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MAPEAMENTO DO FLUXO DE VALOR ATUAL PARA REDUÇÃO DO LEAD TIME EM UM LABORATÓRIO DE ANATOMIA PATOLÓGICA TATIANE DOS SANTOS COSTA (PUC ) [email protected] Lucas de Carvalho Maschio (PUC ) [email protected] PEDRO HENRIQUE DA SILVA CARNEIRO (PUC ) [email protected] Jessica Goncalves Raposo (PUC ) [email protected] Rafael Saia (EESC USP ) [email protected] O objetivo deste trabalho é através da aplicação do mapeamento do fluxo de valor, identificar os desperdícios referentes ao processo e propor melhorias buscando minimizar os desperdícios, e assim proporcionar uma redução no lead time. A mettodologia foi aplicada juntamente com a equipe da consultoria e do hospital que juntos coletaram os dados e fizeram a análise, implantação e controle das mudanças implementadas. O resultado do trabalho foi uma redução de 10 para 6 dias no lead time na entrega do laudo do anatomopatológico. A cultura da produção enxuta ainda é pouco explorada na área hospitalar e é uma cultura que deve ser permeada entre as empresas e as pessoas de maneira natural para que possa trazer vários resultados e ocasionar maior eficiência e eficácia nos processos. Palavras-chave: Lean Healthecare, processos, identificação de desperdícios XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCÃO Contribuições da Engenharia de Produção para Melhores Práticas de Gestão e Modernização do Brasil João Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016.

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MAPEAMENTO DO FLUXO DE VALOR

ATUAL PARA REDUÇÃO DO LEAD

TIME EM UM LABORATÓRIO DE

ANATOMIA PATOLÓGICA

TATIANE DOS SANTOS COSTA (PUC )

[email protected]

Lucas de Carvalho Maschio (PUC )

[email protected]

PEDRO HENRIQUE DA SILVA CARNEIRO (PUC )

[email protected]

Jessica Goncalves Raposo (PUC )

[email protected]

Rafael Saia (EESC USP )

[email protected]

O objetivo deste trabalho é através da aplicação do mapeamento do

fluxo de valor, identificar os desperdícios referentes ao processo e

propor melhorias buscando minimizar os desperdícios, e assim

proporcionar uma redução no lead time. A mettodologia foi aplicada

juntamente com a equipe da consultoria e do hospital que juntos

coletaram os dados e fizeram a análise, implantação e controle das

mudanças implementadas. O resultado do trabalho foi uma redução de

10 para 6 dias no lead time na entrega do laudo do

anatomopatológico. A cultura da produção enxuta ainda é pouco

explorada na área hospitalar e é uma cultura que deve ser permeada

entre as empresas e as pessoas de maneira natural para que possa

trazer vários resultados e ocasionar maior eficiência e eficácia nos

processos.

Palavras-chave: Lean Healthecare, processos, identificação de

desperdícios

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Mapeamento do Fluxo de Valor Atual para Redução do Lead Time em um Laboratório

de Anatomia Patológica

1. Introdução

De acordo com os dados do Conselho Regional de Farmácia do Rio de Janeiro (CRFRJ)

(2015), o Brasil é um dos países que tem o menor percentual de investimento público em

relação ao Produto Interno Bruto (PIB), que investe 4,7% do PIB na área da saúde, percentual

muito baixo se comparado a países como, Canadá, França, Suíça e Reino Unido, que investem

cerca de 7,6% a 9,0%.

Segundo a Fundação Oswaldo Cruz (2013), 73% dos erros que acontecem dentro de

ambientes hospitalares brasileiros podem ser evitáveis. Não são apenas erros médicos e de

procedimentos durante as cirurgias, mas erros que envolvem todo o serviço oferecido por um

hospital, isto é, erros de todo o sistema, e que acarretam em algum resultado negativo para o

paciente, contrariando a expectativa do cliente final de um hospital, que preza muito pela

qualidade no serviço prestado, como por exemplo troca de medicamentos, erros de

diagnósticos, fornecimento de alimentação inapropriada, entre outros.

O setor de saúde no Brasil está marcado pela piora na qualidade dos serviços prestados,

aumento nos custos para os hospitais e para os pacientes, restrições no acesso aos serviços

(ARAÚJO, 2005), e, em contrapartida, com toda a piora em qualidade no serviço de saúde, os

pacientes estão cada vez mais a procura de um atendimento de boa qualidade, rápido e com

preços justos.

Diante desse cenário, vários hospitais estão buscando em ambientes de manufatura outros

métodos para gerir seus processos, como o Lean Production ou Produção Enxuta. Neste

cenário, surgiu o Lean Healthcare, que é a metodologia criada na Toyota que se difundiu por

todo o ambiente industrial, e que agora é aplicada na área da saúde (HENRIQUE, 2014).

A identificação e a diminuição de fatores de desperdício (movimentação, estoque, transporte,

superprodução, defeito, espera e processamento inapropriado) nos processos produtivos e de

apoio de um hospital podem reduzir o lead time (tempo total de atravessamento), podendo

trazer uma vantagem competitiva para a empresa. O mapeamento do fluxo de valor é uma

ferramenta que pode operacionalizar esta análise, pela identificação das atividades que

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agregam valor, que não agregam valor, mas são necessárias, e que não agregam valor ao

serviço prestado.

Desta forma, o principal objetivo deste trabalho é, através da aplicação da ferramenta do

mapeamento do fluxo de valor, identificar os desperdícios referentes ao fluxo de

processamento de um laboratório de anatomia patológica e propor melhorias buscando

minimizar os desperdícios, e assim, proporcionar uma redução no lead time.

2. Referencial Teórico

2.1. Célula de Trabalho

Segundo Nazareno (2003), célula de trabalho refere-se ao posicionamento das máquinas no

espaço limitado, é o arranjo físico, que deve ser definido segundo o fluxo de operações

necessário para a fabricação do produto. A utilização das células de trabalho aumenta a

otimização do transporte entre os equipamentos e a utilização da mão-de-obra dos

colaboradores, por eles se tornarem flexíveis, e por vezes, operarem mais de uma máquina.

Dessa maneira, de acordo com o volume de atividades, a quantidade de colaboradores é

definida. A reposição do material e a comunicação entre os colaboradores através das células

de produção também trazem ganhos positivos, tornando mais rápida a identificação de

defeitos e problemas (NAZARENO, 2003).

2.2. Sistema Toyota de Produção

De acordo com Laugeni e Martins (2005), o Sistema Toyota de Produção (STP) surgiu logo

após a Segunda Guerra Mundial com novos métodos produtivos no Japão. Segundo Greef,

Freitas e Romanel (2012), o Sistema Toyota de Produção foi criado devido ao fato da

necessidade da redução de custos na produção e o alinhamento entre a oferta de produtos e a

demanda real de sua comercialização.

Para Womack e Jones (1996), os conceitos de produção enxuta devem ser aplicados seguindo

cinco princípios:

1) Determinar o que é valor para o cliente;

2) Identificar o fluxo de valor;

3) Implantar o fluxo contínuo;

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4) Produzir de forma puxada onde não for possível implantar o fluxo contínuo;

5) Caminhar rumo à perfeição.

2.3. Lean Healthcare

Segundo Waring e Bishop (2010), o lean healthcare contribui para tendências em três áreas

que estão relacionadas com a proliferação, gestão de cooptação e auditoria, a reconfiguração

do trabalho clínico e a re-estratificação de grupos profissionais. Essas tendências representam

um novo ponto na reorganização do trabalho em saúde.

Segundo Graban (2013), desperdício é toda atividade que não agrega valor ao serviço

prestado ao paciente. A metodologia lean aborda algumas regras específicas quando se trata

de atividade de valor agregado (VA) e as sem valor agregado (SVA), que são:

Regra nº 1) O cliente deve estar disposto a pagar pela atividade;

Regra nº 2) A atividade precisa transformar de alguma forma o produto ou o serviço;

Regra nº 3) A atividade deve ser feita corretamente desde a primeira vez.

A figura 2.1 apresenta as categorias de desperdícios, bem como a descrição resumida e os

exemplos hospitalares de acordo com Graban (2013).

Figura 2.1 – Os oito tipos de desperdício

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Tipos de Desperdício Descrição Resumida Exemplos Hospitalares

Falha

Tempo gasto fazendo algo

incorretamente, inspecionando erros ou

consertando erros

Carrinho cirúrgico com falta de um

item; medicamento errado ou erro na

dose administrada ao paciente.

SuperproduçãoFazer mais que o demandado pelo cliente

ou produzir antes de surgir a demanda

Realização de procedimentos e

diagnósticos desnecessários

Transporte

Movimento desnecessário do "produto"

(pacientes, amostras, materiais) em um

sistema

Layout inadequado; por exemplo,

laboratório do cateter localizado

longe da emergência

EsperaEspera pelo próximo evento ou pela

próxima atividade de trabalho

Funcionários esperando por causa

de desequilíbrio nas suas cargas de

trabalho; pacientes à espera de

consulta

Estoque

Custo do estoque excessivo representado

em custos financeiros, custos de

armazenagem e transporte, desperdício,

estrago

Suprimentos vencidos que precisam

ser descartados, como

medicamentos com data vencida

MovimentoMovimento desnecessário dos

funcionários no sistema

Funcionários do laboratório

caminhando quilômetros por dia em

razão de um layout mal planejado

Excessos de Processamento

Fazer trabalho que não é valorizado pelo

cliente, ou causado por definições de

qualidade que não se alinham com as

necessidades do paciente

Dados sobre horário/data afixados

em formulários, mas nunca utilizados

Potencial Humano

Desperdício e perda derivados de

funcionários que não se sentem

engajados, que não se sentem ouvidos ou

que não percebem apoio a suas carreiras

Funcionários que se sentem

superados e deixam de apresentar

sugestões para melhorias.

Fonte: Graban (2013)

2.4. Mapeamento de Fluxo de Valor

Um fluxo de valor é toda ação (agregando valor ou não) necessária para trazer um produto por

todos os fluxos essenciais (ROTHER; SHOOK:2003). Um mapa de fluxo de valor representa

o fluxo de trabalho e informações que ligam um produto ou serviço a um cliente (WORTH; et

al; 2013).

De acordo com Worth (2013), o mapa é uma ferramenta de alinhamento em que os

participantes falam a respeito dos processos. Ele é organizado em formato horizontal e é

pensado em termos das seis zonas seguintes:

1. O cliente é identificado no canto superior direito. Ele é quem recebe o output ou o

resultado do fluxo de valor;

2. O fornecedor é identificado no canto superior esquerdo. Ele desencadeia o início do

processo;

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3. Os processos no fluxo de valor estão localizados no meio do mapa e corresponde a

grupos de atividades que geram o produto ou resultado de um trabalho que é entregue

ao processo seguinte;

4. O fluxo de informações aparece na parte média superior do mapa;

5. Métricas ou dados do processo de cada etapa são apresentados abaixo delas e cada

processo possui sua própria caixa de dados;

6. Uma linha do tempo e um sumário aparecem na parte inferior do mapa.

2.5. DMAIC

O DMAIC (sigla para os termos Define, Measure, Analyse, Improve e Control) é um método que

faz parte do conjunto de práticas da ferramenta da Qualidade chamada Seis Sigma e tem como

objetivo promover e gerenciar a melhoria contínua de processos (SILVEIRA; 2013).

O ciclo DMAIC se baseia na precisa identificação, análise, melhoria e controle dos fatores de

influência que contribuem para a variabilidade do processo. Dentro de cada etapa do ciclo

DMAIC existem atividades suportadas por ferramentas e técnicas estatísticas para se atingir

adequadamente os objetivos de cada uma dessas etapas e consequentemente o objetivo principal

do projeto (ESCOBAR; s.d.). A Figura 2.2 mostra as etapas detalhadas:

Figura 2.2 – DMAIC

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Fonte: Escobar (s.d.)

3. Procedimentos metodológicos

A pesquisa tem uma abordagem quantitativa e qualitativa, com procedimentos baseados na

pesquisa bibliográfica e possui natureza aplicada. A metodologia aplicada inicialmente foi

uma revisão bibliográfica, visando buscar conhecimentos para dar suporte ao trabalho que foi

executado.

O local onde foi aplicada a pesquisa é em um laboratório de anatomia patológica de um

hospital. A pesquisa foi feita com base no ciclo DMAIC, onde todas as etapas foram

contempladas.

Primeira etapa, D (Define), foi definido o escopo do projeto e o objetivo principal;

Segunda etapa, M (Mensure), foi realizado o mapeamento dos processos atuais, para

desenvolver a base para a análise.

Terceira etapa, A (Analyze), foram analisadas as entradas fundamentais no processo e

a as causas e efeitos; para apresentar a proposta para a situação futura, visando

alcançar o objetivo principal que foi definido na primeira etapa.

Quarta etapa, I (Improve), as melhorias sugeridas e aprovadas juntamente com toda a

equipe envolvida no trabalho foram implementadas.

Na última etapa, o C (control) foi realizado o controle para garantir que as melhorias

se tornem inerentes ao processo, e que quaisquer variações sejam corrigidas antes que

resultem em defeitos.

As etapas foram realizadas no decorrer de um serviço de consultoria prestado para o hospital,

no qual o laboratório de anatomia patológica foi uma das frentes de trabalho, e acompanhada

pelos autores do mesmo, que juntos coletaram os dados e fizeram a análise, implantação e

controle das mudanças implementadas.

4. Estudo de Caso

4.1.1. Apresentação da empresa

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O trabalho foi realizado em um hospital criado em 1956, com cerca de 1.300 funcionários,

localizado em Goiânia – Goiás. A instituição é privada e atualmente considerada um centro de

referência no tratamento de câncer, com caráter filantrópico, que se dedica ao combate ao

câncer. Possui três unidades em Goiânia e uma unidade em Anápolis, que é uma unidade

ambulatorial de prevenção, diagnóstico e tratamento do câncer que atende pacientes de

Anápolis e toda região nordeste do Estado de Goiás. A instituição possui vários setores de

prestação de serviços como a área ambulatorial, a quimioterapia, radioterapia, o centro

cirúrgico, os setores da área de medicina laboratorial, dentre outros.

O estudo de caso refere-se a um trabalho executado no setor de medicina laboratorial, mais

especificamente no laboratório de anatomia patológica, cujos serviços são restritos à prestação

de serviços internos da instituição.

4.1.2. Justificativa do projeto

O estudo da doença é fundamental para um diagnóstico preciso e permite ao médico

oncologista decidir o tratamento do paciente, auxilia no prognóstico e a estimar os riscos de

recidiva e até mesmo de óbito do paciente. Para se ter um resultado positivo no processo de

cura do câncer é essencial que se tenha um diagnóstico preciso da doença.

Visando o tratamento do paciente, foi levantado um questionamento com relação ao tempo de

entrega dos laudos dos exames. Os médicos oncologistas percebiam que os pacientes

demoravam para retornar ao consultório devido à demora na entrega dos laudos e

consequentemente demora para iniciar o tratamento específico para combater o câncer. O

tempo médio de entrega dos exames de uma família específica (anatomopatológico) era de 10

dias em média, de janeiro de 2015 a junho de 2015. Analisando o tempo de entrega dos

exames, a gravidade das doenças que são tratadas na instituição e a extrema importância do

tempo para a chance de um tratamento de sucesso para o paciente, justificou-se o trabalho no

laboratório de anatomia patológica visando a redução do lead time para reduzir o tempo de

entrega dos laudos.

4.1.3. Plano de ação

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Dentro do laboratório de anatomia patológica, foi possível identificar os processos produtivos

internos. Foram identificados os seguintes processos: Registro/Triagem, Macroscopia,

Histotécnica, Laudo e Assinatura/Emissão.

Foi identificado que o laboratório realizava três tipos de exames, sendo eles: Citopatológico,

Imuno-histoquímica e Anatomopatológico. Para definir em qual tipo de exame seria feito o

trabalho, foi analisada a demanda dos exames no período de 6 meses, de janeiro de 2015 a

junho de 2015. A Tabela 4.1 demonstra o resumo da demanda de exames realizados:

Tabela 4.1 – Resumo de exames realizados

Fonte: Elaborado pelos autores

O relatório de produção disponibilizado no sistema mostra que durante o período de seis

meses acumulados dos exames produzidos, 65,60% foram exames de anatomopatológico,

uma porcentagem significativa que justificou a realização do trabalho de redução do lead time

nessa família de exames. Com base nessa informação, iniciaram-se os trabalhos de coleta de

dados para a elaboração do Mapa de Fluxo de Valor (MFV) que representa a situação anterior

ao projeto.

Para o desenho do MFV, foram identificados os fornecedores dos exames a serem realizados,

os clientes, o fluxo de informação, os processos e todos os tempos que foram de extrema

importância para um diagnóstico preciso da situação anterior e o desenvolvimento da proposta

de melhoria no processo em estudo. A Figura 4.1 mostra o MFV da situação anterior:

Figura 4.1 – MFV da situação anterior ao projeto

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Fonte: Elaborado pelos autores

Com o resultado da análise de tempos do MFV foi identificado que a somatória dos tempos

mostra um lead time com um valor de 8,41 dias e o tempo de agregação de valor mostrou um

valor de 14,21 horas. O MFV mostrou que existe um fluxo de informação entre os processos

administrativos e os processos produtivos. Os principais clientes são a recepção SUS,

recepção CMA e o centro cirúrgico. O MFV também mostrou que o exame segue para os

consultórios médicos através do sistema e também seguem para o arquivo para serem

anexados ao prontuário da paciente, através de uma via impressa.

Analisando a linha de lead time na base do mapa, foi identificado que os maiores tempos de

não agregação de valor estavam concentrados no momento em que envolvia a análise do

médico patologista, a digitação do laudo e a assinatura digital. Como solução para a situação

futura a ser implementada, foi proposta uma célula de trabalho entre médicos e digitadores,

viabilizando a presença do médico e, então, o exame poder ser analisado, digitado e assinado

em tempo real.

4.1.4. Resultados

A proposta de implantação da célula de trabalho entre médico e digitador foi aceita por todos

os envolvidos no trabalho, conseguindo assim uma redução significativa na redução do lead

time. O Gráfico 4.1 demonstra os resultados alcançados com a redução do lead time:

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Gráfico 4.1 – Anatomopatológico - Média Dias de Liberação

Fonte: FONTE: SIG - RELATÓRIO DE PRODUÇÃO MÉDICA POR PROFISSIONAL - LAUDOS

LIBERADOS - SINTÉTICO

O gráfico acima mostra que a partir dos meses de outubro foi iniciada a redução no lead time

através das melhorias que foram implantadas. Em agosto de 2015 foram feitas as

implantações, o que ocasionou um aumento no tempo de entrega dos laudos no mês de

setembro devido aos exames que estavam represados nos estoques intermediários que

sobrecarregaram o processo da digitação. Além disso, o novo sistema de produção recém

implantado no laboratório ainda estava em fase de teste e adaptação por parte dos

colaboradores. Contudo, com o processo já estável e funcionando conforme o projetado, no

período entre os meses de fevereiro de 2016 a abril de 2016 o lead time de entrega do laudo

foi estabilizado em seis dias, gerando uma redução de 30,4% referente ao período anterior à

implantação.

5. Conclusão

O estudo de caso descrito anteriormente mostrou que a ferramenta de mapeamento de fluxo

de valor (MFV) pode ser muito útil nos processos de identificação, análise e eliminação de

desperdícios ao longo de fluxos de apoio dos hospitais, gerando significativas reduções de

tempos (lead times) e agilizando o atendimento aos pacientes, que são os verdadeiros clientes

em tais ambientes.

É possível concluir que as ferramentas oriundas da filosofia do Lean Healthcare podem

contribuir significativamente para a melhoria dos processos da área da saúde, transformando

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sistemas ineficientes e de baixa qualidade em sistemas mais ágeis, mais produtivos e mais

confiáveis.

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