Aula 02/03 - Gerenciamento de Projetos

MBA em Gestão da Comunicação Online, Marketing Digital e Publicidade na Internet - COMDPI Aula 2/3 - 3 de abril de 2012

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Alexandre Regattieri Bessa [email protected] www.linkedin.com/alexandrebessa

2 MBA em Gestão da Comunicação Online, Marketing Digital e Publicidade na Internet - COMDPI

AGENDA

è  O que é gerenciamento de projetos?

è  Fases de um projeto 1.   Definições 2.   Planejamento 3.   Produção 4.   Lançamento

è  Passo a Passo de um Cronograma

è  10 Dicas para evitar o imprevisto


Gerenciamento de Projetos

Entregas Cronograma Recursos

O que é gerenciamento de projetos?

Um conjunto de atividades que são feitas para um objetivo pré-definido, num tempo determinado e com

específica alocação de recursos.


Modelo de Gerência de Projetos

O que precisa ser feito?




Quem vai fazer?




Quando será feito?




Project Management Process Overview A unique set of activities that are meant to produce a defined outcome, with a specific start and a finish date, and specific allocation of resources.

Fonte: Harvard Business School – Project Management Manual



Por que Projetos?


Fases de um projeto online

•  DEFINIÇÕES

•  PLANEJAMENTO

•  PRODUÇÃO

•  LANÇAMENTO E ACOMPANHAMENTO


Fases de um projeto online :: definições

•  DEFINIÇÕES

Esta é a principal fase do projeto. É a hora de passar o briefing a limpo e definir objetivos e recursos disponíveis. Nesta fase é necessário ter uma visão geral de como os recursos vão interagir em um cronograma estimado.





• Definições :: por onde começar?

•  Organograma do cliente e terceiros. •  Lista de contatos cliente / agências. •  Montando o Briefing.

• Expectativas •  Premissas •  Limitações técnicas •  Checar os pontos de contato de mídia •  Responsabilidades •  Métricas de sucesso •  Cronograma alto nivel •  Pesquisas sobre o target •  Como esse site/hotsite se linka com os demais? •  Budget

•  Idéia de alocação de recursos internos •  Revisão de Tecnologia/Briefing. •  Revisão com Diretor Criativo. •  Brifar o time criativo com cronograma e budget.

ESCOPO

PREMISSAS

EXPECTATIVAS

RESPONSABILIDADES

MÉTRICAS

CRONOGRAMA



•  Matriz de responsabilidades.

•  Estimativa de investimento em produção e mídia.

•  Objetivos do site e hotsite. Métricas. Definição do que será relevante ser medido e que valide os objetivos do site.

•  Período de veiculação. Cronograma reverso.

•  Cronograma online x Cronograma offline.

•  Materiais (manuais, fotos, ilustrações, filmagens)

•  Planos B. Lançamentos parciais. Limites de trabalho.

•  Briefing completo com objetivos. Debriefing feito com ajuda do atendimento e aprovado pelo diretor de criaçào.

• Definições :: Resultados

ESCOPO

PREMISSAS

EXPECTATIVAS

RESPONSABILIDADES

MÉTRICAS

CRONOGRAMA


Definições - Fatores Críticos –Justificativa

Qual a missão do projeto?

a)  Para que o projeto existe?

b)   Faz parte de uma campanha maior de mídia?

c)  Qual o histórico, as referências e o planejamento que levou a montar esse projeto?


Definições - Fatores Críticos - Escopo

É Não é Formulário de inscrição Fotografias dos prêmios

Regulamento Responsabilidade logística da entrega de prêmios

Página de ganhadores

E-mail marketing divulgação

Peças on-line divulgação

Diagrama do É e Não é Este diagrama deve ser feito com a equipe que trabalha diretamente com o

gerente de projetos. A idéia é enumerar tudo o que se gostaria de fazer durante o projeto. Todos os passos devem ser listados num brainstorming em equipe. O exemplo abaixo é um projeto fictício de um hotsite de campanha promocional.


Definições - Fatores Críticos - Recursos

Quais os recursos para o projeto?

a)  Budget.

b)   Contratação de terceiros.

c)  Levantamento de recursos internos da agência. Alocação de recursos em paralelo com outros projetos.


Definições - Fatores Críticos - Resultados

Como os resultados serão medidos?

a)  Métricas adequadas para o tipo de ação (visitantes, tempo de visitação, interatividade com o site).

b)   Relatórios parciais.

c)  c) Possíveis correções de rotas e parâmetros de medições.


Definições - Fatores Críticos – Cliente e Agência

Briefing

Decupar Briefing

Escopo

Budget Orçamento

Prazo Cronograma

CLIENTE AGÊNCIA



Briefing Escopo

Budget Orçamento

Prazo Cronograma

O que o cliente quer vira itens a serem produzidos.

BRIEFING VIRA ESCOPO

CLIENTE AGÊNCIA



Briefing Escopo

Budget Orçamento

Prazo Cronograma

CLIENTE AGÊNCIA

A verba deve ser corretamente alocada para atender cada fase do projeto. É recomendável sempre passar o custo decupado e explicar as fases do projeto.

BUDGET SE TORNA ORÇAMENTO



Briefing Escopo

Budget Orçamento

Prazo Cronograma O prazo é o que o cliente passa. O cronograma é a resposta com datas de aprovações e entregas parciais.

PRAZO SE TRANSFORMA EM CRONOGRAMA.

CLIENTE AGÊNCIA


Fases de um projeto online :: definições :: resumo

Gerente de Projetos

ORGANIZAÇÃO Responsabilidades

Autonomia

Recursos

Especialidades dos recursos

Responsabilidades da equipe

Relatórios do time. Reports individuais.

Hierarquias

DICA

Sempre faça ata das reuniões e envie a todos por e-mail. Deixe a equipe e clientes comprometidos com as obrigações que foram assumidas durante o encontro.

Atendimento

Cliente



Briefing - Escopo

PARÂMETROS

Briefing. Plano de trabalho.

Recursos internos e externos. Terceiros.

Objetivos do projeto.

Entregas e detalhamentos. Expectativas.

Datas essenciais.

Budget e Orçamento

Budget - Orçamento

Prazo - Cronograma

DICA PARA DETERMINAR ESCOPO

DIAGRAMA DO É // NAO É

Implicações legais.



Equipe criativa

COMUNICAÇÃO

Frequências de reunião de equipe.

Listar pessoas chave.

Formas de distribuir informações.

Guia para resolver conflitos entre áreas.

Determinar Hierarquia.

Equipe de tecnologia

Terceiros

DICA

Quando em produção, uma reunião semanal com cliente e uma reunião semanal com equipe são essenciais para cobrar status e redefinir prioridades de tarefas. Mas a equipe (cliente, internos e terceiros) devem estar comprometidos com essas reuniões.

Cliente

Atendimento

Gerente de Projetos


Fases de um projeto online :: planejamento

•  PLANEJAMENTO

Nesta fase as tarefas são listadas e os recursos são alocados para cada uma das tarefas, no que é chamado plano do projeto. Determinam-se a interdependência de tarefas e as entregas parciais, e o cronograma é fechado com toda a equipe. Em projetos pequenos, Definições e Planejamento geralmente acontecem juntos.


Dilbert sobre planejamento







•  Marcar cronograma de entregas.

•  Contratos de confidencialidade.

•  Reuniões com outras agências / parceiros.

•  Revisão de Tecnologia/Idéia Criativa.

•  Ensinar o cliente como a agência funciona.

•  Desenvolver o planejamento criativo. (idéias, rafs, escopo geral)

•  Noção de orçamento.

•  Pensar o site antes, durante e depois do lançamento.

•  Checar a entrega geral antes de enviar.

Planejamento :: Idéia Criativa, o que vamos fazer?

IDEIA CRIATIVA

APROVAR ORCAMENTO

CRONOGRAMA ALTO NIVEL

IDÉIA APROVADA


Fases de um projeto online :: planejamento :: pré-produção

•  Montar o time completo que vai tocar or projeto.

•  Contratos de confidencialidade e contratação de terceiros.

•  Matriz de Responsabilidades atualizada.

•  Fluxograma da Estratégia.

•  Levantamento de assets.

•  Questões legais. •  Arquitetura de informação e wireframes. •  Roteiros de filmagens, animações, 3D, audio, etc.

•  Planejamento de Tecnologia. Limitações, navegadores, programas a serem comprados e instalados.

•  Cronograma detalhado. Orçamento completo.

Planejamento :: Pré-Produção (idéia aprovada)

TERCEIROS

AI E WIREFRAMES

CRONO E ORCAMENTO FINAIS


Fases de um projeto online :: planejamento :: cliente

•  Aprovar e revisar escopo.

•  Aprovar e revisar orçamento.

•  Call to action da mídia online. Call to action de e-mails.

•  Fazer sitegrama.

•  Definir fluxo de impacto do usuário.

•  Wireframes.

•  Lista de riscos.

•  Montar o cronograma geral de ações e, junto como cliente, pensar nos impactos de eventos que possam atrasar a campanha.

•  Enxergar com o cliente a vida do site ou hotsite. Planejar o pós-lançamento.

Planejamento :: Com o cliente

APROVAR ESCOPO

APROVAR ORCAMENTO

CRONOGRAMA DETALHADO

SITEGRAMA

WIREFRAMES

CALL TO ACTION


Fases de um projeto online :: planejamento :: lembretes

•  Hospedagem.

•  Impactos no site.

•  Banda, recursos do servidor. Estimativas levando em conta campanha de mídia online.

•  Métricas da campanha. Como e o quê será medido.

•  Aplicativos (flash, php, asp)

•  Bancos de dados e integrações com aplicativos.

•  Integração com celular e outros dispositivos móveis.

•  Controle de conteúdo (aprovação, reprovação)

•  Lista de inscrições//Participações//Novas entradas em cadastro de banco de dados.

Planejamento :: Não esqueça :: Background

ALGUNS CUIDADOS •  Hospedagem •  Recursos de servidor •  Integração de BD •  Versões de flash •  Navegadores •  Contato com TI de cliente.


Fases de um projeto online :: planejamento :: case

Skol Superstars :: Conteúdo colaborativo

ALGUNS CUIDADOS •  Trâmites legais. •  Concursos culturais. •  Divulgação. •  Tempo.








Fases de um projeto online :: planejamento :: resumo

Soft Launch

ESTRUTURA

Identificar todas as tarefas.

Tempo padrão do projeto. (dias, meses)

Todas as tarefas devem ter responsáveis.

Assinale apenas 01 responsável por tarefa

Respeite a hierarquia das equipes.

DICA

Evite e-mails grupais em que há uma lista de tarefas mas sem nenhuma atribuição. Faça relatórios e assinale pessoas para resolver e o tempo estimado para completar a tarefa.

Planejamento

Ciclo de aprovações

Testes

Material técnico

Material criativo



Terceiros

CRONOGRAMA

Tarefas em paralelo. Caminho crítico do projeto.

Checar o tempo de todas as tarefas.

Revisar estimativas com os proprietários das tarefas. Acordar datas de entregas. Acordar datas de aprovações e disponibilidade do cliente.

“A semana seguinte.” Forecast de ativididades.

Feriados. Folgas. Férias. Dias livres.

Tarefas

Recursos

Aprovações

Clientes

Backups de recursos humanos.

Interdependência de tarefas.



Equipe Criativa

RECURSOS

Recursos pouco utilizados. Divisão de trabalhos.

Há outros recursos?

Recursos essenciais.

Capacitação de equipe.

TI Cliente

Cliente

Equipe Tecnologia

Terceiros

Priorização de projetos. Negociações internas.

Identificar alocações além da capacidade do recurso



RISCOS

Prioridades dos possíveis problemas.

Prevenção.

Monitoramento de riscos.

Responsabilidades pelos riscos.

Contingência

Identificar riscos.


Planejamento – Fatores Críticos – Quem faz o quê?

Matriz de Responsabilidades

a)  Definir claramente as responsabilidades:

b)   Cliente

c)  Agência

d)   Terceiros


Planejamento – Fatores Críticos – Limitações de tecnologia

A Tecnologia

a)  Reunião com os responsáveis pela tecnologia do cliente.

b)   Checar a largura de banda, a linguagem de desenvolvimento, os parâmetros de bancos de dados e o tempo de testes e deploy.

c)  Listas as premissas tecnológicas do projeto.

d)   Listar alternativas para as necessidades de desenvolvimento.


Planejamento – Fatores Críticos – Limitações de tempo

O Cronograma

a)  Em cima do plano de projeto determinar o cronograma de aprovações do cliente.

b)   Determinar o cronograma de cada elemento da equipe.

c)  Finalmente, determinar o cronograma de terceiros envolvidos na campanha.


Planejamento – Fatores Críticos - O que não pode atrasar?

O Caminho Crítico

a)  O caminho crítico é o mais longo e que não pode ser executado em paralelo.

b)   Se ele sofrer algum atraso, o projeto como um todo sofrerá atraso.

c)  Há vários caminhos críticos, dependendo do


Fases de um projeto online :: produção

•  PRODUÇÃO

Com as tarefas já determinadas, a equipe inicia a execução do projeto. Esta fase é de supervisão cíclica das tarefas e comunicação com a equipe, sempre levando-se em conta o plano do projeto. Geralmente é a fase mais longa e só termina com a entrega final e a análise do projeto (post-project ou project review).





•  Criação visual do site.

•  Controlar a produção externa.

•  Ongoing do Projeto. •  Identificar o que pode causar atrasos no cronograma. • Em caso itens não entregues, tentar administrar para conseguir encaixar. • Diminuir escopo de outros itens e focar no ponto mais importante indicado pelo cliente.

•  Criação: •  Identificar atrasos na produção. •  Aprovar layouts e levantar necessidades de animação. •  Mostrar os layouts aos programadores •  Tomar cuidado com padrões do site. •  Seguir os wireframes aprovados. •  Produzir os layotus em pacotes simliares. •  Fazer versões pequenas de animações como Loadings, entradas de tela, saídas, vinhetas e abertura do site.

Produção :: seguir o escopo fielmente

MATERIAIS

LAYOUTS

CONTEÚDO DO SITE

INTEGRAÇÃO

TESTES

LANÇAMENTO

QA (Quality Assurance)



•  Tecnologia: •  Integrar os layouts e animações dentro do site. •  Montar o site com elementos de terceiros. •  Seguir as regras de desenvolvimento de tecnologia. •  Testar antes de lançar uma versão.

•  Integração com terceiros:

•  Checar material de terceiros. •  Cobrar cronograma de entregas. •  Ao receber o material, aprovar com o responsável criativo. •  Dar feedback para o fornecedor. •  Aprovar material com cliente, se necessário.

•  Integração com tecnologia do cliente: •  Checar parâmetros e funções necessárias. •  Cobrar datas de entregas e vice-versa. •  Fazer testes em cada etapa. •  Documentar as decisões tomadas em conjunto. •  Controlar atrasos e reportar ao cliente. •  Fazer pequenas versões das funções.

Produção :: seguir o escopo fielmente

MATERIAIS

LAYOUTS

CONTEÚDO DO SITE

INTEGRAÇÃO

TESTES

LANÇAMENTO




•  Relatórios e documentação: •  Status semanal com sponsor do projeto na agência. •  Status semanal com equipe. •  Status semanal com cliente. •  Alocação semanal de recursos. •  Status semanal com terceiros. •  Ajustes no cronograma do projeto. •  Checking diário de produção com equipe interna.

•  Organização do projeto: •  Manter crono organizado e impresso •  Inserir todos os documentos produzidos numa extranet •  Lidando com mudanças do cliente •  Lidando com atrasos de produção •  Versões para cada novo feature.

Produção :: checking (status)

MATERIAIS

LAYOUTS

CONTEÚDO DO SITE

INTEGRAÇÃO

RELATÓRIOS

MICROCRONOGRAMA



Fatores Críticos – Produção – Quem está fazendo o quê?


Fatores Críticos – Produção – Quem está fazendo o quê?

Lista de tracking de tarefas Em todas as reuniões do grupo, a lista deve ser revista e atualizada. Os problemas devem ser resumidos, e as datas para solução devem ser determinadas com os responsáveis pela sua solução.

Tarefa Data Origem Quem originou

Descrição e impacto

Proprietário Data para resolver

Status atual


Fases de um projeto online :: produção :: resumo

STATUS

Lista de tarefas x responsáveis x data alvo.

Monitoramento de informações.

Impacto. Decisões sobre os relatórios.

Transmitir as decisões.

Relatórios

Atas, reuniões, relatórios. Documentação.

Tarefa x Responsável

Cronograma



AJUSTES NO PROJETO

Compensar diminuindo o tempo de tarefas futuras.

Negociar mais recursos para fazer tarefas em paralelo.

Férias, doenças, problemas extrínsicos ao projeto.

Setup de backups operacionais (recursos humanos)

Cronograma

Identificar problemas com tarefas atrasadas.

Tarefas atrasadas

Impacto no projeto

Problemas operacionais



ENCERRAMENTO

Análise de pontos positivos e pontos negativos.

Soluções para pontos negativos.

Maximizar pontos positivos.

Comemore o encerramento.

Post Project

Uso de conhecimento para projetos futuros.

Arquivamento


Fatores Críticos - Produção - Acompanhamento

Relatórios

a)  Semanalmente enviar um raio-x das tarefas realizadas e quantas horas foram gastas. Comparar o esforço realizado com o planejado.

b)   Indicar os atrasos, os assuntos pendentes, os responsáveis pelas soluções e o impacto dentro do projeto.

c)  Fazer esse mesmo processo com a equipe interna e com o cliente.


Fatores Críticos - Produção - Comunicação

Comunicação

a)  O cliente deve ter um contato único com agência. Esse contato deve estar a par de todas as tarefas envolvidas. Em caso de projetos muito grandes, pode haver mais que um contato, mas a separação deve estar clara tanto para cliente quanto para agência.

b)   Estabelecer rotinas de reuniões semanais com clientes, fornecedores e equipe interna.


Fatores Críticos - Produção – Terceirizar ou não?

Falta de Recursos

a)  Terceirizar, mas tomar cuidado com o que terceirizar. As tarefas mais importantes que fazem parte do caminho crítico devem ficar na agência.

b)   Cuidado com freelancers. Defina muito bem o escopo e dobre os pontos de check. Geralmente quando falta recursos há uma superalocação do gerente de projetos para controlar terceiros.


Fases de um projeto online :: lançamento e pós lançamento

•  LANÇAMENTO E PÓS-LANÇAMENTO

É uma continuação da produção, que também deve ser pensada durante a fase de planejamento. Principalmente para sites que possuem fases (inscrição, sorteio ou julgamento, resultados, fechamento). Ou qualquer outro tipo de interação com internauta. O hotsite por si só tem um periodo de curta duração e o pós-ação deve ser pensado também durante a fase de planejamento.


Dilbert e como lidar com recursos internos



•  O dia do lançamento.

•  A aprovação final e as revisões. Geralmente é bom ter uma lista de todas as alterações que foram pedidas.

•  A transferência dos servidores de teste para os servidores finais.

•  As surpresas de última hora. Nunca se sobem sites em véspera de final de semana para evitar surpresas.

•  Os ajustes pós-lançamento. As emergências e contingências caso falhem os servidores ou bugs sejam encontrados mesmo depois dos testes.

Produção :: Lançamento e acompanhamento

DIA DO LANÇAMENTO



•  Backlog •  Lista de backlog. •  Cronograma de implementação. •  Questões Financeiras.

• Post Morten •  Colher informações. •  Fazer reunião de Post Morten.

•  Relatórios •  Relatório de Seeding. •  Relatório de Mídia Online. •  Relatório de disparo de E-mail marketing. •  Relatório de uso do site (gerencial, navegabilide).

Pós-Lançamento :: A vida do site

BACKLOG

RESULTADOS QUALITATIVOS

TOMADA DE DECISÃO



•  Usar as métricas para saber se a mídia online está dando retorno. Se usar criações diferentes, entender porque uma é mais efetiva que outra.

•  Checar os resultados qualitativos e quantiativos do marketing invisível.

•  Checar outros canais de comunicação e interação da campanha que traduzam o comportamento do usuário:

•  emails enviados, •  emails para o sac, •  participação em jogos interativos •  permanência do usuário no site.

Pós-Lançamento:: Variáveis para análise.

METRICAS

REACOES DOS USUARIOS

RELATÓRIOS



•  Atenção com andamento do site: •  Fases de site. •  Ondas de mídia online. •  Concursos Culturais Ou Promoção, •  Moderação de participação de usuário. •  Lançamento de novos elementos de campanha. •  Manutenção geral. •  Vencimento de contratos.

Pós-Lançamento :: Manutenção do site

FASES DO SITE

ONDAS DE MIDIA

MANUTENÇÃO GERAL


Algumas dicas para evitar imprevistos

PROJETOS

A única certeza é de que você terá imprevistos em seu projeto e precisará adaptar-se a uma nova realidade. Todos os dias, revise seu cronograma, recolha status e cheque as entregas. Se algo sair for a dos trilhos, negocie internamente e externamente.


Evitando o imprevisto, evitando o caos

Um gerente não consegue tocar um projeto sozinho.



Procure entender antes de ser entendido.



Delegue sempre que possível, mas lembre-‐se que existe mais de uma maneira de fazer a mesma tarefa.



IncenBve que cada membro do Bme tenha claro suas responsabilidades e as tarefas que precisa cumprir dentro do prazo.



Nunca assuma que algo está pronto, sempre cheque.



Controle o cliente, nunca deixe ele controlá-‐lo. Tenha noção do escopo e das possibilidades.



Se um e-‐mail complicado chegar , respire. Aguarde o andamento das aBvidades durante o dia. Responda

sem adjeBvos ou advérbios de intensidade.



Faça óBmo, mas não procure fazer perfeito – a não ser que haja tempo e

dinheiro para isso.



Sinta-‐se dono do projeto. O projeto é seu.



Se algo der errado – e sempre dá algo errado – nunca leve para o lado pessoal. O projeto é seu, mas não é você. Tudo tem solução, apenas é preciso um tempo para pensar e

colocar o projeto nos trilhos novamente.



Tomar uma decisão e seguir em frente é melhor do que ficar indeciso e atrapalhar as entregas. Entretanto ainda é possível ter sempre uma data máxima para tomada de

decisão sem que atrapalhe outras tarefas.



Sempre olhe o projeto como um todo e seja realista com as expectaBvas.


Comprometimento e Envolvimento

MBA em Gestão da Comunicação Online, Marketing Digital e Publicidade na Internet - COMDPI Aula 2/3 - 3 de abril de 2012

OBRIGADO

Alexandre Regattieri Bessa [email protected] www.linkedin.com/alexandrebessa

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