MÓDULO II

COMPRAS OU SUPRIMENTOS

2: 2 Compras, Organização de Compras de Itens Produtivos

A estrutura que mais regularmente está organizada dentro das empresas é a Compra de itens Produtivos. Em função de serem estes itens repetitivos, seguirem padrões de Qualidade, Pontualidade, e representarem relacionamentos com empresas de longa duração, na maioria das vezes, estas atividades são agrupadas em sua essência em estruturas bem parecidas.

Entendemos por itens produtivos todo aquele item, matéria prima, insumo ou conjunto etc... que vai ser usado dentro do produto que vai ser fornecido ao mercado. Em outras palavras faz parte do produto final , e normalmente em quantidades exatamente iguais .

É como se fosse feita uma receita para um produto e para fazer este produto , seja ele um equipamento, conjunto ou peça isolada com as mesmas características finais , os ingredientes utilizados terão de ser os mesmos , das mesmas fontes de suprimento , com os mesmos padrões ou limites de qualidade aceitáveis e nas mesmas quantidades unitárias .

Mais do que isto, os insumos deverão ser adicionados seguindo os mesmos processos repetitivos, os acabamentos ( pintura etc... ) seguem os mesmos padrões e a embalagem e processo de transporte e entrega no cliente / intermediário terão e conservar as mesmas particularidades vitais . E os clientes finais recebem, portanto um produto sempre com a mesma qualidade.

Existem diversas formas de as organizações se assegurarem para a garantia da “ Qualidade “ ( IMETRO, ISO , Qual total, etc... ) do produto final , mas a mais utilizada é a norma ISO , e dentro dela uma gama de classificações em função do produto final sendo auditado. A “ certificação ISO” é em ultima análise a confirmação por um órgão externo e com credibilidade multinacional de que o que nós mostramos acima está regularmente acontecendo , e de que o produto objeto da área de Produtivos da organização ou empresa em pauta , vai alcançar padrões de qualidade aceitáveis, repetitivamente. Não existe portanto nenhuma vulnerabilidade relevante nos processos .

Para tanto , a organização descreve seus processos produtivos vitais , desenvolve procedimentos , identifica pontos de controle e estabelece uma estruturação onde todos saibam o que fazer , como fazer , quando fazer , onde fazer , quem irá fazer , bem como os resultados esperados pelo trabalho feito . Todas estas atividades , registradas em documentação específica compondo o Manual de Procedimentos ou Manual da Qualidade .

Com base nestes documentos e na confirmação real de que eles estão sendo seguidos a Auditora ou órgão certificador procede à certificação de Qualidade Assegurada ISO .

Ou seja , esta confirmação ou certificação significa que a empresa tem práticas que garantem o processo produtivo e repetitivo, que garantem a manutenção dos níveis de qualidade e confiança dos produtos. E que práticas seriam estas ? É o que vamos ver no desenho do fluxo de

1. desenvolvimento ou 2. compra repetitiva de um item ( seja este peça , matéria prima , material de

embalagem etc... ) produtivo .

Estas práticas portanto são informações importantes e fazem parte do processo produtivo:

Consideramos o fluxo mais completo e importante o de desenvolvimento , em função que o segundo é conseqüência deste .

O inicio de um desenvolvimento acontece quando uma nova necessidade de compra de um insumo produtivo é identificada , seja porque houve anteriormente um direcionamento para nacionalização , seja porque um determinado item importado , ou por ter recebido uma oferta mais vantajosa. Acontece então a primeira atividade

Cadastro do item é incluir o mesmo na classificação e diretório respectivo. Importante que se o item era importado , a grande maioria das informações relativas ao mesmo estava com certeza na base de dados onde o item é comprado. Qualquer desvio deverá ser encaminhado àquela região de compras onde as informações são levantadas e providências tomadas . Este cadastro a que nos estamos referindo é local . Existem diversas metodologias de cadastramento. É importante que visualizando o código do material possam ser identificados aspectos como linha ou tecnologia de itens , manufaturado ou recuperado , conjunto ou peça etc... Uma delas , utiliza inicialmente números , uma letra , seguida de números . Os primeiros números identificam a tecnologia ou linha de produtos , a letra nos dá a informação se é um conjunto ou item, bem como se é recuperado , e os últimos números nos indicam o código seqüencial .

Vale salientar que o cadastro do item é feito para facilitar a identificação das demais informações relativas à peça ou insumo , sendo este chave primaria ou informação vital para qualquer investigação ou alteração. Para facilitar o processo , este código será incluído e identificará o desenho de fabricação porque é neste desenho que terão de ser incluídas as informações imprescindíveis para o desenvolvimento do item .

Informações como : especificações de matéria prima , acabamento , detalhes de forma , roscas , furos enfim, tudo aquilo que será necessário para reproduzir o item.

CADASTRO DO ITEM

EXEMPLO :

ITEM – 010R000224 QUE PODERIA SER :

Séria 010 = Tecnologia estampadas R = Peças recuperadas 000224 – número seqüencial

Este exemplo chama para que a especificação fique completa o desenho 010R000224 que poderia ser :

Especificações : Códigos Descrição Material : XXX.YYYY Chapa de aço 1010/20 com espessura 1,10 Acabamento : AAA.BBBB Zincado brilhante Dimensões Milímetros Tolerância geral +- 0,1 mm exceto onde especificado Embalagem : A23.0000 Caixa de papelão código com 500 peças

50

25

30

40

Dia 20

Dia 4 ( 4X )

45

20

25

30

15

150

130

90

35

70

Definindo assim um conjunto de especificações que também faria parte de um cadastro secundário onde temos as normas que regulamentam acabamentos, materiais , tolerâncias , embalagens padrão ; inspeções de resistência e qualidade etc... que é utilizado para suportar qualquer novo desenvolvimento ou compra repetitiva.

O processo acima reflete o inicio de uma primeira compra dentro de uma organização estruturada podendo ser ela nacional ou multinacional. Cabe salientar que em organizações mais compactas , os passos acabam sendo os mesmos , apesar de poderem ser mais informais.

Cadastro dos itens Especificações de Material Especificações de acabamento Especificações de embalagem

O segundo passo é identificar se existe um fornecedor quem poderia ser potencial para o desenvolvimento do item em questão :

Uma vez que a partir deste ponto o relacionamento com fontes externas é decisivo, e as atividades são geridas pela área de Compras , dentro da qual estão os arquivos centralizados de tecnologias disponíveis no mercado , bem como fornecedores , restrições de fornecimento, competências da base de parceiros etc...

Para tanto , o caminho natural é visitar o banco de dados de fornecedores e identificar se existe(m) já potenciais fornecedores desenvolvidos para a tecnologia e/ou criticidade da peça em questão. Normalmente os fornecedores , por terem um relacionamento freqüente dentro da área de compras são conhecidos por diversos compradores / gestores.

Confirmada a existência de prováveis fontes de suprimento e atendendo às políticas da companhia ( três ou mais consultas , por exemplo ) pode-se proceder ao acesso a estes . Dependendo da emergência do desenvolvimento e do tempo de maturação disponível para a investigação e a identificação dos fornecedores , podem-se estar utilizando as seguintes ferramentas de compras:

RFI = Request for information ou Solicitação de informações – normalmente utilizada quando os processos produtivos ainda não estão claramente definidos e estes podem ser resultado de avaliação dos diversos processos existentes no mercado . Esta metodologia é também utilizada quando se quer preços orientativos.

RFQ = Request for quote ou solicitação de cotação . Utilizada quando se procura um preço firme sobre o qual poderá ser feita a definição de compra do item . O processo de cotação que leva em consideração mais de três fornecedores potenciais é chamado de CONCORRÊNCIA. Ressalte-se que apesar de estarmos consultando o mercado e múltiplas fontes de fornecimento , é prerrogativa da área de compras estar procedendo a uma concorrência , não sendo esta obrigatória , e não representando nenhum vínculo legal .

CADASTRO DO ITEM

RFP baseado em CUSTO aberto = Request for purchasing ou solicitação de compra baseada em custo aberto . Este processo é utilizado quando o nível de parceria é suficientemente forte para que o fornecedor(es) quando faz a oferta , anexe planilha de custos detalhando as diversas fase do processo e conseqüentes elementos de custo para cada um dos componentes e fases de fabricação , além de lucro, impostos , despesas indiretas etc...

Em qualquer caso , utilizando a opção de maior impacto no volume total de compras , os especialistas em custos poderão estar fazendo também uma avaliação para confirmar que os valores cotados estejam ao redor do coerente e justo.

Quando não existe na base de fornecedores uma alternativa para solicitação de cotação , ou quando o número de alternativas é baixo e a área de compras considerar ser importante , novas potenciais empresas deverão ser identificadas , para através do processo de filtragem / avaliação serem homologadas dentro das alternativas existentes no mercado local. Cabe salientar que este processo obrigatoriamente já deve ter sido feito no caso de fornecedores que já estejam incluídos dentro do banco de potenciais fontes de suprimento da organização.

Estas alternativas para iniciar a identificação de potenciais fontes de tecnologia podem ser : Órgão de classe ; sindicatos ; informações de outros clientes ou consumidores ; conhecimento dos compradores etc...

A partir daqui, um questionário padrão de avaliação poderá ser enviado a todas as empresas selecionadas , para coletar dados gerais sobre a organização , como volume de vendas ; clientes ; nomes dos responsáveis pelo contato nestas empresas ; tecnologias que atua ; quantidade de produção ; equipamentos ; capacidade ociosa ; área construída ; plantas ou fábricas e locais onde atuam ; Donos ou sócios etc.... para atender diversas ações :

1. Servir de cadastro para que a referida empresa possa ser incluída na base de fornecedores

2. Fornecer dados para investigação através de contatos e questionamentos dos atuais clientes

3. Fornecer informações técnicas suficientes para cruzamento que possam assegurar a validade de efetuar uma visita de avaliação ao local.

A partir deste momento, fica a critério do comprador considerar a validade de se efetuar uma visita de contato, para confirmar as informações fornecidas , e solicitar e auditar informações vitais adicionais . Duas são as versões principais de avaliação de fornecedores : Avaliação do sistema de qualidade do fornecedor ( baseado na aplicação de critérios da norma ISO , especificamente utilizados para o cliente e tecnologia ) e Avaliação de Gestão da Qualidade do Fornecedor ( que leva em consideração que a qualidade do produto é resultado da Qualidade da Gestão , e que uma empresa que pensa QUALIDADE , vai produzir qualidade ) . Uma vez que este capítulo é longo e abrangente , estaremos abordando em bloco específico .

Assumindo , no entanto que o fornecedor esteja homologado e aprovado, as diferentes propostas são recebidas e avaliadas . É importante entender que a variação entre elas não deve ser alta ( normalmente se assume mais ou menos 20% em relação à média das cotações ) , mas também que uma proposta recebida mais distante do que a prática do mercado não invalida a possibilidade de fornecimento, mas faz com que a referida oferta seja avaliada com mais cuidado.

A clareza com que as propostas são enviadas é normalmente relacionada com a clareza das especificações e desenhos enviados , mas caso uma oferta seja considerada legitima , contendo no entanto dúvidas em relação ao conteúdo , estas deverão ser esclarecidas antes da decisão .

Se o resultado acaba alterando o processo de concorrência por alteração dos parâmetros de RFQ , manda a ética que todos sejam cientificados de problemas no ciclo de concorrência e nova RFQ seja solicitada dando a mesma oportunidade de participação a todos os fornecedores.

Uma vez que todos os fornecedores enviaram as propostas , a decisão fica a critério do comprador que deverá levar em consideração todas as variáveis que afetam Qualidade e confiabilidade , Custo ou “ custo justo “ , Pontualidade esperada etc.... Neste caso fica também a critério do comprador , e quando a organização estiver preparada para prover estas informações para itens vitais , a solicitação ou o desenvolvimento de “ Termômetro de custo objetivo “ .

Cadastro dos itens Especificações de Material Especificações de acabamento Especificações de embalagem

Existem fornecedores

na baseatual ?

Iniciar RFI , RFQ ou RFP

Identificar novas empresas potencias

Selecionar empresas

Recebe Propostas e detalhes

SIM

NÃO

CADASTRO DO ITEM

Necessidade de Novo item identificada

Avalia as diversas ofertas recebidas