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Gerenciamento de Projetos PMI/PMBoK 4ª Edição Parte 3: Gerenciamento do Escopo

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  • Gerenciamento de Projetos PMI/PMBoK 4 Edio Parte 3: Gerenciamento do Escopo
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  • Robson Assis Paniago Formao: Graduado em Administrao de Empresas na Universidade So Marcos SP (1985) Especialista em Marketing na ESPM-SP (1989) Mestrado em Administrao na PUC-SP (1993) Doutor em Cincias Empresariais na UMSA Argentina (2006) Experincia Profissional: Atualmente Diretor da ANEFAC Campinas, scio-diretor da Consultee e da CEC Clnica de Esttica e Pilates de Capivari Profunda experincia em organizaes e na rea acadmica.
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  • Conceitos: recapitulando...
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  • Projeto Um projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo. Temporrio: Incio e Final Definidos Progressivo: Desenvolve-se em etapas Exclusivo: Cria entregas exclusivas
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  • Perguntas Premiadas Quais as diferenas entre Projeto e Trabalho Operacional? Cite exemplos de Projeto e Trabalho Operacional
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  • Projeto X Trabalho Operacional Ambos so realizados por pessoas, planejados, executados e controlados Projetos so temporrios e exclusivos,com a finalidade de atingir seus objetivos Operaes so contnuas e repetitivas, com a finalidade de manter o negcio. Normalmente seguem procedimentos j existentes na organizao.
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  • Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Projetos a aplicao de conhecimentos, habilidades e tcnicas s atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Gerenciar um projeto inclui: Identificar os requisitos Atender s expectativas das partes interessadas Balancear as restries conflitantes de escopo, qualidade, cronograma, oramento, recursos e riscos
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  • Gerente de Projetos (GP ou PM) O Gerente de Projetos a pessoa designada pela organizao para alcanar os objetivos de um projeto Responsvel pelo sucesso ou fracasso do projeto Perfil de empreendedor Tem deveres e responsabilidades No o dono do projeto Facilitador e integrador
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  • Gerente de Projetos
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  • Partes Interessadas So os indivduos e as organizaes ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses possam ser positivamente ou negativamente afetados pela execuo do projeto ou pela sua concluso. Podem tambm exercer influncia sobre o projeto e seus resultados.
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  • Partes Interessadas Patrocinador Gerncia Superior GP Cliente Usurios PMOEquipe Organizao executora Associaes Mdia Usurios Famlia Fornecedores Governo
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  • Processo Processo o conjunto de aes e atividades inter- relacionadas para se obter um produto, resultado ou servio pr-especificado O Gerenciamento de Projetos realizado atravs de processos, utilizando conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas Entradas Ferramentas e Tcnicas Sadas Processo de Gerenciamento de Projetos
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  • Grupos de Processos de GP
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  • Limites do Projeto
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  • reas de Conhecimento Escopo Custo Tempo Qualidade Comunicao Recursos Humanos Riscos Aquisies Integrao
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  • reas de Conhecimento X Grupos de Processos
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  • Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execuo do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanas Encerrar o projeto ou fase Coletar os requisitos Definir o escopo Criar a EAP Verificar o escopo Controlar o escopo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos da atividade Estimar as duraes da atividade Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Estimar os custos Determinar o oramento Controlar os custos Planejar a qualidade Realizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar a equipe do projeto Identificar as partes interessadas Planejar as comunicaes Distribuir informaes Encerrar as aquisies Reportar o desempenho Gerenciar as expectativas das partes interessadas Planejar o gerenciamento dos riscos Identificar os riscos Realizar a anlise qualitativa dos riscos Realizar a anlise quantitativa dos riscos Planejar as respostas a riscos Monitorar e controlar os riscos Planejar as aquisies Realizar aquisies Administrar aquisies PROCESSOS DE PLANEJAMENTO PROCESSOS DE INICIAO PROCESSOS DE MONITORAMENTO E CONTROLE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO PROCESSOS DE EXECUO
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  • Gerenciamento do Escopo do Projeto Escopo Custo Tempo Qualidade Comunicao Recursos Humanos Riscos Aquisies Integrao
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  • Gerenciamento do Escopo do Projeto
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  • O gerenciamento do escopo do projeto o processo de definir qual trabalho necessrio e garantir que todo esse trabalho, e apenas esse trabalho, seja executado. Gerenciamento do Escopo do Projeto
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  • Escopo do Produto x Escopo do Projeto Escopo do Produto (Requisitos) As caractersticas e funes que descrevem um produto, servio ou resultado. Escopo do Projeto O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, servio ou resultado com as caractersticas e funes especificadas.
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  • Plano de Gerenciamento do Escopo Parte do Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP), criado no processo Desenvolver o PGP (Gerenciamento da Integrao) Fornece diretrizes de como o escopo ser definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado
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  • Processos do Gerenciamento de Escopo reas de Conhecimento Grupos de Processo de Gerenciamento de Projeto Inicia- o PlanejamentoExecu- o Monitora- mento e Controle Encerra- mento Gerenciamento de Escopo Coletar requisitos Verificar escopo Definir o escopo Controlar escopo Criar a EAP
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  • Ciclo no Gerenciamento do Projeto Planejar o trabalho Executar o trabalho Controlar o trabalho
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  • Processos do Gerenciamento do Escopo Planejamento Planejar o trabalho Executar o trabalho Controlar o trabalho Coletar requisitos Definir o escopo Criar a EAP
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  • Coletar os Requisitos Processo de definir e documentar as funes e funcionalidades do projeto e do produto necessrias para atender s necessidades e expectativas das partes interessadas. Entradas Termo de abertura do projeto Registro das partes interessadas Ferramentas e Tcnicas Entrevistas Dinmicas de grupo Oficinas Tcnicas de criatividade em grupo Tcnicas de tomada de deciso em grupo Questionrios e pesquisas Observaes Prottipos Sadas Documentao dos requisitos Plano de gerencia- mento dos requisitos Matriz de rastreabi- lidade de requisitos
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  • Requisitos
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  • Requisitos so as funcionalidades do produto e do projeto, solicitadas pelas partes interessadas Necessidades e expectativas quantificadas e documentadas A coleta de requisitos importante para definir e gerenciar as expectativas do cliente Requisitos de projeto: negcios, gerenciamento de projeto, entregas de produto: funcionais e no-funcionais
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  • Requisitos - Exemplo
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  • Entradas do Processo Termo de Abertura do Projeto Registro das Partes Interessadas Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto Identificar as Partes Interessadas Coletar os Requisitos Termo de Abertura do Projeto Registro das Partes Interessadas
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  • Termo de Abertura do Projeto TERMO DE ABERTURA DO PROJETO Ttulo e Descrio do Projeto: (o que o projeto) Gerente do Projeto e autoridade: Necessidade Empresarial: Principais produtos do projeto: Justificativa para realizao: Recursos pr-designados: Partes Interessadas: Descrio do produto/entregas: Premissas e Restries: Gerente do Projeto e autoridade: Aprovado por: ___________________ Cargo: Diretor Executivo
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  • Registro das Partes Interessadas Informaes de identificao (nome, localizao, papel, contato) Informaes de avaliao (requisitos essenciais, principais expectativas, influncia no projeto) Classificao (interna/externa, apoiadora/neutra/resistente)
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  • Ferramentas e T cnicas Entrevistas Dinmicas de grupo Oficinas Tcnicas de criatividade em grupo Tcnicas de tomada de deciso em grupo Questionrios e pesquisas Observaes Prottipos
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  • T cnicas de Criatividade em Grupo Brainstorming Tcnica de grupo nominal Tcnica Delphi Mapas mentais Diagramas de afinidade
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  • T cnicas de Tomada de Deciso em Grupo Unanimidade Maioria Pluralidade Ditadura
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  • Sa das do Processo Documentao dos requisitos Plano de gerenciamento dos requisitos Matriz de rastreabilidade de requisitos
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  • Documenta o dos Requisitos Descreve como os requisitos atendem s necessidades de negcio Os requisitos devem ser no-ambguos, mensurveis, completos, consistentes e aceitveis Lista de requisitos categorizados por parte interessada e prioridade
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  • Exemplo de Documento de Requisitos Novo Telefone M vel IdentificaoDescrioParte interessadaPrioridade R1O telefone mvel deve utilizar a plataforma Android Alta gernciaAlta R2A bateria deve durar mais de 120 horas Gerente de marketing Mdia R3Deve suportar sincronizao com Gmail Gerente de marketing Alta R4Deve suportar sincronizao com MS Exchange Gerente de marketing Mdia R5Sincronizao com outros servidores de email Gerente de marketing Baixa R6Utilizar o ambiente integrado desenvolvimento Time do projetoMdia
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  • Plano de Gerenciamento dos Requisitos Documenta como os requisitos sero analisados, documentados e gerenciados Componentes do plano: Como as atividades dos requisitos sero planejadas, relatadas e rastreadas Atividades de gerenciamento de configurao Processo de priorizao dos requisitos Mtricas do produto Estrutura de rastreabilidade
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  • Matriz de Rastreabilidade Rastreia os requisitos desde sua origem durante todo o ciclo de vida do projeto Utilizado no gerenciamento de mudanas
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  • Perguntas Premiadas Por qu o registro das partes interessadas importante para a coleta dos requisitos? Quem deve estar envolvido nas atividades de coleta dos requisitos? Para que serve a matriz de rastreabilidade?
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  • Exerc cio em grupo Estudo de caso: Sistema de Automao de Biblioteca Dividir o grupo em clientes e time do projeto (incluindo o GP) Coletar os requisitos, documentando-os da melhor maneira possvel (identificao, descrio, origem, prioridade)
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  • Definir o Escopo Processo de desenvolvimento de uma descrio detalhada do projeto e do produto Define o que est e o que no est includo no projeto e suas entregas Baseia-se nas entregas principais, premissas e restries documentadas na iniciao do projeto Entradas Termo de abertura do projeto Documentao dos requisitos Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Tcnicas Opinio especializada Anlise do produto Identificao de alternativas Oficinas Sadas Declarao do escopo do projeto Atualizaes dos documentos do projeto
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  • Entradas do Processo Termo de Abertura do Projeto Documentao dos Requisitos Ativos de processos organizacionais Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto Coletar os Requisitos Definir o Escopo Termo de Abertura do Projeto Documentao dos Requisitos
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  • Ativos de Processos Organizacionais Polticas, procedimentos e modelos para a declarao do escopo de um projeto Arquivos de projetos anteriores Lies aprendidas
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  • Ferramentas e T cnicas Opinio especializada Anlise do produto Decomposio do produto Anlise de sistemas Anlise de requisitos Engenharia de sistemas Anlise de valor Identificao de alternativas Oficinas
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  • Sa das do Processo Declarao do escopo do projeto Atualizaes dos documentos do projeto Registro das partes interessadas Documentao dos requisitos Matriz de rastreabilidade dos requisitos
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  • Declara o do Escopo do Projeto Define o trabalho que ser executado e o que ser excludo Inclui: Descrio do escopo do produto Critrios de aceitao do produto Entregas do projeto Excluses do projeto Restries do projeto Premissas do projeto
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  • Criar a EAP Processo de subdiviso das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciveis. Entradas Declarao do escopo do projeto Documentao dos requisitos Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Tcnicas Decomposio Sadas EAP Dicionrio da EAP Linha de base do escopo Atualizaes dos documentos do projeto
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  • Definio de EAP Estrutura Analtica do Projeto, tambm conhecida como WBS (Work Breakdown Structure) Decomposio hierrquica do trabalho a ser realizado, orientada s entregas do projeto Decomposio deve ser feita at o nvel de pacotes de trabalho, mais facilmente gerenciveis (custo e tempo) Serve como base para a elaborao do cronograma A EAP uma ferramenta para entendimento e visualizao de todo o trabalho do projeto e das entregas do projeto, para as partes interessadas
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  • Decomposio da EAP Projeto Fases ou reas Agrupamentos ou Produtos Pacotes de Trabalho Recomenda-se decompor at no mximo em 5 nveis Tamanho do pacote de trabalho: 8 a 80 horas
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  • Exemplo de EAP
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  • Benefcios da EAP Subdivide o projeto em partes menores, mais fceis de gerenciar Melhora a preciso das estimativas de custo e tempo Facilita a comunicao Previne a omisso de entregas Diminui os riscos de gerenciamento Ajuda no comprometimento dos envolvidos no projeto Ajuda no gerenciamento de mudanas
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  • Dicionrio da EAP Contm descries mais detalhadas de cada componente da EAP, inclusive dos pacotes de trabalho Para cada pacote de trabalho, pode incluir: identificador, conta de controle relacionada (para custos), descrio do trabalho, recursos necessrios, estimativa de custos, marcos do cronograma, etc
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  • Linha de base (baseline) do escopo O PGP contm uma srie de linhas de base, em relao s quais o desempenho pode ser medido A linha de base do escopo inclui: Declarao do escopo do projeto EAP Dicionrio da EAP A linha de base do escopo monitorada, verificada e controlada durante todo o projeto
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  • Processos do Gerenciamento do Escopo Monitoramento e Controle Planejar o trabalho Executar o trabalho Controlar o trabalho Verificar o escopo Controlar o escopo
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  • Perguntas Premiadas Pra qu serve a EAP? Quem utiliza a EAP, e como?
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  • Exerc cio em grupo Estudo de caso: Sistema de Automao de Biblioteca Decompor o trabalho em componentes menores at os pacotes de trabalho, utilizando o documento de requisitos previamente criado Criar a EAP
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  • Verificar o Escopo Processo de formalizao da aceitao das entregas concludas do projeto. Reviso das entregas com o cliente ou patrocinador para conseguir a aceitao formal das mesmas. Deve ser realizada ao trmino de cada fase do projeto. Entradas Plano de gerenciamento do projeto Documentao dos requisitos Matriz de rastreabilidade dos requisitos Entregas validadas Ferramentas e Tcnicas Inspeo Sadas Entregas aceitas Solicitaes de mudana Atualizaes dos documentos do projeto
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  • Entradas do Processo Plano de Gerenciamento do Projeto Documentao dos Requisitos Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos Entregas Validadas Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Coletar os Requisitos Verificar o Escopo Linha de base do escopo Requisitos Matriz de Rastreabilidade Realizar o Controle da Qualidade Entregas Validadas
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  • Pergunta Premiada O que a linha base do escopo, do que composta, e para qu serve?
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  • Verifica o do Escopo X Controle de Qualidade Verificar o Escopo do Projeto Trata da aceitao das entregas (feito junto ao cliente, ele assina) Realizar o Controle da Qualidade Trata do atendimento aos requisitos da qualidade especificados para a entrega (feito pela equipe, ela atesta)
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  • Ferramentas e T cnicas Inspeo Medio, exame e verificao para determinar se o trabalho e as entregas atendem aos requisitos e aos critrios de aceitao Tambm chamada reviso, reviso de produto, auditoria ou ensaio Documentos de Requisitos Entregas Inspeo Aceitao
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  • Sa das do Processo Entregas aceitas A aceitao formal encaminhada ao processo Encerrar a fase ou projeto (Encerramento) Solicitaes de mudana Entregas rejeitadas podem exigir uma solicitao de mudana visando o reparo de defeitos (processo Controle Integrado de Mudanas) Atualizaes dos documentos do projeto
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  • Perguntas Premiadas Deve-se entregar mais do que o cliente pediu (gold plating)? O que acontece se o cliente no aprovar a entrega, mas est conforme os documentos de requisitos?
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  • Controlar o Escopo Processo de monitoramento do andamento do escopo do projeto e do produto e gerenciamento das mudanas feitas na linha de base do escopo. Entradas Plano de gerenciamento do projeto Informaes sobre o desempenho do trabalho Documentao dos requisitos Matriz de rastreabilidade dos requisitos Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Tcnicas Anlise da variao Sadas Medio do desempenho do trabalho Atualizaes de ativos de processos organizacionais Solicitaes de mudana Atualizaes do PGP Atualizaes dos documentos do projeto
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  • Controlar o Escopo Para controlar um projeto, necessrio se concentrar em controlar o escopo, bem como identificar o impacto das mudanas no escopo em outras reas (processo Controle Integrado de Mudanas). Monitorar o que est sendo executado atravs das Informaes sobre o Desempenho do Trabalho, compar- las com o que esperado no PGP por suas linhas de base, e controlar o projeto analisando e processando as variaes encontradas e agindo sobre elas. Todos os componentes da restrio tripla (escopo, tempo, custo, qualidade, risco) tm um processo de controle para verificar se a linha de base est sendo seguida.
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  • Processos de Controle O que foi Planejado (Linha de Base) O que foi Realizado (Info de Desempenho) Comparao Correo (Solicitao de Mudana)
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  • Entradas do Processo Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) Informaes sobre o Desempenho do Trabalho Documentao dos Requisitos Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos Ativos de Processos Organizacionais Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Coletar os Requisitos Controlar o Escopo PGP Requisitos Matriz de Rastreabilidade Orientar e gerenciar a execuo do projeto Informaes sobre o Desempenho do Trabalho
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  • Entradas do Processo Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) Linha de Base do Escopo Planos de gerenciamento (escopo, requisitos, mudanas, configurao) Informaes sobre o desempenho do trabalho Informaes sobre o progresso do projeto, tais como quais entregas foram concludas Ativos de processos organizacionais Polticas, procedimentos e diretrizes sobre controle Mtodos de monitoramento
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  • Ferramentas e T cnicas Anlise da Variao Medies do desempenho do projeto Determinao da causa da variao, e deciso de aes corretivas Documentos de Escopo Informaes sobre Desempenho Anlise da Variao Medio de Desempenho Solicitao de Mudana
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  • Sa das do Processo Medio do desempenho do trabalho Desempenho tcnico planejado x realizado Documentada e enviada s partes interessadas Atualizaes de ativos de processos organizacionais Causa das variaes Ao corretiva escolhida e suas razes Outras lies aprendidas Solicitaes de mudana
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  • Medi o de Desempenho - Exemplo
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  • Perguntas Premiadas Qual documento contm a descrio detalhada dos pacotes de trabalho? Quando a verificao do escopo realizada? Para que serve o controle do escopo do projeto?
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  • Bibliografia PMBoK 4 Edio Mulcahy, Rita - Preparatrio para Exame PMP
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  • Dvidas ?
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  • Prximas palestras 08/04/2010 - Gerenciamento de Tempo William Vicente Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar a durao das atividades Estimar os recursos das atividades Desenvolver o o cronograma Controlar o cronograma. 11/05/2010 - Gerenciamento de Custos - Loiberto Ararigboia Estimar os custos Estimar o oramento Controlar os custos Concluir dentro do oramento aprovado; Planejar os recursos
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  • Prximas palestras (cont.) 08/06/2010 - Gerenciamento da Qualidade - Fernando Iria Planejar a qualidade Realizar a garantia de qualidade Realizar o controle da qualidade - Satisfazer s necessidades para as quais foi empreendido o projeto; Planejar a qualidade 11/08/2010 - Gerenciamento de Recursos Humanos Lus Rogrio Desenvolver o plano de RH Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar a equipe do projeto Mobilizar a equipe do projeto - Utilizar de maneira mais eficaz o pessoal envolvido no projeto;
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  • Prximas palestras (cont.) 09/09/2010 - Gerenciamento de Comunicaes Ana Elisa Lobo Identificar as partes interessadas Planejar as comunicaes Distribuir informaes Gerenciar as expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho 14/10/2010 - Gerenciamento de Riscos - Rafael Malag Planejar os riscos Identificar os riscos Planejar as respostas aos riscos Realizar a anlise qualitativa e quantitativa dos riscos Monitorar e controlar riscos Identificar 09/11/2010 - Gerenciamento de Aquisies - Cibele Coscione Planejar as aquisies Realizar as aquisies Administrar as aquisies Encerrar as aquisies Encerrar o Projeto Gerenciar as aquisies de bens e servios de terceiros;
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  • [email protected] [email protected] (19)37573210