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Gestão de Compras para Instituições
Sociais
GOS - AESE 2014Lisboa, 5 de Maio Porto, 6 de Maio
Programa17:00 Boas vindas. Apresentação do tema e dos
participantes
17:10 Não é milagre reduzir custos e aumentar qualidade
17:40 Teatro HotelShop – A Abastecedora Ideal
18:00 Intervalo
18:15 Os 40 ladrões nas Compras
18:45 Teatro HotelShop – O Lar dos Bons Amigos
Os 5 milagres da redução de custos
1º milagre:Compreender que o maior inimigo da
redução de custos é a inércia
“Não há matéria mais delicada nem iniciativa mais perigosa que promover a mudança. Porque aquele que quiser mudar terá por inimigos implacáveis todos aqueles que beneficiavam da ordem antiga e terá um apoio não muito entusiasta daqueles que podem sair beneficiados.”
Nicolau Maquiavel
“Mesmo sem prospecção de mercado, mesmo sem análise de produtos e preços e mesmo sem avaliação comparativa de fornecedores, é possível comprar “mais do mesmo” ao “fornecedor do costume”. Essa é a grande vantagem da inércia. Uma grande vantagem: É que não dá trabalho.”
Miguel Paredes Alves
Prof. Harry HarlowUniversidade de Wisconsin
2º milagre:Compreender que combater a inércia compensa
(mas dá trabalho…)
O melhor incentivo contra a
inércia:
Amplitude média do custo de um mesmo produto
alimentar
em função do know-how, investimento em tempo e poder
negocial de quem compra
3º milagreCompreender o que é que
compramosNós não compramos “produtos”
Nós compramos:
ingredientes+forma (preparação e embalamento)
+tempo+lugar+serviços
4º milagre
Compreender o processo de compra
1.Selecionar produto•Para que serve o produto?•Pode ser substituído por outro com melhor rentabilidade?•Pode incorporar menos/mais mão-de-obra?•Prazo de validade adequado à nossa capacidade de armazenamento?•Pode ser negociado individualmente, ou em cabaz?
2. Verificar conformidade do produto com a especificação
• Conformidade “no papel”• Peso• Aspecto/estado de conservação• Temperatura• Embalamento
…é importante vistoriar armazém e camiões do fornecedor…a segurança é sua responsabilidade
3. Avaliar Fornecedor e Condições de Entrega
• Antecedência da encomenda/ Prazo de entrega
• Horário de entrega• Frequência de entregas• Exigência de encomendas mínimas• Capacidade do fornecedor responder a
imprevistos, e rapidez• Referências e Certificações do
Fornecedor
4. Comparar custo
• Prazos de pagamento• Preço, e a sua
consistência
Para fazer tudo isto bem feito, precisa do
5º milagre
Ter (ou obter) Capacidade Negocial
• Tempo
Capacidade Negocial
• Tempo• Know-how
Capacidade Negocial
• Tempo• Know-how• Poder negocial
Capacidade Negocial
HotelShop ajuda-o(a) no 5º milagre (obter know-how, tempo e poder negocial)
• Ajuda a conhecer o mercado
• Faz a contratação com múltiplos fornecedores (Centrais centralizam contratação)
• Reduz custos administrativos com muitos pagamentos (Centrais centralizam pagamentos)
• Proporciona preços mais baixos, beneficiando da capacidade negocial da central de compras
A Abastecedora Ideal
Teatro HotelShop
ABASTECEDORA IDEAL
“ONDE O CLIENTE NUNCA FICA MAL”
Abastecedora Ideal
30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado
36 Kg Maçã Starking 60/65
24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado
15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado
36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura
4,39€
0,65€
2,29€
6,99€
3,80€
DISTRIBUIDORAALIANÇA “QUANTO MENOR O NOSSO CUSTO
MAIOR A SUA POUPANÇA”
Distribuidora Aliança
30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado
36 Kg Maçã Starking 60/65
24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado
15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado
36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura
3,64€
0,45€
1,90€
6,40€
3,00€
Comparação
ABASTECEDORA IDEAL• 18 Armazéns, em todo o país• 200 Viaturas Transporte de
mercadorias• 100 Vendedores• Call Center c/atendimento
24 h/dia• 20 Operadoras no Call Center
constantes• Prazo Entrega – 2 Horas/pedido
c/entregas 24Horas /dia• Visita diária dos vendedores aos
clientes• Armazéns/Viaturas Lavados 3 vezes
ao dia com água desmineralizada
DISTRIBUIDORA ALIANÇA• 2 Armazéns Porto e Lisboa• 15 Viaturas Transporte Mercadorias• 4 Vendedores• Encomendas feitas por
telefone/Email/Fax• Entregas por Rota no máximo 2 vezes
por semana com janela de horas definidas
• Visita dos vendedores 1 vez por mês aos clientes
• Armazéns/Viaturas lavados 1 vez ao dia
Abastecedora Ideal Distribuidora Aliança
30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado
36 Kg Maçã Starking 60/65
24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado
15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado
36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura
4,39€ 3,64€
0,65€ 0,45€
2,29€ 1,90€
6,40€6,99€
3,80€ 3,00€
TOTAL DA ENCOMENDA 451,71€ 375€
POUPANÇA / ANO 17%
POUPANÇA 76,71€3.988,92€
A Abastecedora IdealTeatro HotelShop (Porto)
Cast
ALUNA………………………………………………Inês de Castro (Infantário da Esperança)
MIGUEL PAREDES ALVES………………..….Vasco da Gama(Infantário da Esperança)
LUÍS VIEIRA DA SILVA………..…………..Fernão de Magalhães(Abastecedora Ideal)
JOÃO ALVES………………………………….…..Bartolomeu Dias (Distribuidora Aliança)
Intervalo
Os 40 ladrões nas compras
João Alves
Relação qualidade/preço
Os 40 ladrões
Factores determinantesConhecimento dos
produtosEficácia dos produtos NecessidadeRacionalidade (compra
programada)
Optimização da relação Qualidade/Preço
Os 40 ladrões
• na Compra• na Receção de Mercadorias• no Armazenamento• no Aviamento às secções• na Pré-Preparação• na Produção• no Serviço
Compra1. Comprar demasiada quantidade2. Comprar quantidade insuficiente3. Comprar tarde ou cedo demais4. Comprar sem especificações -
qualidade, peso, tipo5. Não ter uma politica de compras com
pesquisa de mercado6. Não ter um orçamento para compras7. Sem controle de faturas e preços8. Corrupção
Receção de Mercadorias
9. Roubo por quem recebe as mercadorias10.Falta de registo de entradas11.Inexistência de sistema de créditos para
bens não recebidos, estragados ou de baixa qualidade
12.Falta de pesagem e controle da mercadoria à entrada
13.Produtos perecíveis deixados fora de armazém
Armazenamento 14.Mercadorias mal acondicionadas/embaladas15.Armazenamento à temperatura ou humidade
impróprias16.Falta de inspeção diária dos produtos
armazenados17.Má higienização do economato e dos
equipamentos de frio18.Preços da fatura não controlados19.Falta de inventário (periódico ou
permanente)20.Falta de atribuição de responsabilidade pela
receção/controle de mercadorias
21.Falta de registo e controle das saídas do economato
22.Autorizar entrada de estranhos no economato sem a presença do responsável
Aviamento às valências
Pré-Preparação23.Falta de ementas mensais com
cálculo de refeições a servir por cada prato
24.Não utilização de fichas técnicas de prato (receitas pré-aprovadas, pesadas e calculadas)
25.Excesso de corte de legumes e carne26.Falta de controle do rendimento de
cada peça (% da peça que é aproveitada)
27.Escolha indevida de produtos com/sem mão de obra incorporada
Produção
28.Produção em excesso (desperdício)29.Métodos de confeção errados30.Cozinhar a temperaturas erradas
e/ou demasiado tempo31.Má programação de alimentos a
confecionar (demasiado cedo ou demasiado tarde)
Serviço
32.Mau doseamento de pratos (não cumprimento das capitações)
33.Utensílios para servir (empratar) de dimensões diferentes
34.Falta de aproveitamento de sobras depois do serviço
35.Falta de verificação das doses servidas
36.Desleixo
37.Falta de verificação do nº de dietas/pratos normais servidos
38.Falta de comparação entre os custos orçamentados, os reais e apuramento das discrepâncias
39.Falta de separação entre custos de alimentação dos utentes e do pessoal
40.Caixote do lixo
Em resumo:
NA GESTÃO DE COMPRAS É FUNDAMENTAL:
• Estar atento ao Ali Babá e aos 40 ladrões
• Saber escolher e avaliar produtos
• Seleccionar os melhores parceiros
• Fazer bem as contas e não ir só atrás do preço
Teatro HotelShop
O LAR DOS BONS AMIGOS
Francisco EspertoTangas e
Irmão, Lda
Eugénio VerdeHotel dos Bons
Amigos
O Lar dos Bons AmigosTeatro HotelShop (Porto)
Cast
LUIS VIEIRA DA SILVA………………….……….Eugénio Verde (Hotel dos Bons Amigos)
MIGUEL PAREDES ALVES………………….………..Francisco Esperto (Tangas & Irmão)
WEBSITE:www.hotelshop.p
t
FACEBOOK:hotelshop
CONTACTOSMargarida Sousa Guedes
(Lisboa) 927 050 159
Luís Vieira da Silva (Porto)964 375 657