Capitulo 2

Adquirindo Habilidades para Gerenciar Projetos

Existe alguém responsável pela realização dos projetos?

Quais são as principais deficiências dos gerentes de projeto?

Pesquisa PMI - 2008

Verificar não apenas a competência e

disponibilidade, mas também o real interesse

do mesmo no projeto, já que precisamos do

real engajamento.

Esmero na escolha dos líderes

dos projetos... e das equipes.

Lembre-se que

quem faz o

projeto é quem

possui

conhecimento

técnico !!!!

Pesquisa PMI Brasil – 373 empresas e diversos setores econômicos - 2008

Perfil dos profissionais que atuam no Gerenciamento de projetos

Habilidade de organização

Tempo

Prioridades

Informações

Áreas de Conhecimento

PMBoK

Gerente de projetos é um

quilometro de largura e um

centímetro de profundidade.

TUDO É

O JEITO

O que é gerenciamento das comunicações

É a área de conhecimento que emprega os processos

necessários para garantir a geração, coleta,

distribuição, armazenamento, recuperação e

destinação final das informações sobre o projeto de

forma oportuna e adequada.

Canais de comunicação

n x (n – 1)

2

Onde:

n – número de participantes no projeto

Técnicas de escuta

Demonstre verdadeiro interesse

Deixe os outros falarem

Elimine os ruídos

Evite interromper outras pessoas

Faça perguntas com fins de esclarecimentos

Repita o que ouviu com suas próprias palavras

Mantenha contato visual

Memorando do Gerente de Relações Humana para as secretárias de uma grande empresa:

“Recomendamos a

todas as mulheres

da empresa, que ao

solicitar xerox

através de bilhetes,

o façam com

propriedade e com

frases completas.

A grande maioria dos bilhetes recebidos

têm causado alguns problemas aos

nossos colegas de trabalho, colocando

em risco, inclusive, a paz nos seus lares,

quando por acaso esquecem os bilhetes

nos bolsos de suas roupas.

A título de exemplo, abaixo transcrevemos

algumas dessas solicitações de cópias.”

“Márcio, seja bonzinho ...Faça igual a

última vez ... Please!”

“Joãozinho... Quero quatro

rapidinhas!”

“Zeca, hoje eu tenho que ser a primeira

porque estou mais necessitada!”

“Márcio, quero dos dois lados e presta

atenção: atrás tem que caber tudo!”

“Toninho, por favor... Coloca na frente

pra mim, vai ...”

“Joãozinho, presta atenção, estou

muito angustiada ...Estou

atrasada!”

“Toninho, tira o mais rápido possível,

porque o gerente também vai querer...”

“José, por favor, devagar, com

carinho, porque quero bem feito.”

“Zeca, cuidado! É comprido e largo... Posicione

direito para que não fique nada de fora.”

“Carlos, será que dá pra entrar no meio sem

que ninguém perceba e tirar uma rapidinha?”

Comunicação Eficaz

Transmita as informações certas as pessoas certas, na hora certa.

Escreva o “assunto” adequado para seus e-mail com mensagens

breves

Repita o que acha ter ouvido a pessoa dizer, para fins de

esclarecimentos

Faça perguntas diretas

Deixe recados curtos e descritivos

Elimine ruídos, de total atenção com quem estiver conversando

Faça perguntas e fique atento a mensagens não verbais

Combine métodos de comunicação

Quando for comunicar assuntos técnicos se esforce para explicar o

que quer dizer, principalmente se seu ouvinte não possuir seu

mesmo nível de conhecimento técnico

Imagine-se como gerente de um projeto que

consiste em instalar o Microsoft Windows Vista em

todos os computadores desktop da empresa. Como

há algumas opções disponíveis ao se instalar o

sistema operacional.

Surgem as perguntas:

Quem deve decidir sobre as opções que serão instaladas?

Essa decisão deve ser tomada pelos 534

funcionários/usuários?

Esse grupo de pessoas é o cliente?

Não seria o cliente o presidente da empresa a escolha lógica

(quem paga a conta)?

Stakholders

São todos os interessados no projeto.

Gerente

do projeto

Equipe

do projeto

Presidente

da empresa Usuários

Depto

informática Gerentes

funcionais

Sponsor

Depto

RH

Depto

Compras

Depto

Financeiro

Organismos

fiscalizadores

Fornecedores

hardware

Fornecedores

software

ONGs

Perguntas Típicas aos Stakeholders

Quais são as suas expectativas com

relação ao projeto?

Como você será beneficiado

com o sucesso deste

projeto?

Existe algum outro stakeholder que

pode ter algum interesse conflitante

com o seu neste projeto?

Mapeamento das Respostas dos Stakeholders

Matriz de Influência

X A X

M

X G X

N

X C

X B

X E

X I

X J X

H X

L

X F

Plano de Comunicações

Regras importantes para um Plano de

Comunicação Alta gerência requer informações agregadas e

com menor frequência

Alta gerência prefere visões gerais do

progresso do projeto e apresentação de

problemas isolados com as possíveis soluções

recomendadas.

Os gerentes funcionais exigem detalhes

imediatos com informações sobre o progresso

do projeto, o impacto sobre as projeções e

atualização de recursos.

Os membros da equipe precisam de informações

detalhadas uns dos outros que orientem sua

tomada de decisões. Informações semanais são

eficientes.

Regras importantes para um Plano de

Comunicação

Os clientes e grupos de usuários devem

ser informados do progresso e questões

específicas do projeto regularmente.

Os grupos de apoio e representantes

externos devem compreender como seus

papéis e tarefas influenciam o projeto.

O gerente do projeto deve estar atento

ao equilíbrio no fluxo das informações.

Quando houver dúvidas, os membros

da comunidade devem ser inquiridos

sobre o tipo de informações que

necessitam e como preferem recebê-la.

Presença Física

(Cara a Cara)

Canais Interativos

(Telefone, e-mail)

Canais Pessoais Estáticos

(memorandos, cartas, relatórios

computadorizados específicos)

Canais Impessoais Estáticos

(Comunicações escritas, boletins, relatórios

computador, gerais)

Avaliação dos Tipos de Canais

Riqueza

dos

Canais

Mais

Baixa

Mais

Alta

Regras no uso de Canais

Envie mensagens difíceis, não rotineiras

através de canais ricos, de preferência

pessoalmente.

Envie mensagens rotineiras através de

canais pobres.

Utilize canais ricos para aumentar sua

presença no ambiente do projeto.

Utilize canais ricos para implementar

planos de projeto.

Não permita que um canal pobre

pesquise informações sobre questões

cruciais – gerencie “cara a cara”

Gerenciamento de Reuniões

Definição clara e prévia dos temas (pauta) e dos participantes

Toda reunião deve considerar os pendentes da reunião anterior

(salientar os aspectos relevantes da ata)

Objetividade na exposição, tempo definido

Os tópicos para discussão devem ser dispostos de acordo com sua

prioridade

Toda reunião deve ter conclusões... até mesmo se concluir que nada

se concluiu (constar da ata)

Kickoff Meeting

Permite que as pessoas da equipe se

conheçam

Estabelece relacionamentos de trabalho e

linhas de comunicação

Estabelece metas e objetivos do time

Rever status do projeto

Rever os planos do projeto

Identificar áreas de problemas

Estabelece responsabilidades e apontamentos

de indivíduos e de grupos

Obtém compromissos individuais e em grupo

Montando uma “War Room” Cria um espaço único onde a equipe ou parte dela possa se reunir

para qualquer propósito do projeto.

Garante o seu uso para um único projeto.

Permite que funcione como um repositório de informações, memórias

e atualizações das programações e relatórios de progresso.

Cria referência física para o Projeto

O que abunda não tem

problema!!!

Não deixe nada subentendido

Na dúvida seja redundante,

em todas as fases do projeto!

Atenção a frases do tipo:

Está “subentendido” que...

Eu “acho” que ele entendeu...

Isso é “óbvio”! Não precisa nem escrever...

Para quem sabe ler “um pingo é letra”...

“Todo mundo” sabe que....