Guia pratico do programa 5 s [ e 2 ]

GUIA PRÁTICO DO PROGRAMA 5S

? SUMÁRIO

? INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 03

? O PROGRAMA 5S .............................................................................................................. 04

? SENSO DE SELEÇÃO ....................................................................................................... 05

? SENSO DE ORDENAÇÃO .................................................................................................. 06

? SENSO DE LIMPEZA ......................................................................................................... 10

? SENSO DE BEM-ESTAR .................................................................................................... 11

? SENSO DE DISCIPLINA ..................................................................................................... 12

? VOCÊ PRATICA O 5S ? ...................................................................................................... 13

? CONCLUSÃO ..................................................................................................................... 14

? BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................... 15

Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

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? INTRODUÇÃO

Este Guia Prático do Programa 5S foi elaborado com o objetivo de facilitar a execução do Programa de

Gestão Pela Qualidade Total do 2º CTA.

? Programa 5S do ponto de vista organizacional, deve ser implementado com o objetivo específico de

melhorar as condições de trabalho e criar o “ Ambiente da Qualidade”.

Após muita reflexão sobre como iniciar programas de Qualidade e produtividade, vários

especialistas têm concluído que, antes de mais nada, é preciso uma ampla faxina no sentido

físico e mental.

? ONDE ENCONTRAR ?

? Arquivos na Intranet : pasta Escritório da Qualidade Total

? Correio eletrônico: Será enviada uma cópia deste manual para todas os facilitadores e

multiplicadores.

? Impresso: no Escritório da Qualidade Total.

? Área de descarte: Todas as Divisões deverão deixar o material inservível no Sec Mat / Almox.

? QUEM SOMOS?

? COMISSÃO DE DIREÇÃO GERAL (CDG):

FUNÇÃO PARTICIPANTE

Coordenador Ch do 2º CTA

Presidente Executivo Sb Ch do 2º CTA

Gerente do projeto Ch Div Adm

Gerente Executivo do progeto Ch Eqt

MISSÃO: Planejar, instruir e orientar o desenvolvimento do Programa de Gestão Total pelaQualidade no 2º CTA .

? COMISSÃO EXECUTIVA (CE)

FUNÇÃO PARTICIPANTE O QUE FAZ

FACILITADOR Chefes de Divisão Facilita e dá meios para osmultiplicadores e colaboradorestrabalharem em prol da qualidadetotal

MULTIPLICADOR Chefes de Seções e Setores Adquire conhecimentos e repassaaos companheiros de Seção,incentivando-os à prática.

COLABORADORES Todos Colaboram para a manutenção edesenvolvimento da qualidade total


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O PROGRAMA “5S”O 5S é a preparação do ambiente físico e comportamental para o desenvolvimento da Qualidade Total.

JAPÃO BRASIL DEFINIÇÃO

SEIRI SENSO DE SELEÇÃO - Selecionar os documentos, materiais,equipamentos necessários dos desnecessários,visando a utilização racional.

SEITON SENSO DE ORDENAÇÃO - Efetuar a arrumação dos objetos, materiais einformações úteis, de maneira funcional,possibilitando acesso rápido e fácil.

SEISO SENSO DE LIMPEZA - Limpar é eliminar a sujeira inspecionando paradescobrir e atacar as fontes de problemas.

SEIKETSU SENSO DE BEM-ESTAR - Eliminar fatores que possam atuar negativamentesobre os indivíduos no ambiente de trabalho.

SHITSUKE SENSO DE DISCIPLINA - Conscientizar as pessoas da necessidade debuscar o autodesenvolvimento e consolidar asmelhorias alcançadas com a prática dos 4Santeriores

?

“OS DEZ MANDAMENTOS DOS 5S”

I. Ficarei com o estritamente necessário.

II. Definirei um lugar para cada coisa.

III. Manterei cada coisa no seu lugar.

IV. Manterei tudo limpo e em condições de uso.

V. Combaterei as causas de sujeira.

VI. Identificarei toda situação de risco.

VII. Trabalharei com segurança.

VIII. Questionarei toda norma ou padrão até

entendê-lo.

IX. Procurarei formas de melhorar meu trabalho.

X. Honrarei todos os compromissos.


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SENSO DE SELEÇÃO“Tenha SÓ o necessário, na quantidade certa”.

? O QUE FAZER:

? Separar o útil do inútil, fazendo a pergunta quando eu uso ?

? Toda hora;

? Todo dia;

? Periodicamente;

? Eventualmente;

? Não é utilizado - descartar.

? Como posso DESCARTAR ?

? Trocando

? Vendendo

? Recuperando

? Recolhendo ao Almoxarifado

? Colocando no lixo

? Etc.

? IMPORTANTE:

? Observe todos os locais, não deixe escapar nada: objetos, máquinas, móveis, papeis desatualizados e

sem utilização;

? Depois de remover as coisas consideradas inúteis, verifique se não é útil para outra pessoa ou Seção.

? Não esqueça de solicitar descarga ou desrelacionamento, do material a ser descartado.

? BENEFÍCIOS:

? Utilização mais racional do espaço;

? Eliminação do excesso de ferramentas, armários, estantes, documentos de validade limitada;

? Eliminação do tempo de procura de documentos e materiais;

? Facilidade de controle da carga.

? DICAS:

? Inicie pela sua mesa e/ou armário;

? Mexa em cada arquivo, pasta, jornal. Procure, a princípio, reduzir, jogando o máximo possível fora.

Desfaça-se das velhas versões de manuais, procedimentos e catálogos. Livre-se de toda 2ª, 3ª ou

4ª cópia de itens e de qualquer informação que tenha uso. Esqueça o que não é válido. Use o

computador, imprima o mínimo necessário, remeta seu Doc pela INTRANET, através do OUTLOOK

EXPRESS ou pelo PROTWEB.

? MODELO:


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Uma forma de selecionar é retirando todos os objetos do ambiente, classificando e retornando somente

aqueles realmente necessários, armazenando-os de acordo com sua freqüência de uso (ver anexo na

pasta Seleção).

SENSO DE ORDENAÇÃO “Use o bom senso”.

? CAMPANHA:

“UM É MELHOR”

A campanha do “um é melhor” é um meio de dinamizar as operações e facilitar o gerenciamento.

Basicamente, é uma forma de evitar a redundância, na medida em que afasta o não-essencial e reforça a

essência, por exemplo:

? Localização única (manter cada arquivo em um único local);

? Processamento de um dia (evita acúmulo de Serviço);

? Projetos com um arquivo (consolidação de arquivos);

? Reuniões de uma hora (limitar reuniões a uma hora);

? Documentos de uma página;

? Telefonemas de um minuto;

? Tarefas com o uso de uma ferramenta (limitar o número de ferramentas a, no máximo, uma por

pessoa);

? Arquivamento de uma cópia (manter apenas o documento original e não fazer várias cópias).

? COMO FAZER:

? Após a seleção é preciso dispor o material de acordo com a freqüência de uso:

MATERIAL PROVIDÊNCIAS

Necessário e de uso freqüente ? Mantê-lo o mais próximo possível do usuário.

Necessário e de uso esporádico ? Mantê-lo em instalações centrais que permitamuma otimização do uso.

Necessário, porém precisa derecuperação

? Recuperá-lo em função do custo/benefício e dadisponibilidade financeira.

Desnecessário, porém útil para outraspessoas ou seções

? Fornecê-lo para interessados ou transferindo acarga

Desnecessário, porém útil para outrosfins

? Adaptá-lo ou aliená-lo

Desnecessário e inútil ? Expor o material durante um período definido parapossíveis interessados;

? Descartá-lo.


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MATERIAL PROVIDÊNCIAS

Manuais de instrução, legislações edocumentos

? Crie um arquivo para todos os tipos de documentose agrupe por assunto.

Materiais extras de expediente ? Colocá-los em armário ou de volta no almoxarifado.

Provérbios ou citações ? No máximo dois por mural. Jogue fora outros oucoloque no arquivo pessoal (cuidado com abagunça visual).

Materiais promocionais ? Pesos de papéis, relógios, etc. Guarde no armárioe reveze quando novos chegarem.

? CÓDIGO DE CORES:

Serve para padronizar e facilitar a identificação das carteiras de trabalho das Seções/Escalões e

demais controles das mesmas.

01. IDENTIFICAÇÃO EXTERNA DAS DIVISÕES/SEÇÕES (previamente determinada):

Para identificar a porta externa das Seções e Escalões, utilizar o código de cores abaixo:

COR NOME DA COR DIVISÃO

Verde escuro Chefe e Subchefe

Marrom Div Op

Azul Div Tec

Vermelho Sec Infor

Especificações (modelo nos anexos da pasta Ordenação):

? Fonte: arial (azul)

? Cor de fundo: branca

? Cor da tarja: código de cores acima

? Posição na porta: abaixo do símbolo do 2º CTA.

? Modelo:

DIVISÃO ADMINISTRATIVA

EQT - ESCRITÓRIO DA

QUALIDADE TOTAL


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02. IDENTIFICAÇÃO INTERNA DA SEÇÃO/SETOR

Cada carteira deve ter a sua cor e identificação dos arquivos, pastas e armários de acordo com a

atividade que exerce.

? IMPORTANTE:

Todas as identificações deverão seguir ao padrão descrito nos modelos constantes dos anexos para

identificação de armários, gavetas, manuais, objetos sobre a mesa, pastas, etc:

? Fonte: arial

? Cor da fonte e borda: código de cores (determinado pelos integrantes da Seção)

? Cor de fundo: branco

ARQUIVOS

? Maneira mais efetiva de se etiquetar

uma pasta;

? Utilize o código de cores na fonte ou

da maneira que identifique melhor o

responsável pelo arquivo.

? Maneira menos efetiva de se

etiquetar uma pasta, a não ser

que a pasta seja arquivada

deitada

? OBSERVAÇÕES:

? De acordo com a necessidade, pode-se alterar as dimensões quando o nome for grande ou vários

itens forem citados;

? Evite a discriminação “diversos”, escreva de forma clara e concisa;

? Utilize sempre o bom senso.

? ETIQUETA PARA RETIRADA DE MATERIAL EM CASO DE SINISTRO:

? Procure colocar a identificação de forma visível utilizando as cores de acordo com o anexo;

? Coloque a lista das prioridades em local que todos da Seção saibam: pode ser atrás da porta ou

num mural visível, evite colar nas paredes.

? ONDE ME ENCONTRO:

? Faça de acordo com as necessidades de sua Divisão/Seção, identificando os locais mais visitados

(modelo na pasta Ordenação);

? Quadro “Onde me Encontro” não foi criado para enfeite, por isso, utilize, seus companheiros de

Seção terão menos trabalho em encontrá-lo numa emergência, se este for usado corretamente.

? ESCANINHO DA QUALIDADE:

Serve para guardar organizadamente modelos de documentos e a legislação correspondente (ver anexo

na pasta Ordenação).


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? LISTA DE VERIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA:

Serve para verificar os documentos confeccionados pela Seção, evitando a ocorrência de erros (ver

anexo na pasta Ordenação).

? IDENTIFICAÇÃO DAS ATRIBUIÇÕES

? Escreva suas atribuições de forma concisa, para que as pessoas ao chegarem na Seção,

identifiquem de forma rápida e fácil a carteira que precisa consultar;

? Coloque-a em cima da mesa de forma visível (anexo pasta Ordenação);

? O material para a moldura das atribuições pode ser, por exemplo, de acrílico ou improvisado com

papelão (o escritório da Qualidade Total terá um “laboratório” onde estarão expostos alguns

modelos).

? DICAS:

? PARA ORGANIZAR SUAS GAVETAS:

1. Reorganize itens, colocando os que forem afins juntos;

2. Limite seus itens pessoais em uma gaveta (de preferência a última);

3. Coloque qualquer trabalho a fazer na superfície de sua mesa para processamento imediato;

4. Leve suas “tralhas” em excesso para casa;

5. Apenas itens de uso freqüente devem ficar próximos a sua carteira de trabalho.

? PARA ORGANIZAR SUA MESA:

? A freqüência de uso é a chave para a localização, pense em sua mesa inteira como “espaço

principal”. Tudo que fique perto, deve valer a pena, o que significa usá-los com freqüência. Comece

pelas gavetas, colocando-as em ordem, agrupando, jogando fora e redistribuindo itens. Isso

significa que se deve limitar os itens pessoais a uma gaveta;

? O objetivo não é uma mesa perfeita o tempo todo. Em vez disso, é a capacidade de encontrar

coisas quando precisa delas e ter sempre um local de trabalho limpo. Deve-se processar tudo o

que estiver em sua mesa, colocando cada coisa em seu local apropriado com rapidez e facilidade;

? Se tiver uma caixa de saída, limpe-a pelo menos uma vez ao dia;

RELEMBRANDO...

1. Limpe sua mesa no final de cada dia;

2. Seja seletivo sobre o que manter;

3. Jogue coisas fora,

4. Arquive rapidamente.

? SEJA ORGANIZADO(A):

? “Ser desorganizado é como girar em uma roda gigante. Há a sensação de movimento mas, quando

o divertimento acaba, se está no mesmo local em que se estava quando ele começou.” (Odete


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Pollar)

? “A falta de organização também faz com que a quantidade de trabalho que se tem a fazer pareça

maior do que realmente é.” (Odette Pollar)

? Evite esquecimentos e papeis com recados e lembretes por toda à parte. A maneira de lembrar é

anotando, mas de forma organizada. Então, ao guardar coisas, faça uma anotação, conforme

quadro abaixo:


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ONDE PROVIDÊNCIAS

Agenda Anote tudo e tenha apenas uma

Lista de coisas a fazer Priorize ações e tenha apenas uma com no máximo 15 itens

Lista de projetos Separar atividades diárias de projetos de longo prazo

? BENEFÍCIOS DE SER ORGANIZADO(A):

? Maior controle sobre minha mesa;

? Outros podem encontrar informações quando eu estiver fora;

? Liberdade do caos;

? Ser um bom exemplo;

? Ter mais tempo.

? FRASES DE EFEITO:

? Servem de estímulo no dia-a-dia e podem ser colocadas no mural da Seção e serem trocadas, por

exemplo, quinzenalmente. Na pasta Ordenação, tem alguns modelos de frases.

? “Use a criatividade!”.

SENSO DE LIMPEZA“Mais importante que limpar é não sujar”

? COMO FAZER ?

EM TRÊS ETAPAS

Limpeza macro ? Limpeza do ambiente

Limpeza local ? Tratar dos locais de trabalhos e os específicos

Limpeza micro ? Nos objetos e ferramentas específicos, identificar e corrigir as causas

? IMPORTANTE

? Cada um é responsável pela limpeza de sua área, postos de trabalho ou sala e, de si MESMO;

? Material de limpeza deve sempre estar disponível a todos;

? Estabeleça locais próprios para o lixo e estude a melhor forma de retirá-lo;

? Combata as “FONTES DE SUJEIRA”.

? DICAS

? Defina responsáveis para as áreas comuns;

? Meio limpo não existe;

? Para limpar e melhorar o aspecto de mesas e armários de metal passe polidor de carro e cera

“karnu”.


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? “SEJA UM HERÓI TODOS OS DIAS”

? Não jogue coisas no chão – o lugar do lixo é no lixo;

Como???? ? Conserve limpos mesas, gavetas, armários,

? Antes de guardar, limpe o material usado.

? BENEFÍCIOS:

? Bem estar quanto à saúde física e mental;

? Melhoria de imagem interna e externa do local de trabalho;

? Melhoria e preservação dos equipamentos e maior vida útil;

? Eliminação das causas de sujeira;

? Eliminação de desperdícios;

? Ambiente mais agradável e sadio.

? MODELOS:

? Na pasta Limpeza verificar o anexo onde se encontra alguns modelos para controle da limpeza que

podem ser usados pela Seção ou com base neles serem criados outros;

? importante é que a forma de controle seja prática e sempre utilizada.

SENSO DE BEM-ESTAR“Quem não cuida de si mesmo não pode fazer serviços de qualidade”

? COMO FAZER ?

? Mantenha os três primeiros sensos: Seleção, Ordenação e Limpeza;

? Cuide-se: faça exames periódicos e exercícios físicos;

? Educação alimentar;

? Estimule confiança, amizade e solidariedade.

? DICAS IMPORTANTES

? Fale com as pessoas e não das pessoas;

? Faça o seu descarte mental;

? Tenha algumas plantas na sua Seção tornando o seu ambiente de trabalho mais agradável.

? BENEFÍCIOS

? Higiene mental;

? Qualidade de vida no trabalho.

“TENHA ORGULHO DO QUE FAZ”


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“VALORIZE-SE, SUA PARTICIPAÇÃO É IMPORTANTE NO PROCESSO”

? MOTIVAÇÃO

? O QUE É????

? Não é algo que devemos buscar externamente, fora de nós.

? Estar motivado é um exercício diário.

? É testar e reformular os nossos planos, idéias, metas, nos conhecer melhor...

? É sair em busca do que nos impulsiona.

“O SER HUMANO SÓ CRESCE QUANDO RECEBE UM DESAFIO SUPERIOR A SUA CAPACIDADE ATUAL”.

? COMO FAZER ?

? Estabeleça desafios;

? Supere-se.

? DICA

Mamangava (na conclusão).

SENSO DE DISCIPLINACONSCIENTE

“O sucesso é conseqüência do nosso comprometimento”

? COMO FAZER ?

? Treinamento, repetição, insistência, persistência;

? Critica construtiva;

? Seja claro e objetivo na comunicação e nos procedimentos;

? COMPROMETIMENTO com o serviço, com os companheiros e consigo mesmo.

? DICAS IMPORTANTES

? Tornar um hábito;

? Elogiar sempre;

? Acompanhar o processo criticando se necessário;

? Mudar a maneira de falar e “encarar” a vida, isto é, agir proativamente. Ex: ao invés de dizer: A

qualidade não vai dar certa. Diga: Vamos tentar, nós temos condições de alcançar a qualidade;

? Ser cordial ao atender ao telefone e dizer sempre: Nome da Seção / cumprimentar / seu nome. Por

exemplo: 1ª Seção, Boa Tarde!, Ten Ciclano,...


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? BENEFÍCIOS

? Redução das necessidades de controles;

? Consolidação do trabalho em equipe;

? Desenvolvimento pessoal;

? Conscientização das responsabilidades de cada um.

? MODELOS

? Coloque no mural o nome dos superiores hierárquicos de sua organização (de forma visível para

consultar quando necessário - anexo pasta Ordenação);

? Lembretes para apagar a luz, coloque perto do interruptor de luz (anexo pasta Ordenação).

“SE FIZERMOS SEMPRE AS MESMAS COISAS

OBTEREMOS SEMPRE OS MESMOS RESULTADOS”


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VOCÊ PRATICA O 5S ?? Leia, reflita e responda: com que freqüência pratica? Use os seguintes critérios:

? QUASE NUNCA (1)

? ÀS VEZES (2)

? QUASE SEMPRE (3)

? SEMPRE (4)

? Confira os resultados no final

01 – Mantenho uma lista atualizada de coisas a fazer usando algum critério de priorização ( )

02 – Comparo, ao final do dia, o planejamento com o executado ( )

03 – Estou consciente dos hábitos pessoais que gostaria de mudar ( )

04 – Anoto todas boas idéias que tenho ( )

05 – Mantenho somente coisas necessárias no meu local de trabalho ( )

06 – Pratico hábitos saudáveis para manter minha saúde física e mental ( )

07 – Sou um indivíduo paciente e persistente em tudo que faço ( )

08 – Gosto de trabalhar em equipe ( )

09 – Sou bom ouvinte ( )

10 – Mantenho minha mesa limpa e organizada ( )

11 – Sou capaz de perdoar um erro ( )

12 – Critico em particular e elogio publicamente ( )

13 – Coloco-me no lugar do outro ( )

14 – Sou, enfim, um criador de qualidade de vida ( )

TOTAL ( )

? AVALIAÇÃO

? Acima de 50 pontos:

Você pode melhorar sozinho, pois é um agente consciente da própria história.

? Entre 40 e 50 pontos:

Você está no caminho certo, mas pode melhorar.

? Entre 30 e 40 pontos:

Você precisa se esforçar um pouco mais.

? Abaixo de 30 pontos:

Você precisa de um 5S radical.


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? CONCLUSÃO

“Somente quando os integrantes se sentirem

orgulhosos por terem construído um local de trabalho

digno e se dispuserem a melhorá-lo continuamente

ter-se-á compreendido a verdadeira essência dos 5S”.

---

MAMANGAVA

“Foi estabelecido cientificamente que a mamangava

não pode voar.

Sua cabeça é grande demais e suas asas pequenas

demais para sustentar o corpo.

Segundo as leis da aerodinâmica, simplesmente não

pode voar.

Mas ninguém disse isso à mamangava.

E assim, ela voa...


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? BIBLIOGRAFIA

BLANCHARD, Kenneth e JOHNSON, Spencer. O Gerente Minuto. 13a ed. Rio de Janeiro, RJ: Record,

1993.

CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Belo Horizonte, MG:

Fundação Cristiano Ottoni, 1994.

ODETTE, Pollar. Organizando seu Local de Trabalho: Um Guia para Produtividade Pessoal. Tradução

Tata Novello. Rio de Janeiro, RJ: Qualitymark, 1998.

OSADA, Takashi. Housekeeping, 5S´s: Seiri. Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. São Paulo, SP:

Instituto IMAN, 1992.

Por Dentro dos 5S. 4o RCC.

Programa 5S Banrisul. Banrisul, 1998

Programa 5S. Estado-Maior do Exército, 1996.

Programa 5S. Hospital Geral de Porto Alegre, 1998.

Programa 5S. Policlínica Militar de Porto Alegre, 1998

RIBEIRO, Haroldo. 5S: Um Roteiro para uma Implantação Bem Sucedida. Salvador, BA: Casa da

Qualidade, 1994.

SILVA, João Martins da. 5S O Ambiente da Qualidade. 3ª Ed. Belo Horizonte, MG: Fundação Cristiano

Ottoni, 1994.

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