Inovação e informaticidade ao seu alcance Automação de processos de negócio visando vantagem competitiva Fortaleza, março de 2013

Inovação e informaticidade ao seu

alcance

Automação de processos de negócio visando vantagem competitiva

Fortaleza, março de 2013

Seção 1: EMPRESA

Inovação e informaticidade ao seu

alcance

A GANEO é uma empresa especialista em tecnologia, que conta com um time altamente certificado e que, em mais de 4 anos de atuação, tem transformado soluções inovadoras em resultados que agregam valor ao seu negócio. Nossas principais linhas de atuação:

Acesse www.ganeo.com.br e descubra muito mais.

GED – Gerencia eletrônica de documentos;ECM – Enterprise Content manager;BPM – Gerenciamento de processo de negócios;Workflow – Fluxo de informações dentro da empresa; e Assinatura digital de documentos eletrônicos.

http://www.ganeo.com.br/

Kit para gestão de escritórios de advocacia

A Ganeo - Soluções em Tecnologia é uma empresa prestadora de serviços e consultoria voltados para a estruturação, organização, gerenciamento de documentos, gestão da informação.

Contamos com uma equipe composta por profissionais altamente qualificados, nas áreas de Processos, Documentação, Informação, Conhecimento e Tecnologia da Informação.

Atuamos no segmento público e privado, direcionamos nossos esforços para o desenvolvimento de produtos que respondessem à necessidade crescente de racionalização do tempo no processo de busca e recuperação de informações e conhecimentos.

A Ganeo Soluções em tecnologia oferece serviços de acordo com as necessidades específicas de cada cliente, buscando sempre superar expectativas e contribuir significativamente para a melhoria da performance de seus negócios.

Ganeo - A Empresa

Inovação e informaticidade

Seção 2: BPM

O que é BPM?

É uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir,

monitorar, controlar e melhorar processos de negócio automatizados ou não, para

alcançar os resultados pretendidos consistentes e alinhados com as metas estratégicas

de uma organização.

O que é BPMS?

Soluções de aplicações integradas de software para gerenciamento de processos de

negócio.

BPM e BPMS


Termos utilizados

Negócio: Se refere a pessoas que interagem para executar um conjunto de atividades

de entrega de valor a cliente e gera retorno de investimento para as partes

interessadas.

Processo: É o conjunto definido de atividades ou comportamentos executados por

humanos ou por máquinas para alcançar uma ou mais metas. Um processo de negócio

é definido como o trabalho ponta-a-ponta que entrega valor ao cliente.

Funções: São um grupo de atividades relacionadas a um objetivo ou tarefa particular.

(Exemplo: vendas, finanças e produção). As funções concentram-se em tarefas

individuais onde os processos de negócio focam o trabalho ponta-a-ponta As funções

são contínuas onde os processos de negócio definiram entradas e saídas.


O Ciclo de Vida BPM


O Ciclo de Vida BPM

Planejamento e estratégia: Estabelece a estratégia e o direcionamento do

gerenciamento de processos; Identifica papéis e responsabilidades organizacionais

apropriadas a BPM; patrocínio executivo, metas, expectativas de medição de

desempenho e metodologias.

Análise de processo de negócio: incorpora várias metodologias com a finalidade de

entender os atuais processos organizacionais no contexto das metas e objetivos

desejados. Assimila informações oriundas de planos estratégicos, modelos de processos,

medições de desempenho, mudanças no ambiente externo e outros fatores.


O Ciclo de Vida BPM

Desenho e Modelagem de processos de negócio: Focados no desenho intencional e

cuidadoso de como o trabalho ponta-a-ponta ocorre de modo a entregar valor aos

clientes;

Implementação de processos: É a implantação do desenho aprovado de processo de

negócio em procedimentos e fluxo de trabalho documentados e operacionais;

Inclui a implementação de políticas e procedimentos novos ou revisados.

Monitoramento e Controle: proveem informações-chave de desempenho de processos

por meio de métricas relacionadas às metas e ao valor para a organização.

Refinamento: trata aspectos de ajustes e melhorias pós-implementação de processos

com base nos indicadores e informações-chaves de desempenho.


Diagrama X Mapa X Modelo

Diagrama: Notação simples do fluxo básico de um processo.

Modelo: Maior precisão do que um diagrama, apresenta relacionamentos com

outros elementos, tais como atores, eventos, resultados e etc...


Propósitos da Modelagem

•Documentar claramente um processo existente;

•Treinamento;

•Utilizar como uma avaliação X padrões e conformidade requerida;

•Identificação de oportunidades de melhoria;

•Base para comunicação e discussão;

•Descrição requisitos para uma nova operação.


Padrões da Modelagem e Notações

BPMN

•Diagrama de fluxo de tarefa simples;

•Diagrama de fluxo de tarefas mais detalhado e

complexo;

•Diagrama tradicional com raias;

•Diagrama de colaboração (utilização de piscinas,

artefatos e mensagens);

•Diagrama de processo de alto nível;

•Diagrama de processo de negócio em baixo nível.


Análise de Processo

•É o que possibilita a criação de um entendimento comum sobre os processos e seu alinhamento com os objetivos do negócio.

•O resultado da análise de processo deve representar e mostrar claramente o que realmente está acontecendo no negócio – Não o que se acha ou deseja.

•É uma visão imparcial – sem buscar culpados!

•É a base para se fazer o Desenho de Processos – To Be .

•A fase de Análise permite a criação da base de conhecimento necessária para a realização de iniciativas de Melhoria de Processos de Negócio.

Ao final da análise temos...

•Produção de reportes e documentos subjacentes;

•Provê acordo formal entre participantes e a garantia da exatidão da análise;

•Forma a base para apresentar resultados da análise para a gerência.


Documentação da análise

A documentação da análise pode incluir também:

•Avaliação do ambiente de negócio;

•Propósito do processo;

•Modelo do processo;

•Lacunas no desempenho do processo;

•Razões e causas para as lacunas;

•Redundâncias;

•Soluções recomendadas;

•A documentação deve apresentar a compreensão do estado atual do processo.


Desenho de Processo

Por que realizar desenho de processos?

•Para garantir o uso das informações da fase de Análise de Processos ;

•Para garantir que a eficácia e a eficiência de um processo;

•Para garantir que o processo produza os efeitos desejados e da forma planejada;

•Para direcionar verdadeiramente o novo processo .

•Para alcançar a melhoria da capacidade competitiva (desenvolver o plano para atingir o estado desejado).


Envolvidos no Desenho do Processo

• Liderança executiva: Certifica que o processo desenhado atende corretamente às necessidades da organização; Aprova as mudanças antes que elas ocorram.

• Equipe de desenho de processo: Equipe interfuncional de indivíduos que representem partes interessadas e validam o novo desenho;

Participantes, especialistas de assunto, clientes que testam o novo processo.

• Especialistas de assunto: Indivíduos que possuam a especialização necessária para garantir que o projeto seja um sucesso.

Conhecedores do negócio e da tecnologia envolvida na realização .

• Facilitador: Lidera a equipe através do desenvolvimento do desenho futuro dos processos.Promovem assistência à organização e garantem a transformação eficaz do processo.

• Donos de processo: Ajudam a garantir que o novo desenho se alinhe aos objetivos requeridos, mantendo-se dentro do orçamento definido.


Preparando o Desenho

Revisão dos entregáveis da fase de análise:

•Documentação do estado atual;

•Escopo para o desenho;

•Lista de restrições;

•Metodologias;

•Selecionar técnicas e ferramentas de modelagem;

•Resultado da Análise.


Atividades chave do desenho de processo

•Desenho do novo processo;

•Definição de atividades dentro do novo processo;

•Definição de regras que controlem as atividades;

•Definição de handoffs de processos entre grupos funcionais;

•Definição de métricas desejadas no novo processo;

•Lacunas e comparações com o processo existente;

•Criação do desenho físico;

•Análise e desenho da infra estrutura de TI;

•Simulação, teste e aceite do modelo;

•Criação de um plano de implementação.


Definição de atividades dentro do novo processo

•Atividades são uma série de passos realizados para a execução de um processo;

•Qualquer método/técnica para definição é válido, desde que as atividades possam seguir uma ordem, e ao término, representem o processo final.

Para ter sucesso:

• Mantenha o foco nas atividades – não nos atores;

• Mantenha o processo o mais simples possível;

• Tente criar paralelismo entre atividades .


Comparação com processos existentes

•Deve-se comparar o processo atual com o novo;

•Ajuda a delimitar as mudanças necessárias;

•Serve como demonstrativo de “ganhos” com o novo processo;

•A documentação das comparações pode garantir uma maior aderência da nova forma de gestão e execução do processo;

•Pode se valer de ferramentas de simulação e análise modernas, ou utilizar planilhas demonstrativas.


Princípios de Desenho de processo

•Desenho em torno de interações com o cliente;•Desenho através de atividades de agregação de valor;•Trabalho sendo realizado onde faz mais sentido;•Estabelecer ponto único de contato;•Criar processo separado para cada grupo;•Assegurar fluxo continuo;•Antecipar necessidades de informação no fluxo do processo;•Capturar informações uma vez na fonte e compartilhar;•Redesenhar e depois automatizar;•Assegurar qualidade no inicio;•Padronizar processos;•Colocar equipes juntas ou em rede para questões complexas;•Considerar terceirização de processos de negócio.


Regras de negócio

• Regras de negócio definem como e quando uma atividade específica pode ser executada e ajudam a controlar o fluxo da atividade.

• Ótima oportunidade de eliminação de trabalhos menos nobres e repetitivos;

• Evite complicar as regras de negócio;

• Regras e Processos simples = maior chance de sucesso.


Monitoramento e controle de operações

• Entender as métricas torna possível ao gestor atribuir valores à melhoria ou transformação de processos.

• A medição contínua, o monitoramento e o controle são importantes para o alcance dos resultados esperado.

• O monitoramento e o controle são instrumentos para o gerenciamento de mudanças de processos.

• Quando o negócio muda, o processo muda e o monitoramento e controle definem a mudanças que deve ocorrer para que o resultado esperado seja alcançado.


O que medir

Onde obter informações:

• Qualidade - Na entrada e na saída;

• Satisfação - No processo como um todo;

• Taxas de erros e defeitos – entrada e saída;

• Custos- recursos usados no processo;

• Custo de oportunidade – saídas;

• Capacidade – saída do processo;

• Tempo – processo todo (subdividido em fornecedor, entrada, saída e cliente).


Métodos de medição

Existem dois modos de coletar informações:

1. Manual;

2. Com apoio de softwares;

Todos os diversos métodos de medição utilizados hoje em dia possuem alguma associação com software ou ferramentas baseadas em planilha que podem ser utilizadas.



Suporte à decisão para donos e gestores de processo

• A noção de suporte à decisão realmente começa com o planejamento de “quando”, “o quê” e “como” o desempenho de processos será medido, gerenciado e controlado.

• Muitas organizações utilizam a estrutura de trabalho do Balanced Scorecard para suporte à decisões.

•Business intelligence geralmente trata o gerenciamento e controle do desempenho do processo dentro do contexto da organização.

•Painéis de controle são uma forma de suporte à decisão e têm sido chamados como Business intelligence & Analytics.


Considerações para o sucesso

•Adequação de competências: pessoas que executarão o trabalho têm as competências para fazer o trabalho de forma eficaz para alcançar os resultados desejados;

•Papéis e responsabilidades: garantindo que esses aspectos são claros para as pessoas;

•Estrutura organizacional: estruturando a nova organização para tirar proveito do novo processo, mas também para gerenciar de forma efetiva;

•Ganho de poder com prestação de contas: valendo em dobro para gestores de processo que serão donos do desempenho do processo organizacional;

•Ganho de poder com prestação de contas: valendo em dobro para gestores de processo que serão donos do desempenho do processo organizacional;

•Objetivos e medições de desempenho: devem estar vinculadas a papéis juntamente com a correspondente compensação e incentivos para direcionar o comportamento desejado;

•Oportunidades de crescimento pessoal: as pessoas querem sentir que podem crescer dentro dos novos papéis.


Considerações para o sucesso

Colaboração em Grupo de Trabalho

•Um dos fatores-chave de sucesso mais importantes é o envolvimento e a interação da gerência, modeladores de processo, pessoas que realizam as tarefas dos processos e representantes de tecnologia da informação na análise, desenho e implementação de iniciativas de BPM;

•Esforços para melhorar processos irão envolver a cooperação e colaboração de grupos de indivíduos, começando com análise, desenho e modelagem de processos, e continuando com a implementação e gerenciamento da execução de processo.

•Isto implica em um permanente e contínuo comprometimento organizacional para gerenciar processos da organização. Com um ciclo de feedback sem fim e com processos de negócio alinhados com estratégias organizacionais e desempenho esperado.


•Redesenho: É o repensar ponta-a-ponta sobre o quê o processo está realizando atualmente; Embora possa levar a mudanças significativas, essas mudanças continuam a ser baseadas em conceitos fundamentais do processo existente.

•Reengenharia: Repensar fundamental e o redesenhar radical de processos de negócio para alcançar melhorias dramáticas em medições-chave e contemporâneas de desempenho, tais como custo, qualidade, serviço e velocidade”.

•Implementação: É a realização do desenho aprovado de processo de negócio em procedimentos e fluxo de trabalho documentados, testados e operacionais; Implementação de políticas e procedimentos novos ou revisados;Compreende os processos primários de execução e suporte; processos de gerenciamento e acompanhamento; regras de negócio relacionadas aos três tipos de processos e componentes de gerenciamento de processos de negócio.

Atividades relacionadas


Por que tecnologia é importante?

• Gerenciamento eficaz e sustentável de processos de negócio não pode ser alcançado sem a integração e implantação de tecnologias adequadas para prover suporte a operações e gerenciamento de tomada de decisão.

•Tornam os esforços de realização das tarefas de gerenciamento de processos mais eficazes e eficientes.

• A aplicação de tecnologia é efetiva quando a complexidade do processo ou a quantidade de informação a ser processada é grande para gerenciar com métodos manuais.

• Tecnologias disponíveis incluem software de desenho, processadores de texto e planilhas eletrônicas com capacidade de desenho, software sofisticados de mapeamento e elaboração gráfica e ferramentas habilitadas via web com links para outras informações.

• Outras tecnologias úteis para análise e modelagem de processos de negócio podem envolver modelagem e simulações do processo.


Tecnologias de suporte à implementação

• Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Capturam, organizam e proveem informações necessárias à execução de passos em um processo; Acrescentam métodos para descrever, classificar e indexar documentos e facilitar recuperação eficiente de dados; Aplicações GED também podem prover suporte à Administração de Repositório de Processos.

•Formulários Eletrônicos para captura e distribuição de informaçõesProveem um método estruturado para capturar e apresentar informação;Representam uma importante interface com o usuário para capturar, exibir, redirecionar e compartilhar informações úteis.

• Automação e gerenciamento de fluxo de trabalhoEnvolve sistemas que fornecem informação necessária para cada atividade em um processo;Gerenciam o fluxo e informação com base em um conjunto de regras.• Redirecionamento e gerenciamento de fluxo de trabalhoFunções básicas de gerenciamento e administração podem incluir a habilidade de modificar o fluxo de trabalho com base em atrasos de tempo e volume;Em algumas aplicações, usuários serão apresentados a um dashboard ou informações exibindo informações atuais de fontes distintas de informação.


Tecnologias de suporte à implementação

• Business Process Execution Language (BPEL) É uma linguagem de programação otimizada para execução de atividades de processo que descreve formalmente um processo de negócio, executa os passos no processo e coordena informação provinda de uma variedade de fontes; se encaixa na estrutura de trabalho de arquiteturas orientadas a serviço e otimiza o uso de Web Services e será utilizada para para codificar atividades de processos executáveis;

•Business Process Modeling Notation (BPMN) utilizada para desenho gráfico de processos;

•Extensible Process Definition Language (XPDL) para especificar formato de arquivo compatível com padrões da notação BPMN que provê formato comum para compartilhar modelos de processos entre ferramentas.

•Web Services Description Language (WSDL) é uma linguagem baseada em XML utilizada para descrever Web Services.

•EXtensible Markup Language (XML) para compartilhar dados e documentos em formatos bem definidos;


Vantagens da automação de processos

Vantagens

•Podem produzir aumentos significativos em eficiência, tais como gerenciamento de grandes quantidades de documentos e dados, distribuição geográfica de informação a pessoas do grupo de trabalho, redução do tempo em tomar ações críticas;

•Pode ajudar na garantia de conformidade com políticas necessárias para conformidade legal e regulatória críticas;

•Pode fornecer informação necessária no tempo certo para que a gerência mensure o desempenho dos processos de negócio.


Seção 3: GANEO FÁBRICA DE AUTOMAÇÃO

Funcionamento da fabrica - Construção

Passo 1: A analise e redesenho (AS IS e TO BE) é feita por profissionais parceiros de negócio próximos ao cliente, sendo um dos artefatos resultantes dessa análise um modelo de processo e/ou vários subprocessos desenhado na ferramenta bizzagi, o documento de diagnostico, o manual de procedimentos e os dados de entrada.

Passo 2: A Ganeo redesenha o modelo orquestrando o processo tendo insumo de entrada os itens gerados no passo 1 e como saída um novo modelo que será a base do modelo de automação desenhado na ferramenta Intalio, esse redesenho é necessário e junto com o protótipo das telas representa de o que será construído.

Passo 3: O parceiro homologa o modelo redesenhado(TO RUN) e o protótipo com o seu cliente

Passo 4: A empresa Ganeo e o Parceiro criam um cronograma de execução com a estimativa aproximada da data de entrega e com a estimativa de horas necessárias para compor o preço que será cobrado pela automação.

Passo 5: O parceiro realiza o treinamento da ferramenta junto ao cliente


Como funciona


Ferramentas de comunicação entre o parceiro e a Ganeo

• Skype com áudio e vídeo.

• Email respondido sempre em menos de um dia.

• Documentos e Termos de Aceite durante as fases do projeto digitalizados assinados e digitalizados.

• Contatos por telefone fixou ou celular.

• Gastos com viajem como diária e hospedagem pagos pelo parceiro ou pelo cliente mediante comprovantes de recibo.

• Controle de versão com todos os artefatos disponíveis


•Interface Totalmente WEB.

•Integração com AD/LDAP para controle de acesso.

•Upload de documentos no BPMS.

•Integração com ECM Alfresco (componente requer licença de uso).

•Baseado em ferramenta Java com padrões definido pela Apache software fundation.

•Integração com serviços e base de dados externas ao BPMS.

•Acesso ao código fonte da ferramenta e da automação desenvolvida.

Características do produto final


Certos recursos da ferramenta de automação Intalio necessitam de licença de uso se forem utilizados como o BAM ou o BRE.


Modelo TO BE (bizaggi)


Modelo TO RUN (intalio)


Modelo TO RUN (intalio)


Processo automatizado


Informações em tempo real em qualquer lugar


Estrutura SVN


Termo de aceite


Imagem mais que palavras


Seção 4: KIT GED PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS


O que é um GED?•O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é o somatório de todas as tecnologias e produtos que visam a gerenciar informações de forma eletrônica

•Um GED viabiliza o armazenamento, segurança, confiabilidade, compartilhamento e agilidade aos processos na utilização de documentos, facilitando economizando tempo e espaço físico nas organizações, bem como o gerenciamento do ciclo de vida da informação, desde a criação até a guarda permanente(arquivo inativo).

•As informações podem, ser criadas em mídias eletrônicas, revisadas, processadas a partir destas mídias e arquivadas eletronicamente, obedecendo a seguinte seqüência: Criação, Revisão, Processamento e Arquivamento

•A tecnologia GED Gerenciamento Eletrônico de documentos, iniciou com a conversão de documentos em papel em imagens digitalizadas. Uma vez em seu computador, estas imagens de documentos podem ser pesquisados em segundos, compartilhadas e distribuídas. Milhares de organizações em todo mundo, usam sistemas de GEDs todos os dias, ao invés de usarem sistemas de arquivamento de papeis.



GaneoGED

O GaneoGED é uma solução de Gerenciamento eletrônico de documentos que permite a digitalização e consulta de documentos na web e em dispositivos como tablets e celular.

Através da digitalização, os arquivos em papel são convertidos para o meio digital, podendo ser assinado digitalmente com certificado digital e transformados em imagens ou gravados e exibidos em arquivos em diversos formatos.

O GaneoGED utiliza interface totalmente web, simples fácil e intuitiva.



• Catalogação e armazenagem: o sistema possui avançadas ferramentas para o cadastramento lógico e ordenado de documentos, imagens digitais e arquivos eletrônicos, que garantem a posterior realização de consultas e acesso às informações de forma rápida e precisa.As ferramentas podem ser configuradas para cada necessidade, permitindo a identificação dos dados a serem armazenados conforme as características que os individualizam: departamento de origem, título, nomes, datas, números etc.

• Pesquisas: de forma simples e ágil a partir de qualquer computador conectado à internet, visualizando todas as informações relacionadas ao assunto pesquisado: imagens digitais, arquivos digitais e o local exato de acondicionamento dos documentos em papel.

GaneoGED – Principais características



O GaneoGED é composto de 3 módulos:

•Digitalizador – Módulo responsável por digitalizar e indexar os documentos, compatível com diversos modelos de scanner profissionais e semi-profissionais e assinar o documento digitalmente.

•Visualizador – Com o visualizador é possível realizar pesquisas para encontrar o documento de forma simples e rápida, alem da sua localização física, e exportar para diversos formatos.

•Workflow – Permite enviar o documento a outros usuarios que utilizam o sistema ou enviar os documentos por email, para aprovação ou outras necessidades da empresa.

GaneoGED - Módulos



•Acessibilidade : o documento fica acessível a qualquer utilizador credenciado onde quer que se encontre, até mesmo fora das instalações da empresa ( via Internet );•Rapidez de acesso à Informação;•Baixos custos de manutenção dos sistemas de armazenamento lógico;•Segurança e confidencialidade garantida através de restrições lógicas de acesso à informação;• Imagens nítidas e de tamanho reduzido.•Serviço eficiente e rápido.•Eventual possibilidade de eliminação do documento físico• Evita e previne quanto à perda de documentos.•Diminui, drasticamente o espaço de armazenagem de documentos.•Facilita o gerenciamento dos documentos.•Os documentos são encontrados instantaneamente.• As imagens dos documentos são disponibilizadas a todos.

GaneoGED – Benefícios após a implantação



•Empresas que trabalham com uma grande quantidade de documentos.

•Empresas que querem reduzir custos e otimizar seus procedimentos, ganhando mais tempo na consulta e processamento das informações.

GaneoGED – Indicado para quem?



•Consulta aos documentos digitalizados, rápida e simples;•Controla a localização física do documento (Caixa, Estante, etc. );•Exportação e visualização do documento;•Indexação e pesquisa por índice;•Interface de fácil acesso ao usuário em português;•Digitalização de imagens em Lote e Avulsa;•Perfil de acesso as funcionalidades do sistema;•Fluxo de trabalho do documento;•Suporte a imagens coloridas, em preto e branco e tons de cinza;•Suporte aos formatos TIFF, JPG e PDF;•Reconhecimento de caracter nas imagens digitalizadas (OCR) ;•Compatibilidade com scanners padrão TWAIN;•Backup documentos ;•Envio dos documentos por email;•Integração com o AD e LDAP.•Disponibilização de webservices para integração com sistemas pré-existentes ;

GaneoGED – Funcionalidades disponíveis



•Digitalização e disponibilização de todos os documentos do CENSO de servidores públicos. +600.000 documentos;

•Digitalização de mais de um milhão de documentos, documentos de processos de pensão, processos de aposentadoria e fichas médicas;

GaneoGED - Cases de sucesso



GaneoGED - Login da aplicação – Módulo WEB



GaneoGED - Visualização do documento no formato PDF


GaneoGED - Visualização do documento no formato DICOM

Kit para gestão de escritórios de advocaciaInovação e

informaticidade


GaneoGED - Consulta dos documentos por vários índices pré-definidos



GaneoGED - Dados da localização física do documento



GaneoGED - Dados do usuário que incluiu o documento



GaneoGED - Dados da assinatura digital



GaneoGED - Dados da pessoa vinculada ao documento



GaneoGED - Tela de inclusão dos tipos de índice



GaneoGED - Tela de inclusão de novo projeto



GaneoGED - Tela de inclusão de novo tipo de índice



GaneoGED - Cadastrar nova localização física



GaneoGED - Cadastrar nova localização física, detalhe de nova estante.



GaneoGED -Inclusão de novo documento – Dados do projeto



GaneoGED -Inclusão de novo documento – Inclusão índices



GaneoGED -Inclusão de novo documento – Selecionando arquivo


Seção 5: KIT GANEO PARA ESCRITORIOS DE ADVOCACIA ( sugestão de formatação de produto)


O KIT Ganeo BPM para escritórios de advocacia, reúne em um único projeto os principais processos necessários a gestão de escritórios de advocacia:

• Automação dos principais processos de negócios de um escritório de advocacia, tais como: Processo de correspondente, Processo de serviços externos, Processo de adiantamento / reembolso e Processo de pagamento.

• Digitalização, indexação e pesquisa de todos os documentos do escritório de advocacia com software de ECM em segundos, com visualização na web e em dispositivos móveis como celulares e tablets.



Processo Correspondente.

Um Correspondente Jurídico é um prestador de serviços que está em outro estado ou País, contratado para dar andamento em processos que estão distribuídos em Comarcas ou Foros diferentes do Operador de Direito. Desta maneira o Operador de direito está resolvendo seus processos com mais eficiência, praticidade e segurança, além de estar economizando com transportes, traslados, taxas alfandegárias, estadia, alimentação e encargos trabalhistas contratados e suas respectivas despesas

O objetivo da automatização desse processo é gerenciar e otimizar de forma efetiva todo o processo de solicitação de contratação de correspondentes. Esse processo contempla também o gerenciamento da fase da execução de diligência / audiência por parte do prestador de serviço, a necessidade da revisão do serviço prestado, até a autorização final para o devido pagamento do correspondente contratado e suas respectivas despesas.



Processo CorrespondenteInovação e

informaticidade


Processo Correspondente - Solicitação

Detalhamento das informações do CASO que será oferecido para contratação do correspondente .



Processo Correspondente – Tomar ConhecimentoCorrespondente realiza e registra o ACEITE para a execução do serviço.



Processo Correspondente – Diligência / Audiência.Correspondente detalha as informações da Diligência/Audiência realizada, anexando documentos e informando as despesas realizadas.



Processo Correspondente – Revisão do serviçoO contratante avalia o serviço realizado pelo Correspondente e autoriza o pagamento.



Processo Serviços Externos

No dia a dia do segmento jurídico existe, por conta dos casos/processos atendidos, uma grande quantidade de documentos / contratos, que demandam um gasto consideravelmente alto com serviços externos como MotoBoy, Correio e Cartório.

O objetivo da automatização do processo de contratação de serviços externos é controlar e apropriar cada despesa de acordo com os respectivos casos/processos originários, e assim criar uma visão de apuração individual do resultado.



Processo Serviços Externos



Processo Serviços Externos - Solicitação

Solicitação do serviço Externo, identificando o Tipo : Motoboy, Correio ou Cartórios



Processo Serviços Externos – AprovaçãoAprovação do serviço externo de expedição do documento



Processo Serviços Externos – StatusAtualização do Status Intermediário do Serviço, realizado pelo administrativo.



Processo Serviços Externos – ValoresAtualização do como finalizado e inclusão dos respectivos valores.



Processo Serviços Externos - FinanceiroAprovação dois valores do serviço pelo departamento financeiro



Processo de Adiantamento / Reembolso

No decorrer do atendimento ao cliente/caso, existem vários tipos de despesas envolvidas. Essas despesas podem ser operacionais ( deslocamento, traslado, etc), de expedição (motoboy, cartório, correios) ou custas processuais ((que são o montante correspondente às despesas recorrentes da tramitação do processo).

O objetivo da automatização desse processo é garantir que os executores do atendimento ao cliente/caso receberão os adiantamentos solicitado, bem como serão reembolsados no caso de anteciparem por conta própria esses gastos. Também é o objetivo do processo garantir a apropriação dessas despesas no respectivo cliente/caso.



Processo de Adiantamento / Reembolso



Processo de Adiantamento / Reembolso – SolicitaçãoInclusão do detalhamento do adiantamento ou reembolso solicitado



Processo de Adiantamento / Reembolso – AprovaçãoAprovação do montante desejado para o adiantamento ou Reembolso



Processo de Adiantamento / Reembolso – RecebimentoConfirmação do recebimento do montante do solicitado no adiantamento



Processo de Adiantamento / Reembolso – Prestação de ContasPrestação de contas de cada tipo e valor de despesa relacionado com o Cliente/Caso solicitado no adiantamento.



Processo de Adiantamento / Reembolso – Confirmar Prestação de contasConfirmação, por parte do departamento Financeiro, de forma individual, de cada despesa informada na prestação de contas.



Processo de Pagamentos

No segmento jurídico, os departamentos financeiros vivem um grande desafio devido ao volume de despesas decorrentes dos acontecimentos aos clientes/casos.

O objetivo da automatização desse processo é registrar os pagamentos efetuados com a correta apropriação cliente/caso, bem como garantir a correta aprovação e o controle dos pagamentos nas datas exigidas.



Processo de Pagamento - SolicitaçãoSolicitação do respectivo pagamento, detalhando as informaões financeiros e o tipo de despesa.



Processo de Pagamento - AprovaçãoAprovação do pagamento discriminado



Processo de Pagamento - ConfirmaçãoConfirmação do pagamento, com a respectiva data da realização


Seção 6: KIT NEO GED + AUTOMAÇÃO + ECM

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