Tecnicas de Documentação

8/18/2019 Tecnicas de Documentação

1/44

Escola Superior de Tecnologia da Saúde de Lisboa

Curso de Especialização Tecnológica – Técnicas em Secretariado Clínico

Docente: Dra. Cristina Marques Página 1

Técnicas de Documentação

Técnicas de Arquivo – conceitos fundamentaisO arquivo

Arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, seja qual for a sua data, formae suporte material, acumulados num processo natural por uma pessoa ouinstituição pública ou privada, no decorrer da sua gestão. É conservadorespeitando a sua ordem original, para servir como testemunho e informação,

para a pessoa ou instituição que os produz, para os cidadãos ou para servir comofonte para a história.

É também um meio de organizar e sistematizar a informação, facilitando etornando rápido o acesso aqueles que a queiram consultar. A conservação dessainformação, qualquer que seja o seu suporte, cumpre um ciclo que começa coma criação/recebimento de um documento e termina com a sua inutilização ouconservação definitiva.

Podemos ainda designar: A instituição ou órgão da instituição que está encarregado da recolha,

conservação, organização e comunicação de arquivo. O edifício ou o local onde é conservado o arquivo.

Técnicas de Arquivo - Tipos e Suportes:

O objetivo máximo do arquivo é gerir e conservar a informação, de modo a queesta fique facilmente disponível para consulta dos utilizadores. Para sistematizaros procedimentos, é necessário ter em conta os seguintes fatores:

•A informação assume o formato de texto, números, imagens,bases de dados, som, etc…

Natureza da Informação

•Em que tipo de suporte está registada a informação.

Suporte da Informação

•Tempo de vida útil da informação, em função do interesse paraos utilizadores.

Validade da Informação


2/44




Técnicas de Arquivo – arquivo

Analisando enquanto conjunto documental conclui-se que:

Resulta de um processo natural e reflete a atividade da entidade produtora, aolongo do tempo, enquanto conjunto orgânico, dando origem a sériesdocumentais.

Contém documentos de qualquer data, porque o documento logo que dá entradana organização faz parte do seu arquivo e do seu sistema administrativo.

A sua conservação tem dois objetivos fundamentais:

Prova de direitos ou valor probatório. Ex: Escritura de aquisição de um edifício. Informativo. Ex: estatística de leitores do arquivo.

Diferenças e semelhanças entre:

bibliotecas,arquivo,centro de documentação e museus

Bibliotecas, arquivos, centros de documentação e museus têm em comumrecolher a informação contida em documentos, organizá-la e colocá-la àdisposição dos utilizadores. Para disponibilizar a informação desempenhamalgumas tarefas semelhantes, nomeadamente estudos de utilizadores.

• Grau de interesse da informação, em função dointeresse para os utilizadores.

Frequência de Consulta

• Em função da frequência e do sistema selecionadode consulta, bem como de espaço disponível.

Localização


3/44




Mas, estas organizações têm diferenças significativas entre si: a origem dos documentos;

a entrada dos documentos na instituição; a sua organização.As bibliotecas, centros de documentação e museus são, regra geral, instituiçõescolecionadoras, em que cada documento constitui por si só uma unidade, resultado deum projeto cultural do seu autor ou criador.

O Documento de ArquivoA base da existência do arquivo...

O documento de arquivo é todo o testemunho da atividade do homem registadonum suporte. Quando os documentos são produzidos por uma pessoa ouinstituição no decorrer da sua atividade e conservados como título de prova ouinformação, estamos perante documentos de arquivo.

Vejamos assim, que um documento de arquivo não é fruto da vontade de umainstituição ou serviço, ele é fruto sim das funções atribuídas a determinadainstituição ou serviço, como forma de concorrer para a resolução dos assuntosdecorrentes dessas funções.

Merece a pena, neste momento, fazer um ponto da situação, sobre o que se

entende afinal por “documento” e “documento de arquivo”.

Antes de mais por Documento, entende-se a «unidade constituída pelainformação e respetivo suporte». Ou seja, o conjunto de dados que sãotransmitidos através de sinais ou combinação de sinais e o suporte utilizado parase proceder a essa operação.

Quer dizer que o requerimento que fazemos à nossa entidade patronal, a solicitara contagem de tempo de serviço, é um documento, constituído por uma folha de

papel, normalmente em formato A4 e pela informação que nele se escreveu, como nome do funcionário e a sua intenção. Sem um ou outro elemento, não existia

documento. E será este documento um documento de arquivo?

Anteriormente já falamos que o documento de arquivo é um «documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial...». Quer isto dizer, que o nosso requerimento é um documento dearquivo, já que é prova de um procedimento administrativo, ou seja do ato de

pedir a contagem de tempo de serviço, direito legalmente constituído dequalquer funcionário.

Tenhamos assim em atenção, que os documentos que normalmente encontramosnos nossos serviços, podem apresentar características muito diferentes. Podem

ser de papel ou de plástico, podem ler-se diretamente ou precisar de umamáquina para os ler, podem conter apenas texto (documentos textuais) ou conter


4/44




gráficos, imagens, mapas, etc. (documentos gráficos) ou ainda mostrar umaimagem em movimento ou um som (documentos de imagem e sonoros).

Mesmo os documentos em papel, podem ter um formato diferente, integradosapenas por uma ou duas folhas, reflexo de um ato administrativo apenas(documento simples), ou por um conjunto de folhas que refletem vários atosadministrativos, como por exemplo um processo (documento complexo).

Desta forma, os documentos, independentemente das suas características, são oselementos que as instituições utilizam para atingir os seus fins, através dotrabalho desenvolvido em cada serviço, nos quais tramitam os documentos, masonde estes não se devem acumular ou conservar.

Na realidade, os documentos nascem ou recebem-se nos serviços de cada

instituição, formando o seu arquivo, mas depois de um certo período deixam deser necessários junto desses mesmos serviços e, se não são retirados oueliminados, produzir-se-á uma acumulação que irá impedir a normal circulaçãode outros documentos, que deverão ter a sua normal tramitação.

Porque razão as coisas acontecem desta maneira?

Porque os documentos, para além de algumas das suas características jáenunciadas têm um valor específico, que pode ser dado pela sua informação ou

pelo facto de serem garante de determinados direitos.

Estes valores podem ser:

O valor administrativo/probatório é um valor inerente aos própriosdocumentos de arquivo, uma vez que estes consignam ou comprovam direitos eobrigações e são reconhecidos como garantia e fundamento de atos, factos eacontecimentos. Por esta razão, a este valor se chama por vezes o valor primáriodo documento, ou seja, o valor do documento é porque cumpre diretamente a

função para a qual foi administrativamente criado.

Valoradministrativo/probatório

Valor legal/fiscal

Valor histórico


5/44




O valor legal/fiscal é o que é conferido aos documentos pela legislação emvigor, e que os tornam demonstrativos de direitos da própria administração ou

dos cidadãos. A legislação confere a vários. Documentos em particular, a função de comprovar determinados atos, posse, etc.

Na maior parte das vezes, é a própria legislação a pronunciar-se sobre o temponecessário para a conservação desses documentos pelas instituições.

E por último o valor histórico, que é atribuído a um documento de arquivo queassume, pela informação que contém, um especial valor informativo, ou seja, ainformação que o documento comporta, ultrapassa a primeira razão para a qual odocumento foi criado e assume uma importância efetiva para o desenvolvimentodo conhecimento histórico, seja sobre a instituição e o serviço que o produziu,

ou com as pessoas com eles relacionadas, seja mesmo para o país. Por estarazão, chama-se por vezes a este valor, o valor secundário, não porque tenhamenos importância, mas porque o valor que assume não deriva diretamente darazão pela qual o documento foi criado.

Note-se que o valor histórico é fundamental, no sentido de guardar a memóriadas instituições e do país, mas raras vezes ele é tido em conta nas instituições, oque levou a prática administrativa a criar a figura do arquivo morto, onde secolocam todos os documentos que, na realidade, já não possuem um valoradministrativo ou legal/fiscal.

Teoria das três idades Terminada a vida útil de um documento, é chegada a hora da sua inutilização ou

conservação, dependendo da sua importância na organização e do objetivo comque foi criado ou guardado.

Podemos assim, perante o conhecimento do valor que os documentos assumem,traçar um ciclo de vida para os mesmos, baseado nesses valores. É o que procurasintetizar a teoria das três idades, que propõe:

Primeira idade: na qual os documentos circulam e os assuntos estão emtramitação. Têm um uso frequente e, o seu conjunto resulta no Arquivo

Corrente de uma determinada unidade orgânica.

• A sua utilização é frequente.

• Ex: Dossiers de Trabalho

ArquivosCorrentes (Ativos

ou Vivos)


6/44




Segunda idade: os documentos perdem valor administrativo, mas a sua

conservação é necessária já que têm um valor legal e/ou fiscal e são consultadoscom muita frequência pela Administração ou pelos cidadãos. O seu conjuntoforma o denominado Arquivo Intermédio de uma instituição.

Terceira idade: os direitos e obrigações dos documentos prescrevem, embora possam continuar a ter valor como fonte de informação histórica. Osdocumentos passam então a ter um valor secundário e devem ser transferidos

para o arquivo histórico e a sua consulta é feita por investigadores. O seuconjunto forma o denominado Arquivo Histórico.

Tipo de Suporte Tipo de Arquivo Características

PAPEL CORRENTEINTERMÉDIODEFINITIVO

O papel requer um espaço considerável, emcomparação com outros suportes, e implicacontato físico da parte do utilizador, o queaumenta a deterioração.Torna a pesquisa mais morosa.

•A utilização é esporádica e a sualocalização é menos próximas dosutilizadores.

•Ex: Processos encerrados recentemente

ArquivosIntermédios (semi-

ativos ou Semi-vivos)

• A sua utilização é nula ou rara.São preservados em espaçosdistantes dos seus utilizadores.

• Ex: Processos encerrados

ArquivosIntermédios ou

Definitivos


7/44




MICROFILME INTERMÉDIODEFINITIVO

Ainda que económico em termos de custos dereprodução por unidade e espaço de

armazenamento. Preserva os originaisreproduzidos com grande fiabilidade edurabilidade.

INFORMÁTICO CORRENTEINTERMÉDIODEFINITIVO

Permite uma economia de espaço e de tempode consulta. Possibilidade de pesquisasrápidas por palavra-chave e consulta àdistância. Permite ainda que se torne portátil,com custos unitários muito baixos.

Perante esta teoria, poderemos compreender melhor a necessidade dasinstituições criarem um Sistema de Arquivo, que crie e regulamente as práticasde utilização dos documentos, baseado num conjunto de órgãos onde se tratemos documentos de acordo com a sua utilidade para a gestão administrativa, paraos cidadãos e para os investigadores, através de pessoal devidamente preparadoe que será o sistema por onde correrá o fluxo documental da instituição.

O sistema de arquivo, permitirá que se guardem os documentos enquanto detêmalguma utilidade e atendendo ao seu valor, ou que se proceda à sua eliminação,transcorrido o tempo necessário em que se esgote o seu valor administrativo efiscal, e caso não tenham valor histórico. Evita-se assim, a anormal acumulação

de documentos, sabendo nós que, de todos os documentos produzidos ourecebidos por um serviço ou instituição, só uma percentagem muito pequenadeve chegar ao arquivo histórico, para conservação definitiva.

Este sistema de arquivo é devidamente adaptado às necessidades de cadainstituição. Assim, se uns organismos baseiam o seu sistema nos ArquivosCorrentes de cada unidade orgânica (serviço, secção, etc.), outros haverá queterão a necessidade de criar, para além deste arquivos correntes, um serviço deArquivo Central, um de Arquivo Intermédio e um de Arquivo Histórico.

A noção de arquivo é, no entanto, independente:

Do suporte que variou ao longo dos tempos: pedra, osso, papiro, tecido, pergaminho, papel, filme, bandas e discos magnéticos, disco ótico, etc.

Da forma do documento que pode ser manuscrito, dactilografado, impresso, etc.

Pode ainda tratar-se de um original, de uma cópia, de uma planta, de uma carta, etc.


8/44




Os novos suportes da informação têm características especiais que o arquivista deve terem conta:

Grande capacidade de armazenar a informação; Maior facilidade em modificar e/ou apagar a informação; Menor duração; Maior dificuldade em distinguir os originais das cópias. Os documentos de arquivo podem apresentar-se nos mais variados suportes que

constituem os seus caracteres externos e com os conteúdos mais variados osquais constituem os seus caracteres internos.

Os caracteres externos:

Tipo ou tipologia – disposição da informação no documento e que correspondeà atividade que o produziu: Ex: Cartas, relatórios, Etc.;

Forma – tem a ver como os documentos chegam até nós, Ex: minutas, originaisou cópias;

Formato – configuração física do documento. Relaciona-se com a classe dosdocumentos;

Quantidade – quantificação da documentação. É expressa em metros, m2 e m3;Relaciona-se com a conservação e com os meios necessários ao seu arquivo.

Os caracteres internos:

Autor – quem produziu o documento; Destinatário – recetor do documento; Origem funcional – razão pela qual se produziu determinado documento; Data e lugar – são elementos de autenticação do documento; Conteúdo – está relacionado com as atividades e funções da entidade produtora.

O estudo dos caracteres externos e internos torna-se necessária para a boa organização edescrição do arquivo.

Gestão de documentos

A gestão de documentos é a parte do processo relacionada com os meios que permitem organizar e tratar, de forma eficaz e rentável, os arquivos correntes,intermédios e definitivos que uma organização gera no desenvolvimento da suaatividade.

A sua finalidade principal é planificar, racionalizar e avaliar todas as ações eintervenções arquivísticas no domínio da criação, avaliação, aquisição,

conservação, tratamento e utilização dos arquivos.


9/44




O interesse pela gestão de documentos tem diversas

origens: Iniciativa dos arquivistas, preocupados com o controlo da documentação que

deve transitar dos arquivos administrativos para os arquivos históricos; Iniciativa dos serviços de organização e métodos com o objetivo principal de

reduzir custos administrativos; Iniciativa dos departamentos centrais de secretariado preocupados em regular os

fluxos de documentação na organização.

Identificação das necessidades às quais a gestão dedocumentos pode responder:

A multiplicação dos serviços que provocou uma grande explosão documental; Diminuição dos espaços de que as organizações dispõem; Avaliação científica da informação que é cada vez mais efémera. Deve-se

estabelecer consequentemente, calendários de conservação precisos que evitem aconservação injustificada de informações inúteis;

Recuperação rápida da informação estratégica ou operacional; Respeito pelas leis e regulamentos que regem a conservação dos arquivos; Conservação e tratamento das informações que permitem a realização de estudos

retrospetivos; Sistematização das operações prévias à informação das atividades

administrativas.

Componentes de uma política de gestão de documentos

A legislação e/ou regulamentação; Os recursos humanos, materiais e financeiros; O Programa de intervenção; A análise das necessidades;

A avaliação dos arquivos e a realização do calendário de conservação; A racionalização e o tratamento dos arquivos de gestão (documentos ativos); A organização e o tratamento dos arquivos intermédios (documentos semi-

ativos); A eliminação dos documentos inativos; A organização e o tratamento dos arquivos definitivos.

As fases de gestão de documentos:

A gestão de documentos abrange todo o seu ciclo vital envolvendo operações decontrolo desde a fase de projeto (preparação de formulários...), passando peloseu controlo e utilização (plano de classificação, dos instrumentos de descrição ede controlo) e, ainda, as operações de avaliação e seleção, transferência e


10/44




expurgo. Integra ainda os meios materiais e humanos que estão associados aestas atividades.

As Fases são três: A produção; A utilização e conservação; A triagem.

A produção de documentos tem como objetivos principais: Evitar a produção de documentos não essenciais; Aumentar a maleabilidade e utilização dos documentos; Assegurar a utilização adequada da micrografia e da automatização.

As principais operações ligadas à produção de documentos são:

A conceção de formulários; A gestão de formulários; A preparação e gestão da correspondência e outros documentos; O tratamento de texto.

A utilização e conservação de documentos tem como objetivos principais: A utilização garantindo que os documentos e a informação estejam acessíveis; O controlo estabelecendo os sistemas que garantam a utilização dos documentos

e da informação necessários; A conservação selecionando os locais de instalação da documentação, o

mobiliário e equipamento tendo em conta as taxas de crescimento.

As principais operações ligadas à utilização e conservação de documentos são: A definição do sistema de organização e recuperação da informação; A gestão de processos; A gestão do correio; A gestão de documentos estratégicos.

A triagem é a operação arquivística que consiste em determinar o valor dosdocumentos no sentido de se fazer a sua avaliação.

Métodos de Ordenação

Para que cada utilizador, mesmo que não conheça o sistema dearquivo, encontre facilmente o que procura e tenha acesso ainformação, a informação deve:

Ser categorizada em classes, sem duplicação de documentos, ousobreposição de temas ou processos;

Estar sempre atualizada, para que cada utilizador possa ter acesso àmais recente;


11/44




Não incluir dados irrelevantes, que distraiam o utilizador;

Ser de fácil acesso aos utilizadores;

Estar ordenada de forma sequencial e coerente.

Métodos de Ordenação – Posicionamento

VERTICAL

•Dossiers, caixa francesa ou porta-revistas, alinhados na vertical, coma lombada virada para o utilizador, em prateleiras ou armários.

•Aplica-se a livros, documentação em dossiers e a catálogos, masdificulta a inclusão de novas pastas, uma vez que obriga areposicionamento.

HORIZONTAL

•Dossiers sobrepostos na horizontal, com lombada virada para outilizador . Ex: Mapas plantas, projectos

•Torna difícil intercalar informação e a consulta de dossiers semcaixa.

VERTICAL, SUSPENSO, COM VISIBILIDADESUPERIOR

•Pastas suspensas em bolsas, que deslizam por calhas, em módulos

de gavetas, classificadores ou armários, com identificação da partesuperior das pastas.

•Aplica-se a dossiers de trabalho, assuntos em curso, informaçõesúteis e impressos.


12/44




Métodos de Ordenação – Ordenação

VERTICAL, SUSPENSO, COM VISIBILIDADE LATERAL

• Pastas suspensas em bolsas, que deslizam por calhas emarmários, com identificação na parte lateral das pastas oubolsas.

• Aplica-se a processos, permitindo maior aproveitamento deespaço e facilidade na inclusão de novas pastas. No entanto avisibilidade será limitada em altura.

VERTICAL ROTATIVO

• Dossiers na vertical, em armários rotativos, para

aproveitamento de espaço (cantos), com lombada viradapara o utilizador.

• Aplica-se a fichas em sistema rotativo ou a dossiers,permitindo economia de movimentos em termos deconsulta.

•De A a Z, com recurso a Índices Alfabéticos.

•Este método mais usado, complementado pelocronológico, sobretudo para correspondência, ficandoos documentos ordenados, primeiro pelo nome dasentidades e depois por ordem decrescente de datas.

ALFABÉTICA

•Da data mais recente para a mais antiga, quando adocumentação a ordenar diga respeito a um mesmotema ou entidade.

•Aplica-se também a informação periódica (boletins,

news letters), correspondência, etc., em função da datade emissão ou receção do documento.

CRONOLÓGICA

•Do número maior ao mais pequeno, ficando em primeirolugar os documentos mais recentes.

•Aplica-se a documentos contabilísticos como faturas,recibos, notas de crédito, etc., ou a outros a que sejaatribuído um número de ordem do documento, registode entrada, etc.

NUMÉRICA


13/44




Após a seleção do tipo de ordenação mais adequado à informação paradisponibilização aos utilizadores, é necessário criar e seguir regras específicas

para cada tipo de ordenação:

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

Nome de pessoas

Nome próprio ou último apelido Ex: Cristina Marques ou Marques, Cristina

Quando houver várias pessoas com omesmo nome, continuar-se-á aseguir a ordem alfabética das

restantes palavras

Ex: Paula Cristina Marques; Paula NunesMarques; Paula Pires Marques ou Marques,Paula Cristina; Marques, Paula Nunes;

Marques, Paula Pires

Artigos, definidos ou indefinidos, eos títulos académicos não serãoconsiderados e os apelidoscompostos como palavra única

Ex: Sotto-Mayor

Nome de Instituições

•Por ordem alfabética crescente do nome do tema, comrecurso a índices alfabéticos numéricos ou separadores. Este

sistema é extensível, mas obriga a um índice de consulta e àelaboração de remissões ou referências, por não serem claros.

•Aplica-se a artigos de jornal, revistas, dossiers escolares, e écomplementado pela ordenação cronológica.

IDEOLÓGICA OUTEMÁTICA

•Por ordem crescente do número ou letra do alfabeto, comíndices numéricos, índices alfabéticos ou separadores.

•Utiliza letras e algarismos num sistema de codificação quepoderá dizer respeito ao destinatário, remetente, órgãoemissor ou tema, requerendo um índice de consulta.

ALFANUMÉRICA

•Por importância da zona / região ou por ordem alfabética, comrecurso a separadores.

•Aplica-se a correspondência trocada com agências filiais /sucursais, clientes e fornecedores por pontos geográficos, emfunção do local / área a que diz respeito o documento /assunto.

GEOGRÁFICA


14/44




Pela totalidade do nome dainstituição, exceção para os artigos,

definidos ou indefinidos, oucolocando as referências ao sector deatividade no final.

Ex: A loja “Perfumes e Companhia” será

considerada pelo P de Perfumes; havendo mais

que uma entidade com a mesma primeira palavra no nome, aproxima letra a considerarserá a inicial da 2ª palavra, neste caso o C deCompanhiaEx: Padaria Portuguesa ou Portuguesa, Padaria.

Não se considera o &. Ex: Marques & Silva, Lda – a seguir ao M deMarques virá o S de Silva.

Os números são considerados porextenso.

Ex: “5 à Sec”, ficando C de Cinco.

Nome de Instituições (Cont.)

Os nomes abreviados serão tidoscomo escritos por extenso.

Ex: “Mr. Blue” será ordenado por Mister Blue.

Se a instituição tiver lojas /escritórios em vários locais, poderáagrupar correspondência por áreas.

Ex: Lusomundo Colombo, Lusomundo Vascoda Gama; Guess Av. Liberdade, GuessColombo. Guess Vasco da Gama.

ORDENAÇÃO ALFA NUMÉRICAPela atribuição de um código queenglobe letras e dígitos.

Ex: Piso B01, Escritório C13, Porta 5 C, Núcleo de Investigação 1.

ORDENAÇÃO CRONOLÓGICA

Pela data de emissão ou de receçãode uma dada correspondência.

Ex: E-mail datado de20.02.15, precedido deoutra correspondência de datas anteriores.

ORDENAÇÃO GEOGRÁFICA

Pela área a que diz respeito. Ex: ANA Aeroportos de Portugal, Aeroporto

de Lisboa.

ORDENAÇÃO NUMÉRICA

Pelo número atribuído aosdocumentos e pelo recurso àclassificação decimal, em classes.

Ex: Fatura 13/2015, 35/2015 ou1 – Clientes1.3 – Clientes da Zona Sul1.3.1 – Clientes de Faro

ORDENAÇÃO TEMÁTICA


15/44




Pelas temáticas ou palavras-chave(resultando muitas vezes de

interpretação demasiado subjetiva,será conveniente criar um índiceremissivo)

Ex: Um documento sobre Reciclagem deEmbalagens poderá ser incluído em

Reciclagem, ou Embalagens, ou Plástico, ouProteção do Ambiente.

Sistema de Arquivo

Conceção de um Sistema de Arquivo

Para conceber um sistema de arquivo adequado às necessidades dos utilizadores,

será necessário terem conta os seguintes fatores: Atividade, estrutura e funcionamento da organização; Documentação produzida pelos circuitos administrativos; O circuito implementado de divulgação de informação; Localização e característica dos utilizadores; Preferência por um sistema de arquivo do tipo descentralizado, centralizado ou

misto; Condições do espaço, temperatura, humidade, pé-direito, assim como mobiliário

mais adequado ao volume documental a gerir. Definição, num arquivo do tipo centralizado, de um sistema eficaz de controlo

da informação de saída, bem como da periodicidade de triagem e destruição ouda conservação definitiva da informação; Competências e números de pessoas necessárias para assegurar a gestão do

arquivo.

Quanto à localização os sistemas de arquivo podem ser: Centralizado Descentralizado Misto

Arquivo centralizado – cada colaborador pode conservar um dossier de trabalho, maso dossier de referência com os originais é conservado no arquivo central, podendo serretirado para consulta e sendo deixado no seu lugar um apontamento de quem possuiesse dossier. É reservado um espaço para o arquivo, ficando assim os processos (constituídos

por documentos originais) disponíveis num só local Favorece a utilização de um só sistema de classificação e permite a redução de

custos em espaço e material. Contribui para evitar a duplicação de documentos e facilita a sua consulta. As salas de arquivo ou bibliotecas devem seguir uma lógica fixa de arrumação,

começando pelo espaço à esquerda da entrada, sempre de cima para baixo e da

esquerda para a direita.


16/44




Arquivo descentralizado – cada colaborador tem os seus próprios dossiers e existe um

copiador geral de correio expedido, ordenado cronologicamente. Esta organização tem oinconveniente de os dossiers se poderem multiplicar e ainda de a sua classificação nãoser respeitada. Tem o inconveniente de a informação não estar acessível na ausência do

possuidor de determinado dossier. Cada departamento controla e gere a informação aí produzida, assegurando o

arquivo, abrindo espaço para vários sistemas de classificação. Esta opção favorece a duplicação de documentos, permite que o arquivo seja

regularmente adiado e poderá resultar em dificuldade de acesso à informaçãoquando o colaborador não estiver presente

CENTRALIZADO

Vantagens:

Uniformidade demétodos de trabalho

Racionalização decircuitos e tarefas

Não duplicação dedocumentos,

registos e processos

Poupança de espaço,tempo e material.

Desvantagem: Não se conhecem,tornando-se assim

um Tipo de Arquivoideal.


17/44




Arquivo Misto – existe um órgão central encarregado de estabelecer as diretivas pelasquais se regem todos os arquivos sectoriais. Nesta situação, o arquivo centralizado e descentralizado coexistem, mas são

regidos por um único tipo de classificação, o que evita a dualidade de critérios e

permite um acesso mais rápido à informação.

DESCENTRALIZADO

Vantagens:

Rapidez de acesso àdocumentação

Ligação diretaarquivo/serviço que o

apoiam

Desvantagem: Menor racionalizaçãode circuitos e tarefas.

MISTO

Vantagens:

Rapidez de acesso àdocumentação

Uniformização de

circuitos dos documentos

Desvantagem: Não se conhecem,

tornando-se assim umTipo de Arquivo ideal.


18/44




Num sistema de arquivo centralizado ou misto é importante poder localizar umdocumento a qualquer momento, pelo que deverão ser disponibilizados aos

utilizadores impressos de requisição, onde conste toda a informação. Assim emcaso de necessidade, será possível recuperar a informação com rapidez.

Sempre que se opta por um destes sistemas de arquivo deve ter-se em conta:

A estrutura orgânica - funcional dos serviços Circuitos dos documentos Distribuição geográfica dos serviços Recursos materiais e humanos Volume da documentação Necessidades específicas de informação

Sistema de Arquivo - Plano de Classificação

Classificar é atribuir a cada documento uma classe (tema/assunto/processo)seguindo critérios funcionais. O plano é assim um índice de todas as classes esubclasses, contendo a chave de classificação de vários documentos.

Sistema de Arquivo - Plano de Classificação – Definições e objectivos

O plano de classificação poderá ser complementado por um manual de arquivoque ilustre os critérios e procedimentos de classificação, mencionando asmetodologias de ordenação da documentação, prazo de conservação,identificação dos colaboradores responsáveis pela abertura ou encerramento de

processos. O Plano de Classificação é um instrumento utilizado para classificar documentos

produzidos ou recebidos por uma instrução/Organização no exercício das suasfunções e atividades.

Funciona como auxiliar na gestão do arquivo corrente permitindo aclassificação, organização e recuperação da informação, bem como a arrumaçãoe a localização física dos documentos.

O Plano de classificação resulta da análise do contexto e do levantamento da produção documental, permitindo a identificação do assunto dos documentos.

Aplicando-se a todos os suportes de informação tais como: documentos emsuporte papel, suportes informáticos (CD’s; Disketes, DVD’s) e formatos

eletrónicos; etc.


19/44




Sistema de Arquivo – Classificar

A classificação consiste na operação de análise e determinação do assunto dosdocumentos para atribuição do código de classificação e o prazo de conservaçãoque lhe corresponde na Tabela da Avaliação e Seleção.

Ao classificarmos, analisarmos e codificarmos os documentos, deste modo, aclassificação é a operação que visa determinar o assunto do documento atravésda sua análise.

Assim, pressupõe a reunião de documentos da mesma classe, dispondo-os emgrupos e subgrupos, de acordo com os diversos elementos da entidade produtora.

Sistema de Arquivo - Codificar

A codificação é a operação que visa atribuir a um documento um código declassificação correspondente à descrição no plano de classificação.

Encontrar facilmente os documentos produzidos ou recebidos pressupõe a suaclassificação e codificação, isto é, a sua ordenação intelectual e material. Isto

possibilita o acesso rápido à informação e uma tomada de decisões sem grandes perdas de tempo.

Sistema de Arquivo – Níveis de Classificação

1.º Nível 2.ª Nível 3.º Nível

Funções Sub-funções / Atividades Séries Documentais

As funções encontram-se a um 1º. Nível,As sub-funções ou atividades a um 2.º Nível e,As séries documentais a um 3.º Nível.Estas últimas agregam os documentos que refletem as atividades desempenhadas.

Os níveis encontram-se hierarquicamente distribuídos do geral para o particularidentificando-se, desta forma, o contexto da produção documental e a respetivadescrição documental.

Na codificação atribui-se e associa-se um sistema numérico ao plano temático – plano de classificação.


20/44




O sistema de classificação proposto, permite classificar a documentação dearquivo ao nível da função, atividade e série.

Cada nível da hierarquia é representado por um número que se vai repetir nasclasses dele dependentes. A seguir a cada número colocar-se-á um ponto final de modo a representar a

hierarquia existente. As Funções são codificadas com três algarismos. As atividades são codificadas com mais dois algarismos precedidos de um

ponto. As séries e sub-séries que correspondem aos vários conjuntos documentais são

codificadas com mais dois algarismos precedidos de um ponto.

Exemplo:

O 1.º Nível é constituído por 3 dígitos.Ex: 999 – Organização e funcionamento O 2.º Nível é constituído por 2 dígitos.

Ex: 01 – Estrutura orgânica e funcional O 3.º Nível é constituído por 2 dígitos.

Ex: 01 – Despachos

A classificação para os documentos referentes à série despachos ficará compostada seguinte forma:

Ex: 999.01.01 – Despachos Os códigos serão usados nas referências dos ofícios e informações, nos registos

de entrada e saída e ainda nas capas dos processos. Servem também para determinar a arrumação no arquivo.

Sistema de Arquivo – classificação de documentos

Para classificar documentos deverá ser feita uma análise – que para pela leiturado documento, de forma a identificar o assunto principal.

A classificação será efetuada em dois momentos:

1. A Secção de Expediente e Arquivo que classifica o documento ao 1º nível e onde seráatribuído o número de registo de entrada sequencial e a data2. Cada uma das unidades orgânicas, atribuirá a classificação de 2.º e 3.º nível.

A classificação nas unidades orgânicas permitirá uma maior precisão e a reduçãodas taxas de erro na codificação, uma vez que os funcionários que produziram ereceberam o documento detêm mais informação sobre as atividades que sedesenvolvem no respetivo local de trabalho, podendo enquadrá-lo com mais emelhor rigor na categoria de assunto mais adequada.

Ao classificar um documento deverá ter sempre em conta a função e a atividadedo setor que o produziu/recebeu.


21/44




Sistema de Arquivo – codificação de processos

Na abertura de um processo, para além do código de classificação acrescenta-sea sigla da Unidade Orgânica e o número do processo. Este número é aposto no próprio documento, no registo informático ou manual,

bem como nas lombadas das pastas. Associado a este procedimento deve existir uma listagem que relaciona o

número do processo ao respetivo título. A homogeneidade de identificação das Unidades de Instalação, é fundamental

para a organização e seleção da documentação, tanto no aspeto físico comointelectual, e em função do seu valor arquivístico.

Exemplo de uma Lombada de Pasta de Processo:

Sistema de Arquivo – Formas

Arquivo Informático

O arquivo informático, segue a mesma estrutura dos restantes arquivos, onde pastas esubpastas, correspondem aos separadores e permitem uma economia de espaço e detempo de pesquisa, com recurso à pesquisa de ficheiros através de critérios (nome,extensão, data, palavras…). Neste caso a portabilidade de informação é uma vantagem.


22/44




Digi tal ização

Em muitas empresas já se digitaliza toda a correspondência recebida, reduzindoo volume de arquivo de papel e permitindo a distribuição de informação maisrápida pelos vários destinatários, tendo em conta a preservação dos originais,uma vez que a lei não atribui valor probatório ao documento digitalizado.

A digitalização facilita:

Arquivo Informático• A reprodução com qualidade a custos mínimos; • Uma economia de espaço de arquivo em sistemas do tipo descentralizado e em

dossiers de trabalho;

• A disponibilização imediata da informação aos interessados;• Controlo de acessos, por permissões, através da atribuição de palavra-passe.

Bases de Dados A necessidade de limitar a extensão das pesquisas com a aplicação de filtros

determina que a informação seja introduzida em BD. A inserção da informaçãoem BD pode também constituir uma forma alternativa de consulta, ditando aestruturação do arquivo físico.

Arquivo MortoQuando o utilizador prevê que vai deixar de consultar determinado processo, este

deverá passar a arquivo morto. Numa perspetiva de contenção de custos, o processo poderá então ser transferido de suporte. Os processos poderão ser encadernados oucolocados num dossiers de “arquivo morto”

Ainda que os processos de arquivo morto sejam consultados esporadicamente, a suaorganização terá que ser tão transparente como aqueles que continuam a ser utilizadosdiariamente, sendo facilmente localizáveis.

Organização Arquivística

Os circuitos documentais

O circuito documental é o percurso que os documentos fazem dentro dainstituição desde a sua entrada (quando são documentos vindos do exterior) oudesde a sua produção (quando são documentos produzidos pela instituição).

Os circuitos documentais exigem um conhecimento profundo da instituição e procuram racionalizar e reduzir o percurso dos documentos dentro daorganização.


23/44




De um modo geral o circuito é constituído por:

Abertura da correspondência e verificação do destinatário Carimbagem e registo dos documentos Identificação dos assuntos Verificação de antecedentes ou se é assunto novo Classificação Decisão – resposta Arquivo

Existem dois tipos de registos: De documentos isolados, que cumpre uma função primária de posse e controlo; De processos, que cumpre uma função secundária de controlo de circuitos,

responsabilidades e andamento de assuntos. O registo pode ser feito em suporte papel – livro, copiador – ou em ficheiro nos

novos suportes de informação sendo estes mais rápidos na recuperação dainformação, baratos e com informação sintetizada.

Classificação documental: Pressupõe a reunião de documentos da mesma classe, dispondo-os em grupos e

subgrupos, de acordo com os diversos elementos da entidade produtora. Sistemas de classificação e codificação.

Encontrar facilmente os documentos produzidos ou recebidos pressupõe a sua

classificação, isto é, a sua ordenação intelectual e material. Isto possibilita oacesso rápido à informação e uma tomada de decisões sem grandes perdas detempo.

CLASSIFICAR é o processo mental que consiste em aproximar o que é semelhante eseparar o que é diferente.

CLASSIFICAÇÃO é uma técnica que consiste em agrupar e identificar a informaçãoque tem características comuns. Tem como objetivo a organização metódica esistemática por assuntos, visando uma arrumação lógica dos documentos, partindo dogeral para o particular e hierarquizando os conceitos.

Devem ser observadas algumas regras básicas para manter os documentosordenados dentro das pastas:

Os documentos devem ser classificados dentro das pastas e estes devem estarclassificados entre si.

Não existem peças isoladas: todo o documento pertence a um conjunto coerente,ou seja a “pasta”.

As pastas comportam sempre uma ordem interna: ordem cronológica, alfabética,numérica, etc. As pastas de negócios ou de estudo compõem-se de subdivisõesque correspondem às etapas ou outros aspetos de condução do negócio ouestudo.


24/44




Preocupações necessárias na manutenção material da pasta:

Escrever o título da pasta na lombada Manter a ordem interna: uma peça tirada para consulta deve ser posta no seulugar; agrafar o conjunto carta e resposta; utilizar separadores para agrupar osdocumentos dentro dossier;

Não tirar definitivamente as peças para abrir outros dossiers – utilizarfotocópias.

A classificação das pastas

Para serem facilmente acessíveis, as pastas tratadas no serviço ou escritório

devem ser classificadas entre si de forma lógica. É sempre necessário um Planode Classificação, ainda que sucinto.

Não existe uma regra única para a elaboração do plano de classificação, quedepende da atividade de cada serviço. A classificação adotada deve ser sempresimples e lógica, para poder ser compreendida por todos.

Um bom sistema de classificação deve admitir expansões e correções. Deve ser,no entanto, coerente uma vez escolhido: o plano não deve ser mudado a todo oinstante.

Os tipos de sistemas de classificação podem ser:

Classificação por assunto Classificação temático-funcional Classificação funcional ...

As fases de elaboração do plano de classificação Para a elaboração de um plano de classificação devem ter-se em conta as seguintesfases:

Levantamento orgânico funcional da instituição Elaboração de organograma (no caso de não existir) Definição do órgão e suas funções Levantamento das tipologias documentais e funções administrativas dos

documentos Levantamento dos circuitos documentais Definição da tabela de avaliação, retenção dos prazos administrativos (tempo a

conservar em arquivo corrente).


25/44




Organização Arquivística – Equipamento /Ferramentas

O carimbo

Tem quatro funções diferentes: Registo de entrada através do qual se controla a entrada dos documentos

individuais; Posse e recuperação da informação; Atribuição despacho através do qual o gestor vincula determinado subordinado à

resolução do assunto do documento; Classificação através da qual se identifica um documento individual

relativamente a uma unidade arquivista para efeitos de recuperação.

Organização Arquivística

O ÍNDICE Ao plano de classificação junta-se sempre um índice de assuntos. O índice é umdocumento que regista, de acordo com uma ordenação pré-estabelecida (sequencial ousistemática), os descritores, designações ou títulos de um documento, acompanhadosdas correspondentes referências ou cotas.

A CODIFICAÇÃO

De um modo geral, nos serviços encarregados de tarefas de execução, asdivisões e subdivisões

Nos serviços de conceção e de decisão, onde as pastas são muito variadas, tenta-se definir os principais tipos de atividade e agrupar as pastas nestas divisões.

É útil elaborar um sistema de codificação numérico ou alfabético para distinguiras rubricas do plano de classificação. Cada pasta terá uma codificação que será asua identificação.

A codificação escolhida deve ser simples, de fácil atribuição e fácil leitura.

Principais métodos de codificação

Códigos Alfabéticos – São sistemas fechados, porque têm limitações naquantidade de símbolos que podem ser usados – 26 – pelo que dificilmente seadaptam a uma estrutura hierárquica


26/44




Códigos numéricos

Por blocos sequenciais – a vantagem é de ser completamente aberto, numeração infinita – 1 a infinito. Ex: Classe – 3. – Organização /constituição Subclasse – 3.1. - Organização Divisão – 3.1.2. - organogramas Subdivisão – 3.1.2.3.

Códigos alfanuméricos – trata-se de uma combinação de códigos alfabéticos enuméricos, com a possibilidade de inúmeras variações.

Ex: Classe – CHLN Subclasse – CHLN – 2000 Divisão – CHLN – 2100 Subdivisão – CHLN – 2150

A Ordenação

Trata-se da fase seguinte à classificação, é composta pelo agrupar da documentaçãoseguindo o esquema de classificação escolhido ou adotado, para os poder relacionar ecolocá-los em determinada unidade de instalação (dossiers, caixas, etc.)

Sistemas de ordenação

Alfabético Cronológico Numérica Método composto

A cotação

É a etapa final e consiste em numerar as pastas numa ordem sequencial,utilizando a ordem dos números ou letras do alfabeto.

Para a recuperação da informação, é absolutamente necessária esta operação. A cota individualiza topograficamente cada unidade de instalação e localiza o

pretendido imediatamente.

Unidades Arquivísticas

As unidades arquivísticas, são um conjunto orgânico de documentos,considerando a estrutura de um organismo.


27/44




Principais unidades arquivísticas:

•Processo; •Dossier; •Coleção; •Série; •Sub-série; •Fundo; •Sub-fundo ou Seção.

Processo: Constituído por um conjunto de tipos documentais referentes a uma qualquer

ação administrativa e judicial, sujeita a tramitação própria normalmenteregulada.

Ex: Processo judicial

Dossier (Temático):

Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos compiladoscom o fim de informar uma decisão pontual. Normalmente, são pastasconstituídas por cópias de artigos de revistas, partes de livros, reproduções de

diários da república ou por estudos técnicos que não têm correspondência nemandamento administrativo.

Exemplos:

•Dossier de legislação comunitária sobre ambiente (cópias de artigos do JornalOficial das Comunidades Europeias com recomendações, resoluções e diretivassobre ambiente);

•Dossier de legislação nacional sobre ambiente (cópias de artigos do Diário da

República sobre ambiente).

Coleção:

Documentos do mesmo arquivo, organizados para efeitos de referência ouconjunto de tipos documentais organizados por tipologia, assunto ou outraqualquer característica comum.

Ex: Atas, Copiador de correspondência expedida


28/44




Série:

Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples oucomposto a que, originalmente foi dada uma ordenação sequencial. Osdocumentos de cada série correspondem ao exercício de uma mesma função ouatividade.

As séries resultam do agrupamento dos processos que são idênticos entre si:

•Possuem uma tramitação semelhante; •Contêm os mesmos tipos de documentos; •Servem uma mesma atividade e situam-se na mesma área temática.

Sub-Série:

Corresponde a uma parte da série que se individualiza por razões defuncionalidade. Pode corresponder apenas a uma das etapas da tramitação de um

processo, a uma tipologia documental ou ainda a uma documentação comexigências de acondicionamento próprias.

Fundo:

Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma esuporte material, produzidos ou recebidos, por uma pessoa jurídica, singular ou

coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividadeconservados a título de prova ou informação. É a mais ampla unidadearquivística.

Sub-fundo ou Seção:

Corresponde à unidade hierarquicamente abaixo do fundo, determinada pela suaordem original ou por critérios orgânico-funcionais.

Unidades Arquivísticas – tipos de artigosQuanto às instituições que produzem os documentos:

•Arquivos públicos (nacionais, distritais, municipais; notariais, escolas – sãoindispensáveis para a proteção da propriedade e outros direitos legais doscidadãos):

•Arquivos empresariais; •Arquivos de família ou privados; •Arquivos eclesiásticos.


29/44




Quanto à tipologia dos documentos:

•Arquivos audiovisuais; •Arquivos fotográficos;

•Arquivos digitais.

Estrutura geral dos sistemas nacionais de Arquivos:

•Arquivo nacional – Preserva os documentos do governo central – http://antt.dglab.gov.pt/pesquisar-na-torre-do-tombo/; •Arquivos regionais (departamentais, provinciais, distritais) – Preservam os

documentos dos níveis intermédios do governo – www.adb.pt;

•Arquivos municipais – Preservam a documentação da administração local e sãosupervisionados pelos Arquivos Nacionais.

Arquivos Distritais em Portugal

•Alguns tipos de documentação são obrigator iamente incorporados nestesarquivos;

•Arquivos das Conservatórias do Registo Civil com mais de 100 anos;

•Arquivos dos Cartórios Notariais com mais de 30 anos; •Arquivos dos Tribunais com mais de 35 anos, após os processos serem dados

como encerrados; •Ar quivos dos organismos da administração central extintos e serviços

cessantes.

Os arquivos distritais desenvolvem atualmente estratégias de intervenção ativas para a preservação documental de arquivos de famílias, pessoas, empresas, que pelo seu significado cultural e relevância para a compreensão da memória socialtenham adquirido o direito de serem conservados definitivamente. Através desimples protocolos, podem receber arquivos, em regime de doação ou de

depósito – sem perda dos direitos de propriedade dos donos.

A rede de Arquivos Distritais tem como missão preservar e valorizar o património arquivístico de interesse histórico, apoiar tecnicamente a organizaçãode arquivos públicos e privados e promover a divulgação cultural e educativa noâmbito dos arquivos (Decreto-Lei. n.º 149/83 de 5 de Abril).

http://antt.dglab.gov.pt/pesquisar-na-torre-do-tombo/http://antt.dglab.gov.pt/pesquisar-na-torre-do-tombo/http://www.adb.pt/http://www.adb.pt/http://www.adb.pt/http://www.adb.pt/http://antt.dglab.gov.pt/pesquisar-na-torre-do-tombo/


30/44


31/44




•Dar formação aos funcionários de forma a estes poderem dar apoio ao utente nomanuseamento de peças.

Segurança contra roubo / vandalismo

•Implementar a utilização de fechaduras de alta segurança; •Implementação de sistema de deteção contra roubo; •Assegurar a vigilância nas salas de leituras.

Fogo

•Implementação de um plano de emergência efetivo contra o fogo;

•Articulação com os Bombeiros locais; •Colocação da deteção de fumos, com o sistema “mistsistem” que debita menor

quantidade de água à saída. •Ponderar alternativas à utilização de água.

Controlo de pragas ou infecções

Evitar ter arquivo perto de jardins, uma vez que estes são o habitat natural demuitas pragas;

Evitar proporcionar as condições ideais de propagação, eliminando a presença

de lixo, nomeadamente de resíduos alimentares; Evitar luzes exteriores que atraiam insetos; No perímetro exterior contratar empresas especializadas em controlo de pestes e

que também identifiquem as espécies existentes; A nível interno bloquear, tornar estanques portas e janelas, impedindo a entrada

de insetos, água, poluição e outros fatores de risco; Utilizar de preferência a condicionamentos o mais estanques possível,

executados com materiais não consumíveis por insetos ou roedores; Colocar armadilhas em zonas estratégicas e inspeciona-las uma vez por mês,

efetuando o estudo dos insetos encontrados; Implementar um programa de desinfestação, recorrendo a gases inertes, em

câmaras próprias.

Controlo ambiental

Relativamente à temperatura, os valores não devem ser demasiado elevados, sob pena de aumentarem a possibilidade de deterioração dos materiais presentes;

Na humidade relativa será de realçar que os valores elevados e oscilações, são prejudiciais e estão diretamente ligados ao aparecimento de fungos;

Devem salientar a necessidade de obtenção de baixas temperaturas e valores dehumidade relativa controlados, uma vez que duplica a longevidade dos bensarquivísticos por cada 5.ºC de temperatura mais baixa;


32/44




Luz / Foto Degradação

Os efeitos das radiações provocam desvanecimento de tintas e pigmentos,escurecimento e amarelecimento;

Verifica-se necessidade de proteger os bens arquivísticos, utilizandoacondicionamentos protetores, filtros U. V. em janelas, lâmpadas e vitrines;

Para materiais hipersensíveis à luz, o uso de filtros não é suficiente, deve-senestes casos providenciar um acondicionamento que os proteja da degradação eefetuar uma vigilância constante, ponderando mesmo limitar o acesso ao

público;

Poluição / Contaminantes

Proteger os itens da ação de deterioração produzida pela poluição urbana etambém pela presença do pó, através da utilização de protetores;

Providenciar a limpeza regular das salas e depósitos, tendo sempre em atenção autilização de produtos que não contenham aditivos nocivos, como os amoniacaise cloros.

Classificação de Publicações

A catalogação de uma publicação (livro, revista, etc.), diz respeito à elaboraçãode uma ficha bibliográfica, em papel ou informática, que deverá conter todos osdados essenciais à pesquisa do título em causa:

• Designação textual da obra.Título

•O nome do autor deverá ser indicado daseguinte forma: Apelido em maiúsculas,seguido de vírgula e restantes nomes.

•No caso de dois ou mais autores, osnomes são separados por ponto e vírgula.

Autor


33/44




• Área temática na qual se insere a obra emcausa.

Assunto/Tema

• Se a obra se inserir numa determinadacoleção. Ex: coleção “uma a ventura”. Coleção

• Nome comercial da editora.Editora

• Data local e número de emissão.Edição

• A sigla refere-se ao International StandardBook Number. É um número atribuído peloeditor para maior facilidade de gestão deencomendas, que distingue a obra dequalquer outra.

ISBN

• Diz respeito ao número obrigatório deregisto na Biblioteca Nacional, a que aseditoras estão sujeitas, devendo fazer-lhechegar exemplares de cada obra publicada.

N.º DepósitoLegal


34/44




CDU – Classificação Decimal Universal

A Classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema internacional declassificação de documentos. Baseia – se no conceito de que todo o conhecimento

pode ser dividido em 10 classes principais, e estas podem ser infinitamentedivididas numa hierarquia decimal. As principais divisões da CDU são:

0 Generalidades. Informação. Organização. 1Filosofia. Psicologia.

2 Religião e Teologia 3 Ciências Sociais. Economia. Direito. Politica. Assistência Social. Educação. 4 Classe vaga, não atribuída. 5 Matemática e Ciências Naturais. 6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia. 7 Arte. Belas-Artes. Recreação. Diversões. Desportos. 8 Linguagem. Linguística. Literatura. 9 Geografia. Biografia. História.

Os documentos são classificados de acordo com o assunto principal que

determina a cota que lhes é colocada na lombada e são arrumados na estantecom o número de classe que lhes é atribuído. A CDU tem sido modificada e

•A cota funciona como uma referência delocalização de uma determinada obra com basenuma:

• Codificação geográfica – Interseção de umaprateleira e estante – Ex: E5:P2 – Estante 5,Prateleira 2.

•Este tipo de codificação só serve para pequenasbibliotecas e apresenta a desvantagem deobrigar a recodificar quando for necessáriointroduzir novas publicações ou mudar omobiliário.

•Codificação temática – Suportada, em regra,em planos de classificação genéricos, como aCDU (Classificação Decimal Universal). Existemoutros mais específicos, para determinadasáreas, como a NLM (National Library ofMedicine).

Cota


35/44




expandida ao longo dos anos para abranger todas as áreas do conhecimentohumano e está continuamente em processo de revisão.

Com recurso à Base Nacional de Dados Bibliográficos, podemos encontrar osregistos dos livros e respetivo código CDU, variando a forma de construção decotas de biblioteca para biblioteca.

http://porbase.bnportugal.pt/#focus

ISBN – (International Standard Book Number)

O sistema ISBN (International Standard Book Number) é controlada pelaAgência do ISBN, que está sediada em Londres. Esta supervisiona a suautilização, aprova a definição e estrutura dos grupos (linguísticos ougeográficos), e delega poderes a agências nacionais designadas em cada país.

Apesar de não ser obrigatório por lei, o ISBN é um elemento essencial para asencomendas no comércio livreiro e para o mercado das bibliotecas a nívelnacional e internacional. O princípio fundamental em que assenta o sistemaconsiste em cada ISBN identificar um livro numa determinada edição.

O que é Ano civil:

Ano civil é o período de 12 meses que corresponde a 365 dias do ano, contadosa partir de 1 de Janeiro a 31 de Dezembro.

O "ano civil" é modificado a cada quatro anos, acrescentando-se um dia a maisno mês de Fevereiro, que passa a ter 29 dias, com o objetivo de manter ocalendário anual ajustado com o movimento de translação da terra, passando oano civil a ter 366 dias, e sendo denominado de ano bissexto.

Ano Comercial:

Na Contabilidade e na Matemática Financeira, com o objetivo de simplificar oscálculos com datas, cada mês do ano é contado com 30 dias, e o ano éconvencionado a ter 360 dias, sendo denominado ano comercial.

Segundo o Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa (2001, p. 1069),Documento é: [...] qualquer escrito usado para esclarecer determinada coisa; qualquer objeto de

valor documental (fotografias, peças, papéis, filmes, construções etc.) queelucide, instrua, prove ou comprove cientificamente algum fato, acontecimento,dito etc..

http://porbase.bnportugal.pt/http://porbase.bnportugal.pt/http://porbase.bnportugal.pt/


36/44




Documentação comercial

Fatura Guia de remessa Nota de encomenda Nota de debito Nota de credito Recibo Carta comercial

Fatura É a descrição de uma dívida e uma indicação do que deve pagar. Permite

controlar, antes do pagamento, se o montante reclamado é exato e

justificado, nomeadamente se corresponde ao orçamento anteriormenteestabelecido, se a taxa do IVA aplicada é a correta, etc. Pode igualmente ser umaprova de compra para o consumidor na hipótese de não se terem efetuadonem um orçamento, nem uma nota de encomenda.

O que deve constar de uma fatura?

Data e número sequencial; Identificação do vendedor ou prestador de serviços (nome, firma ou

denominação social, morada da sede ou domicílio); Identificação do consumidor;

Identificação fiscal do profissional e do consumidor; A quantidade e denominação usual dos bens ou serviços, com especificação dos

elementos necessários à determinação da taxa de imposto aplicável; O preço líquido antes do imposto; As taxas aplicáveis e o montante do imposto devido (IVA); O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso.

Fatura electrónica

A fatura eletrónica é um documento comercial semelhante à versão em papel,

mas distribuído em ficheiro informático. Tem a mesma validade das faturas em papel desde que haja acordo prévio entre as empresas envolvidas na troca digitalde informação, seja garantida a autenticidade da origem e a integridade doconteúdo através de uma assinatura digital ou EDI (eletronic data interchange), eo arquivo em suporte eletrónico preste acesso on-line à Administração Fiscal eassegure a integridade da origem e do conteúdo durante o prazo legal, fixado emdez anos.


37/44




Recibo

Recibo tem origem no do verbo receber, é a declaração escrita de ter comprado ourecebido alguma coisa, documento comprovativo.O recibo de compra é muito importante pois funciona como um comprovativo de

que adquirimos o produto. Em caso de qualquer problema, devemos apresentá-lo possibilitando assim hipótese de defesa do consumidor.

Nota de Encomenda

A nota de encomenda é o documento escrito no qual o vendedor e o consumidorregistam o seu acordo sobre o objeto e o preço da venda, quando o consumidor não

pode levar imediatamente o bem comprado.A nota de encomenda pode ou não ser assinada pelo consumidor, mas em ambosos casos pode constituir um contrato.

Logo que haja acordo as partes estão, em princípio, obrigadas a concretizar acompra e venda, no sentido jurídico deste termo. O facto do pagamento e da entregaocorrerem mais tarde não altera nada, especialmente na chamada compra e vendatradicional. Portanto, a nota de encomenda é uma prova de promessa de compra evenda.

Na generalidade, a legislação não prevê a possibilidade de anular a nota deencomenda salvo em determinadas modalidades de venda ou quando o consumidor evendedor estabelecerem condições para essa anulação.

Nota de Crédito

A Nota de Crédito é um documento comercial emitido por um vendedor a umcomprador. Ela indica quantidades, preços e formas de pagamento (dentreoutros) acordados entre vendedor e o comprador para produtos e/ou serviço, cujocomprador não pagou, não recebeu, ou devolveu.

A Nota de Crédito pode também ser emitida no caso de mercadorias danificadas,erros ou reajustes. Uma Nota de Crédito pode reduzir ou eliminar o montanteque o comprador tem de pagar ao vendedor, em relação ao original da faturaemitida anteriormente.

A Nota de Crédito geralmente contém: Código, Data, Endereço de facturamento,Endereço de Entrega, Condições de Pagamento, Lista de Produtos com preços equantidades. Normalmente ela também tem referências da fatura original e podeestar especificada a razão da sua emissão.

O vendedor geralmente emite uma Nota de Crédito para igual ou menor valor doque a fatura original, em seguida, reembolsa o dinheiro ao comprador ou abateeste Crédito de um saldo devedor de outras possíveis transações do mesmocomprador.


38/44


39/44




Documentação Administrativa

INTERNO Requerimento Aviso Esclarecimento Circular Minuta Acta Relatório Reclamação Comunicado

No requerimento, o pretendente (demandante, requerente) expõe uma pretensão a um direito que lhe assiste, citando portanto a legislação ouregulamento correspondente;

Aviso

De carácter oficial e muitas vezes compulsório, (obrigatório) estas comunicaçõessão atos processuais com que se dá conhecimento público de um facto (aviso nos

jornais), ou se chama alguém a comparecer num organismo público (direta ou pelo correio – aviso-postal, carta registada, etc.). O aviso pode ser de interno ou externo.

Circular

O objetivo da circular é comunicar uma informação, por exemplo, mudança dedireção ou telefone, mudança pessoal, abertura de uma nova dependência ou

programa, alteração de preço ou condições de venda, anúncio de visitas, termode um serviço, encerramento para férias, etc.

Os cuidados a ter é escrever com clareza, simplicidade e brevidade, já que nosdirigimos a todos como se fosse a cada um. Os parágrafos devem ser curtos e aexpressão ordenada, assim como a conclusão deve ser afetuosa e a assinaturamanuscrita, o que contribui para cativar o leitor.

Acta

As actas são documentos que tem uma estrutura própria e obedecem a normas precisas.

Normas a seguir na elaboração da acta: Todas as actas são numeradas;

Todos os números devem ser escritos por extenso (atualmente já se dispensa estánorma quando o numero não oferece qualquer duvida). Por exemplo, quando se


40/44




lê «ponto 1. informações», naturalmente que, se este for o primeiro ponto, não setornara necessário escrevê-lo por extenso, pois não há dúvida quanto à sua

posição de ordem. Noutros casos, tratando-se de um montante monetário acordado para qualquernegócio, por hipótese, é indispensável escrevê-lo por extenso.

Não se deve deixar espaços em branco; estes deverão ser trancados com umalinha horizontal ou num traço oblíquo, se for um espaço maior.

Não pode haver rasuras ou emendas (quando o secretário comete um erro nomomento em que passa a acta para o livro de actas, deverá escrever á frente da

palavra errada «digo» e escrever a correta ou no fim da acta ressalvar asincorreções.

Relatório

O relatório é o documento através do qual um técnico, engenheiro ou cientistafaz o relato da forma como realizou um determinado trabalho. O objetivo écomunicar (transmitir) ao leitor a experiência acumulada pelo autor narealização do trabalho e os resultados que obteve.

Os resultados apresentados num relatório (como em qualquer outro textocientífico) devem ser verificáveis. Esse é um aspeto importantíssimo efrequentemente esquecido. O que é dito num relatório não é verdade por causade quem o escreve (por muito importante que seja o autor).

É verdadeiro (cientificamente...) porque foi determinado segundo um métodoconhecido e descreve um trabalho que (para poder ser verdadeiro) está sujeito aoescrutínio dos pares. Em ciência não há verdades absolutas. A verdade (ou amelhor aproximação que conseguimos dela) é conseguida através do consensode todas as pessoas que queiram participar numa discussão.

Por isso, um relatório deve permitir a quem o lê reproduzir o trabalho realizado,tal qual ele foi feito pelo autor. Só assim se pode provar, por exemplo, sedeterminado resultado é válido, se foi obtido por métodos corretos e que nãoforam viciados os resultados. É assim que se garante que o que é transmitido é

cientificamente verdadeiro: qualquer resultado, para ter valor científico, deve poder ser reproduzido. Um resultado que só uma pessoa consegue obter não temqualquer validade científica.


41/44




EXTERNO

Ofícios

São comunicações oficiais de carácter administrativo e tem habitualmente a estrutura decarta comercial – pedido de informação e envio de elementos informativos, ou então das

circulares – alterações ou modificações, iniciativas ocasionais, etc.

Memoriais

No memorial, refere um pedido já feito, enumerando ordenadamente ascomunicações havidas ou as diligências feitas sobre o assunto.

Petições

Na petição, formula-se um pedido, argumentando e indicando, os fundamentos comque o faz;

Aviso Oficio Notificações Memoriais Petições Procuração Protocolo Atestado Certidões Certificado

Declaração Edital

Anuncio Leiloes Hastas publicas Concursos Admissões Adjudicações Contrato

Esclarecimento Circular Relatório Reclamação Contestação Comunicado


42/44




Procuração

Procuração é um documento pelo qual alguém atribui a outrem poderes para orepresentar. Reverte-se de formas diferentes, conforme o acto ou negocio que se pretende que o procurador realize.

Protocolo

Protocolo esta palavra tem varias exceções, que se destacam:

A de conjunto de normas de cerimonial e cortesia a observar emdeterminadas situações (socioprofissional e administrativas);

A de livro onde os escrivães de um juízo fazem a anotação de uma

audiência, ou onde uma empresa regista entregas de correspondência; A de acta relativa a um acordo, congresso ou conferencia internacional.

Atestado

Modelo de Atestado

Atesto, para os devidos fins, que conheço o Sr...., Português, solteiro, nascido em,....de...de......, na cidade de Lisboa , filho de........e........., portador do Bilhete de

Identidade n°........., residente em (cidade), na rua............, n°...., nada sabendo emdesabono à sua conduta, até a presente data.

Lisboa, de.................de 2015Maria.....

Certificado

Certificado é um documento que comprova que o indivíduo fez algum cursoou esteve presente em algum lugar, porém, não possui o valor de mercado que

possui o diploma. Poderá também ser um Certificado comprovativo de Doença.

Anúncio ou Edital

O anúncio é uma informação ou um aviso com que se participa, faz saber ou dáconhecimento de algo ao público.

Quando esse anúncio representa uma ordem oficial ou judicial, toma o nome,respetivamente, de edital ou de édito.

A sua redação é a que encontramos habitualmente na emprensa diária, diferindoo vocabulário conforme as entidades emissoras (ministérios, cartórios, câmaras,empresas, etc.).


43/44




Documentação Bancária

Cheque Letras Transferência bancária Livranças Extratos de faturas Cartões de credito e debito

Cheque

Cheque é a ordem de pagamento dada pelo sacador (titular da conta) ao sacado(banco), para que este pague a si próprio ou a um terceiro (beneficiário) umadeterminada quantia.

Letras

A letra é um titulo de crédito à ordem, sujeito a formalidades, através das quaisuma pessoa – sacador - ordena à outra, que lhe pague a si ou a terceiro – tomador - uma certa importância em determinada data.

LivrançasA Livrança é um documento através do qual o subscritor ou signatário se

compromete a pagar a um beneficiário ou à ordem deste um determinado valor (valornominal da livrança) numa determinada data (data de vencimento).

Transferência Bancária

São operações bancárias em que uma pessoa ou empresa (ordenante) toma ainiciativa de colocar determinada quantia em dinheiro à disposição de outrem(beneficiário) utilizando para isso uma Instituição Bancária, ou seja, é feita uma

transferência da conta bancária do ordenante para o do beneficiário. As operaçõesdentro da mesma instituição bancária chamam-se interbancárias e as feitas entre bancosdiferentes chamam-se interbancárias.

Cartões de Crédito

É um instrumento de pagamento, geralmente sob a forma de um cartão de plástico, disponibilizado pela entidade emitente ao titular para que este, atravésdo acesso a uma rede de telecomunicações e com base na conta a que o cartãoestá associado, adquira bens ou serviços, efetue pagamentos, proceda alevantamentos de notas e/ou realize outras operações. O cartão bancário permite

ao seu titular autenticar a operação que pretende efetuar.


44/44

Documents

Tecnicas de Documentação