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Mini apresentação de um case de gerenciamento das comunicações em um escritório de projetos.
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A grande maioria dos atritos,
frustrações e ineficiência em nossas
relações com as outras pessoas é
causada pela pobreza das
comunicações
“
“
David I. Cleland
Em 2012, através de pesquisa realizada pelo Project
Management Institute (PMI), em 67,9% das organizações
pesquisadas, foi citado que os problemas relacionados à
comunicação são o principal motivo para que seus projetos
fracassem.
PRINCIPAIS CAUSAS:
Inexistência de metodologia;
Falta de definição de responsabilidade pela comunicação em todas as fases e aspectos do projeto.
O escritório de gerenciamento de projetos(PMO) de uma empresa ferroviária verificou que váriosproblemas no gerenciamento dos seus projetos eramdevido a problemas nas comunicações e que este eraum ponto de melhoria importante a ser desenvolvido.Para resolver esta questão foi implantado um plano degerenciamento das comunicações com base noPMBOK 4ªedição, o qual todos os gerentes deprojetos desta empresa deveriam seguir.
CASE
Os cinco processos da comunicação citadospelo PMBOK foram resumidos em apenas três parase adequar a realidade da empresa.
MÉTODO
Iniciação
10.1
Identificar as
Partes Interessadas
Planejamento
10.2
Planejar as Comunicações
Execução
10.3
Distribuir as Informações
10.4
Gerenciar as expectativas das
Partes Interessadas
Controle
10.5
Reportar o Desempenho
Encerra-mento
Outra importante mudança realizada nosprocessos é que além de possuírem as entradas,ferramentas e saídas, agora passaram a apresentartambém os fornecedores (quem fornece a entrada),e os clientes (quem usará aquela saída). Asferramentas foram desmembradas em quatro itens,que além de mostrarem o processo tambémmostram quem é o responsável, quem é o apoio ecomo deve ser executado. Abaixo segue os modelosda metodologia criadas ou adaptadas paraempresa:
MÉTODO
Maior participação das equipes nos projetos;
Maior interesse pelas partes interessadas;
Maiores questionamentos em relação aos status dos projetos.
CONCLUSÕES
CONCLUSÕES
A comunicação deve ser objetiva e clara,pois não é apenas um diferencial estratégico, esim uma necessidade gerencial para conduzirmecanismos, processos, projetos e atividades deâmbito empresarial. Para o sucesso do projeto éfundamental que a gestão da comunicação sejaeficiente entre partes interessadas que compõemo ambiente de cada projeto e organizaçõesenvolvidas.