GED
2010
Camada Pré GEDGestão Arquivística - Tratamento Documental
Levantamento Preliminar de Dados - Cenários
Instrutor: Romoaldo Zacarias
Rio de Janeiro: 08 e 09 de julho de 2010
11
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Qual o caminho?
2
- Pode dizer-me que caminho devo tomar?
- Isto depende do lugar para onde você quer ir.
(Respondeu com muito propósito o gato)
- Não tenho destino certo.
- Neste caso qualquer caminho serve.
(“Alice no País da Maravilhas” - Lewis Carrol)
Vídeo Romântico
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Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo
Fontes de levantamento escopo do projeto:
ENTREVISTA QUESTIONÁRIO PERFIL
Onde esta o problema? Acompanhado Individual Organizacional
Qual o objetivo? Acompanhado Coletivo Mercadológico
Quais os recursos? Desacompanhado
Individual
Tecnológico
Quem se beneficia? Desacompanhado
Coletivo
Decisório
Como executaremos? Misto individual Histórico
Quando se pretende atingir o
objetivo?
Misto coletivo Cultura
Quanto temos de
orçamento?
Arquivística
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Levantamento do ciclo da Informação:
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Levantamento do Processo Informacional:
Hardware + Software +
Peopleware
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Formulário do Levantamento Preliminar de Dados:
Ata de Entrevista:
A entrevista deve conter os seguintes elementos básicos:
DADOS Empresa – UNO - Empregado
OBJETIVO Da entrevista
PERFIL Do entrevistado – Idade - Formação
ANÁLISE Do resultado e das métricas do processo
RETORNO Ao entrevistado
TIPO DE BORDAGEM E Estruturada Aberta
A Presencial Remota
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Formulário do Levantamento Preliminar de Dados:
Ficha de Coleta de Espécies Documentais:
Campos que o entrevistado deve preencher na coleta de dados: Campos (A)- Item e (B) Espécie Documental.
Campo que o entrevistador deve preencher na Análise de dados: Campo (C) - Campos Indexadores.
Solicitar uma cópia da espécie / tipo documental relacionado.
ITEM ESPÉCIE / TIPO DOCUMENTAL CAMPOS INDEXADORES
1
(A)
Nota Fiscal
(B)
(C)
2 Boleto Bancário
Organização Silva & Silva S.A
Unidade Organizacional Financeiro
Entrevistado José da Silva
Data / Período 17 a 25 de junho de 2010
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Abordagem do questionário:
PERFIL CARACTERÍSTICAS FONTES
Organizacional Estrutura organizacionalOrganogramas – Funcionogramas - Manuais de Procedimentos –
Planejamentos - Estratégias - Orçamentos
Mercadológico NegóciosAbrangência de mercado - Público Alvo - Posição de mercado -
Marcos Legais e Regulatórios
Tecnológico Idade tecnológica Hardware - Software - Peopleware
Decisório Forma de organização do processo decisório Centralizado – Descentralizado – Familiar – Diretivo - Consultivo
Histórico História da organização Nascimento - Relacionamento com mercado - Produtos e serviços
Cultura Organizacional Mudança – Comunicação – Aprendizado - Inovação
Arquivística AcervoDigital – Analógico – Armazenamento - Logística - Metodologia
Arquivística – Equipamentos Arquivísticos - Quantitativos
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Impacto
PERFIL VISÃO IMPACTO SOBRE A ANÁLISE
Organizacional
Possui organograma?
Possui manuais?
Possui planejamento estratégico?
Planejamento orçamentário e ou tributário?
Taxonomia
Mercadológico
Qual o público alvo?
Qual a camada social?
Em que posição ocupa no mercado?
Quais as fontes legais e marcos regulatórios?
Campos indexadores
Vocabulário
Tecnológico
Servidores? Rede? Storage?
Treinamento?
Software legalizados? Proprietários ?
Ferramenta de GED / ECM
Conectividade Tecnológica
Centralismo do CDI ou Worflow Informacional
DecisórioQuem são os tomadores de decisão?
Qual autonomia?Worflow estruturado ou desestruturado
Histórico História da organização? Volume do acervo digital e ou analógico a ser tratado
CulturaQual a forma de entendimento quanto a
importância do documento e informação?Estrutura do CDI – Centro de Documentação e Informação
Arquivística Qual o tipo de tratamento o acervo recebe?Avaliação dos meio de arquivamento:
Organização, equipamentos (Pastas – Arquivos etc.)
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Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo
ProdutoPROPOSTA TÉCNICA E COMERCIAL – PTC
Validade da Proposta: 30 dias
Número:
PC 180610001 Silva & Silva
Data:
18/06/2010Processo:
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Gestão Documental
Instituição:
Silva & Silva S.A
Processo (BPM) integrado do GED / ECM
Gestão Documental – Classificadores.
Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental
Soluções Aplicadas
do Processo Documental
Digitalização Microfilmagem Guarda
Diagnóstico e Matriz do Projeto Informacional
Terceirizada
CDI