Apresentação de case GED -...

Apresentação de case – Implantação de GED

Diego Lemos

Alguns pontos de vistas para Gestão de Documentação de Engenharia;

Conceitos que motivam a utilização de um GED;

Apresentação de um case Implantação de um GED: Motivadores; Passo a passo para a implantação; Números obtidos com o projeto; Processos implantados; Arquitetura do ambiente; Sucessos do projeto; Lições aprendidas;

Assuntos polêmicos;

Tendências.

SOLUÇÕES SIMPLES NA MEDIDA E NO TEMPO CERTO PARA O SEU NEGÓCIO!

AGENDA

Engenharia como Fornecedor: Criação de documentos; Publicação de documentos;

Engenharia como Cliente: Recebimento e controle de documentos; Processos de aprovação e distribuição;

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DOIS PONTOS DE VISTAS PARA GESTÃO DE DOCUMENTAÇÃO DE ENGENHARIA

Qualidade e Segurança

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CONCEITOS

Segurança

• Auditoria;

• Controle de acesso.

Rastreabilidade

• Metadados;

• Versionamento;

• Indexação.

Colaboração

• Fluxos de Trabalho;

• Publicação.

Redução de tempo do projeto;

Redução de riscos de projeto;

Rastreabilidade da informação.

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CONCEITOS

Otimização

Motivadores;

Passo a passo para a implantação;

Alguns números obtidos com o projeto;

Arquitetura do ambiente;

Sucessos do projeto;

Lições aprendidas.

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APRESENTAÇÃO DE CASE: IMPLANTAÇÃO DE UM GED

Dificuldade de interface entre a empresa e subcontratadas;

Dificuldade de compartilhamento de informações entre departamentos;

Dificuldade em garantir a integridade das informações (duplicidade dedocumentos);

Dificuldade para localização de documentos;

Dificuldade em reunir documentação com propósitos distintos oucom fontes diversas.

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MOTIVADORES PARA O PROJETO

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SOLUÇÃO UTILIZADA

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PASSO A PASSO DO PROJETO

Mapeamento de departamentos e processos macros

Desenho dos processos e

entendimento do negócio

Estabelecimento de modelo unificado

•Metadados

•Hierarquia de acessos

•Ciclo de vida da documentação

Análise de GAP (demanda x

modelo)

Ajuste geral no modelo

ImplantaçãoLições

aprendidas

Ajuste geral no modelo

Atendimento a novos departamentos

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FASES DA ENGENHARIA

Projeto Conceitual

Projeto Básico

Projeto Detalhado

Construção

Am

adu

reci

men

to

Tempo

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DESENHO MACRO DOS PROCESSOS

Empresa

Projeto

Outras

EmpresasOutros

Departamentos

Canteiro

Empreiteiro A

Empreiteiro B

Projetista

Externo

Suprimentos

FTP

GRD

Entrada

GRD Avulsa

GRD

Canteiro

GRD Empr

GRD Empr

GRD Avulsa

GRD Avulsa

GRD Prj

Ext

GRDF

GRD

Comentários

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ÁREAS ENVOLVIDAS

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NÚMEROS DO PROJETO

Departamentos Documentos Usuários

Engenharias de Implantação 1.250.000 486

Desenvolvimento Sustentável 26.000 523

Desenvolvimento Social 2.523 48

Gestão de Fornecedores 1.043 4

Logística 632 3

SSO 50 9

Information Management 1.238 27

Financeiro 10.398 476

1.291.884 979

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NÚMEROS DO PROJETO

0

20

40

60

80

100

120

140

Rítmo de crescimento em GB

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NÚMEROS DO PROJETO

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

1,4

1,6

1,8

2

Volume de documentos em TB

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ARQUITETURA DO SISTEMA

Município C

MPLS

Município D Município E

Município A Município B

Internet

Ganho de produtividade para recebimento e publicação de documentos; Ganho de produtividade para busca e gerenciamento da documentação; Gestão do conhecimento (Asbuilt em fase de manutenção); Suporte ao gerenciamento do projeto e obra para construção do projeto; Suporte ao processo de gerenciamento de contratos; Ponto único de visibilidade e controle dos documentos de todo o processo

financeiro da empresa; Redução de complexidade.

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SUCESSOS: VALOR AGREGADO AO NEGÓCIO

Esforço adicional para implantação do processo exatamente como o manual.

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LIÇÕES APRENDIDAS

GRD (Guia de remessa de documentos): quando e como utilizar;

LD (Lista de documentos): quando e como utilizar;

Matriz de distribuição de responsabilidades de documentos: quando e comoutilizar.

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ASSUNTOS POLÊMICOS

Manutenção da documentação atualizada, pós implantação;

Vincular documentos a ativos da empresa;

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TENDÊNCIAS

Numa era de popularização de empresas que utilizam soluções GED, como otimizaro processo de integração entre empresas clientes e fornecedores que já utilizamestas soluções?

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QUESTIONAMENTO

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Diego Lemosdiego.lemos@ketra.com.br+55 27 9 8138-0126

Rotello Guerra:rotello.guerra@ketra.com.br+55 31 9996-8866

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