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Prof. Guilherme Alexandre Monteiro Reinaldo
GED – Gestão Eletrônica de
Documentos
(Gestão da Cadeia de Suprimento)
Contatos
Prof. Guilherme Alexandre Monteiro Reinaldo
Apelido: Alexandre Cordel
E-mail/gtalk: [email protected]
Site: http://www.alexandrecordel.com.br/fbv
Celular: (81) 9801-1878
Gestão da Informação
Processo que consiste nas atividades de:
•Busca;
•Identificação;
•Classificação;
•Processamento;
•Armazenamento e;
•Disseminação de informações, Independente do formato ou meio em que se encontra (seja
em documentos físicos, digitais ou na cabeça das pessoas).
Gestão da Informação
Realizar a Gestão da informação é papel de uma profissão específica
Existem profissionais com competências necessárias para tal atividade.
É comum encontrar pessoas que exercem tais atividades com formações, tais como:
•administração, •informática, •engenharias, •ciências econômicas, entre outras.
Objetivos da Gestão da Informação
Fazer com que as informações cheguem às pessoas que necessitam delas para tomar decisões no momento certo e/ou obter resultados satisfatórios.
Tornar acessíveis grandes quantidades de informação organizacional, compartilhando as melhores práticas e tecnologias.
Objetivos da Gestão da Informação
Permitir a identificação e mapeamento dos ativos de conhecimento e informações ligados a qualquer organização, seja ela com ou sem fins lucrativos (Memória Organizacional);
Apoiar a geração de novos conhecimentos, propiciando o estabelecimento de vantagens competitivas.
Valorizar o Capital Intelectual
Objetivos da Gestão da Informação
Dar vida aos dados tornando-os utilizáveis e úteis, transformando-os em informação essencial ao nosso desenvolvimento pessoal e comunitário.
Organizar e acrescentar lógica aos dados de forma a torná-los compreensíveis.
Aumentar a competitividade da organização através da valorização de seus bens intangíveis.
Títulos: Gestão da Informação
Gestão Da Informação Nas Organizações – Como Analisar E Transformar Em ConhecimentoAutor: ASSIS, WILSON MARTINS DEEditora: AUTENTICA
Sistemas De Gestão Da InformaçãoAutor: PAIVA, MAURICIO FERRAZ DEEditora: TARGET EDITORA
Tecnologia Da Informação Para GestãoAutores: TURBAN, EFRAIM / WETHERBE, JAMES C. / MCLEAN, EPHRAIMBOOKMAN COMPANHIA ED
Títulos: Gestão da Informação
Principles of Knowledge Management: Theory, Practice and CasesAutores: Elie Geisler and Nilmini Wickramasinghe
Knowledge Management in OrganizationsAutor: Donald Hislop
Knowledge Management in Theory and PracticeAutor: Kimiz Dalkir
Títulos: Gestão da Informação
Knowledge ManagementAutor: Carl Frappaolo
The Code Model of CommunicationAutor: BLACKBURN, Perry L.
Gestão Estratégica da Informação e Inteligência CompetitivaAutor: Starec, ClaudioEditora: Saraiva
Títulos: Gestão da Informação
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Gestão da Informação
Já estamos em um estágio em que o valor intelectual de uma empresa é freqüentemente várias vezes maior que seus ativos materiais (Charles Handy, 1990)
¾ do valor agregado na maioria das empresas hoje são atribuíveis à posse de conhecimento específico (James Brian Quinn, The Economist, 11/11/1995)
Trabalhadores do conhecimento
Principal tarefa: pensar, e não apenas fazer Principais habilidades: mentais, e não físicas Conhecimento: criado, e não somente
utilizado “Qual a atividade?” e não “Como deve ser
feita a atividade?” Gerencia a si mesmo Inovador Estar consciente do valor do conhecimento
Profissional de GI
Profissional ainda novo;
Procura vem crescendo, devido a importância atual da informação.
O bacharel tem encontrado trabalho em empresas privadas, órgãos públicos e em ONGs;
Há boas oportunidades como consultor em gestão da informação na área de tecnologia.
Profissional de GI
Outros ramos absorvem profissionais, como: pesquisas com o objetivo de otimização das informações estocadas em bancos de dados.
Área acadêmica: "As regiões Sudeste e Sul absorvem mais profissionais. Há boas perspectivas de mercado em Pernambuco, onde já existe curso específico na área“.
Denise Fukumi Tsunoda, coordenadora do curso da UFPR.
Salário inicial: R$ 2.700,00
Profissional de GI
Duração: média de 4 anos O profissional de GI pode atuar como:
•Analista de Informação- Buscar, selecionar e avaliar dados para a geração de novas
informações a fim de subsidiar ações ou inovações tecnológicas.
•Gerente de Projetos- Coordenar equipe multidisciplinar em projetos que envolvam a
coleta, o tratamento, o armazenamento e a disseminação da informação.
•Recuperação de dados- Recuperar informações perdidas e organizar dados em bases
e banco de dados.•Consultoria
- Prestar assessoria a empresas privadas ou órgãos públicos na implantação de sistemas de informação.
Gestão de Documentos
Definição:
É o controle do ciclo de vida dos documentos, da criação ao arquivamento, incluindo atividades como garantia da consistência, controle de versão, definição e guarda de metadados, pesquisa e navegação, estrutra hierárquica,
relacionamentos, entre outras.
Gestão de Documentos
Sistema de Gestão de Documentos é o sistema eletrônico mais elementar em ECM (Enterprise Content Management).
Sua principal funcionalidade é controlar os documentos em formato digital de maneira centralizada
Mantem a integridade dos documentos Facilita o acesso e a distribuição Geralmente utiliza formato web
Principais Funcionalidades
Inclusão
Consulta
Alteração
Exclusão
Arquivamento
Principais Funcionalidades: Metadados
Autor
Título
Data de Criação
Categoria
Idioma
Tags
Principais Funcionalidades: Metadados
O esquema (conjuntos de campos) de metadados deve ser definido antecipadamente.
O preenchimento dos campos pode ser feito pelo usuário ou pelo sistema, neste último caso através de reconhecimento de caracteres ou extração de informações em documentos eletrônicos
Principais Funcionalidades: Digitalização ou Captura
Principais Funcionalidades: Digitalização ou Captura
Processamento de imagens de documentos físicos (em papel)
Geralmente obtidas de equipamentos como scanners e impressoras multifuncionais
Software de reconhecimento de caractere (OCR - Optical Character Recognition) são utilizados para se extrair o texto de tais imagens
Principais Funcionalidades: Controle de Acesso
Definição de níveis de restrição de leitura, alteração, inclusão e remoção de documentos para os usuários ou
grupo de usuários do sistema.
Principais Funcionalidades: Integração
Geralmente suítes de aplicativos de escritório (ex: Microsoft Office) e sistemas de controle de e-mails (ex:
Microsoft Outlook), a fim de que se possa editar documentos do repositório centralizado de forma
transparente para o usuário, como se o documento estivesse localizado em seu próprio computador.
Principais Funcionalidades:Workflow (fluxo de trabalho)
É a funcionalidade que possibilita o controle do envio de documentos (digitais ou não) a determinadas pessoas ou setores em uma organização ou para outras organizações.
O fluxo pode ser:
Variável: o usuário é quem define para onde o documento deve ser encaminhado (ex: protocolo)
Fixo ou pré-determinado: o caminho do documento é pré-definido no sistema (ex: licitação)
Principais Funcionalidades:Colaboração
Permite que vários usuários possam editar um documento ao mesmo tempo, numa sessão de colaboração.
Permite também a utilização de comentários, foruns, notas, etc.
Principais Funcionalidades:Controle de Versão
Guarda o histórico do documento
Permitindo aos usuários visualizar e até alterar versões anteriores.
Permite a recuperação de uma versão
Bloqueio de documentos para edição, a fim de manter consistẽncia
Ou realização de “merges” (o sistema junta duas versões para criar uma nova).
Principais Funcionalidades:Pesquisa
Através de vários atributos/metadados, palavras-chaves e conteúdo dos documentos.
SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
Conceito do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)
Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final
Segue os princípios da gestão arquivística de documentos
Apoiado em um sistema informatizado
SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
Não é apenas um software, são todos os procedimentos e técnicas que visam a gestão dos
documentos de uma organização específica.
SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
Deve garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos
Quando bem implementado, gerencia todos os documentos arquivísticos da organização, evitando problemas legais e perda de informações importantes
Documentos Arquivísticos
Documento de arquivo é aquele que, produzido ou recebido por uma instituição pública ou privada no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação.
Documentos Arquivísticos
Nascem no âmbito das relações internas e externas das organizações que o geram ou recebem
Serve a um propósito pré-estabelecido
Atende a necessidades informacionais que possam surgir, seja no âmbito legal, seja no âmbito corporativo.
Está relacionado às atividades da organização
Em inglês: Records
SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
O SIGAD é aplicável a sistemas híbridos:
Documentos digitais Inclui o próprio documento Controla todo o ciclo de vida, tramitação, acesso, apresentação,
etc.
Documentos convencionais (não eletrônicos)
Igual aos documentos digitais, porém o acesso é feito de maneira manual.
O sistema que faz parte do SIGAD guarda a informação da localização do documento no arquivo físico.
SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
Inclui, entre outras, atividades de: Captura de documentos Aplicação do plano de classificação (taxonomia e
metadados) Controle de versões Controle sobre os prazos de guarda e destinação (tabela
de temporalidade) Controle da tramitação (workflow) Armazenamento seguro Procedimentos que garantam o acesso e a preservação a
médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos
SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
Ou seja, na prática, o SIGAD definido pelo Conarq é ECM sem as funcionalidades de colaboração, redes sociais e portais, focado no controle de documentos arquivísticos
(records)
Isso tudo pra falar do...
SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
Modelo de Requisitos para SIGADs:
É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organizaçãoprodutora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística epelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade,assim como sua acessibilidade.
E-ARQ Brasil
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um SIGAD, independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado.
Deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de documentos.
E-ARQ Brasil
O e-ARQ Brasil é aplicável aos sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais e aos que compreendem documentos digitais e convencionais.
Aplicável aos setores públicos e privados de qualquer âmbito de atuação
Alinhado a normas, modelos e padrões internacionais, como isso e Moreq2
E-ARQ Brasil
Parte I (7 capítulos) - Diretrizes para que a organização possa desenvolver um programa de gestão arquivística de documentos:
Política arquivística Planejamento e implantação do
programa de gestão arquivística de documentos
Procedimentos e controles do SIGAD Instrumentos utilizados na gestão de
documentos.
E-ARQ Brasil
Parte II (14 capítulos) – Especificação de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivísticas de documentos:
Organização de documentos (incluindo o plano de classificação)
Produção Tramitação Captura
E-ARQ Brasil Parte II (14 capítulos) – Especificação de requisitos para
sistemas informatizados de gestão arquivísticas de documentos:
Destinação Recuperação da informação Segurança Armazenamento Preservação, Funções administrativas e técnicas Requisitos adicionais
E-ARQ Brasil
Esquema de Metadados:
Foi desenvolvido como uma complementação aos requisitos
Aproveitamento de elementos de metadados de esquemas similares já consagrados por organismos nacionais e internacionais, visando assegurar a interoperabilidade dos sistemas (e-PMG e e-PING)
E-ARQ Brasil
E a classificação? Código de
classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio
Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública