Click here to load reader
Upload
isvouga
View
211
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
António Oliveira, docente da Universidade Portucalense
Citation preview
Evolução Histórica dosSistemas de Controlo de Gestão
Período de 1950-1980
I I Jornadas de Contabilidade e Finanças do ISVOUGA
28 de Novembro de 2012
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Sumário
Introdução
1. Conceitos de Orçamento e Controlo
2. Planeamento, Programação Orçamentação
3. Gestão por Objetivos
4. Orçamentação de Base Zero
Conclusão
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Introdução
As alterações do ambiente competitivo e a
crescente complexidade organizacional que
ocorreram a partir dos anos 50 e que se
acentuaram no início dos anos 60 originaram o
descrédito nos sistemas de controlo de gestão em
vigor (Davidson & Trueblood,1961; Gaudion,1968).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Introdução
A necessidade de ultrapassar estas limitações, está
na origem do desenvolvimento de sistemas de
controlo alternativos, com o objetivo de melhorar a
eficiência da gestão (House,1963).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Introdução
O objetivo deste trabalho é analisar no período de
1950 a 1980 – Managerial Accounting Period:
• os sistemas implementados,
• as suas origens e a sua definição,
• o seu processo de implementação,
• as limitações verificadas.
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
1. Conceitos de Orçamento e Controlo
O orçamento define a situação desejada pelo
decisor para um período de tempo definido e tem
como objetivo assegurar o controlo organizacional
(Hanson, 1966).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
1. Conceitos de Orçamento e Controlo
O processo de controlo inicia-se depois do
orçamento ser aprovado e tem como base a
definição de medidas que possibilitem a avaliação
do desempenho (Hanson, 1966) . Esta conceção
apresenta, todavia, uma importante limitação:
o controlo é uma ação ex-post.
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
1. Conceitos de Orçamento e Controlo
Para minimizar esta limitação Anthony (1965)
subdivide o processo de controlo em dois
subprocessos:
• o controlo de gestão;
• o controlo operacional .
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
1. Conceitos de Orçamento e Controlo
O controlo de gestão é definido como o processo
pelo qual os gestores da organização asseguram
os recursos necessários e a sua utilização de forma
eficaz e eficiente, de acordo com os objetivos da
organização (Anthony,1965) .
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
1. Conceitos de Orçamento e Controlo
O controlo operacional é definido como o
processo de assegurar que uma tarefa é levada a
cabo de forma eficaz e eficiente (Anthony,1965) .
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
1. Conceitos de Orçamento e Controlo
Como forma de garantir um controlo ex-ante , o
sistema de controlo de gestão deve assegurar:
• Uma comunicação clara a todos os interessados;
• Uma motivação para atingir os objetivos definidos;
• Uma divulgação clara de resultados alcançados
são divulgados de forma clara, (Anthony, 1956).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
1. Conceitos de Orçamento e Controlo
As alterações do ambiente competitivo e a crescente
complexidade organizacional que ocorreram entre os
anos 50 e 60 (Davidson & Trueblood, 1961; Gaudion,
1968), vão originar o desenvolvimento de sistemas
alternativos, planeados e deliberados, com o objetivo
de melhorar a eficiência da gestão (House, 1963).
O primeiro sistema a ser implementado foi o sistema
de planeamento, programação e orçamentação.UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Planeamento Programação Orçamentação
O Programming Planning and Budgeting System –
PPBS, consiste na integração dos processos de
planeamento, de programação e de orçamentação
num único sistema que facilite a tomada de decisões
(Shick, 1966).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Planeamento Programação Orçamentação
O sistema tem origem na observação de uma
descoordenação vertical e horizontal no orçamento e
no plano que provoca a falha de ajustamento entre os
objetivos e as atividades às exigências dos processos
de tomada de decisão (MorseJr.,1961;Weber,1961;
Davidson&Trueblood,1961;Irish,1967 e Feltes,1976).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Planeamento Programação Orçamentação
A sua principal característica é incluir os objetivos
organizacionais como elementos centrais no processo
de orçamentação (Fazar,1969; Delisle,1970),
E assegurar a coordenação vertical e horizontal no
orçamento e no plano (Shick, 1966).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Planeamento Programação Orçamentação
O sistema estabelece programações plurianuais, do
topo para a base, onde se enquadram os orçamentos
anuais. A programação corresponde à seleção dos
instrumentos e à fixação dos objetivos, mediante uma
análise sistemática das diferentes alternativas.
(Shick, 1966; Dyment, 1967).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Planeamento Programação Orçamentação
• Ênfase nos objetivos – curto e longo prazo;
• Ligação entre o planeamento e a orçamentação
tendo em conta a lucratividade dos departamentos;
• Abandono da base orçamental e do processo
incremental na elaboração dos orçamentos.
(Nigro & Nigro;1981)
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Planeamento Programação Orçamentação
O processo de implementação do PPBS decompõe-se
em três fases (Shick, 1966; Delisle, 1970; e Camillus &
Grant, 1980):
• Planeamento
• Programação
• Orçamentação
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Planeamento Programação Orçamentação
Planeamento:
Explicitação dos objetivos a longo prazo – e cumpre
dois propósitos(Nigro&Nigro,1981):
• determinar os objetivos fundamentais;
• selecionar as formas mais adequadas de os atingir.
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Planeamento Programação Orçamentação
Programação:
Consiste na seleção dos programas de médio prazo,
isto é, definir para cada uma das alternativas
escolhidas no processo de planeamento, a afetação
dos recursos necessários à sua implementação.
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Planeamento Programação Orçamentação
A escolha faz-se com recurso a análises de:
• Trade-off das diferentes alternativas;
• Custo-benefício das diferentes alternativas;
• Eficácia das diferentes alternativas;
• Métodos e/ou modelos matemáticos de seleção,
que possibilitem hierarquizar alternativas.
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Planeamento Programação Orçamentação
Orçamentação:
Consiste na elaboração do orçamento anual, tendo
como base a programação efetuada.
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Planeamento Programação Orçamentação
Limitações, Problemas e Deficiências (Botner,1970):
• Dificuldade em integrar os interesses e
necessidades das partes no todo;
• Inexistência de bases de dados adequadas e
trabalhadores qualificados;
• Resistência à implementação do sistema.
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Planeamento Programação Orçamentação
Mas sobretudo:
Os estudos empíricos demonstraram que nas
organizações onde os trabalhadores participavam no
processo se obtinham melhores resultados (Shetty &
Carlisle,1975). O que dá origem ao Sistema de
Gestão por Objetivos.
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Sistema de Gestão por Objetivos
O Sistema de Gestão por Objetivos (Management
by Objectives – MBO) consiste na integração de
todos os colaboradores da organização nos
processos de planeamento, programação e
orçamentação assegurando-se uma participação e
responsabilização conjunta (Drucker, 1954).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Sistema de Gestão por Objetivos
No processo de implementação do MBO, o gestor
deve desenvolver e definir os objetivos para cada
unidade de negócio que devem ser enquadrados
nos objetivos globais da organização,
(Drucker,1954).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Sistema de Gestão por Objetivos
Neste procedimento devem ser envolvidos todos os
colaboradores da organização e os objetivos devem
ser negociados e fixados conjuntamente,
responsabilização conjunta, como meio de
melhorar a performance da organização,
(Drucker, 1954).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Sistema de Gestão por Objetivos
A participação dos trabalhadores vai permitir
identificar os objetivos pessoais e enquadrá-los nos
objetivos globais da organização, conseguindo-se
assim a motivação e a vinculação necessária ao
desenvolvimento e implementação do processo
(McGregor, 1957; Shetty & Carlisle, 1975).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Sistema de Gestão por Objetivos
O processo é subdividido em quatro procedimentos:
• Definição centralizada dos objetivos globais;
• Definição descentralizada dos objetivos operacionais;
• Avaliação da performance feita por comparação;
• Sistema de recompensas e penalizações baseado
nos resultados (Drucker,1954) .
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Sistema de Gestão por Objetivos
As principais limitações, problemas e deficiências
foram sistematizadas por Howell(1967);Tosi&Carroll
(1968);Levinson(1970) e Aplin Jr.&Schoderbek(1976):
• O tempo necessário para implementar o sistema é
muito longo, segundo Howell(1967,p.57) três anos;
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Sistema de Gestão por Objetivos
• O sistema privilegia os objetivos de curto prazo
relativamente aos de médio e longo prazo;
• Os objetivos podem não incluir a alteração das
envolventes entretanto verificadas;
• A incapacidade de discutir os problemas sentidos;
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Sistema de Gestão por Objetivos
• Ignorar o feedback;
• Utilizar o feedback como ferramenta de pressão;
• Problema da comparabilidade de diferentes tarefas
(problemas na recompensa e na promoção).
Com o objetivo de ultrapassar estas limitações, surge:
o Sistema de Orçamentação de Base Zero.
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Orçamentação de Base Zero
O Orçamento de Base Zero (Zero-Base Budgeting –
ZBB) é um sistema de planeamento, programação,
orçamentação e controlo que exige a justificação
detalhada de todas as rubricas orçamentadas como
base para a afetação de recursos (Pyhrr,1970 e 1976;
Dirsmith&Jablonsky, 1979; e Sherlekar&Dean, 1980).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Orçamentação de Base Zero
O sistema ZBB exige a divisão a organização em
unidades de decisão.
As unidades de decisão são hierarquizadas com base
na análise de custo/benefício (eficácia e eficiência)
base para determinar a afetação de recursos –
orçamento (Dirsmith&Jablonsky,1979) e (Pyhrr,1970).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Orçamentação de Base Zero
A unidade de decisão deve ser definida de modo a
individualizar a análise e tomada de decisão e pode
ser subdividida em subunidades de análise que
passam a ser tratadas isoladamente, como se de
unidades de decisão se tratassem (Pyhrr1970e1976).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Orçamentação de Base Zero
Características de uma unidade de decisão:
• Identificação e descrição da atividade;
• Identificação dos recursos necessários para o
desenvolvimento da atividade;
• Identificação dos objetivos da atividade;
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Orçamentação de Base Zero
• Identificação do impacto dos objetivos da atividade
no objetivo principal da organização;
• Identificação das relações existentes com as
restantes unidades de decisão; e
• Identificação das consequências para a
organização da não realização da atividade.
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Orçamentação de Base Zero
São definidos dois tipos básicos de unidades de
decisão: as mutuamente exclusivas e as incrementais.
As unidades mutuamente exclusivas identificam formas
alternativas para a mesma atividade.
As unidades incrementais devem refletir diferentes
níveis de custos/processo para cada atividade .
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Orçamentação de Base Zero
Processo de implementação (Pyhrr,1976) inicia-se com
a definição da hierarquia das unidades de decisão.
Esta hierarquização tem como objetivo estabelecer a
ordem de prioridade das funções de cada unidade de
decisão e a correspondente atribuição de recursos.
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Orçamentação de Base Zero
Possibilita-se assim a análise entre o lucro gerado em
cada uma das unidades de decisão e o seu contributo
individual para o lucro global da organização.
Se a unidade de decisão não contribui para o lucro da
organização deve ser eliminada (Pyhrr,1970e1976).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Orçamentação de Base Zero
Em síntese (Pyhrr,1976):
• Adequar a cultura e as necessidades da organização
(fator crítico de implementação);
• O processo de hierarquização deve ser definido pela
gestão de topo.
• Deve ser criada uma equipa pluridisciplinar
responsável pela conceção e operacionalização.UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Orçamentação de Base Zero
A principal limitação do sistema é a resistência das
estruturas organizacionais à sua adoção (Phyrr,1970).
O tempo de preparação e elaboração do orçamento
aumenta pelo acréscimo de informação exigido, o que
condiciona a sua aplicabilidade (Schick&Hatry,1982).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Orçamentação de Base Zero
Como técnica de gestão apresenta características
incoerentes (problema dos indicadores de eficiência)
e inconsistentes (problema da comparabilidade) que
podendo originar decisões inadequadas
(Dirsmith&Jablonsky,1979).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Orçamentação de Base Zero
O sistema ZBB, desenvolve e melhora o sistema de
informação da organização, o que diminui a incerteza
na tomada de decisão e prevê a introdução de
indicadores de eficiência não financeiros na avaliação
da performance (Duffy,1989;Schick&Hatry,1982;
Hayes&Cron,1988).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Orçamentação de Base Zero
A avaliação da performance da organização passa a
ser realizada a partir do conhecimento dos custos de
oportunidade de cada unidade de decisão sendo esta
uma das maiores vantagens do sistema (Sherlekar &
Dean,1980).
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Conclusão
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Os sistemas de controlo de gestão abordados
evoluíram como resposta às necessidades de
tomada de decisão.
E têm origem no aumento da complexidade das
envolventes internas e externas das organizações.
Conclusão
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Todos os sistemas estudados foram inicialmente
desenvolvidas em organizações concretas,
sendo posteriormente sistematizados e a sua
aplicação generalizada – todos os modelos
foram aplicados à administração pública.
Conclusão
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
A evolução foi um processo contínuo.
O sistema seguinte evoluiu a partir do sistema
anterior como resposta às insuficiências detetadas
e sempre com o objetivo de melhorar a eficiência
da gestão.
Conclusão
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
No sistema PPBS a eficiência da gestão atinge-se
porque se tomam em consideração todos os fatores
que afetam o processo orçamental possibilitando a
redução do número e da amplitude das diferenças
entre o previsto e o realizado.
Conclusão
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
O sistema MBO passa a incluir nesses fatores a
participação individual, o conhecimento prévio das
medidas de avaliação utilizadas e os sistemas de
recompensas associados.
A consequência será um ainda melhor ajustamento.
Conclusão
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
O sistema ZBB melhora a capacidade operacional,
introduzindo:
• A elaboração de orçamentos flexíveis,
• Medidas de performance multiobjectivo,
• Responsabilização nos métodos de definição do
orçamento.
Conclusão
UNIVERSIDADEPORTUCALENSE
António de Oliveira [email protected]
Finalmente a adoção de um qualquer destes
sistemas está, antes de mais, condicionada pelas
características e necessidades particulares de cada
organização.