Desafios da governança arquivística: como aproximar a...

Desafios da governança arquivística: como aproximar a teoria

no dia a dia

Palestrante: Suéllem C. Leal da Silva Arquivista e mestranda em Ciência da Informação

Parque Tecnológico Alfa – Florianópolis /SC 12 de agosto de 2016

• Arquivista – graduada na UFSC;

• Consultora em Gestão Documental;

• Mestranda em Ciência da Informação – UFSC;

• Membro da Diretoria da Associação de Arquivistas do Estado de Santa Catarina (AAESC).

Quem é você Suéllem?

O que faltou no caso da empresa X?

O que faltou no caso da empresa X?

Governança arquivística

O que faltou no caso da empresa X?

Governança arquivística

“O exercício da autoridade, controle, administração, poder de governo”. Ato de governar. Definindo melhor, “é a maneira pela qual o poder é exercido na administração dos recursos sociais e econômicos de um país visando o desenvolvimento”, ou ainda, “a capacidade dos governos de planejar, formular e implementar políticas e cumprir funções”. (Banco Mundial, 1992)

O que faltou no caso da empresa X?

Governança arquivística

Arquivologia Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística. (DBTA, 2005)

Qual é a função do arquivo?

• Histórica • Administrativa • Social • Educativa

• Dar acesso as informações nele contidas

E a Gestão Documental?

“[...] o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL, Lei Federal n° 8.159, 1991, artigo 3º).

E a Gestão Documental?

De forma ampla, pode-se resumir a gestão documental em três momentos durante seu ciclo de vida: 1. Produção dos documentos: inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos;

E a Gestão Documental?

De forma ampla, pode-se resumir a gestão documental em três momentos durante seu ciclo de vida: 2. Manutenção e uso: implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário, materiais, local;

E a Gestão Documental?

De forma ampla, pode-se resumir a gestão documental em três momentos durante seu ciclo de vida: 3. Destinação final dos documentos: programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo. (BERNARDES, 1998, p.13).

E a Gestão Documental?

Vantagens: Economia do custo operacional; Racionalização da produção documental; Agilidade no acesso a informação; Preservação dos documentos; Estabelecimento na distinção dos valores dos

documentos; Organização dos documentos; entre outras.

E a Gestão Documental?

Na visão de Ponjuán Dante (2007, p. 106, tradução nossa) a gestão de documentos deve ser aplicada em consonância com um programa de gestão da informação. A autora afirma que “a gestão da informação se alimenta da gestão documental, e esta utiliza grande parte da plataforma da gestão da informação para tornar seu subsistema mais eficiente” (idem).

Governança arquivística

Ato de governar, planejar, implantar a gestão documental, levando em consideração o conjunto de princípios, conceitos e técnicas da área da Arquivologia.

Instituções (pública, privada, mista, etc)

Profissionais

Governança arquivística

8 principais características para uma boa governança

Quais são os desafios?

Desafios da Governança Arquivística

• Convencimento da importância da Gestão Documental –

Pessoas + Instituição;

Desafios da Governança Arquivística

• Convencimento da importância da Gestão Documental –

Pessoas + Instituição;

• Pensamento que arquivo não gera lucro/receita – mas ele pode otimizar processos e com isso gerar receita;

Desafios da Governança Arquivística

• Convencimento da importância da Gestão Documental –

Pessoas + Instituição;

• Pensamento que Arquivo não gera lucro/receita – mas ele pode otimizar processos e com isso gerar receita;

• Utilização de termos específicos da área – consultores;

Desafios da Governança Arquivística

• Convencimento da importância da Gestão Documental –

Pessoas + Instituição;

• Pensamento que Arquivo não gera lucro/receita – mas ele pode otimizar processos e com isso gerar receita;

• Utilização de termos específicos da área – consultores;

• Aproximação com a TI;

Desafios da Governança Arquivística

• Convencimento da importância da Gestão Documental –

Pessoas + Instituição;

• Pensamento que Arquivo não gera lucro/receita – mas ele pode otimizar processos e com isso gerar receita;

• Utilização de termos específicos da área – consultores;

• Aproximação com a TI;

• Agir de acordo com as Legislações/Normativas;

Desafios da Governança Arquivística

• Convencimento da importância da Gestão Documental –

Pessoas + Instituição;

• Pensamento que Arquivo não gera lucro/receita – mas ele pode otimizar processos e com isso gerar receita;

• Utilização de termos específicos da área – consultores;

• Aproximação com a TI;

• Agir de acordo com as Legislações/Normativas;

E o que mais?

Gestão Documental

Instigante;

Desafiadora;

A solução varia conforme o contexto.

Case de sucesso

Empresa do ramo da Construção:

Documentos do setor financeiro + jurídico.

Case de sucesso

Empresa do ramo da Construção:

Documentos do setor financeiro + jurídico.

Empresa do ramo da Contrução Civil

Documentos do setor financeiro + jurídico. Medição – de contrato.

Governança Arquivística

No contexto digital, requer também conhecimento da área de TI.

Busca por sistemas de gestão de documentos que se adaptem a realidade da instituição e sigam os padrões arquivísticos.

Governança Arquivística

No contexto digital, requer também conhecimento da área de TI.

Busca por sistemas de gestão de documentos que se adaptem a realidade da instituição e sigam os padrões arquivísticos.

Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)

Governança Arquivística

Funcionalidades de um SIGAD – segundo e-ARQ Brasil

1) Organização dos documentos arquivísticos: plano de classificação e manutenção dos documentos

2) Tramitação e fluxo de trabalho 3) Captura 4) Avaliação e destinação 5) Pesquisa, localização e apresentação dos documentos 6) Segurança 7) Armazenamento 8) Preservação 9) Funções administrativas 10) Conformidade com a legislação e regulamentações 11) Usabilidade 12) Interoperabilidade 13) Disponibilidade 14) Desempenho e escalabilidade

Governança Arquivística

Funcionalidades de um SIGAD

Governança Arquivística

Sistemas em pesquisa:

Contemplação e-ARQ Brasil (gestão)

Nuxeo DM

Knowledge Tree

Agorum Core

Alfresco

Archivista Box

Maarch

Owl Intranet

Archivist Tollkit

(FLORES, 2014)

Governança Arquivística

Diretrizes para a Implementação de Repositórios Digitais Confiáveis de Documentos Arquivísticos (RDC-Arq)

Documento, aprovado pela Resolução nº 43 do CONARQ, que indica parâmetros para repositórios arquivísticos digitais confiáveis, de forma a garantir a autenticidade (identidade e integridade), a confidencialidade, a disponibilidade, o acesso e a preservação, tendo em vista a perspectiva da necessidade de manutenção dos acervos documentais por longos períodos de tempo ou, até mesmo, permanentemente.

Governança Arquivística

Repositório Arquivístico Digital

Gerenciar os documentos e metadados de acordo com as práticas e normas da Arquivologia, especialmente relacionadas à gestão documental, descrição multinível e preservação;

Resguardar as características do documento arquivístico, em especial a autenticidade (identidade e integridade) e a relação orgânica entre os documentos.

(FLORES, 2014)

Governança Arquivística

Diretrizes para a Implementação de Repositórios Digitais Confiáveis de Documentos Arquivísticos (RDC-Arq)

Exemplo para uso em Arquivos:

RODA – Repositório de Objetos Digitais Autênticos

(DGARQ – Portugal)

Archivematica (Artefactual systems – UNESCO Programa Memória do Mundo)

Obrigada!

Dúvidas?

Críticas ou sugestões?

Contato:

Suéllem Chrystina Leal da Silva

suellem.ls@gmail.com