Gerenciamento de comunicação em projeto

Cláudia Assis

• “Quem não se comunica se trumbica”. Este raciocínio é perfeitamente válido também para o ambiente de projeto.

• A comunicação ajuda no planejamento...

O planejamento sempre existiu

E sempre existirá!

E para que não haja fracasso

Sempre é preciso planejar

E nada melhor do que criar um projeto para isso!

• O gerenciamento da comunicação é uma das funções essenciais na administração de projetos, e pode influenciar dramaticamente em seus resultados.

• Gestão ou Gerenciamento de Projetos é um tema que trata da aplicação de conhecimento, habilidades, técnicas e ferramentas para garantir que as atividades executadas em um projeto satisfaçam seus objetivos

• Um projeto pode ser definido como uma iniciativa temporária (ou seja, que tem um início e um fim definidos), que é executada para gerar um produto ou serviço que de alguma forma é único. A partir desta definição, é fácil notar que pessoas vêm planejando e executando projetos desde o início dos tempos

Um desafio!!

• Imagine um projeto do qual você tenha participado. Identifique como ele começou, como foi desenvolvido e como terminou (quais objetivos foram alcançados)?

• Os projetos diferem das operações regulares de uma organização na medida em que as operações da empresa têm como objetivo produzir o mesmo produto ou serviço continuamente, e não têm um momento para terminar;

Mas...• Qual a diferença entre projeto e processo??

• Estamos falando sobre projetos, mas que a maioria de nós está cumprindo atividades em processo (rotineiras) nas organizações nas quais trabalhamos. Ou seja, processos são atividades rotineiras, repetitivas e padronizadas, com comportamentos que são facilmente medidos e controlados. Fonte: Menezes (2003).

Elaboração de um projeto

• O QUE É UM PROJETO?

• Instrumento de comunicação.

• Instrumento de intervenção em um ambiente ou situação para mudanças.

• Instrumento para fazer algo inovador.

Onde você trabalha...

• O projeto tem começo, meio e fim programados?;

• O projeto é diferente das atividades de rotina?;

• A solução do problema envolve muitas variáveis?;

• A solução do problema é desconhecida?;

• A solução deve ser apresentada dentro de um prazo definido?;

• A solução do problema requer competências e recursos multidisciplinares?;

• A solução do problema é importante para a organização?;

• A solução do problema ou atividade envolve um cliente importante da organização?

Exemplo de projeto

• A realização da Copa do mundo e dos Jogos Olímpicos serve como exemplo de um projeto sobre o qual todos nós estamos diariamente sendo informados pelos jornais, rádio e televisão. Neste exemplo, dá para perceber que tal projeto combina elementos físicos (construções), conceitos, planejamento, organização), serviços (recepção, hospedagem, alimentação) e eventos (jogos e competições).

ELEMENTOS BÁSICOS DE UM PROJETO

• Problema

• Ideias de solução.

• Ações a serem realizadas.

• Recursos necessários para a realização.

• Valor financeiro.

ETAPAS DA ELABORAÇÃO DE UM PROJETO

• Definição do projeto• O que vamos fazer?

• Definição do plano de trabalho• Como vamos fazer?

• Definição do plano de acompanhamento• Como vamos monitorar, avaliar e disseminar os

resultados?

• Definição do orçamento• Quanto vai custar?

BRIEFING

Soma de conhecimentos que abrangem a situação de mercado e o produto ou serviço em relação a suas características intrínsecas, aos concorrentes e aos objetivos gerais da empresa e do plano de marketing, em termos de venda ou imagem.

(Dicionário de termos de marketing)

DEFINIÇÃO DO PROJETO

• NOME DO PROJETO

• Identifica, indica o que e onde será feito e desperta curiosidade em quem vai ler.

• Temos exemplos???

1º PASSO - DEFINIÇÃO DO PÚBLICO ALVO

• Que fatos incomodam e que demandam o projeto?

• Que problemas existem e precisam ser resolvidos?

• Quem identificou esses problemas?

• Quem está sendo incomodado com o problema?

• Onde o problema está localizado? (área física)

• Que evidências comprovam a existência do problema? (dados)

• Quais são as pessoas/organizações envolvidas no problema?

2º PASSO - DEFINIÇÃO DA MISSÃO ou OBJETIVO GERAL

• Que efeito ou transformação se deseja ao término do projeto?

• Mesmo que o efeito ou a transformação seja a longo prazo é preciso que a missão fique definida.

• Lembre- se:

“Ninguém faz projeto para nada e ninguém financia projeto que não vai gerar resultado”

3º PASSO - DEFINIÇÃO DOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS OU RESULTADOS

Que mudanças ou transformação se deseja ao término do projeto?

• De quanto será essa mudança?

• Quando elas ocorrerão?

• Lembre-se:

“Objetivos descrevem resultados concretos são mensuráveis, alcançáveis num tempo limitado e relacionados às necessidades do público alvo. Serviços e atividades são meios para se chegar lá”.

4º PASSO - DEFINIÇÃO DOS INDICADORES DE RESULTADOS

• O que pode indicar que eu alcancei o resultado?

• Lembre-se:

“Para cada objetivo ou resultado deve-se associar um indicador de resultado que deve ser claro e expresso se possível em números ou percentuais”

5º PASSO - O QUE FAZER ANTES DE REDIGIR?

• Colete o maior número de dados e informações sobre o tema do projeto.

• Verifique a existência de experiências semelhantes e analise o que deu certo e o que deu errado.

• Verifique se os resultados alcançados foram os previstos no projeto.

• Verifique os possíveis avanços técnicos e tecnológicos ocorridos no âmbito do tema.

• Analise que possíveis diferenciais ou inovações podem ser introduzidos no projeto.

• Analise o direcionamento estratégico da organização ou dos parceiros do projeto

• Verifique como o público alvo estava sendo atendido e o grau de satisfação dos mesmos.

• Analise porque sua organização é a melhor instituição para realizar o projeto.

• Analise que associações, parcerias e alianças estratégicas serão necessárias para a realização do projeto.

• Verifique as condições de operacionalização do projeto na organização e no parceiro e compare com os resultados e indicadores estabelecidos.

• Verifique a existência e a disponibilidade dos recursos (humanos, físicos, financeiros e institucionais).

Algumas dicas• Procure ser claro, direto e conciso.

• Um bom projeto não é avaliado por peso e nem pelo número de palavras com significado pouco conhecido.

• Verifique se o texto guarda coerência em todos os pontos.

• Efeito colcha de retalhos, muito cuidado com o recorta e cola.

PLANO DE AVALIAÇÃO E DISSEMINAÇÃO

Processo de comunicação

• Planejamento da comunicação

• Distribuição da informação

• Relatórios de desempenho

• Fechamento administrativo

Planejamento da comunicação

• Permite com que o administrador estabeleça meios de comunicação efetiva e eficiente para todos os envolvidos;

• Envolve a definição das necessidades de informação para cada stakeholder do projeto bem como identifica quem irá fornecê-la, de que forma e quando;

• Este plano também necessita ser regularmente revisado, pois as necessidades de informação podem variar à medida que o projeto avança. Estas mudanças devem se refletir no plano atualizado;

Como criar um plano de comunicação

Identifique quem necessita de informação

• Stakeholders: cliente, usuários, fornecedores, outros gerentes de projeto, etc. Primeiramente, procure identificar quais pessoas ou grupos de pessoas você irá colocar no seu plano de comunicações;

Identifique as necessidades de informação

• Verifique quais informações precisam ser formalmente comunicadas, a sua linguagem adequada e a estrutura dos documentos.

• Exemplo: executivos necessitam de informação permanente, assim como membros da diretoria necessitam de relatórios de status e estratégia, sendo que os clientes podem ainda necessitar de determinado tipo de orientação, e os membros da equipe de orientação e estímulo.

Identifique os meios para transmitir (Tecnologias de comunicação)

• Defina os métodos usados para transmitir a informação entre os envolvidos.

• Os fatores que podem afetar a tecnologia utilizada para as comunicações do projeto dependem da velocidade com que as informações importantes devem ser transmitidas, da disponibilidade de uso da tecnologia, e dos recursos para coletar, formatar e distribuir a informação do modo desejado;

Elaboração o Plano de Gerenciamento das Comunicações

• Documento de fácil leitura, incorporado ao plano mestre do projeto e incluindo, no mínimo, uma estrutura de distribuição que indique que informações serão transmitidas (relatórios de Status, cronogramas, documentos técnicos, etc) e quais os métodos (e-mail, conferências, relatórios escritos, atas de reuniões, etc) que serão utilizados para distribuir os vários tipos de informação;

• Uma descrição da estrutura para coleta e compartilhamento da informação;

• Uma descrição da forma de atualização das informações;

• Listas de distribuição, indicando quais informações devem ser repassadas, a quem, por quem, quando e de que forma;

• Um cronograma das reuniões ordinárias agendadas;

Distribuição da informação

• O processo de distribuição da informação começa quando os stakeholders solicitam determinadas informações, e o administrador do projeto se dispõe a transmiti-las, de maneira efetiva.

• Paralelamente à comunicação planejada, o administrador do projeto deve estar atento a solicitações não esperadas, as quais costumam consumir muito de seu tempo.

• Dados do processo de distribuição : os resultados de todas as atividades realizadas, os produtos entregues, o nível de qualidade alcançado, os custos, o plano do projeto e o plano das comunicações, além dos relatórios de performance.

• São recursos para guiar a distribuição da informação: o cronograma, o orçamento, a análise do risco, os níveis de responsabilidade, a indicação da equipe e os controles a serem executados.

Vemos como a habilidade de comunicação é uma importante ferramenta para a disseminação clara e completa das informações que atestam elementos do projeto de forma com que o receptor possa interpretar consistentemente todos os dados apresentados

Tipos de comunicação

Verbal Eletrônica Impressa

- Apresentações- Reunião de equipe- Seminários/workshops- Consulta a Stakeholders- Eventos- Encontros sociais- Visitas

- E-mail pessoal para stakeholders

- Lista de distribuição- Fórum On Line- Voice mail- Vídeo conferência- Newsletter- Compartilhamento de

informação em diretórios específicos

- Envio de documentaçãoimpressa

- Anúncios- Panfletos e cartazes- Notícias em jornais e

revistas

Registros do projeto

• O que se espera da distribuição da informação é que os registros do projeto cheguem no tempo certo às pessoas que deles necessitam para tomarem decisões acertadas.

• Desta forma, um sistema de controle da documentação deve ser implementado, revisado e monitorado a fim de garantir que continue a atender às necessidades vitais do projeto;

Relatório de desempenho

• À medida que o projeto avançar, você deverá coletar e disseminar informações de desempenho para fornecer aos interessados as informações relativas ao uso dos recursos alocados. Os relatórios podem ser de vários tipos;

• Relatórios de Status - descrevem a posição atual do projeto;

• Relatórios de progresso - descrevem o que a equipe do projeto realizou até o momento;

• Previsões – em função do obtido até agora, você irá prever a futura situação e progresso do projeto.

• Deve fornecer um nível de detalhe em relação ao escopo, cronograma, custo, qualidade, risco e suprimentos, quando requeridos pelos stakeholders;

Encerramento administrativo

• Depois de realizar as atividades previstas e alcançar seus objetivos, ou ainda terminá-las prematuramente, o projeto deve ser encerrado.

• Para realizar o encerramento administrativo, você irá necessitar de toda documentação do projeto, vale dizer: o plano do projeto, especificações, plantas, desenhos, registros de testes e ensaios

Como avaliar o projeto

1-MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO PERIÓDICADE RESULTADOS

• Como será feito o acompanhamento do projeto?

• Quais são os pontos críticos de cada objetivo e os indicadores a serem verificados?

• Como serão coletados os dados?

• Qual será a frequência da coleta?

2-DISSEMINAÇÃO

• O que deve ser comunicado com ênfase para cada pessoa envolvida no projeto (formato, frequência, responsáveis, canais de comunicação...)?

• Que recursos serão necessários para disseminar(quais são e quanto custam)?

3-AVALIAÇÃO DE IMPACTO

• Como será medido o impacto do projeto?

• Que dados os indicadores mostram em um determinado intervalo de tempo?

• Que conclusões posso tirar com relação ao início(marco zero) e o final do projeto?

• Que diferença fez o projeto para o grupo envolvido? Que mudanças ocorreram?

ROTEIRO - COMO APRESENTAR O PROJETO

• 01. Capa

• 02. Sumário

• 03. Índice

• 04. Introdução

• 05. Justificativa

• 06. Impacto Social

• 07. Objetivos Gerais e Específicos

• 08. Plano de trabalho

• 09. Cronograma de Atividades

• 10. Justificativa sobre os Métodos de Trabalho

• 11. Plano de Avaliação e Disseminação

• 12. Orçamentos e Desembolso

• 13. Síntese do Orçamento

• 14. Anexos

• 15. Bibliografia

Referências

• CLELAND David I.; IRELAND, Lewis R. Gerência de projetos. Rio de Janeiro: Editora Reichmann e Affonso Editores, 2002.

• HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Guia para o exame oficial do PMI. Rio de Janeiro, Editora Campus, 2005.

• KERZNER, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. 6th Edition. USA: John Wiley & sons, 2000.

• KEELING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem Global. São Paulo: Editora Saraiva, 2002.