Manual Met Gerenciamento Projetos - Vol 02 - Modelos · guia teórico em Gerenciamento de Projetos, ... fundamentos trará benefícios preciosos que são indispensáveis para o sucesso

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CAPA

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Governo do Estado da Bahia Secretaria da Administração

METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA

VOLUME II

Salvador 2007

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GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA Jaques Wagner SECRETARIA DA ADMINISTRAÇÃO Manoel Vitório da Silva Filho Companhia de Processamento de Dados do Estado da Ba hia – PRODEB Alexandre Vasconcelos Junqueira Coordenação de Gestão de Tecnologias da Informação e Comunicação – CGTIC Nilma Ricardo Superintendência de Gestão Pública – SGP Victor Emmanuel Maia Fonseca Equipe Técnica Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia - PRODEB Aurélio Pires Júnior Elias de Oliveira Sampaio Luciana Vitta Pires de Souza Maria das Graças Mendes de Aguiar Domingues Nildete de Castro Gavazza Coordenação de Gestão de Tecnologias da Informação e Comunicação - CGTIC Carlos Loureiro Carneiro Ernani Marques dos Santos José Ricardo Palomo Tanajura Ricardo Veloso Fontoura SGP/Coordenação de Planejamento de Gestão - CPG João Humberto de Araújo Torreão Luciano dos Santos Lima Luiz Carlos Maciel Calmon Almeida Maria de Fátima Freitas Sampaio Colaboração SGP/Coordenação de Desenvolvimento de Gestão - CDG Helayna Góes Soares Rita de Cássia Sá e Freitas Gabinete do Secretário/SAEB Marden Binderl Gaspar (Diagramação) Apoio UCE Luciane S Pereira Bastos

Secretaria da Administração, 2ª Avenida nº 200, tel.: 3115-1649 CEP 41745-003 – Centro Administrativo da Bahia – CAB

Bahia. Secretaria da Administração.

Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado da Bahia, vol. II. – Salvador: Secretaria da Administração/ PRODEB/CGTIC/SGP, 2007.

p. 104 1. Administração pública – Bahia. I. Título

CDU: 35.078.2(035)

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Apresentação A Secretaria da Administração - SAEB, empenhada em disponibilizar instrumentos eficientes que proporcionem a melhoria da gestão da Administração Pública Estadual, desenvolveu uma Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos, em parceria com a Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia – PRODEB, baseada nos fundamentos do PMBOK, guia teórico em Gerenciamento de Projetos, reconhecido mundialmente. O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas na elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos, a fim de atender as necessidades e expectativas das partes envolvidas. Assim, o uso sistemático desses fundamentos trará benefícios preciosos que são indispensáveis para o sucesso na condução dos projetos. Tais benefícios podem ser: maior comprometimento com objetivos e resultados; disponibilidade de informação para a tomada de decisão; maior integração entre as áreas funcionais; aumento de qualidade e produtividade; redução dos prazos e custos; otimização da utilização de recursos humanos; e melhor retorno sobre o investimento. O presente Manual apresentará os principais conhecimentos, ferramentas e técnicas, além de alertar sobre as principais habilidades necessárias para uma boa gestão de projetos, e orientar para que a utilização desses elementos seja implementada de forma sistematizada. Desta forma, a Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos é demonstrada através de 03 (três) Módulos: Conceitual, Procedimentos e Modelos de Documentos e Exemplo de um Projeto, agrupados em 02 (dois) volumes. O Volume I, composto pelos Módulos:

I - Manual Conceitual traz o modelo organizacional que dará suporte à aplicação da metodologia pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, os personagens reconhecidos nesse cenário, os instrumentos criados especificamente para a metodologia ora apresentada e sua forma de regulamentação. Adicionalmente, o Módulo Conceitual disserta brevemente sobre objetivos, conceitos, princípios e argumentos para a estruturação dos projetos.

II – Manual de Procedimentos, estão todas as orientações operacionais, assim como a documentação necessária para a efetiva e eficiente gestão dos projetos no âmbito da Administração Pública Estadual. Dispõe ainda sobre as ferramentas tecnológicas de apoio para adoção da Metodologia. E o Volume II pelo Módulo: III – Modelos de Documentos e Exemplo de um Projeto, apresenta todos os modelos e exemplo de preenchimento da Documentação Proposta, trazendo ainda uma simulação completa da execução de um projeto, demonstrando registros, atas, planos de projeto (referencial e detalhado), homologação de produtos, relatórios de progresso, modificações de escopo e soluções propostas aderentes à Metodologia.

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Sumário APRESENTAÇÃO

1 MÓDULO III - MODELOS DE DOCUMENTOS........................................................................ 09

� Ficha do Projeto................................... ............................................................................ 11

� Termo de Abertura do Projeto....................... ................................................................. 12

� Plano de Projeto Referencial....................... .................................................................... 14

� Estrutura Analítica de Projeto – EAP............... .............................................................. 23

� Planejamento Executivo............................. ..................................................................... 24

� Plano de Projeto Detalhado......................... .................................................................... 25

� Termo de Alteração do Escopo....................... ............................................................... 30

� Relatório de Progresso............................. ....................................................................... 31

� Termo de Homologação de Produtos................... ......................................................... 32

� Termo de Homologação Final do Projeto.............. ........................................................ 33

� Ata de Reunião (Planejamento/Acompanhamento/Específ ica/Gerencial).................. 34

� Lições Aprendidas.................................. ......................................................................... 35

� Planilha de Orçamentação........................... ................................................................... 36

2 MÓDULO III - EXEMPLO DE UM PROJETO.............................. ........................................... 39

� Ficha do Projeto................................... ............................................................................ 41

� Termo de Abertura do Projeto....................... ................................................................. 42

� Plano de Projeto Referencial....................... .................................................................... 44

� Plano de Projeto Detalhado......................... .................................................................... 63

� Termo de Alteração do Escopo

− Termo de Alteração do Escopo – 20070201............ .............................................. 84 − Termo de Alteração do Escopo – 20070310............ .............................................. 85

� Relatório de Progresso

− Relatório de Progresso – 20070206.................. ..................................................... 86 − Relatório de Progresso – 20070330.................. ..................................................... 87

� Termo de Homologação de Produtos

− Termo de Homologação de Produtos – 20070320........ ........................................ 88 − Termo de Homologação de Produtos – 20070601........ ........................................ 89

� Termo de Homologação Final do Projeto.............. ..................................................... 90

� Ata de Reunião (Planejamento/Acompanhamento/Específ ica/Gerencial)

− Ata de Reunião (Acompanhamento) – 20070206......... ......................................... 91 − Ata de Reunião (Acompanhamento) – 20070330......... ....................................... 92

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� Lições Aprendidas.................................. ...................................................................... 93

� Caminho Crítico.................................... ......................................................................... 94

� Visões do Projeto.................................. ........................................................................ 95

� Programação de Tarefas............................. .................................................................. 101

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1. MÓDULO III – MODELOS DE DOCUMENTOS

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FICHA DO PROJETO

Código do Projeto Nome do Projeto Cliente

Código do Projeto

Nome Completo do Projeto

Nome Resumido do Projeto

Setor Responsável pelo Gerenciamento (Secretaria/ Superintendência/Diretoria/ Gerência/ Equipe)

Patrocinador

Gestor do Negócio do Projeto

Cliente (Setor responsável pelo Negócio, ex. Secretaria/ Superintendência/Diretoria/ Gerência/ Equipe)

Líder do Projeto

Equipe do Projeto

Data do Início

Data do Término

Objetivo

Pessoas com Acesso de Gravação na Pasta do Projeto

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TERMO DE ABERTURA DO PROJETO


Autorizo o início do Projeto, conforme os critérios abaixo: 1. Justificativa do Projeto

Deve-se responder sempre à pergunta: Porque executar o Projeto? Descrever as razões determinantes do Projeto ou requisitos do produto para o qual será realizado, assim como os fatores de motivação que levaram a abordagem do assunto. Verificar se ele está alinhado com o plano estratégico da organização e qual a sua relação.

2. Objetivos do Projeto

Os objetivos do projeto incluem os critérios mensuráveis para a seu do sucesso. Os projetos podem possuir uma ampla variedade de objetivos definidos por estes critérios que podem ser técnicos, de negócios, de custo, cronograma e qualidade. Os objetivos do projeto devem possuir atributos relacionados a uma métrica, como por exemplo, uma unidade monetária e um valor absoluto ou relativo tal como: inferior a 1,5 milhão de reais.

3. Produto(s) do projeto

Chama-se genericamente de produto, o resultado mensurável e verificável do trabalho. A descrição do produto geralmente envolve menos detalhes nas fases iniciais e mais detalhes nas fases posteriores, conforme as características do produto forem progressivamente elaboradas.

Item Produto A B C D E F

4. Identificação do Patrocinador*

Nome Cargo Dados para contato (telefones e e-mail)

5. Identificação do Gestor do Negócio do Projeto*


6. Identificação do Líder do Projeto*


*Definições contidas na Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos – Volume I (Módulo I)

7. Principais marcos e suas datas previstas

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O cliente ou a organização executora pode identificar marcos e colocar datas impostas nesses marcos do cronograma. Essas datas podem ser consideradas como restrições do cronograma.

Datas Acontecimento

8. Restrições organizacionais, ambientais e externa s

Descrever as restrições específicas do projeto associadas ao seu escopo que limitam as opções da equipe. Por exemplo, incluir um orçamento predefinido ou datas impostas (marcos do cronograma) divulgadas pelo cliente ou pela organização executora. Quando um projeto for realizado sob contrato, em geral as cláusulas contratuais se constituirão em restrições. As restrições listadas neste documento serão descritas de forma resumida, e serão normalmente mais numerosas e mais detalhadas, no item “Escopo do Projeto” contido no Plano de Projeto Referencial.

Item Descrição A B C D E F

9. Premissas organizacionais, ambientais e externas .

Descrever as premissas específicas do projeto associadas ao seu escopo e o impacto potencial dessas premissas, se não forem confirmadas. Freqüentemente, as equipes de projetos identificam, documentam e validam as premissas como parte do seu processo de planejamento. As premissas listadas, neste documento, serão descritas de forma resumida, e serão normalmente mais numerosas e mais detalhadas, no item “Escopo do Projeto” contido no Plano de Projeto Referencial.

Item Descrição A B C D E F

10. Orçamento sumarizado e retorno sobre o investim ento (se for aplicável). 11. Aprovação

Nome:

Papel no Projeto:

Data:

Ass.

Nome:

Papel no Projeto:

Data:

Ass.

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PROJETO (Nome do Projeto)

PLANO DE PROJETO REFERENCIAL

Salvador – Mês/Ano

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PATROCINADOR

( nome – cargo - empresa ) GESTOR DO NEGÓCIO DO PROJETO

( nome – cargo - empresa ) LÍDER DO PROJETO

( nome – cargo - empresa ) DEMAIS PARTICIPANTES DO PROJETO

SETOR / EMPRESA ( nome ) ( nome ) SETOR / EMPRESA ( nome ) ( nome ) ( nome )

SETOR / EMPRESA ( nome ) ( nome ) SETOR / EMPRESA ( nome )

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SUMÁRIO Apresentação 1. Objetivos do Projeto

2. Informações Históricas

3. Escopo do Projeto

3.1. Descrição do(s) Produto(s)

3.2. Entregas Intermediárias do Projeto

3.3. Requisitos do Projeto

3.4. Limites do Projeto

3.5. Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial

4. Restrições do Projeto

5. Premissas do Projeto

6. Equipes e Responsabilidades

7. Riscos Iniciais Definidos (preenchimento opciona l)

8. Principais Marcos e suas Datas Previstas

9. Estimativa Aproximada de Custos

10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opcional )

11. Retornos e Benefícios

12. Planos de Gerenciamento do Projeto

12.1. Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto

12.2. Plano de Gerenciamento do Tempo

12.3. Plano de Gerenciamento de Custos

12.4. Plano de Gerenciamento da Qualidade

12.5. Plano de Gerenciamento de Pessoal

12.6. Plano de Gerenciamento das Comunicações

12.7. Plano de Gerenciamento dos Riscos

12.8. Plano de Gerenciamento de Aquisições

13. Assinaturas

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Apresentação Este Plano apresenta as principais especificações do projeto e pretende servir de guia para o desenvolvimento do mesmo. Esta versão representa a linha de base do planejamento e será alimentada com as evoluções ao longo da execução do projeto, na versão do Plano de Projeto Detalhado. 1. Objetivos do Projeto

Ex.: Num projeto “Fazer Supermercado” o objetivo seria “Adquirir em quantidade suficiente os produtos (e apenas esses produtos) que necessitávamos antes do projeto”.


Relacionar os resultados das tomadas de decisões e o desempenho de projetos anteriores, que devem ser considerados quando estiverem disponíveis. Quando a iniciação envolve aprovação para a próxima fase do projeto, informações dos resultados das fases anteriores são, freqüentemente, críticas.

Item Descrição A B C



Embora a forma e o conteúdo das características do produto variem, a descrição do escopo deve sempre fornecer detalhes suficientes para dar suporte ao planejamento posterior do escopo do projeto. Não incluir aqui as entregas intermediárias, nem as entregas relacionadas com o gerenciamento do projeto. Ex.: No mesmo projeto “Fazer Supermercado”, os produtos seriam: “materiais de limpeza adquiridos, alimentos adquiridos, materiais de higiene pessoal adquiridos etc”.

Item Produto Características e Requisitos do produto Critérios de Aceitação

A B C D E F


As entregas intermediárias são os resultados auxiliares que podem ser relacionados com o produto ou documentação e relatórios de gerenciamento de projetos. As entregas podem ser descritas de forma sumarizada ou detalhada. Ex.: Ainda no projeto “Fazer Supermercado”, as entregas intermediárias seria a lista de compra, que permite que o projeto não fuja do foco, ou objetivo final.


Documentar as necessidades, desejos e expectativas das partes interessadas, convertendo-as em requisitos. Os requisitos descrevem as condições ou capacidades que devem ser atendidas ou possuídas para satisfazer um contrato, norma, especificação ou outros documentos formalmente impostos. Os requisitos são as condições necessárias para a obtenção de certo objetivo, para o preenchimento de certo fim, ou condição para se alcançar determinado fim. Esses requisitos devem ser analisados e priorizados.

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Identificar o que está incluído no projeto e o que não está incluído no projeto, evitando que uma parte interessada possa supor, que um produto específico será produzido pelo projeto.


Recomenda-se a utilização do WBS CHART PRO para criar a EAP a partir do arquivo EAP - Projeto Base - aaaammdd.wbs , localizado na área de projetos da rede. Deve-se fazer as adaptações no nome do arquivo e preenchê-lo decompondo o projeto até o nível de pacote de trabalho. Após a elaboração, trazer sua imagem para esta área do documento. A não existência da ferramenta não impede que a EAP seja criada manualmente.


Item Descrição A B C


Item Descrição

A B C D


Relacionar os membros da equipe do projeto e as partes interessadas identificadas até o momento, e as suas responsabilidades dentro do projeto. A hierarquia das equipes do projeto (organograma) também pode ser documentada nesse item.

6.1. Patrocinador

Nome Cargo Instituição

Item Responsabilidades A Autorizar o início do projeto. B Validar o planejamento do projeto. C Prover recursos financeiros para o projeto. D Contribuir na solução dos riscos do projeto. E Manter o nível de comprometimento das equipes.

6.2. Gestor do Negócio do Projeto

Nome Cargo Instituição

Item Responsabilidades

A Indicar os responsáveis para fornecimento das informações inerentes e necessárias para o andamento do projeto.

B Prestar todas as informações relativas às necessidades do projeto. C Validar todas as informações produzidas pelo projeto. E Homologar todas os documentos gerados pelo projeto.

6.3. Líder do Projeto

Nome Cargo Instituição Telefones E-mail

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Item Responsabilidades A Elaborar a documentação inicial do projeto B Providenciar a validação da documentação inicial do projeto C Elaborar e atualizar sistematicamente a documentação do projeto D Providenciar a validação da documentação atualizada sistematicamente E Programar, convocar e comandar as reuniões de acompanhamento do projeto, elaborando a ata. F Zelar pelo cumprimento dos prazos acordados G Elaborar as informações do projeto para divulgação e divulgá-las adequadamente H Providenciar a execução do projeto pelas equipes designadas I Garantir o cumprimento da metodologia de gerenciamento de projetos a ser adotada pelo projeto

J Providenciar a validação dos produtos do projeto junto ao Patrocinador e ao Gestor do Negócio do Projeto

6.4. Equipe ....................................... ..



A B C D E F G H I

6.5. Equipe ....................................... ...



A B C


Identifica os riscos conhecidos, até o momento, e que deverão ser detalhados no Plano de Gerenciamento de Riscos, contido neste documento.


Datas Acontecimento

A partir deste ponto, pode-se criar o arquivo Planejamento Executivo , através da EAP já definida, obtendo-se as principais datas do projeto, quando devem ser comparadas com as datas estimadas supracitadas, observando-se sua viabilidade. Após a elaboração, trazer as datas ajustadas para esta área do documento.

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A estimativa de custos do projeto indica o custo total esperado do projeto. É normalmente precedida de um modificador que fornece alguma indicação de exatidão e menciona a possível margem de erro.


Identifica os requisitos de aprovação que podem ser aplicados a itens como objetivos, entregas, documentos e trabalho do projeto.


Item Descrição

A B C


Os Planos de Gerenciamento citados abaixo devem ser preenchidos baseando-se nas orientações definidas no Módulo II – Manual de Procedimentos:

12.1. Plano de Gerenciamento do Escopo;

12.2. Plano de Gerenciamento do Tempo; 12.3. Plano de Gerenciamento de Custos; 12.4. Plano de Gerenciamento da Qualidade; 12.5. Plano de Gerenciamento de Pessoal; 12.6. Plano de Gerenciamento das Comunicações;

12.7. Plano de Gerenciamento de Riscos;

12.8. Plano de Gerenciamento de Aquisições;

Para o Plano de Gerenciamento de Riscos, item 12.7, considerar ainda:

IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS

Identificação interna ao projeto (partes envolvidas ) Risco identificado Identificado por Categoria

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

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AVALIAÇÃO DOS RISCOS

Construção G.U.T.

Gravidade (Máximo = 5) Dano ou prejuízo que pode decorrer da situação (do fator de risco)

Urgência (Máximo = 5) Urgência em solucionar / tratar o risco caso seja disparado

Tendência (Máximo = 5) Qual a tendência de evolução se nenhuma ação for tomada

RISCOS G U T Total (G+U+T)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

PLANO DE RESPOSTA AO RISCO

Riscos negativos ou ameaças

Descrição da ação para:

Risco Prevenir Transferir

Mitigar (abrandar, amansar, suavizar, aliviar,

diminuir, proclamar, atenuar)

Aceitar (justificativa)

Valor de contingência

planejado (R$) Responsável

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Riscos positivos ou oportunidades

Descrição da ação para: Risco

Explorar Compartilhar Melhorar Aceitar (justificativa)



1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

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13. Assinaturas

Nome: Nome:

Papel no projeto: Papel no projeto:

Data: Data:

Ass. Ass.

Nome: Nome:


Data: Data:

Ass.

Nome: Nome:


Data: Data:

Ass. Ass.

Nome: Nome:


Data: Data:

Ass. Ass.

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ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETO – EAP


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PLANEJAMENTO EXECUTIVO


25

METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJET OS DO ESTADO DA BAHIA

PROJETO (Nome do Projeto)

PLANO DE PROJETO DETALHADO

Salvador – Mês/Ano

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PATROCINADOR

( nome – cargo - empresa )

GESTOR DO NEGÓCIO DO PROJETO ( nome – cargo - empresa )

LÍDER DO PROJETO ( nome – cargo - empresa )

DEMAIS PARTICIPANTES DO PROJETO SETOR / EMPRESA ( nome ) ( nome ) SETOR / EMPRESA ( nome ) ( nome ) ( nome ) SETOR / EMPRESA ( nome ) ( nome ) SETOR / EMPRESA ( nome )

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SUMÁRIO Prezado (a) Líder do Projeto, o conteúdo do Plano de Projeto Referencial deverá ser copiado para essa versão do Plano de Projeto, que passará a ser o instrumento de registro durante todo o seu desenvolvimento, contendo todas as informações, detalhamentos e observações necessárias. Portanto, nesta página, copie o conteúdo integral do sumário do Plano de Projeto Referencial.

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Acompanhamento das atualizações do projeto OBS.: O líder deve estar atento para que as alterações de escopo sejam registradas. Além disso deverão ser formalizadas através do “Termo de Alteração de Escopo”. Quando o registro for apenas de relatos e considerações basta citar na tabela abaixo.

Data Mudanças

� pode relacionar o documento de “Registro de Alteraç ão de Escopo” � descrever de forma resumida o objeto alterado

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Apresentação Este documento foi produzido com base no Plano de Projeto Referencial, criado no momento do planejamento do projeto e contém inserções e complementos referentes às informações relevantes ocorridas durante o desenvolvimento do mesmo. Tais inserções encontram-se grifadas em azul e sublinhadas, a fim de destacá-las das informações originais.

Prezado(a) Líder do Projeto, copie o conteúdo do Plano de Projeto Referencial a partir do item Apresentação, e utilize este documento como base de registro de todas as ocorrências relevantes do projeto. Nenhuma informação pode ser retirada, sendo toda informação, incluída ou alterada, destacada em azul e sublinhada. Quando necessário, cite a data de atualização em azul, negrito, itálico e sublinhado.

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TERMO DE ALTERAÇÃO DO ESCOPO


Registra-se a alteração das informações conforme es pecificado abaixo: Caro líder de projetos, neste documento pode-se registrar a alteração de quaisquer itens relacionados ao Escopo do Projeto. Neste modelo é citado apenas um item para ilustrar a sugestão desse procedimento. Portanto, inclua o(s) item(ns) que necessitar(em) ser alterado(s) no projeto e registre adequadamente sua alteração. Posteriormente, providencie a avaliação das alterações pelas partes interessadas, e registre sua concordância. Lembre-se também de avaliar todos os impactos que tal(ais) alteração(ões) pode(m) provocar no projeto.

O item xxxx, Entregas Intermediárias do Projeto (an terior)

................................................................................... Por Entregas Intermediárias do Projeto (novo)

................................................................................... Observe-se a seguinte avaliação dos impactos provocados pela alteração acima:

• ................................. • ........................ • .................................

De acordo:

Nome:

Papel no projeto:

Data:

Ass.

Nome:

Papel no projeto:

Data:

Ass.

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RELATÓRIO DE PROGRESSO em dd/mm/AA


Esse documento pode ser um texto resumido, apontando as informações gerenciais mais importantes para o momento do projeto, por exemplo: 1. parecer sobre os prazos - descrever resumidamente como encontram-se as previsões de datas

marco, acrescentando quadros semelhantes aos que se seguem; OBS. Caso esteja sendo utilizado o MS Project, deve-se transportar o conteúdo desse item para o campo “Anotações” da tarefa nível 0 (nome do projeto) no Project.

Indicador Situação em 08/06 Situação atual(15/06)

Percentual executado do projeto: 29% 31%

Data estimada para implantação: 13/09/2005 16/09/2005

Variação em relação ao marco final (25/08): Atraso de 19 dias Atraso de 22 dias

Percentual da variação:* 13,6% 15,7%

*Até 10%: aceitável de 10% a 20%: requer ações de ajuste acima de 20%: acionar patrocinador

Em 06/02/07

EVENTO DATA TÉRMINO

ESTIMADA INICIALMENTE

DATA PROGRAMADA

QTDE DE DIAS CORRIDOS DE ATRASO

OBS

Plano de Projeto validado

31/01/07 07/02/07 7

Atraso devido ao compartilhamento do tempo da equipe com os outros projetos

Lista de participantes divulgada

20/03/07 20/03/07 0

Apesar do atraso do marco anterior, este marco não foi impactado, devido à implementação de simultaneidades nas tarefas e negociação de redução de alguns prazos.

Material didático elaborado

09/05/07 18/05/07 9

Infra-estrutura preparada 22/05/07 31/05/07 9

Atraso gerado pelo término tardio do plano de projeto

Treinamento realizado 30/06/07 15/06/07 -15

Apesar do atraso no plano de projeto, esse marco ainda registra uma antecipação favorável ao projeto

2. tarefas em atraso, paralisadas ou que já deveriam ter sido iniciadas; 3. novos riscos potenciais; 4. principais problemas correntes; 5. estimativa no cumprimento das datas marco; 6. percentual de evolução do projeto (pelas datas macro tarefas resumo no Project); 7. relatos importantes; 8. parecer gerencial.

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TERMO DE HOMOLOGAÇÃO DE PRODUTOS


Notificamos a conclusão e a entrega do(s) produto(s ) abaixo, conforme discriminado(s) no Plano de Projeto no item Escopo do Projeto (subitem Descrição do(s) Produto(s) ou Entregas Intermediárias) e soli citamos a homologação do mesmo num prazo de dias, a partir do próximo dia útil.

PRODUTO(S) ENTREGUE(S)

GERENTE DO PROJETO ASSINATURA DO GERENTE PROJETO

DATA

Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) sem ressalvas.

Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) com as ressalvas listadas a seguir.

Não atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s), devido à(s) justificativa(s) a seguir.

RESSALVA(S) DO RECEBIMENTO OU JUSTIFICATIVA(S) DO NÃO RECEBIMENTO

ITEM DESCRIÇÃO

01

02

03

04

05

06

07

NOME E PAPEL NO PROJETO

ASS. DATA

NOME E PAPEL NO PROJETO ASS. DATA

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TERMO DE HOMOLOGAÇÃO FINAL DO PROJETO


Notificamos a conclusão do Projeto acima citado, co nforme Plano de Projeto e solicitamos a homologação do mesmo num prazo de dias, a partir do próximo dia útil.

NOME LÍDER DO PROJETO ASSINATURA DO LÍDER DO PROJETO DATA

Homologamos o Projeto acima citado, concluído com sucesso, tendo havido a implementação completa do escopo, conforme Plano de Projeto.

Não homologamos o Projeto acima citado, devido à(s) justificativa(s) a seguir.

JUSTIFICATIVA(S) PARA NÃO HOMOLOGAÇÃO DO PROJETO

ITEM DESCRIÇÃO

01

02

03

04

05

DEPOIMENTO /OBSERVAÇÕES DO CLIENTE SOBRE O PROJETO



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ATA DE REUNIÃO (Planejamento/Acompanhamento/Específica/Gerencial)


1. Dados da Reunião

Data Hora início Hora término Local

2. Pauta

Item Descrição (listar as tarefas da programação de tare fas por recurso)

A

B

C

3. Participantes

Nome Papel no projeto Instituição

4. Assuntos Discutidos / Decisões

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LIÇÕES APRENDIDAS


Caro líder descreva os fatos relevantes, faça uma análise do seu impacto sobre o projeto e tire conclusões das lições aprendidas, as quais poderão ser utilizadas em outros projetos. Utilize uma formatação textual livre agrupando os assuntos da forma que achar mais adequada ou crie a tabela abaixo:

Lições Aprendidas Data Fatos Relevantes

Pontos Positivos Pontos Negativos

ESCOPO

TEMPO

CUSTO

QUALIDADE

COMUNICAÇÃO

RISCOS

RECURSOS HUMANOS

AQUISIÇÃO

GERÊNCIA (INTEGRAÇÃO)

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PLANILHA DE ORÇAMENTAÇÃO


Planilha de Orcamentação

Recursos Humanos de desenvolvimento

Analista Projetista 1 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86

Analista Projetista 2 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47

Analista Programador 1 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07



DBA 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49

Analista de infra-estrutura 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36

Gerente de Projeto 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50

Gestor pelo cliente 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00

TOTAL DO MÊS 51.809,64 51.809,64 51.809,64 51.809,64 51.809,64 51.809,64 51.809,64 51.809,64

Acumulado RH 435.581,83 487.391,47 539.201,11 591.010,7 5 642.820,39 694.630,03 746.439,67 798.249,31

Consultoria

Consultoria 1 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00

Consultoria 2 100% 20.000,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00

TOTAL DO MÊS 20.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Acumulado Consultoria 299.600,00 299.600,00 299.600,00 299.600,00 299.600,00 299.600,00 299.600,00 299.600,00

FornecedoresBorland 0% 0,00 0% 0,00 100% 15.000,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00HP 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 100% 43.000,00 0% 0,00 0% 0,00TOTAL DO MÊS 0,00 0,00 15.000,00 0,00 0,00 43.000,00 0,00 0,00

Acumulado Fornecedores 34.000,00 34.000,00 49.000,00 49 .000,00 49.000,00 92.000,00 92.000,00 92.000,00

TOTAL GERAL DO MÊS 71.809,64 51.809,64 66.809,64 51.809 ,64 51.809,64 94.809,64 51.809,64 51.809,64Acumulado Geral 769.181,83 820.991,47 887.801,11 939.61 0,75 991.420,39 1.086.230,03 1.138.039,67 1.189.849,31

jan/07 fev/07 mar/07 abr/07set/06 out/06 nov/06 dez/06

37

TOTAL

Recursos Humanos de desenvolvimento

Analista Projetista 1 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86

Analista Projetista 2 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47

Analista Programador 1 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07



DBA 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49

Analista de infra-estrutura 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36

Gerente de Projeto 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50

Gestor pelo cliente 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00

TOTAL DO MÊS 51.809,64 51.809,64 51.809,64

Acumulado RH 850.058,95 901.868,59 953.678,23 953.678,2 3

Consultoria

Consultoria 1 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00

Consultoria 2 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00

TOTAL DO MÊS 0,00 0,00 0,00

Acumulado Consultoria 299.600,00 299.600,00 299.600,00 299.600,00

FornecedoresBorland 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00HP 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00TOTAL DO MÊS 0,00 0,00 0,00

Acumulado Fornecedores 92.000,00 92.000,00 92.000,00 92 .000,00

TOTAL GERAL DO MÊS 51.809,64 51.809,64 51.809,64Acumulado Geral 1.241.658,95 1.293.468,59 1.345.278,23 1.345.278,23

Planilha de Orcamentaçãomai/07 jun/07 jul/07

38

39

2. MÓDULO III – EXEMPLO DE UM PROJETO

40

41


FICHA DO PROJETO

Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB

Código do Projeto P-SAEB-CGTIC-07-001

Nome Completo do Projeto Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado

Nome Resumido do Projeto Capacitação MGPE

Setor Responsável pelo Gerenciamento (Secretaria/ Superintendência/Diretoria/ Gerência/ Equipe) SAEB / CGTIC

Patrocinador

João Maria da Silva

Gestor do Negócio do Projeto

Maria João dos Santos

Cliente (Setor responsável pelo Negócio, ex. Secretaria/ Superintendência/Diretoria/ Gerência/ Equipe)

SAEB

Líder do Projeto

Antônio da Silva

Equipe do Projeto

Maria José Souza, Márcia Lima, José Santana

Data do Início

17/01/07 Data do Término

Objetivo Capacitar 30 servidores do Governo do Estado na operacionalização da Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado, possibilitando sua atuação como líder de projeto, até julho de 2007. Pessoas com Acesso de Gravação na Pasta do Projeto

Antônio da Silva, Márcia Lima, Maria João dos Santos

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TERMO DE ABERTURA DO PROJETO


Autorizo o início do Projeto, conforme os critérios abaixo:

1. Justificativa do Projeto

A Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos corrobora com as novas estratégias do Governo do Estado, de direcionar seu foco para uma atuação mais gerencial, em substituição à antiga atuação operacional. A SAEB em parceria com a PRODEB desenvolveu a Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos para que seja utilizada pelos servidores do Estado na condução dos seus projetos. Para viabilizar essa utilização é necessário que seja promovida a capacitação das pessoas que irão liderar os projetos.

2. Objetivos do Projeto Capacitar 30 servidores do Governo do Estado, até julho de 2007, na utilização da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado da Bahia, possibilitando sua atuação como líder de projeto.

3. Produto(s) do projeto

Item Produto A Servidores capacitados na utilização da Metodologia

4. Identificação do Patrocinador*

Nome Cargo Dados para contato (telefones

e e-mail) João Maria da Silva Secretário de Administração do

Estado x/x/x/x/s

5. Identificação do Gestor do Negócio do Projeto*


e e-mail) Maria João dos Santos Coordenadora Executiva x/x/x/x/s

6. Identificação do Líder do Projeto*


e e-mail) Antônio da Silva Coordenador x/x/x/x/s

*Definições contidas na Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos – Volume I (Módulo I). 7. Principais marcos e suas datas previstas

Datas Acontecimento

30/07/07 Fim da capacitação 8. Restrições organizacionais, ambientais e externa s

Item Descrição

A Poucos potenciais instrutores com experiência prática na metodologia. B O orçamento disponível para realizar a capacitação está limitado a R$ 10.000,00. C O projeto não pode ultrapassar 30 de julho de 2007, quando será realizado o Fórum

de Secretários do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados.

43

9. Premissas organizacionais, ambientais e externas

Item Descrição A Disponibilidade do instrutor no período do treinamento.

B Disponibilidade dos líderes de projetos designados pelas Secretarias por meio turno durante o período do treinamento.

C Disponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido.

D Disponibilidade de sala com um micro por pessoa. E Turmas com no máximo 10 pessoas.

F Será obrigatória a freqüência de pelo menos 75% das aulas para emissão do Certificado.

10. Orçamento sumarizado e retorno sobre o investim ento (se for aplicável)

Contratação do instrutor R$ 6.000,00 Aluguel de sala R$ 1.000,00 Apostilas R$ 800,00 Produção dos Certificados R$ 300,00 Coffe break R$ 800,00 Total R$ 8.900,00

11. Aprovação

Nome: João Maria da Silva

Papel no Projeto: Patrocinador

Data:

Ass.

Nome: Maria João dos Santos

Papel no Projeto: Gestor do Negócio do Projeto

Data:

Ass.

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PROJETO CAPACITAÇÃO NA METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA

PLANO DE PROJETO REFERENCIAL

Salvador – Janeiro/2007

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PATROCINADOR José Maria da Silva – Secretário de Estado – Secretaria da Administração do Estado da Bahia

GESTOR DO NEGÓCIO DO PROJETO Maria João dos Santos – Coordenador Executivo - Secretaria da Administração do Estado da Bahia

LÍDER DO PROJETO Antônio da Silva – Coordenador - Secretaria da Administração do Estado da Bahia

DEMAIS PARTICIPANTES DO PROJETO PRODEB/ XXX/ XXX Maria José Souza Márcia Lima SAEB/ CGTIC José Santana

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SUMÁRIO Apresentação


























13. Assinaturas

47

Apresentação Este Plano apresenta as principais especificações do projeto e pretende servir de guia para o desenvolvimento do mesmo. Esta versão representa a linha de base do planejamento e será alimentada com as evoluções ao longo da execução do projeto, na versão do Plano de Projeto Detalhado. 1. Objetivos do Projeto

Promover a primeira turma de capacitação contemplando 30 servidores do Governo do Estado, até julho de 2007, na utilização da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado, possibilitando sua atuação como líder de projeto.


• O Relatório da CGTIC de 2005, emitido pelos Agentes de Integração, constatava a ausência de metodologias para condução dos projetos;

• Desde 2001, a PRODEB desenvolve e aprimora uma metodologia de gerenciamento de

projetos;

• No início de 2006, houve uma articulação da CGTIC com a PRODEB, a fim de compor uma equipe de trabalho composta pela SAEB e PRODEB para adaptar a Metodologia da PRODEB para a utilização no Estado;

• Em 2006, foi iniciado o projeto Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do

Estado da Bahia, que programou um plano de capacitação, do qual uma das atividades será efetivada por este projeto.




A Servidores capacitados na utilização da Metodologia

O servidor deve ter conhecimento teórico e prático da utilização da Metodologia.

75% de freqüência, e nota maior ou igual a 7 no aproveitamento do curso.


• RELACIONADAS AO PRODUTO DO PROJETO:

- lista de participantes;

- conteúdo programático;

- apostilas;

- exercícios;

- formulário de presença emitido;

- formulário de presença preenchido;

- sala devidamente preparada;

- certificados emitidos;

- formulário de avaliação do curso emitido;

- formulário de avaliação do curso preenchido;

- formulário de presença do instrutor emitido;

- formulário de presença do instrutor preenchido;

- Volumes I e II da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos;

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• RELACIONADAS AO GERENCIAMENTO DO PROJETO:

- Termo de Abertura do Projeto;

- Plano de Projeto Referencial;

- Atas de reunião;

- Planejamento Executivo;

- Plano de Projeto Detalhado (relatório do projeto);

- Visões de evolução do projeto;

- Programações de tarefas por semana;

- Termo de Homologação de Produto;

- Termo de Homologação Final do Projeto;

- Relatórios de Progresso.


• Obter 80% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação; • O instrutor deve obter pelo menos média 4 nos itens avaliados (considerando notas

de 1 a 5); 3.4. Limites do Projeto

• Não está incluída no escopo deste projeto, a verificação da utilização efetiva da metodologia pelos líderes que serão capacitados;

• Não está incluída no escopo deste projeto, a preparação dos servidores nas áreas

de aplicação dos negócios a serem trabalhados pelos mesmos. 3.5. Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial

49


Item Descrição A Poucos potenciais instrutores com experiência prática na metodologia. B O orçamento disponível para realizar a capacitação está limitado a R$ 10.000,00. C O projeto não pode ultrapassar 30 de junho de 2007, quando será realizado o Fórum de

Secretários do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados. 5. Premissas do Projeto



C Disponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido. D Disponibilidade de sala com um micro por pessoa. E Turmas com no máximo 10 pessoas. F Será obrigatória a freqüência de pelo menos 75% das aulas para emissão do Certificado.


6.1. Patrocinador

Nome Cargo Instituição José Maria da Silva Secretário de Administração SAEB

Item Responsabilidades A Autorizar o início do projeto B Validar o planejamento do projeto C Prover recursos financeiros para o projeto D Contribuir na solução dos riscos do projeto E Manter o nível de comprometimento das equipes


Nome Cargo Instituição Maria João dos Santos Coordenador Executivo SAEB


A Indicar os responsáveis para fornecimento das informações inerentes e necessárias para o andamento do projeto

C Prestar todas as informações relativas às necessidades do projeto D Validar todas as informações produzidas pelo projeto E Homologar todas os documentos gerados pelo projeto


Nome Cargo Instituição Telefones E-mail Antônio da Silva Coordenador SAEB


A Elaborar a documentação inicial do projeto B Providenciar a validação da documentação inicial do projeto C Elaborar e atualizar sistematicamente a documentação do projeto D Providenciar a validação da documentação atualizada sistematicamente

E Programar, convocar e comandar as reuniões de acompanhamento do projeto, elaborando a ata.

F Zelar pelo cumprimento dos prazos acordados. G Elaborar as informações do projeto para divulgação e divulgá-las adequadamente. H Providenciar a execução do projeto pelas equipes designadas.

I Garantir o cumprimento da metodologia de gerenciamento de projetos a ser adotada pelo projeto.

J Providenciar a validação dos produtos do projeto junto ao Patrocinador e ao Gestor do Negócio do Projeto.

50

6.4. Equipe de Instrutoria

Nome Cargo Instituição Telefones E-mail Maria José Souza

Gerente de Projetos PRODEB

Márcia Lima Gerente de Projetos PRODEB

Item Responsabilidades A Elaborar o conteúdo programático. B Elaborar a apostila e os exercícios. C Realizar a instrutoria das aulas do treinamento. D Registrar a freqüência dos treinandos. E Avaliar o aproveitamento dos treinandos. F Emitir avaliação das aulas.

6.5. Equipe de apoio

Nome Cargo Instituição Telefones E-mail José Santana Auxiliar Administrativo SAEB

Item Responsabilidades A Providenciar a produção das apostilas B Preparar os recursos materiais da sala C Elaborar o formulário de freqüência D Elaborar o formulário de avaliação do curso

6.6. Treinandos

Item Responsabilidades A Comparecer pontualmente às aulas

B Dedicar-se às aulas prestando atenção às exposições e solicitando esclarecimentos quando necessário

C Realizar as atividades práticas D Assinar a lista de presença E Preencher a avaliação do instrutor


• defeitos nos equipamentos durante o treinamento;

• equipamentos sem os softwares instalados;

• ausência dos treinandos;

• ausência do instrutor;

• apostilas não concluídas até o início do treinamento.


Datas Acontecimento 30/01/07 Plano de projeto validado 20/03/07 Lista de participantes divulgada 09/05/07 Material didático elaborado 22/05/07 Infra-estrutura preparada 30/06/07 Treinamento realizado 30/07/07 Projeto concluído


Contratação do instrutor R$ 6.000,00 Aluguel de sala R$ 1.000,00 Apostilas R$ 800,00 Produção dos Certificados R$ 300,00 Coffee break R$ 800,00

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Total R$ 8.900,00 Podendo variar 25% para mais ou para menos


RELACIONADOS AO PROJETO: • o treinamento deve contemplar uma visão geral sobre todas os procedimentos da

Metodologia;

• o treinamento deve conter atividades práticas;

• apuração da média das notas obtidas por cada treinando nos exercícios, resultando em

pelo menos 80% dos treinandos com média maior ou igual a 7;

• apuração da avaliação do professor por cada um dos treinandos, resultando em um média

maior ou igual a 4.

RELACIONADOS AO PRODUTO:

• os líderes de projetos devem possuir conhecimento básico em gerenciamento de projetos;

• apuração da freqüência de cada treinando resultando em pelo menos 75% de freqüência;

• emissão de relatório condensando as notas por treinando, indicando os aprovados com

média maior ou igual a 7.


• Padronizar os métodos e as técnicas para condução dos projetos no Estado;

• Melhorar o processo de planejamento dos projetos do Estado;

• Propiciar conhecimento uniforme e abrangente de toda a Metodologia pelos líderes de

projetos do Estado;

• Aumentar o nível de capacitação em gerenciamento de projetos para os líderes de projetos

do Estado;



12.1.1. O escopo deste projeto encontra-se registrado nesse documento através dos itens: Descrição do(s) Produto(s), Entregas Intermediárias do Projeto, Requisitos do Projeto, Critérios de Aceitação do Produto, Limites do Projeto e Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial.

12.1.2. O gerenciamento do escopo deste projeto seguirá as seguintes regras:

� acontecerá semanalmente nas reuniões de acompanhamento, quando

ocorrerá um check list nos itens que caracterizam o escopo; � os responsáveis por proposições de alteração no escopo são: o patrocinador,

o gestor do negócio, o líder do projeto e a equipe de apoio.

� os responsáveis pela aprovação de quaisquer alterações do escopo são: o patrocinador e o gestor do negócio.

� quando houver uma solicitação de quaisquer alterações no escopo, o

procedimento será o seguinte:

52

- o líder deverá identificar os impactos (prazo, custo, qualidade e risco) da

alteração proposta; - submete a solicitação da alteração para aprovação;

- caso seja aprovada a alteração de escopo, emitir o documento “Termo de

Alteração de Escopo” e buscar as respectivas assinaturas;

- registrar as alterações no Plano de Projeto Detalhado e na EAP.

12.1.3. Este projeto utilizará os seguintes procedimentos para a verificação do escopo:

� a cada entrega de produto ou entrega intermediária do projeto, deve ser feita uma conferência dos critérios de aceitação definidos no escopo do projeto e emitido o “Termo de Homologação do Produto”;

� as não conformidades devem ser registradas no Termo e providenciadas as

regularizações;

� o “Termo de Homologação do Produto” deve ser assinado pelo gestor do negócio.


12.2.1. Encontram-se abaixo as datas de início e término da linha de base do projeto que foram calculadas conforme requisitos de cada tarefa executiva e foram devidamente acordadas por todos os membros das equipes de trabalho. Também, é importante ressaltar que foram consideradas disponibilidades de cada recurso executante.

12.2.2. A atualização do cronograma deste projeto acontecerá seguindo os seguintes acordos:

� a periodicidade da atualização será semanal; � as informações serão colhidas diretamente dos recursos executantes através de

e-mail, logo após o envio da programação de tarefas pelo líder do projeto;

� a partir das informações recebidas, o líder do projeto, atualizará o cronograma e avaliará os impactos do desempenho das atividades nas datas marco do projeto após as atualizações;

53

� caso sejam sinalizados impactos negativos, os ajustes acontecerão de acordo

com as seguintes regras:

- serão realizados na reunião semanal com a participação de todos os recursos envolvidos;

- serão buscadas as possibilidades que estejam ao alcance dos membros das

equipes do projeto, como reduzir durações, definir simultaneidades, eliminar tarefas etc;

- simultaneamente, devem ser analisados os impactos em escopo, tempo,

custo e riscos do projeto;

- caso essas manobras não sejam suficientes para ajustar as datas programadas conforme as datas marcos, registrando atrasos superiores a 5 dias, o Patrocinador deverá ser requisitado pelo líder de projeto nos 2 (dois) dias seguintes para contribuir na resolução do problema;


12.3.1. A estimativa aproximada de custos do projeto está indicada no item 9 deste Plano de Projeto Referencial podendo variar em 25% para mais ou para menos;

12.3.2. A Coordenação do curso deverá fazer a orçamentação de acordo com os critérios

estabelecidos na estimativa aproximada de custos;

12.3.3. A Coordenação do curso deve levantar as informações de valores para a realização do projeto através de propostas de fornecedores de treinamentos para empresas, verificando os itens 4 - Restrições do Projeto (sub-item B) e 5 - Premissas do Projeto (sub-itens A,C e E) e os critério contidos no Plano de Gerenciamento da Qualidade;

12.3.4. Caso a orçamentação do projeto esteja fora dos limites estabelecidos pelo

patrocinador no item 4 – Restrições do Projeto (sub-item B), o líder do projeto deve obter uma aprovação para realizar um ajuste no escopo ou solicitar uma ampliação do orçamento disponível;

12.3.5. Com a orçamentação aprovada, o líder do projeto deverá fazer o acompanhamento

dos custos através de uma planilha contabilizando todos os valores indicados na proposta de treinamento, a medida que as despesas sejam efetivadas pela Coordenação do curso;

12.3.6. Periodicamente, o líder do projeto deverá coletar as informações referentes ao

desembolso dos pagamentos aos recursos, junto a Coordenação do curso; 12.3.7. Ao final do projeto, o líder de projeto deverá relatar através de uma planilha

detalhada todos os custos do projeto, fazendo uma análise em relação à expectativa do orçamento aprovado.


12.4.1. Os critérios de avaliação da qualidade dos produtos e do projeto estão evidenciados

nos itens 3.1 Descrição dos produtos (sub-item Critérios de aceitação) e 3.3 Requisitos do Projeto respectivamente, devendo ser medidos em relação aos alunos, ao instrutor, ao material fornecido e a infra-estrutura oferecida;

� Em relação ao critério de avaliação dos alunos:

- presença mínima de 75% de participação nas aulas que será medido

através de um formulário de presença preenchido;

54

- prova elaborada pelo instrutor com os assuntos do conteúdo programático indicados para o curso, onde a nota para aprovação deverá ser maior ou igual a 7;

- a medição da avaliação dos alunos deverá ser feita pela coordenação do

curso (formulário de presença preenchido) e pelo instrutor (correção da prova).

� Em relação ao critério de avaliação do instrutor:

- deve ser certificado em PMP e a forma de medição será através da

apresentação do certificado emitido pelo PMI; - deve ter pelo menos 03 anos de experiência em ministrar treinamento em

Gerenciamento de Projetos que deve ser comprovado através de carta de apresentação das empresas onde realizou treinamentos;

- os alunos deverão avaliar o instrutor através de um formulário de avaliação

que terá perguntas com notas de 1 até 5;

- a medição da avaliação do instrutor deve ser realizada pela coordenação do curso.

� Em relação ao critério de avaliação do Material do Curso:

- deve abordar o conteúdo programático indicado pela coordenação do curso e pela equipe de instrutoria e deve ser aprovado pelo patrocinador;

- deve ser fornecido através de apostilas contendo inclusive os exercícios a

serem aplicados na aula e também em meio eletrônico;

- a forma de medição será através da norma 6028 da ABNT específica para normatização de documentos, seguindo os seguintes itens:

� papel: Branco, tamanho A4 (210 x 297 mm); � margens: Esquerda 3,0 cm; direita 2,0 cm; superior 3,0 cm; inferior 2,0

cm; � parágrafo: espaçamento duplo, justificado. As citações longa, as notas,

as referências devem ser digitadas em espaçamento simples com fonte 10;

� fonte: Para os títulos de capítulos usa-se em geral Times New Roman

ou Arial tamanho 14, em negrito e para subtítulos utiliza-se a mesma fonte, também em negrito, mas com tamanho 12. O texto deve ser digitado na mesma fonte, em tamanho 12, normal (sem negrito);

� paginação: as páginas devem ser numeradas no canto superior direito.

Os números das páginas devem ser todos em algarismos arábicos (1,2,3, etc.) e deve ser iniciada a numeração a partir da parte textual (na introdução);

� rodapé: deve ser escrito com a mesma fonte, mas em tamanho 10. Não

esquecendo de justificar a nota de rodapé;

� estrutura: capa, folha de rosto, sumário, introdução, referencial teórico, referências bibliográficas, anexos e contra capa.

- a medição da avaliação do material deve ser feita pelos alunos, instrutor e

coordenação do curso.

� Em relação ao critério de avaliação da Infra-Estrutura:

55

- a medição da avaliação do curso deve ser feita através do formulário de

avaliação do curso; - a sala de aula deve ser equipada com os seguintes itens:

� ar-condicionado capaz de manter a temperatura ambiente em 21º C; � possuir 10 microcomputadores IBM-PC Pentium IV, com disco rígido de

40 GB, 512 de memória RAM, monitor de 17” SVGA color, placa de rede 10/100 Mbps, gravador de CD-ROM, teclado padrão ABTN 2 em português e mouse ótico, sendo um para cada aluno e 01 para o instrutor;

� a iluminação deve conter lâmpadas fluorecentes tamanho grande e a

quantidade mínima de luminárias para a sala deve ser de 10;

� projetor com resolução nativa de 800x600 SVGA e luminosidade mínima de 1800 lumens

� tela retrátil para projeção com altura de 2m e 2,5m de largura com tripé

de suporte com altura de 1,8m;

� quadro para pincel atômico com altura de 2m e largura de 2,5 m e deve estar posicionada na parede a uma altura de 1,8m;

� cadeiras e mesas para o uso de computadores;

� o local deve possuir banheiro feminino e masculino;

� o local deve possuir um ambiente para o coffee-break;

� cada coffee-break deve conter no mínimo 3 tipos de salgados e 3 tipos

de doces por pessoa e 3 tipos de bebidas (água, café e suco);

� o local deve ter acesso ao transporte urbano e deve conter no mínimo 10 vagas para quem for de veículo próprio;

� a medição da avaliação da infra-estrutura deve ser feita pelos alunos,

instrutor e coordenação do curso.

12.4.2. Para garantir a qualidade do projeto e dos produtos do projeto deve ser feita, pela coordenação do curso, uma inspeção nas ferramentas escolhidas para medição, de acordo com a categoria de pessoas indicadas para realizá-la;

� Para as medições feitas pelos alunos, inspecionar o formulário de avaliação do

instrutor e o formulário de avaliação do curso; � Para as medições feitas pelo instrutor, inspecionar a prova de capacidade dos

alunos, o material didático e o formulário de avaliação da infra-estrutura; � Para as medições feitas pela coordenação do curso, inspecionar o formulário de

freqüência dos alunos, o formulário de avaliação do curso e o formulário de avaliação do instrutor.

12.4.3. Para controlar a qualidade do projeto e dos produtos do projeto, a Coordenação do

curso deverá avaliar os resultados obtidos pelas inspeções e emitir um parecer verificando se o projeto atingiu as métricas indicadas nos itens 3.1 e 3.3 deste Plano de Projeto referencial;

56

� Caso não se tenha obtido as métricas esperadas, deve-se fazer uma avaliação precisa, a fim de identificar qual ação corretiva e ou preventiva deverá ser tomada e relatar ao patrocinador do projeto;

� Verificar se os procedimentos de correção e ou prevenção estão dentro das

expectativas de métricas pretendidas no plano de projeto referencial nos itens 3.1 e 3.3;

12.4.4. Após a conclusão das avaliações de qualidade, deve-se atualizar o Plano de

Gerenciamento da Qualidade incluindo as lições aprendidas;

12.5. Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos

12.5.1. Os recursos humanos necessários, suas responsabilidades e suas relações hierárquicas para realizar o projeto estão documentados no item Equipes e Responsabilidades, deste Plano de Projeto Referencial e são representadas graficamente através do organograma abaixo;

Patrocinador

Líder do Projeto

Gestor doNegócio

Equipe deInstrutoria Equipe de Apoio Treinandos

12.5.2. Nas equipes descritas neste Plano de Projeto existem pessoas fora da SAEB que estão vinculadas ao projeto por uma parceria entre as instituições, não acarretando encargos trabalhistas;

12.5.3. Os treinandos receberão uma capacitação no seu horário de trabalho e não

receberão remuneração extra pelas horas dedicadas ao curso. Este projeto não se compromete em buscar benefícios financeiros para os treinandos nem promovê-los em sua carreira profissional;

12.5.4. Os recursos humanos dedicados a instrutoria necessitam possuir conhecimento

prático na Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos. 12.5.5. O líder do projeto não possuirá autoridade funcional sobre as equipes do projeto,

porém possuirá autonomia de atribuição das tarefas; 12.5.6. As equipes da SAEB terão o suporte do setor de transportes para os eventuais

deslocamentos. As equipes da PRODEB deverão providenciar transporte próprio para eventuais deslocamentos. O projeto não se comprometerá com o transporte dos recursos humanos que serão treinandos do curso;

12.5.7. Conforme mencionado nas restrições deste projeto, existe o interesse do

Patrocinador em atender uma solicitação do Governador: o projeto não pode ultrapassar 30 de julho de 2007, quando será realizado o Fórum de Secretários do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados;

57

12.5.8. Os recursos humanos deste projeto (equipes de trabalho) serão disponibilizados

pela SAEB e PRODEB não sendo necessário um recrutamento externo. Desses recursos, o líder do projeto e o instrutor devem possuir competência em gerenciamento de projeto e principalmente na Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado. Acrescenta-se ainda que o instrutor deve possuir competência em didática de ensino. Recomenda-se que sejam priorizados profissionais que já tenham participado de projetos semelhantes com desempenho satisfatório;

12.5.9. Caberá ao líder de projeto prezar pelo relacionamento interpessoal dos membros da

equipe, promovendo reuniões motivacionais, estimulando o feed back e a melhoria constante do desempenho da equipe. Para essa atribuição o líder do projeto poderá contar com o suporte da equipe de psicólogos do DDE/SRH;

12.5.10. Também caberá ao líder do projeto observar indicativos comportamentais dos

recursos, buscando a resolução de desempenhos insatisfatórios.


12.6.1. Os documentos gerados deverão seguir as normas da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado da Bahia.

12.6.2. Os documentos gerados em meio eletrônico serão arquivados na respectiva pasta

do projeto, localizada na área de projetos, na rede local da CGTIC;

12.6.3. Os documentos impressos relacionados ao gerenciamento do projeto serão guardados na CGTIC. Os demais documentos impressos serão guardados nas respectivas áreas de interesse;

12.6.4. Para os documentos que não serão emitidos pelo líder do projeto, cabe ao mesmo

buscar o cumprimento da emissão pelos respectivos responsáveis;

12.6.5. Todos os documentos a serem gerados por este projeto encontram-se descritos na tabela abaixo:

O QUE QUEM GERA QUEM RECEBE COMO SERÃO ENVIADAS AS

INFORMAÇÕES QUANDO

Lista de participantes

Órgãos e entidades

Patrocinador, Gestor do Negócio, Líder do Projeto

Por Ofício

Conteúdo programático

Gestor do Negócio

Patrocinador, Líder do Projeto, Equipe de Apoio, Equipe de Instrutores, Treinandos

Por e-mail

Apostilas Equipe de instrutores

Patrocinador, Líder do Projeto, Equipe de apoio, Treinandos

Meio eletrônico e impresso

Exercícios Equipe de instrutores



Formulário de presença emitido Equipe de apoio

Patrocinador, Líder do Projeto, Equipe de instrutores

Impresso

De acordo com

cronograma

Certificados emitidos

Patrocinador, Equipe de apoio, Equipe de instrutores

Treinandos Impresso

Formulário de avaliação do curso Equipe de apoio Líder do Projeto,

Treinandos Impresso

Após a realização do curso

Formulário de Presença do Instrutor Emitido

Equipe de apoio Instrutor Impresso Durante a realização do curso

Manual de Equipe de apoio Treinandos Impresso De acordo

58



Gerenciamento de Projetos da Metodologia

com cronograma

Formulário de Presença Preenchido

Instrutor Equipe de apoio Impresso Durante a realização do curso

Formulário de avaliação do curso preenchido

Treinandos Equipe de apoio Impresso

Formulário de presença do instrutor preenchido

Equipe de apoio Patrocinador, Gestor de Negócio Impresso

Após a realização do curso

Termo de Abertura do Projeto

Patrocinador, Gestor do Negócio

Líder do Projeto, Equipe de apoio Impresso No início do

projeto

Plano de Projeto Referencial Líder do Projeto

Patrocinador, Gestor do Negócio, Equipe de apoio

Impresso No fim do

planejamento

Atas de reunião Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio, Equipe de apoio

Meio eletrônico e impresso Semanal

Planejamento Executivo Líder do Projeto


Meio eletrônico Semanal

Plano de Projeto Detalhado (relatório do projeto)

Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio, Equipe de apoio

Impresso Mensal

Visões de evolução do projeto Líder do Projeto Patrocinador,

Gestor do Negócio Meio eletrônico Semanal

Programações de tarefas por semana Líder do Projeto

Gestor do Negócio, Equipe de apoio, Equipe de Instrutores


Termo de Homologação de Produto

Líder do Projeto Gestor do Negócio Impresso Eventual

Termo de Homologação Final do Projeto

Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio Impresso No fim do

projeto

Relatório de Progresso Líder do Projeto Patrocinador,


12.7. Plano de Gerenciamento de Riscos

12.7.1. Para a identificação dos riscos será agendado um workshop de 8 horas, em dois turnos de 4 horas, em dias alternados com a participação do líder, gestor do negócio e equipe de apoio. Essas informações serão complementadas com os dados históricos do projeto, treinamento básico em gestão de projetos e uma análise dos itens premissa e restrição descritas nos itens 4 e 5 do Plano de Projeto Referencial;

12.7.2. Os riscos deste projeto serão controlados durante todo o ciclo de vida do projeto,

através de workshop especifico a cada mês, com duração de 2 horas, com a participação do líder do projeto, gestor do negócio e equipe de apoio. Durante esse encontro deve-se avaliar tanto os riscos já identificados como a possibilidade de existência de novos potenciais riscos e a necessidade de inclusão do mesmo na lista de riscos já identificados e priorizados;

12.7.3. O líder do projeto é o responsável pelo monitoramento e acompanhamento dos

riscos identificados e priorizados. Quando for detectada a possibilidade de ocorrência de um dos riscos identificados, o líder deve acionar de imediato o gestor do negócio;

12.7.4. Este projeto não terá liberação prévia de orçamento para controle dos riscos;

59

12.7.5. O resultado do workshop de identificação dos riscos está transcrito na tabela abaixo:

Identificação interna ao projeto (partes envolvidas )

Seq. Risco identificado Identificado por Categoria

1. Defeitos nos equipamentos durante o treinamento Maria José Souza Tecnologia

2. Indisponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido. Antônio da Silva Tecnologia

3. Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da capacitação Márcia Lima Administrativo

4. Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação Márcia Lima Conhecimento

6. Apostilas não concluídas até o início do treinamento José Santana Conhecimento

7. Freqüência abaixo de 75% das aulas Maria João dos Santos

Administrativo

8. Quantidade de lideres indicados pelos órgãos acima do previsto Antônio da Silva Político

9. Quantidade reduzida de instrutores com experiência prática na metodologia. Antônio da Silva Conhecimento

10. Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007) Maria José Souza Prazo

11. Despesas maiores do que o orçamento previsto Maria João dos Santos Custo

12.7.6. A avaliação da significância dos riscos identificados para o projeto utilizou análise qualitativa através da aplicação da técnica de análise de G.U.T para priorização dos riscos, que resultou na tabela abaixo:

Construção G.U.T.




RISCOS G U T Total (G+U+T) 1. Defeitos nos equipamentos durante o

treinamento 5 5 3 13

2. Indisponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido.

3 5 2 10

3. Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da capacitação 5 5 2 12

4. Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação 5 5 4 14

5. Apostilas não concluídas até o início do treinamento

3 4 2 9

6. Freqüência abaixo de 75% das aulas 3 3 2 8

7. Quantidade de lideres indicados pelos órgãos acima do previsto 2 2 2 6

8. Quantidade reduzida de instrutores com experiência prática na metodologia. 5 5 5 15

9. Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007) 5 5 5 15

60

12.7.7. A equipe definiu que todos os riscos com o somatório de G.U.T acima de 10 serão considerados como riscos-chave que serão tratados com suas respectivas respostas previstas e responsáveis estão transcritas no quadro abaixo:




Mitigar (abrandar, amansar,

suavizar, aliviar, diminuir, proclamar, atenuar)


Valor de contingência planejado

(R$)

Responsável

1. Quantidade reduzida de instrutores com experiência prática na metodologia.

Treinar mais dois GPs atualmente alocados na Prodeb

Equipe de Instrutoria

2. Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007)

Acionar o Patrocinador


3.Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação

Verificar a disponibilidade dos outros GPs


4. Defeitos nos equipamentos durante o treinamento

Disponibilizar equipamentos backups

José Santana

5.Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da capacitação

Convocar os líderes com antecedência

Antônio da Silva

6.Indisponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido.

Selecionar mais de uma sala com infra-estrutura necessária

Verificar a disponibilidade da segunda selecionada

Antônio da Silva

Riscos positivos ou oportunidades Descrição da ação para:

Risco Explorar Compartilhar Melhorar Aceitar

(justificativa)



1.

12.7.8. O processo de identificação e avaliação dos riscos é cíclico e deve ser repetido uma vez por mês, conforme definido no planejamento;

12.7.9. O líder do projeto, semanalmente, deve monitorar e controlar os riscos-chave e ao

menor sinal de exposição do mesmo, deverá acionar de imediato o responsável pelo mesmo;

12.7.10. Todos os insucessos, problemas enfrentados ou erros cometidos, as boas práticas,

os acertos e as medidas tomadas devem ser registradas pelo líder no documento lições aprendidas, como também, no Plano de Projeto Detalhado;

12.7.11. Todas as informações sobre os riscos colhidas no decorrer do projeto devem ser

atualizadas neste plano.

61


12.8.1. Os itens necessários a esse projeto que terão que serão adquiridos são:

� reprodução e encadernação das apostilas;

� aluguel da sala devidamente equipada;

� produção dos certificados;

� coffe break;

� contratação de instrutoria.

12.8.2. O líder do projeto deverá providenciar a aquisição desses itens atendendo à Lei de Licitações e Contratos do Estado da Bahia (Lei 9433/2005) relacionada às aquisições e aos contratos. Conforme essa lei:

� poderá ser feita uma contratação direta do instrutor, por não possuir

concorrência no fornecimento desse serviço (inexigibilidade de licitação). � os demais itens deverão ser adquiridos através da modalidade de licitação

carta-convite.

12.8.3. O líder criará a “Especificação dos Objetos” para cada um dos itens a serem adquiridos, documentando os requisitos de produtos, em detalhes suficientes, para permitir que possíveis fornecedores determinem se são capazes de fornecer o item, encaminhará a solicitação de aquisição para o Setor de Licitação e definirá os critérios que serão usados para avaliar ofertas ou propostas feitas por fornecedores;

12.8.4. O líder providenciará a aprovação da “Especificação do Objeto” pelo patrocinador e

a encaminhará para o Setor de Licitações, a fim de executá-la;

12.8.5. Semanalmente, o líder realizará uma verificação do andamento do processo junto ao Setor de Licitação, a fim de obter os seguintes resultados:

� ajudar a equipe responsável pela licitação na elaboração do Edital da Licitação. � ajudar o setor jurídico na elaboração do contrato, alertando para questões ou

riscos específicos do projeto.

� acompanhar a utilização dos critérios de avaliação e seleção para classificar ou pontuar propostas constantes no Edital de Licitação.

� participar de reuniões com os possíveis fornecedores durante o processo

licitatório, para garantir que todos os possíveis fornecedores possuam um entendimento claro e comum da aquisição.

� ajudar na análise das ofertas dos possíveis fornecedores, para pontuação

técnica.

12.8.6. O líder, após a homologação do processo licitatório e a contratação do fornecedor, colaborará com o gestor de negócios na gestão do contrato, executando os procedimentos abaixo:

� gerar um “Relatório de Desempenho do Fornecedor” observando os critérios de

aceitação contidos neste Plano de Projeto, e os aspectos de monitoramento de custos, cronograma e desempenho técnico;

� Acionar o setor responsável pelo pagamento dos fornecedores, a cada

homologação de produto, conforme os termos do contrato;

� utilizar o Sistema Integrado de Material, Patrimônio e Serviços - SIMPAS para registrar o desempenho do fornecedor, a fim de compor a documentação do

62

contrato. Isso pode incluir os resultados relatados de auditorias e inspeções do comprador que indicam as deficiências que o fornecedor precisa corrigir.

12.8.7. O líder do projeto providenciará o encerramento de cada contrato aplicável ao projeto ou a uma fase do projeto executando os procedimentos abaixo:

� emitir o Relatório Final de Desempenho do Fornecedor; � emitir os “Termo(s) de Homologação do(s) Produto(s)” a cada produto entregue

e providenciar a aprovação do gestor do negócio para que seja disparado pagamento pelo setor responsável;

� emitir o documento “Lições Aprendidas” e das recomendações de melhoria para

o planejamento e a implementação de compras e aquisições futuras.

� preparar um conjunto completo de documentações do contrato indexadas, inclusive o contrato encerrado para inclusão, com os arquivos finais do projeto.

13. Assinaturas

Nome: Nome:


Data: Data:

Ass. Ass.

Nome: Nome:


Data: Data:

Ass. Ass.

Nome: Nome:


Data: Data:

Ass. Ass.

Nome: Nome:


Data: Data: Ass. Ass.

63


PROJETO CAPACITAÇÃO NA METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E

GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO

PLANO DE PROJETO DETALHADO

Salvador – Fevereiro/2007

64

PATROCINADOR João Maria da Silva – Secretário de Estado – Secretaria da Administração do Estado da Bahia

GESTOR DO NEGÓCIO DO PROJETO Maria João dos Santos – Coordenador Executivo - Secretaria da Administração do Estado da Bahia

LÍDER DO PROJETO Antônio da Silva – Coordenador - Secretaria da Administração do Estado da Bahia

DEMAIS PARTICIPANTES DO PROJETO PRODEB/ XXX/ XXX Maria José Souza Márcia Lima SAEB/ CGTIC José Santana

65

SUMÁRIO Apresentação


























13. Assinaturas

66

Acompanhamento das atualizações do projeto OBS.: O líder deve estar atento que para as alterações de escopo, além da citação na tabela abaixo, sejam formalizadas através do “Termo de Alteração de Escopo”. Quando o registro for apenas de relatos e considerações, basta citar na tabela abaixo.

Data

Mudanças

� pode relacionar o documento de Registro de Alteraçã o de Escopo

� descrever de forma resumida o objeto alterado

01/02/07 Foi autorizada uma alteração de escopo, acrescentando uma entrega intermediária relacionada ao produto do projeto, conforme “Termo de Alteração de Escopo” devidamente emitido.

10/03/07 Foi autorizada uma alteração de escopo, ajustando requisitos do projeto, conforme “Termo de Alteração de Escopo” devidamente emitido, e refletindo no item 10 - Requisitos de Aprovação.

15/03/07 Foram excluídas entregas intermediárias registradas nos itens 3.2 Entregas Intermediárias e 12.6 Plano de Gerenciamento das Comunicações.

20/04/07 Foi acrescida uma pessoa na equipe de apoio do projeto, em função do recurso ter sido liberado de outras alocações.

05/06/07 Foi definida uma redução de custos, que implicou em anotações nos itens 4 Restrições do projeto (letra B), 12.3 Plano de Gerenciamento dos Custos e 12.4 Plano de Gerenciamento da Qualidade.

67

Apresentação Este documento foi produzido com base no Plano de Projeto Referencial, criado no momento de planejamento do projeto e contém inserções e complementos referentes às informações relevantes ocorridas, durante o desenvolvimento do mesmo. Tais inserções encontram-se em Itálico e sublinhadas, a fim de destacá-las das informações originais.


Promover a primeira turma de capacitação contemplando 30 servidores do Governo do Estado, até julho de 2007, na utilização da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado da Bahia, possibilitando sua atuação como líder de projeto.


• O Relatório da CGTIC de 2005, emitido pelos Agentes de Integração, constatava a ausência de metodologias para condução dos projetos;

• Desde 2001, a PRODEB desenvolve e aprimora uma metodologia de gerenciamento de

projetos;

• No início de 2006, houve uma articulação da CGTIC com a PRODEB, a fim de compor uma equipe de trabalho composta pela SAEB e PRODEB para adaptar a metodologia da PRODEB para a utilização no Estado;

• Em 2006, foi iniciado o projeto Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do

Estado da Bahia, que programou um plano de capacitações, do qual uma atividades será efetivada por este projeto.




A Servidores capacitados na utilização da Metodologia

O servidor deve ter conhecimento teórico e prático da utilização da metodologia.

75% de freqüência, e nota maior ou igual a 7 no aproveitamento do curso.


� RELACIONADAS AO PRODUTO DO PROJETO:

- lista de participantes;

- conteúdo programático;

- apostilas;

- exercícios;

- formulário de presença emitido;

- formulário de presença preenchido;

- sala devidamente preparada;

- certificados emitidos;

- formulário de avaliação do curso emitido;

- formulário de avaliação do curso preenchido;

Excluído em 15/03/07

- formulário de presença do instrutor emitido;

- formulário de presença do instrutor preenchido;

- Volumes I e II da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos;

Inclusão feita em 01/02/07

68

- conteúdo programático (apostilas, apresentações e exercícios) em meio eletrônico

(CD e site).

� RELACIONADAS AO GERENCIAMENTO DO PROJETO:

- Termo de Abertura do Projeto;

- Plano de Projeto Referencial;

- Atas de reunião;

- Planejamento Executivo;

- Plano de Projeto Detalhado (relatório do projeto);

- Visões de evolução do projeto;

- Programações de tarefas por semana;

- Termo de Homologação de Produto;

- Termo de Homologação Final do Projeto;

- Relatórios de progresso.


- Obter 80% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação;

Alterado em 10/03/07:

- Obter 90% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação;

- O instrutor deve obter pelo menos média 4 nos itens avaliados (considerando notas

de 1 a 5);


- Não está incluída no escopo deste projeto, a verificação da utilização efetiva da

metodologia pelos líderes que serão capacitados;

- Não está incluída no escopo deste projeto, a preparação dos servidores nas áreas de

aplicação dos negócios a serem trabalhados pelos mesmos.


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Item Descrição

A Poucos potenciais instrutores com experiência prática na metodologia.

B

O orçamento disponível para realizar a capacitação está limitado a R$ 10.000,00. Alterado em 05/06/07: O orçamento disponível para realizar a capacitação foi reduzida em função de corte no orçamento do Governo do Estado, portanto fica limitado a R$ 8.500,00.

C O projeto não pode ultrapassar 30 de junho de 2007, quando será realizado o Fórum de Secretários do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados.




C Disponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido. D Disponibilidade de sala com um micro por pessoa. E Turmas com no máximo 10 pessoas. F Será obrigatória a freqüência de pelo menos 75% das aulas para emissão do Certificado.


6.1. Patrocinador

Nome Cargo Instituição João Maria da Silva Secretário de Administração SAEB


A Autorizar o início do projeto B Validar o planejamento do projeto C Prover recursos financeiros para o projeto D Contribuir na solução dos riscos do projeto E Manter o nível de comprometimento das equipes


Nome Cargo Instituição Maria João dos Santos Coordenador Executivo SAEB


A Indicar os responsáveis para fornecimento das informações inerentes e necessárias para o andamento do projeto

C Prestar todas as informações relativas às necessidades do projeto D Validar todas as informações produzidas pelo projeto E Homologar todas os documentos gerados pelo projeto


Nome Cargo Instituição Telefones E-mail Antônio da Silva Coordenador SAEB


A Elaborar a documentação inicial do projeto B Providenciar a validação da documentação inicial do projeto C Elaborar e atualizar sistematicamente a documentação do projeto D Providenciar a validação da documentação atualizada sistematicamente

E Programar, convocar e comandar as reuniões de acompanhamento do projeto, elaborando a ata

F Zelar pelo cumprimento dos prazos acordados G Elaborar as informações do projeto para divulgação e divulgá-las adequadamente H Providenciar a execução do projeto pelas equipes designadas

70

I Garantir o cumprimento da metodologia de gerenciamento de projetos a ser adotada pelo projeto

J Providenciar a validação dos produtos do projeto junto ao Patrocinador e ao Gestor do Negócio do Projeto

6.4. Equipe de instrutoria

Nome Cargo Instituição Telefones E-mail Maria José Souza

Gerente de Projetos PRODEB

Márcia Lima Gerente de Projetos PRODEB

Item Responsabilidades A Elaborar o conteúdo programático

B Elaborar a apostila e os exercícios

C Realizar a instrutoria das aulas do treinamento

D Registrar a freqüência dos treinandos

E Avaliar o aproveitamento dos treinandos

F Emitir avaliação das aulas

6.5. Equipe de apoio

Nome Cargo Instituição Telefones E-mail José Santana Auxiliar Administrativo SAEB Incluído em 20/04/07 Carlos Rodrigues

Gerente de Projetos SAEB


A Providenciar a produção das apostilas

B Preparar os recursos materiais da sala

C Elaborar o formulário de freqüência

D Elaborar o formulário de avaliação do curso

6.6. Treinandos

Item Responsabilidades A Comparecer pontualmente às aulas

B Dedicar-se às aulas prestando atenção às exposições e solicitando esclarecimentos quando necessário

C Realizar as atividades práticas D Assinar a lista de presença E Preencher a avaliação do instrutor


• Defeitos nos equipamentos durante o treinamento;

• Equipamentos sem os softwares instalados;

• Ausência dos treinandos;

• Ausência do instrutor;

• Apostilas não concluídas até o início do treinamento.


Datas Acontecimento 30/01/07 Plano de projeto validado

20/03/07 Lista de participantes divulgada

09/05/07 Material didático elaborado

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22/05/07 Infra-estrutura preparada

30/06/07 Treinamento realizado

30/07/07 Projeto concluído


Contratação do instrutor R$ 6.000,00 Aluguel de sala R$ 1.000,00 Apostilas R$ 800,00 Produção dos Certificados R$ 300,00 Coffe break R$ 800,00 Total R$ 8.900,00 Podendo variar 25% para mais ou para menos

10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opciona l)

RELACIONADOS AO PROJETO: • o treinamento deve contemplar uma visão geral sobre todas os procedimentos da

metodologia;

• o treinamento deve conter atividades práticas;



Alterado em 10/03/07:



• apuração da avaliação do professor por cada um dos treinandos, resultando em um média

maior ou igual a 4.

RELACIONADOS AO PRODUTO • os líderes de projetos devem possuir conhecimento básico em gerenciamento de projetos;

• apuração da freqüência de cada treinando resultando em pelo menos 75% de freqüência;

• emissão de relatório condensando as notas por treinando, indicando os aprovados com

média maior ou igual a 7.

72


• Padronizar os métodos e as técnicas para condução dos projetos no Estado;

• Melhorar o processo de planejamento dos projetos do Estado;

• Propiciar conhecimento uniforme e abrangente de toda a metodologia pelos líderes de

projetos do Estado;

• Aumentar o nível de capacitação em gerenciamento de projetos para os líderes de projetos

do Estado;



12.1.1. O escopo deste projeto encontra-se registrado nesse documento através dos itens: Descrição do(s) Produto(s), Entregas Intermediárias do Projeto, Requisitos do Projeto, Critérios de Aceitação do Produto, Limites do Projeto e Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial

12.1.2. O gerenciamento do escopo deste projeto seguirá as seguintes regras:

� acontecerá semanalmente nas reuniões de acompanhamento, quando

ocorrerá um check list nos itens que caracterizam o escopo; � os responsáveis por proposições de alteração no escopo são: o

patrocinador, o gestor do negócio, o líder do projeto e a equipe de apoio.

� os responsáveis pela aprovação de quaisquer alterações do escopo são: o patrocinador e o gestor do negócio.

� quando houver uma solicitação de quaisquer alterações no escopo, o

procedimento será o seguinte:

- o líder deverá identificar os impactos (prazo, custo, qualidade e risco) da alteração proposta;

- submete a solicitação da alteração para aprovação;

- caso seja aprovada a alteração de escopo, emitir o documento “Termo

de Alteração de Escopo” e buscar as respectivas assinaturas.

- registrar as alterações no Plano de Projeto Detalhado e na EAP.

12.1.3. Este projeto utilizará os seguintes procedimentos para a verificação do escopo:

� a cada entrega de produto ou entrega intermediária do projeto, deve ser feita uma conferência dos critérios de aceitação definidos no escopo do projeto e emitido o “Termo de Homologação do Produto”.

� as não conformidades devem ser registradas no Termo e providenciadas as

regularizações.

� a “Termo de Homologação do Produto” deve ser assinado pelo gestor do negócio.


12.2.1. Encontram-se abaixo as datas de início e término da linha de base do projeto que foram calculadas conforme requisitos de cada tarefa executiva e foram devidamente acordadas por todos os membros das equipes de trabalho.

73

Também, é importante ressaltar que foram consideradas disponibilidades de cada recurso executante.

12.2.2. A atualização do cronograma deste projeto acontecerá seguindo os seguintes acordos:

� a periodicidade da atualização será semanal; � as informações serão colhidas diretamente dos recursos executantes

através de e-mail, logo após o envio da programação de tarefas pelo líder do projeto;

� a partir das informações recebidas, o líder do projeto, atualizará o cronograma e avaliará os impactos do desempenho das atividades nas datas marco do projeto após as atualizações;

� caso sejam sinalizados impactos negativos, os ajustes acontecerão de

acordo com as seguintes regras:

- serão realizados na reunião semanal com a participação de todos os recursos envolvidos;

- serão buscadas as possibilidades que estejam ao alcance dos membros

das equipes do projeto, como reduzir durações, definir simultaneidades, eliminar tarefas etc;

- simultaneamente, devem ser analisados os impactos em escopo,

tempo, custo e riscos do projeto;

- caso essas manobras não sejam suficientes para ajustar as datas programadas conforme as datas marcos, registrando atrasos superiores a 5 dias, o Patrocinador deverá ser requisitado pelo líder de projeto nos 2 (dois) dias seguintes para contribuir na resolução do problema;


12.3.1. A estimativa aproximada de custos do projeto está indicada no item 9 deste Plano de Projeto Referencial podendo variar em 25% para mais ou para menos;

12.3.2. A Coordenação do curso deverá fazer a orçamentação de acordo com os

critérios estabelecidos na estimativa aproximada de custos;

74

12.3.3. A Coordenação do curso deve levantar as informações de valores para a realização do projeto através de propostas de fornecedores de treinamentos para empresas, verificando os itens 4 - Restrições do Projeto (sub-item B) e 5 - Premissas do Projeto (sub-itens A,C e E) e os critérios contidos no Plano de Gerenciamento da Qualidade;

12.3.4. Caso a orçamentação do projeto esteja fora dos limites estabelecidos pelo

patrocinador no item 4 – Restrições do Projeto (sub-item B), o líder do projeto deve obter uma aprovação para realizar um ajuste no escopo ou solicitar uma ampliação do orçamento disponível;

12.3.5. Com a orçamentação aprovada, o líder do projeto deverá fazer o

acompanhamento dos custos através de uma planilha contabilizando todos os valores indicados na proposta de treinamento, a medida que as despesas sejam efetivadas pela Coordenação do curso;

A planilha de custos foi alterada em 05/06/07, devido ao corte de 15% ocorrido na verba destinada ao projeto. Com isso, o custo com o coffe braek foi reduzido em 50%

Contratação do instrutor R$ 6.000,00 Aluguel de sala R$ 1.000,00 Apostilas R$ 800,00 Produção dos Certificados R$ 300,00 Coffe break R$ 400,00 Total R$ 8.500,00

12.3.6. Periodicamente, o líder do projeto deverá coletar as informações referentes ao desembolso dos pagamentos aos recursos, junto a Coordenação do curso;

12.3.7. Ao final do projeto, o líder do projeto deverá relatar através de uma planilha

detalhada todos os custos do projeto, fazendo uma análise em relação à expectativa do orçamento aprovado.


12.4.1. Os critérios de avaliação da qualidade dos produtos e do projeto estão evidenciados nos itens 3.1 Descrição dos produtos (sub-item Critérios de aceitação) e 3.3 Requisitos do Projeto respectivamente, devendo ser medidos em relação aos alunos, ao instrutor, ao material fornecido e a infra-estrutura oferecida;

� Em relação ao critério de avaliação dos alunos:

- presença mínima de 75% de participação nas aulas que será medido através de um formulário de presença preenchido;

- prova elaborada pelo instrutor com os assuntos do conteúdo

programático indicado para o curso, onde a nota para aprovação deverá ser maior ou igual a 7;

- a medição da avaliação dos alunos deverá ser feita pela coordenação

do curso (formulário de presença preenchido) e pelo instrutor (correção da prova).

� Em relação ao critério de avaliação do instrutor:

- deve ser certificado em PMP e a forma de medição será através da apresentação do certificado emitido pelo PMI;

- deve ter pelo menos 03 anos de experiência em ministrar treinamento

em Gerenciamento de Projetos que deve ser comprovado através de carta de apresentação das empresas onde realizou treinamentos;

75

- os alunos deverão avaliar o instrutor através de um formulário de avaliação que terá perguntas com notas de 1 até 5;

- a medição da avaliação do instrutor deve ser realizada pela

coordenação do curso.

� Em relação ao critério de avaliação do Material do Curso:

- deve abordar o conteúdo programático indicado pela coordenação do curso e pela equipe de instrutoria e deve ser aprovado pelo patrocinador;

- deve ser fornecido através de apostilas contendo inclusive os exercícios

a serem aplicados na aula e também em meio eletrônico; A forma de medição será através da norma 6028 da ABNT específica para normatização de documentos, seguindo os seguintes itens:

� papel: Branco, tamanho A4 (210 x 297 mm); � margens: Esquerda 3,0 cm; direita 2,0 cm; superior 3,0 cm; inferior

2,0 cm;

� parágrafo: espaçamento duplo, justificado. As citações longa, as notas, as referências devem ser digitadas em espaçamento simples com fonte 10;

� fonte: Para os títulos de capítulos usa-se em geral Times New

Roman ou Arial tamanho 14, em negrito e para subtítulos utiliza-se a mesma fonte, também em negrito, mas com tamanho 12. O texto deve ser digitado na mesma fonte, em tamanho 12, normal (sem negrito);

� paginação: as páginas devem ser numeradas no canto superior

direito. Os números das páginas devem ser todos em algarismos arábicos (1,2,3, etc.) e deve ser iniciada a numeração a partir da parte textual (na introdução);

� rodapé: deve ser escrito com a mesma fonte, mas em tamanho 10.

Não esquecendo de justificar a nota de rodapé. � estrutura: Capa, folha de rosto, sumário, introdução, referencial

teórico, referências bibliográficas, anexos e contra capa.

- A medição da avaliação do material deve ser feita pelos alunos, instrutor e coordenação do curso.

� Em relação ao critério de avaliação da Infra-Estrutura:

- a medição da avaliação do curso deve ser feita através do formulário de avaliação do curso;

- a sala de aula deve ser equipada com os seguintes itens:

� ar-condicionado capaz de manter a temperatura ambiente em 21º C; � possuir 10 microcomputadores IBM-PC Pentium IV, com disco rígido

de 40 GB, 512 de memória RAM, monitor de 17” SVGA color, placa de rede 10/100 Mbps, gravador de CD-ROM, teclado padrão ABTN 2 em português e mouse ótico, sendo um para cada aluno e 01 para o instrutor;

� a iluminação deve conter lâmpadas fluorecentes tamanho grande e

a quantidade mínima de luminária para a sala deve ser de 10;

76

� projetor com resolução nativa de 800x600 SVGA e luminosidade

mínima de 1800 lumens

� tela retrátil para projeção com altura de 2m e 2,5m de largura com tripé de suporte com altura de 1,8m;

� quadro para pincel atômico com altura de 2m e largura de 2,5 m e

deve estar posicionada na parede a uma altura de 1,8m;

� cadeiras e mesas para o uso de computadores;

� o local deve possuir banheiro feminino e masculino;

� o local deve possuir um ambiente para o coffee-break;

� cada coffee-break deve conter no mínimo 3 tipos de salgados e 3 tipos de doces por pessoa e 3 tipos de bebidas (água, café e suco);

Alterado em 05/06/07 para o conteúdo abaixo em função da redução de verba:

� cada coffee-break deve conter no mínimo 2 tipos de salgados e 1

tipos de doces por pessoa e 2 tipos de bebidas (água e café);

� o local deve ter acesso ao transporte urbano e deve conter no mínimo 10 vagas para quem for de veículo próprio;

� a medição da avaliação da infra-estrutura deve ser feita pelos

alunos, instrutor e coordenação do curso.

12.4.2. Para garantir a qualidade do projeto e dos produtos do projeto deve ser feita, pela coordenação do curso, uma inspeção nas ferramentas escolhidas para medição de acordo com a categoria de pessoas indicadas para realizar esta medição.

� Para as medições feitas pelos alunos, inspecionar o formulário de avaliação

do instrutor e o formulário de avaliação do curso; � Para as medições feitas pelo instrutor, inspecionar a Prova de capacidade

dos alunos, o material didático e o formulário de avaliação da infra-estrutura; � Para as medições feitas pela coordenação do curso, inspecionar o

formulário de freqüência dos alunos, o formulário de avaliação do curso e o formulário de avaliação do instrutor.

12.4.3. Para controlar a qualidade do projeto e dos produtos do projeto, a Coordenação

do curso deverá avaliar os resultados obtidos pelas inspeções e emitir um parecer verificando se o projeto atingiu as métricas indicadas nos itens 3.1 e 3.3 deste Plano de Projeto referencial;

� Caso não se tenha obtido as métricas esperadas, deve-se fazer uma

avaliação precisa, a fim de identificar qual ação corretiva e ou preventiva deverá ser tomada e relatar ao patrocinador do projeto;

� Verificar se os procedimentos de correção e ou prevenção estão dentro das

expectativas de métricas pretendidas no plano de projeto referencial nos itens 3.1 e 3.3;

12.4.4. Após a conclusão das avaliações de qualidade, deve-se atualizar o Plano de

Gerenciamento da Qualidade incluindo as lições aprendidas.

77

12.5. Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos

12.5.1. Os recursos humanos necessários, suas responsabilidades e suas relações hierárquicas para realizar o projeto estão documentados no item Equipes e Responsabilidades deste Plano de Projeto Referencial e são representadas graficamente através do organograma abaixo.

Patrocinador

Líder do Projeto

Gestor doNegócio

Equipe deInstrutoria Equipe de Apoio Treinandos

12.5.2. Nas equipes descritas neste Plano de Projeto existem pessoas fora da SAEB que estão vinculadas ao projeto por uma parceria entre as instituições, não acarretando encargos trabalhistas.

12.5.3. Os treinandos receberão uma capacitação no seu horário de trabalho e não

receberão remuneração extra pelas horas dedicadas ao curso. Este projeto não se compromete em buscar benefícios financeiros para os treinandos nem promovê-los em sua carreira profissional.

12.5.4. Os recursos humanos dedicados à instrutoria necessitam possuir conhecimento prático na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado.

12.5.5. O líder do projeto não possuirá autoridade funcional sobre as equipes do projeto, porém possuirá autonomia de atribuição das tarefas.

12.5.6. As equipes da SAEB terão o suporte do setor de transportes para os eventuais

deslocamentos. As equipes da PRODEB deverão providenciar transporte próprio para eventuais deslocamentos. O projeto não se comprometerá com o transporte dos recursos humanos que serão treinandos do curso.

12.5.7. Conforme mencionado nas restrições deste projeto, existe o interesse do

Patrocinador em atender uma solicitação do Governador: o projeto não pode ultrapassar 30 de julho de 2007, quando será realizado o Fórum de Secretários do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados.

12.5.8. Os recursos humanos deste projeto (equipes de trabalho) serão disponibilizados pela SAEB e PRODEB não sendo necessário um recrutamento externo. Desses recursos, o líder do projeto e o instrutor devem possuir competência em gerenciamento de projeto e principalmente na metodologia de gerenciamento de projetos do estado. Acrescenta-se ainda que o instrutor deve possuir competência em didática de ensino. Recomenda-se que sejam priorizados profissionais que já tenham participado de projetos semelhantes com desempenho satisfatório.

78

12.5.9. Caberá ao líder de projeto prezar pelo relacionamento interpessoal dos membros da equipe, promovendo reuniões motivacionais, estimulando o feed back e a melhoria constante do desempenho da equipe. Para essa atribuição o líder do projeto poderá contar com o suporte da equipe de psicólogos do DDE/SRH.

12.5.10. Também caberá ao líder do projeto observar indicativos comportamentais dos

recursos, buscando a resolução de desempenhos insatisfatórios. 12.6. Plano de Gerenciamento das Comunicações

12.6.1. Os documentos gerados deverão seguir as normas da Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado.

12.6.2. Os documentos gerados em meio eletrônico serão arquivados na respectiva

pasta do projeto localizada na área de projetos na rede local da CGTIC. 12.6.3. Os documentos impressos relacionados ao gerenciamento do projeto serão

guardados na CGTIC. Os demais documentos impressos serão guardados nas respectivas áreas de interesse pelo documento.

12.6.4. Para os documentos que não serão emitidos pelo Líder do projeto, cabe ao

mesmo buscar o cumprimento da emissão pelos respectivos responsáveis. 12.6.5. Todos os documentos a serem gerados por este projeto encontram-se descritos

na tabela abaixo:



Lista de participantes Órgãos e entidades

Patrocinador, Gestor do Negócio, Líder do Projeto

Por Ofício

Conteúdo programático Gestor do Negócio

Patrocinador, Líder do Projeto, Equipe de Apoio, Equipe de Instrutores, Treinandos

Por e-mail

Apostilas Equipe de instrutores



Exercícios Equipe de instrutores



Formulário de presença emitido Equipe de apoio

Patrocinador, Líder do Projeto, Equipe de instrutores

Impresso

De acordo com cronograma

Formulário de Presença Preenchido

Instrutor Equipe de apoio Impresso Durante a

realização do curso

Certificados emitidos

Patrocinador, Equipe de apoio, Equipe de instrutores

Treinandos Impresso

Formulário de avaliação do curso emitido

Equipe de apoio Líder do Projeto, Treinandos Impresso

Após a realização do

curso

Formulário de avaliação do curso preenchido

Treinandos Equipe de apoio Impresso Após a


Excluídos em 15/03/07 Formulário de Presença do Instrutor emitido

Equipe de Apoio Instrutor Impresso Durante a


Manual de Gerenciamento de Equipe de apoio Treinandos Impresso De acordo com

cronograma

79



Projetos da Metodologia Termo de Abertura do Projeto

Patrocinador, Gestor do Negócio

Líder do Projeto, Equipe de apoio Impresso No início do

projeto

Plano de Projeto Referencial Líder do Projeto


Impresso No fim do planejamento

Atas de reunião Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio, Equipe de apoio

Meio eletrônico e impresso Semanal

Planejamento Executivo Líder do Projeto



Plano de Projeto Detalhado (relatório do projeto)

Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio, Equipe de apoio

Impresso Mensal

Visões de evolução do projeto

Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio Meio eletrônico Semanal

Programações de tarefas por semana

Líder do Projeto Gestor do Negócio, Equipe de apoio, Equipe de Instrutores


Termo de Homologação de Produto

Líder do Projeto Gestor do Negócio Impresso Eventual

Termo de Homologação Final do Projeto

Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio

Impresso No fim do projeto

Relatórios de Progresso Líder do Projeto Patrocinador,


12.7. Plano de Gerenciamento de Riscos

12.7.1. Para a identificação dos riscos será agendado um workshop de 8 horas, em dois turnos de 4 horas, em dias alternados com a participação do líder, Gestor do negócio e equipe de apoio. Essas informações serão complementadas com os dados históricos do projeto treinamento básico em gestão de projeto e uma análise dos itens premissa e restrição descritas nos itens 4 e 5 do Plano de Projeto Referencial.

12.7.2. Os riscos deste projeto serão controlados durante todo o ciclo de vida do projeto

através de workshop especifico a cada mês com duração de 2 horas com a participação do líder do projeto, gestor do negócio e equipe de apoio. Durante esse encontro deve-se avaliar tanto os riscos já identificados como a possibilidade de existência de novos potenciais riscos e a necessidade de inclusão do mesmo na lista de riscos já identificados e priorizados.

12.7.3. O líder do projeto é o responsável pelo monitoramento e acompanhamento dos

riscos identificados e priorizados. Quando for detectada a possibilidade de ocorrência de um dos riscos identificados o líder deve acionar de imediato o Gestor do Negócio.

12.7.4. Este projeto não terá liberação prévia de orçamento para controle dos riscos. 12.7.5. O resultado do workshop de identificação dos riscos está transcrito na tabela

abaixo:

Identificação interna ao projeto (partes envolvidas )

Seq. Risco identificado Identificado por Categoria 1. Defeitos nos equipamentos durante o treinamento Maria José Souza Tecnologia


Antônio da Silva Tecnologia

80

adequada no período escolhido.

3. Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da capacitação Márcia Lima Administrativo

4. Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação Márcia Lima Conhecimento

6. Apostilas não concluídas até o início do treinamento José Santana Conhecimento

7. Freqüência abaixo de 75% das aulas Maria João dos Santos

Administrativo

8. Quantidade de lideres indicados pelos órgãos acima do previsto Antônio da Silva Político


Antônio da Silva Conhecimento

10. Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007) Maria José Souza Prazo

11. Despesas maiores do que o orçamento previsto Maria João dos Santos

Custo

12.7.6. A avaliação da significância dos riscos identificados para o projeto utilizou análise qualitativa através da aplicação da técnica de análise de G.U.T para priorização dos riscos, que resultou na tabela abaixo:

Construção G.U.T.




RISCOS G U T Total (G+U+T) 1. Defeitos nos equipamentos durante o

treinamento 5 5 3 13


3 5 2 10

3. Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da capacitação

5 5 2 12

4. Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação 5 5 4 14

5. Apostilas não concluídas até o início do treinamento

3 4 2 9

6. Freqüência abaixo de 75% das aulas 3 3 2 8 7. Quantidade de lideres indicados pelos

órgãos acima do previsto 2 2 2 6


5 5 5 15

9. Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007) 5 5 5 15

81

12.7.7. A equipe definiu que todos os riscos com o somatório de G.U.T acima de 10 serão considerados como riscos-chave que serão tratados com suas respectivas respostas previstas e responsáveis estão transcritas no quadro abaixo:




Mitigar (abrandar, amansar,

suavizar, aliviar, diminuir, proclamar, atenuar)



planejado (R$)

Responsável


Treinar mais dois GPs atualmente alocados na Prodeb


2. Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007)

Acionar o Patrocinador


3. Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação

Verificar a disponibilidade dos outros GPs


4. Defeitos nos equipamentos durante o treinamento

Disponibilizar equipamentos back-ups

José Santana

5. Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da capacitação

Convocar os líderes com antecedência

Antônio Silva


Selecionar mais de uma sala com infra-estrutura necessária

Verificar a disponibilidade da segunda selecionada

Antônio Silva

Riscos positivos ou oportunidades

Descrição da ação para: Risco

Explorar Compartilhar Melhorar Aceitar (justificativa)


planejado (R$)

Responsável

1.

12.7.8. O processo de identificação e avaliação dos riscos é cíclico e deve ser repetido uma vez por mês, conforme definido no planejamento.

12.7.9. O líder do projeto, semanalmente, deve monitorar e controlar os riscos-chave e

ao menor sinal de exposição do mesmo, deverá acionar de imediato o seu responsável.

12.7.10. Todos os insucessos, problemas enfrentados ou erros cometidos, as boas

práticas, os acertos e as medidas tomadas devem ser registradas pelo líder no documento “Lições Aprendidas”, como também, no Plano de Projeto Detalhado.

12.7.11. Todas as informações sobre os riscos colhidas no decorrer do projeto devem

ser atualizadas neste plano.

82


12.8.1. Os itens necessários a esse projeto que terão que serão adquiridos são:

� reprodução e encadernação das apostilas; � aluguel da sala devidamente equipada; � produção dos certificados; � coffe break; � contratação de instrutoria.

12.8.2. O líder do projeto deverá providenciar a aquisição desses itens atendendo à Lei de Licitações e Contratos do Estado da Bahia (Lei 9433/2005) relacionada às aquisições e aos contratos. Conforme essa lei:

� poderá ser feita uma contratação direta do instrutor, por não possuir

concorrência no fornecimento desse serviço (inexigibilidade de licitação). � os demais itens deverão ser adquiridos através da modalidade de licitação

carta-convite.

12.8.3. O líder criará a Especificação dos Objetos para cada um dos itens a serem adquiridos, documentando os requisitos de produtos em detalhes suficientes para permitir que possíveis fornecedores determinem se são capazes de fornecer o item; encaminhará a solicitação de aquisição para o Setor de Licitação; e definirá os critérios que serão usados para avaliar ofertas ou propostas feitas por fornecedores.

12.8.4. O líder providenciará a aprovação da Especificação do Objeto pelo patrocinador e a encaminhará para o Setor de Licitações, a fim de executá-la.

12.8.5. Semanalmente, o líder realizará uma verificação do andamento do processo junto ao Setor de Licitação, a fim de obter os seguintes resultados:

� ajudar a equipe responsável pela licitação na elaboração do Edital da

Licitação;

� ajudar o setor jurídico na elaboração do contrato, alertando para questões ou riscos específicos do projeto;

� acompanhar a utilização dos critérios de avaliação e seleção para classificar

ou pontuar propostas constantes no Edital de Licitação;

� participar de reuniões com os possíveis fornecedores durante o processo licitatório, para garantir que todos os possíveis fornecedores possuam um entendimento claro e comum da aquisição;

- ajudar na análise das ofertas dos possíveis fornecedores, para

pontuação técnica.

12.8.6. O líder, após a homologação do processo licitatório e a contratação do fornecedor, colaborará com o gestor de negócios na gestão do contrato executando os procedimentos abaixo:

� gerar um Relatório de Desempenho do Fornecedor observando os critérios

de aceitação contidos neste Plano de Projeto, e os aspectos de monitoramento de custos, cronograma e desempenho técnico;

� acionar o setor responsável pelo pagamento dos fornecedores a cada

homologação de produto conforme os termos do contrato.

� utilizar o Sistema Integrado de Material, Patrimônio e Serviços - SIMPAS para registrar o desempenho do fornecedor a fim de compor a documentação do contrato. Isso pode incluir os resultados relatados de

83

auditorias e inspeções do comprador que indicam as deficiências que o fornecedor precisa corrigir.

12.8.7. O líder do projeto providenciará o encerramento de cada contrato aplicável ao projeto ou a uma fase do projeto executando os procedimentos abaixo:

� emitir o “Relatório Final de Desempenho do Fornecedor”; � emitir os “Termo(s) de Homologação do(s) Produto(s)” a cada produto

entregue e providenciar a aprovação do Gestor do Negócio para que seja disparado pagamento pelo setor responsável;

� emitir o documento “Lições Aprendidas” e das recomendações de melhoria

para o planejamento e a implementação de compras e aquisições futuras.

� preparar um conjunto completo de documentações do contrato indexadas, inclusive o contrato encerrado para inclusão com os arquivos finais do projeto.

13. Assinaturas

Nome: Nome:


Data: Data:

Ass. Ass.

Nome: Nome:


Data: Data:

Ass. Ass.

Nome: Nome:


Data: Data:

Ass. Ass.

Nome: Nome:


Data: Data:

Ass. Ass.

84


TERMO DE ALTERAÇÃO DO ESCOPO - 20070201


Registra-se a alteração das informações conforme es pecificado abaixo:

O item 3.2, Entregas Intermediárias do Projeto (antigo)

RELACIONADAS AO PRODUTO DO PROJETO: � lista de participantes; � conteúdo programático; � apostilas; � exercícios; � formulário de presença emitido; � sala devidamente preparada; � certificados emitidos � formulário de avaliação do curso.

Por, Entregas Intermediárias do Projeto (novo)

RELACIONADAS AO PRODUTO DO PROJETO: � lista de participantes; � conteúdo programático; � apostilas; � exercícios; � formulário de presença emitido; � sala devidamente preparada; � certificados emitidos; � formulário de avaliação do curso; � conteúdo programático (apostilas, apresentações e exercícios) em meio eletrônico (CD e

site).

Observe-se a seguinte avaliação dos impactos provocados pela alteração acima: • Aumento do custo do projeto em 1%; • Aumento do tempo de preparação do material didático; • Envolvimento de profissionais com perfil técnico de desenvolvimento web.

De acordo:


Cargo: Patrocinador

Data: 01/02/2007

Ass.


Cargo: Gestor do Negócio

Data: 01/02/2007

Ass.

85


TERMO DE ALTERAÇÃO DO ESCOPO - 20070310


Registra-se a alteração das informações conforme es pecificado abaixo: O item 3.3, Requisitos do Projeto (antigo) � Obter 80% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação; � O instrutor deve obter pelo menos média 4 nos itens avaliados (considerando notas de 1 a

5); Por, Requisitos do Projeto (novo)

� Obter 90% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação; � O instrutor deve obter pelo menos média 4 nos itens avaliados (considerando notas de 1 a

5); Observe-se a seguinte avaliação dos impactos provocados pela alteração acima: • aumento da quantidade de alunos aprovados; • necessidade de que o curso possua maior qualidade; • aumento do custo para haver um reforço na carga horária e uma melhoria na qualidade do

material didático; • maior rigidez na seleção dos alunos; • maior dedicação do instrutor; • mais critérios na seleção do instrutor.

De acordo:


Cargo: Patrocinador

Data: 10/03/2007

Ass.


Cargo: Gestor do Negócio

Data: 10/03/2007

Ass.

86


RELATÓRIO DE PROGRESSO - 20070206


O projeto encontra-se em andamento com um progresso satisfatório. Apesar de alguns atrasos operacionais, o prazo final não está comprometido. Porém, a folga total do projeto está sendo reduzida e com isso aumentando o risco de não cumprimento do prazo final. O maior problema encontrado até o momento é o compartilhamento do tempo da equipe com outras atividades, sendo necessário um maior envolvimento para este projeto, a fim de efetivarem-se os prazos pactuados.

Em 06/02/07

EVENTO DATA TÉRMINO

ESTIMADA INICIALMENTE DATA

PROGRAMADA

QTDE DE DIAS CORRIDOS DE

ATRASO

OBS

Plano de Projeto validado

31/01/07 07/02/07 7

Atraso devido ao compartilhamento do tempo da equipe com os outros projetos

Lista de participantes divulgada

20/03/07 20/03/07 0

Apesar do atraso do marco anterior, este marco não foi impactado, devido à implementação de simultaneidades nas tarefas e negociação de redução de alguns prazos

Material didático elaborado 09/05/07 18/05/07 9

Infra-estrutura preparada

22/05/07 31/05/07 9

Atraso gerado pelo término tardio do plano de projeto

Treinamento realizado 30/06/07 15/06/07 -15

Apesar do atraso no plano de projeto, esse marco ainda registra uma antecipação favorável ao projeto

87


RELATÓRIO DE PROGRESSO - 20070330


O projeto encontra-se em andamento com algumas dificuldades de cumprimento de prazo, devido às alterações do escopo inicial, que exigem uma atuação gerencial urgente. Sugere-se uma ampliação na equipe de apoio (quantidade de pessoas ou quantidade de carga horária) a fim de compensar o aumento do prazo para a elaboração do conteúdo programático pelo instrutor. Esta alternativa implica num aumento de custo de 10%. Outra alternativa pode ser a repactuação do prazo final em decorrência do refinamento e melhoria do escopo do projeto. Esta alternativa causa certa incompatibilidade com umas das restrições do projeto que é terminar a capacitação antes do Fórum de Secretários do Estado, deve ocorrer logo após 30/06/07.

Em 06/02/07 Em 30/03/07 OBS

EVENTO

DATA TÉRMINO

ESTIMADA INICIALMENTE

DATA PROGRAMADA


ATRASO

DATA PROGRAMADA


ATRASO

Material didático elaborado

09/05/07 18/05/07 9 01/06/07 23

Atraso gerado devido ao aumento do prazo para elaboração de um material de melhor qualidade e a previsão de ausência do gestor do negócio nos dias específicos para validação

Infra-estrutura preparada

22/05/07 31/05/07 9 15/06/07 23

Atraso decorrente da conclusão tardia do material didático

Treinamento realizado 30/06/07 15/06/07 -15 28/06/07 -2

Essa aproximação do marco final exige uma atuação gerencial urgente

88


TERMO DE HOMOLOGAÇÃO DE PRODUTOS - 20070320


Notificamos a conclusão e a entrega do produto abai xo, conforme discriminado no Plano de Projeto no item Escopo do Projeto (subitem Entregas Intermediária s) e solicitamos a homologação do mesmo num prazo de 03 dias, a partir do próximo dia útil.

PRODUTO(S) ENTREGUE(S) Lista de Participantes

LIDER DO PROJETO Antônio da Silva

ASSINATURA DO LIDER DO PROJETO

DATA 20/03/07




Ressalva (s) do recebimento ou Justificativa (s) do não recebimento

ITEM DESCRIÇÃO

01

02

03

04

05

06

07

NOME E PAPEL NO PROJETO João Maria da Silva Patrocinador do Projeto

ASSINATURA DATA

NOME E PAPEL NO PROJETO Maria João dos Santos Gestora do Negócio

ASSINATURA DATA

89


TERMO DE HOMOLOGAÇÃO DE PRODUTOS - 20070601


Notificamos a conclusão e a entrega dos produtos ab aixo, conforme discriminados no Plano de Projeto no item Escopo do Projeto (subitem Entregas Intermediária s) e solicitamos a homologação do mesmo num prazo de 03 dias, a partir do próximo dia útil. PRODUTO(S) ENTREGUE(S) Conteúdo programático, Apostilas, Exercícios LIDER DO PROJETO Antônio da Silva

ASSINATURA DO LIDER DO PROJETO

DATA 01/06/07




Ressalva (s) do recebimento ou Justificativa (s) do não recebimento

ITEM DESCRIÇÃO

01

02

03

04

05

06

07

NOME E PAPEL NO PROJETO João Maria da Silva Patrocinador do Projeto

ASS. DATA


ASS. DATA

90


TERMO DE HOMOLOGAÇÃO FINAL DO PROJETO


Notificamos a conclusão do Projeto acima citado, co nforme Plano de Projeto e solicitamos a homologação do mesmo num prazo de 05 dias, a partir do próximo dia útil. NOME LÍDER DO PROJETO Antônio da Silva

ASSINATURA LÍDER DO PROJETO

DATA 03/08/07

Homologamos o Projeto acima citado, concluído com sucesso, tendo havido a implementação completa do

escopo, conforme Plano de Projeto. Não homologamos o Projeto acima citado, devido à(s) justificativa(s) a seguir. Justificativa (s) para não homologação do Projeto

ITEM DESCRIÇÃO

01

02

03

04

Depoimento/ Observações do Cliente sobre o Projeto NOME E PAPEL NO PROJETO João Maria da Silva Patrocinador do Projeto

ASS. DATA


ASS. DATA

91


ATA DE REUNIÃO (ACOMPANHAMENTO)



Data Hora início Hora término Local 06/02/07 14:00h 16:00h PRODEB

2. Pauta

Item Descrição (listar as tarefas da programação de tare fas por recurso) A Acompanhamento das tarefas que estão programadas para iniciar até 12/02/07.

3. Participantes

Nome Papel no projeto Instituição Antônio da Silva Líder do Projeto SAEB José Santana Equipe de apoio SAEB Maria José Souza Equipe de instrutoria PRODEB Márcia Lima Equipe de instrutoria PRODEB

4. Assuntos discutidos /decisões

Tarefa 12: Validar com demais envolvidos o Plano de Projeto Referencial � A equipe de validação está tendo dificuldades de agenda, devido ao compartilhamento da

carga horária com outras atividades de igual ou maior prioridade. Foi feito um alerta ao grupo que se comprometeu a concluir a validação até amanhã.

Tarefa 132: Definir o perfil do aluno � Foi negociado, com os recursos responsáveis por essa tarefa, a redução da duração da

mesma de 40 para 32 horas.

Tarefa 134: Avaliar o currículo dos servidores indi cados � Devido ao atraso previsto para a conclusão da Lista de Participantes, em decorrência do

atraso na finalização do Plano de Projeto, foi negociado com os recursos humanos envolvidos nessa tarefa que a avaliação dos currículos seja realizada simultaneamente ao período de espera das indicações dos servidores por cada Secretaria. A medida que as indicações forem sendo recebidas esse trabalho de avaliação deverá ser iniciado, de forma que o marco previsto para 20/03/07, seja cumprido.

Tarefa 135: Divulgar a lista dos servidores aprovad os � Foi negociado, com os recursos responsáveis por essa tarefa, a redução da duração da

mesma de 16 para 8 horas.

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ATA DE REUNIÃO (ACOMPANHAMENTO)



Data Hora início Hora término Local 30/03/07 14:00h 16:00h PRODEB

2. Pauta

Item Descrição (listar as tarefas da programação de tare fas por recurso)

A Acompanhamento das tarefas que estão programadas para iniciar até 06/04/07. 3. Participantes

Nome Papel no projeto Instituição Antônio da Silva Líder do Projeto SAEB José Santana Equipe de apoio SAEB Maria José Souza Equipe de instrutoria PRODEB Márcia Lima Equipe de instrutoria PRODEB Maria João dos Santos Gestor do Negócio SAEB

4. Assuntos discutidos / decisões

Tarefas 149 e 150: Desenvolver os assuntos das apos tilas e diagramar os assuntos com figuras � Estas tarefas tiveram suas durações ampliadas, devido à alteração do escopo que exige

mais tempo para revisão do material a fim de permitir um percentual maior de alunos aprovados.

Tarefa 154: Coletar assinatura no Termo de Homologa ção do Produto � Esta tarefa teve sua duração alterada de 3 para 4 dias úteis, devido à conflitos de

compromissos na agenda do gestor do negócio, que será o responsável pela avaliação e assinatura do Termo.

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LIÇÕES APRENDIDAS


LIÇÕES APRENDIDAS DATA FATOS RELEVANTES PONTOS POSITIVOS PONTOS NEGATIVOS

ESCOPO

01/02/07

Foi autorizada uma alteração de escopo, acrescentando a entrega intermediária: Conteúdo programático (apostilas, apresentações e exercícios) em meio eletrônico (CD e site).

Deve-se considerar a possibilidade de utilização de todos os meios de comunicação disponíveis no órgão ou entidade onde os usuários do projeto estão alocados.

Determinadas alterações de escopo podem contribuir com o aumento de custo e do tempo do projeto, além de ter que envolver profissionais com perfis técnicos diferentes ao escopo definido inicialmente.

10/03/07

Foi autorizada uma alteração de escopo, ajustando o requisito do projeto: obter 90% (inicialmente definido em 80%) de aprovação dos servidores que participaram da capacitação.

É necessário configurar os parâmetros do projeto de modo que os objetivos sejam atingidos satisfatoriamente. Neste caso, foi favorecida a aprovação de maior número de profissionais qualificados na metodologia, além de ter estimulado a melhoria da qualidade do curso.

Para determinadas alterações de escopo, exige-se maiores esforços e maiores qualificações dos profissionais envolvidos.

15/03/07

Foram excluídas entregas intermediárias: • Formulário de

presença do instrutor emitido e

• Formulário de presença do instrutor preenchido.

RECURSOS HUMANOS

20/04/07

Foi acrescida uma pessoa na equipe de apoio do projeto, em função do recurso ter sido liberado de outras alocações.

Equipes maiores podem implicar em maior produção.

Equipes maiores necessitam de maiores esforços no gerenciamento, para garantia da produtividade.

CUSTOS

05/06/07

Foi definida uma redução de custos, que implicou em anotações nos itens 4 Restrições do projeto (letra B), 12.3 Plano de Gerenciamento dos Custos e 12.4 Plano de Gerenciamento da Qualidade.

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CAMINHO CRÍTICO


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VISÕES DO PROJETO

VISÕES DO PROJETO

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VISÕES DO PROJETO

VISÕES DO PROJETO

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VISÕES DO PROJETO

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VISÕES DO PROJETO

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VISÕES DO PROJETO

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VISÕES DO PROJETO

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PROGRAMAÇÃO DE TAREFAS

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Documents

Manual Met Gerenciamento Projetos - Vol 02 - Modelos · guia teórico em Gerenciamento de Projetos, ... fundamentos trará benefícios preciosos que são indispensáveis para o sucesso