Contexto Organizacional

Anabela Mesquita

Aula 2 – Influências do conhecimento

Objectivos da sessão

• Descrever alguns dos factores externos que têm influência nas organizações• Descrever alguns dos factores intra organizacionais que afectam os

processos da organização• Explicar os processos da gestão estratégica bem como a forma como

suportam / apoiam os resultados organizacionais• Descrever a forma como a gestão do conhecimento ajuda as organizações• Descrever a relação entre informação, conhecimento tácito, conhecimento

explícito, conhecimento organizacional e gestão do conhecimento• Identificar os factores chave que encorajam a gestão estratégica do

conhecimento

Gestão da Informação e do Conhecimento

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Programa da disciplina

Parte IIInfluências no conhecimento O contexto do conhecimento

Influências do ambiente externo nas organizações A natureza dinâmica das organizaçõesTipos de organizaçõesGestão do conhecimento: um conceito emergenteModelos estratégicos de gestão do conhecimento

Introdução• Avanços tecnológicos permitem interacções mais rápidas e

dinâmicas entre os indivíduos, grupos e nações• As vidas e as actividades das pessoas transformaram-se

devido ao aumento das oportunidades de aprender, comunicar e realizar diversas tarefas com o recurso à tecnologia

• Alterações na natureza do trabalho

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Empresas precisam de responder às diversas pressões para gerar os melhores resultados a partir dos recursos disponíveis

Economia do conhecimento (ênfase nos serviços e conhecimento que constituem os principais resultados das actividades de negócio)

Economia industrial (ênfase na produção de produtos comerciais)

• Grandes desafios às organizações num ambiente competitivo à escala global

– Emergência da economia global

– Transformação das economias industriais

– Transformação da empresa

– A emergência da empresa digital e os avanços tecnológicos

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INFLUÊNCIA DO AMBIENTE EXTERNO NAS ORGANIZAÇÕES

Desafios actuais nos ambientes organizacionais

– GLOBALIZAÇÃO

• Gestão e controlo em mercados globais• Competição em mercados mundiais• Grupos de trabalho distribuídos à escala global• Sistemas de distribuição globais

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– OPORTUNIDADES E AMEAÇAS• Negócios operam a nível dos mercados internacionais, onde os

clientes podem comparar preços, produtos e serviços de muitos fornecedores, antes de seleccionarem o que mais lhes interessa

• Fornecedor pode estar localizado num ponto qualquer do globo, indo ao encontro dos potenciais clientes através das tecnologias

• Dada a exposição dos clientes a este mercado global, é mais difícil de confiar na sua lealdade

• Aumento da pressão para as organizações serem mais criativas e inovadoras, respondendo aos custos, preços e inovação da concorrência, bem como às tendências globais emergentes

• Investimento global• Economias de escala


– TRANSFORMAÇÃO DAS ECONOMIAS INDUSTRIAIS• Economias baseadas na informação e no conhecimento• Novos produtos e serviços, com ciclo de vida mais reduzido• Produtividade dos funcionários depende dos SI• Conhecimento: recurso estratégico

– produtos e serviços baseados em conhecimento têm maior valor estratégico

• Envolvente em constante mudança

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– TRANSFORMAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO• “Achatamento” da estrutura• Descentralização• Flexibilidade/trabalho em equipe (teamwork)• Independência da localização geográfica• Custos de transacção baixos• Empowerment – delegação/distribuição de poder• Trabalho cooperativo e em grupo

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– EMERGÊNCIA DA ORGANIZAÇÃO DIGITAL• Relações com clientes, fornecedores e empregados mediadas por

tecnologias digitais• Processos de negócio nucleares, desenvolvidos através das redes digitais• Percepção de resposta rápida às mudanças da envolvente


• Avanços tecnológicos• Consumidores têm literacia em computadores e sabem usar

correctamente as tecnologias. Isto faz com que eles:– Queiram respostas mais rápidas via email às suas questões– Possam aceder a informação online sobre produtos e serviços– Tenham acesso ao histórico das suas aquisições

• Isto pressiona as organizações para manterem uma presença e infra estrutura tecnológica forte.

• Para muitos clientes, o website é o 1º (senão o único) ponto de contacto com a empresa. Tal levou a que as empresas tenham começado a pensar mais na imagem, visibilidade e valor do website.

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Globalização Avanços tecnológicos

Previsão e resposta a tendências emergentes

Empresas monitoram o seu ambiente

Procuram aprender a partir da experiência da sua concorrência e colaboradores

MAS mercados muito competitivos desencorajam a partilha de conhecimento

Organizaçãodigital

Transformação da economia

As organizações são dinâmicas, vulneráveis e voláteis

A NATUREZA DINÂMICA DAS ORGANIZAÇÕES(ALTERAÇÕES NAS ORGANIZAÇÕES)

• Composição da força de trabalho– Flexibilidade para responder mais rapidamente aos

desafios e necessidades de um mercado cada vez mais volátil

– Grupo central de pessoas e outros especialmente contratados, que podem ser altamente especializados (têm valor a curto prazo)

• Evolução dos papeis e da responsabilidade no trabalho– É difícil manter os mesmos papeis e responsabilidade por

um longo período de tempo (p.ex: assistentes administrativos)

– As pessoas têm necessidade de mudar e de se adaptar a diferentes expectativas no trabalho, desenvolver novas competências e antecipar mudanças futuras (necessário formação ao longo da vida)

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• Trabalho em equipa– A necessidade de se aceder a uma diversidade de conhecimentos e

competências leva a que as pessoas trabalhem cada vez mais em equipa

– As pessoas podem trabalhar em simultâneo em mais do que uma equipa

• Construção de relacionamentos– Aumento da necessidade da construção e manutenção de

relacionamentos efectivos com todos os parceiros.– As pessoas passam mais tempo a interagir com os outros– Mudança do “controlo” para uma auto gestão e autonomia

• Comunicação– Necessidade de desenvolvimento de competências relacionadas com

escuta activa, competências de retorno, competências de negociação e de apresentação

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• Liderança• Dá a direcção, sentido, visão e propósito à organização• Bom líder:

– Capacidade para explicar e clarificar objectivos e as prioridades organizacionais

– Desenvolvimento de uma cultura – Criação e manutenção de boas práticas para facilitar o

trabalho efectivo– Encorajamento de níveis de qualidade elevados e de grande

desempenho no trabalho

• Tomada de decisão• Melhor utilização das fontes de informação, incluindo

os registo e indicadores, pesquisa, fontes externas, etc.• Reconhecimento da necessidade crescente de se evitar

a repetição de erros

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• Gestão da mudança– A liderança é particularmente importante durante a mudança– É, também, necessário, envolver todos os indivíduos em todos os

estádios desse processo. A mudança tem mais sucesso quando os funcionários compreendem a necessidade de mudança e quais os seus benefícios

• Motivação– As pessoas trabalham por causa da remuneração, reconhecimento,

estatuto, segurança, ambiente agradável e saudável. Também procuram um trabalho desafiador, que valha a pena

– Pessoas motivadas desejam um trabalho desafiador e que as “preencha”

• Infra estrutura– Conjunto de sistemas e serviços que suportam o negócio central da

empresa– Os avanços tecnológicos permitiram uma melhor integração dos

sistemas organizacionais– Eliminação das “ilhas” dentro da organização– Redução dos esforços duplicados

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ORGANIZAÇÕES

• Conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente mas de forma coordenada e controlada, actuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um objectivo pré-determinado através da afectação eficaz de diversos meios e recursos disponíveis, liderados ou não por alguém com as funções de planear, organizar, liderar e controlar.

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• As organizações são:– Agrupamentos de indivíduos — para finalidades explícitas ou

implícitas (mesmo quando as finalidades são tornadas explícitas nos enunciados/statements oficiais, devemos recordar-nos que as pessoas e os grupos da organização terão a sua interpretação própria do que aqueles statements significam);

– Combinações de sistemas técnicos e sociais — a organização estará em problemas se não for dado o adequado reconhecimento a ambos os tipos de sistemas e/ou se os aspectos sociais e técnicos não se ajustarem uns aos outros, e/ou, ainda, se os sistemas não são adequados para o que a organização pretende fazer. Orna, 2004:10

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Ideias a reter para a compreensão do conceito “organizações”:

• Actuação coordenada• Recursos• Afectação eficaz• Objectivos• Contextos

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Tipos de organizaçõesAs empresas têm diversos tipos de organização, objectivos e

estruturas, influenciando a sua forma de operar. O seu tipo depende do seu propósito e objectivos de longo prazo, fonte de financiamento, quem dirige as actividades e os parceiros

• Empresas privadas– Procuram o lucro para os seus parceiros enquanto

asseguram uma sustentabilidade a longo prazo no mercado onde operam. Os gastos e os resultados são monitorados por um Conselho de Administração. Procuram capitalizar as oportunidades e vêem no lucro o seu mais importante resultado

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Tipos de organizações• Empresas públicas

– Financiadas e “patrocinadas” pelo governo. Podem ser influenciadas por políticas ou por aqueles que detêm o poder. Podem ser na área da saúde, educação, transporte, desenvolvimento regional, etc.

– Os funcionários são influenciados pelos parceiros (incluindo políticos), pelos contribuintes e pelas expectativas da comunidade que os utiliza.

• Sem fins lucrativos– Apoio especializado a grupos da comunidade ou a pessoas com

necessidades especiais (associações)– Podem ser financiadas por diversas fontes: pelos estado,

patrocinadores e membros da comunidade– Frequentemente, têm mais solicitações do que recursos– Funcionários leais e comprometidos

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• Vimos alguns dos factores que influenciam as organizações

• Estes factores encorajam o desenvolvimento de processos de negócio flexíveis mas eficazes apoiados em resultados a curto e longo prazos

• Para isso necessitam de uma gestão estratégica

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GESTÃO ESTRATÉGICA NAS ORGANIZAÇÕES

• Abordagem que combina um planeamento cuidadoso das necessidades de longo prazo, baseado na análise do contexto actual no qual uma organização opera, para responder às necessidades e procura existentes

• Funciona como um processo de planeamento contínuo assegurando que os funcionários saibam para “onde vão” e com que objectivo (todos na mesma direcção)

• Fornece uma visão das prioridades, dos recursos e da atenção que deve ser dada a cada área

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Valores

Prioridades operacionais

Sistemas e políticas

Actividades organizacionais

Capacidades dos funcionários

LiderançaFoco estratégico

e processos

• Criação de um foco estratégico– Cada organização pretende criar uma identidade única no

mercado onde actua. Uma forma de criar esta identidade é através da Missão da organização

– A Missão dá uma ideia clara aos clientes, concorrentes, funcionários e parceiros sobre as prioridades e foco da organização

– Tradicionalmente, a gestão estratégica é expressa em vários níveis, começando com a Visão, seguindo-se a Missão, Metas e Objectivos

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• Formação dos valores estratégicos e da cultura corporativa– Um factor importante na gestão estratégica é a liderança para

encorajar os valores e a cultura que apoiam as prioridades organizacionais

– Os líderes enviam um grande nº de mensagens aos seus colaboradores – o seu comportamento verbal e emocional influencia as acções dos outros• E.g. Um líder que refere que a organização encoraja a aprendizagem e

o crescimento mas pune os que cometem pequenos erros está a enviar mensagens contraditórias

– As acções têm de falar mais alto do que as palavras– O desenvolvimento de uma cultura apoia-se no

desenvolvimento de valores que se reflectem na forma como as pessoas trabalham e interagem. Alguns desses valores são: colaboração, flexibilidade, comunicação, trabalho em equipa, qualidade

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Valores estratégicos

• Colaboração• Comunicação• Flexibilidade• Trabalho em equipa• Orientação ao serviço• Ênfase na qualidade

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Valores

PrioridadesOrganizacionais

Sistemas ePolíticas

ActividadesOrganizacionais

Capacidades dos funcionários

• Sistemas e políticas– Devem ser desenvolvidos para encorajar acções

direccionando a atenção do funcionários para as boas práticas e resultados

– As políticas são declarações claras e concisas que fornecem uma orientação sobre os princípios que devem estar espelhados numa determinada área de actividade. Estes princípios ajudam os funcionários a interpretar as acções e os eventos de acordo com os valores estabelecidos e os padrões organizacionais.

– Os sistemas permitem que essas políticas sejam implementadas assegurando que existem processos para a realização das acções necessárias. Os sistemas evoluem ao longo do tempo pois as pessoas modificam a forma como trabalham.

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• O alinhamento das actividades organizacionais com o foco estratégico– No dia a dia o foco da actividade pode-se perder.

Assim, é preciso assegurar o alinhamento dos vários níveis da gestão estratégica através do (re)desenho e refinamento dos sistemas e actividades

• Capacidades dos funcionários– Para assegurar que as prioridades são realizadas é

necessário que os funcionários tenham os conhecimentos, as competências e os atributos necessários

– O desenvolvimento destas competências devem acompanhar o desenvolvimento da organização

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TRABALHADOR DO CONHECIMENTO

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• No último quarto do século 20 o perfil dos trabalhadores alterou-se – o número de trabalhadores do conhecimento e de empresas de conhecimento intensivo aumentaram.

• O conhecimento passou a ser a mais importante fonte de competitividade

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Empresas de conhecimento intensivo

• Empreas das quais se pode dizer que a maior parte do trabalho é de natureza intelectual e cuja força de trabalho é constituída por funcionários qualificados.

• As empresas de conhecimento intensivo têm umas determinadas características que as distinguem das empresas ditas tradicionais – nomeadamente em termos hierárquicos, estrutura, caracter dos productos e até natureza dos mercados

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“Capacity to solve complex problems through the development of creative and innovative

solutions”.

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Trabalhadores do conhecimento• Altamente criativos e fazendo uso extensivo do

conhecimento (conhecimento abstrato e teórico) no seu dia a dia

• Alguém cujo trabalho é sobretudo intelectual, criativo e não rotineiro, e que envolve a utilização e a criação de conhecimento abstracto / teórico

• Alguém cujo trabalho involve o uso de conhecimento tácito e contextual e / ou abstracto e conceptual“Creators, manipulators and purveyors of the stream of information

that makes up the postindustrial, post-service, global economy”.

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• Exemplos:– IT e software designers, advogados, consultores,

publicitários, contabilistas, cientistas e engenheiros, arquitetos, artistas e directores / produtoes artisticos.

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Dimensions CharacteristicsCreativity Measured on a sliding scale from low to high. E.g. software

design is very high in creativity

Predominant form of knowledge used

Characterizes work as involving the use of two predominant forms of knowledge:

1. Contextual knowledge - contextual knowledge is largely tacit and non generalizible, being related to specific contexts of application

2. Theoretical knowledge – represents codified concepts and principles, which have general relevance.

Type of skills involved

Characterizes work as involving three main categories of skills:

1. Intellective skills – ability to undertake abstract reasoning and synthesize different ideas

2. Social skills – ability to motivate and manage others

3. Action-based skills – physical dexterity

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TIPOS DE CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL

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• Know what: knowledge of the characteristics, features and usefulness of the various sources, systems and / or processes which may be found in the organization

• Know who: knowledge of the identity of different people, groups and organizational units which can act as knowledge sources, and methods of linking with them

• Know how: the application of knowledge to carry out complex tasks requiring analytical and reflective strategies, such as researching, testing, developing and innovating

• Know why: the ability to evaluate and review options to identify an appropriate solution

• Know where: the capacity to identify, evaluate and access appropriate knowledge sources.

• Know when: the application of strategies to balance activities, competing demands, dynamic requirements and multiple projects

• Know if: the capacity to anticipate future possibilities and plan for them, and to envisage scenarios and test them before going to a full scale implementation process.

Education

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