Técnicas de Técnicas de SecretariadoSecretariado

Ricardo Magowsky

09 de Fevereiro de 2010

Características pessoais e profissionais de Características pessoais e profissionais de um profissional de secretariado:um profissional de secretariado:

Características pessoais:

• Boa cultura geral

• Espírito de iniciativa

• Espírito de colaboração

• Poder de síntese

• Capacidade de adaptação

• Honestidade e entusiasmo

• Estabilidade emocional

• Bom senso

• Apresentação cuidada

Características profissionais:

• Facilidade de expressão

• Raciocínio lógico

• Capacidade de organização

• Facilidade de comunicação

• Disponibilidade

• Criatividade

• Iniciativa

• Sigilo

A secretária é responsável por múltiplas A secretária é responsável por múltiplas tarefas, das quais se destacam as seguintes:tarefas, das quais se destacam as seguintes:

1. Organização e execução de todas as tarefas administrativas, visando a sua optimização.

2. Elaboração de documentos escritos em diversas línguas.

3. Difusão, classificação e pesquisa da informação escrita.

4. Atendimento telefónico.

5. Acolhimento de visitantes.

6. Coordenação de entrevistas.

7. Preparação de viagens ou outros eventos sociais.

8. Planeamento e acompanhamento de reuniões.

9. Actualização de agendas de trabalho e de outros utensílios relacionados com a gestão de tempo.

Etc.

Centr

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Desce

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Tipo de Tipo de OrganizaçãoOrganização

A secretária integra-se na organização

A secretária desconhece a organização como um todo

Por vezes o processo de comunicação não é eficaz e o objectivo que se pretende não é alcançado por:

Obstáculos de compreensão:

• falta de clareza

• mensagens não desejadas

• várias fontes concorrentes

e

Obstáculos à recepção:

• falta de atenção e/ou interrupções

• não escutar a mensagem

• interpretação errada e/ou deduções antecipadas

Tipos de arquivoTipos de arquivo

De acordo com o tipo de documentação a conservar, existem três tipos de arquivo:

1. Activo – contendo informação com uma função operativa;

2.Semi-activo – constituído por documentos com uma função de controlo;

3.Inactivo – contendo toda a informação “histórica” da empresa, com um carácter documentário e somente com um índice de consulta não superior a 5%E diversos tipos d ordenação possível de conservar a informação:

• Alfabética• Numérica• Cronológica• Geográfica• Ideológica ou por assuntos

Atendimento telefónicoAtendimento telefónico

O telefone, sendo um elemento de comunicação muito utilizado, tem as suas vantagens e desvantagens:

Vantagens• Rápido – estabelece o contacto instantaneamente;• Prioritário – o seu toque exige atenção imediata;• Bilateral – permite perguntas e respostas;• Flexível – admite troca de impressões.

Desvantagens• Anónimo – estamos ausentes e os gestos, a mímica, o olhar do nosso interlocutor não é visível;• Impreciso – é possível, por interferências, cometer facilmente enganos;• Exigente – na medida em que as demoras são insuportáveis;• Dispendioso – cada vez mais…

ConclusãoConclusão

Concluindo, trabalhar em secretariado é um trabalho que necessita

de profissionalismo, iniciativa e muita eficiência porque exige muito

esforço e dedicação. Na minha opinião ser fiel ao seu superior

também é muito importante porque é confiado muita informação ao

secretário/a.