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Manual de Iniciação Rápida
Bases de Dados, Orçamentação, Caderno de Encargos, Autos de Medição, Desvios e Gantt
Rev. 11.0.00 Fevereiro 2014
PUBLICADO POR:
© Copyright 1987-2010,
Reservados todos os direitos. Proibida a reprodução total ou parcial deste manual, ainda que citando a sua proveniência.
IMPORTANTE Qualquer manipulação dos ficheiros do programa, bem como a sua listagem, descompilação, desasemblagem, etc.,
alheias às operações descritas neste manual de instruções, pode afectar o seu correcto funcionamento, reservando a , nesse caso, o direito de aplicar as cláusulas de rescisão da licença de utilização, que figuram na referida
licença.
O programa necessita, para o correcto funcionamento, que durante a sua utlização se encontre permanentemente colocada na porta paralela do computador a chave de protecção que se fornece com ele. Caso tenha uma impressora
ou plóter conectada, esta deve de estar permanentemente on-line. Os fabricantes das chaves de protecção não aseguram o seu correcto funcionamento quando se conectam várias chaves protecção em série, quer sejam do mesmo ou de diferentes fabricantes, pelo que aconselhamos que coloque somente a chave do programa que esteja a utilizar a cada momento. Uma possível solução é instalar várias saídas paralelas nos computadores.
, e SÃO MARCAS REGISTADAS DA WINDOWS, WORD E EXCEL, SÃO MARCAS REGISTADAS DA MICROSOFT
AUTOCAD É MARCA REGISTADA DA AUTODESK INC. ALLPLAN É MARCA REGISTADA DA NEMETSCHEK
Para qualquer consulta relacionada com este manual ou com os programas, deve-se dirigir à
em:
Av. Miguel Bombarda, 36 11 - A Edíficio Presidente
P1050 Lisboa (Portugal) Tel. (+351) 21 793 27 55 Fax (+351) 21 793 81 83 e-mail: [email protected] http://www.arktec.com/portugal
Prólogo Este manual de instruções de de gestão de bases de dados, orçamentação, caderno de encargos, autos de medição, desvios e gantt, foi pensado e desenvolvido no sentido de facilitar a sua utilização por parte de todas aquelas pessoas que possam converter-se em futuros utilizadores. Foi nossa intenção criar um documento útil, tanto para pessoas pouco familiarizadas com a utilização dos computadores como para quem tenha uma larga experiência na utilização dos mesmos. Pretendemos igualmente que o programa e, portanto, este manual, sirvam tanto a quem os deseje empregar em toda a sua complexidade, como para utilizadores que queiram realizar com ele cálculos mais simples.
Tanto o programa como este manual foram realizados pensando em proporcionar ferramentas de trabalho fáceis de utilizar pelos utilizadores. A melhor forma de o conseguir é reconhecendo as sugestões e correcções que nos remetam, as quais agradecemos sinceramente.
O nosso agradecimento antecipado na esperança de que os nossos programas e este manual sejam de sua utilidade,.
Com os nossos melhores cumprimentos,
Indice
CAPÍTULO 1 ................................................................................................................................. 3
Âmbito de Aplicação ...................................................................................................3
CAPÍTULO 2 ................................................................................................................................. 5
Explicação da Área de Trabalho ..................................................................................5
CAPÍTULO 3 ................................................................................................................................. 8
Explicação dos Menus do Programa ...........................................................................8
CAPÍTULO 4 ............................................................................................................................... 11
Conceitos Prévios .....................................................................................................11
CAPÍTULO 5 ............................................................................................................................... 17
Codificação das Bases de Preços ..............................................................................17
CAPÍTULO 6 ............................................................................................................................... 19
Codificação de Orçamentos e Autos .........................................................................19
CAPÍTULO 7 ............................................................................................................................... 21
Esquema de Funcionamento do Programa Gest .......................................................21
CAPÍTULO 8 ............................................................................................................................... 25
Gestão da Base de Preços da Empresa .....................................................................25 A ficha de Introdução de Preços .......................................................................................... 25
Introdução de um Preço Simples.................................................................................. 26 Introdução de um Preço Composto .............................................................................. 26
A Base de Preços em formato Árvore ................................................................................... 27 Criação de Novos Capítulos na Base de Preços ............................................................... 27 Criação de Novos Preços na Base de Preços .................................................................. 28
A Actualização de Preços.................................................................................................... 28 A Actualização de Preços Simples ................................................................................. 29 A Actualização de Preços Compostos ............................................................................ 29 Arrastar, Copiar e Colar Preços .................................................................................... 30 Eliminar Preços da Base de dados ................................................................................ 30
CAPÍTULO 9 ............................................................................................................................... 31
O Caderno de Encargos .............................................................................................31 Criação dos Capítulos do Caderno de Encargos...................................................................... 31 Vinculação das Condições Técnicas aos preços da Base da Empresa ......................................... 32
CAPÍTULO 10 ............................................................................................................................. 35
Importação de Bases de Preços e Orçamentos desde o Excel ................................. 35
CAPÍTULO 11 ............................................................................................................................. 36
Autos de Medição...................................................................................................... 36
CAPÍTULO 12 ............................................................................................................................. 39
Exercícios .................................................................................................................. 39 Exercício 01 – Base de Preços............................................................................................. 40 Exercício 02 - Orçamentos ................................................................................................. 42 Exercício 03 – Autos de Medição ......................................................................................... 43
Capítulo 1
Âmbito de Aplicação
Gest é um programa desenvolvido pela Arktec para a área da arquitectura, engenharia e construç-ão. Gest baseia o seu funcionamento num poderoso motor de gestão de bases de dados direccio-nado para a introdução e manipulação de fichas de preços simples e compostos bem como a asso-ciação de variada informação às referidas fichas. Gest, permite, através do gestor da base de dados, criar e gerir bases de preços simples e compos-tos com uma enorme quantidade de informação associada a cada preço da base, como por exem-plo:
Informação de Condições Técnicas para cada preço simples ou composto (para geração automática do Caderno de Condições Técnicas ou Caderno de Encargos).
Imagens associadas ao preço e que poderão ser impressas com o orçamento de forma a melhor ilustrar os trabalhos a efectuar.
Informação comercial sobre os materiais ou actividades a realizar. Catálogos, vídeos, apresentações em powerpoint, etc. Informação sobre fornecedores de material ou prestadores de serviços e sobre os últimos
contratos realizados com cada um. Quantidade de resíduos gerada por cada actividade da obra (necessita do programa
Gest.Resíduos) Identificação de Actividades da Obra que geram textos específicos para a Memória do Plano
de Segurança (necessita do programa Gest.Segur). Textos de descrição mais extensos para uma descrição mais exacta da actividade, material
ou equipamento. Composições alternativas para o mesmo preço composto ou unidade de obra.
Gest utiliza-se com o objectivo de:
Organizar e Gerir a Base de Dados da Empresa Criar Procedimentos de Trabalho mais correctos, completos e produtivos Permitir a Geração simultânea de Cadernos de Encargos Realizar rapidamente Autos de Medição com base no Orçamento Analisar desvios entre o Orçamentado e os Autos de Medição Obter listas de recursos por obra, capítulo ou artigo Obter diagramas de Gantt, planos de pagamentos e de cronogramas de recursos Gerar Planos de Segurança e Avaliação de Riscos (requer Gest.Segur) Gerir e orçamentar o gasto com os resíduos produzidos (requer Gest.Resíduos) Criação do Livro do Edifício
Capítulo 2
Explicação da Área de Trabalho
A área de trabalho do programa Gest caracteriza-se pela existência de um botão ‘Constructo’ no canto superior esquerdo, uma barra no topo da janela do programa, um friso tipo Office 2007 logo abaixo da barra do topo, uma barra lateral com assistentes para as funções mais utilizadas e uma área central onde serão abertas as janelas com a informação que se está a trabalhar. O botão no canto superior esquerdo denominado bot-ão ‘Constructo’ permite aceder a funções como criar um novo orçamento ou base de preços, importar e exportar fi-cheiros, imprimir e definir opções gerais de trabalho para o progra-ma. A barra superior possui vários íco-nes (que são atalhos para funções
do programa localizadas em outras áreas do mesmo) e apresenta o nome do fi-cheiro em utilização a cada instante. O friso tipo Office 2007 é onde estão representadas a maioria das funções do programa divididas em sectores (Base, Projecto, Autos, Doc.) e com ícones e eti-quetas identificativas da utilidade de cada um dos botões (ou funções). A barra lateral denominada ‘Assistentes’, que pode alternar com a barra lateral ‘Ficheiros abertos’, permite ter numa área extremamente acessível as funções mais utilizadas do programa e a visualização dos ficheiros abertos e seleccionados a cada instante.
A área central é onde serão apresentadas as janelas com a informação solicitada e trabalhada a cada ins-tante. A informação pode ser apresentada em janelas do tipo ‘Separadores’ ou em janelas normais. A se-lecção do tipo de janela a apresentar faz-se no menu ‘Janela’
Seguidamente apresenta-se um esquema da área de trabalho onde se identificam claramente os elementos acima referidos.
De referir um aspecto final relativo ao ambiente de trabalho do programa Gest. O Gest utiliza uma técnica que facilita a identificação de vários ícones similares. Essa técnica baseia-se na utilização de um código de cores para o design de ícones que representam funções similares mas para conjuntos de informação diferente. Por exemplo, as funções de visualização da árvore da base de preços, do orçamento, das condições técnicas, da memória do plano de segurança e da contabilidade utilizam ícones similares (pois servem para visualizar informação no formato árvore) com cores diferentes consoante o tipo de informação visualizada. Assim temos:
Cor do Ícone Informação associada Ícone
Amarelo Base de Preços
Azul Claro Orçamento
Verde Claro Condições Técnicas
Vermelho Segurança
(programa Segur)
Azul Escuro Contabilidade (programa Constructo)
Verde Escuro Gestão de Resíduos (programa Gest.Resíduos)
Roxo Livro de Edifício
Ver vídeo explicativo em: http://www.youtube.com/watch?v=1IDO2fJcon8
Capítulo 3
Explicação dos Menus do Programa
A organização de menus no programa Gest é a seguinte:
Botão ‘Constructo’ Semelhante aos restantes programas Windows este menu permite abrir e criar projectos, definir opções de trabalho, importar ficheiros externos, etc.
Projecto Menu que permite aceder às funções de criação e gestão de bases de preços, criação e gestão de orçamentos, criação e gestão de autos de medição, criação e gestão de bases de condições técnicas e visualização de diagramas e cronogramas do orçamento.
Segur Só existente para detentores do programa Gest.Segurança. Permite elaborar um plano de segurança a partir de textos activados pela selecção de preços (unidades de obra) para o orçamento.
Livro do Edifício Menu que permite aceder às funções de criação e gestão de base de dados de textos para elaboração do livro do edifício.
Resíduos Só existente para detentores do programa Gest.Resíduos. Permite determinar os resíduos produzidos a partir dos preços (unidades de obra) seleccionados para o orçamento da obra, permitindo gerir o tratamento dado aos resíduos e orçamentar o custo associado.
Custos Só existente para detentores do programa Gest.Controlo. Permite gerir e controlar todo o processo de execução de uma obra e obter os custos.
Facturação Só existente para detentores do programa Gest.Facturação. Permite efectuar a facturação da empresa ou obra. Software certificado pelo Ministério das Finanças.
Contabilidade Só existente para detentores do programa Gest.Contabilidade. Permite gerir a contabilidade analítica e financeira da empresa construtora.
Ferramentas Menu que permite aceder potentes funções de gestão de informação entre dois ficheiros distintos ou dentro do mesmo ficheiro (alterar famílias de códigos, copiar ou eliminar in-formação de ficheiros e entre ficheiros, etc.). Permite ainda gerir as restrições de acesso ao
programa e aos ficheiros, definir as opções de trabalho do programa e verificação ortográ-fica das bases de dados.
Janela Menu que permite gerir as janelas do programa como por exemplo definir o tipo e disposiç-ão de janelas a utilizar pelo programa a cada instante.
Ajuda Menu de acesso aos manuais dos programas, vídeos exemplificativos e actualização pela in-ternet.
A barra de ‘Assistentes’ possui as seguintes funções:
Novo Orçamento Permite criar um orçamento desde o inicio. Abre o orçamento no formato ‘simplificado’. Modificar Orçamento Permite editar um orçamento já introduzido. Abre o orçamento no formato ‘simplificado’. Árvores Base-Projecto Permite visualizar, lado a lado, as janelas com as árvores da base de preços e do orçamento para criar o orçamento com ‘arrastar’ e ‘largar’. Novo Auto de medição Permite criar um novo auto de medição, tendo em consideração os autos de medição já existentes para o ficheiro de obra aberto. Modificar Auto de medição Permite editar um orçamento já introduzido. Para o efeito abre-se uma janela em que se visualiza informação do orçamento e de to-dos os autos existentes, sendo possível editar qualquer um deles. Criar Preços Permite abrir uma ficha para a introdução de um preço simples ou composto. Normalmente será mais útil recorrer ao ícone ‘Árvore da Base’ para criar ou editar preços. Actualizar Preços Permite actualizar desde um único preço simples até uma família inteira de preços simples numa única operação.
Ver vídeo explicativo em: http://www.youtube.com/watch?v=eAH6_gY5RGs
Capítulo 4
Conceitos Prévios
Para perceber o funcionamento interno do programa Gest vamos apresentar alguns conceitos bási-cos inerentes ao programa e analisar uma representação esquemática do funcionamento do mes-mo.
Para melhor interpretar este Manual e perceber o funcionamento do programa vamos necessitar de definir alguns conceitos prévios.
Base Preços da Empresa
É a base de dados da Empresa. É onde estão presentes todas as tarefas desenvolvidas pela empresa e sua informação associada. A base de preços deve adequar-se o mais possível ao que é a realidade da empresa, não devendo incluir preços não necessários. Permite à empresa ter toda a sua informação organizada, partilhada e disponível para rapida-mente responder às exigências de elaboração de orçamentos, cadernos de encargos e autos de medição da empresa.
Base de Preços do Orçamento (projecto)
É uma pequena base de preços, gerada de forma totalmente automática pelo programa Gest, através da cópia dos preços seleccionados na ‘Base de preços da Empresa’ para serem utiliza-dos no orçamento de uma obra. Esta base permanece intacta ao longo do tempo e associada ao orçamento da obra.
A base de preços ‘Obra 01’ é uma base de projecto ou orçamento. A base de preços ‘Empresa’ é a base de dados da empresa.
Árvore da Base, Projecto, Condições Técnicas, Plano de Segurança…
É uma forma de representação visual extremamente potente para ilustrar hierarquias. Em Gest utiliza-se para representar as bases de preços, os orçamentos, as memórias dos planos de segurança, os autos de medição, etc.. Equivale ao sistema utilizado pela Microsoft para organizar e gerir grandes quantidades de informação - o Explorador do Windows para gerir os milhares de ficheiros de um computador.
Preço Simples
É constituído por um código, uma unidade, um texto resumido, um texto de descrição e o preço unitário.
Preço Composto
É constituído por um código, uma unidade, um texto resumido, um texto de descrição uma composição de preços e rendimentos que originam o seu preço unitário.
Preço Auxiliar
É um preço composto que entra na composição de um outro preço composto (por exemplo a argamassa - constituída por cimento, água, mão de obra, etc. – que faz parte do preço ‘Apli-cação de Reboco’).
Meios Auxiliares
É uma percentagem sobre a totalidade ou parte dos preços que fazem parte da composição do preço composto. Serve para, por exemplo, simular desgaste de ferramentas ou perdas por quebra de materiais, etc.
Artigos
São os capítulos e artigos do Orçamento. São constituídos por um código, um preço associado, um texto descritivo e uma medição.
Condição Técnica
São textos associados aos preços simples ou compostos e que dão origem ao Caderno de Encargos ou Condições Técnicas. É constituído por um código, uma secção (capítulo), um texto e os vínculos (códigos de pre-ços associados) da condição técnica.
Caracteres Especiais
São caracteres com funções específicas para o Gest. São o asterisco, o cardinal, o ponto de interrogação e o símbolo de percentagem. O asterisco (*) e o ponto de interrogação (?) utilizam-se para filtrar informação quando se realizam pesquisas de preços por códigos (por exemplo EA* representa todos os preços cujo código começa pelos caracteres EA e EA? representa todos os códigos com três caracteres em que os dois primeiros sa EA). O cardinal serve para identificar os códigos que representam capítulos na base de preços e no orçamento (por exemplo EA# é um capítulo da base de preços e 03# pode ser o terceiro
capítulo de um orçamento).
Opções gerais iniciais
Estas são as principais opções iniciais do programa, sendo importante con-firmar se o idioma das listagens é o ficheiro ‘Portu.lis’ e se no ´Formato página’ o número de caracteres váli-dos para as listagens como capítulos é de 4 (capitulo e subcapítulo).
Ver vídeo explicativo em: http://www.youtube.com/watch?v=TrvoT_uZmx4
Capítulo 5
Codificação das Bases de Preços
Um dos segredos de uma boa base de preços é o critério utilizado para a sua codificação. Uma co-rrecta codificação da base de preços permite-nos maior produtividade, maior agilidade na consulta de preços e maior capacidade de obtenção de resultados.
Para realizar uma boa codificação da base de preços o utilizador deve ter em conta algumas regras muito básicas:
Famílias de Preços: Deve reservar os primeiros caracteres do código do preço para criar
famílias de preços. Os restantes caracteres serviriam para o código, em concreto, do preço (com 4 dígitos antecedidos do caractere ponto, por exemplo).
Número de Caracteres reservados para Códigos de Famílias de Preços: No exem-
plo abaixo ilustrado temos uma codificação que recorre a um máximo de 4 caracteres (EADE#) para a criação de códigos de capítulos, pastas ou famílias (família dos preços compostos das actuações prévias relativas a demolições de estrutura e fundação) de preços na base de dados. A seguir a estes 4 caracteres surge o ponto para ilustrar a separação para os códigos dos preços propriamente ditos.
Número de Caracteres reservados para Códigos de Preços: O preço composto
EADE.3a pertence à família dos preços compostos (E#) das actuações prévias (EA#) relati-vas a demolições de estrutura e fundação (EAD#) e tem um código próprio (3a) separado por um ponto (.).
Uma boa regra de codificação é utilizar até 6 caracteres para códigos de capítulos, um ponto e até 5 caracteres para códigos de preços (por exemplo ABCDEF.00001). O mais usual é utilizar 4 caracteres para códigos de capítulos, um ponto e 4 caracteres para o código do preço (por exemplo EADE.0001).
Ver vídeo explicativo em: http://www.youtube.com/watch?v=yZi-cZWJuI0
Capítulo 6
Codificação de Orçamentos e Autos
A codificação de um orçamento é muito simples de realizar e assenta numa lógica numérica de capítulos, subcapítulos e artigos numerados sequencialmente e com um determinado número de dígitos reservados para os códigos.
Se optarmos pela situação mais comum reservaremos 2 dígitos para os códigos dos capítulos (o primeiro e segundo digito), 2 dígitos para os códigos dos subcapítulos (o terceiro e quarto dígitos) e mais 2 dígitos para o código de artigo (o quinto e sexto dígitos).
Esta codificação (com dois dígitos por capítulo e artigo) permite até 99 capítulos, 99 subcapítulos dentro de cada capítulo e 99 artigos dentro de cada subcapítulo. Caso se pretenda utilizar até 999 capítulos baste utilizar uma codificação com 3 dígitos por capítulo, subcapítulo e artigos. NÃO se devem utilizar codificações do tipo:
01# 0101# 0102 (os 4 dígitos atribuídos a um artigo quando estão reservado para capítulos) 0103# 0104#
Capítulo 7
Esquema de Funcionamento do Programa Gest
Para melhor explicarmos o funcionamento do programa Gest apresentamos um pequeno diagrama ilustrativo.
Todo o funcionamento do programa Gest assenta na gestão da base de dados de preços da empre-sa. Gest proporciona às empresas de construção a possibilidade de manterem um elevado nível de or-ganização da informação relativa às actividades que realizam e um elevado nível de produtividade ao fornecer ferramentas que agilizam a gestão da informação. A base de preços de uma empresa é a tradução fiel dos serviços prestados, das actividades desen-volvidas, das unidades de obra realizadas, dos materiais produzidos pela empresa de construção. É também o espelho do nível organizacional da empresa, do nível de conhecimento que possui da ac-tividade que realiza. Uma empresa que possui uma base de dados em que a unidade de obra ‘Parede de Alvenaria de Ti-jolo de 7’ tem somente associada a unidade (m2) e um preço unitário (12,00 Euros) está a anos luz de uma empresa que na sua base de dados inclui a mesma unidade de obra ‘Parede de Alvenaria de Tijolo de 7’ porém estrutura esta unidade de obra em custos parciais relativos ao número de ti-jolos necessários por m2, às horas de cada profissional necessário, aos custos da argamassa e do reboco, etc. Só a segunda empresa é que sabe realmente o que gasta, ao que concorre e com que custos, etc. Só a segunda empresa é que conhece verdadeiramente a sua actividade. A importância dos dados incluídos na base de preços da empresa é enorme pelo que a sua organi-zação e gestão deve ser a mais sofisticada e produtiva possível. Toda esta introdução serve para salientar a importância fundamental da base de preços da empre-sa. No esquema anteriormente apresentado podemos ver representada a base de preços da empresa e perceber o seu carácter essencialmente dinâmico ao longo do tempo (alteram-se preços unitários, passa-se a incluir novas actividades, serviços ou unidades de obra que a empresa passou a desen-volver, retiram-se outras actividades, serviços ou unidades de obra que a empresa deixou de reali-zar, surgem novos materiais, equipamentos, etc.). Podemos igualmente ver que é possível à empresa, de uma forma eficaz e extremamente produti-va, preparar orçamentos para obras. Através da simples escolha de preços na base da empresa e do seu arrastar para uma hierarquia de orçamento por nós escolhida, realizamos toda a estrutura do orçamento. Faltará apenas introduzir as medições nas respectivas folhas de medição do orça-mento. Por exemplo: se pretendemos realizar o orçamento da ‘Obra 01’ vamos abrir um ficheiro com esse nome e seleccionar da ‘Base da Empresa’ (importante ir à base correcta seleccionar os preços) os preços e capítulos que necessitamos para o orçamento da ‘Obra 01’. Durante este processo o programa cria uma pequena base de preços com o mesmo nome do orçamento onde colocará cópias dos preços seleccionados na base da empresa. Esta pequena base de preços será a base de preços do orçamento (projecto). Esta pequena base de preços irá conter toda a informação asso-ciada aos preços pelo que se irá estar a criar um caderno de encargos específico para a obra 01, um plano de segurança específico para a obra 01, etc. É importante perceber bem esta forma de funcionamento do programa que permite:
- Manter uma cópia intacta dos preços utilizados no orçamento, caderno de encargos e plano de segurança, independentemente das modificações que se realizem diariamente na base de preços da empresa. - Realizar uma reorçamentação rápida, uma vez que é possível abrir o orçamento da obra com a base de preços da empresa, com preços actualizados, associada. - Criar capítulos, subcapítulos e preços só para o orçamento da obra sem afectar a base de preços da empresa.
Ver vídeo explicativo em: http://www.youtube.com/watch?v=VBHVlu8ZqdM
Capítulo 8
Gestão da Base de Preços da Empresa
A ficha de Introdução de Preços
Explicação da Ficha de Introdução de Preços
É possível aceder a esta ficha através da função ‘Preços’ do menu ‘Projecto’. A ficha de introdução de preços é bastante simples e completa. Consta de uma linha principal onde podemos introduzir um código para o preço (16 caracte-res), uma unidade (3 caracteres), um texto resumo (64 caracteres), um preço unitário e várias linhas secundárias onde podemos introduzir a composição dos preços que sejam preços com-postos. A ficha possui ainda uma série de ícones que permitem associar informação diversa ao preço bem como navegar na estrutura do mesmo.
Introdução de um Preço Simples
A introdução de um preço simples realiza-se com a função ‘Preços’ do menu ‘Projecto’ ou com a utilização da função ‘Árvore da Base’ do mesmo menu. Em ambas as situações bastará ao utilizador preencher os dados do ´Código preço’, ‘Un.’, ‘Re-sumo’ e ‘Unitário’. A restante informação é de preenchimento opcional e é introduzida pressionando no respecti-vo ícone.
Introdução de um Preço Composto
A introdução de um preço composto realiza-se com a função ‘Preços’ do menu ‘Projecto’ ou com a utilização da função ‘Árvore da Base’ do mesmo menu. Em ambas as situações bastará ao utilizador preencher, na linha principal da ficha de preços, os dados do ´Código preço’, ‘Un.’, ‘Resumo’ e deixar em branco o dado ‘Unitário’ (este dado será o resultado da soma das linhas da composição). Seguidamente será necessário introduzir todos os preços que façam parte da composição do preço. Estes preços são introduzidos linha a linha e podem ser preços simples, compostos ou meios auxiliares. A restante informação é de preenchimento opcional e é introduzida pressionando no respecti-vo ícone.
A Base de Preços em formato Árvore
Explicação da Árvore da Base de Preços
A ‘Árvore da Base de Preços’ possui muitos itens em comum com a ficha de introdução de preços. A árvore da base possui características que a transformam numa ferramenta de orga-nização e gestão da base de preços enquanto a ficha de preços é apenas um formulário de in-trodução de fichas de preços. A característica mais importante desta janela de trabalho é a parte esquerda da janela onde se pode visualizar, navegar, seleccionar e arrastar preços dentro da representação hierárquica da base de dados.
Criação de Novos Capítulos na Base de Preços
Para se introduzir um novo capítulo, por exemplo o capítulo S# SEGURANÇA E HIGIENE bas-taria seleccionar a raiz da base e nas linhas de composição apareceria o conteúdo do ramo raiz, onde estariam os ramos:
‘E# Preços Compostos’ ‘M# Mão-de-Obra e Equipamentos’ ‘P# Preços Simples’
Abaixo destas três linhas introduz-se o ramo ‘S# Segurança e Higiene’ e clica-se no ícone da disquete para gravar. Estaria assim introduzido um novo capítulo na base de preços.
Criação de Novos Preços na Base de Preços
Procedimento igual ao referido para a introdução do capítulo porém agora com a introdução de um preço simples ou composto conforme imagens seguintes.
A Actualização de Preços
A Actualização de Preços Simples
Função que serve para actualizar grandes famílias de preços simples em uma única operação. Acede-se através do ícone ‘Actualizar preços simples’ do menu ‘Projecto’ sendo apresentada a seguinte caixa de diálogo.
A Actualização de Preços Compostos
Função que serve para actualizar grandes famílias de preços compostos em uma única ope-ração. Acede-se através do ícone ‘Actualizar preços compostos’ do menu ‘Projecto’ sendo apresentada a seguinte caixa de diálogo.
Arrastar, Copiar e Colar Preços
Tal como no Explorador do Windows, o Gest também permite, com o simples arrastar, copiar ou mover preços dentro da base de dados, o que torna a gestão da base bastante versátil e simples.
Eliminar Preços da Base de dados
No Gest é possível eliminar um preço somente da composição de outro preço ou eliminá-lo definitivamente da base de dados. Sempre que se seleccione um preço ou capítulo da base de dados e se carregue na tecla ‘De-lete’ o programa questionará sobre a intenção do utilizador, permitindo eliminar o preço só de composição de algum ramo da árvore ou eliminando-o em definitivo da base.
Ver vídeo explicativo em: www.youtube.com
Capítulo 9
O Caderno de Encargos
Gest permite gerar cadernos de encargos ou condições técnicas ao mesmo tempo que se está a criar o orçamento da obra. A geração automática do caderno de encargos é possível porque a base de dados da empresa pode ter associado a preços ou famílias de preços textos de condições técni-cas. Estes textos são seleccionados para o caderno de encargos da obra quando o preço a que estão associados é seleccionado para o orçamento dessa mesma obra. Na base de preços da obra e\ou do orçamento Gest permite criar uma estrutura de capítulos para um caderno de encargos ou condições técnicas. Seguidamente, é possível associar textos a cada preço (ou família de preços) da base de dados da empresa. Esses textos podem ser direccionados para os diferentes capítulos do caderno de encargos. O processo de preparação dos textos para automatizar o processo de criação de cadernos de encar-gos passa pelos seguintes passos:
Criação dos Capítulos do Caderno de Encargos
Através do ícone ‘Doc\Condições Técnicas’ (ver imagem junta) pode-se intro-duzir a estrutura de capítulos a utilizar no caderno de encargos. Para o efeito realiza-se o procedimento ilustrado na figura seguinte: cria-se a condição técnica com o código #, introduz-se a lista de capítulos que pretendemos ter no caderno de encargos (um código, um espaço e um titulo por linha). No exemplo da figura vemos como se introduziram vários capítulos com os seus respectivos códigos (sublinhados a amarelo).
Vinculação das Condições Técnicas aos preços da Base da Empresa
A introdução ou associação das condições técnicas a preços realiza-se através do ícone ‘Ca-derno associado’ na ficha de preços ou na árvore da base de preços. A partir desse ícone acede-se à caixa de diálogo representada na imagem seguinte, onde é possível criar novos artigos de condições técnicas, recuperar artigos já introduzidos e indicar a que capítulos pertencerão. Para criar uma nova condição técnica deve-se indicar a que capítulo pertence o texto (colocar o res-pectivo código na casa ‘Secção’), definir um código para a condição técnica que se está a criar (na casa ‘Parágrafo’) e clicar no botão ‘Criar’. Seguidamente seleccionar na zona inferior o ‘Parágrafo in-troduzido e pressionar o botão ‘Texto…’, tendo acesso à caixa de introdução do texto da condição técnica.
Impressão do Caderno de Encargos ou Condições Técnicas A impressão do Caderno de Encargos ou Condições Técnicas realiza-se através da função ‘Construc-to\Imprimir\Documento\Documento facetado para um projecto’.
Seguidamente escolhem-se os capítulos a imprimir e clica-se no botão ‘Vista preliminar’.
Ver vídeo explicativo em: www.youtube.com
Capítulo 10
Importação de Bases de Preços e Orçamentos desde o Excel
Gest baseia o seu funcionamento num poderoso motor de gestão de bases de dados direccionado para a introdução e manipulação de fichas de preços simples e compostos bem como a associação de variada informação às referidas fichas. Por vezes a informação disponível nas empresas ou obras é escassa e traduz-se em pequenos ficheiros de Excel que contém preços, pedidos de proposta ou orçamentos. Para importar preços e orçamentos a partir do ficheiro XLS do Excel tem de primeiro converter-se os dados do ficheiro Excel em valores simples (sem fórmulas por detrás por exemplo).
Seguidamente activa-se a função ‘Constructo\Importar’ e selecciona-se como tipo de ficheiro a importar o XLS liv-re.
Após este passo aparecerá a caixa de diálogo ‘Importar Microsoft Excel’ onde se deve indicar a folha do livro de Excel onde se encontram os dados a importar bem como a localização das colunas código do artigo, código do preço associado, unidade, texto resumo, texto descrição, preço unitário e o valor total da medição.
Para concluir a operação aparecerá uma caixa de diálogo com um ‘preview’ da importação a efectuar onde pode-remos confirmar se está tudo correcto e até desactivar a importação de linhas do ficheiro (por exemplo não impor-tar o cabeçalho do ficheiro)
Ver vídeo explicativo em: www.youtube.com
Capítulo 11
Autos de Medição
A introdução das medições ou valores relativos aos trabalhos efectuados em cada mês realiza-se através do assistente ‘Novo Auto de medição’ ou através da função ‘Projecto\Autos\Autos de medição’. Ao clicar-se no assistente ou na função indicada o programa irá criar um novo ficheiro (do tipo G10), onde ficarão armazenados os trabalhos realizados nesse mês. Ao mesmo tempo que cria o ficheiro o Gest abre uma janela constituída por uma tabela que permite visualizar o orçamento da obra e re-gistar os trabalhos realizados em cada mês. Essa mesma tabela possui colunas que permitem saber o estado actual da obra, fornecendo essa informação através dos valores (em percentagem, mediç-ão ou valor monetário) já executados em obra e do remanescente.
Quando se ultrapassam os trabalhos previstos no orçamento, o programa automaticamente elabora o auto de trabalhos a mais e cria o respectivo ficheiro G10.
É ainda possível criar novas actividades não incluídas no orçamento inicial. De uma forma resumida podemos dizer que esta tabela é o historial analítico da obra (registo dos trabalhos efectuados em cada mês) e que permite saber, a cada instante, o estado actual da obra (trabalhos efectuados, trabalhos por realizar, trabalhos a mais, trabalhos não previstos, etc…).
Barra de Ícones da janela ‘Autos de Medição’
Permite criar um novo auto de medição
Permite associar novos ficheiros G10 como autos de medição
Activa a medição por linhas
Permite realizar a medição do artigo desbloqueando as linhas de medição já executa-das
Permite realizar a medição do artigo por percentagem de trabalho executado
Permite indicar que a totalidade do trabalho previsto foi realizado
Permite introduzir trabalhos não previstos no orçamento inicial
Permite definir textos para o cabeçalho e rodapé da folha do auto de medição
Permite eliminar um artigo do orçamento e dos autos existentes
Activar o modo de visualização que só apresenta os dois últimos autos de medição
Opções da Folha de rosto do Auto de Medição:
Capítulo 12
Exercícios
Nas páginas seguintes apresentam-se exercícios que abrangem alguns dos aspectos leccionados ao lon-go deste manual. São exercícios com um grau de dificuldade médio, que permite aos formandos gan-harem prática nos principais procedimentos de trabalho do programa (criar preços, criar e gerir bases de preços com informação associada, criar orçamentos através do método ‘Orçamento simplificado’, ‘Árvore do Orçamento’ e do assistente ‘Árvores Base Projecto’). Potencia-se desta forma a criação de automatis-mos no utilizador que lhe permitirão ganhar confiança na utilização do programa para orçamentação. Apresenta-se igualmente um exercício sobre a elaboração de autos de medição, como forma de aplicaç-ão dos conceitos apresentados no respectivo capítulo.
Exercício 01 – Base de Preços
Alínea a) Ao longo deste exercício vamos criar uma base de preços para a nossa empresa. Para o efeito vamos denominar a base como ‘Base Dados da Empresa’ e vamos organizá-la de acordo com a seguinte imagem:
Para realizar a introdução desta organização hierárquica de capítulos e subcapítulos vamos utilizar a função ‘Árvore da Ba-se’ situada no menu ‘Projecto’. Seguidamente, com a mesma função vamos criar dois preços compostos dentro da base da empresa. Os preços compostos a introduzir são apresentados de seguida e devem ser colocados na pasta ou capítulo relativa à sua família de preços (neste caso a família EADE* dos preços com-postos relativos às actuações prévias de demolição de estrutu-ra e fundação).
Preços compostos a inserir:
Alínea b) Acrescentar mais alguns preços na base de dados da empresa.
De notar que a simbologia utilizada pelo programa identifica os preços PBPM.1ca e PBPO.2bbbc como preços auxiliares (compostos dentro de um composto), pelo que teremos de criar esses preços como compostos, sendo livre a composição que quisermos criar).
Exercício 02 - Orçamentos
Alínea a) Ao longo deste exercício vamos criar um orçamento utilizando a base de dados ‘Exemplo’ fornecida com o programa e criando o capitulo 1 com a função ‘Orçamento Simplificado’, presente no menu ‘Projecto’. O capítulo 2 será introduzido com a função ‘Árvore do Orçamento’, presente no menu ‘Projecto’. O capítulo 3 será introduzido com o assistente ‘Árvores Base – Projecto’ O orçamento será realizado para a ‘Obra 02’ e é o seguinte:
Nota: os preços unitários da base ‘Exemplo’ poderão ser diferentes dos apresentados nas imagens.
Exercício 03 – Autos de Medição
Alínea a) Criar os autos de medição dos meses 01 e 02, de acordo com a tabela apresentada.
Alínea b) Criar textos personalizados para o cabeçalho e rodapé dos autos de medição, segundo o esquema a se-guir apresentado.
