Estratégica Consultoria Empresarial Multidisciplinar

Metodologia de Implantação de 5S

Visão Geral da ImplantaçãoVisão Geral da ImplantaçãoVisão Geral da ImplantaçãoVisão Geral da Implantação

Visão Geral da ImplementaçãoVisão Geral da ImplementaçãoVisão Geral da ImplementaçãoVisão Geral da Implementação

A princípio, não há necessidade de nenhum programa oficial para a prática daessência do 5S. Inclusive, pessoas que exercem algum poder de liderança junto àequipe, podem difundir os seus conceitos, e implementá-los sem que haja umaoficialização da atividade.

Muitas organizações costumam, desta forma, introduzir o 5S em seus ambientes,em trabalhos localizados. Evidentemente, a eficiência da prática é comprometidapela própria limitação de poderes e de autonomia dos participantes, haja vistaque, sendo a organização um conjunto de atividades interdependentes,certamente o desenvolvimento do 5S por uma equipe é influenciado, positiva ounegativamente, por outras equipes.

Fase 1 Fase 1 Fase 1 Fase 1 ---- Sensibilização das Pessoas EstratégicasSensibilização das Pessoas EstratégicasSensibilização das Pessoas EstratégicasSensibilização das Pessoas Estratégicas

Não é comum, em grandes e médias organizações, a iniciativa em implantar o 5Spartir do alto escalão. Normalmente a idéia é de algum componente da média-gerência ou de alguns processos da organização (Recursos Humanos, Gestão daQualidade, Segurança Industrial, Produção, etc).

Porém, mesmo que a iniciativa não seja do alto escalão, a sua sensibilização,assim como das demais pessoas estratégicas da organização, é fundamentalpara a implantação sistemática do 5S, antes de qualquer ação que vise abrangero 5S para toda a organização. Como regra geral, não se deve implementar o 5Sem um nível da organização se o nível imediatamente superior não tiverconhecimento sobre o assunto.

Fase 1 Fase 1 Fase 1 Fase 1 ---- Sensibilização das Pessoas EstratégicasSensibilização das Pessoas EstratégicasSensibilização das Pessoas EstratégicasSensibilização das Pessoas Estratégicas

A estratégia mais comum para a sensibilização de pessoas estratégicas (alta e média

gerências e assessores) é a apresentação feita por um profissional que tenha experiência

na implantação do 5S. Normalmente isto é feito em forma de palestra com duração

média de 4 horas. O conteúdo da apresentação pode conter os seguintes tópicos:

• Fundamentos do 5S• Benefícios do 5S• 5S como base para as melhorias (TQC, TPM, Kaizen, Just-In-Time, Segurança, Saúde,

Meio Ambiente, Qualidade, Produtividade, Custos, etc).• Resultados de Outras organizações• Modelo básico de Implantação• Causas de Sucesso e Fracasso• Papel das Lideranças

Fase 2 Fase 2 Fase 2 Fase 2 –––– Estruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5S

1. Estruturação do Comitê de 5S

As atividades básicas do Comitê são:

1. Elaborar o Plano de Ação para implementação.

2. Acompanhar as ações previstas no Plano.

3. Responder pelo 5S perante o Alto Escalão.

4. Coordenar as Auditorias Internas de 5S e analisar os resultados.

5. Prever e buscar recursos para a promoção do 5S.

6. Participar de eventos internos e externos relacionados ao tema.

7. Contratar e acompanhar Consultoria Externa (quando necessária).

Fase 2 Fase 2 Fase 2 Fase 2 –––– Estruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5S

1.1. Composição do Comitê de 5S

O Comitê de Implantação é formado por pessoas escolhidas pelo Gestor do 5S e/oulideranças de cada setor. É uma equipe multidisciplinar normalmente composta por 6 à12 participantes.

Atividades de Promoção: São aquelas relacionadas à motivação contínua da prática do 5S. Exemplos: a) Desenvolvimento dos treinamentos – Conteúdo e formato dos diversos treinamentos;b) Agenda de treinamentos – Datas, locais e instrutores;c) Coordenação das auditorias – Escala dos auditores;d) Divulgação de Registros e Resultados – De acordo com as auditorias;e) Criação de Faixas e Cartazes – Divulgação de eventos e marketing do 5S;f) Programação de Lançamento – Eventos a serem realizados em função do lançamento do 5S;

Fase 2 Fase 2 Fase 2 Fase 2 –––– Estruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5S

Atividades de Promoção - Exemplos (continuação):

g) Realização de eventos internos e externos – Previsão e execução de eventos periódicos relacionados ao 5S;h) Programação de visitas – Contatos com outras organizações e providência de infraestrutura para a realização de visitas;i) Realização de evento de premiações – Programa e execução do evento;j) Promoção de concursos – Estímulo e monitoramento das participações;k) Agenda de reuniões – Programar e coordenar a reunião do comitê;l) Estímulo às reuniões relâmpagos – Incentivo para as lideranças realizarem reuniões informais e freqüentes com a sua equipe no próprio local de trabalho;m) Estímulo às visitas periódicas pela alta direção, com foco em 5S, em áreas de sua liderança ("plant-tour");n) Instituição de áreas modelos – Promover e divulgar os itens modelos, etc.

Fase 2 Fase 2 Fase 2 Fase 2 –––– Estruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5S

Atividades de Padronização: São aquelas que visam garantir a uniformidade dos recursos de apoio às atividades promocionais, bem como dos itens que serão padronizados ao longo do tempo. Exemplos:a) Definição do significado de cada Sb) Definição dos materiais de treinamentos – Não só os materiais dos participantes, mas também dos instrutores;c) Definição de literatura para consulta – Gradativamente montar uma mini-biblioteca do 5S, com livros e filmes para todos os níveis;d) Definição dos Critérios de Avaliação – Estes critérios serão utilizados nas auditorias e até mesmo em auto-avaliações;e) Definição de regras para a Certificação – Caso a organização opte em certificar as áreas de acordo com o seu avanço;f) Elaboração de regulamentos para o sistema de reconhecimento – Principalmente a partir do segundo ciclo de auditorias;

Fase 2 Fase 2 Fase 2 Fase 2 –––– Estruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5S

Atividades de Padronização - Exemplos (continuação):

g) Elaboração de regulamentos para o descarte de materiais – Este procedimento garantirá o descarte bem feito e deve estar pronto antes dos treinamentos.h) Elaboração de regulamentos para definição de modelos – O objetivo é oferecer um padrão visual de ordem e de limpeza para itens com possibilidade de multiplicação;i) Mapeamento das áreas e respectivos responsáveis – O objetivo é criar uma relação direta de comprometimento entre as pessoas e cada espaço físico da organização;j) Listar os locais de trabalho de cada área mapeada com o objetivo de garantir que todos os locais serão visitados pelos auditores;k) Criação de padrões para Identificações, Sinalizações, Pintura de pisos, móveis e outros itens onde existam similaridades – Estes padrões visam facilitar a implementação de identificações, sinalizações e pintura e evitam custos posteriores com .l) Criação de formulários utilizados ao longo da implantação do 5S (Fotos de Antes e Depois; Padrões de Ordenação através de fotos; Boletins de 5S, etc.).

Fase 2 Fase 2 Fase 2 Fase 2 –––– Estruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5S

1.2. Capacitação do Comitê de 5S

• Capacitação do Gestor do 5S por Consultoria especializada.

• Capacitação de Facilitadores / Multiplicadores: Treinamentos internos ministradospelo Gestor do 5S, desde que o mesmo esteja qualificado para esta função.

• Capacitação de Facilitadores / Multiplicadores: Treinamentos externos ou in

company ministrados por Consultoria especializada.

• Leituras de Literaturas Específicas.

• Benchmarking (busca das melhores práticas na indústria que conduzem aodesempenho superior), visitando organizações ou locais que estejam com umpadrão mais elevado.

•

Fase 2 Fase 2 Fase 2 Fase 2 –––– Estruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5S

2. Características e Conteúdo do Plano de Implementação do 5S

• Execução: o 5S é entendido somente na prática do dia-a-dia (quanto mais

praticado, maior é o entendimento de sua essência). Dessa forma, o Plano deImplementação do 5S deve prever ações de rotina como treinamentos

conceituais e on the job (no local de trabalho), auditorias internas e externas(consultoria pode ser contratada para evitar avaliações tendenciosas),

cronograma de atividades de 5S por setor (paradas de produção para atividadesde 5S devem ser previstas nas programações de produção), cartilhas e cartazes.

• Utilização de linguagem e recursos materiais adequados para cada nívelhierárquico, considerando o nível de instrução, formação acadêmica e tipo de

atividade desempenhada na organização. Considerar diferenças entre áreasadministrativas e operacionais.

•

Fase 2 Fase 2 Fase 2 Fase 2 –––– Estruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5S

2. Características e Conteúdo do Plano de Implementação do 5S

• O Plano de Implementação deve considerar a necessidade de reprogramação deatividades em função de atrasos.

• Desenvolver o hábito da prática diária do 5S. Ter disciplina para manter o que foiimplementado.

• Desenvolver cronograma de auditorias e sistemática de divulgação dos resultados porsetor.

• Desenvolver sistemática de reconhecimento / premiação como forma de incentivo ao 5S.

Sugestão: Utilizar a Matriz de Plano de Ação PDCA (melhoria contínua) e apresentá-la à AltaAdministração para aprovação de recursos.

Fase 2 Fase 2 Fase 2 Fase 2 –––– Estruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5SEstruturação de Implementação de 5S

3. Divisão de Responsabilidades

AltaAltaAltaAlta GerênciaGerênciaGerênciaGerência (Diretores(Diretores(Diretores(Diretores eeee Gerentes)Gerentes)Gerentes)Gerentes):::: aprovar o Plano de Implementação de 5S no que se refere àsmetas, prazos, recursos (investimentos) e acompanhamento dos resultados. Participar do EventoInicial para oficializar o início das atividades de 5S.

MédiaMédiaMédiaMédia GerênciaGerênciaGerênciaGerência (Coordenadores(Coordenadores(Coordenadores(Coordenadores ,,,, SupervisoresSupervisoresSupervisoresSupervisores eeee Chefes)Chefes)Chefes)Chefes):::: elaborar o Plano de Implementação de5S, incentivar, buscar recursos e direcionar / coordenar ações de melhoria nas áreas pelas quaissão responsáveis. Apoiar as atividades do Comitê.

GestorGestorGestorGestor dodododo 5555SSSS eeee ComitêComitêComitêComitê (Analistas(Analistas(Analistas(Analistas dededede QualidadeQualidadeQualidadeQualidade eeee Líderes)Líderes)Líderes)Líderes) :::: desenvolverem materiais de apoio(treinamentos, cartazes, cartilhas, manuais, etc.), ministrarem treinamentos conceituais, realizaremauditorias, divulgarem resultados, assumirem o papel de consultor interno do 5S, esclarecendodúvidas no dia-a-dia e propondo melhorias.

FacilitadoresFacilitadoresFacilitadoresFacilitadores //// MultiplicadoresMultiplicadoresMultiplicadoresMultiplicadores:::: (Assistentes,(Assistentes,(Assistentes,(Assistentes, AuxiliaresAuxiliaresAuxiliaresAuxiliares eeee Operadores)Operadores)Operadores)Operadores):::: servirem de elo entre oComitê e os colaboradores de sua área, “puxarem” (serem o exemplo a ser seguido) a prática diáriado 5S e manter o Comitê informado quanto ao andamento das ações e motivação das pessoas.

Fase Fase Fase Fase 3 3 3 3 –––– Treinamentos (com ênfase nos 3S)Treinamentos (com ênfase nos 3S)Treinamentos (com ênfase nos 3S)Treinamentos (com ênfase nos 3S)� Divulgar o Programa 5S através de cartazes. Colocar os cronogramas de treinamentos em

Quadros de Avisos e/ou recrutar os colaboradores para os treinamentos através dos gestores decada área.

� Ministrar Treinamentos apresentando o 5S integralmente, mas com foco em SEIRI (Senso deDescarte / Utilização), SEITON (Senso de Ordenação / Organização) e SEIKETSU (Senso deLimpeza) para todos os colaboradores.

� Fazer o Mapeamento das Áreas e nomear os responsáveis por cada área.

� Após aprovação do Plano de Implementação do 5S pela Alta Gerência, o Gestor do 5S e Comitêdevem apresentá-lo aos responsáveis de cada área para que os mesmos direcionem os trabalhosde 5S em suas respectivas áreas.

� Fazer registros fotográficos e de filmagem (fotos do ANTES para o Quadro ANTES E DEPOIS).

� Distribuir cartilhas / manuais durante os treinamentos.

� Definir os critérios de avaliação / auditorias.

Fase Fase Fase Fase 4 4 4 4 –––– Lançamento do 5SLançamento do 5SLançamento do 5SLançamento do 5S

� Planejar um nome para o Programa. Exemplo: D’OLHO na Qualidade Total, 5S, etc.

� Planejar os locais, responsáveis e procedimentos/regras de DESCARTE / UTILIZAÇÃO,ORDENAÇÃO / ORGANIZAÇÃO (padrão de identificação, arrumação, etc.) e LIMPEZA.

� Determinar prazos para que cada área finalize as ações dos Sensos de Descarte /Utilização, Organização e Limpeza.

� Promover um Café da Manhã / Almoço / Evento de Lançamento do 5S, comunicandoque o início será através das ações de DESCARTE. Utilizar este evento para comunicaraos colaboradores de cada área os três itens anteriores.

� Todos os colaboradores deverão estar direcionados por suas lideranças quanto ao quefazer, como fazer, onde fazer e até quando fazer as atividades de DESCARTE, de formaque não haja perda de tempo e de forma que se descarte corretamente. Não descuidarde procedimentos relacionados à Segurança do Trabalho (ex.: desernegizarequipamentos, prover EPIs, etc.) E MEIO AMBIENTE (ex.: separação de recicláveis, reduzira carga orgânica na geração de efluentes de lavagem de fábrica, etc.).

Fase Fase Fase Fase 4 4 4 4 –––– Lançamento do 5SLançamento do 5SLançamento do 5SLançamento do 5S

No Japão, as organizações utilizam a tática da etiqueta vermelha 24 ("akafuda"),

que consiste em identificar o item desnecessário para que todos possam ver o que

precisa ser eliminado ou transferido. É uma forma de se evitar o descarte do necessário e

de se manter por tempo indefinido o desnecessário, haja vista que os itens etiquetados

permanecem no local por aproximadamente 30 dias. Na etiqueta vermelha ("akafuda") se

identifica o item, seu valor estimado, a pessoa e o setor que está descartando, a

destinação proposta (sucata, devolução, envio para a área de descarte, reforma, etc.), e

as datas de etiquetagem de destinação. Normalmente a etiqueta é preenchida por uma

pessoa que não seja usuária do recurso, com o objetivo de se avaliar melhor o descarte e

se dividir responsabilidades.

Fase Fase Fase Fase 4 4 4 4 –––– Lançamento do 5SLançamento do 5SLançamento do 5SLançamento do 5S

� Quantificar volume descartado e volume reaproveitado (reformado /realocado).

� Calcular ganhos com o volume descartado vendido (sucatas, recicláveis,etc.).

� Comparar o Custo com Reformas x Custo de Aquisição de Novos Itenspara cálculo do valor economizado ao fazer a realocação de recursosmateriais e/ou reformas.

� Calcular economia de tempo com adequação de lay-out, abertura deespaço, organização e identificação de armários/ferramentas, etc.

� Tirar Fotos Antes e Depois em cada local. Quadro: ANTES E DEPOIS.

� Revisar o Plano de Implementação do 5S, caso necessário.

Fase 5Fase 5Fase 5Fase 5 –––– SISTEMÁTICA PARA A PRÁTICA DOS 3 PRIMEIROS “S”SISTEMÁTICA PARA A PRÁTICA DOS 3 PRIMEIROS “S”SISTEMÁTICA PARA A PRÁTICA DOS 3 PRIMEIROS “S”SISTEMÁTICA PARA A PRÁTICA DOS 3 PRIMEIROS “S”Avaliação

� No máximo 15 dias após o Lançamento do 5S devem ser iniciadas as avaliações dos

três primeiros “S” de todos os locais de trabalho.

O processo de avaliação é a ferramenta que mobiliza esforços das equipes para a

evolução em 5S. A Figura 1 apresenta o ciclo de melhoria contínua, a partir das

auditorias dos três primeiros “S”.

Fase 5Fase 5Fase 5Fase 5 –––– SISTEMÁTICA PARA A PRÁTICA DOS 3 PRIMEIROS “S”SISTEMÁTICA PARA A PRÁTICA DOS 3 PRIMEIROS “S”SISTEMÁTICA PARA A PRÁTICA DOS 3 PRIMEIROS “S”SISTEMÁTICA PARA A PRÁTICA DOS 3 PRIMEIROS “S”Avaliação� Auditorias Internas (auditorias “cruzadas”: uma área audita a outra). Os auditores

internos devem estar qualificados através de treinamentos específicos que podem serministrados pelo Gestor do 5S ou Consultoria.

� Auditorias Externas: auditorias realizadas por empresas externas (empresascertificadoras, consultorias especializadas, etc.).

� Auto-avaliações dos colaboradores de cada setor.

� Critérios de Pontuação e Definição de Metas.

� Lista de Verificação / Check List de Auditorias.

� Cronograma de Auditorias.

� Plano de Ação / Ações de Melhoria.

� Divulgação de Resultados.

� Sistemática de Reconhecimento: bônus, brindes, PLR, etc. (envolvimento do Depto. RH).

Fase 5Fase 5Fase 5Fase 5 –––– SISTEMÁTICA PARA A PRÁTICA DOS 3 PRIMEIROS “S”SISTEMÁTICA PARA A PRÁTICA DOS 3 PRIMEIROS “S”SISTEMÁTICA PARA A PRÁTICA DOS 3 PRIMEIROS “S”SISTEMÁTICA PARA A PRÁTICA DOS 3 PRIMEIROS “S”A Figura 2 mostra que as ações de melhorias resultantes das auditorias são

praticadas dentro de um outro ciclo girado no dia-a-dia, através de reuniões relâmpagos,definição de responsáveis por cada pendência ou sub-locais e auto-avaliações. São estasatividades que garantem a melhoria do ambiente a partir da distribuição deresponsabilidades para todos os componentes da equipe de trabalho.

Fase 6Fase 6Fase 6Fase 6 –––– PLANEJAMENTO PARA IMPLEMENTAÇÃO DOS 2 PLANEJAMENTO PARA IMPLEMENTAÇÃO DOS 2 PLANEJAMENTO PARA IMPLEMENTAÇÃO DOS 2 PLANEJAMENTO PARA IMPLEMENTAÇÃO DOS 2 ÚLTIMOS “S” (HIGIENE / SAÚDE E AUTOÚLTIMOS “S” (HIGIENE / SAÚDE E AUTOÚLTIMOS “S” (HIGIENE / SAÚDE E AUTOÚLTIMOS “S” (HIGIENE / SAÚDE E AUTO----DISCIPLINA)DISCIPLINA)DISCIPLINA)DISCIPLINA)

Lembrando que a metodologia proposta sugere a implementação dos dois últimos “S”após a consolidação dos três primeiros, e isto ocorre quando uma instalação mantémuma média igual ou superior a 90% por três avaliações consecutivas.

Planejar as Atividades que serão implementadas.

Através de consultorias, visitas a outras organizações ou unidades, participação emeventos, leitura sobre o tema, análise de itens que compõem o Seiketsu e o Shitsuke, oGestor e o Comitê do 5S discutem a forma de se implementar o 4° e o 5°S. Nestemomento devem ser consultadas pessoas e/ou órgãos de apoio com o objetivo deintegrar as atividades e até mesmo itens de avaliações de outras ferramentas gerenciaisaos itens do 5S (Normas ISO, NRs, Segurança, CIPA, TPM, Medicina Ocupacional, etc.).Após esta análise e definições, o planejamento deve ser apresentado às pessoasestratégicas da organização, para a sua devida avaliação e validação

Fase 6Fase 6Fase 6Fase 6 –––– PLANEJAMENTO PARA IMPLEMENTAÇÃO DOS 2 PLANEJAMENTO PARA IMPLEMENTAÇÃO DOS 2 PLANEJAMENTO PARA IMPLEMENTAÇÃO DOS 2 PLANEJAMENTO PARA IMPLEMENTAÇÃO DOS 2 ÚLTIMOS “S” (ÚLTIMOS “S” (ÚLTIMOS “S” (ÚLTIMOS “S” (HIGIENE / SAÚDE HIGIENE / SAÚDE HIGIENE / SAÚDE HIGIENE / SAÚDE E E E E AUTOAUTOAUTOAUTO----DISCIPLINADISCIPLINADISCIPLINADISCIPLINA))))

Definir a Sistemática de Treinamentos e os Materiais Didáticos e Promocionais.

O Comitê deve definir de que forma serão realizados os treinamentos que abordarãotodos os 5S, com ênfase nos dois últimos. O material didático pode ser o mesmo que foiutilizado na fase inicial (é recomendável uma revisão) ou outro diferente. Normalmente édesenvolvido um novo material promocional para esta nova fase (banners, cartazes, etc.).Lembrando que a promoção e o treinamento ocorrem nas áreas que consolidam os trêsprimeiros “S”, e não necessitam ser em salas de aula (podem ser usadas salas dereuniões da própria área ou outro local que ofereça conforto e esteja livre de ruídos).

Definir os Critérios de Avaliação

Realizar os Treinamentos de 5S, focando os dois últimos: Higiene e Autodisciplina.

Fase Fase Fase Fase 7777 –––– IMPLEMENTAÇÃO DOS 2 ÚLTIMOS “S” (HIGIENE / IMPLEMENTAÇÃO DOS 2 ÚLTIMOS “S” (HIGIENE / IMPLEMENTAÇÃO DOS 2 ÚLTIMOS “S” (HIGIENE / IMPLEMENTAÇÃO DOS 2 ÚLTIMOS “S” (HIGIENE / SAÚDE E AUTOSAÚDE E AUTOSAÚDE E AUTOSAÚDE E AUTO----DISCIPLINA)DISCIPLINA)DISCIPLINA)DISCIPLINA)

� Plano de Ação / Ações de Melhorias.

� Revisão das Listas de Verificação / Check Lists de Auditorias.

� Revisão das Metas e Critérios de Pontuação.

� Cronogramas de Auditorias.

� Auditorias Internas e Externas / Auto-avaliações dos colaboradores.

� Divulgação de Resultados.

� Revisão da Sistemática de Reconhecimento: bônus, brindes, PLR, etc. (envolvimento doDepto. RH).

Fase 8Fase 8Fase 8Fase 8 –––– PRÁTICA SISTEMÁTICA DE TODOS OS “S”PRÁTICA SISTEMÁTICA DE TODOS OS “S”PRÁTICA SISTEMÁTICA DE TODOS OS “S”PRÁTICA SISTEMÁTICA DE TODOS OS “S”

A mesma da Fase 5 – Sistemática para a Prática dos 3 Primeiros “S”:

Fase Fase Fase Fase 9999 –––– CONSOLIDAÇÃO DO 5SCONSOLIDAÇÃO DO 5SCONSOLIDAÇÃO DO 5SCONSOLIDAÇÃO DO 5S

Pontuação superior à 90% em todos os “S”, em todas as áreas da Organização.

A certificação do 5S não é obrigatória.

O Certificado de 5S foi criado em 1996 pelo Consultor Haroldo Ribeiro (PDCA –Consultoria em Qualidade).

OBRIGADA PELA ATENÇÃO!OBRIGADA PELA ATENÇÃO!OBRIGADA PELA ATENÇÃO!OBRIGADA PELA ATENÇÃO!