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Conceitos
“Auditoria interna é uma atividade independente e objetiva de garantia e consultoria, concebida para adicionar consultoria, concebida para adicionar valor e melhorar as operações de uma organização.”
Fonte: The Institute of Internal Auditors
Colabora com a organização para:
� Atingir seus objetivos através de uma abordagem sistemática e disciplinada,
� Avaliar e melhorar a efetividade dos � Avaliar e melhorar a efetividade dos processos de gerenciamento de riscos, controle e governança.
Fonte: The Institute of Internal Auditors
Importância de Auditoria Interna
� Oportunidade de Melhoria nos processos
� Visualização do sistema atual, atual,
� Agrega valor a Instituição,
� Segurança transfusional,
� Gerenciamento de riscos,
� Rastreabilidade.
Portaria 1353
Art. 178� “A Direção do serviço de hemoterapia deve implantar
processos de auditorias internas com o objetivo de verificar o cumprimento dos requisitos pré-definidos”verificar o cumprimento dos requisitos pré-definidos”
� Parágrafo único: Os resultados devem ser registrados e revisados pela direção do serviço de hemoterapia e pela área auditada com proposição de ações corretivas e preventivas
Portaria 1353 de 14/06/2011
ISO 9001:2008
Monitoramento e Medição
Auditoria Interna
A organização deve conduzir auditorias internas, em A organização deve conduzir auditorias internas, em intervalos planejados para determinar se o SGQ:
a) está com as disposições planejadas com os requisitos desta norma e com o SGQ da organização.
b) Está mantido e implementado eficazmente.
Fonte: ABNT NBR 9001:2008 de 28/12/08
� Um programa de auditoria deve ser planejado,levando em consideração a situação e a importânciados processos e áreas a serem auditadas, bem comoos resultados de auditorias anteriores.
� Os critérios de auditoria, escopo, freqüência emétodos devem ser definidos.
ISO 9001:2008
� Os critérios de auditoria, escopo, freqüência emétodos devem ser definidos.
� A seleção dos auditores e a execução das auditoriasdevem assegurar objetividade e imparcialidade doprocesso de auditoria.
� Os auditores não devem auditar seu próprio trabalho
Fonte: ABNT NBR 9001:2008 de 28/12/08
� A administração responsável pela área que está sendoauditada deve assegurar que quaisquer correções eações corretivas necessárias sejam executadas, emtempo hábil, para eliminar não conformidadesdetectadas e suas causas.
ISO 9001:2008
� As atividades de acompanhamento devem incluir averificação das ações executadas e o relato dosresultados de verificação.
Fonte: ABNT NBR 9001:2008 de 28/12/08
A A B B“O banco de sangue ou de serviço de transfusão devem ter políticas, processos e procedimentos para garantir que avaliações internas e externas das operações e do sistema de qualidade são programadas e conduzida”.
“Os resultados das avaliações internas e externas deve ser revista por pessoal com responsabilidade pela área a ser avaliada”
“Quando forem tomadas medidas corretivas, deve ser desenvolvidas, implementadas e avaliadas em conformidade do processo através de ações corretiva e preventiva”.
ONA 2008
Requisito padrão do Nível I - Gestão e Liderança.
“ Deve-se executar auditoria Interna sistemática, visando a manutenção e a melhoria do sistema de gestão”.melhoria do sistema de gestão”.
Equipe de Avaliadores:“A equipe de avaliadores deve ser de acordo
com o tipo de Organização Prestadora de Serviços de Saúde (OPSS) que será avaliada, conforme definido na Norma de Processo de Avaliadores correspondente.
Cada equipe deve possuir um avaliador líder.”
Fonte: Organização Nacional de Acreditação 29/03/10
Benefícios em ser um auditor
� Conhecimento de todos os processos,
� Conhecimento de todas as normas,
� Reconhecimento pelos colaboradores,
� Reconhecimento pela Alta Direção,� Reconhecimento pela Alta Direção,
� Visão sistêmica
� Analise de melhorias
� Avaliação do processo quanto a
veracidade
Como selecionar uma equipe de Auditores?
� Analisar colaboradores que:� Se destacam no local de trabalho,
� Tenha conhecimento nos processos de � Tenha conhecimento nos processos de trabalho,
� Tem interesse em agregar valor intelectual,
� Tenha espírito de equipe e saiba trabalhar com a diversidade,
� Tenha disponibilidade de horários.
Como selecionar colaboradores para equipe de auditores internos?
a) Pelo Cargo ou função
b) Pelo grau de amizade0,0%
1,4%A
B
c) Pelo conhecimento dos processos e espírito de trabalho em equipe
d) Pela indicação da Alta direção
1,4%
97,2%
0,0%B
C
D
Como elaborar um check-list?
Avaliar as normas que serão auditadas e elaborar � Avaliar as normas que serão auditadas e elaborar questionário para auditoria,
� Avaliar todos os pontos importantes que deverão ser analisados além do setor
� Exemplo: Gestão de Pessoa, Gestão Financeira, Gestão de Infraestrutura, Gestão de Materiais e Fornecedores, etc.
4.2.3 controle de DocumentosAvaliar como é executado fluxo de recebimento de documentos e descarte
de obsoletos.Analisar no mínimo 3 procedimentos quanto a revisão atualizada
4.2.4 controle de RegistrosAvaliar uso das FC´S e se as mesmas encontram-se no computador com
revisão atualizada. Avaliar se existe mais de 1 pasta no computadorAvaliar rasuras e informações canceladas.
5.3 Política da Qualidade5.3 Política da QualidadeAvaliar conhecimento dos funcionários quanto a missão e política da
qualidade da ColsanAvaliar se existe display e quadro com as informações.
5.4.1 Objetivos da QualidadeAvaliar se funcionário tem conhecimento sobre a importância e sobre o que
contempla o documento.
5.5.1Responsabilidade, Autoridade e ComunicaçãoAvaliar se os funcionários têm conhecimento sobre organograma, nome dos
seus superiores e se executaram treinamento de integração.
Para elaborar um check list devemos analisar:
a) Normas, RDC, portaria e procedimentos que serão seguidos e avaliados
b) Questionário de 1,1%
97,8%A
Bb) Questionário de Inspeção da Vigilância sanitária
c) Questionário dos laboratórios internos
d) Questões que a Diretoria necessita avaliar
1,1%
0,0%
1,1%B
C
D
1ª. Etapa para execução de Auditoria
� Planejamento (Anual)
� Plano de auditoria (Calendário)
� Estudo da documentação
� Preparação do check-list ou Listas de Verificação
� Registros de Auditorias Anteriores ( se houver)
DATA LOCAL SIPOC SUB-PROCESSO HORÁRIO AUDITORES
01/09/11 Sede VIII Treinamento de funcionáriosAdmissão de funcionáriosDemissão de funcionários
09:00 AnaMario
01/09/11 Sede VI Inspeção de Recebimento de MateriaisSolicitação de Materiais, Análise de Requisição e Distribuição.Qualificação de FornecedoresAvaliação de Novos EquipamentosAvaliação de Novos Materiais (*4)
14:00 ArthurHeitor
Logo da Instituição
Nome da Instituição Ano _____
Tipo de auditoria – Ex: Auditoria Interna Nº da Rev.
Integral ( ) Parcial ( ) Nº Auditoria (do ano) Nº de folhas
Avaliação de Novos Materiais (*4)Aquisição de Materiais Permanentes e EquipamentosRecebimento de EquipamentosAquisição, Inclusão e Alteração de Materiais
13/09/11 Sede III Planejamento de Coleta Externa ProcessamentoDistribuiçãoRecuperação de Materiais/Autoclave
08:00 GuilhermeBrunno
27/09/11 Sede VII Manutenção Corretiva de Equipamentos e Predial CalibraçãoManutenção Preventiva de Equipamentos Manutenção Preventiva Predial Inspeção de Equipamentos
14:00 AndreaMarcus
� Reunião de abertura
� Coleta de evidências objetivas
� Fechamento da auditoria local
2ª. Etapa da Auditoria
� Fechamento da auditoria local
� Reunião de fechamento Total
� Relatório Não Conformidades Observações
� Avaliação da Eficácia do Sistema de Gestão
Como executar uma auditoria Interna?
� Abordar e questionar o auditado de acordo com o check-list,
� Descrever todas as conformidades e não conformidades encontradas com conformidades encontradas com rastreabilidade de todas as evidencias observadas.
� Se necessário anexar cópia.
Como relatar ao meu colega que encontramos uma não conformidade
na área de trabalho dele?
� 1º. Relatar todas as conformidades encontradas,
� 2º. Relatar as não conformidades sempre com naturalidade e transmitindo que trata-se de melhorias nos processos,com naturalidade e transmitindo que trata-se de melhorias nos processos,
� 3º. Analisar com os auditados se todos os itens são procedentes, dar possibilidade para argumentação.
Como tratar uma não conformidade?
� Constatado uma não conformidade, deve-se:
� Relatar a falha ao gestor local;
� Discutir o motivo da falha e avaliar ações � Discutir o motivo da falha e avaliar ações corretivas;
� Estabelecer critérios, responsáveis e prazos para ações;
� Monitorar prazos de ações.
Como deve ser executado o trabalho após constatar uma não conformidade no processo?
a) Relatar a não conformidade à gerencia responsável e solicitar ações imediatas.
b) Relatar ao gestor local e solicitar que o mesmo execute ações corretivas necessárias para resolução do problema
7,5%
2,5%A
Bresolução do problema encontrado.
c) Solicitar a garantia da qualidade que resolva o problema junto ao gerente
d) Analisar possíveis causas, avaliar ações corretivas; estabelecer critérios, responsáveis e prazos para ações; monitorar prazos de ações.
90,0%
0,0%C
D
Visão pós auditoria
� Inicialmente – 1ª auditoria : Assustador“Não vamos conseguir”
� Após 1 ano: Encontrado algumas melhorias “Vejo uma luz no fim do túnel”“Vejo uma luz no fim do túnel”
� Ao longo do tempo: Visão sistêmica, melhoria contínua
� “Até que funciona”
� Conduta Ética: fundamentos da profissão: Integridade,confidencialidade e discrição são essenciais ao auditor.
� Apresentação Justa: Obrigação em informarhonestamente e com precisão.
Princípios da Auditoria
� Descobertas, conclusões e relatórios de auditoria refletemde maneira justa as atividades da auditoria.
� Quaisquer desentendimento ou opiniões divergentesdevem ser relatadas.
� Cuidado profissional: Auditores devem tomar cuidadoconforme a importância da tarefa que eles executam e aconfiança colocada neles pelos clientes de auditoria eoutras partes interessadas.
Evidência de auditoria
� Conjunto de fatos comprovados e pertinentes
� Convincente à pessoas leigas, permitindo-as chegar às mesmas conclusões do auditor. mesmas conclusões do auditor.
� Fidedigno,
� Relevante
� Com credibilidade e suporte à conclusão do auditor.
� Com total relação com os objetivos da auditoria.
Atenção
� Inicie o processo tendo percepção positiva da auditoria.
� Existem emoções somente em ouvir a palavra “Auditoria”.
� Lembre-se: “Existem pessoas sendo auditadas”, ponha-se no lugar deles.
� Cumprir com o escopo da auditoria.
� Tratar as pessoas auditadas da melhor forma possível
para que os objetivos sejam atingidos.
� Reagir com sensibilidade as situações de pressão em
Atribuições do Auditor
� Reagir com sensibilidade as situações de pressão em
que a auditoria é realizada.
� Comprometer toda sua atenção ao processo da
auditoria.
� Realizar auditoria sem desvios causados por distração ou
perda de foco.
� Conduzir auditoria com sucesso;
� Organizar seu tempo, suas atividades e documentos de modo a atingir seus objetivos. � “Lembrar que auditoria tem um tempo determinado”.
Atribuições do Auditor
� “Lembrar que auditoria tem um tempo determinado”.
� Comunicação (colocar idéias, formular perguntas, manter um diálogo)
� Analise de informações (objetiva e baseadas em fatos).
� Acreditar em sugestões (Assumir que o modo do seu setor utiliza para fazer as coisas não é o único ou o melhor)
� Analisar sempre:
Atribuições do Auditor
� Analisar sempre:
� O que é importante e crucial;
� O que é relevante;
� Quando persistir com suas questões e quando parar.
Cuidado...
� Evite discussões com o pessoal da área auditada, administre a situação.
� Comprove pessoalmente todas as informações verbais (busque evidências, não acredite somente no que é dito).(busque evidências, não acredite somente no que é dito).
� Avalie e verifique, sempre que possível, o local e a área de trabalho.
� Evite críticas ou colocações desagradáveis em qualquer circunstância.
� Não faça piada, durante a auditoria, é desagradável.
� Demonstre organização mesmo nos pequenos detalhes. Tente conhecer o assunto, prepare-se previamente e tenha disciplina.
Cuidado...
� Não dê sugestões durante a auditoria, apenas registre os fatos. O auditor não tem poder de decisão.
� Descreva os problemas de forma adequada com registro de todas as evidências para que posteriormente não tenha dúvidas sobre a auditoria.
� Dúvidas e discordâncias entre os auditores devem ser resolvidas posteriormente, nunca na frente do auditado.
� Nunca infira conclusões, pensamentos, fatos ou idéiasalém daquelas informadas durante a auditoria. Cuidado,você pode cair em contradição.
� Seja sempre aberto, receptivo para todas as pessoas. Oauditor deve estar sempre bem, durante a auditoria.
Cuidado...
auditor deve estar sempre bem, durante a auditoria.
� Não se entusiasme com seu conhecimento e procureouvir mais (cuidado para não trocar de papel de auditorpara auditado, o auditor pergunta e deixa o auditadofalar a vontade)
� Mantenha sempre o respeito e interesse à todas aspessoas auditadas. Procure agir profissionalmente e comética.
O porque da Auditoria
� Atender as normas da qualidade;
� Manter e melhorar a conformidade e a eficiência dos sistema de qualidade;eficiência dos sistema de qualidade;
� Elemento de desenvolvimento do sistema de gestão da qualidade;
� Garantir a confiabilidade e a segurança no trabalho
Quais são os princípios básicos dos auditores internos
a) Conduta ética - integridade, apresentação justa – honestidade, cuidado profissional – demonstrar confiança
b) Ser alegre – estar sempre sorrindo, ser comunicativo – fazer piadas, dar sugestões e executar consultoria
1,2%
97,6%A
Bpiadas, dar sugestões e executar consultoria
c) Ser sério – demonstrar autoridade, não aceitar sugestões, solicitar que seja respondido apenas o que foi perguntado
d) Acreditar somente no que é falado e não no que é visto, trazer informações de outros setores para analisar se é fidedigno, executar trabalho de espião .
0,0%
1,2%
1,2%B
C
D
Renata Rizzo
Diretora de Gestão da QualidadeDiretora de Gestão da [email protected]@terra.com.br
Telefone 5511 50510772