* Leia o documento para determinar o assunto;

* Identifique o assunto principal;

* Antes de abrir uma pasta com o assunto, verifique se já existe pasta aberta para evitar duplicidade;

* Anote o assunto definido no canto superior direito do documento para facilitar o arquivamento na pasta específica;

* Saber o que arquivar, onde arquivar e como fazê-lo;

* Padronização dos títulos de documentos;

* Definição e atenção ao tempo de arquivamento de cada documento;

* Inclua o assunto no índice de arquivo;

* Treinar ou informar os usuários do novo sistema de arquivamento implantado e conscientização da necessidade de manutenção do mesmo.

* Redução do espaço Físico, Proporcionando uma utilização mais otimizada;

* Localização mais rápida do documento, utilizando algum sistema informatizado para a Organização;

* Padronização do envio de documentos para o “Arquivo Morto”, através de Guia de Remessa de Documentos;

* Eliminação de documentos, com aplicação do Prazo de Prescrição de documentos;

* Elaboração de um manual de procedimento de arquivo.

* Treinamento aos usuários do novo sistema de implantação e conscientização da necessidade de manutenção do mesmo;

GEDGEDGerenciamento EletrônicoGerenciamento Eletrônico

de Documentosde Documentos

GED - Gerenciamento Eletrônico de DocumentosGerenciamento Eletrônico de Documentos é o somatório de todas as tecnologias e produtos que visam a gerenciar informações de forma eletrônica.

Estas informações podem estar nas seguintes formas: Voz (via telefone),

texto (desde cartas a contratos, planilhas,manuais etc.) e imagem

(mapas, fotografias, assinaturas etc.).

O GED viabiliza o armazenamento, segurança, confiabilidade,

compartilhamento e agilidade aos processos na utilização de documentos, facilitando e economizando tempo e espaço físico nas organizações, bem como o gerenciamento do ciclo de vida da informação, desde a

criação até a guarda permanente (arquivo inativo).

Gestão Documental na Era da TecnologiaGestão Documental na Era da Tecnologia

As informações podem, ser criadas em mídias eletrônicas, revisadas,

processadas a partir destas mídias e arquivadas eletronicamente, ou seja,

as informações obedeceriam a seguinte seqüência:

Criação, Revisão, Processamento e Arquivamento.

A tecnologia GEDGED - GGerenciamento EEletrônico de DDocumentos, iniciou com a conversão de documentos em papel em imagens digitalizadas. Uma vez em seu computador, estas imagens de documentos podem ser pesquisados em segundos, compartilhadas e distribuídas. Milhares de organizações em todo mundo, usam sistemas de GEDs todos os dias, ao invés de usarem sistemas de arquivamento de papeis.

As razões para a mudança são relativamente simples:

• Evita e previne quanto à perda de documentos.

• Diminui, drasticamente o espaço de armazenagem de documentos.

• Facilita o gerenciamento dos documentos. 

• Os documentos são encontrados instantaneamente.

• As imagens dos documentos são disponibilizadas a todos.

• Os arquivos de aço desaparecem como em um passe de mágica. 

• MicrofilmagemMicrofilmagem

Espaço, Organização, Confidencialidade

Processo de reprodução fotográfica reduzida, utilizado geralmente em arquivos inativos.

Vantagens: Economia (espaço e tamanho), Redução do volume (papéis e documentos), Segurança (proteção e conservação), Durabilidade, Reprodução, Custo e Consulta.

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Várias empresas procuram meios de utilizar a digitalização de documentos para substituí-los por uma cópia com a mesma validade jurídica e que ofereça maior facilidade para armazenamento e manipulação.Atualmente, o reconhecimento de cópias existe para o processo de microfilmagem ou para o anacrônico modelo baseado em reconhecimento via cartório, que possuem fé pública para legitimar o processo de digitalização de documentos ou outros processos de cópias.

No caso da microfilmagem, segundo o Decreto nº 1.799 que regulamente a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, somente cartórios ou empresas autorizadas poderão efetuar a microfilmagem, segundo padrões e critérios estabelecidos e se responsabilizando pela qualidade do serviço executado.Esse modelo poderia se aplicar da mesma maneira ao processo de digitalização de documentos, bastando para tal uma lei que regulamentasse tal atividade.

Fonte: http://robsonkoji.blogspot.com/2007/09/digitalizao-de-documentos.html. Acesso em 16/04/2010

Preservação:Preservação:

Evitar:

• Poeira, mofo, umidade, altas e baixas

temperaturas, iluminação inadequada e

insetos.• Acúmulo dos documentos em mobiliário

de madeira;• Limpeza dos móveis, pastas ou caixas

com panos úmidos e detergentes.• Tapetes, cortinas e carpetes.• Salas abafadas ou muito úmidas.

Normalização:Normalização:

• Devem seguir as normas aceitas internacionalmente;

• Brasil - Organização Internacional de Normalização pela Associação Brasileira de Normas e Técnicas (ABNT), com sede no Rio de Janeiro

* Determinação do que guardar e por quanto tempo guardar;

* Conhecimento da legislação específica para cada tipo de documento, evitando eliminar documentos antes do tempo permitido por lei.

* Eliminação imediata da papelada desnecessária;

* Aumento do espaço do arquivo, com redução do volume de documentos;

* Prazo de Prescrição de Documentos, passa a ser um procedimento interno da empresa, podendo ser aplicado nas filiais e outras empresas do grupo, com adaptações, dependendo do ramo de atividade.

• Existem documentos que por disposição legal (Decreto-lei, Portaria, Tribunais, Tributos etc.) ou por medida cautelar

devem permanecer arquivados por prazos diversos.

* Determinação do que guardar e por quanto tempo guardar;

* Eliminação imediata da papelada desnecessária;

* O empresário deve ficar atento ao prazo mínimo para guarda de documentos em papel.

* Em plena era digital o descarte de documentos antes da hora implica em prejuízos.

* Deve-se ter conhecimento da legislação específica para cada

tipo de documento.

Importante: Importante:

TEMPO DE GUARDA DE DOCUMENTOSTEMPO DE GUARDA DE DOCUMENTOSFonte: http://www.arqdigital.com.br Acesso em 16.04.2010 - IOB

 2 anos Aviso prévio, pedido de demissão, termo de rescisão de contrato.

 3 anos

 Cadastro geral de empregados e de desempregados, a contar da data de postagem.

 5 anos

 Recibos de pagamentos, recibos de adiantamentos, cartões, fichas ou livro de ponto, relações de contribuição sindical e assistencial, atestados médicos, solicitações de abono de férias, recibos de abono-gozo de férias, vale transporte e imposto de renda; guias de recolhimento sindical e assistencial (para contribuições descontadas e não há prescrição), folha de votação de eleição da CIPA, acordo de prorrogação de horas, acordo de compensação de horas, comprovante de entrega da comunicação de dispensa (CD), recibo de entrega do requerimento seguro-desemprego – SD, guias de recolhimento de impostos municipais, federais e estaduais (ISS, IPI e ICMS).

 10 anos

 Documentação sujeita à fiscalização do INSS : guias de recolhimento, de pagamento, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário maternidade, recibos e fichas de salário família, PIS ( a contar da data prevista pra seu recolhimento, salário educação, documentos que envolvam propriedade/imóveis (por exemplo: contrato de compra e venda) de pessoas vivas.

 20 anos

 Qualquer contrato firmado entre duas pessoas físicas , desde que seja regulamentado pelo Código Civil. Dados obtidos nos exames médicos incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas que deverão ser registradas no prontuário clínico individual, o qual ficará sob a responsabilidade do médico coordenador do PCMSO até 20 anos após o desligamento do empregado.

30 anos Os documentos relativos ao FGTS.

TEMPO DE GUARDA DE DOCUMENTOSTEMPO DE GUARDA DE DOCUMENTOSFonte: http://www.arqdigital.com.br Acesso em 16.04.2010 - IOB

Prazo indeterminado

 Livro diário (onde estão registradas todas as operações diárias de uma empresa),  Ficha Patrimonial de Bens, (relação do que pertence aos sócios),  Livro Razão,  Contrato de Trabalho  RAIS,  Documentos que fazem parte de algum processo judicial ou fiscal em andamento devem ser guardados até a decisão da justiça,  Livro de Inspeção do Trabalho, e aqueles que comprovem o tempo de serviço de empregados, ex-empregados, tais como a RAIS, fica ou livro de registro de empregados devem ser arquivados por prazo indeterminado. Obs.: Contra o menores de 18 anos não ocorre prescrição.

  

TEMPO DE GUARDA DE DOCUMENTOSTEMPO DE GUARDA DE DOCUMENTOSFonte: http://www.arqdigital.com.br Acesso em 16.04.2010 - IOB

DOCUMENTOS QUE NÃO TÊM VALOR LEGALDOCUMENTOS QUE NÃO TÊM VALOR LEGAL Fonte: http://www.arqdigital.com.br Acesso em 16.04.2010 - IOB

Fax  Não tem valor legal porque não é considerado um documentos oficial, mesmo com a logomarca da empresa e até assinatura de diretores. O papel usado para fax não tem durabilidade, e quando for necessário guardá-lo, deve-se tirar uma fotocópia do documento.

 Pasta de multiuso

 Usada par guardar qualquer tipo de papel que não se sabe a qualificação deles. Boa parte desses documentos poderias ser jogada fora sem qualquer prejuízo para a empresa, tais como: correspondências, cópias de documentos, protocolos e até livros sem valor comercial e/ou fiscais.

 Memorandos

 É muito comum ver a empresas guardarem cópias ou original de memorando e até bilhetes recebidos e enviados. A coisa a fazer nestes casos, é avaliar o que realmente é importante arquivar.

Nestes casos não adianta ficar desesperado. A melhor atitude a tomar é fazer um anúncio com a declaração

de extravio em um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar à Receita

Federal, à Junta Comercial, à Prefeitura da cidade ou qualquer órgão que tenha interesse pelo documentos

perdido de Delegacia Regional do Trabalho.

O QUE FAZER QUANDO A EMPRESA PERDE UM O QUE FAZER QUANDO A EMPRESA PERDE UM DOCUMENTO?DOCUMENTO? Fonte: http://www.arqdigital.com.br Acesso em 16.04.2010 - IOB

Se não houvesse Se não houvesse SistemaSistema ou ou Método Método de arquivamentode arquivamento,,

como seria?como seria?

Bibliografia:Bibliografia:

MEDEIROS, João Bosco e HERNANDES, Sônia. Manual da Secretária. São Paulo. Ed. Atlas, 1999.

ALONSO, Maria Ester Cambréa. A Arte de Assessorar Executivos. São Paulo. Ed. Pulsar, 2002

Por Profª Penha Terra / 2008Por Profª Penha Terra / 2008

http://www.arqdigital.com.br/basetempo.htm

http://www.acervo.com.br/