1 PMBOK 4ª Edição III Gerenciamento das comunicações do projeto

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PMBOK 4ª Edição III

Gerenciamento das comunicações do projeto

COMUNICAÇÕES

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Gerenciamento das comunicações do projeto

Garantir a geração, coleta,

distribuição, armazenamento,

recuperação e destinação final das

informações sobre o projeto.

COMUNICAÇÕES

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Gerenciamento das comunicações do projeto

.1 Identificar as “partes interessadas”

Determinação das pessoas e organizações que afetam, influem ou contribuem para o sucesso ou fracasso do projeto.

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Gerenciamento das comunicações do projeto

.2 Planejar as comunicações Determinação das necessidades

e forma de comunicação das informações a coletar e fornecer para as partes interessadas no projeto.

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Gerenciamento das comunicações do projeto

.3 Distribuir as informações

Colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado.

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Gerenciamento das comunicações do projeto

.4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas Gerenciamento das comunicações e interações para satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e resolver seus problemas à medida em que acontecem.

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Gerenciamento das comunicações do projeto

.5 Reportar o desempenho Coleta e distribuição das informações sobre o desempenho. Isso inclui o relatório de andamento, medição do progresso e previsões.

COMUNICAÇÕES

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Identificar as Partes Interessadas

Essa identificação busca reconhecer no público, clientes, patrocinadores, legisladores e a organização executora, fontes de auxílio ou combate ao projeto, permitindo estabelecer prioridades e os relacionamentos indispensáveis para o sucesso do projeto.

COMUNICAÇÕES

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Identificar as Partes Interessadas

Entradas

.1 Termo de abertura do projeto

.2 Documentos de aquisição (contratos)

.3 Fatores ambientais da empresa

.4 Ativos de processos organizacionais TAP

COMUNICAÇÕES

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Identificar as Partes Interessadas

Ferramentas e técnicas.1 Análise das partes interessadas

Localize os agentes e os trate de acordo

COMUNICAÇÕES

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Identificar as Partes Interessadas

Ferramentas e técnicas.2 Opinião especializadabuscar quem pode dar as informações – alta administração, outros clientes, associações técnicas e profissionais, fornecedores, bases de dados privadas ou governamentais, especialistas na área, gerentes e participantes de projetos anteriores...

Blá...

COMUNICAÇÕES

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Identificar as Partes Interessadas

Saídas Registro das partes interessadas

Identificação, avaliação, classificação, acesso

Estratégia para o seu gerenciamentoListados os interesses, medidas a tomar para ampliar oportunidades ou reduzir efeitos de ataques, estabelecer parcerias, prioridades e demais itens de relacionamento.

Blá...

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Planejar as comunicações

O planejamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas identificadas; quem precisa de qual informação, quando será requerida, como será fornecida, periodicidade, meio de transporte e por quem.

COMUNICAÇÕES

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Planejar as comunicações

Os requisitos de comunicação das partes interessadas

As informações que serão comunicadas, inclusive o formato, conteúdo e nível de detalhes

A pessoa responsável pela comunicação das informações

A pessoa ou os grupos que receberão as informações

Os métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, e-mail e/ou comunicados à imprensa

COMUNICAÇÕES

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Planejar as comunicações

A frequência da comunicação.

Os prazos para identificar processos para aumentar

o nível e a cadeia gerencial (nomes) para levar para

níveis mais altos problemas que não podem ser

resolvidos em um nível hierárquico mais baixo

O método para atualizar e refinar o plano de

gerenciamento das comunicações conforme o

projeto se desenvolve e avança

Glossário da terminologia comum.

COMUNICAÇÕES

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Planejar as comunicações

Item de comunicações. As informações que serão distribuídas às partes interessadas.Objetivo. A razão da distribuição dessas informações.Freqüência. A frequência de distribuição dessas informações.Datas de início / conclusão. O prazo para a distribuição das informações.Formato / meio físico. O layout das informações e o método de transmissão.Responsabilidade. O membro da equipe encarregado da distribuição das informações.

COMUNICAÇÕES

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Planejar as comunicações

Entradas(são as saídas do processo anterior)

.1 Registro das partes interessadas

.2 Estratégia para o seu gerenciamento

.3 Fatores ambientais da empresa

.4 Ativos de processos organizacionais

COMUNICAÇÕES

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Planejar as comunicações

Ferramentas e técnicas

Análise dos requisitos da comunicação

Organogramas, volumes, tecnologia, distribuição geográfica, hierarquia, responsabilidades e segurança de acesso a dados...

COMUNICAÇÕES

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Planejar as comunicações

Ferramentas e técnicas Tecnologia e metodologia das

comunicaçõesAs metodologias podem variar significativamente. Por exemplo, uma equipe de gerenciamento de projetos pode incluir desde conversas breves até reuniões demoradas ou incluir como métodos de comunicação desde simples documentos por escrito até itens que podem ser acessados on-line (como cronogramas e bancos de dados).

COMUNICAÇÕES

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Planejar as comunicaçõesModelos das comunicações

Modelos emissor-receptor. Escolha dos meios de comunicação. Estilo de redação.Técnicas de apresentação. Técnicas de gerenciamento de reuniões. Codificação, Mensagem. Ruído. Meio físico. Decodificação ou compreensão.

COMUNICAÇÕES

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Planejar as comunicaçõesModelos das comunicações

COMUNICAÇÕES

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Planejar as comunicações

Restrições. As restrições são fatores que podem limitar as opções da equipe de gerenciamento de projetos. Exemplos de restrições incluem membros da equipe em locais geográficos diferentes, versões incompatíveis de software de comunicação ou capacidades técnicas de transmissão ou divulgação limitadas.

COMUNICAÇÕES

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Planejar as comunicaçõesFerramentas e técnicas Métodos de comunicação

interativareuniões, telefonemas, visitas

passiva (pull – nós mandamos)cartas, memos, relatórios, e-mails, comunicados pela imprensa, correio

ativa (push – eles buscam)o destinatário tem acesso à informação – sites, assinaturas...

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Planejar as comunicações

Saídas

.1 Plano de gerenciamento das comunicaçõesInclui diretrizes para reuniões de andamento do projeto, da equipe do projeto, eletrônicas e e-mails.

.2 Atualizações nos documentos do projeto

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Distribuir informações

Envolve colocar as informações à disposição das partes interessadas no projeto no momento oportuno.

Implementar o plano de comunicações

Responder a solicitações de informações não previstas

COMUNICAÇÕES

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Distribuir informações

Entradas.1 Plano de gerenciamento do projeto

(capítulo comunicações).2 Relatórios de desempenho.3 Ativos de processos

organizacionais

COMUNICAÇÕES

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Distribuir informaçõesFerramentas e técnicas.1 Métodos de comunicação

As habilidades de gerenciamento geral relacionadas às comunicações incluem garantir que as pessoas certas obtenham as informações certas na hora adequada;O emissor é responsável por garantir que as informações estejam claras e completas, de forma que o receptor as possa receber corretamente, e pela confirmação de que elas são adequadamente entendidas.

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Distribuir informaçõesFerramentas e técnicas.1 Métodos de comunicação

Reuniões, conferências (tele e reais)Linguagens escrita e oral, ouvir e falar Interna (dentro do projeto) e externa (o cliente, os meios de comunicação, o público)Formal (relatórios, briefings) e informais (memorandos, conversas para fins específicos)Vertical (para cima e para baixo na organização) e horizontal (entre os pares).

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Distribuir informaçõesFerramentas e técnicas

.2 Ferramentas de distribuição das informações

As informações podem ser coletadas e recuperadas por diversos meios, inclusive sistemas manuais de arquivamento, bancos de dados eletrônicos, software de gerenciamento de projetos e sistemas que possibilitam o acesso à documentação técnica, como desenhos de engenharia, especificações de design e planos de teste.

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Distribuir informaçõesFerramentas e técnicas.2 Ferramentas de distribuição das informações

Reuniões do projeto, distribuição de cópias impressas de documentos, sistemas manuais de arquivamento e bancos de dados eletrônicos de acesso compartilhadoFerramentas para conferências e comunicação eletrônica, como e-mail, fax, correio de voz, telefone, videoconferência e conferências, e publicações na Internet.Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos, como interfaces Web para software de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, suporte a reuniões e escritórios virtuais, portais e ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo.

COMUNICAÇÕES

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Distribuir informações

Saídas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações)

Documentação das lições aprendidas.

A documentação inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre a distribuição das informações.

As lições aprendidas são documentadas de forma que integrem o banco de dados histórico tanto para este projeto como para a organização executora.

COMUNICAÇÕES

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Distribuir informações

Saídas.1 Ativos de processos organizacionais

(atualizações)

Registros do projeto.

Incluem correspondências, memorandos e documentos que descrevem o projeto; conforme possível e adequado, mantidas de uma forma organizada.

Os membros da equipe podem também manter registros em um diário do projeto.

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Distribuir informaçõesSaídas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações)

Relatórios do projeto. Os relatórios formais e informais do projeto detalham o andamento do projeto e incluem lições aprendidas, registros de problemas, relatórios de encerramento do projeto e saídas de outras áreas de conhecimentoApresentações do projeto. A equipe do projeto fornece informações, formal ou informalmente, a algumas ou a todas as partes interessadas no projeto. Essas informações são relevantes para as necessidades da audiência e o método de apresentação é adequado.

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Distribuir informaçõesSaídas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações)

Feedback das partes interessadas.

As informações recebidas das partes interessadas relativas às operações do projeto podem ser distribuídas e usadas para modificar ou melhorar o desempenho futuro do projeto.

Notificações das partes interessadas.

É possível fornecer informações às partes interessadas sobre problemas resolvidos, mudanças aprovadas e andamento geral do projeto.

COMUNICAÇÕES

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Distribuir informações

Saídas

.2 Mudanças solicitadasAs mudanças surgidas no processo distribuição das informações devem causar mudanças nos planos de gerenciamento do projeto e das comunicações.

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

O gerenciamento das expectativas das

partes interessadas se refere a

administrar as comunicações para

satisfazer suas necessidades no

projeto e resolver seus problemas na

medida em que ocorrem.

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

Entradas.1 Registro das partes interessadas

Lista de participantes visando sua inclusão nas comunicações do projeto.

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

Entradas.2 Estratégia para gerenciamento das partes interessadas

Os requisitos e expectativas das partes interessadas propiciam um entendimento das suas metas, objetivos e nível de comunicação durante o projeto.

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

Entradas.3 Plano de gerenciamento do projeto

No que diz respeito ao plano de comunicações durante o projeto.

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

Entradas

.4 Registros de questõesUm registro de problemas ou um registro de itens de ação são ferramentas que podem ser usadas para documentar e monitorar a resolução de problemas.

Em geral, os problemas não chegam a ter a importância de um projeto ou atividade, mas normalmente são abordados para manter bons relacionamentos construtivos de trabalho entre as várias partes interessadas, inclusive os membros da equipe.

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

Entradas

.5 Registros de mudanças

Um registro de mudanças documenta as alterações e permite comunicar as consequencias aos interessados a respeito dos impactos em tempo, custo e risco.

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

.6 Ativos de processos organizacionais

Conforme aparecem problemas no projeto, o gerente de projetos deve abordar e resolver esses problemas juntamente com as partes interessadas no projeto adequadas.

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

Ferramentas e técnicas

.1 Métodos de comunicação

As reuniões presenciais dos membros são os meios mais eficazes de comunicação e resolução de problemas com as partes interessadas.

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

Ferramentas e técnicas

.2 Habilidades interpessoais

Estabelecimento de confiança

Solução de conflitos

Escuta ativa

Superação das resistências à mudança

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

Ferramentas e técnicas

.3 Habilidades gerenciais

Habilidades de apresentação

Negociação

Habilidades de redação

Capacidade de falar em público

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

Saídas.1 Problemas resolvidos

Conforme os requisitos das partes interessadas são identificados e resolvidos, o registro de problemas irá documentar as questões que foram abordadas e encerradas.

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

Saídas

.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações)

A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o gerenciamento das partes interessadas.

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

.2 Solicitações de mudanças

Incluem mudanças no andamento dos

problemas das partes interessadas no plano

de gerenciamento de pessoal, que são

necessárias para refletir as mudanças em

como as comunicações com as partes

interessadas irão ocorrer.

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

.3 Plano de gerenciamento do projeto (atualizações)

O plano de gerenciamento do projeto é atualizado para refletir as mudanças feitas no plano das comunicações, escopo etc.

COMUNICAÇÕES

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Gerenciar expectativas das partes interessadas

.4 Documentos do projeto (atualizações)

Ações corretivas incluem mudanças para fazer com que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto.

Registros das partes interessadas

Registros das questões

etc

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Reportar o desempenho

O processo de reportar o desempenho envolve a coleta de todos os dados de linha de base e a distribuição das informações sobre o desempenho às partes interessadas.O relatório de desempenho deve normalmente fornecer informações sobre escopo, cronograma, custo e qualidade.

COMUNICAÇÕES

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Reportar o desempenho

Entradas.1 Plano de gerenciamento do projeto

O plano de gerenciamento do projeto fornece informações sobre a linha de base e suas variações.

COMUNICAÇÕES

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Reportar o desempenho

Entradas.2 Informações sobre o desempenho

do trabalhoSituação atual das entregas, e sobre o que foi realizado, coletadas como parte da execução do projeto como andamento, progresso e custos incorridos.

COMUNICAÇÕES

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Reportar o desempenho

Entradas.3 Medições de desempenho do

trabalho

Os valores calculados da variação de datas de início e fim, do índice de desempenho de prazos, custos e técnicos.

COMUNICAÇÕES

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Reportar o desempenho

Entradas.4 Previsão de orçamento

Um valor de Estimativa de Prazo e Custos calculado fornecido pela organização executora é documentado e o valor é comunicado às partes interessadas.

COMUNICAÇÕES

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Reportar o desempenho

Entradas.5 Ativos de Processos Organizacionais

Modelos de relatórios

Políticas e procedimentos

Limites de variação admitidos

COMUNICAÇÕES

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Reportar o desempenhoFerramentas e técnicas.1 Análise da variação

Visão das causas das diferenças entre a realização e a linha de base

Verificar a qualidade das informações coletadas

Determinar as variações

Determinar impacto em custos e cronograma d projeto

COMUNICAÇÕES

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Reportar o desempenhoFerramentas e técnicas.2 Métodos de previsão

séries temporais

métodos causais

métodos subjetivos

COMUNICAÇÕES

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Reportar o desempenhoFerramentas e técnicas.3 Métodos de comunicação

As informações podem ser coletadas e compiladas a partir de diversos meios como nos processos anteriores.

.4 Sistemas de distribuição de informaçõesOs pacotes de software que incluem relatórios de tabelas, análise de planilhas, apresentações ou capacidades gráficas podem ser usados para criar imagens de qualidade para a apresentação dos dados de desempenho do projeto.

COMUNICAÇÕES

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Reportar o desempenhoSaídas .1 Relatórios de desempenho

informações coletadas organizadas e sintetizadas, apresentam os resultados de qualquer análise comparados com a linha de base da medição de desempenho.

.2 Ativos de processos organizacionais

.3 Solicitações de mudanças

COMUNICAÇÕES

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Reportar o desempenho