UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA CENTRO DE COMUNICAÇÃO… · 2.2 RELAÇÕES PÚBLICAS NA COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL E MERCADOLÓGICA ... 2.2 PLANEJAMENTO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBACENTRO DE COMUNICAÇÃO, TURISMO E ARTES

DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÃOCURSO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

RAFAEL DA COSTA VENÂNCIO

PROGRAMA DE RELAÇÕES PÚBLICAS PARA A EMPRESA TOT COWORKING

JOÃO PESSOA2015



Trabalho de Conclusão de Curso apresentado aUniversidade Federal da Paraíba como requisitoobrigatório para obtenção do título de bacharel emRelações Públicas.

Orientador: Prof. Dr. Severino Alves de Lucena Filho

JOÃO PESSOA2015



Trabalho de Conclusão de Curso apresentado aUniversidade Federal da Paraíba como requisitoobrigatório para obtenção do título de bacharel emRelações Públicas.

Orientador: Prof. Dr. Severino Alves de Lucena Filho

Aprovado em _____ de ___________________ de ___________.

_________________________________________________________Prof. Dr. Severino Alves de Lucena Filho

Orientador

_________________________________________________________

_________________________________________________________

JOÃO PESSOA2015

AGRADECIMENTOS

“Se por acaso eu olhar pra trás, que seja pra lembrar do que foi bom, que seja pra nutrir a

esperança que hoje mora em mim.” Como cita a Banda Crombie em sua canção, transmito a

felicidade de fechar mais esse ciclo, mas também, com a certeza que seria a hora de iniciar um

novo. Fica a eterna gratidão por todos os companheiros de jornada durante esses anos.

Assim com agradeceu o profeta Samuel ao vencer os filisteus, de mesmo modo o faço: Até

aqui nos ajudou o Senhor (1 Samuel 7:12). A fé em Deus foi o que sempre me fez voltar ao

rumo na caminhada acadêmica. A Ele toda a honra e glória.

A dona Rossana, minha mãe, que sempre foi incentivadora durante as tentativas de ingressar a

universidade. Financiadora nas horas necessárias e alicerce fundamental nessa caminhada.

A família como um todo, que sempre demostrou orgulho e felicidade por todas as conquistas.

A Tamires, namorada, que foi incentivadora nos últimos períodos do curso.

À Universidade Federal da Paraíba, onde conhecemos e vivemos um universo de

possibilidades. Neste universo construímos uma amizade que tomou forma de parceria

profissional.

Um obrigado especial ao professor/orientador Severino Alves que, desde os primeiros

períodos, inspirou a pensar comunicação de uma nova perspectiva. Sendo exemplo de

profissional apaixonado pelas relações públicas. E aos demais professores, que

acompanharam e dividiram seus conhecimentos e experiências, contribuindo para minha

formação.

Aos amigos e colegas, que estiveram comigo nesse ciclo, que foram um misto de trabalhos,

provas, jogos de dominó e lanches em Manel. Alguns desistiram da caminhada, mas,

continuamos a amizade. Outros saíram da esfera de amizade e se tornaram como irmãos.

Em especial, Eudes, Carol, Cesar e Breno, com os quais produzi mais que trabalhos

acadêmicos, até hoje construímos sonhos e projetos.

Agradeço especialmente a Jorge Wanderley e a Tot Coworking, pela disponibilidade e

gentileza que facilitaram a construção deste projeto.”

RESUMO

O programa de relações públicas é uma ferramenta utilizada para atender às necessidades,

expectativas e interesses dos diferentes segmentos do público da empresa, integrando-os com

seus valores e com sua definição estratégica do conceito empresarial. Atualmente a ferramenta

está cada vez mais procurada por oferecer uma abordagem mais prática. Permeado pelas

ações e estratégias de comunicação, o programa propôs soluções para os problemas de

comunicação institucional encontrados no Tot Coworking. Através da análise de dados do

briefing e de pesquisas de mercado, se pode delimitar os problemas encontrados. A empresa

possuía dificuldades de se posicionar no mercado e também não possuía uma imagem

institucional bem estabelecida. Com a elaboração das estratégias e utilização das ferramentas

mais indicadas, foi possível mostrar a eficácia das ações junto aos públicos. O presente

projeto demonstra a importância das relações públicas entre as micro e pequenas empresas.

Palavras-chave: Relações públicas. Programa de Relações Públicas. Comunicação integrada.

ABSTRACT

The public relations program is a tool used to meet the needs, expectations and interests of

different segments of the public company, integrating them with its values and its strategic

definition of the business concept. Currently the tool is increasingly sought to offer a more

practical approach. Permeated by the actions and communication strategies, the program

proposes solutions to the problems encountered at Tot Coworking. Through data analysis

briefing and market research, you can define the problems encountered. The company has

difficulties to position itself in the market and also does not have a well established corporate

image. With the development of strategies and use of the most appropriate equipment, it was

possible to show the effectiveness of actions with the public. This project demonstrates the

importance of public relations between the micro and small enterprises.

Keywords: Public Relations. Public Relations Program. Integrated communication.

LISTA DE GRÁFICO

GRÁFICOS 1 - IDADE............................................................................................................29

GRÁFICOS 2 - ESCOLARIDADE..........................................................................................29

GRÁFICOS 3 – PROFISSÃO..................................................................................................30

GRÁFICOS 4 - VIVE NA CIDADE ONDE TRABALHA?....................................................31

GRÁFICOS 5 - QUANDO VOCÊ COMEÇOU A USAR O ESPAÇO DO TOT?..................31

GRÁFICOS 6 - O QUANTO VOCÊ USAR O ESPAÇO (EM TEMPO) DO TOT?...............32

GRÁFICOS 7 - VOCÊ JÁ UTILIZOU OUTRO ESPAÇO DE COWORKING?....................33

GRÁFICOS 8 - VOCÊ SE SENTE PARTE DA COMUNIDADE DO TOT?.........................33

GRÁFICOS 9 - QUANTO TEMPO VOCÊ FICARÁ NO ESPAÇO DO TOT?......................34

GRÁFICOS 10 - O QUANTO VOCÊ GOSTA DO ESPAÇO DE COWORKING DO TOT?35

LISTA DE FIGURAS

Y

FIGURA 1 - TOT COWORKING............................................................................................18



FIGURA 4 - ORGANOGRAMA DO TOT COWORKING....................................................21

LISTA DE QUADROS

QUADRO 1 - Serviços do Tot Coworking...............................................................................20

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO........................................................................................................................................... 12

2 COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL INTEGRADA............................................................................ 13

2.2 RELAÇÕES PÚBLICAS NA COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL E MERCADOLÓGICA.......................14

2.2 PLANEJAMENTO DE RELAÇÕES PÚBLICAS PARA MICRO EMPRESAS..............................................15

3 BRIEFING.................................................................................................................................................. 17

3.1 HISTÓRIA DA ORGANIZAÇÃO............................................................................................................................ 17

3.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL....................................................................................................................... 19

3.2.1 Dados Cadastrais da Organização................................................................................................................. 19

3.4 SETOR ECONÔMICO DE ATUAÇÃO E SEGMENTO DE MERCADO........................................................20

3.4.1 Posicionamento de mercado.......................................................................................................................... 21

3.5 DESCRIÇÃO DA CONCORRÊNCIA..................................................................................................................... 21

3.6 ORGANIZAÇÃO E PRINCIPAIS FORNECEDORES........................................................................................ 21

3.7 RELACIONAMENTO ORGANIZAÇÃO-CLIENTES.........................................................................................22

3.8 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E SUAS DIVISÕES......................................................................23

3.8.1 Área de Recursos Humanos............................................................................................................................ 23

3.8.2 Área de Marketing............................................................................................................................................... 23

3.8.3 Área de Finanças................................................................................................................................................. 24

3.8.4 Área de Produção................................................................................................................................................ 25

3.8.5 Área de Materiais e Patrimônio..................................................................................................................... 25

3.8.6 Área de Sistemas de Informação................................................................................................................... 25

4 PESQUISA.................................................................................................................................................. 26

4.1 INTRODUÇÃO........................................................................................................................................................... 26

4.2 OBJETIVOS................................................................................................................................................................. 26

4.2.1 Geral......................................................................................................................................................................... 26

4.2.2 Específicos............................................................................................................................................................. 26

4.3 HIPÓTESE.................................................................................................................................................................. 27

4.4 METODOLOGIA........................................................................................................................................................ 27

4.4.1 Método..................................................................................................................................................................... 27

4.4.2 Sujeitos da Pesquisa........................................................................................................................................... 27

4.4.3 Tipo de Amostragem.......................................................................................................................................... 27

4.4.4 Abordagem............................................................................................................................................................ 28

4.5 ANÁLISE DOS DADOS............................................................................................................................................ 28

4.5.1 Analise dos dados da pesquisa aplicada com os usuários do Tot Coworking.............................28

4.5.2 Perfil do usuário do Tot Coworking............................................................................................................. 34

5 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL...................................................................................................... 35

5.1 ANÁLISE INTERNA................................................................................................................................................. 35

5.2 ANÁLISE DA PESQUISA DE SATISFAÇÃO....................................................................................................... 35

6 PROGRAMA DE RELAÇÕES PÚBLICAS............................................................................................... 37

6.1 TÍTULO........................................................................................................................................................................ 37

6.2 JUSTIFICTIVA............................................................................................................................................................ 37

6.3 OBJETIVOS................................................................................................................................................................. 37

6.3.1 Geral......................................................................................................................................................................... 37

6.3.2 Específicos............................................................................................................................................................. 37

6.4 PÚBLICO-ALVO........................................................................................................................................................ 38

6.5 PROPOSTA DE AÇÕES............................................................................................................................................ 38

7 PLANEJAMENTO DAS AÇÕES A SEREM EXECUTADAS...................................................................40

7.1 PROJETO DE AÇÃO Nº 1....................................................................................................................................... 40

7.1.1 Tema......................................................................................................................................................................... 40

7.1.2 Justificativa............................................................................................................................................................ 40

7.1.3 Público-alvo........................................................................................................................................................... 40

7.1.4 Objetivos................................................................................................................................................................. 41

7.1.5 Estratégias............................................................................................................................................................. 41

7.1.6 Cronograma........................................................................................................................................................... 42

7.1.7 Recursos Necessários........................................................................................................................................ 42

7.1.8 Avaliação................................................................................................................................................................. 43


7.2.1 Tema......................................................................................................................................................................... 43

7.2.2 Justificativa............................................................................................................................................................ 44

7.2.3 Público-alvo........................................................................................................................................................... 44

7.2.4 Objetivos................................................................................................................................................................. 44

7.2.5 Estratégias............................................................................................................................................................. 45

7.2.6 Cronograma........................................................................................................................................................... 45


7.2.8 Avaliação................................................................................................................................................................. 46


7.3.1 Tema......................................................................................................................................................................... 47

7.3.2 Justificativa............................................................................................................................................................ 47

7.3.3 Público-alvo........................................................................................................................................................... 47

7.3.4 Objetivos................................................................................................................................................................. 48

7.3.6 Cronograma........................................................................................................................................................... 48


7.3.8 Avaliação................................................................................................................................................................. 49

8 CONSIDERAÇÕES FINAIS....................................................................................................................... 51

REFERÊNCIAS.............................................................................................................................................. 52

APÊNDICE..................................................................................................................................................... 54

1 INTRODUÇÃO

O presente projeto apresenta a coleta de dados para elaboração do briefing

institucional e a aplicação de pesquisa de mercado através de uma pesquisa de satisfação com

clientes do Tot Coworking1. De posse dessa analise, foi possível construir o diagnóstico

organizacional, o planejamento e elaboração de um programa de relações públicas.

Por se tratar de um projeto na área de comunicação organizacional, foi imprescindível

o total acesso as informações da empresa, para conhecer suas necessidades, dificuldades e,

através desse conhecimento, analisar as melhores soluções, traçando metas a serem

alcançadas visando propor soluções para essas dificuldades.

Todo o desenvolvimento do projeto teve como base a fundamentação teórica,

respaldada por artigos, livros e demais textos condizentes as funções e atividades da área de

relações públicas. Assim como ao quadro geral em que o Tot Coworking se encontra. A partir

desse embasamento teórico, aliado a ações práticas e atuais, foi possível detectar as

necessidades da empresa e traçar ações para supri-las.

O projeto conta com uma pesquisa sobre a satisfação dos públicos da empresa.

As ações propostas no programa de relações públicas, elaborado neste projeto, têm o

objetivo de posicionar o Tot Coworking no mercado e fortalecer sua imagem institucional.

Dessa forma, a empresa terá condições de conquistar o espaço que almeja no mercado

paraibano.

1 Coworking (ou Co-working) é um modelo de trabalho que se baseia no compartilhamento de espaço e recursos de escritório, reunindo pessoas que trabalham não necessariamente para a mesma empresa ou na mesmaárea de atuação, podendo inclusive reunir entre os seus usuários os profissionais liberais e usuários independentes. Neuberg, B. São Francisco, 2005.

13

2 COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL INTEGRADA

A comunicação organizacional compreende a comunicação interna, administrativa,

institucional e mercadológica. Ela estuda como se dá o fenômeno da comunicação em uma

organização através de seus processos e funcionamento. As relações públicas, enquanto área

profissional é responsável pela comunicação organizacional em qualquer organização.

Através do planejamento e ações de relações públicas é possível trabalhar a

comunicação organizacional de forma integrada, ligando a comunicação institucional,

mercadológica, administrativa e interna. As quatro vertentes da comunicação precisam

dialogar de forma linear e obedecer a um padrão moldado a partir da identidade da

organização.

A comunicação interna consiste basicamente no relacionamento da organização com

seus empregados, ou seja, quais meios, ferramentas e linguagem são usadas e de que forma.

Através delas, a relação organização-funcionário torna-se eficiente e saudável. Já a

comunicação administrativa é formada pelas funções administrativas que permitem o

funcionamento da empresa. Controlar recursos, produtividade e custos são algumas das

atividades que estão atreladas à comunicação administrativa.

Comunicação institucional condiz com a identidade da organização e a imagem que a

empresa constrói através de missão, visão, valores e objetivos predefinidos. E necessário que

a empresa comunique sempre de forma condizente com essas predefinições e construa sua

imagem, a partir desses parâmetros, de forma sólida e positiva. Outra vertente é a

comunicação mercadológica, que responde a necessidade que a organização tem de se

relacionar com o mercado. Basicamente permeia os objetivos mercadológicos, trabalha com a

publicidade, divulgação e outras ferramentas necessárias para posicionar a organização no

mercado. Ao trabalhar as quatro vertentes citadas de forma interligada, estabelecemos a

comunicação organizacional integrada. Sobre isso, Kunsch (1986, p. 115) afirma:

Entende-se por comunicação integrada aquela em que as diversas subáreas daComunicação atuam de forma sinérgica. Ela pressupõe uma junção da comunicaçãoinstitucional, da comunicação mercadológica e da comunicação interna, que formamo composto da comunicação organizacional. Este deve formar um conjuntoharmonioso, apesar das diferenças e das especificidades de cada setor e dosrespectivos subsetores. A soma de todas as atividades redundará na eficáciadacomunicação nas organizações.

14

A comunicação organizacional integrada torna-se um fator de eficiência para as

organizações. É papel do profissional de relações públicas liderar esse processo de integração,

através do planejamento e execução de planos ou programas de relações públicas para a

organização. Trazendo cada vez mais o entendimento da importância desse profissional e do

papel que lhe cabe.

Para que a comunicação organizacional integrada seja eficiente é preciso que o

profissional de relações públicas parta do princípio básico do planejamento. O planejamento é

o instrumento primordial à elaboração dos planos e programas a serem aplicados à empresa.

Ao evitar a improvisação e ações inesperadas e sem preparação é mais provável estabelecer

ações que emitam a mensagem de forma positiva tornando a comunicação eficiente. Ações

bem pensadas e analisadas são menos propensas a causar impactos negativos. Ou seja, é quase

impossível a atividade de relações públicas atuar sem planejamento como fundamento. A

respeito do planejamento:

O papel fundamental do planejamento de relações públicas é o de exercer um caráterproativo nas ações decorrentes dos relacionamentos das organizações com seuspúblicos. Com planejamento é possível fazer projeções e reações dos públicos antealgumas decisões ou atitudes das organizações (KUNSCH, 1997, p. 318).

A comunicação organizacional integrada tem a missão de agregar valor às

organizações, construir sua imagem, assim como contribuir para o posicionamento de

mercado e relacionamento com todos os seus públicos, de forma satisfatória e eficiente.

Assim, a organização consegue alcançar seus objetivos, bater metas e se desenvolver.

2.2 RELAÇÕES PÚBLICAS NA COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL E MERCADOLÓGICA

A comunicação institucional tem o objetivo de construir a identidade de uma

organização e preservar sua imagem diante de seus públicos. Cabe a ela fazer com que as

ações da empresa condigam com seus valores e diretrizes previamente definidas. Essa área da

comunicação integrada contribui para que a organização conquiste a confiança e credibilidade

dos seus públicos e deve também gerar o sentimento de identificação, valor que se tornou

muito importante na comunicação contemporânea e mostra a necessidade de uma marca fazer

com que o consumidor se sinta parte dela. Segundo Marchiori (2006, p. 195): “A

Comunicação institucional existe de dentro para dentro e de dentro para fora da instituição,

uma vez que ela é exercida junto aos colaboradores e explícita para os públicos de interesse as

15

mensagens preferenciais pelas quais a instituição quer ser conhecida e reconhecida.” Através

da comunicação institucional eficiente a empresa pode formar uma identidade coerente e

forte.

A responsável pela imagem e valorização do produto ou serviço da organização é a

comunicação mercadológica. Cabe a ela, fortalecer essa imagem e tornar o produto cada vez

mais rentável à empresa. Para a posição atual da Blu - Gestão de Reputação ela é

imprescindível para que o posicionamento de mercado almejado pela organização seja

alcançado com sucesso Segundo Kunsch (1997, p. 318):

A comunicação mercadológica ou de marketing se encarrega, portanto, de todasasmanifestações simbólicas de um mix integrado de instrumentos de comunicaçãopersuasivas para conquistar o consumidor e os públicos-alvo estabelecidos pela áreade marketing.

A área de relações públicas deve trabalhar junto com o marketing para elaborar as

melhores estratégias e ações para uma comunicação mercadológica eficiente.

Através do planejamento de relações públicas é possível traçar metas, estratégias e

ações que permitam à organização alcançar os objetivos traçados com êxito. Ao mixar as

áreas de comunicação institucional e mercadológica através da comunicação organizacional

integrada.

2.2 PLANEJAMENTO DE RELAÇÕES PÚBLICAS PARA MICRO EMPRESAS

Hoje o Brasil é um dos líderes em empreendedorismos, com mais de 21 milhões de

empreendedores em estágio inicial. Dentro dessa perspectiva, as micro e pequenas empresas

representam 97,5% das empresas do Brasil (SEBRAE, 2008). No entanto, constatou-se que

26,9% das empresas não conseguem sobreviver nos primeiros anos de existência (SEBRAE,

2008). Dentre os motivos, destaca-se o mau planejamento administrativo associado ao de

relações públicas, realizado no processo de abertura da empresa. Diante dos dados, as

microempresas têm enxergado a necessidade do planejamento de relações públicas para o

sucesso do negócio.

Com essa mudança no cenário nacional, nasceu a necessidade da atividade de relações

públicas, anteriormente destinada apenas para grandes corporações e indústrias se adaptarem

a esse nicho de mercado. Toda organização, independente de seu porte, sofre influência do

ambiente social onde está inserida. Isso mostra que o planejamento de relações públicas pode

16

e deve ser aplicado em qualquer organização. O planejamento não é apenas uma ferramenta

que carece de procedimentos complicados ou técnicas de administração complicadas. Ele

pode e deve ser adaptável à realidade de cada empresa, considerando os contextos, ambientes

e dificuldades específicas.

A partir desse entendimento é possível elaborar um planejamento coerente que, através

de ações simples, possa proporcionar às microempresas soluções que resolvam problemas e

assegurem à empresa construir uma imagem e identidade coerentes com o seu serviço ou

produto e, dessa forma, contribuir para o crescimento da organização.

17

3 BRIEFING

3.1 HISTÓRIA DA ORGANIZAÇÃO

O Tot Coworking, primeiro espaço de escritório compartilhado da Paraíba, fica

localizado em um dos bairros mais centrais da capital e oferece serviços totalmente voltados

para empreendedores e microempresas do Estado.

Figure 1 – Tot Coworking

Fonte: Tot Coworking, 2014.





Aberto oficialmente em 22 de janeiro de 2013 pelo estudante de Administração Jorge

Lucas Silva Wanderley, o Tot Coworking se tornou, desde sua concepção, referência em

empreendedorismo e inovação no mercado paraibano. O berço da ideia se deu em abril de

2012, e antes mesmo da sua inauguração já realizava palestras contando sua experiência

18

empreendedora com o negócio e propagando o conceito da colaboração na carreira

profissional, pilar principal de um espaço de coworking.

Desde sua abertura, foram várias as contribuições ao ambiente acadêmico, profissional

e cultural de diversas pessoas, seja por meio de palestras, debates, mesas redondas e artigos

acadêmicos desenvolvidos in loco no ambiente empresarial. Com participações em grandes

eventos locais e nacionais, o Tot Coworking desenvolveu uma aproximação com os

ecossistemas empreendedores de várias regiões além da Paraíba, tais como: Pernambuco,

Alagoas e Rio Grande do Norte.

Atuando no mercado há 1 ano e 8 meses, o Tot Coworking ainda é considerado uma

iniciante no mercado de trabalho, apesar do seu notável reconhecimento por respeitáveis

meios de comunicação (Pequenas Empresas e Grandes Negócios - PEGN, Portal

Administradores, Canal Futura, TV Cabo Branco, TV Correio, dentro outros), e parcerias com

grupos de fomento ao empreendedorismo e tecnologia (Sebrae PB, Paraíba.js, GDG João

Pessoa - Google Developer Group João Pessoa, BlackBerry Dev Group, entre outros).

Atualmente, a empresa possui 5 serviços que são prestados aos mais diferentes

profissionais. Abaixo é possível visualizar cada serviço prestado pelo Tot Coworking e uma

breve descrição (Quadro 1).

Quadro 1 - Serviços do Tot CoworkingServiços Descrição

Coworking O serviço de coworking proporciona o acesso às áreas comuns do Tot Coworking,

como a Cozinha compartilhada, a Sala de Ideias e a Área Externa. Também contará

com acesso a livros e revistas atualizados e uma internet de fibra óptica com link

dedicado comum a todos os usuários. Para esse serviço, cobra-se o valor de cada

turno utilizado (manhã e tarde).Sala de Reunião O serviço de aluguel da Sala de Reunião proporciona acesso à sala privada equipada

com TV Full HD durante o período de horas agendadas, acesso à internet via WiFi e

consumo de água e café.Sala de Palestras O serviço de aluguel da Sala de Palestras proporciona uso da sala para pequenos

eventos como: cursos, palestras, workshops e reuniões com mais de 6 pessoas. A

sala possui acesso à rede WiFi e é equipada com Data Show, flipchart, quadro

branco, mini caixas de som e possui capacidade para 11 pessoas com mesas e 25

pessoas sem mesas. O valor pago é referente à quantidade de horas usadas mediante

agendamento prévio.Endereço Fiscal O serviço de Endereço Fiscal é ideal para quem precisa abrir uma empresa

prestadora de serviços ou mudar o endereço fiscal na Junta Comercial da sua

empresa. Nele disponibilizamos o nosso endereço por um período mínimo de 6

meses para recebimento de correspondências.

19

Cursos/Workshops Esse serviço corresponde à realização de cursos, workshops, palestras ou oficinas

das mais diversas áreas existentes no Tot Coworking a fim de compartilhar o

conhecimento e estimular a educação.Fonte: Tot Coworking, 2014.

3.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

3.2.1 Dados Cadastrais da Organização

Nome: Tot Coworking

Setor de atuação: Prestação de serviço/Coworking

Endereço: Av. Mato Grosso, 667, Bairro dos Estados, João Pessoa – Paraíba

CNPJ: 16.699.355/0001-50

Telefone: (83) 3507-1725

Email: [email protected]

Site: www.totcoworking.com.br

Facebook: www.facebook.com/totcoworking

3.3 ORGANOGRAMA GERAL DA ORGANIZAÇÃO

Segundo Chiavenato (2006), organograma é uma representação gráfica que apresenta

as relações entre os órgãos e as funções da organização.

Em virtude de a empresa analisada ser uma microempresa, sua estrutura

organizacional é simples e objetiva. No entanto, nem todos os cargos apresentados no

organograma estão preenchidos atualmente.

20

Figure 4 - Organograma do Tot Coworking


No organograma acima (Figura 1), é possível verificar a hierarquia existente entre os

cargos. Destaca-se a existência de um cargo pouco conhecido no meio empresarial, o

Assistente de Relacionamentos, também denominado de Host, cuja responsabilidade

corresponde ao atendimento dos clientes e parceiros de forma a fazer com que suas

experiências na empresa sejam as melhores possíveis. Além disso, a empresa possui um

serviço terceirizado referente à assessoria de imprensa, realizado atualmente por um

jornalista.

3.4 SETOR ECONÔMICO DE ATUAÇÃO E SEGMENTO DE MERCADO

O Tot Coworking é considerado uma empresa desse setor em virtude de oferecer

serviços de escritório para seus clientes, conforme defende a sua própria missão enquanto

empresa que é a de “proporcionar um ambiente de trabalho livre para a colaboração entre

profissionais, econômico e divertido” (TOT COWORKING, 2014, p.3).

No que diz respeito à sua segmentação, divisão do mercado em um grupo menor afim

de aumentar a probabilidade de maior adesão do mercado ao serviço/produto

(LONGENECKER, MOORE, PETTY, 1997, p.56), a empresa em questão possui seus

esforços centrados em freelancers, empreendedores e profissionais de trabalho remoto.

21

Normalmente, pessoas precisam de um espaço equipado para o seu desenvolvimento

profissional e buscam interação com outros profissionais para enriquecer ainda mais o seu

networking.

3.4.1 Posicionamento de mercado

Porter (1989) aborda três estratégias para empresas alcançarem o posicionamento

desejado.

Liderança de custo; Diferenciação; Enfoque.

Para o Tot Coworking, é possível trabalhar a estratégia de liderança de custo total. Esta

estratégia é indicada para situações onde a empresa tem como objetivo ser líder do seu

segmento de mercado e, dessa forma, agregar valor ao seu serviço. Para implementar a

estratégia é necessário uma pesquisa que selecione as características mais valorizadas pelo seu

público-alvo no segmento que a empresa deseja atuar.

3.5 DESCRIÇÃO DA CONCORRÊNCIA

Partindo do pressuposto que concorrência “é a disputa entre produtores de um mesmo

bem ou serviço com vistas a angariar a maior parcela do mercado possível” (ARRUDA,

PEDROSO, 2006, p.2), e que ela inclui toda e qualquer opção real ou em potencial que o

cliente possa levar em consideração na hora da compra (KOTLER, KELLER, 2012), o Tot

Coworking possui poucos concorrentes na região em que atua.

Com predominância de concorrentes indiretos, a organização se mantém à frente das

opções existentes no mercado. São salas comerciais, escritórios virtuais, outros espaços de

coworking e até o modelo de trabalho home office que competem com o Tot Coworking. No

entanto, em virtude desse modelo de trabalho ser baseado na colaboração, todos os

concorrentes são entendidos como parceiros de forma que o mercado possa ser valorizado por

meio da aliança desses modelos de trabalho no mercado.

3.6 ORGANIZAÇÃO E PRINCIPAIS FORNECEDORES

22

Segundo Arnold (1999, p.218), um fornecedor “é aquele que tem a tecnologia para

fabricar o produto na qualidade exigida, tem a capacidade de produzir as quantidades

necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda

assim vender um produto a preços competitivos”.

Para a realização dos serviços, o Tot Coworking conta com alguns fornecedores que

também prestam serviços para a empresa. São eles: a NET e a Tely, distribuidores da rede de

internet utilizada no escritório; Energisa e Cagepa, responsáveis pelo fornecimento de energia

elétrica e água respectivamente; a TIM para serviços de telefonia móvel; Rocha Segurança

cuidando da segurança da empresa; e um autônomo responsável pela limpeza e manutenção

da piscina existente nas dependências da empresa.

Alguns dos fornecedores em questão, por se tratarem de micro e pequenas empresas,

possuem maior facilidade de negociação quanto a prazo de entrega e pagamento dos serviços

e um canal de comunicação mais acessível para assistência.

3.7 RELACIONAMENTO ORGANIZAÇÃO-CLIENTES

No Tot Coworking existem vários tipos de clientes: desde os que necessitam de um

ambiente para realizar um projeto por um curto espaço de tempo até pessoas que precisam ter

um escritório próprio e economizar nas despesas mensais. Independente disso, o serviço é

prestado da mesma forma.

Considerado um diferencial da empresa, cada cliente é tratado de acordo com suas

necessidades específicas, de forma que todos os planos são adaptáveis para cada um e o

atendimento fornecido é sempre realizado de forma individualizada. Assim, cada cliente é

respeitado de acordo com seu jeito e suas necessidades, porém usufruindo dos mesmos

serviços.

Todo atendimento é realizado pessoalmente, por telefone ou e-mail, e a comunicação

das informações são passadas da mesma forma, inclusive por meio das redes sociais.

Tendo em vista que o Tot Coworking fornece um espaço de trabalho compartilhado,

vários clientes se relacionam diariamente. Por isso, com o intuito de auxiliá-los, no momento

da adesão ao serviço cada um recebe o Manual do Coworker2, cartilha da própria empresa

contendo informações para melhor utilização do espaço de coworking bem como manter boas

relações com os outros profissionais com quem dividirá o espaço.

2 Cowoker é como se denomina o usuário padrão de um espaço de coworking.

23

3.8 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E SUAS DIVISÕES

Por se tratar de uma microempresa familiar, algumas pessoas da equipe desempenham

mais de uma função. Assim, a estrutura administrativa do Tot Coworking acaba se compondo

de um Diretor Executivo, que também atua em todas as demais funções existentes na

empresa, um Técnico de Informática e um estagiário, desempenhando algumas funções de

Assistente Financeiro e Assistente de Relacionamentos.

Representando o nível estratégico, encontra-se o Diretor Executivo, que

constantemente necessita do apoio do Assistente Financeiro, Assistente de Relacionamentos e

Assistente de Marketing e Comunicação para definir as estratégias a serem adotadas e

planejar as ações futuras da empresa.

Para o nível tático, o Tot Coworking possui os assistentes citados acima, incluindo

ainda o Assessor de Imprensa, que é externo à organização. Eles são responsáveis por realizar

atividades-chave da empresa e alinhar as ações às estratégias definidas pelo Direto Executivo.

Por fim, representando o nível operacional têm-se os Serviços Gerais e o Técnico de

Informática, que realizam funções rotineiras de manutenção do espaço e resolução de

problemas técnicos do dia a dia de trabalho.

3.8.1 Área de Recursos Humanos

Segundo Chiavenato (2010, p.9), a “administração de recursos humanos é o conjunto

de políticas e práticas necessárias para conduzir os aspectos da posição gerencial relacionadas

com as ‘pessoas’ ou recursos humanos”.

Com poucos funcionários, situação advinda do modelo da organização, a

administração de recursos humanos ocorre de forma muito simples e todos os departamentos

se relacionam constantemente. São realizadas ações de recrutamento e seleção para novos

integrantes da equipe, e existe uma política de bonificação por mérito com base no trabalho

realizado, à medida que o Diretor Executivo percebe o bom desempenho da equipe.

3.8.2 Área de Marketing

O marketing, de acordo com Kotler e Keller (2006, p.4), corresponde à “identificação

e a satisfação das necessidades humanas e sociais” do cliente; necessidades, essas, que podem

24

ser: declaradas, reais, não declaradas, “de algo mais” e secretas (KOTLER, KELLER, 2006,

p.22).

No que diz respeito à eficiência da administração de marketing, Kotler e Keller (2006,

p.28) afirmam que as atividades necessárias para isso são:

[...] o desenvolvimento de estratégias e planos de marketing, a conexão com osclientes, a construção de marcas fortes, o desenvolvimento das ofertas ao mercado, aentrega e a comunicação de valor, a captura de oportunidades de marketing e dodesempenho e, por fim, a obtenção de um crescimento de longo prazo bem-sucedido.

Para realização das atividades de marketing do Tot Coworking, o proprietário, que,

consequentemente é o Diretor Executivo, utiliza seus conhecimentos especializados na área.

Desde a parte gráfico/visual da empresa, até o relacionamento com os clientes,

desenvolvimento do plano de marketing e gestão dos eventos, são desenvolvidos única e

exclusivamente pelo proprietário.

Todas as ações desenvolvidas pela empresa estão focadas na captação de novos

clientes e fortalecimento da marca, tendo em vista o cunho inovador do negócio na região.

Dessa forma, a realização de eventos se torna a principal estratégia adotada.

Sempre firmando parcerias estratégicas, o Tot Coworking possui grandes empresas ao

seu lado, que sempre trazem benefícios aos seus clientes e melhoria nos serviços prestados.

3.8.3 Área de Finanças

Segundo Gitman (2004, p.4), “a área de finanças preocupa-se com os processos, as

instituições, os mercados e os instrumentos associados à transferência de dinheiro entre

indivíduos, empresas e órgãos governamentais.” Ainda de acordo com ele, as finanças

correspondem à arte e ciência de administrar bem o dinheiro.

A administração financeira corresponde ao “conjunto de atividades que trata dos

assuntos relacionados à administração das finanças de empresas e organizações.” (SOUZA,

2010, p.7) Segundo Assaf Neto e Lima (2008), é função da administração financeira o

planejamento e controle financeiro, bem como a administração de ativos e passivos. E Gitman

(2004) complementa afirmando que, além disso, a função pode ser descrita levando em

consideração seu papel na empresa e a relação com a economia e contabilidade.

A organização estudada não possui processos bem definidos na área financeira, apesar

de dar ênfase no gerenciamento das atividades financeiras. As atividades mais comuns são

planejamento de fluxo de caixa mensal e controle contábil das movimentações efetuadas.

25

3.8.4 Área de Produção

Com o significado de transformar insumos em produtos ou serviços, a produção

proporciona a transformação de um bem tangível e outro podendo ter um objetivo maior ou

com uma função mais específica (CHIAVENATO, 2005).

Por se tratar de uma empresa prestadora de serviço, a produção do mesmo se dá ao

mesmo passo em que o cliente o utiliza. Assim, a empresa não dispõe de um setor focado na

produção ou pessoas definidas para essa ação, de forma que todos os colaboradores fazem

parte do processo produtivo.

3.8.5 Área de Materiais e Patrimônio

Definido como a gestão adequada do abastecimento, do planejamento e

reaproveitamento de materiais, a administração de materiais possui grande contribuição para o

ponto de equilíbrio financeiro (FRANCISCHINI, GURGEL, 2002).

Em virtude da atividade econômica e porte, a empresa estudada não possui um setor

para a gestão dos recursos materiais. Além disso, os poucos recursos materiais existentes

geram baixo impacto financeiro, recebendo ainda menos atenção.

3.8.6 Área de Sistemas de Informação

Segundo Laudon e Laudon (2004), a tecnologia da informação corresponde à matéria-

prima necessária para um bom desenvolvimento dos sistemas de informação.

A empresa estudada utiliza basicamente a tecnologia como matéria-prima para todas

as suas atividades. Ela realiza a gestão do banco de dados de clientes por meio de softwares,

envio de email marketing frequentemente, gerenciamento e controle financeiro por meio de

sistemas específicos e até softwares de produtividade, para controle das atividades diárias,

facilitando a gestão de todos os setores com uma equipe reduzida, por meio da mobilidade

oferecida pela tecnologia.

26

4 PESQUISA

4.1 INTRODUÇÃO

Para uma empresa que deseja se desenvolver é necessário se utilizar de uma

ferramenta importante, a pesquisa de mercado. Essa ferramenta demonstra a empresa os dados

necessários para alcançar os objetivos desejados, traçando as próximas ações e metas. Os

resultados das pesquisas de mercado podem orientar a instituição para investir em alguma

ação específica, modificar sua proposta original, ou seja, é ponto de partida para mudanças e

melhorias, pois é o mapeamento exato da situação da empresa perante as concorrentes e seus

públicos. A importância da pesquisa está no fato de, através dela, dar novos direcionamentos

para o planejamento, pois, funcionam como um termômetro que indica como anda o mercado.

Buscando um melhor posicionamento para a Tot Coworking, a pesquisa de mercado

do projeto será voltada para esse ponto. Afim de definir a imagem da empresa perante seus

públicos. Para Aaker (1996, p.222) a questão do posicionamento de marca adquire maior

importância em função da realidade do mercado.

A proposta do Tot Coworking ainda é algo novo no estado da Paraíba, mesmo com no

seu segundo ano de mercado e com novos coworks surgindo, ainda é preciso entender o

comportamento do mercado para esse segmento. Entendendo essa segmentação, é possível

avaliar como competir de forma efetiva como o seus novos concorrentes.

O Tot Coworking tem como público-alvo, empreendedores, pequenas e grandes

empresas do mercado paraibano.

4.2 OBJETIVOS

4.2.1 Geral

Estudar os públicos, a fim de entender suas necessidades e a partir disso melhorar o

posicionamento de mercado do Tot Coworking.

4.2.2 Específicos

Identificar o perfil das empresas que o Tot Coworking deseja atender.

27

Analisar o grau de satisfação dos clientes atendidos pelo Tot Coworking.

4.3 HIPÓTESE

O Tot Coworking está no seu segundo ano de mercado, e ainda possui dificuldade de

fazer uma abordagem e oferecer seus serviços a pequenos empreendedores e às pequenas e

grandes empresas em João Pessoa. Provavelmente a empresa precisa de uma consolidação no

mercado para que sua imagem passe mais credibilidade e sirva como referência para seu

público-alvo.

4.4 METODOLOGIA

4.4.1 Método

A pesquisa visa conhecer e analisar o comportamento dos públicos do Tot Coworking.

Será desenvolvida uma pesquisa descritiva que estuda o objeto através da coleta de dados por

instrumentos padronizados.

4.4.2 Sujeitos da Pesquisa

O universo da pesquisa foi cinquenta usuários do Tot Coworking, os coworkers, que

utilizam o espaço compartilhado e salas comerciais de forma heterogênea. São estudantes,

programadores, designers; pessoas físicas e jurídicas. Foram escolhidas trinta pessoas que

estão ativas no corworking, porém, que estão no espaço com frequências e horários diferentes.

4.4.3 Tipo de Amostragem

A pesquisa é de caráter não probabilístico, quantitativa, pois os elementos da amostra

são selecionadas de acordo com a conveniência e os critérios que a pesquisa exigir, pois será

utilizado uma amostra que se identifique em alguns aspectos com o universo. A amostragem

foi de trinta usuários do Tot Coworking, com os quais a pesquisa foi aplicada através do envio

pela internet, utilizando a plataforma de formulário do Google Drive.

Todos os contatos foram feitos pela própria empresa, através da lista de e-mails que

possui.

28

4.4.4 Abordagem

Foi aplicado um questionário com perguntas objetivas, elaboradas de acordo com os

objetivos e necessidades da pesquisa. O questionário foi enviado por e-mail para os clientes

cadastrados da Tot Coworking.

Todos os contatos foram feitos pela própria empresa, através da lista de e-mails que

possui.

4.5 ANÁLISE DOS DADOS

4.5.1 Analise dos dados da pesquisa aplicada com os usuários do Tot Coworking

A analise do questionário foi feita a partir das respostas das empresas entrevistadas.

Em nenhuma das questões era permitido marcar mais de uma opção.

1 IDADE

60% dos usuários do coworking tem entre 21 – 30 anos; 20 % dos usuários do coworking tem entre 41 – 50 anos; 14% dos usuários do coworking tem entre 31 – 40 anos; 3% dos usuários do coworking tem entre 15 – 20 anos; 3% dos usuários do coworking tem de 51 anos em diante.

Gráficos 1 - IDADE

3%

60%13%

20%3% 15 - 20 anos

21 - 30 anos31 - 40 anos41 - 50 anos51 anos em diante

Fonte: Dados da pesquisa, 2014

2 ESCOLARIDADE

37% dos usuários do coworking tem o ensino superior completo; 27% dos usuários do coworking tem o ensino superior incompleto;

29

23% dos usuários do coworking tem pós/especialização completo; 10% dos usuários do coworking tem pós/especialização incompleto; 3% dos usuários do coworking tem ensino médio completo; 0% dos usuários do coworking tem ensino médio incompleto.

Gráficos 2 - ESCOLARIDADE

3%

27%

37%

10%

23%Ensino médio incompleto Ensino médio completo

Superior incompleto Superior completo

Pós/Especialização incompleto Pós/Especialização completo


3 PROFISSÃO

55% dos usuários do coworking são Empreendedores; 20% dos usuários do coworking são Freelancers; 17% dos usuários do coworking tem outras profissões além das mencionadas na

pesquisa; 7% dos usuários do coworking tem Contrato com empresas; 3% dos usuários do coworking são Estudantes; 0% dos usuários do coworking estão À procura de trabalho.

Gráficos 3 – PROFISSÃO

3%20%

7%

53%

17%Estudante Freelancer À procura de trabalho

Contrato com empresa Empreendedor Outro


4 VIVE NA CIDADE ONDE TRABALHA?

30

87% dos participantes da pesquisa moram em João Pessoa/PB; 10% dos participantes da pesquisa moram uma parte do tempo em João Pessoa/PB; 3% dos participantes da pesquisa não moram em João Pessoa/PB.

Gráficos 4 - VIVE NA CIDADE ONDE TRABALHA?

87%

10% 3%

SimParte do tempoNão


5 QUANDO VOCÊ COMEÇOU A USAR O ESPAÇO DO TOT?

34% dos participantes da pesquisa responderam que desde 1º Semestre de 2013

(Janeiro - Junho) usam o coworking; 33% dos participantes da pesquisa responderam que desde 1º Semestre de 2014

(Janeiro - Junho) usam o coworking; 20% dos participantes da pesquisa responderam que desde 2º Semestre de 2013 (Julho

- Dezembro) usam o coworking; 13% dos participantes da pesquisa responderam que desde 2º Semestre de 2014 (Julho

- Dezembro) usam o coworking.

Gráficos 5 - QUANDO VOCÊ COMEÇOU A USAR O ESPAÇO DO TOT?

33%

20%

33%

13%

1º Semestre de 2013 (Janeiro - Junho)

2º Semestre de 2013 (Julho - Dezembro)

1º Semestre de 2014 (Janeiro - Junho)

2º Semestre de 2014 (Julho - Dezembro)


31

6 O QUANTO VOCÊ USA O ESPAÇO (EM TEMPO) DO TOT?

40% responderam que vão ao Tot várias vezes por semana; 27% responderam que vão ao Tot diariamente; 17% responderam que não sabem quantas vezes vai ao Tot; 13% responderam que vão ao Tot uma vez por mês; 3% responderam que vão ao Tot várias vezes por mês.

Gráficos 6 - O QUANTO VOCÊ USAR O ESPAÇO (EM TEMPO) DO TOT?

27%

40%

3%

13%

17% DiariamenteVárias vezes por semanaVárias vezes por mêsUma vez por mêsNão sei


7 VOCÊ JÁ UTILIZOU OUTRO ESPAÇO DE COWORKING?

90% dos usuários do Tot coworking nunca utilizaram outro espaço de escritório

compartilhado; 10% dos usuários do Tot coworking já utilizaram outro espaço de escritório

compartilhado.

Gráficos 7 - VOCÊ JÁ UTILIZOU OUTRO ESPAÇO DE COWORKING?

10%

90%

SimNãoOutro


32

8 VOCÊ SE SENTE PARTE DA COMUNIDADE DO TOT?

80% dos coworkers se sentem parte da comunidade do Tot; 10% dos coworkers dizem que talvez, façam parte da comunidade do Tot; 7% dos coworkers não sentem que fazem parte da comunidade do Tot; 3% dos coworkers não sabem dizer se fazem parte da comunidade do Tot.

Gráficos 8 - VOCÊ SE SENTE PARTE DA COMUNIDADE DO TOT?

80%

10%7% 3%

SimTalvezNãoNão sei dizer


9 QUANTO TEMPO VOCÊ FICARÁ NO ESPAÇO DO TOT?

53% dos usuários que responderam a pesquisa, não planejam sair do Tot; 17% dos usuários que responderam a pesquisa, planejam permanecer pelo menos um

ano; 17% dos usuários que responderam a pesquisa, planejam permanecer pelo menos três

meses; 13% dos usuários que responderam a pesquisa, não planejam passar muito tempo no

Tot.

33

Gráficos 9 - QUANTO TEMPO VOCÊ FICARÁ NO ESPAÇO DO TOT?

53%

17%

17%

13%Não planejo sair do Tot Pelo menos um ano

Pelo menos três meses Não planejo passar muito tempo no Tot


10 O QUANTO VOCÊ GOSTA DO ESPAÇO DE COWORKING DO TOT?

50% dos participantes da pesquisa deram nota 10 para representar o quanto ele gosta

do espaço de coworking do Tot; 34% dos participantes da pesquisa deram nota 9 para representar o quanto ele gosta

do espaço de coworking do Tot; 10% dos participantes da pesquisa deram nota 8 para representar o quanto ele gosta

do espaço de coworking do Tot; 3% dos participantes da pesquisa deram nota 7 para representar o quanto ele gosta do

espaço de coworking do Tot; 3% dos participantes da pesquisa deram nota 6 para representar o quanto ele gosta do

espaço de coworking do Tot.

Gráficos 10 - O QUANTO VOCÊ GOSTA DO ESPAÇO DE COWORKING DO TOT?

50%

33%

10%3% 3% Nota 10 Nota 9

Nota 8 Nota 7Nota 6 Nota 5Nota 4 Nota 3Nota 2 Nota 1


4.5.2 Perfil do usuário do Tot Coworking

34

De acordo com a pesquisa, podemos observar que o perfil dos coworkers é:

- Jovens (entre 21 – 30 anos) com o ensino superior completo;- Empreendedores que vivem em João Pessoa/PB;- São usuário do Tot Coworking desde sua fundação. Se sente parte da

comunidade do Tot; e utilizam o espaço várias vezes por semana;- Nunca frequentou outro espaço de coworking;- Não planejam deixar a empresa, pois estão muito satisfeitos com o espaço.

35

5 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

5.1 ANÁLISE INTERNA

Analisando o Tot Coworking a partir dos dados coletados no briefing, podemos

elencar os principais problemas: falta de planejamento para a comunicação da empresa,

inexistência de material institucional impresso e nenhum investimentos em divulgação nos

meios de comunicação pagos. Observamos que os investimentos em comunicação da empresa

não são prioridade, o que afeta diretamente em seu crescimento, já que a empresa ainda está

no seu segundo ano de funcionamento. O Tot Coworking necessita de um planejamento

criativo e eficaz de sua comunicação, adaptando-se à sua realidade.

O principal fator que dificulta a empresa a alcançar seus objetivos é a limitação nos

investimentos em comunicação integrada. Para conseguir visibilidade e se posicionar no

mercado, é essencial o investimentos em ferramentas de comunicação e ações que promovam

o Tot Coworking no mercado.

5.2 ANÁLISE DA PESQUISA DE SATISFAÇÃO

Após os resultados do questionário aplicado, observamos que a maioria dos usuários

do coworking se mostram satisfeitos com o espaço. Mais de 80% deles deram notas de 8 á 10

para o Tot Coworking. O conceito de escritório compartilhado foi bem aceito, e a dinâmica do

espaço também. A pesquisa mostrou que metade dos coworkers, que responderam o

questionário, tem em seus planos o intuito de continuar no Tot por tento indeterminado,

observamos também que um bom número de usuários pretendem continuar por pelo menos

um ano.

Apesar da falta de planejamento na comunicação institucional, a empresa consegue

manter um número considerável de clientes satisfeitos com seu serviço. A falta de um

feedback pode ter prejudicado uma abrangência maior de clientes satisfeitos e com planos de

se fixar no Tot.

A principal ferramenta de comunicação usada pela empresa são as mídias digitais, o

que em parte favorece a empresa, pois, a maioria dos usuários estão ligados a tecnologias.

Porém, a falta de planejamento limita o alcance das ações executadas pelo coworking para

captar novos usuários.

36

Diante das informações colhidas, observamos que a empresa tem um relacionamento estreito

com a maior parte de seu público, o Tot Coworking tem conseguido integrar um bom número

de pessoas a sua “comunidade”. O ponto principal é até quando eles vão conseguir manter

esse público com suas falhas na comunicação e como poderão agregar novos membros a esse

grupo.

37

6 PROGRAMA DE RELAÇÕES PÚBLICAS

6.1 TÍTULO

Programa de Relações Públicas para a empresa Tot Coworking.

6.2 JUSTIFICTIVA

O presente programa foi construído a partir do diagnóstico organizacional, que é

resultado da análise dos dados obtidos no briefing e também na pesquisa de mercado aplicada

com os clientes da empresa. Diante desta análise foram encontrados os problemas

organizacionais que o programa de relações públicas pretende sanar.

O Tot Coworking possui deficiências, principalmente na comunicação institucional e

mercadológica. Essas duas vertentes precisam ser trabalhadas de forma integrada, por isso

iremos propor ações práticas e de baixo custo para que a empresa possa fortalecer sua imagem

institucional e também obter um melhor posicionamento no mercado de comunicação na

Paraíba.

6.3 OBJETIVOS

6.3.1 Geral

Executar o programa de relações públicas proposto, a fim de que, através de ações de

comunicação integrada, a empresa possa fortalecer sua imagem e estreitar o relacionamento

com seus públicos.

6.3.2 Específicos

Desenvolver estratégias de relações públicas, a fim de sanar os problemas encontradas

no diagnósticos organizacional. Fortalecer a comunicação institucional da empresa. Promover um melhor posicionamento de mercado para o Tot Coworking. Manter um relacionamento aproximativo e baseado no diálogo com seus públicos

38

6.4 PÚBLICO-ALVO

Público interno Clientes Fornecedores/Parceiros Imprensa Prospects

6.5 PROPOSTA DE AÇÕES

a) Composição de peças gráficas para divulgar a Semana Global do

Empreendedorismo / Brasil 2014

Público-alvo: Público interno; Clientes; fornecedores/parceiros; imprensa.

Objetivo: Estabelecer uma imagem positiva perante a sociedade e engajar público

interno e clientes em ações sociais.

Justificativa: A empresa tem em sua filosofia a ideia de compartilhar conhecimento, a

partir disso, o Tot Coworking vê a necessidade de compartilhar algo com quem está entrando

no mercado de trabalho. Buscando dar um retorno a quem investiu para as bases da empresa,

Jorge Wanderley, sócio-próprietario do Tot, promoverá palestras sobre empreendedorismo

com pessoas que trabalham no coworking e que começaram suas empresas ainda na época de

universitários.

b) Promoção da página do Facebook da empresa

Público-alvo: Público interno; Clientes; fornecedores/parceiros; imprensa; prospects.

Objetivo: Promover o relacionamento aproximativo com os públicos e gerar

engajamento.

Justificativa: A página da empresa nessa plataforma atualmente é a principal forma de

comunicação com seus públicos, porém, ainda não possui planejamento adequado. Essa ação

é necessária para que a empresa se mantenha próxima aos seus públicos. A intenção é que a

empresa se fortaleça cada vez mais nessa mídia, crie uma maior interação com seus públicos

buscando gerar engajamento.

39

c) Elaboração de folheto institucional

Público-alvo: Público interno; Clientes; fornecedores/parceiros; imprensa; prospects.

Objetivo: Apresentar a empresa a possíveis novos clientes em eventos onde o acesso

as mídias digitais, já utilizada pela empresa, é limitado.

Justificativa: O fundador do Tot, além de gerenciar a empresa, também das palestras

de empreendedorismo. Assim, nos modelos atuais da empresa, o mesmo fica limitado a

divulgar o coworking, durante os eventos, através das plataformas digitais. A ideia do folheto

institucional é divulgar a empresa em evento através da mídia impressa, com uma abordagem

aproximativa em cada palestra ou encontro que o fundador participe.

d) Aplicativo de interação do Tot Coworking

Público-alvo: Público interno; Clientes; fornecedores/parceiros.

Objetivo: Criar uma ferramenta de comunicação para os públicos da empresa.

Justificativa: O Tot possui uma necessidade de informar seu público sobre alguns

assuntos e atividades da empresa, desde eventos que acontecem no coworking ao café que

ficou pronto. O aplicativo também será um meio de informar a quantidade de turnos que cada

usuário ainda tem de crédito, e também será disponibilizado a venda de turnos através do

mesmo.

40

7 PLANEJAMENTO DAS AÇÕES A SEREM EXECUTADAS

As ações que serão executadas foram escolhidas, por sanar algumas necessidades

básicas da empresa e também por serem ferramentas de grande alcance que surtirão efeito em

todos os públicos do Tot Coworking.

7.1 PROJETO DE AÇÃO Nº 1

7.1.1 Tema

Composição de peças gráficas para divulgar a Semana Global do Empreendedorismo /

Brasil 2014.

.

7.1.2 Justificativa

A Semana Global de Empreendedorismo é um movimento onde se busca fortalecer e

disseminar a cultura empreendedora, com o objetivo de conectar, capacitar e inspirar as

pessoas a empreender. Ela é realizada durante o mês de novembro de 2014, com atividades

diversas, de palestras a competições, com diferentes públicos e temáticas, sempre abordando o

empreendedorismo de alguma forma.

O Tot Coworking busca sempre ser um espaço compartilhado conhecido na

comunidade, visando ser referência em seu segmento. Participar de um evento global daria a

empresa a oportunidade de se posicionar diante de empresas dos mais variados setores.

Um material gráfico com a ideia do evento, vai ajudar a fixar a proposta da semana

com facilidade. O foco de divulgação sendo as mídias sociais, pede a criação de layouts

informativos e objetivos.

Sendo um público universitário, a construção das pessoas está bem focada no contexto

que eles estão inseridos.

7.1.3 Público-alvo

Clientes; fornecedores/parceiros; imprensa; profissionais da área de

41

comunicação.

7.1.4 Objetivos

7.1.4.1 Geral

Compor peças gráficas para a divulgação do evento da Semana Global do

Empreendedorismo nas mídias sociais.

7.1.4.2 Específicos

Atingir estudantes que estão inseridos nas mídias sociais do Tot Coworking; Posicionar a empresa no evento; Criar uma boa imagem da empresa nas mídias sociais; Promover a página do Facebook do Tot Coworking em meio aos compartilhamentos

das publicações.

7.1.5 Estratégias

O desenvolvimento das peças será a partir do Adobe Photoshop, um dos mais

conhecidos programas de edição de imagem. Todo o material base das imagens será coletado

do site www.freepik.com e de imagens fornecidas pelo próprio coworking (imagens dos

palestrantes).

As peças serão produzidas com o tema base sendo meeting (reuniões) e com a paleta

de cor azul como base.

A fonte utilizada será a Coolvetica Regular, mesma fonte do logotipo do Tot, para criar

uma melhor identificação com o público.

O material gráfico será produzido para suprimir o conteúdo de 4 (quatro) plataformas:

Facebook, sendo a via principal de divulgação; MailChimp, plataforma para e-mails marketing; Instagram, fonte secundária de divulgação; Eventick, site para hospedagem de eventos na internet.

Será feito um investimento, por parte da empresa, para impulsionar as publicações no

Facebook. A ideia é alcançar um público maior que o da página da empresa.

42

O desenvolvimento das peças será em três etapas:

a. Briefing: Será feito uma coleta de informações para a construção das peças.

Informações sobre o evento, sobre a empresa e seus palestrantes.Todas as informações virão da mesma fonte, o Tot Coworking.

b. Desenvolvimento: A partir do briefing, será feito a construção das peças, que terá

tamanho de acordo com os padrões das plataformas.c. Aprovação: Todas as peças necessitarão da aprovação do responsável pelo evento.d. Execução: Colocar no ar todas as aplicações em suas determinadas plataformas,

fazendo os ajustes necessários para cada peça.

7.1.6 Cronograma

Atividades

Semanas1a Semana:

17/11/2014 – 21/11/142a Semana:

22/11/2014 – 28/11/14Briefing x

Desenvolvimento xAprovação xExecução x

7.1.7 Recursos Necessários

a) Recursos humanos

Rafael da Costa Venâncio: Produção das peças Jorge Lucas Silva Wanderley: Supervisão e aplicação das peças

b) Recursos materiais

Vetores para construção das peças Fotos dos palestrantes Computador Adobe Photoshop

c) Recursos financeiros

Não haverá custos para a produção das peças.

43

o A produção das peças será por conta do desenvolvedor do trabalho de

conclusão.o Todo o material será grátis (como os vetores do www.freepik.com) e as fotos

dos palestrantes. Investimento de R$ 20,00 em créditos no Facebook para impulsionar as ações com as

peças produzidas.

7.1.8 Avaliação

A elaboração de cada ação para o programa de relações públicas segue etapas

importantes. A última delas é a avaliação, que se faz indispensável para que se possa mensurar

a importância e os efeitos das ações executadas, para que dessa forma possamos confirmar se

a ação cumpriu seus objetivos.

Devido a uma mudança no cronograma inicial, essa ação ficou com um prazo menor

para execução. Foi um pedido da própria empresa que a ação proposta inicialmente fosse

trocada pela Semana Global do Empreendedorismo / Brasil 2014.

Como o prazo de duas semanas, a produção das peças foi acelerada, porém, isso não

comprometeu o resultado final. Todo o material foi muito bem avaliado, recebendo boa

aceitação de todos os envolvidos no projeto, quanto ao público do evento.

A peça que divulgava os palestrantes, criada para o Facebook, foi publicada em 21 de

novembro de 2014, 13 dias antes do evento. Foi investido R$ 20,00 para impulsionar a

publicação durante 4 (quatro) dias, o que gerou um alcance de 6.758 pessoas, com um total de

85 curtidas (sendo 63 oriundas do investimento) e 18 compartilhamentos. Um excelente

resultado para um prazo tão pequeno para o evento.

A empresa demonstrou satisfação com os resultados, o que facilitou e gerou confiança

para as demais ações.


7.2.1 Tema

Promoção da página do Facebook da empresa.

44

7.2.2 Justificativa

Uma das principais ferramentas utilizadas na comunicação do Tot Coworking é o

Facebook (www.facebook.com/totcoworking), porém, não existe nenhum planejamento de

comunicação da empresa. Sabendo do público e do alcance da página, uma ação para

promover a página se faz necessária.

A ideia central é trabalhar com o tema “Tot 2 anos”, mesclando publicações voltadas

para as comemorações, como para o dia a dia da empresa.

Assim como na ação da Semana Global do Empreendedorismo, serão criadas peças

gráficas utilizando o Adobe Photoshop somado aos materiais fornecidos pela empresa. Além

das peças, será criado um planejamento para as publicações no Facebook.

Os temas criados para as publicações serão sobre frases de empreendedores, o dia a

dia do Tot, motivos para trabalhar em um coworking e tudo o que gire em torno do foco da

empresa.

7.2.3 Público-alvo

Clientes; fornecedores/parceiros; imprensa; prospects; profissionais da área de

comunicação.

7.2.4 Objetivos

7.2.4.1 Geral

Desenvolver material gráfico e conteúdo para promover a página do Tot Coworking no

Facebook.


Tornar a página mais atrativa; Gerar mais seguidores para a página da empresa; Criar um sentimento de engajamento nos usuários do Coworking; Divulgar o dia a dia da empresa para que mais pessoas possam entender o que o

serviço oferecido pela empresa.

45

7.2.5 Estratégias

Desenvolver peças gráficas que consigam passar o que a empresa construiu nesses dois

anos de existência. As peças serão produzidas no Adobe Photoshop e Adobe Illustrator,

ferramentas de edição de imagens e criação de vetores. Todo o material base das imagens será

coletado do site www.freepik.com e de imagens fornecidas pelo próprio coworking (imagens

para públicações).

As peças serão produzidas com o tema base sendo o aniversário de 2 anos da empresa e

com a paleta de cor verde como base. A fonte utilizada será a Antonio Bold.

Um logotipo especial para os 2 anos será criado com base na atual marca do Tot

Coworking, utilizando a fonte Coolvetica regular.

Como o objetivo é promover a página da empresa no Facebook, será utilizado apenas o

site da empresa como uma ferramenta auxiliar, direcionando os visitantes para a página da

empresa.

O desenvolvimento das peças será em quatro etapas:

a. Briefing e Pesquisa: Será feito uma coleta de informações para a construção das peças

que possuíram informações da empresa e uma pesquisa para coletar material para as

publicações extras.b. Desenvolvimento: A partir do briefing e pesquisa, será feito a construção das peças,

que terá tamanho de acordo com os padrões do Facebook.c. Aprovação: Todas as peças necessitarão da aprovação do responsável pelo Tot.d. Execuçãp: Publicar no Facebook material.

7.2.6 Cronograma

Atividades

Semanas1a Semana:

21/12/14 - 28/12/142a Semana:

29/12/14 – 04/01/153a Semana:

05/01/15 – 12/01/15

Briefing xDesenvolvimento x

Aprovação xExecução x

46


a) Recursos humanos

Rafael da Costa Venâncio: Produção das peças e criação de conteúdo.

b) Recursos materiais

Vetores para construção das peças; Imagens para publicações; Computador; Adobe Photoshop e Adobe Illustrator.

c) Recursos financeiros

Não haverá custos para a produção das peças.o A produção das peças será por conta do desenvolvedor do trabalho de

conclusão.o Todo o material será grátis, como os vetores (do site www.freepik.com) e as

imagens para públicações. Não haverá investimento em créditos no Facebook.

7.2.8 Avaliação

Foram produzidas 10 peças e 1 logotipo, para uma ação que teve a duração de 22 dias

(05 de janeiro de 2015 a 27 de janeiro de 2015). Durante esse período, a página do Tot obteve

74 novos seguidores, um valor acima da média de adesão mensal.

Apesar de não receber investimentos, a ação se mostrou eficaz. Atingindo o objetivo

de aumentar a media de pessoas interagindo na página.

Durante a ação, ocorreu a comemoração do aniversário da empresa (22 de janeiro),

onde foi utilizado o logotipo criado.

Os padrões de publicações foram disponibilizados para que a empresa continue

veiculando o material comemorativo. Para que o planejamento que foi desenvolvido fosse

seguido.

47


7.3.1 Tema

Elaboração de folheto institucional

7.3.2 Justificativa

Uma das necessidades apresentadas pela empresa era a falta de um informativo que

demonstrasse de forma eficaz o que era o Tot Coworking. Após algumas tentativas frustradas,

a empresa deixou de produzir folhetos para distribuir em eventos, chegando a ter um estoque

de 2000 folhetos sem uso.

A proposta para a empresa foi de criar um folheto de 6 páginas, em papel Couchê A4,

que mostrasse de forma ilustrativas o porque deveria se pensar no Tot Coworking como opção

para local de trabalho. Como a empresa sempre está envolvida em ações de

empreendedorismo, tanto em universidades, como em eventos de grande porte, foi proposto a

criação de dois modelos de folheto. Um voltado para o público que trabalha em escritórios

comerciais, no intuito de oferecer os serviços de: endereço fiscal, sala de reuniões e sala de

palestras, e outro folheto para o público que trabalha em casa, home office, esses visando

oferecer o espaço de coworking e cursos/workshops.

7.3.3 Público-alvo

Clientes; fornecedores/parceiros; imprensa; prospects; profissionais da área de

comunicação.

7.3.4 Objetivos

7.3.4.1 Geral

Divulgar os serviços da empresa em eventos com o contato direto com o público.

48


Criar novo modelo de folder para o Tot Coworking; Desenvolver uma ferramenta de comunicação eficaz para a empresa; Alcançar futuros clientes de forma off-line; Informar sobres os serviços da empresa;

7.3.5 Estratégias

Foram propostas duas peças, uma abordando a economia de trocar uma sala de

escritório pelo coworking e outra falando sobre a produtividade e a interação com outras

pessoas ao trocar o home office pelo Tot Coworking.

Elas serão criadas em duas ferramentas, o Adobe Photoshop e o Adobe InDesign.

As etapas de criação serão:

a. Briefing: Será feito uma coleta de informações para a construção das peças. b. Desenvolvimento: A partir do briefing, será feito a construção das peças, que terá

tamanho de acordo com os padrões das plataformas.c. Aprovação: Todas as peças precisarão da aprovação do responsável pelo evento.d. Execução: Após a aprovação, o material será enviado a gráfica para cotação e

produção das peças.

7.3.6 Cronograma

Atividades

Semanas1a Semana:

05/01/15 – 11/01/152a Semana:

12/01/15 – 18/01/153a Semana:

19/01/15 – 25/01/15

Briefing xDesenvolvimento x

Aprovação xExecução x


a) Recursos humanos

49

Rafael da Costa Venâncio: Produção das peças.

d) Recursos materiais

Vetores para construção das peças; Imagens para publicações; Computador; Adobe Photoshop e Adobe InDesign.

e) Recursos financeiros

Não haverá custos para a produção das peças.o A produção das peças será por conta do desenvolvedor do trabalho de

conclusão.o Todo o material será grátis (como os vetores do www.freepik.com) e as fotos

dos palestrantes.

7.3.8 Avaliação

O maior objetivo dessa ação era reconstruir o folheto padrão do Tot Coworking. Após

uma experiência negativa com o folheto antigo, esse novo layout propõe um visão mais

objetiva da empresa, ao mesmo tempo que convida quem o lê a fazer uma visita à empresa.

A distribuição dos novos folhetos começarão no próprio Tot Coworking, para os

clientes que vão conhecer o espaço. Eles também serão distribuídos em todas as palestras que

o Tot Coworking participará ou sediará durante o ano.

Inicialmente serão produzidas 1000 peças, para serem distribuídas nos próximos três

mêses. Com a possiblidade de uma nova impressão caso a empresa participe de um grande

evento dentro desse período de distribuição.

A empresa espera ocupar todos os espaços para coworkers e dobrar a procura pelas

sala de reunião e palestra. Assim também, aumentar os clientes com o pacote de endereço

fiscal.

Em todas os momentos, a empresa representada por Jorge Wanderley, se mostrou

aberta a todas as ações executadas.

50

8 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O presente projeto reafirma a importância das relações públicas para que qualquer

marca possa utilizar as ferramentas de comunicação da melhor forma para alcançar seus

objetivos. Independente do porte da organização, a gestão da comunicação é essencial para o

alinhamento da postura e imagem da mesma. Conseguir alinhar boas ações de comunicação

com baixo custo é importante, principalmente para uma empresa nova que precisa de ações

práticas e de baixo investimento para alcançar os objetivos traçados.

A elaboração deste projeto proporcionou ao concluinte do curso de Relações Públicas

uma experiência prática de mercado aliada aos estudos das teorias e conceitos, que são

embasamento para a profissão. Os conhecimentos adquiridos ao longo da graduação puderam

ser aplicados de forma satisfatória e eficazes.

Para a conclusão do processo foi de suma importância o acesso direto e pleno às

informações do Tot Coworking. Esse acesso foi imprescindível para que a análise crítica da

empresa pudesse ser feita com sucesso. O projeto também quebrou a ideia de que relações

públicas só funcionam para grandes corporações e reafirma a importância e a necessidade da

profissão nas micro e pequenas empresas.

Para concluir, ressaltamos a contribuição deste projeto para a academia e a área de

relações públicas no geral. Aliamos discursos teóricos com atividades práticas, unindo

academia e mercado, o que acreditamos ser o melhor caminho para a formação de

profissionais qualificados e fortalecimento para as relações públicas.

51

REFERÊNCIAS

AAKER, David A. Criando e administrando marcas de sucesso. São Paulo: Futura, 1996.

ARNOLD, J. R. T. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999.

ASSAF NETO, A.; LIMA, F. G. Curso de Administração Financeira. São Paulo: Atlas, 2008.

CHIAVENATO, I. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações.3a Ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010.

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 7. ed. São Paulo:Campus, 2006.

CHIAVENATO, I. Administração da Produção: Uma abordagem introdutória. 1a Ed. Rio deJaneiro: Elsevier, 2005.

DARÓS, Márcia da Mota. Termo de referência para atuação do Sistema SEBRAE no setor deserviços. Brasília : SEBRAE, 2008.

FAUSTINO, E. L. e RODRIGUES, A. C. A. Programa de relações públicas para a empresaBlu - Gestão de Reputação. [trabalho de conclusão de curso] João Pessoa, 2014.

FRANCISCHINI, P. G.; GURGEL, F. A.. Administração de Materiais e do Patrimônio. SãoPaulo: Cengage Learning Editores, 2002.

GITMAN, L. F. Princípios de administração financeira. 10a edição. São Paulo: PearsonAddison Wesley, 2004.

KOTLER, P.; KELLER, K. L. Marketing Management. 14th Hall, 2012. ed. New Jersey,USA. Prentice

KOTLER, P.; KELLER, K. L. Administração de Marketing. 12th Hall, 2006. ed. São Paulo,Prentice

KUNSCH, M. M. K. Relações públicas e modernidade: novos paradigmas na comunicaçãoorganizacional. São Paulo: Summus, 1997.

KUNSCH, M. M. K. Planejamento das relações públicas na comunicação integrada. SãoPaulo: Summus, 1986.

LAUDON, K. C. e LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais. São Paulo: PrenticeHall, 2004.

LONGENECKER, J. G.; MOORE, C. W.; PETTY, J. W. Administração de pequenasempresas. São Paulo: Makron Books, 1997. ARRUDA, C. F.; PEDROSO, H. Concorrência:Uma análise que pode salvar empresas. UNOPAR – Universidade Norte do Paraná. 2006.Disponível em:

52

<http://www.administradores.com.br/_resources/files/_modules/academics/academics_287_201002281825026ff8.doc>. Acesso em: 11 jun 2014.

MARCHIORI, M. Faces da cultura e da comunicação organizacional. São Caetano do Sul:Editora Difusão, 2006.

PORTER, M. Vantagem competitiva: criando e sustentando um desempenho superior. 21.ed.Rio de Janeiro: Campus, 1989.

SOUZA, R. Administração Financeira. São Paulo: Editora Áudio Ltda, 2010.

TOT COWORKING. Apresentação Institucional. João Pessoa, 2014.

Wanderley, J. L. Estrutura de custos e definição de preços para serviços: aplicação em umespaço de coworking. [trabalho de conclusão de curso] João Pessoa, 2014.

53

APÊNDICE

54

APÊNDICE A

QUESTIONÁRIO DE PESQUISA DE SATISFAÇÃO COM CLIENTES

55

56

APÊNDICE B

PEÇAS GRÁFICAS DA AÇÃO No 1

57

58

APÊNDICE C


59

60

APÊNDICE D


61

62

Documents

UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA CENTRO DE COMUNICAÇÃO… · 2.2 RELAÇÕES PÚBLICAS NA COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL E MERCADOLÓGICA ... 2.2 PLANEJAMENTO DE RELAÇÕES PÚBLICAS