 3 309 686 2,18 CE 281 694 87 68 1.130 2,00 PB 319 848 51 2 149 1.369 1,44 RO 194 528 86 2 148 958 1,36 MS 473 369 50 1 113 1.006 1,26 PE 782 227 149 85 141 1.384 1,19 AM 278 183 69 24 106 660 1,04 PR 209 481 102 3 237 1.032 1,00 RJ 454 967 176 2 149 1.748 0,99 SC 236 731 80 63 1.110 0,97 SE 86 631 58 2 91 868 0,79 MA 222 340 151 1 156 870 0,76 TO 322 677 68 3 46 1.116 0,73 PI 408 605 55 16 91 1.175 0,70 RS 143 786 26 5 2 51 1.013 0,70 GO 166 461 84 25 736 0,66 RN 113 505 84 2 124 828 0,64 BA 506 828 105 11 152 1.602 0,62 RR 90 284 10 65 449 0,61 MT 61 402 16 32 511 0,58 AP 148 293 25 3 80 549 0,54 PA 156 221 36 1 1 107 522 0,54 ES 112 420 27 69 628 0,51 SP 49 7 37 92 185 0,35 AL 43 147 15 1 37 243 0,29

SOMA 6.302 13.051 1.977 177 8 2.826 24.341 0,87 % DO TOTAL 26% 54% 8,1% 0,7% 0,03% 12% 100%

Constatações

Obs.: - HDT = Homem/Dia Total (Qtd Servidores * 195 dias úteis); - Fonte: GRH

Os SAs nos estados dedicaram em 2008 uma média geral de menos de 5% do HDT a cursos, seminários, treinamentos ou capacitação.

Dentre essas licenças para treinamentos, em 60% dos casos elas foram concentradas nos chefes de SAs, aumentando ainda mais o fosso de capacitação entre eles e a equipe, além de sobrecarregá-los com a concentração de conhecimento e atribuições.

MT PA AP GO SE BA PR RO PE MA RN SC RR ES MG AC TO RS RJ PB AL CE AM MS PI SP

HDs licenças Capacitação 7 5 112 19 41 25 40 46 7 8 25 12 11 32 44 54 75 89 230 91 121 264 18 7 25 4 Treinamento Chefes Sas 7 5 91 14 29 17 27 28 4 4 11 5 4 11 15 15 19 17 36 9 9 18

-

50

100

150

200

250

300

HD

de

licen

ças

trein

amen

to

SAs das UTs

Relação Treinamento dos Chefes SA/Total Treinamentos

ConstataçõesRelação de Licenças / HD dos SAs em 2008

Obs.: - HD = Homem/Dia Total (Qtd Servidores * 195 dias úteis); - Licenças treinamento: Licença para Capacitação + Cursos, Seminários e outros; - Licenças médicas: Licença Médica + Licença médica prorrogação + Licença Médica por Doença Profissional + Lic. Méd. Doença Profis. Prorrogação; - Fonte: GRH

UTLotação Média2008

HDs totais potenciais em 2008

HDs totais de licenças

em 2008

HDs licenças médicas em 2008

HDs licenças Capacitação

em 2008

Total Licenças /

HD

Licenças Médicas /

HD

Licenças Treinament

o / HD

Licenças Prêmio /

HD

MT 4 780 466 179 7 60% 23% 1% 35%PR 6 1.099 270 92 40 25% 8% 4% 3%MS 4 835 203 188 7 24% 23% 1%BA 7 1.284 275 65 25 21% 5% 2% 2%RJ 17 3.299 700 358 230 21% 11% 7% 1%AP 4 715 151 16 112 21% 2% 16%CE 8 1.560 327 51 264 21% 3% 17%RN 7 1.398 285 238 25 20% 17% 2%SP 7 1.430 288 154 4 20% 11% 0,3%AL 5 910 180 59 121 20% 6% 13%RS 5 975 175 28 89 18% 3% 9% 3%SE 5 1.056 171 56 41 16% 5% 4% 3%PB 6 1.138 172 81 91 15% 7% 8%MA 6 1.092 144 136 8 13% 12% 1%SC 7 1.333 173 17 12 13% 1% 1%PI 10 1.911 240 74 25 13% 4% 1% 2%

AM 6 1.170 137 57 18 12% 5% 2% 5%MG 10 1.979 206 97 44 10% 5% 2% 3%ES 7 1.446 147 46 32 10% 3% 2% 4%AC 4 780 77 2 54 10% 0,3% 7%RO 4 800 63 6 46 8% 1% 6%PE 8 1.560 112 63 7 7% 4% 0,4% 2%PA 6 1.235 87 46 5 7% 4% 0,4% 3%TO 6 1.170 78 2 75 7% 0,2% 6%RR 3 536 11 - 11 2% 0,0% 2%GO 8 1.560 30 11 19 2% 1% 1%

TOTAL 169 33.050 5.168 2.122 1.412 16% 6% 4% 2%

O relato de número significativo de pessoas desmotivadas ou com baixo desempenho, que impactam o clima e os resultados da equipe de SA nas Secex nos estados, chama a atenção para a real capacidade de trabalho das equipes alocadas.

O quantitativo de licenças é um dos indicativos que podemos analisar para identificar o quanto a equipe lotada está realmente atuando nos trabalhos.

Em 2008, houve casos extremos em que 60% do total de homens-dia (HDT) possível para um SA foi gasto com licenças, com consequente sobrecarga dos demais membros da equipe.

ConstataçõesComparação Licenças Totais, Médicas e de Treinamento

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

SAs das UTs

% H

DT d

e SA

Total Licenças / HD 60% 24% 20% 13% 21% 20% 25% 15% 20% 16% 21% 10% 12% 7% 13% 7% 21% 10% 18% 21% 13% 8% 2% 10% 7% 2%

Licenças Médicas / HD 23% 23% 17% 12% 11% 11% 8% 7% 6% 5% 5% 5% 5% 4% 4% 4% 3% 3% 3% 2% 1% 1% 1% 0,3% 0,2% 0,0%

Lic. Treinamento / HD 1% 1% 2% 1% 7% 0,3% 4% 8% 13% 4% 2% 2% 2% 0,4% 1% 0,4% 17% 2% 9% 16% 1% 6% 1% 7% 6% 2%

MT MS RN MA RJ SP PR PB AL SE BA MG AM PE PI PA CE ES RS AP SC RO GO AC TO RR

Obs.: - HDT = Homem/Dia Total (Qtd Servidores * 195 dias úteis); - Fonte: GRH

ConstataçõesOs SAs solicitam correções de problemas que dificultam o uso dos sistemas:a) lentidão e interrupções ocasionais da rede dificultam a utilização dos sistemas do

Tribunal. O uso de sistemas auxiliares desenvolvidos localmente apresenta-se como uma solução que prejudica os registros e a confiabilidade das informações corporativas

b) o sistema FISCALIS não está salvando o documento no Sisdoc, levando ao retrabalho de colocar todas as informações neste, bem como a possibilidade de perda de sincronia ou de dados com esse procedimento manual

c) o sistema RADAR pode conter uma quantidade significativa de documentos não finalizados, pois usuários criam documentos que ficam perdidos e não percebem o fato para excluí-los

d) o sistema SISDOC não está numerando os documentos automaticamente, obrigando à manutenção de planilhas para controle paralelo das numerações, dificultando o trabalho e possibilitando erros

e) o sistema PROCESSUS tem tempo de espera pequeno, obrigando os SAs a ficar saindo e entrando de novo no sistema a todo momento. Há necessidade de tempo de espera indefinido

f) a migração do antigo sistema CAPT para o PROCESSUS trouxe vários processos na carga das secretarias que fisicamente não estão ali localizados, criando dificuldades no inventário físico

Obs.: Fonte: relatórios de encontros de SA, achados da corregedoria e entrevistas com SAs.

SugestõesOs SAs sugerem as seguintes melhorias nos sistemas:

a) simplificação e integração dos sistemas, evitando a digitação da mesma informação em diversos sistemas

b) criação no sistema Comunicações de avisos, por e-mail, a respeito de prazos, a exemplo do já existente no sistema Processus a respeito de aceite

c) permissão para colocação de prazos de vencimento nas guias de recolhimento da União (GRU) geradas pelo sistema Comunicações

d) aperfeiçoamento do sistema Patrimônio, com a criação de mecanismos que permitam identificar a exata localização de bens

e) criação de mecanismo que impeça, no sistema Processus, as tramitações internas no âmbito de uma mesma unidade sejam visíveis para o público externo, a fim de evitar interferências inapropriadas de partes, interessados e advogados no andamento dos processos

f) criação de uma funcionalidade no sistema Processus que notifique diariamente o servidor ou a unidade com aceite pendente em processos

g) implementação de procedimento destinado a encerrar, no sistema Processus, os lotes excluídos pelas unidades do Tribunal sem seu prévio encerramento

h) criação de ferramentas para localizar responsável, inventariante, sucessores ou herdeiros (exemplo: acesso ao sistema informatizado da Junta Comercial do estado)

Obs.: Fonte: relatórios de encontros de SA, achados da corregedoria e entrevistas com SAs.

Propostas

Obrigada!

Secretaria de Planejamento e Gestão (Seplan)2ª Diretoria

Tel: (61)3316-7343 (61)3316-7651 (61)3316-7498